Manual de ayuda Colegio Oficial de Físicos. Cómo configurar mi correo Página 1 de 48

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1 Manual de ayuda Colegio Oficial de Físicos Cómo configurar mi correo Página 1 de 48

2 Índice Pág. 1. Presentación Consideraciones previas Calendario Acciones a realizar si está accediendo a su correo cofis.es vía web Preparación y descarga de su correo a local... 8 a) Descarga de correos en Microsoft Outlook Instalación Configuración de su cuenta Descarga de datos b) Descarga de correos en Thunderbird Instalación Configuración de su cuenta Descarga de datos Actualización de su descarga de correo electrónico a local Comprobación accediendo al entorno Google y a su descarga local que todo se ha descargado correctamente Acceso vía web a su correo electrónico en el nuevo entorno Balancloud Acciones a realizar si está accediendo a su correo cofis.es con un programa de gestión (ej. Microsoft Outlook) Preparación y descarga de su correo a local: descargar todos los correos electrónicos en su ordenador Actualización de su descarga de correo electrónico a local Comprobación accediendo al entorno Google y a su descarga local que todo se ha descargado correctamente Cambio de la configuración de su cuenta al nuevo entorno Balancloud Acciones a realizar si está accediendo a su correo cofis.es a través de un teléfono móvil Cómo guardar los contactos creados en mi cuenta de cofis.es Exportar los contactos creados en su cuenta cofis.es de Google Importar los contactos en el nuevo entorno Qué hacer con el resto de las aplicaciones del entorno Google Apps: Google Calendar, Google Docs, Google Sites y Google Talk Soporte Anexo 1- Información referente al entorno Google Anexo 2-Información referente al entorno Balancloud Página 2 de 48

3 1. Presentación El Colegio Oficial de Físicos ofrece a todos los colegiados una cuenta de correo electrónico bajo el Desde el pasado año 2010 este servicio era suministrado por Google (Google Apps) junto con una serie de herramientas integradas, como son Google Calendar, Google Docs, Google Sites y Google Talk. Debido a la discontinuidad en el mantenimiento de este servicio por parte de Google, el Colegio ha procedido a la contratación de un nuevo proveedor para el correo electrónico, lo que obliga a todos los colegiados a realizar cambios importantes para poder seguir accediendo a sus cuentas de correo electrónico y consultar la información almacenada en ellas. Mediante este manual, le ayudaremos a acceder al nuevo entorno y a guardar los correos que tiene actualmente bajo la plataforma de Google. Primero le indicaremos cómo descargar todo lo que necesita en su equipo, y luego le guiaremos paso a paso para que pueda acceder a su en el nuevo entorno. Página 3 de 48

4 2. Consideraciones previas A continuación tiene una serie de instrucciones acerca de cómo acceder a su correo electrónico. Es importante que lo lea con atención y realice las acciones que se detallan a continuación con el fin de continuar con este servicio y no tener problemas de acceso. Como consideraciones previas de gran importancia cabe destacar: Actualmente el correo electrónico está alojado en el entorno de Google. Se va a realizar una migración desde los servidores de correo de Google a los servidores de correo del nuevo proveedor (Balancloud), por lo que su cuenta de correo electrónico dejará de tener todas las funcionalidades de Gmail y pasará a estar alojado en el entorno de Balancloud. El cambio al nuevo sistema (Balancloud) se realizará el por lo que a partir de esa fecha el modo de acceso a su correo electrónico es el que se detalla en este documento.(anexo 2) Su dirección de correo electrónico no cambiará en el nuevo entorno, pero la contraseña de acceso será la que inicialmente le asignamos cuando creamos su cuenta en el momento de colegiarse. La primera vez que acceda al sistema de Balancloud podrá modificarla y poner la que desee. Usted recibirá un correo electrónico con su usuario y contraseña como recordatorio. Si estaba utilizando alguna de las aplicaciones de Google Apps, como Google Calendar, Google Docs, Google Sites o Google Talk, le informamos que el nuevo entorno no es compatible con ellas, por lo que no podrá seguir utilizando estas aplicaciones con su cuenta de correo Con el fin de que no pierda esta información, le indicamos en este manual como puede proceder. Página 4 de 48

5 En caso de no realizar los cambios que se especifican en este documento, dejará de recibir/enviar correos a partir del con su dirección En caso de que toda la información de sus correos electrónicos la tenga exclusivamente almacenada en el servidor de Google, bien porque esté accediendo vía web o bien porque tenga la configuración IMAP (sin descarga a local) en su aplicación de correo electrónico, perderá toda la información a no ser que realice una copia de la misma y siga las instrucciones que se especifican en este documento. Estos cambios afectan al correo electrónico pero no al acceso a la Bolsa de Empleo ni a las páginas del sitio web del Colegio (cofis.es) protegidas por contraseña, a las cuales se seguirá accediendo con el usuario nombre_cofis y la contraseña que el Colegio le proporcionó en su momento. Para cualquier aclaración que precise con respecto a este manual puede dirigirse a Página 5 de 48

