Informática Aplicada a la Gestión de Empresas Temario:

Transcripción

1 Informática Aplicada a la Gestión de Empresas Temario:!Las funciones en Excel!Funciones estadísticas más utilizadas!funciones de búsqueda y referencia (BuscarV y BuscarH)!Funciones lógicas o condicionales.!referencias a datos de otras hojas del mismo libro (internas) y a otros libros (externas).

2 Informática Aplicada a la Gestión de Empresas Temario:!Cómo proteger una celda, una hoja y un libro.!cómo insertar imágenes, cuadros de texto, etc.!cómo importar un archivo a/desde el formato Excel.!Cómo introducir comentarios en la hoja de cálculo.

3 "Las Funciones en Excel Las funciones son fórmulas predefinidas o integradas por Excel que realizan cálculos utilizando determinados argumentos mediante una sintaxis concreta, simplificando la introducción de fórmulas complejas, aunque también pueden realizar cálculos simples. La función más utilizada es la de Autosuma.

4 "Las Funciones en Excel Podremos introducir funciones desde la barra de herramientas estándar (botón fx), o bien, desde el comando INSERTAR/FUNCION. Al seleccionar cualquiera de las funciones de la columna derecha de la paleta de funciones, aparece en la parte inferior de la ventana una descripción de la utilidad de la función, así como una muestra de su sintaxis.

5 "Las Funciones Estadísticas más utilizadas en Excel (I) Existen varias funciones estadísticas que se utilizan con mayor frecuencia. Éstas son las siguientes: Función Promedio. =PROMEDIO(Número1;Número2;...) Función que nos devolverá la media aritmética de los números o el rango encerrado entre paréntesis. Funciones Mínimo y Máximo =MAX(Números) =MIN(Números) devuelven los valores máximo y mínimo respectivamente de una lista de números.

6 "Las Funciones Estadísticas más utilizadas en Excel (II) Función Moda. =MODA(Números) Proporciona como resultado el valor que más se repite en un rango dado. Función Contar y Contara =CONTAR(Rango) Cuenta las veces que aparece un elemento numérico en una lista. =CONTARA(Rango) Cuenta las celdas no vacías en un rango dado.

7 "Las Funciones Estadísticas más utilizadas en Excel (III) Función Contar.si CONTAR.SI(Rango) Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición dada. Función Mediana =MEDIANA(Números) Halla el número que se encuentra en medio de un conjunto de números, es decir, la mitad de los números es mayor que la mediana y la otra mitad es menor.

8 "Funciones de búsqueda y referencia En este caso, elegiremos la Categoría Búsqueda y referencia en el lado izquierdo de la ventana y BuscarV en el lado derecho. Al seleccionarlo, Excel nos muestra los argumentos de la función, así como, progresivamente al ir agregando dichos argumentos, nos explica lo que significa cada uno de ellos.

9 "Funciones de búsqueda y referencia Cómo encontrar la Función BUSCARV

10 "Funciones de búsqueda y referencia La función BuscarV busca un valor específico en la primera columna de una matriz y nos será útil siempre que nuestros datos estén ordenados por columnas. La función devuelve el valor buscado en la misma fila de la columna especificada en uno de los argumentos. =BUSCARV(Valor_ buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) A r g u m e n t o s a) Valor_ buscado: es el valor que se busca en la primera columna de la matriz, que puede ser un valor o una cadena de texto.

11 "Funciones de búsqueda y referencia b) Matriz_buscar_en: es la matriz de información donde se buscan los datos. Se debe utilizar una referencia a un rango o un nombre de rango para referirse a esa matriz. c) Indicador_columnas: es el número de la columna de la Matriz_buscar_en desde la cual debe devolver el valor coincidente. d) Ordenado : éste es un campo opcional. Es un valor lógico que puede ser VERDADERO o FALSO.

12 "Funciones de búsqueda y referencia Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá un valor inmediatamente menor que Valor_buscado que encuentre en la matriz. Si el argumento Ordenado es FALSO, devuelve el valor buscado y si no encontrara ningún valor, devolverá el valor de error #N/A. Si queremos que localice un valor exactamente igual, pondremos entonces, FALSO.

