Unidad encargada de elaborar las especificaciones técnicas del proyecto. Unidades Operativas:

Transcripción

1 PAGINA: 1 de 6 1. OBJETIVO: Establecer un procedimiento para resolución y/o desarrollo de necesidades detectadas de equipo o proyectos de desarrollo aeroportuario a realizarse mediante acuerdo de Cooperación Técnica con la Organización Internacional. 2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: OACI: Organización Internacional de Aviación Civil. IATA Asociación Internacional de Transporte Aéreo BPIP: Banco de Proyectos de Inversión Pública. CGR Contraloría General de la República MIDEPLAN: Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica. MOPT: Ministerio de Obras Públicas y Transportes CETAC: Consejo Técnico de Aviación Civil DGAC: Dirección General de Aviación Civil. UPLA: Unidad de Planificación UFRA: Infraestructura Aeronáutica URMA: Unidad de Recursos Materiales URFI: Unidad de Recursos Financieros AL: Asesoría Legal CGP-OACI: Comisión de Gestión de Proyectos OACI. GPOACI: Gestión de Proyectos OACI. CN: Coordinador Nacional Dependencia interesada: Unidad encargada de elaborar las especificaciones técnicas del proyecto. Unidades Operativas: Servicios de Tránsito Aéreo, Servicio de Salvamento e Extinción de Incendios (SEI), Servicios de Meteorología Aeronáutica, Servicios de Navegación Aérea y Gestión o Administración de Aeropuertos. GI: Grupo Interdisciplinario Integrado por CN. Infraestructura, Proveeduría, Asesoría Legal y/o dependencia interesada. PRODOC: Documento de Proyecto Confidencial. TORS: Términos de Referencia Iniciales al Proyecto CAPS: Acuerdos de Servicios de Compras de Aviación Civil MSA: Acuerdos de Gestión de Servicios COS: Acuerdo de cada proyecto firmado por el representante del CETAC y Proyecto de Inversión la OACI Es el conjunto de procedimientos y actividades planificadas y relacionadas entre si que permiten ejecutar una inversión pública y cuyos componentes están vinculados como una unidad funcional, el cual permite dar una solución integral a una necesidad o exigencia social, promover el desarrollo o mejorar la prestación de un servicio o actividad pública.

2 PAGINA: 2 de 6 3. ALCANCE: Resolución de necesidades identificadas de equipo, creación, ampliación o desarrollo de Infraestructura aeroportuaria para el cumplimiento de las normas internacionales en materia de seguridad operacional, seguridad de la aviación civil y con fundamento en el crecimiento de tráfico local e internacional de pasajeros y el número de movimientos de aeronaves que se haya previsto o no en los Planes maestros 4. RESPONSABILIDAD: Los responsables de la aplicación del presente procedimiento recae sobre las siguientes unidades y personal: La Coordinación de Aeropuertos y las Administraciones de los mismos, Gestión de Transito Aéreo y Navegación Aérea Servicios de Salvamento y Extinción de Incendios Unidad de Planificación Institucional. Unidad de Infraestructura Aeronáutica. Gestión de Proyectos OACI 5. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS: Nombre del documento Los Planes Maestros Plan Nacional de Transportes Estudio de Selección de Sitio del Nuevo Aeropuerto Metropolitano 2025 Anexo 14 volumen I y II y sus manuales Anexo 10, Anexo 11 y el Anexo 17 Airport Handling Manual de IATA Manual de Diseño de Aeropuertos de IATA

3 PAGINA: 3 de 6 6. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES: 6.1 Dependencia interesada e Infraestructura Aeronáutica Determina la necesidad de realizar un proyecto o la compra de equipo para el cumplimiento de las normas internacionales en materia de seguridad operacional, seguridad de la aviación civil y con fundamento en el crecimiento de tráfico local e internacional de pasajeros y el número de movimientos de aeronaves, previsto o no en los Planes maestros de Aeropuertos, establecidas en Plan de Modernización de Aeródromos, Plan Nacional de Transportes, Plan Nacional de Desarrollo y Plan de Inversiones. 6.2 UFRA remite mediante oficio para conocimiento y aprobación del CETAC informe de necesidad de desarrollar determinado proyecto, el presupuesto estimado y las recomendaciones necesarias. 6.3 CETAC Recibe y analiza la necesidad de realizar un proyecto o la compra de equipo y emite un acuerdo de conformidad con el criterio y recomendaciones contenidas en la solicitud En caso de un proyecto se instruye a las unidades de UFRA y UPLA para que procedan de conformidad: UFRA: Elaborar la identificación del proyecto, el perfil y la ficha técnica. Según la complejidad del proyecto, eventualmente se requiere realizar los estudios de prefactibilidad y factibilidad. UPLA: realizar las gestiones ante CGR para el refrendo del ente contralor y ante MIDEPLAN para inscribir el proyecto en el Banco de Proyectos de Inversión Pública, solicitar el código de inscripción. en caso de que ya este inscrito actualizar Unidad de Mantenimiento: En caso de una reparación instruye para que proceda a realizarla Determina el mecanismo de contratación, ya sea por medio de: Contratación administrativa remite el acuerdo a Proveeduría (Procedimiento DGAC-01) Por Acuerdo de Cooperación Técnica con la OACI remite a CN. (Procedimiento OACI-02).

