ALERTRAN Descripción Funcional

Transcripción

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2 ALERTRAN - DESCRIPCION GENERAL INTRODUCCION. ALERTRAN es una aplicación diseñada especialmente para empresas de transporte de carga fraccionada y distribución, cuyo componente principal estriba en la descentralización de la gestión por centro de trabajo, donde se controla y se efectúa el seguimiento de las expediciones de salida y llegada. A un nivel superior existe una central que asume funciones de CONTROL DE CALIDAD de toda la organización, Central de contratación de camionajes, Central de reembolsos y Central de explotación de negocio. La organización de empresas de transporte y distribución requiere alta velocidad de proceso de su información para asegurar el servicio de sus productos de distribución, bien entendido que las demandas de los clientes se concretan en servicios de n horas y con servicio de entrega garantizada. Partiendo pues de los productos de la empresa de transporte, ALERTRAN, segmenta sus funcionalidades respecto al servicio en diferentes departamentos. Página 2 de 11

3 RECOGIDAS: Gestiona las ordenes recibidas esporádicamente de los clientes y/o recogidas fijas que requieren en día / hora / semana concreta. ALERTRAN, asigna los recursos necesarios para el cumplimiento de servicio, establece ratios de calidad y control de costes. Los vehículos están conectados con su base por medio de terminales GSM- GPRS, con comunicación bidireccional de asignación de ordenes o confirmación del servicio. En el momento de realizar la orden de recogida, el vehículo está equipado con un ordenador portátil de abordo para confeccionar etiquetas identificativas de bultos e iniciar seguimiento y localización de cada uno de bultos que componen la expedición. Página 3 de 11

4 ESTACION DE CLIENTE: Es un servicio que permite a diferentes clientes integrarse en la intranet corporativa de la compañía de transportes para permitir grabar expediciones, emitir etiquetas y realizar un seguimiento hasta la entrega final de la expedición, el sistema posibilita variar las condiciones de entrega e interactuar cuando aparezcan incidencias en el servicio. Por último, el sistema informa de iden-tickets, fecha y hora de entrega y visualización del documento de entrega al consignatario. Opcionalmente puede obtener una prefactura de los servicios contratados. RECEPCION EN LA BASE SALIDAS: Al llegar el vehículo de recogidas a la plataforma, el sistema permite una validación de todos aquellos bultos que han sido etiquetados en el cliente por medio de terminales portátiles. Alternativamente puede utilizar un sistema de cintas de almacenaje que devuelven al control del proceso la identificación de los bultos, peso y volumen que se incorporan a los datos de la expedición, a la vez que gestiona las variables de peso/volumen facilitados por el cliente y calcular desviaciones. Los sistemas de control permiten identificar unívocamente cada uno de los bultos y su contenido, formando parte del seguimiento de la expedición hasta la entrega al consignatario. Una vez recepcionada la mercancía pasará al tramo de carga de los vehículos de ruta. En los procesos de carga el sistema incorpora dos controles: Página 4 de 11

5 1.- Grupajes de mercancía en palets retractilados que incorporan una identificación unitaria con todas las expediciones que contenga. 2.- Lectura del código de barras de cada bulto. Una vez efectuada la carga del vehículo, el terminal portátil pasa la información al ordenador central y ejecuta el cierre de carga con su certificación, carta de porte del servicio, hojas de ruta y en su caso la impresión de albaranes e información complementaria de horarios de recorrido, hora de llegada, etc. LLEGADAS COORDINACIONES: Las expediciones generadas en los distintos orígenes esta disponible en tiempo real para las plazas de destino que disponen, con antelación a la llegada del vehículo de ruta, de información para organizar y planificar su carga de reparto/distribución. Página 5 de 11

6 Existe una validación por medio de un escáner de lectura de etiquetas para grupajes/bultos y opcionalmente una cinta que distribuye la mercancía a los diferentes tramos de reparto. Cuando llega un vehículo de ruta se alimenta el sistema con la hora de llegada y las diferentes situaciones de la mercancía, informando de las expediciones pendientes de coordinar y las preparadas para la entrega. Por medio de un programa de análisis de carga, el sistema propone los recursos necesarios para cumplir con los plazos de entrega contratados. REPARTO-ENTREGA. Partiendo de una planificación teórica de carga a la flota capilar de una Plaza, se confirma dicha carga por medio de lectura con terminal, estando disponible esta información en tiempo real en la plaza de origen, central de Página 6 de 11

7 calidad, web y cliente, de tal forma que en todos los puntos de la cadena se conozca la situación del envío. El repartidor una vez efectuada la entrega al destinatario, confirma por terminal o móvil GPRS-GSM el nuevo estado de la expedición y en su caso la posible incidencia ocurrida. Finalmente cuando el vehículo llega a la base, produce la liquidación económica y el sistema desencadena los apuntes contables derivados. Aquellos servicios que realiza a través de una central de reembolsos quedan también actualizada para producir la liquidación del servicio al remitente. Página 7 de 11

8 ADMINISTRACION. El sistema recoge de una forma centralizada / descentralizada los movimientos producidos en el periodo para confeccionar las facturas a clientes, siendo posible el diseño de impresión de los servicios en la forma que lo desee cada cliente; por rutas, referencias, expediciones, tipos de servicio, salidas o llegadas, moneda, etc. Página 8 de 11

9 CENTRAL DE CALIDAD. Para dar servicio corporativo de red y servicio atención al cliente, existe una central que recoge el estado de cada envío, así como un histórico de entregas donde aparece el seguimiento desde la recogida hasta la entrega, con indicación de; vehículos, conductores, fecha / hora y descripción de los servicios realizados, faltas, averías etc. Dependiendo de la infraestructura de soporte que tenga el cliente, el sistema puede dar información de la calidad del servicio por o por cualquier otro sistema de comunicación, hasta integrar con el sistema propietario del cliente. Página 9 de 11

10 CENTRAL DE REEMBOLSOS. Existe de forma corporativa una central que recoge los movimientos de contratación, entrega y liquidación del servicio de reembolsos, Esta central concentra toda la información para liquidar en 24 horas el servicio al cliente. Dispone de un sistema de integración y punteo con banca electrónica para facilitar de forma automática las transacciones de toda la organización. CENTRAL DE EXPLOTACION. Actúa como central contable de la organización y central de contratación de camionajes y servicios. Al final del periodo produce los estados de explotación de cada plaza, análisis del margen, facturación servicios de distribución / recogida, arrastre y coordinación. Página 10 de 11

11 WEB CLIENTES. Existe una WEB que concentra en una base de datos los movimientos de expediciones consultable por los clientes, con criterio de expedición, intervalos entre fechas. número de su referencia-albarán o tipo de servicio. Esta web permite no solo la consulta por el cliente del status de sus envíos: tracking, incidencias al servicio, calidad... etc sino también la ínter actuación de este con su proveedor de transporte para denunciar incidencias o variar condiciones de sus envíos, integrándose esta información en la BBDD de la compañía de transporte. ESCANEO ALBARANES. Existe la opción de incorporar un archivo documental de albaranes para la visualización de conformes de entrega. Esta funcionalidad está disponible tanto para los usuarios del operador de transportes como para los clientes a través de la WEB. Página 11 de 11