13 "Funciones de búsqueda y referencia Argumentos de la función BUSCARV

14 "Funciones de búsqueda y referencia En cuanto a la función BUSCARH, ésta se utilizará cuando tenemos una matriz ordenada por filas. Esta función buscará un valor en la fila superior de una tabla o de una matriz de valores y devolverá un valor en la misma columna de la fila especificada como tercer argumento. La sintaxis es como sigue: =BUSCARH(Valor_ buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado) A r g u m e n t o s

15 !Funciones lógicas o condicionales. El uso de estas funciones proporciona flexibilidad, debido a que permiten que una celda o rango adopte distintos valores en función de cuáles sean los valores de otras celdas, ya sean de la misma hoja, de otras hojas del mismo libro o de libros diferentes. En su formato más simple, la sintaxis de la función lógica es: =SI (condición;acción 1; acción 2) Por tanto, el valor que se la asignará a la celda que contenga esta fórmula será el que derive de la acción 1, si la condición es cierta, y el de la acción 2 en caso de que la condición sea falsa.

16 !Funciones lógicas o condicionales. Para construir las condiciones se usan los operadores lógicos: > >= = <= < <> mayor; mayor o igual; igual; menor o igual; menor; distinto Excel evalúa la condición y devuelve VERDADERO su la condición se cumple y FALSO. en caso contrario. Se pueden usar números, rótulos o fórmulas para construir condiciones, todo dependerá del problema concreto que queramos resolver.

17 !Funciones lógicas o condicionales. El condicional SI puede, a su vez, incluir funciones condicionales, pudiendo así anidar (usar una función condicional como argumento de otra función condicional) hasta siete veces, de forma que la flexibilidad a la hora de resolver los modelos de hoja de cálculo es muy amplia. =SI (condición 1; SI(condición 2 ; acción 1, acción 2); acción 3) V F V F

18 !Referencias internas y externas. Referencia interna: En Excel podemos hacer referencias al contenido de una celda que se encuentre en otra hoja del mismo libro, a esto lo llamamos referencia interna. La celda a la que se hace referencia puede contener valores, textos, fórmulas, etc. y también podrán realizarse operaciones con ellos. La sintaxis que se escribirá en la barra de fórmulas para hacer referencia en cualquier celda de la Hoja 1 al contenido de la celda A1 de la Hoja 2, por ejemplo: =Hoja2!A1

19 !Referencias internas y externas. Un procedimiento más simple es tener abiertos ambos libros simultáneamente y cuando queramos introducir la referencia externa, pulsamos con el ratón encima de ella, cambiando de libro activo, por lo que se escribirá automática y correctamente esta referencia. Referencia externa: es la referencia a una celda o rango de otros libros o a un nombre definido en otro libro.

20 !Referencias internas y externas. Su sintaxis empieza por una comilla sencilla ('), la ruta donde se encuentra almacenado el libro en cuestión, el nombre de dicho libro y su extensión entre corchetes, el nombre de la hoja, otra comilla simple, el símbolo de admiración (!) y el rango de celdas que se deseen referenciar. 'RUTA[NOMBRELIBRO.xls]NOMBRE HOJA'!RANGO

21 !Cómo proteger una celda, una hoja... En Excel es posible proteger una hoja, una celda o un libro por varios motivos, por ejemplo: a) Para evitar que, accidentalmente, modifiquemos el contenido de la hoja, libro o celda en cuestión. b) Para evitar que otras personas puedan introducir y/ modificar datos o borrar fórmulas muy complejas. c) Para evitar que otras personas puedan acceder a los datos contenidos en una hoja de cálculo. Esta opción se activa mediante contraseña.

