INSTITUTO TÉCNICO MUNICIPAL LOS PATIOS ESPECIALIDAD SISTEMAS

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1 INSTITUTO TÉCNICO MUNICIPAL LOS PATIOS ESPECIALIDAD SISTEMAS 1 ELABORAR UNA CARTA, SIN ORIENTACIÓN COMO DIAGNOSTICO 2 DESCARGAR EL TRABAJO REALIZADO EN LA CLASE ANTERIOR Y GRABARLO EN LA USB. 2 ESCRIBIR UNA CARTA FORMAL 3 ESCRIBIR UNA CARTA POR CADA MODELO. ENTREGAR AL FINALIZAR LA CLASE EN LA MEMORIA USB LA CARTA Partes de la carta Usualmente, una carta se compone de cuatro partes: encabezado (lugar y fecha; Destinatario); el cuerpo de la carta; despedida y firma. A veces se agrega una postdata. Postdata: se agrega cuando se ha olvidado decir algo en el cuerpo de la carta. Veamos un ejemplo de una carta formal:

2 Partes de una carta formal Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes conceptos: - Encabezado: nombre, dirección y fecha del día y lugar al que se dirige. - Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas. - Cuerpo: exposición del asunto con los temas pertinentes. - Despedida: el nombre en la parte inferior de la carta. - Firma clara. Estructura de una carta La estructura de cada carta debe adecuarse en cada caso a nuestras necesidades y, sobre todo, a las necesidades del lector. Al analizar la estructura de una carta, debemos tener en cuenta tres partes principales: A. Inicio. B. Cuerpo de la carta. C. Cierre Además en la parte superior de la carta, deben indicarse los datos del destinatario y del remitente. 1.- El inicio de las cartas Los elementos que configuran el principio y el final de la carta determinan, en gran medida, su tono y estilo. Para que nuestras cartas tengan un tono ágil y actual, es necesario prescindir de fórmulas encorsetadas, heredadas del lenguaje administrativo y comercial antiguo. El inicio de una carta indica al lector el tipo de mensaje ante el que se encuentra. No existen unas normas fijas para iniciar una carta, pero si podemos seguir unas pautas generales. Existen diversos elementos que configuran el comienzo del escrito: 1.- La fecha En todos los escritos empresariales es imprescindible incluir la fecha para facilitar su archivo y evitar posibles confusiones en el futuro. En las cartas, la fecha suele situarse en el margen superior derecho del documento, aunque no existe una norma al respecto. Lo fundamental a la hora de escribir las fechas es mantener la coherencia en todos los escritos. A continuación damos algunas indicaciones: Los meses se escriben en minúscula. Los años se escriben sin punto. Es preferible escribir el día y el año con número, y el mes con letra (14 de febrero de 2000), a menos que, por motivos legales de otra índole, debemos hacerlo todo con letra. Es preferible utilizar la variante sin articulo delante del año (20 de marzo de 2001). No deben utilizarse las partículas en y a para introducir las fechas, por considerarse una fórmula anticuada (Madrid, 18 de julio de 2000 en lugar de En Madrid, a 18 de julio de 2000). 2.- El saludo o encabezamiento

