: DIRECCION DE CONTROL MEMO AUDI N 367 CONTROL N ANT. : Memo Audi-Control N 110/252 del 02/06/2009. Memo Sub-Adm. N 120/299 del 30/06/2009.

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Virginia Duarte Salazar
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1 MUNICIPALIPAO DIRECCION DE CONTROL UNIDAD DE AUDITORIA MEMO AUDI N 367 CONTROL N ANT. : Memo Audi-Control N 110/252 del 02/06/2009. Memo Sub-Adm. N 120/299 del 30/06/2009. MAT. I nforme Final de Auditoria a la adquisición de Software, Hardware y Métodos de Control. VITACURA, diciembre 28 de 2009 DE A : DIRECCION DE CONTROL : DIRECCION DE INFORMATICA y SUB-DIRECC DE ADMINISTRACION Sr. Gonzalo Fuentes y Sr. Mariano Serrano R. Por medio de la presente, remito a Ud., Informe Final de Auditoda efectuada a la Unidad de Informática y Sub-Dirección de Administración, respecto a Verificar el correcto uso, mantención y destino por concepto de compra de Insumos computacionales, Software, Hardware y en general productos relacionados con el area de Informática. Cabe señalar que se dio total cumplimiento a los objetivos previamente establecidos respecto al alcance y profundidad de la Auditoria y que los datos que no se encuentran detallados en este informe y que fueron utilizados como base de anáfisis, se encuentran en poder de esta Unidad para las consultas pertinentes Sa atentamente a Ud., SERGIO BEAUMONT A DIRECTOR DE. ROL SBANMG/E Distribución: Administración Municipal Dirección de Administración y Finanzas Dirección de Informatica Unidad de/y,{ditoria Archivo

VITACURA, diciembre 28 de 2009 DE A : DIRECCION DE CONTROL : DIRECCION DE INFORMATICA y SUB-DIRECC DE ADMINISTRACION Sr. Gonzalo Fuentes y Sr. Mariano Serrano R. Por medio de la presente, remito a Ud.

2 Ili I MUNICIPALIDAD DIRECCION DE CONTROL UNIDAD DE AUDITORIA Y RRHH Mat.: INFORME FINAL DE AUDITORIA RESPECTO A VERIFICAR EL CORRECTO USO Y DESTINO DE LOS SOFTWARE/ HARDWARE ADQUIRIDOS DURANTE EL AÑO 2008 Y OTROS PRODUCTOS RELACIONADOS. Vitacura, Diciembre 28 de En cumplimiento al Plan Anual de Auditoria de esta Dirección de Control, y de acuerdo con las facultades establecidas en la Ley Art. 29 de la ley Orgánica Constitucional de Municipalidades; se desarrolló una Auditoria a la adquisición de Software. Hardware y Procesos de Control de Inventario, a las areas Municipal, Educación y Salud.- Basados en la planificación y evidencias en el transcurso de la Auditoria, se observó lo siguiente: OBJETIVO Verificar la existencia de software y hardware adquiridos mediante procesos de Ordenes de Compra de las distintas áreas y analizar el proceso de almacenaje e inventario existente. METODOLOGIA El trabajo se efectuó conforme las normas y procedimientos de Control estipulados por la Dirección de Control e incluyó las pruebas y evidencias respectivas, siendo la base principal de información, la entregada por la Sub-Dirección de Administración mediante el memo N 120/299 de fecha 30/06/2009, con el detalle de las adquisiciones efectuadas durante los años 2007 y 2008, como asimismo se revisó la operatividad del Contrato vigente con el proveedor Ricardo Rodríguez y Cla. Ltda.

En cumplimiento al Plan Anual de Auditoria de esta Dirección de Control, y de acuerdo con las facultades establecidas en la Ley 18.695.- Art.

3 MUNICIPALIDAD 3.- UNIVERSO El examen de los gastos revisados, se efectuó respecto a lo informado por la Sub- Dirección de Administración; correspondiente a los periodos 2007 y 2008; de las áreas Municipal, Educación y Salud. El gasto total de ambos períodos ascendió a $ el año 2007 y $ el año 2008, respectivamente. Se usó la técnica de muestreo ante la imposibilidad de efectuar un examen a la totalidad de los datos. Por tanto, se recurrió a una muestra aleatoria relativa de aquellos gastos más significativos durante los periodos auditados. 4.- RESPECTO A LA INFORMACION ENTREGADA En Memorándum Sub-Administración N 120/299 de fecha 30/06/2009, se adjuntó listado con el detalle de las Adquisiciones efectuadas durante el año 2007 y 2008 de las áreas Municipal, Educación y Salud. Durante el transcurso de la Auditoria se constató que el Número de la Orden de Compra informada no es coincidente con lo revisado en terreno., situación que debe ser subsanada por las Unidades involucradas a la brevedad. 5.- MUESTRA EXAMINADA Se efectuó sobre un total de 49 procesos de compras, correspondientes a los periodos 2007 y 2008, teniendo como base la Información desglosada de Ordenes de Compra informada por la Sub-Direcc. De Administración.

y Salud. El gasto total de ambos períodos ascendió a $ 13.761.337.-el año 2007 y $ 17.830.177.- el año 2008, respectivamente.

