FONDO NACIONAL DE INVERSIÓN PRODUCTIVA Y SOCIAL REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA

Transcripción

1 FONDO NACIONAL DE INVERSIÓN PRODUCTIVA Y SOCIAL REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA VERSIÓN 01 septiembre 2005

2 INDICE ASPECTOS GENERALES... 1 ARTICULO 1.- Conceptos y Características Generales... 1 ARTICULO 2.- Alcance y Aprobación... 2 ARTICULO 3.- Revisión, Actualización, Ajuste y Difusión... 2 ARTICULO 4.- Incumplimiento de la Normatividad de Sistema... 2 ARTICULO 5.- Previsión... 3 ARTICULO 6.- Universalidad de los registros... 3 ARTICULO 7.- Principios de Contabilidad Integrada (PCI)... 3 DISPOSICIONES GENERALES... 8 ARTICULO 8.- Componentes de SCI del FPS ARTICULO 9.- Relación del SCI con otros Sistemas... 8 ARTICULO 10.- Niveles de Organización del Sistema de Contabilidad Integrada... 9 ARTICULO 11.- Centro de Registro de Información (CRI) ARTICULO 12.- Responsabilidad y Firma de los Estados Financieros ASPECTOS TÉCNICOS ARTICULO 13.- Proceso de Registro ARTICULO 14.- Instrumentos Técnicos del Subsistema de Registro Presupuestario ARTICULO 15.- Momentos de Registro Presupuestario ARTICULO 16.- Sistemas de Registro ARTICULO 17.- Aplicación de los Sistemas de registro, Archivo de Comprobantes Contables y Documentos de Respaldo REGISTRO Y PREPARACION DE LA INFORMACION ARTICULO 18.- Catalogo de Cuentas ARTICULO 19.- Manual de Cuentas ARTICULO 20.- Estructura de los Registros Principales y Auxiliares del Sistema ARTICULO 21.- Estructura de los Registros Principales y Auxiliares del Sistema ARTICULO 22.- Registro y Clasificación de las Transacciones ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS Y COMPLEMENTARIOS ARTICULO 23.- Estados Financieros Básicos ARTICULO 24.- Estados Financieros Complementarios ARTICULO 25.- Notas a los Estados Financieros ARTICULO 26.- Plazos de Presentación REGLAS ESPECIFICAS ARTICULO 27.- Reglas específicas... 20

3 1 de 20 REGLAMENTO ESPECIFICO CAPITULO I ASPECTOS GENERALES ARTICULO 1.- Conceptos y Características Generales De acuerdo a lo establecido por los Principios Generales y Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada (NB-SCI), el Fondo Nacional de Inversión Productiva y Social (FPS) ha preparado el presente Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada (RE-SCI), como un instrumento técnico que aplica las Normas Básicas y los Principios de Contabilidad Integrada (PCI) al Sistema de Contabilidad Integrada (SCI) del FPS, proporcionando una base conceptual fundamentada en Normas y Principios Contables de reconocida validez técnica legal. El Sistema de Contabilidad Integrada del FPS, incorporará las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema común, oportuno y confiable, y generará información relevante y útil para la toma de decisiones por el ejecutivo que regula la marcha del Fondo. De esta manera asegura que: El Sistema Contable Específico responda a la naturaleza del Fondo, es decir a sus requerimientos operativos y gerenciales en sujeción a principios y normas generales. El presente Reglamento Específico, se constituye en el instrumento regulador del SCI, establecido en el marco de la Ley 1178, y sustentado por la Resolución Suprema Nº que aprueba las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada. El objetivo del presente Reglamento Específico es constituir el marco normativo interno y específico para el FPS, estableciendo un conjunto de disposiciones de aplicación obligatoria, conceptos, niveles de organización, facultades, responsabilidades y acciones para el funcionamiento del SCI en el Fondo, uniformando y optimizando el uso de métodos, técnicas y procedimientos durante el ejercicio fiscal correspondiente, para el registro de las operaciones y la generación de información patrimonial, presupuestaria, y financiera. El instrumento oficial de información financiera del Fondo, será el Reglamento Especifico del SCI, el cual constituye el medio válido, señalado por Ley, de Procesamiento de las Operaciones del Fondo Nacional de Inversión Productiva y Social, asi como su propia normativa interna. En la siguiente jerarquía de Normas Legales y Técnicas se aplicará al SCI del FPS. 1. Estructura Jurídica Nacional (CPE, Leyes, Decretos y Resoluciones). 2. Normas Básicas y Principios de Contabilidad Integrada. 3. Interpretaciones sobre Normas Básicas y PCI emitidas por el Viceministerio de Presupuestos y Contaduría.