22 !Cómo proteger una celda, una hoja... -Para limitar el acceso a una hoja de cálculo se utilizan los siguientes comandos: MENU/HERRAMIENTAS/PROTEGER/PROTEGER HOJA Aquí tenemos dos opciones: 1. NO poner contraseña y darle a ACEPTAR. En este caso, para poder acceder de nuevo a la hoja de cálculo y modificarla bastará con realizar la siguiente operación mediante los comandos: HERRAMIENTAS/OPCIONES/PROTEGER/DESPRO TEGER HOJAS

23 !Cómo proteger una celda, una hoja Incluir una contraseña. En este caso, tendremos que colocar una contraseña, la cual tendremos que escribirla dos veces. De este modo, la hoja no será visible a no ser que introduzcamos la contraseña. -Para proteger un libro de Excel La protección de los libros de Excel permite restringir la modificación de la estructura de un libro,pero no restringe el acceso al contenido de las hojas de cálculo que sí pueden modificarse. Esta opción se activa mediante los comandos: MENU/HERRAMIENTAS/PROTEGER/PROTEGER LIBRO

24 !Cómo proteger una celda, una hoja... También podemos colocar, opcionalmente, una contraseña. A través de esta contraseña será posible modificar la estructura del libro. De la misma forma, se puede desactivar la protección mediante los comandos: MENU/HERRAMIENTAS/PROTEGER/DESPROTEGER LIBRO Si le hemos puesto contraseña, la pedirá y a partir de allí, una vez desprotegido, se podrá modificar la estructura y/o ventanas del libro.

25 !Cómo proteger una celda, una hoja... -Para proteger determinadas celdas de una hoja de cálculo Cuando trabajamos con una hoja de cálculo constantemente, sucede que utilizamos fórmulas, plantillas, etc., las cuales en muchos casos no deseamos que sean modificadas, por nosotros accidentalmente o por otros usuarios de la misma. De esta forma, cuando protegemos una HOJA DE CÁLCULO, estamos protegiendo TODAS LAS CELDAS.

26 !Cómo proteger una celda, una hoja... Esto es así porque Excel trae, por defecto, la opción de proteger todas las celdas de una hoja cuando activamos la protección de hojas. Sin embargo, para desproteger las celdas que NO contengan fórmulas, o que podrán ser modificadas, antes de proteger la hoja deberemos desactivar la opción de protección que contiene mediante los comandos: MENU/FORMATO/CELDAS/PROTEGER Y desactivaremos la opción Bloqueada

27 !Cómo proteger una celda, una hoja... Esto lo realizaremos para cada celda o conjunto de celdas que queramos desproteger,es decir, que se desean o puedan ser modificadas posteriormente por cualquier usuario. Por lo tanto, esta operación deberá realizarse en las celdas que contengan datos que puedan variar y ANTES de proteger la hoja.

28 !Cómo insertar imágenes, cuadros de texto... En una hoja de cálculo también podemos introducir imágenes ya sea desde archivo, prediseñadas, de Word Art y autoformas. Para insertar imágenes en la hoja de cálculo se utilizan los siguientes comandos: MENU/INSERTAR/IMAGEN Y seleccionamos qué tipo de imagen deseamos insertar.

29 !Cómo insertar imágenes, cuadros de texto... Si la imagen a insertar está dentro de un archivo, habrá que especificar la ubicación de éste. La primera carpeta que se abre es la de Mis imágenes, pero puede desplegarse la pestaña donde dice Buscar en y seleccionar la ubicación correcta de la imagen. Para insertar las imágenes prediseñadas que trae Office, dibujos, cuadros de texto etc. lo mejor es activar la Barra de Herramientas de Dibujo

30 !Cómo insertar imágenes, cuadros de texto... Si no está visible, puede activarse mediante los siguientes comandos: MENU/VER/BARRA DE HERRAMIENTAS Y activamos la opción DIBUJO.

31 !Cómo importar un archivo a/desde el formato de Excel Una de las prestaciones del paquete Office consiste en la compatibilidad entre las diferentes aplicaciones que lo componen. Por ejemplo, se pueden importar archivos desde Word a Excel. Por ejemplo, tenemos una tabla en Word y queremos trasladarla a Excel para realizar cálculos con su contenido. Lo único que tenemos que hacer es copiar la tabla en el portapapeles y pegarla en la hoja de cálculo con el pegado especial, como texto o texto unicode.