4 MUNICIPALIDAD En resumen, la auditoría realizada estableció lo siguiente: 6 RESPECTO A LA ORGANIZACIÓN Sub-Dirección de Administración 1 Unidad de Adquisiciones : En reunión sostenida con el Jefe de Adquisiciones el día 29/10/2009, se desprenden los siguientes alcances: En lo que respecta a la retroalimentación y coordinación con las distintas Unidades antes de iniciar el proceso de Compras, se observa un procedimiento informal, reconocido por todos los que pertenecen ala Unidad; La Unidad de Bodega es la que revisa el producto conforme a lo indicado en la Orden de Compra, pero la validación es efectuada por la Dirección de Informática. La Unidad de Adquisiciones, no entrega los productos a la Unidad requirente, sino que estos son entregados a la Dirección de Informática, y esta posteriormente hace entrega física a la Unidad requirente. Esta observación no es aplicable a las adquisiciones destinadas a Salud y Educación; donde se entregan los productos directamente por la Unidad de Adquisiciones. Se indica que la cantidad y oportunidad de compra es definida por la Dirección de Informática. De igual forma se indica que la cantidad y calidad, como también el stock de productos a adquirir es atribución de la Dirección de Informática. Se informa que no existe tasa de rechazo por los productos adquiridos.

retroalimentación y coordinación con las distintas Unidades antes de iniciar el proceso de Compras, se observa un procedimiento informal, reconocido por todos los que pertenecen ala Unidad; La Unidad

5 MUNICIPALIDAD Dirección de Informática : En reunión sostenida con el Director de Informática el día 29/10/2009, indica una serie de debilidades en los procesos de su área, tales como: No se observa un procedimiento formal respecto a la evaluación técnica en la adquisición de accesorios o suministros. Desconoce las necesidades y tipo de implementación de software y hardware en las Unidades de Educación y Salud, ya que son tratadas directamente por el Depto. de Adquisiciones. La Dirección de Informática señala no tener injerencia en las necesidades o requerimientos planteados por la distintas Unidades Municipales. En entrevista con la Dirección, indica no poseer un control o registro formal de las adquisiciones de software, como tampoco registro de las descargas de los mismos. Se observa y se confirma que no existen políticas de demanda de Stock de suministros. La Dirección indica expl(citamente que el soporte técnico es insuficiente. El Director del area desconoce el cómo se entregan los suministros a las Unidades, desde la secretaría de Informática. No conoce si existe o no un proceso definido para los productos dados de baja. En ocasiones se le ha solicitado un cerlificado que indique el estado de algún producto, desconociendo el destino final de estos. i) No posee registros clasificados de software adquiridos por la Municipalidad. i) No existe un procedimiento formal en donde se registren las licencias adquiridas por el Municipio, como tampoco se observa un control de seguridad sobre los mismos, ya que estos se encuentran en un mueble descerrajado. Respecto a lo mismo se indica en entrevista con funcionarios de la Unidad, que ocasionalmente estos se registran en una planilla excel al momento de visar la factura.

procedimiento formal respecto a la evaluación técnica en la adquisición de accesorios o suministros.

6 MUNICIPALIOAD 7.- EVALUACION DEL CONTROL INTERNO: Se observa la carencia de procedimientos formales, relativos a evaluaciones técnicas previos a la etapa de adquisición No se observa coordinación entre las diferentes Unidades de Compra; Municipal, Educación, Salud e Informática No existe un control de seguimiento a los hardwares adquiridos o en su defecto carece de actualización de los mismos, tal es el caso de la siguiente muestra y que se repite: Orden de Compra N del 28/03/2008. Compra de 3 Notebook para el Colegio Antártica Chilena. En el sistema de Movimientos de Bodega e Inventario aún aparecen a nombre de la ex - funcionaria Sra. Sandra Ruiz Queda de manifiesto la falta de control, respecto a la cantidad, calidad, oportunidad y pertinencia de los gastos incurridos por concepto de Insumos,suministros y accesorios Computaciones, en lo que respecta al Contrato con el proveedor Ricardo Rodriguez y Cia. Ltda, ya que la Unidad de Adquisiciones señala que ellos sólo llevan el control presupuestario e informan el margen presupuestario al que deben ajustarse los requerimientos, no teniendo participación mayor en la decisión de compras, ya que lo maneja la Dirección de Informática No existe un inventario o registro actualizado y permanente respecto a las licencias adquiridas, y por ende se desconoce la vigencia de los mismos.

- No existe un control de seguimiento a los hardwares adquiridos o en su defecto carece de actualización de los mismos, tal es el caso de la siguiente muestra y que se repite: Orden de Compra N

7 il MUNICIPALIDAD 1/4Si 8.- CONCLUSION FINAL: Esta Dirección de Control sugiere que : la Dirección de Adm. Y Finanzas y la Dirección de Informática; dispongan de un Proceso formal, materializado mediante un Decreto Alcaldicio respecto a las obligaciones, funciones, atribuciones y responsabilidades que se asignen respecto al proceso de compra, control de stock y otros de; Insumos, accesorios, elementos computacionales, hardware y software, como cualquier otro producto relacionado con el área de informática Corresponde que las Direcciones y unidades involucradas en los procesos de compra, mantención, control de bodega e Inventario, realicen un catastro de las compras más relevantes y actualizar los registros de inventario y bodega, tendientes a solucionar las deficiencias encontradas, cuya efectividad podrá ser comprobada en auditorias futuras Se requiere un procedimiento que coordine, controle y radique la entrega de productos adquiridos en la unidad correspondiente Finalmente se instruye efectuar a la brevedad un registro e inventario de las licencias que posee el municipio con sus respectivos datos de compra y vigencia de las mismas, cuyo cumplimiento y ejecución de las acciones tomadas, serán comprobadas durante un proceso de seguimiento en el Primer semestre 2010: Saluda atentamente a SBANMGI Distribución: Dirección de Administración y Finanzas Dirección de Informática Administración Municipal Unidad de Auditoría Archivo(2) SERGIO BEAUMCIt*ARAYA EgRECTOR DE CONTROL

asignen respecto al proceso de compra, control de stock y otros de; Insumos, accesorios, elementos computacionales, hardware y software, como cualquier otro producto relacionado con el área de

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