Manual de Capacitación para proceso de recepción de documentos y pago a proveedores Carozzi. Enero 2013

Transcripción

1 Manual de Capacitación para proceso de recepción de documentos y pago a proveedores Carozzi Enero 2013

2 Glosario Portal de Proveedores: Sitio Web donde los proveedores deben acceder para ver la información disponible, y con ésta emitir las facturas. Además pueden ver el estado de los documentos que han emitido a Empresas Carozzi. Código de Proveedor: Es un número que asigna el sistema de Empresas Carozzi al proveedor cuando inicia la relación comercial, este número será el identificador en nuestro sistema y usted debe conocerlo. Orden de Compra (O/C): Es el documento numerado que emite Empresas Carozzi al proveedor para comprar, indicando cantidad, precio y condiciones de pago. Este número debe ser indicado en la factura del proveedor, de lo contrario será rechazada. Recepción de Materiales u Hoja de Entrada de servicios (HES): Es la entrada a bodega de la mercadería o la aceptación del servicio en el sistema de Empresas Carozzi que está disponible para que el proveedor emita una factura. Número de atención: Es un número que asigna el portal de Proveedores de Empresas Carozzi al proveedor una vez que marca las entradas o servicios disponibles para facturar, simulando los valores netos con que se deben emitir sus facturas, este número de atención debe ser indicado en la factura. Es importante considerar que debe existir sólo un número de atención por factura emitida y viceversa.

3 Estimado/a proveedor/a: Empresas Carozzi S.A. pone a su disposición, un portal de proveedores al que se puede acceder a través de nuestra página web o directamente desde el siguiente link donde podrá obtener información relevante para su facturación y sus pagos, este portal de consultas y selección de entregas de materiales y hojas de entradas de servicios permitirá optimizar el proceso de ingreso y pago de sus documentos. En él, podrá informarse de: a.- Pagos emitidos. b.- Documentos registrados por pagar. c.- Materiales o servicios aceptados por Carozzi. d.- Notas de Crédito por emitir. Cualquier consulta adicional puede efectuarla al teléfono , y solicitar la comunicación con nuestra Mesa de atención al proveedor.

4 Ciclo Documentos Proveedores Envío de la O/C al proveedor 1 Inicio Relación Comercial Orden de Compra Recepción Material/ Aceptación de Servicios Correo confirmación del portal Portal de Proveedores Obtener Nº Atención Pago Recepción documento electrónico en portal Signature Ingreso Factura v/s Nº atención y O/C Recepción Documento convencional en oficinas de Carozzi

5 Consideraciones del Proceso Cada vez que Empresas Carozzi compre materiales o servicios, debe entregar un número de O/C que es necesario para el ingreso de las factura por tanto debe indicarlo. Cuando se haya recepcionado la entrega de material y/o la prestación de servicio, debe ingresar a nuestro portal de proveedores para obtener un número de atención. Para revisar el proceso de ingreso y obtención del número de atención, ingrese al siguiente documento: Ya obtenido el Número de atención, el proveedor recién puede emitir su factura. En caso que se emita una factura convencional, se debe indicar el número de O/C y el número de atención en el documento físico. En caso que se emita una factura electrónica, deben venir indicados los número de O/C y el número de atención en los campos personalizados del archivo xml 801 y 802. Para más detalles favor revisar el siguiente documento: Una vez emitida la factura electrónica, ésta es enviada a nuestra casilla de correo y usted debe recibir la recepción conforme en su facturador electrónico. Si no recibe esta información, no es reconocida la recepción de su documento por Empresas Carozzi.

6 Datos exigibles en las facturas Rut y Razón social del proveedor Dirección y Teléfono del proveedor Número de factura Fecha de emisión y vigencia de documentos Datos de facturación de Empresas Carozzi: Razón Social: Empresas Carozzi S.A. RUT: Giro: Alimentos Dirección: Camino Longitudinal Sur 5201 (excepto que se facture a sucursales) Comuna: San Bernardo (excepto que se facture a sucursales) Nº de Orden de compra Número de atención Tipo de cambio, en caso de facturas que estén en monedas distintas a Pesos (esta información se indica en la glosa de la factura). Número guía de despacho en caso de materiales u Hoja de Entrada en caso de servicios (esta información se indica en la glosa de la factura).

7 Razones más Frecuentes de Rechazo de Facturas En los siguientes casos Empresas Carozzi, rechazará y devolverá las facturas al proveedor: No menciona orden de compra Falta indicar número de atención en la Factura Diferencia de Precio La O/C es necesaria para procesar la factura. Si la O/C no se menciona en la factura, esta no podrá ser procesada. El número de atención es utilizado para comparar que la O/C y la factura coincidan línea por línea. Si el número de atención no es indicado, la factura no podrá ser procesada. Es cuando se genera una diferencia entre el valor de la O/C y el valor de la factura. Si existen diferencias, la factura no podrá ser procesada. Orden de Compra con Procesos Pendientes Cobro Duplicado Número de Atención no corresponde Para procesar la factura, la entrada de material o la recepción del servicio deben estar autorizados en el sistema por Empresas Carozzi. Para verificar esta autorización, ver en el portal de proveedores. Si no está, debe comunicarse con su contacto de Empresas Carozzi y no podrán emitir su documento hasta que esto esté regularizado. La factura hace referencia a una O/C que ya se encuentra facturada Empresas Carozzi rechazará y devolverá la factura. En caso que el número de atención este mal digitado Empresas Carozzi no podrá procesar su factura *Cada vez que los documentos son rechazados nuestro sistema envía en forma automática un correo electrónico al contacto del proveedor que tenga Empresas Carozzi en sus registros. *Si la factura cumple con todas las exigencias de Empresas Carozzi, pero tiene observaciones del SII, está será rechazada y devuelta al proveedor.

8 Información de Contacto: Nombre Teléfono Chryss Herrera Karina Mera Carolina Sanchez