4 2 de Manuales, instructivos y guías de contabilidad elaborados por el DIGENSAG. 5. Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrado del FPS. 6. Procedimiento de Contabilidad Integrada del FPS. En situaciones particulares se acudirá a: - Dirección General de Sistemas de Administración Gubernamental. - Normas de Contabilidad del Consejo Técnico Nacional de Auditoria y Contabilidad del Colegio de Auditores de Bolivia. - Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Publico (NICSP) ARTICULO 2.- Alcance y Aprobación El presente RE-SCI, se aplicará en todas las unidades del FPS, siendo obligatorio su cumplimiento por parte de todos los servidores públicos del Fondo, bajo responsabilidad del Director Ejecutivo (MAE), por delegación de la MAE la Jefatura de Gestión Financiera es responsable de velar por la aplicación del presente reglamento. El presente reglamento sera aprobado en Comité Ejecutivo y posteriormente en el Directorio Único de Fondos (DUF). ARTICULO 3.- Revisión, Actualización, Ajuste y Difusión Las Normas Básicas y los PCI se actualizarán y difundirán por el Órgano Rector del SCI señalado por Ley, mientras que el RE-SCI del FPS será actualizado, adecuado y difundido oportunamente por la Unidad de Normas y Análisis de Gestión del Fondo en coordinación con la Jefatura de Gestión Financiera. La revisión del presente Reglamento Específico será realizada en forma ordinaria, cada año para considerar e introducir las modificaciones realizadas en las Normas Básicas del Sistema y otras disposiciones legales, por parte del Órgano Rector del SCI. En forma extraordinaria y en caso de presentarse modificaciones substanciales, perentorias o de aplicación inmediata el presente Reglamento podrá ser revisado y actualizado antes del plazo ordinario. ARTICULO 4.- Incumplimiento de la Normatividad de Sistema El incumplimiento de lo establecido en las Normas Básicas, Reglamentos Básicos, Instructivos Especiales y el RE-SCI del FPS, generará responsabilidades de acuerdo a lo establecido en el capitulo V de Responsabilidad por la Función Pública de la Ley 1178, el Decreto Supremo Reglamentario A y el decreto modificatorio el D.S de 29 de junio de La Gerencia de Finanzas (GF) es responsable de la implementación SCI, velará por la estricta aplicación y cumplimiento de todas las normas aplicables al sistema.

5 3 de 20 ARTICULO 5.- Previsión En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del RE-SCI del FPS, estas serán solucionadas en los alcances y previsiones de la Ley 1178, las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada y otras disposiciones técnico - legales vigentes emitidas por el Órgano Rector. ARTICULO 6.- Universalidad de los registros El Sistema de Contabilidad Integrada registra todas las transacciones que tengan incidencia económica y/o financiera, vinculadas con el Presupuesto aprobado o no, con su respectiva fuente de financiamiento. Cada transacción es incorporada una sola vez al SCI afectando, según su naturaleza, a los distintos subsistemas y evitando la duplicidad de registro. ARTICULO 7.- Principios de Contabilidad Integrada (PCI) a) Principio o postulado básico que orienta la acción de los responsables del SCI en el FPS Equidad Este principio indica que la contabilidad e información gubernamental deben fundamentarse en la equidad, de tal manera que el registro, valuación y exposición de las transacciones, Presupuestarias, patrimoniales y financieras, se efectúe de manera imparcial. La equidad como principio fundamental de la actividad contable debe orientar la acción de los responsables del proceso contable para que, al aplicar determinada norma, no se pretenda favorecer a una de las partes que efectúa la transacción en perjuicio de los intereses de la otra. b) Principios que condicionan el funcionamiento del SCI del FPS Legalidad Los hechos económicos - financieros del FPS, se registran en el SCI, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes y pertinentes, y la normativa interna del FPS. Cuando exista oposición entre disposiciones legales y técnicas, prevalece la aplicación de las normas legales, debiendo informar de este hecho y su impacto en la posición financiera y los resultados, en notas a los estados financieros. Universalidad, Integridad y Unidad El SCI registra todas las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales, en un sistema único, común, oportuno y confiable; afectando, según la naturaleza de cada operación, a sus componentes en forma separada, combinada o integral, mediante registro único, que permitirá obtener información útil, beneficiosa y coherente generado de un sistema único. Devengado

6 4 de 20 El reconocimiento de los recursos y gastos, para determinar el resultado económico y su efecto en el patrimonio, correspondiente a un ejercicio, deben registrarse en el momento en el que sucede el hecho substancial que determina su origen y queda perfeccionado desde el punto de vista de la legislación o prácticas aplicables, independientemente si se ha cobrado o pagado. Devengado de recursos El devengamiento de los recursos, se produce cuando se crea una relación jurídica entre la entidad y terceros por la entrega de bienes y/o la prestación de servicios, en virtud de la cual se origina un derecho de cobro por parte de la entidad y una obligación de pago por parte de terceros. Por ejemplo, en los casos de transferencias por concepto de overhead el devengamiento de recursos es simultáneo al devengado de planillas de inversión registradas en el SCI; por lo tanto existe contraprestación de servicios y se genera un derecho de cobro. Devengado de gastos El devengamiento del gasto se produce cuando se genera la obligación de pago en favor de terceros por la recepción de bienes o servicios adquiridos por la entidad, al vencimiento de la fecha de pago de una obligación o cuando por un acto de autoridad competente se dispone efectuar una transferencia a terceros. c) Principios que establecen el objeto de medición Ente El FPS es un organismo del sector público, con personería jurídica propia, responsable del logro de su programación de operaciones, para lo cual administra recursos asignados e inscritos en el Presupuesto General de la Nación y produce estados contables. Los Estados Contables del FPS se refieren siempre a un ente público, y el Estado, considerado como otra persona jurídica es independiente del mismo. El FPS se constituye un ente contable con personería jurídica clasificada como: Entidades Descentralizadas sin fines Empresariales. Bienes Económicos Los estados financieros presentan información relativa a los bienes tangibles e intangibles, que poseen valor económico, por lo tanto son susceptibles de ser valuados en términos monetarios. Los bienes de dominio privado o institucional, tangibles o intangibles, constituyen activos de uso de la entidad, tales como edificios, terrenos, equipos, etc. Los bienes de dominio o uso público como por ejemplo: puentes, carreteras, plazas, etc., constituyen activos del ente ejecutor durante el período de construcción. Una vez terminados no deben ser incorporados como activos del ente, sino darse de baja y registrarse en cuentas de orden de la entidad destinataria encargada de su custodia o mantenimiento.