3 El saludo o encabezamiento se escribe debajo de los datos del destinatario y del remitente. En algunos casos se puede anular el encabezamiento (por ejemplo, en las cartas de respuesta comercial dirigidas a una empresa) y comenzar la carta directamente. Estas son algunas indicaciones que tenemos que tener en cuenta a la hora de redactar los encabezamientos: Siempre que sea posible, personalizaremos nuestros envíos (Estimado Sr. Gómez, Estimada Sra. Gómez). Si se trata de envíos masivos, debemos utilizar algunas fórmulas, que elegiremos según el contexto (Estimados clientes; Estimados amigos; Estimados usuarios). Conviene evitar las expresiones anticuadas (Muy Sr. Nuestro; Muy Sra. Nuestra; Muy Sres. Nuestros). Conviene evitar las construcciones dobles para abarcar el masculino y el femenino (Estimado/a Sr./Sra.). A continuación proponemos una recopilación de los encabezamientos más comunes, que escogeremos según el contexto: Querido amigo / Querida amiga / Queridos amigos Estimado amigo / Estimada amiga / Estimados amigos Estimado colaborador / Estimada colaboradora / Estimados colaboradores Estimado señor / Estimada señora / Estimados señores Estimado Sr. González / Estimada Sra. González / Estimados Sres. González Estimado cliente / Estimada cliente / Estimados clientes Apreciado cliente / Apreciada clienta / Apreciados clientes El cuerpo de la carta El cuerpo de la carta está constituido por el mensaje en si. Es fundamental que esté redactado de forma clara y adecuada para que nuestro mensaje cumpla su función. En primer lugar, es importante cuidar el estilo de nuestra redacción. Para ello puede resultar útil seguir las siguientes indicaciones: Evitar las expresiones anticuadas y las fórmulas rígidas heredadas del lenguaje administrativo, como las siguientes: En relación con el asunto de referencia Adjunto remito Para su conocimiento En motivo de la presente Al recibo de la presente Evitar el empleo del gerundio al comienzo de la frase (Respondiendo a su carta del día ). Emplear construcciones sintácticas ordenadas ( sujeto, verbo y complementos): Nos ponemos en contacto con usted para informarle Tenemos el gusto de comunicarle Además, las siguientes frases pueden servirnos de ejemplo para iniciar el cuerpo del texto: Con un mensaje neutro: Mediante esta carta Con este escrito Nos dirigimos a usted con el fin de Nos dirigimos a vosotros con el fin de Nos complace comunicarles

4 Nos ponemos en contacto con usted a fin de Queremos darles a conocer Tal y como acordamos por teléfono De acuerdo con la conversación que mantuvimos con el Sr. Gómez, les enviamos Les comunicamos que Les anunciamos que A continuación, les detallamos Como ya sabrán Tal y como acordamos Debido a En lo referente a En lo concerniente a A propósito de Con motivo de A raíz de Con un mensaje positivo: Nos complace comunicarle que Es un placer para nosotros comunicarle Nos complace comunicarle que Es un placer anunciarle que Es una gran satisfacción para nosotros comunicarle Es un placer comunicarles que Para hacer referencia a un envío: Le enviamos su pedido Le enviamos Les tramitamos Nos complace enviarle Adjuntamos la documentación correspondiente a Junto a esta carta le enviamos Para expresar agradecimiento: Queremos darles las gracias por Queremos agradecerles sinceramente la atención Les damos las gracias por Quiero darles las gracias por Quiero agradecerle sinceramente el amable trato recibido durante Deseo agradecerles Reciba mi mas sincero agradecimiento por Gracias por tu amable gestión al frente de El resto del cuerpo de la carta dependerá del mensaje que queramos transmitir y ha de adecuarse a las necesidades y expectativas de nuestros lectores. El cierre de las cartas No existen unas normas rígidas para concluir una carta, aunque siempre debemos hacerlo de forma que guarde relación con el saludo o encabezamiento empleado. 1.- La despedida

5 Estas son algunas recomendaciones que tenemos que tener en cuenta: Evitar las expresiones anticuadas y las fórmulas rígidas heredadas del lenguaje administrativo, como las siguientes: Sin otro particular Aprovechamos la ocasión para saludarle atentamente. Quedo a su disposición A la espera de Atte. Las cuales pueden ser sustituidas por las mas usuales: Un saludo, Reciba un cordial saludo, Atentamente, Les saluda atentamente, Evitar el empleo del gerundio al comienzo de la frase (Esperamos que estas aclaraciones en lugar de Esperando que estas aclaraciones hayan sido de utilidad ). Concluir con un mensaje positivo y alentador, incluso en aquellas cartas cuyo contenido sea negativo (En la confianza de que lleguemos a un acuerdo lo antes posible, quedamos a la espera de sus noticias ;Estaremos encantados de resolver cualquier duda que pueda surgirles ). Cerrar la carta con un mensaje directo, conciso y sin circunloquios (Esperamos colaborar con ustedes en un futuro próximo. Hasta entonces en lugar de Esperando que en el futuro podamos de nuevo colaborar estrechamente y que exista la posibilidad de poder comenzar una relación comercial entre ambas compañías de forma satisfactoria, me despido ). Estas son algunas fórmulas que pueden resultar útiles para concluir una carta: Con un mensaje neutro: Cordialmente, Atentamente, Muy cordialmente, Un cordial saludo, Saludos cordiales, Reciba un cordial saludo, Reciba un atento saludo, Le saludamos cordialmente, Con afecto, Un abrazo, Muy atentamente, Le saludo atentamente, Para mostrar disponibilidad: Si necesitan cualquier aclaración, no duden en ponerse en contacto con nosotros Estamos a su disposición para todo aquello que necesiten No dude en llamarnos si necesita cualquier aclaración; estaremos encantados de atenderle Si precisan alguna aclaración, póngase en contacto con nosotros Si desean mas información, les atenderemos con mucho gusto Estamos a su disposición en el teléfono Para indicar que estamos esperando respuesta:

