TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA AUDITORIA EXTERNA CORRESPONDIENTE AL AÑO 2013

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1 TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA AUDITORIA EXTERNA CORRESPONDIENTE AL AÑO 2013 Enero 2014

2 Términos de Referencia para la Auditoría Externa... Página 1 de 5 TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA AUDITORIA EXTERNA I. INTRODUCCION Estos Términos de Referencia proporcionan la información básica que el auditor necesita para entender suficientemente el trabajo a realizar, poder preparar una propuesta de servicios, planear y ejecutar la auditoría externa independiente del proyecto Protección de la autonomía y exigibilidad del goce efectivo de los derechos territoriales de los pueblos indígenas del Norte del Choco, No , por el año 2013, de su oficina en Colombia. II. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA El objetivo general de la auditoría externa requerida por nuestros financiadores es obtener opinión profesional de los auditores independientes con respecto a la información financiera y operacional, la evaluación del sistema de control interno y la utilización de los recursos del proyecto de acuerdo con los términos y condiciones de los contratos suscritos con nuestros financiadores Los objetivos específicos son obtener la opinión de los sobre: auditores independientes 1. Si los estados financieros del proyecto presentan, razonablemente, la situación financiera del proyecto y si fueron preparados de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad (NICs) emitidas por la Comisión de Normas Internacionales de Contabilidad y estos términos de referencia; 2. La razonabilidad de la información financiera complementaria; 3. El cumplimiento por el ejecutor y/o prestatario con los términos y condiciones de los contratos, leyes y regulaciones locales aplicables. El auditor deberá evaluar el cumplimiento específico de las cláusulas contractuales de carácter contablefinanciero contenidas en los contratos; 4. El cumplimiento a través del examen integrado de los respectivos procesos de adquisiciones y desembolsos y 5. El cumplimiento de los convenios inter- institucionales que fueren aplicables. Es también un objetivo específico obtener un informe de los independientes sobre: auditores La evaluación del sistema de control interno del organismo que incluye el ambiente de control, así como los procedimientos y controles operacionales, financieros, contables y administrativos.

3 ...Términos de Referencia para la Auditoría Externa... Página 2 de 5 III. ALCANCE DE LA AUDITORIA La auditoría se efectuará con base en, las Normas Internacionales de Auditoría (NIAs) 1 emitidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC), y de acuerdo con lo estipulado en estos términos de referencia. La auditoría incluirá entre otros: 1. La evaluación del sistema de control interno relacionado con el proyecto, la cual comprende el diseño y funcionamiento de dicho sistema 2. Examen de las transacciones financieras y registros contables para opinar si la información financiera (estados financieros básicos, información financiera complementaria) del proyecto se presenta en forma razonable y si fueron preparados de acuerdo con las NICs, y con estos términos de referencia; 3. Examen del cumplimiento de cláusulas contractuales de carácter contablefinanciero, y/o convenios inter-institucionales; 4. Examen por muestreo estadístico de la documentación de soporte relacionada con los procesos de adquisición de bienes y contratación de obras y servicios. Para verificar la adecuada aplicación de los procedimientos de adquisiciones y desembolsos de gastos, se deberá verificar que la documentación de soporte: (i) está adecuadamente sustentada con comprobantes fidedignos y mantenidos en los archivos (ii) fue contabilizada correctamente. 6. Examen sobre la aplicación de los procedimientos para registro, control y mantenimiento de bienes adquiridos con los recursos del proyecto; 7. El auditor deberá revisar y reportar, entre otros: La incorrecta aplicación o desvío de recursos (intencional o no intencional), detectada en su examen, discriminando los montos pagados por gastos no elegibles, indicando el número de comprobante de pago, importe y concepto; y El estado de implementación de las recomendaciones relacionadas con hallazgos reportados en períodos anteriores. IV. REFERENCIAS 1. El auditor debe asegurarse que: (i) las opiniones, observaciones y recomendaciones incluidas en el informe de auditoría, están sustentadas por evidencia suficiente, relevante y competente en los papeles de trabajo; (ii) existe una adecuada referenciación entre el informe y los correspondientes papeles de trabajo; (iii) la documentación correspondiente se encuentra debidamente archivada; y (iv) preparó y dejó evidencia suficiente y competente sobre el análisis de riesgos requerido por las NIAs para la planificación y ejecución de sus pruebas.