7 5 de 20 Entidad en Marcha Las Normas Básicas y los PCI del SCI presumen la continuidad indefinida de las operaciones del ente, es decir, del FPS, a menos que se indique lo contrario, en cuyo caso se aplicarán técnicas contables de reconocido valor, de acuerdo con las circunstancias. La aceptación de este principio permite presentar la información contable clasificada en corto y largo plazo puesto que se supone que las entidades tendrán vigencia suficiente para alcanzar sus objetivos y hacer frente a sus compromisos. En este caso, la aplicación de los principios contables no están encaminados a determinar el valor de liquidación del patrimonio. d) Principios que determinan períodos y medidas de valuación para las partidas y/o rubros presupuestarios así como para las cuentas de activo, pasivo y de resultados para su aplicación uniforme en el ciclo contable Ejercicio El ejercicio constituye el periodo en el que regularmente el FPS debe medir sus resultados económicos, de ejecución presupuestaria situación financiera, de tesorería y cumplimiento de metas de su programación de operaciones. Los ejercicios deben ser de igual duración para su comparabilidad. El ejercicio contable corresponde al año calendario, del 1ro. de enero al 31 de diciembre. El FPS puede establecer fechas de corte menores al año para medir parcialmente sus resultados económicos, de ejecución presupuestaria y otros de acuerdo a las necesidades de información, a los requerimientos de la entidad cabeza de sector, ente que ejerce tuición y órganos rectores. Moneda de cuenta La moneda de curso legal del país es el medio para valorar las transacciones presupuestarias financieras y patrimoniales a una expresión homogénea que permita agruparlas, compararlas y presentarlas. Las operaciones que se generen en una moneda distinta a la establecida, deben convertirse a moneda de curso legal para su registro correspondiente de acuerdo al tipo de cambio (venta) fijado por el Banco Central de Bolivia, vigente al momento de materializarse las operaciones. Las entidades públicas pueden mostrar, según requerimientos de otros entes, además de la información en moneda de curso legal, en otra unidad monetaria. Uniformidad La política, método, procedimiento y/o criterios contables adoptados por el FPS deben ser utilizados consistentemente durante el ejercicio y de un ejercicio a otro, para evitar que variaciones en la estructura del sistema de medición impidan la comparabilidad entre estados financieros sucesivos. Dichas políticas, métodos, procedimientos y/o criterios contables, podrán ser modificados cuando las condiciones sociales, económicas, políticas, etc., se modifiquen substancialmente y afecten al SCI. El efecto de estos cambios deben señalarse en notas a los estados financieros.

8 6 de 20 Objetividad Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio neto deben registrarse inmediatamente sea posible medirlos objetivamente y expresar dichos cambios en moneda de curso legal. La información que procese el SCI debe ser registrada libre de prejuicios, de manera que refleje los acontecimientos con incidencia económica - financiera, de forma transparente y ser susceptible de verificación por parte de terceros independientes. Prudencia Los ingresos y gastos no se deben sobreestimar, subestimar ni anticipar o diferir. Cuando se deba elegir entre más de una alternativa para medir un hecho económico - financiero, se elegirá aquella que no sobrevalúe los activos ni subvalúe los pasivos. Deben contabilizarse únicamente los recursos devengados durante el periodo contable y no así los ingresos potenciales o sujetos a alguna condición o eventualidad. Por el contrario deben contabilizarse no sólo los gastos devengados, sino también, aquellos potenciales cuando se tenga conocimiento y razonable seguridad, es decir, aquellos que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales cuyo origen se determine en un período actual o en períodos anteriores. La exageración en la aplicación de este principio, no es conveniente si resulta en detrimento de la presentación razonable de la situación presupuestaria, patrimonial y financiera. Valuación al Costo El valor de costo, adquisición, producción o construcción, constituye el criterio principal y básico de registro de los activos en el momento de su incorporación. Entendiéndose por tal, la suma de dinero pactada y demás costos y gastos incidentales necesarios para poner los bienes en condiciones de utilización o enajenación. No contradice este principio la corrección monetaria por impacto de la inflación que deben realizar las entidades públicas que posean cuentas de activo y/o pasivo en moneda extranjera, con cláusula de mantenimiento de valor y las no monetarias; las que serán re- expresadas con base al tipo de cambio al cierre del ejercicio, de acuerdo a disposiciones legales y normas técnicas vigentes.

9 7 de 20 Importancia Relativa o Significatividad Al ponderar la correcta aplicación de los principios generales y normas básicas debe actuarse con sentido práctico. Algunas veces se presentan hechos económicos - financieros que no encuadran en el marco general de las normas para el Sector Público. Sin embargo, no constituyen problemas de registro y/o exposición porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general de la situación financiera y económica. No existen criterios definidos que fijen los limites entre lo que es y no es significativo, debiendo aplicar el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso, de acuerdo con las circunstancias; tomando en cuenta, por ejemplo el efecto en activos y pasivos, en el patrimonio o en los resultados. e) Principio referido a la información que deben suministrar los estados e informes financieros, que considera aspectos cualitativos, y complementa los principios de medida, explica y provee información adicional sobre políticas contables, contingencias incertidumbre entre otros Exposición Los estados financieros deben exponer toda la información básica y complementaria, necesaria para una adecuada interpretación de la situación presupuestaria, patrimonial y financiera del ente a que se refieren. Cuando la información contable este afectada por normas legales específicas que difieran de los PCI existan contingencias u otros aspectos, deberán informarse tales hechos en notas a los estados financieros e indicar el efecto de los mismos sobre la información contable.