6 Confiamos en que Esperamos que Nos gustaría contar con Estamos seguros de que podrán darnos una respuesta en breve En espera de su respuesta, reciba un atento saludo A la espera de su respuesta, les saluda atentamente Esperamos recibir noticias suyas lo antes posible 2.- La firma En las cartas comerciales, la firma debe ir acompañada del nombre y los apellidos en letra impresa, así como el cargo del firmante. El orden debe ser el siguiente: 1. Firma 2. Nombre 3. Cargo 4. La posdata La posdata es un elemento opcional en las cartas. Se coloca después de la firma y separada de esta por un interlineado amplio. Se introduce con las iniciales P.D. o P.S. (post scriptum) y tiene por objeto introducir un mensaje o recordatorio. Utilizamos la posdata para hacer llamadas de atención sobre lo que hemos mencionado en el cuerpo del documento o para introducir algún dato nuevo que queramos destacar por algún motivo. Está demostrado que la posdata siempre se lee y por eso en muchas ocasiones se utiliza para destacar información importante. Debe ser breve; a ser posible que no ocupe mas de una línea. CARTA DE RENUNCIA. MODELOS DE CARTAS Cuando tenemos en mente redactar un modelo carta renuncia, nuestro propósito principal debe ser siempre dejar una puerta abierta porque nunca se sabe si en un futuro próximo quisiéramos optar de nuevo a un proceso de selección en la misma empresa en la que renunciamos ahora a trabajar. La redacción de un modelo de carta de renuncia debe de seguir ciertas pautas que a modo de ejemplo le vamos a exponer: 1. Ser sencillo y conciso, no escribir datos sin relevancia o de poca importancia. 2. Escribir en tan solo dos párrafos las razones por las que has decidido renunciar al empleo con sus motivos. 3. Es posible que al avisar con 15 días de antelación puedas ofrecerte para asesorar a la nueva persona que va a ocupar tu puesto. También conviene avisar que estas dispuesto a terminar con los objetivos que te habías marcado para esos 15 días que vienen. 4. Agradecer por último al jefe por haberte permitido trabajar en dicho empleo. Mantener una buena relación es siempre importante porque nunca se sabe si vas o volver o no. No cerremos las puertas.

7 A la hora de renunciar a un trabajo, se puede hacer de varias formas. La manera más habitual es la de renunciar de manera voluntaria. Menos habitual son las renuncias laborales presionadas o forzadas, en cuyos casos podríamos estar hablando de despidos ilegales en los que el empresario pretende ahorrarse los costos que suponen el hecho de despedir a alguien. Una renuncia voluntaria por tanto no tiene un costo para el empresario y siempre es la mejor opción económica. A continuación vamos con dos modelos de renuncia, uno de ellos de renuncia voluntaria y el otro de renuncia forzada por parte del empresario, adivinen cual es cual... EJEMPLO 1 Escribo esta notificación para dar constancia escrita de mi deseo de renunciar a mi puesto de trabajo en su empresa. Mi renuncia es por motivos personales y no tiene ninguna relación con su empresa. Durante todo el tiempo que trabajé aquí el trato fue muy adecuado, tanto con mis compañeros como con mi jefe. Les deseo que la persona que venga a ocupar mi puesto sea tan responsable como yo. Un saludo afectuoso Raúl Gómez (firma) EJEMPLO 2 A la atención del director gerente: El señor Don Alfonso Robles Estimado señor: Le envío mediante la presente carta mi decisión irrevocable de renunciar de manera voluntaria a mi puesto de trabajo en su empresa. Las condiciones laborales, así como la última legislación sobre los derechos de los trabajadores, hacen que me resulte imposible continuar trabajando con ustedes. Es por ello que renuncio de manera voluntaria y además, informo que no volveré por esta empresa a no ser que las condiciones mejoren. Mis mejores deseos para la persona que me sustituya. Un saludo Raúl Gómez (firma) 1. CARTA DE PRESENTACIÓN. Toda aquella persona que pretenda ocupar un cargo o desempeñar un trabajo que aún no tenga, debe redactar un modelo carta presentación.