4 ...Términos de Referencia para la Auditoría Externa... Página 3 de 5 V. OTROS ASPECTOS El auditor se compromete a poner a disposición y suministrar la información que posteriormente requiera la firma de auditoría que realizará la auditoria internacional de FORUM SYD, y permitir la utilización los papeles de trabajo, pruebas documentales y otros documentos relacionados con los trabajos de auditoría objeto de estos términos de referencia. El representante de la firma de auditoría que realizará la auditoria internacional de FORUM SYD, puede contactar directamente a los auditores para solicitar información adicional, relacionada con cualquier aspecto de la auditoría o de los estados financieros del proyecto. Los auditores deben satisfacer tales solicitudes prontamente. VI. PRODUCTOS ESPERADOS A continuación se indican los productos esperados como resultado de la auditoría, los cuales deben ser elaborados de acuerdo con las NIAs y estos términos de referencia. Los auditores deben reportar tanto las evidencias de incumplimiento de carácter material, así como la posible existencia de actos ilegales, irregularidades y/o indicios de presunto fraude (NIA 240). Deben dejar establecidos con precisión la naturaleza y alcance del examen, el grado de responsabilidad que el auditor asume, así como su opinión sobre el informe o estados financieros en su conjunto. Cuando el auditor emite su opinión con salvedad, adversa o se abstiene de opinar, debe establecer de manera clara e informativa las razones para ello. Dictamen sobre los Estados Financieros Básicos del Proyecto. Los estados financieros del proyecto se presentarán en dólares. Los informes a presentar son los siguientes: (a) informe financiero; (b) Estado de ingresos vs egreso; (c) relación de cuentas por cobrar y por pagar. 1. Dictamen sobre la Información Financiera Complementaria. La información deberá ser presentada en forma desagregada por terceros (ingresos recibidos, cuentas por cobrar, ingresos recibidos por anticipado, activos fijos, anticipos y avances, etc.). 2. Dictamen sobre el Cumplimiento de las Cláusulas Contractuales. El Informe de auditoría deberá revelar desde el punto de vista contable-financiero el estado de cumplimiento del contrato de financiamiento y las observaciones del auditor. 3. Informe sobre el sistema de control interno relacionado con la entidad. Este informe debe presentarse en documento separado, incluyendo los puntos de vista de la Dirección de la Entidad. Asimismo, se debe incluir el estado de implementación de las recomendaciones con relación a los hallazgos del sistema de control interno reportados el año anterior. 4. Los informes de Auditoría deberán ser elaborados así: (i) tres originales en idioma español, de acuerdo a los formatos y requerimientos internacionales.

5 ...Términos de Referencia para la Auditoría Externa... Página 4 de 5 VII. EQUIPO DE TRABAJO DISPONIBLE 1. Del auditor Es indispensable que el auditor conozca y este familiarizado con las Normas internacionales de Contabilidad (NICS) y con las Normas Internacionales de auditoria (NIA), que tenga experiencia en la presentación de informes financieros y auditorias en proyectos financiados por diferentes entidades internacionales, además, debe tener dominio del idioma inglés hablado y escrito. 2. Personal Delegado por la Firma Como requisito indispensable para la firma del contrato, la firma auditora deberá enviar las hojas de vida de los auditores delegados, para su aprobación. VIII. PERIODO AUDITADO. El periodo objeto de auditoria corresponde a las operaciones económicas desde el día 1 de junio de 2013 a 31 de diciembre de IX. CRONOGRAMA DE TRABAJO. A continuación se describe el cronograma estimado para la realización del trabajo y la presentación de los informes correspondientes. ITEMS ACTIVIDADES FECHA DE FECHA INICIO TERMINACION 1 INVITACIÓN A LAS FIRMAS ENVIO DE TÉRMINOS DE REFERENCIA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS EVALUACIÓN DE PROPUESTAS FIRMA DEL CONTRATO DESARROLLO DE LA AUDITORIA REUNIÓN CON LAS PERSONAS ENCARGADAS DEL PROYECTO ENTREGA DE INFORMES X. FORMA DE PAGO El 50% a la firma del contrato a título de anticipo. El 50% restante a la finalización del mismo una vez sea recibido a satisfacción el informe de auditoría.

6 ...Términos de Referencia para la Auditoría Externa... Página 5 de 5 XI. PLAZO DEL CONTRATO DE AUDITORIA El plazo del contrato de la auditoria será entre el 25 de Febrero hasta el 03 de marzo de El incumplimiento con la fecha final para la entrega de los informes por parte de la firma de auditoria, generará una sanción a favor del, equivalente al 5% del valor total del contrato, por cada día de atraso en la entrega. Este valor se descontará automáticamente del pago final. XII. CRITERIOS DE EVALUACION La evaluación de la propuesta se basará en los siguientes criterios: No se tomarán en cuenta las propuestas que NO cumplan con la totalidad de los requisitos mínimos exigidos en los presentes términos de referencia. Propuesta económica. Se otorgaran 60 Puntos a la propuesta más económica. Se evaluaran los siguientes detalles: A las propuestas que se ciñen al cronograma general se les otorgaran 20 puntos. Se otorgarán 20 Puntos a la propuesta con mayor valor agregado representado en: personal involucrado en la auditoria altamente calificado, experiencia con proyectos con Entidades que reciban asistencia para el Desarrollo y servicios adicionales a los solicitados. Puntuación Total (100 Puntos) LAS PROPUESTAS DEBEN SER ENVIADAS AL CORREO ELECTRONICO o en la calle 12b No Candelaria, Tel, , Bogotá D.C.

7 Términos de Referencia para la Auditoría Externa... Página 0 de 5

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