10 8 de 20 CAPITULO II DISPOSICIONES GENERALES ARTICULO 8.- Componentes de SCI del FPS. Los componentes del SCI del FPS son los siguientes: a) Subsistema de Registro Presupuestario: Captura las transacciones con incidencia económica financiera, integrándose con los módulos patrimoniales y de tesorería, en los distintos momentos de registro contable del proceso administrativo presupuestario, con el objetivo de: Mostrar la ejecución presupuestada de recursos y gastos, conciliado con el Estado de Resultados. Permitir al Órgano Rector del sistema de presupuesto, evaluar la gestión presupuestaria de la entidad. Posibilitar el control del cumplimiento legal del Presupuesto, de los resultados sobre la gestión de los recursos del Fondo y de su programación de operaciones. b) Subsistema de Registro Patrimonial: Contabiliza las transacciones, que afectan los activos, pasivos, patrimonio y resultados económicos del FPS, integrándose con los módulos de presupuesto y tesorería, con el objetivo de mostrar: Programar y administrar los flujos de fondos. Producir información sobre las operaciones efectivas de caja. Permitir el análisis, control y evaluación de la adecuada asignación y utilización de fondos. c) Subsistema de Tesorería: Comprende el conjunto de principios, normas y procedimientos vinculados con la efectiva recaudación de los recursos públicos y de los pagos de los devengamientos institucionales, así como la custodia de los títulos y valores de uso institucional. Comprende los siguientes componentes: Recaudación de Recursos, que abarca el conjunto de funciones y actividades administrativas para permitir el análisis, control y evaluación de la adecuada asignación y utilización de fondos. Administración de Recursos, que abarca las funciones y actividades relativas a la unicidad de la administración de ingresos y egresos de los recursos públicos; la programación de flujos financieros y la ejecución presupuestaria; el registro, ingreso y custodia de los títulos y valores del FPS. ARTICULO 9.- Relación del SCI con otros Sistemas El SCI tiene una relación integral con los demás sistemas del FPS destacándose los siguientes nexos:

11 9 de 20 Sistema de Presupuesto y Tesorería Las operaciones que generan estos sistemas se registran en el SCI y constituyen un Sistema Único de Información. Sistema de Administración de Personal Proporcionan información sobre acciones de personal que tienen efecto económico financiero para su correspondiente registro. A su vez el SCI suministra información sobre costos de los recursos Sistema de Administración de Bienes y Servicios Informa sobre las actividades de contratación, manejo y disposición de los bienes y/o servicios con efecto económico financiero. El SCI brinda información presupuestaria patrimonial y la disponibilidad de recursos, vinculados a dichas actividades. Sistema de Programación de Operaciones Define el Plan Operativo Anual. El SCI a través de la ejecución presupuestaria proporciona información para el seguimiento de las metas establecidas en el mismo. Sistema de Control Gubernamental Tendrá como objetivo mejorar la eficiencia en la captación y uso de los recursos públicos y en las operaciones del Estado, la confiabilidad de la información que se genere sobre los mismos, procedimientos para que el Ejecutivo rinda cuenta oportuna de los resultados de su gestión y la capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo adecuado de los recursos del Estado. Se aplicará sobre el funcionamiento de los sistemas de administración de los recursos públicos y estará integrado por: a) El sistema de Control Interno que comprenderá los instrumentos de control previo y posterior, incorporados en el plan de organización, en los Reglamentos y Procedimientos de la entidad. b) El Sistema de Control Externo Posterior que se aplicará por medio de la auditoría externa de las operaciones ya ejecutadas. ARTICULO 10.- Niveles de Organización del Sistema de Contabilidad Integrada El Sistema de Contabilidad Integrada reconoce los siguientes niveles de organización: a) Nivel Normativo y Consultivo. Este nivel está referido al Directorio Único de Fondos (DUF), cuyas atribuciones generales en los aspectos normativos, procedimentales y operacionales,

12 10 de 20 b) Nivel Ejecutivo, de Supervisión y Coordinación; y Operativo En el FPS el nivel Ejecutivo, está representado por el Director Ejecutivo en su calidad de Máxima Autoridad Ejecutiva, cuyas funciones y atribuciones en materia de supervisión y coordinación están ejercidas por delegación de la misma, por la Gerencia de Finanzas. El FPS a través del Director Ejecutivo (MAE), es el responsable de la aprobación, aplicación e implementación del SCI. Las funciones específicas del nivel Ejecutivo son las de implantar el SCI, del de Supervisión y Coordinación son las de supervisar y coordinar todas las actividades para la implantación y aplicación del SCI, y del Operativo, en cumplir y hacer cumplir, el presente Reglamento Especifico. c) Niveles de Responsabilidad del Sistema de Contabilidad Integrada El Fondo Nacional de Inversión Productiva y Social, a través del Directo Ejecutivo (MAE), la Gerencia de Administración y Sistemas y la Gerencia de Finanzas, son responsables de cumplir y hacer cumplir las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, el presente Reglamento Específico y los Instructivos Especiales emanados del Órgano Rector. Deberán, además, reproducir y difundir los mencionados documentos en todas las instancias que intervengan en el proceso contable del Fondo. El Profesional de Control Contable (PCC) a Nivel Central y los Jefes de Administración y Finanzas a Nivel Departamental, son responsables de verificar la aplicación y funcionamiento del SCI, de su reglamentación, programación y administración. Deberán también, proponer modificaciones a las Normas Básicas, como resultado de la experiencia y de la aplicación de las mismas, ante el Ministerio de Hacienda. ARTICULO 11.- Centro de Registro de Información (CRI) En el FPS, el Centro de Registro de Información (CRI) es el área de Finanzas a Nivel Central y las áreas de Administración y Finanzas a Nivel Departamental, constituyéndose en la unidad organizacional donde se generan, ejecutan y registran las operaciones del SCI. ARTICULO 12.- Responsabilidad y Firma de los Estados Financieros Los Estados Financieros Básicos y Complementarios del FPS, serán firmados por el Director Ejecutivo, en su calidad de Máxima Autoridad Ejecutiva, por el Gerente de Finanzas, como responsable del área financiera, por el Profesional en Control Contable, autoridades en ejercicio a la fecha de emisión de los mencionados Estados.