32 !Cómo importar un archivo a/desde el formato de Excel Mediante estos comandos: MENU/EDICION/PEGADO ESPECIAL También se podría realizar la operación contraria si tenemos un archivo de Excel y lo pasamos a Word. Se actúa de la misma manera, copiando la tabla en el portapapeles y luego para copiarlo en el Word, nos situamos en la hoja y le damos a pegado especial, en este caso, seleccionaríamos el formato RTF, el cual guarda las características de fuentes y tablas.

33 !Cómo importar un archivo a/desde el formato de Excel También existen otros formatos de pegado especial. Al pasar un documento de Excel a Word: Si pegamos como Hoja de Cálculo de Microsoft Excel Objeto estaríamos pegando todo el libro dentro de la hoja de word, con lo cual, podríamos modificar cualquier dato o fórmula desde allí, sin necesidad de volver a la hoja de cálculo original, modificarla y repetir la operción de Copiar y Pegado Especial.

34 !Cómo importar un archivo a/desde el formato de Excel Si pegamos como Texto sin formato, se copia solo el texto, sin formato de fuentes, ni de tablar, ni colores... Si pegamos como Imagen, se copia como si fuera una foto, con lo cual no se podrá modificar ningún parámetro del documento. Si pegamos como mapa de bits es también una formato de imagen mejorada. Ocupa muchísima memoria y espacio en disco, pero la imagen es exactamente igual a la que se ha copiado.

35 !Cómo importar un archivo a/desde el formato de Excel Al pasar un documento de Word a Excel: Si pegamos como Objeto Documento Microsoft Word estaremos copiando, dentro de la hoja de cálculo, el mismo documento pero en formato word, con lo cual se podrá acceder a cambiar cualquier dato del mismo desde la hoja de cálculo, sin tener que ir al documento original. El problema es que generalmente este formato ocupa más espacio en disco.

36 !Cómo importar un archivo a/desde el formato de Excel Al pasar un documento de Word a Excel: Si pegamos como Imagen (metarchivo mejorado), se copia como una imagen vectorial, lo cual, a la hora de utilizar impresoras de alta resolución queda mejor que el mapa de bits, ocupando mucho menor espacio en disco. No se podrá modificar ningún parámetro del documento con este formato.

37 !Cómo importar un archivo a/desde el formato de Excel Al pasar un documento de Word a Excel: Si pegamos con Formato HTML se inserta el contenido del portapapeles con formato de hipertexto (igual que el que se utiliza para las páginas web) Finalmente, si pegamos como Texto Unicode o Texto, insertaremos como texto, sin conservar el aspecto de tabla, fuentes, etc.

38 !Cómo introducir comentarios en la hoja de cálculo. Podemos introducir comentarios en una hoja de cálculo para: Explicar el contenido de una celda, el resultado de una fórmula, etc. Introducir o agregar notas referentes al contenido de las celdas, para aclarar o explicar lo que queramos, con respecto a ese trabajo.

39 !Cómo introducir comentarios en la hoja de cálculo. Para introducir comentarios debemos situarnos en la celda donde queramos introducirlo y luego: Utilizar los comandos: MERNU/INSERTAR Y hacemos clic en Comentario Ó utilizar el botón derecho del ratón y hacer clic en Insertar Comentario.

40 !Cómo introducir comentarios en la hoja de cálculo. Nos aparece entonces un cuadro de texto en color amarillo, el que debemos rellenar con las aclaraciones o comentarios pertinentes. La celda en la cual se ha introducido un comentario quedará marcada de color rojo en el extremo superior derecho y en cuanto nos situemos encima con el cursor aparecerá el comentario. El comentario podrá estar siempre visible si, situándonos sobre la celda que lo contiene, le damos con el botón derecho del ratón a Mostrar comentario.

41 !Cómo introducir comentarios en la hoja de cálculo. Para ocultar el comentario y hacerlo sólo visible cuando pulsemos sobre él, habremos de hacer clic en Ocultar comentario.