4 PAGINA: 4 de 6 FASE I REGISTRO O ACTUALIZACIÓN DEL PROYECTO ANTE MIDEPLAN 6.4 UFRA: Elabora el perfil del proyecto, identificación del proyecto y ficha técnica y lo remite UPLA. 6.5 UPLA: recibe, analiza y prepara nota para Planificación Sectorial del MOPT. 6.6 Planificación Sectorial del MOPT recibe, analiza y envía observaciones a DGAC 6.7 DGAC recibe y remite a UPLA y UFRA para que cumplan las observaciones. 6.8 UPLA y UFRA cumplen las observaciones y preparan documento final y remiten para firma del Director General y se remite a Planificación Sectorial del MOPT. 6.9 Planificación Sectorial del MOPT recibe y prepara carta al Ministro rector para el aval del proyecto, una vez firmado lo pasa a MIDEPLAN MIDEPLAN: Revisa y analiza la información, si la información esta completa Inscribe el proyecto en el Banco de Proyectos de Inversión Pública (BPIP), dándole un número al proyecto (código del proyecto) el cual puede ser temporal o definitivo. Posteriormente remite la información a DGAC 6.11 DGAC Una vez que cuenta con el código por parte de MIDEPLAN se actualiza la ficha de proyecto, la cual se remite a Planificación Sectorial del MOPT Planificación Sectorial del MOPT recibe, analiza y envía a DGAC 6.13 DGAC recibe y remite a UPLA. FASE II CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA UFRA: Asignado el código del proyecto, recibe y procede a preparar los diseños, especificaciones técnicas y continuas de conformidad con el procedimiento DGAC-01. Nota La Gestión ante MIDEPLAN se puede llevar paralelamente o también se puede postergar hasta obtener el Anexo al MSA (COS) refrendado para mayor sustentamiento de la formulación y perfil del proyecto ante MIDEPLAN.

5 PAGINA: 5 de 6 FASE III GESTIÓN DE PROYECTO POR CONVENIO 6.14 UPLA Solicita TCB la preparación de un documento proyecto (PRODOC) que se constituirá como un nuevo Anexo al MSA (COS) TCB Elabora documento proyecto (PRODOC) y la programación de expertos que se necesitaran para el desarrollo del proyecto. Prepara y remite el borrador del nuevo Anexo del MSA (COS) a CN CN Recibe y convoca a los departamentos involucrados en el proyecto para la correspondiente revisión del borrador del nuevo Anexo del MSA (COS), y remite los comentarios correspondientes TBC 6.17 TCB TCB Recibe los comentarios y realiza el documento final del nuevo Anexo del MSA (COS), con firma y sello Secretario Nacional de la OACI lo remite para firma de las partes al CN CN en coordinación con UFRA remitirá un informe al CETAC, recomendando la adopción del nuevo Anexo del MSA (COS) y la correspondiente firma por parte del Presidente del CETAC CETAC aceptará mediante la emisión de un acuerdo de aprobación y la firma por parte del presidente, del nuevo Anexo del MSA (COS). Finalmente se remite acuerdo y documento firmado al CN para que se gestione el refrendo ante la CGR CN: recibe documento de proyecto (COS) firmado, lo analiza y preparará la solicitud para el Refrendo por parte del ente Contralor, lo remitirá al Director General de la DGAC para su firma. Anexando la siguiente información: Oficio dirigido Contraloría General de la República Documento de Proyecto Formulario de inscripción y Memorando de Acuerdo Acuerdo de aprobación por parte del CETAC. Personería del CETAC Certificación de la OACI Nombramiento del Secretario General de la OACI. Certificación de Fondos Informe de Costo-Beneficio

6 PAGINA: 6 de DGAC: revisará y firmará la solicitud de refrendo y lo remitirá a la CGR 6.22 CGR estudia el proyecto para el respectivo refrendo para lo cual tendrá 25 días hábiles (tiempo que puede extenderse en el caso que requiera de información adicional). Una vez refrendado lo remiten a DGAC DGAC Recibe y remite a UPLA para que continúe con el proceso UPLA Una vez que cuenta con el código por parte de MIDEPLAN y el Refrendo de la CGR e inicia los trámites ante URFI para disponer de fondos para el proyecto y prepara nota solicitando la transferencia de recursos ante OACI URFI inicia los trámites para hacer la gestión de transferencia de fondos hacia la cuenta correspondiente del proyecto del Gobierno de Costa Rica en la OACI. (Ver: Procedimiento para la Transferencia de Fondos hacia la Cuenta de la OACI). Bajo el entendido de que la licitación no se inicia hasta tanto se haya hecho la transferencia de fondos hacia la OACI (Procedimiento OACI-03). Y comunica a UPLA una vez que se haya hecho la transferencia de fondos hacia la OACI UPLA recibe el comunicado y solicita a UFRA para que prepare las especificaciones técnicas del proyecto para remitir a OACI UFRA: recibe solicitud y designa al funcionario y/o equipo multidisciplinario que se encargará de preparar las especificaciones técnicas del proyecto en el cual se definan los objetivos y alcances del mismo. Una vez preparadas remite a CN el informe respectivo para TCB CN Recibe especificaciones técnicas del proyecto y remite el informe respectivo a TCB TCB Recibe especificaciones técnicas del proyecto para la elaboración del cartel del proyecto. Y se procede a continuar con el procedimiento DGAC-GPOACI-03. Fin del procedimiento 7. Anexos 8. Aprobación del procedimiento o instructivo Unidad de Planificación Dirección General