13 11 de 20 CAPITULO III ASPECTOS TÉCNICOS ARTICULO 13.- Proceso de Registro El registro de las transacciones en el SCI del FPS, debe realizarse a través del registro único que estará adecuadamente respaldado por la documentación pertinente. Este comprobante es de primera entrada y su propósito fundamental es el de capturar datos de forma integral y establecer responsabilidades por la autorización, proceso y supervisión de la operación. Las operaciones del FPS se registran mediante los Comprobantes de Ejecución Presupuestaria de Recursos y Gastos, cuya documentación de respaldo constituyen el soporte de las transacciones registradas en los comprobantes de Ingreso y Egreso, como: depósitos, transferencias de recursos, contratos, facturas, planillas, autorizaciones escritas, etc. Asimismo se emiten Comprobantes contables de ajuste o regularizaciones del registro de operaciones. El procesamiento de la información en el SCI del FPS se hará por medios informáticos. Este procesamiento toma la forma de flujos financieros, a excepción del Balance General que requiere de valores acumulados. Los flujos financieros se refieren a la medición de las transacciones correspondientes Esquemáticamente, el SCI del FPS en términos generales opera de la siguiente manera: Entradas: - Presupuesto aprobado de Recursos y Gastos. - Comprobantes de registro de ingresos. - Comprobantes de ejecución de gastos Proceso: Registro Contable de las Transacciones Presupuesto, Contabilidad y Tesorería. Salidas: Estado de Ejecución presupuestaria de Recursos y Gastos, Estados Financieros, Balance General, Estados de Resultados, Estados de ejecución presupuestaria de recursos y gastos, estado de evolución del patrimonio, flujo de efectivo, CAIF, Mayores contables, mayores auxiliares conciliaciones bancarias. Requisitos del SCI para Operar como Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF). El SCI del FPS ha sido diseñado para integrar la información presupuestaria, financiera, patrimonial y económica, estableciendo el Sistema Integrado de Información Financiera del Fondo. Los requisitos de diseño, implantación y operación que cumple el Sistema son los siguientes:

14 12 de 20 Universalidad en el Registro.- El Sistema debe registrar todas las transacciones que tengan incidencia económica y/o financiera, vinculadas con el Presupuesto o no y ese registro se realizará en función de los momentos contable seleccionados. Registro único.- Las transacciones deben ser registrada una sola vez en el SCI evitando la duplicidad de registros. Diseño de un Sistema Integrado de Cuentas. - Los clasificadores de cuentas a nivel de las contabilidades presupuestarias, patrimonial y de cuentas nacionales, deben estar acopladas, de manera tal, que una transacción genere datos a nivel presupuestario, patrimonial y de cuentas nacionales, evitando la conversión o la duplicidad de esfuerzos. Selección de momentos contables.- Para la correcta toma de decisiones, es necesario analizar las operaciones financiero administrativas que originan tanto ingresos o fuentes, así como, también los gastos o usos. Aplicar el concepto ampliado de Ingresos y Gastos.- En el sector gubernamental existe normalmente, la siguiente asociación de ideas: Ingresos y Egresos, sinónimo de movimiento de fondos. En el sistema integrado del FPS, Ingreso, implica la utilización de un medio de financiamiento que llega a constituirse como fuente de recursos y Egreso o Gasto, es toda aplicación o uso de recursos ARTICULO 14.- Instrumentos Técnicos del Subsistema de Registro Presupuestario El Subsistema de Registro Presupuestario, registra las transacciones con incidencia económica y/o financiera del presupuesto y se desarrolla sobre dos instrumentos técnicos: Clasificadores Presupuestarios. Catalogo Único de Cuentas Matrices de conversión ARTICULO 15.- Momentos de Registro Presupuestario Los Momentos de Registro de Recursos son las etapas importantes del proceso administrativo con incidencia económica y/o financiera definidos para el registro en el Subsistema de Registro Presupuestado. Se considera como recurso toda transacción que signifique la utilización de un medio de financiamiento (fuente de fondos) y donde el Gasto se refiere a toda transacción que implique una aplicación financiera (uso de Fondos). a) Momentos de Registro de Recursos.- Estimación: Abre los auxiliares de la ejecución presupuestaria de recursos por rubros. Determina los recursos que van a financiar los gastos derivados de la Programación Anual de Operaciones. La Ley de Presupuesto General de la Nación (Ley Financial), es el respaldo para el registro inicial en los auxiliares de control de la ejecución presupuestaria de recursos. (Hasta que se promulgue la Ley Financial de