8 Ya sea antes o después de ser elegido para el dicho cargo, es muy importante presentarse de forma correcta a las personas que le han dado el puesto, o aún más importante, a las personas que están pensando darle o no el puesto a usted. Resulta una buena estrategia que la persona interesada no se presente por sí misma, sino que utilice a una tercera persona, que puede ser su anterior jefe, o un compañero de trabajo que ya ocupe un lugar dentro de la nueva empresa y pueda presentar de buenas maneras al nuevo aspirante. 2. CARTA DE REFERENCIA. Dedicadas específicamente a los modelos de cartas de referencia pedidas por los bancos. No cabe duda indicar lo más detalladamente posible los datos. Cuanto más detalle mejor. También se puede aplicar en las referencias personales que se solicitan para diferentes trabajos. Se trata de una modalidad muy recurrente sobre todo en los países anglosajones e Iberoamérica. EJEMPLO: Mediante la presente carta hago constar que conozco de vista trato y comunicación, desde hace más de 15 años al ciudadano Ramón López, quien es de nacionalidad española, mayor de edad, soltero, titular del documento nacional de identidad Nº V, y con domicilio en la población de Alcorcón, Municipio Madrid. Por el conocimiento que tengo de dicho ciudadano, puedo certificar que se trata de una persona seria, responsable, de correctos procederes y que goza de solvencia moral en su comunidad. 3. CARTA DE SOLICITUD. Dependiendo de lo que se solicite, por lo general, deben escribirse con un lenguaje claro, sin excesos de formalidad, y exponiendo de forma clara y sencilla aquellos detalles que se desean solicitar. Nunca viene mal agradecer al finalizar la carta, dando por hecho que la solicitud va a tener respuesta. TIPOS DE MODELO DE CARTA DE SOLICITUD: 1 - Modelo carta solicitud de trabajo. 2 - Modelo carta solicitud de préstamo.

9 3 - Modelo carta solicitud de beca. 4 - Modelo carta solicitud de crédito. 5 - Modelo carta solicitud de licencia. MODELO CARTA SOLICITUD DE TRABAJO: Un modelo de carta de solicitud de trabajo debe tener como finalidad la de crear una muy buena imagen y una buena impresión de quien la escribe. Sobre todo la carta de solicitud debe ser limpia y clara, breve y concisa. Recuerda que la otra persona posiblemente tenga cientos de cartas de trabajo que revisar así que agradecerá una carta simple y breve. Pero a la vez de breve, debemos incluir toda la información necesaria para entender y dar a entender quiénes somos los que interactuamos. Antes de empezar a redactar su modelo de carta de solicitud de trabajo, conviene que reúna toda esa información para que la tenga a mano. Información que necesitará: - Su dirección física, dirección de correo, teléfonos, números de identidad, etc. - Lista de trabajos anteriores ordenados con orden inverso, dejando el más antiguo para el final. - Las escuelas o universidades. - Las referencias o recomendaciones por parte de otras personas o instituciones. Por último, antes de redactar su solicitud, también conviene seguir ciertos consejos: 1 - Use un procesador de textos (tipo Word) que le ayudará con los márgenes, con la ortografía y con la configuración de su carta. 2 - Utilice el nombre de la persona encargada de contratarle. Esto ayudará a un mejor acercamiento. 3 - Si no sabe como expresar una palabra, busque en el diccionario sinónimos así evitara repetir la misma palabra una y otra vez. 4 - Despídase con un simple "atentamente" sin entrar en excentricidades ni en frases ostentosas que llamen la atención.