15 13 de 20 la Gestión, el presupuesto será aprobado preliminarmente por el Directorio Único de Fondos (DUF)). Devengado: Se produce cuando se crea una relación jurídica entre el Fondo y terceros, por la venta de bienes y/o la prestación de servicios, en virtud de la cuál, se origina un derecho de cobro del FPS a terceros y una obligación de pago de terceros al Fondo. El registro del devengado ejecuta el presupuesto y se realiza sobre la base del documento que respalde el perfeccionamiento jurídico y económico de la operación. Percibido: Se produce al registrar transacciones de ingreso con movimientos de efectivo u otros medios de pago equivalentes, de reconocida validez legal, provenientes de las distintas fuentes de financiamiento y se realiza sobre la base de los documentos que soportan el ingreso a tesorería, como recibos de caja, recibos de ingreso o liquidación del banco que acredite los cobros realizados. b) Momentos de Registro de Gastos.- Apropiación o Asignación Presupuestaria Abre los registros. Determina los gastos necesarios para el cumplimiento de objetivos y metas definidas en la Programación Anual de Operaciones. La Ley del Presupuesto General de la Nación es el respaldo para la apertura de los registros auxiliares de control de la ejecución presupuestaria de gastos. (Hasta que se promulgue la Ley Financial de la Gestión, el presupuesto será aprobado preliminarmente por el Directorio Unico de Fondos (DUF)). Toda transacción que representa una aplicación de fondos debe ser imputada a una partida presupuestaria con crédito presupuestario suficiente para ello. Por lo tanto es de importancia fundamental que las transacciones se registren contablemente a partir de su relación con las apropiaciones presupuestarias respectivas en sistema. Compromiso: Es un acto de administración interna formal, que se refiere a una obligación jurídica o acto de voluntad de disponer de una suma de dinero cuyo objetivo de registro es reservar y controlar créditos presupuestados. Los documentos de respaldo para el registro contable de este momento, son por ejemplo, las órdenes de compra o los contratos firmados. El registro de los compromisos en la contabilidad es de carácter obligatorio y se efectúa en el Mayor Auxiliar de ejecución presupuestaria de la partida respectiva, como una medida de control administrativo y financiero que demuestre la existencia de un crédito presupuestario suficiente, para atender los gastos originados por un acto o hecho jurídico, comercial o administrativo, no pudiéndose adquirir compromisos para los cuales no existen saldos de apropiación disponible, ni disponer de apropiaciones, para una finalidad distinta a la prevista. El objetivo básico del registro de los compromisos es que el Subsistema de Registro Presupuestario, brinde información de los importes autorizados para gastar. Devengado de gastos: Ejecuta el presupuesto y se produce cuando se crea una relación jurídica entre el Fondo y terceros por la compra de bienes y/o la recepción de servicios, en virtud de la cuál se origina una obligación de pago por parte del Fondo, a favor de terceros.

16 14 de 20 El registro del devengado de los gastos, se realiza sobre la base del documento que respalde el perfeccionamiento jurídico y económico de la operación. No todo devengamiento de gastos, genera una contra prestación de bienes y/o servicios, por ejemplo las transferencias. Tampoco todos los devengamientos, producen una obligación de pago, por ejemplo, el registro de la depreciación, previsiones y otros conceptos de gastos que no ocasionan salida de efectivo. El devengamiento se produce por la recepcion conforme de bienes o servicios adquiridos, al vencimiento de la fecha de pago de una obligación o cuando se realicen transferencias a terceros Pagado: Se produce al registrar transacciones de gasto con movimiento de efectivo u otros medios de pago equivalentes de reconocida validez legal, a favor de terceros. Preventivo: No constituye un momento contable, se empleara como registro auxiliar de un importe provisorio con el propósito de reservar asignación presupuestaria hasta el momento del compromiso. ARTICULO 16.- Sistemas de Registro El procesamiento de registro en el FPS se realiza en el Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa (SIGMA), donde se registran las operaciones contables, presupuestarias y de tesorería, sistema que cumple con los requisitos para operar como sistema Integrado de información financiera establecidos por el órgano rector del sistema, de donde se obtienen los libros contables y registros auxiliares que forman parte del SCI y se habilitan de acuerdo a normas técnicas y legales, disposiciones de la DIGENSAG, al procesamiento específico y a las necesidades específicas de información y control del Fondo. Los responsables de área administrativa y financiera estarán a cargo de la administración del sistema y verificarán que se cumplan con todos los aspectos técnicos contables y administrativos definidos por el órgano rector. ARTICULO 17.- Aplicación de los Sistemas de registro, Archivo de Comprobantes Contables y Documentos de Respaldo Los comprobantes contables y sus documentos de respaldo deben ser archivados en forma adecuada para permitir su localización oportuna, en concordancia con las Normas Básicas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República, ya sea en medio magnético o físico. Los documentos de respaldo constituyen el respaldo de las transacciones registradas en los comprobantes contables y toda esta documentación sea de registro manual o electrónico debe ser conservada en la institución por el tiempo establecido en la normativa de archivo interna. El Fondo resguarda los documentos contables de gastos corriente 2 años en el archivo activo y diez años en archivo central, asi como los correspondientes archivos informáticos.