10 5 - Por último, a pesar de haber escrito la carta con el ordenador, firme la misma con un bolígrafo de tinta. 4. CARTA DE RECOMENDACIÓN Un modelo carta recomendación es un formato eficaz utilizado principalmente en los procesos de selección de personal. Acostumbran a ir acompañadas con el Curriculum vitae y tienen como finalidad la de ofrecer información extra ajena al solicitante en la que se expone de manera siempre positiva la pasada vida laboral así como sus cualidades humanas, que comprensiblemente no pueden ir incluidas en el CV. Lo más importante no es el contenido de la carta, ya que supuestamente va a ser positiva. Lo más importante es Quién la firma; sin embargo, redactarla puede ser muy difícil o llevar mucho tiempo. Cuanto mayor sea el cargo de quien la escribe, por lo general, no dispondrá de mucho tiempo, o considerará secundario el esforzarse por escribirla, por lo que siempre deberemos ofrecerle un borrador que le facilite su labor. Una carta de recomendación correcta debe tener 4 partes bien localizadas: 1 Identificación: Dirigida a la persona encargada de la selección del personal. Siempre es importante conocer el nombre propio y su cargo de adopción. 2 Contexto: En las siguientes líneas debe aparecer el trabajo o actividades desempeñadas por la persona recomendada siempre desde el punto de vista del recomendador. 3 Recomendación: Se trata de una frase de apoyo a la captación de la persona en la nueva empresa. Destacando lo positivo que puede llegar a ser esta nueva inserción 4 Cierre: Por último una despedida cordial invitando a solicitar información complementaria o aclarar dudas que pudieran surgir. Asimismo deben aparecer los siguientes datos: El nombre de las personas implicadas, esto es, el nombre de la recomendada y la del que lo recomienda. Una descripción de la primera toma de contacto (referencia en tiempo y lugar). Características positivas de la persona a recomendar dentro de su entorno laboral. Características positivas de la persona a recomendar respecto a la persona que le recomienda. Información de contacto (Teléfono, ...) Quedando a disposición de la nueva empresa. 5. CARTA DE DESPIDO.

11 El modelo carta despido es un documento difícil de redactar, y no por su contenido en sí, sino por lo duro del hecho que supone hacerse. El hecho de despedir a un trabajador no es para nada un asunto fácil, no sólo por lo traumático de la situación, sino por el hecho de que pudieran ocasionarse posteriores acciones legales que en algunos casos, conllevan a una huelga o a la paralización de todo el personal de la empresa en honor y en amistad de la persona despedida. En el mejor de los casos, el despido ya ha sido advertido previamente con el empleado, ya se han tratado los temas importantes y ya lo ha aceptado. Entonces, por tanto la Carta de Despido no es más que puro formalismo. 6. CARTA DE INVITACIÓN. Invitar produce placer. Las personas que se consideran generosas y que poseen algún tipo de sensibilidad siempre se complacen de poder hacer una invitación. Todos estos actos de generosidad, crean un buen ambiente, estrechan las relaciones, y resultan siempre al final con balance positivo. Por todo esto, en una invitación que se haga mediante un modelo de carta se debe expresar siempre sin olvidarnos la gratitud dando por hecho que van a aceptar nuestra invitación. Los puntos importantes en una carta de invitación son: 1. Fecha y hora. 2. Lugar. 3. Cantidad de personas invitadas. 4. Detalles. 7. CARTA DE PEDIDO. Una carta de pedido es consecuencia de una carta de oferta anterior, pero en muchas ocasiones son los comerciantes o clientes los que se dirigen mediante un modelo de carta de pedido de forma espontánea y por iniciativa propia. Lo más importante en este tipo de cartas de pedido es planificar anteriormente lo que se va a pedir. Por norma general suelen ser grandes listados de artículos con sus precios y sus unidades, o