17 15 de 20 Los comprobantes de gastos de Inversión se resguardan en archivo activo, el tiempo que el proyecto este en ejecución, concluido el proyecto pasan archivo central donde se guardan por el lapso de 10 años. Por cada tipo de comprobante emitido, se mantendrá un archivo separado y ordenado cronológicamente, resguardado y mantenido al día por la Documentalista Contable a Nivel Central y los Jefes de Administración y Finanzas a Nivel Departamental, hasta que culminen las Auditorias Internas y Externas de la gestión. Una vez presentados los informes correspondientes, toda la documentación de la gestión anterior deben ser empastada y enviada a archivo.

18 16 de 20 CAPITULO IV REGISTRO Y PREPARACION DE LA INFORMACION ARTICULO 18.- Catalogo de Cuentas El Plan de Cuentas del FPS, elaborado, responde a la siguiente estructura, adecuada a los requerimientos del Fondo. Título: Cada una de las partes en que se divide el Plan de Cuentas. Capítulo: Desagregación de los Títulos, según la naturaleza de los conceptos. Grupo: Desagregación de los capítulos por conceptos genéricos. Cuenta: Desagregación de los grupos por conceptos específicos. Subcuenta: Desagregación de quinto nivel. ARTICULO 19.- Manual de Cuentas El Manual de Cuentas es una descripción de las cuentas contables utilizadas por el Sistema de Contabilidad Integrada del FPS. La descripción de las cuentas sigue la estructura adoptada en el Plan de Cuentas, explicando de manera sucinta cada una de las aperturas desde la clasificación de título hasta las de Cuentas de Orden. Las explicaciones presentadas en cada nivel y para cada cuenta son una guía que permite a los usuarios y operadores del Sistema, identificar el concepto de cada transacción y registrarla adecuadamente, de manera uniforme y siguiendo criterios preestablecidos para el correcto funcionamiento del Sistema. ARTICULO 20.- Estructura de los Registros Principales y Auxiliares del Sistema Las transacciones que se registran en el SCI se harán en el SIGMA (Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa) ARTICULO 21.- Estructura de los Registros Principales y Auxiliares del Sistema Los libros contables obligatorios son: a) Libro de Diario. b) Libro Mayor. Los registros auxiliares obligatorios son: a) Mayores Auxiliares b) Libro de Bancos c) Libretas Bancarias de la CUT d) Registro de Inventarios de Activos Fijos. e) Registro de existencia e inventarios de Almacenes.

19 17 de 20 f) Mayores de Ejecución Presupuestaria de Recursos y Gastos g) Estados de cuenta ARTICULO 22.- Registro y Clasificación de las Transacciones Las transacciones en el SCI serán registradas cuando se cumplan los siguientes requisitos ineludibles: Presupuesto aprobado (Hasta que se promulgue la Ley Financial de la Gestión, el presupuesto será aprobado preliminarmente por el Directorio Unico de Fondos DUF). Perfil habilitado en el SIGMA para realizar la transacción. Crédito presupuestario suficiente. Documentación sustentatoria legal, válida y suficiente. Las transacciones en el SCI tienen naturaleza y efecto presupuestario, patrimonial y de tesorería, en forma separada o en forma combinada o integral, de acuerdo al momento cronológico, en que se efectúan, siendo las mismas las siguientes: Transacciones Presupuestarias. - Tienen efecto en el módulo presupuestario, como la apropiación y la estimación, las modificaciones y el registro del compromiso presupuestario. Transacciones Patrimoniales. - Tienen efecto en el módulo patrimonial, como los asientos de apertura, baja de activos fijos, ajustes y cierre de gestión. Transacciones de Tesorería. - Tiene efecto en el módulo de Tesorería, como el registro presupuestario de tesorería y sus modificaciones. Transacciones Presupuestarias - Patrimoniales. - Tienen efecto en los dos módulos por el devengamiento de las partidas y/o rubros presupuestados y sus respectivas cuentas patrimoniales, como la constitución de previsiones o provisiones y depreciaciones. Transacciones Patrimoniales y de Tesorería. - Tienen efecto en los dos módulos y son ingresos y salidas de dinero previos o posteriores al devengamiento de las partidas y/o rubros presupuestarios, como los registros previos de anticipos financieros de corto plazo, ingresos y/o gastos registrados por adelantado que correspondan al mismo ejercicio. Transacciones Presupuestarias - Patrimoniales y de Tesorería. - Corresponden a la mayoría de los registros en el sistema integral y afectan a los tres subsistemas, como la adquisición de bienes, servicios y las transferencias recibidas y otorgadas con flujo de efectivo.

20 18 de 20 CAPITULO V ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS Y COMPLEMENTARIOS ARTICULO 23.- Estados Financieros Básicos Los Estados Financieros Básicos y Complementarios del FPS, reglamentados en la presente norma, reflejan la situación presupuestaria, financiera y patrimonial del Fondo. El FPS, en su calidad de entidad descentralizada, presentará los siguientes estados financieros: a) Balance General.- Reflejará la naturaleza y cuantificación de los bienes y derechos, las obligaciones a favor de terceros y el patrimonio del Fondo al 31 de diciembre de cada gestión (o a una fecha especial). b) Estado de Ingresos y Gastos Corrientes.- Incluirá el resumen analítico, de los hechos que, durante el periodo al que corresponden, dieron lugar a un aumento o disminución, de los recursos económicos netos, es decir los resultados de la gestión, por las operaciones de ingresos y gastos corrientes realizados. c) Estado de Flujo de Efectivo.- Identifica las fuentes y usos del efectivo o equivalentes empleados por el Fondo, según las actividades que las originan, sean estas de operación de inversión o de financiamiento, mediante el método indirecto y la base de caja. d) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.- Muestra las modificaciones ocurridas en el ejercicio, de las cuentas que componen el Patrimonio Neto. e) Estado de Ejecución del Presupuesto de Recursos y de Gastos.- Muestra los recursos estimados, las modificaciones presupuestarias, el presupuesto actualizado, la ejecución acumulada como devengado, los ingresados y el saldo por recaudar para cada rubro aprobado en el presupuesto. Muestra también el presupuesto aprobado por Ley, las modificaciones presupuestarias, el presupuesto actualizado, los compromisos, el saldo no comprometido, el presupuesto ejecutado o devengado, el saldo del presupuesto no ejecutado, las partidas pagadas del presupuesto y el saldo por pagar, para cada una de las partidas aprobadas en el presupuesto, en las diferentes categorías programáticas, fuentes y organismos financiadores, aprobados en el presupuesto. f) Cuenta Ahorro - Inversión - Financiamiento.- Muestra el ahorro o desahorro generado por la cuenta corriente, el superávit o déficit en la cuenta capital y la magnitud del financiamiento del ejercicio. g) Estados Financieros para Organismos Financiadores : La emisión de Estados Financieros para Organismos Internacionales serán, emitidos conforme a sus normas y requerimientos de acuerdo a los convenios suscritos. ARTICULO 24.- Estados Financieros Complementarios a) Inventario Físico - Valorado. - Muestra a nivel de detalle, el inventario al inicio del ejercicio, las altas y bajas de los activos fijos realizadas en el periodo, las depreciaciones, las depreciaciones acumuladas, las actualizaciones efectuadas y el inventario final actualizado.

21 19 de 20 b) Realizando Inventarios Periódicos. - Muestra a nivel de cuenta, detalle de ítem, los distintos componentes de las existencias en almacenes al final del ejercicio y la valuación. c) Conciliaciones Mensuales. - Muestra todas y cada una de las cuentas bancarias y el detalle de todas las personas, jurídicas y/o naturales y/o acreedoras del Fondo. ARTICULO 25.- Notas a los Estados Financieros Cuando corresponda, se registrarán las revelaciones o declaraciones necesarias, para facilitar la interpretación de la información, contenida en los Estados Financieros Básicos, mediante notas explicativas, que forman parte integrante de estos últimos. Las Notas a los Estados Financieros, sin carácter restrictivo, podrán presentarse en forma narrativa o compiladas, en forma de planillas o cuadros, las mismas que deben estar claramente señaladas en los mismos Estados, relacionándolas con los rubros o cuentas a las cuales se refieren. El contenido de las Notas a los Estados Financieros podrá aclarar la información relativa a: Naturaleza de las operaciones del Fondo. Bases contables utilizadas y criterios de valuación de los principales componentes de los Estados Financieros. Restricciones sobre determinados componentes del Balance General. Evolución o composición de los elementos integrantes de los Estados Financieros. Acontecimientos posteriores relevantes, que tengan efecto en la interpretación de los Estados Financieros y que ocurran hasta la fecha de emisión de dichos Estados. Naturaleza de los resultados obtenidos en cada ejercicio. Explicaciones del cumplimiento legal sobre el uso de recursos Estados Financieros Consolidados: Se realizará a Nivel Central con la información reportada por las Departamentales, procediéndose a la consolidación de los Estados Financieros Básicos. El F.P.S. presentara la información de su ejecución presupuestaria de recursos y gastos a la Dirección General de Contaduría en los plazos establecidos por Ley. Información sobre el periodo anterior o estados comparativos: Los estados financieros contendrán la información de la gestión anterior excepto los de ejecución presupuestaria. La información de la gestión pasada será reexpresada en UFV o lo que disponga al cierre de gestión la contaduría

22 20 de 20 Información de la Ejecución Presupuestaria: Se emiten reportes de ejecución presupuestaria mensual. La Contaduría General del Estado tendrá acceso a las ejecuciones mensuales del F.P.S a través del Sistema Integrado de Modernización Administrativa (SIGMA). Asimismo la institución preservara en archivos magnéticos la información de su ejecución presupuestaria. ARTICULO 26.- Plazos de Presentación Dentro de los tres meses de concluido el ejercicio fiscal el FPS, a través de Gerencia de Finanzas (GF) exclusivamente a nivel Central, deberá presentar obligatoriamente al ente que ejerce tuición sobre el Fondo, al Directorio Único de Fondos y a la Contaduría General del Estado: 1. Balance General 2. Estado de Resultados 3. Estado de Flujo de Efectivo 4. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto 5. Estado de Ejecución del Presupuesto de Recursos y Gastos 6. Cuenta Ahorro Inversión y Financiamiento La Gerencia de Finanzas pondrá a disposición de la Contraloría General de la República. Los Estados Financieros de la gestión concluida junto con las notas que correspondieren y el Informe de Confiabilidad del auditor interno. CAPITULO VI REGLAS ESPECIFICAS ARTICULO 27.- Reglas específicas Con el propósito de mejorar la calidad de información y documentación y la aplicación del sistema de contabilidad Integrada, el FPS utiliza los siguientes documentos normativos: Internos Procedimiento de Emisión y Pago de planillas de proyectos Procedimiento de Administración de Almacenes Procedimiento de Administración de Activos Fijos Reglamento Especifico de Contrataciones Externos Instructivo de cierre contable y presupuestario emitido anualmente para el cierre de gestión.