12 expresado en cantidades o cajas...etc. Por lo tanto no queremos equivocarnos y requiere que repasemos atentamente una y otra vez el modelo de carta de pedido antes de enviarse. Conviene también indicarle a la casa vendedora a la que enviamos el pedido que nos responda confirmándolo lo antes posible indicándonos también si existe algún problema de forma que tengamos un margen de maniobra para rectificar o hacer cambios. Los plazos de entrega y sistemas de envío también son importantes a la hora de hacer un pedido. No olvidarse del sistema de pago o cobro, si nos hacen descuentos por compras superiores a cierto número de productos o no. Formas de financiación, comisiones, etc. Todos estos aspectos son de máxima importancia en función de nuestras necesidades de venta o de adquisición de productos. Otro dato importante dentro de la carta de pedido es conocer claramente los gastos de envío. A modo legal, se suele informar sobre si la carta de pedido se debe reintegrar como un contrato o como simplemente un documento. 8. CARTA CIRCULAR. Suele ocurrir en ciertas ocasiones que el empresario o dueño de un negocio o comerciante tiene interés en enviar un comunicado o hacer llegar una noticia a un número grande de personas. Para realizar esto, el contenido de la carta que reciben las personas es el mismo. Este tipo de cartas recibe el nombre de circular o modelo carta circular. Un uso típico de un modelo carta circular es la apertura de un negocio, invitando a la inauguración, la fundación de una nueva sociedad o cualquier cambio de interés general para el resto de trabajadores. Al igual que el resto de cartas, no conviene exagerar la cortesía 9. CARTA DE ENVÍO.

13 Una carta de envío es aquel tipo de carta en el que el comerciante anuncia de manera escrita el contenido de un envío o un paquete, detallando de forma descriptiva los productos, así como las unidades y datos importantes por unidad. Un modelo de carta de envío debe contener también nuestros datos personales, o los datos de la empresa que realiza dicho envío. Es también de suma importante anotar la fecha exacta en la que se realiza la carta y el envío, ya que la mayoría de los problemas y discrepancias entre clientes y comerciales, siempre reside en los tiempos de envío. De esta manera, siempre podemos disponer de una prueba más de que nuestra mercancía fue enviada en las fechas sugeridas por los clientes. 10. CARTA DE LICENCIA. La carta de licencia es una carta de responsabilidad es aquella carta en la que la persona que la redacta asume un compromiso y declara ser responsable del asunto al que se refiera. Entonces se entiende que una carta licencia es aquella en la cual se concede permiso a una persona por parte de un superior, ya sea una licencia de trabajo, licencia de manejo de armas, licencia de manejo, licencia de inasistencias por salud, entre otras. 11. CARTA DE PÉSAME. A lo largo de la vida, nos encontramos con cartas desagradables, pero que no tenemos otro remedio que enviar. Nos referimos a las cartas de pésame. Ocurre cuando muere algún familiar de alguien que conocemos, que para transmitirle nuestro sentimiento y solidaridad, necesitamos un modelo de carta de pésame para expresar dichos sentimientos. Al mismo tiempo que se da el pésame a través de este tipo de cartas, también es posible introducir ciertas excusas de por qué no podemos acudir al funeral. 12. CARTA DE RECLAMO. El modelo de carta de reclamo se utiliza para realizar una queja o reclamación sobre un producto o un servicio que nos ha dejado insatisfechos o no se corresponde con el precio o lo acordado previamente. Una vez que nuestras expectativas no han sido cumplidas, no nos queda otra opción, si no queremos ir, que quejarnos por escrito mediante un modelo de carta reclamo, donde aparecerá de forma escrita nuestras reclamaciones y las quejas por las que consideramos que no nos ha satisfecho el producto o el servicio. Aunque son muy pocas las personas que se deciden a redactar una carta de reclamo, ya que muchas veces no sirven para nada, se les debe conceder un justo valor, sobre todo para el

14 empresario, ya que es una fuente primordial para conocer los fallos de nuestro servicio. De ahí que muchos centros muestren siempre el libro de reclamaciones. Les hacemos un favor al plasmar nuestras quejas, y a la vez podemos conseguir que la calidad mejore en un futuro.