6 3. Calendario OPERATIVIDAD DE LOS ENTORNOS 29 nov. 5 dic. 6 dic. 14 dic. A partir del 14 dic. Entorno Google Operativo Operativo No operativo Entorno Balancloud No operativo Operativo Operativo ACCIONES A REALIZAR POR CADA COLEGIADO Si está accediendo al correo vía web 29 nov. 5 dic. Preparación y descarga de su correo a local 6 dic. A partir del 7 dic. 7 dic. 14 dic. A partir del 14 dic. Nota: Día 1) Actualización de su Nota: Nota: inhábil. Se descarga de correo Continuará con Discontinuación realizarán electrónico a local (sólo lo su acceso a la en el servicio de cambios podrá hacer hasta el 14 cuenta de Google. Sólo en los dic.) Google para estará operativo servidores 2) Comprobación comprobar o ver el entorno de correo accediendo al entorno información Balancloud Google y a su descarga pero la local que todo se ha recepción y descargado envío de correo correctamente (sólo lo será desde el podrá hacer hasta el 14 entorno de dic.) Balancloud 3) Acceso vía web a su correo electrónico en el nuevo entorno Balancloud Si está accediendo Preparación y descarga Nota: Día inhábil. Se 1) Actualización de su descarga de correo Nota: Continuará con al correo de su correo realizarán electrónico a local (sólo lo su acceso a la con un programa de gestión (ej. Outlook) a local cambios en los servidores de correo podrá hacer hasta el 14 dic.) 2) Comprobación accediendo al entorno Google vía web y a su descarga local que todo se ha descargado correctamente (sólo lo podrá hacer hasta el 14 dic.) 3) Cambio de la configuración de su cuenta al nuevo entorno cuenta de Google vía web para comprobar o ver información pero la recepción y envío de correo será desde su aplicación de gestión (ej. Outlook) con el entorno de Balancloud Balancloud A continuación detallamos las instrucciones para realizar cada una de estas acciones. Nota: Discontinuación en el servicio de Google. Sólo estará operativo el entorno Balancloud Página 6 de 48

7 4. Acciones a realizar si está accediendo a su correo cofis.es vía web Si usted hasta ahora está accediendo a su correo electrónico de cofis.es a través de la página web significa que toda la información referente a su está almacenada en los servidores de Google, por lo que debe de: ACCIONES A REALIZAR 29 nov. 5 dic. Si está accediendo al correo vía web Preparación y descarga de su correo a local 6 dic. A partir del 7 dic. 7 dic. 14 dic. A partir del 14 dic. Nota: Día 1) Actualización de su Nota: Nota: inhábil. Se descarga de correo Continuará con Discontinuación realizarán electrónico a local. (sólo su acceso a la en el servicio de cambios lo podrá hacer hasta el cuenta de Google. Sólo en los 14 dic.) Google para estará operativo servidores 2) Comprobación comprobar o ver el entorno de correo accediendo al entorno información Balancloud Google y a su descarga pero la local que todo se ha recepción y descargado envío de correo correctamente (sólo lo será desde el podrá hacer hasta el 14 entorno de dic.) Balancloud 3) Acceso vía web a su correo electrónico en el nuevo entorno Balancloud 1.- Preparación y descarga de su correo a local: descargar todos los correos electrónicos en su ordenador 2.- Actualización de su descarga de correo electrónico a local 3.- Comprobación accediendo al entorno Google y a su descarga local que todo se ha descargado correctamente 4.- Acceso vía web a su correo electrónico en el nuevo entorno Balancloud Página 7 de 48

8 4.1.- Preparación y descarga de su correo a local: descargar todos los correos electrónicos en su ordenador Para poder descargar los correos electrónicos en su ordenador es necesario instalar una aplicación de gestión de correo electrónico (ej. Microsoft Outlook). Si usted ya tiene instalada una aplicación de gestión, descargue en ella su correo electrónico, en caso de que no disponga de ninguna, a continuación le presentamos las aplicaciones de correo más comunes disponibles en cualquier ordenador o que pueden conseguirse de forma gratuita en Internet como por ej. Thunderbird. Cualquiera de ellas le permitirá descargar sus correos y puede elegir la que considere más adecuada. a) Descarga de correos en Microsoft Outlook Para descargar los correos electrónicos en Microsoft Outlook debe de seguir los siguientes pasos: 1.- Instalación del programa Microsoft Outlook 2.- Configuración de su cuenta de correo en Microsoft Outlook con protocolo IMAP Para ello: - Seleccione Herramientas / Configuración de la cuenta / Nuevo en donde debe de marcar la opción Microsoft Exchange, POP3, IMAP o HTP Página 8 de 48

9 Pulse en Siguiente y complete la pantalla con sus datos: Página 9 de 48

10 Marque Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales y pulse en Siguiente Seleccione la opción Correo electrónico de internet y pulse en Siguiente Página 10 de 48

11 En este momento de la configuración de su cuenta tiene dos opciones, o bien configurar su correo con el protocolo POP, o bien hacerlo como IMAP. La diferencia entre las dos opciones puede consultarla en el Anexo 1. En caso de que NO tenga creadas etiquetas o carpetas en su correo de Google, es recomendable que lo configure como POP, teniendo en cuenta que cuando descargue todos sus s, todos ellos se almacenarán juntos en su bandeja de entrada. Por el contrario si tiene creadas carpetas o etiquetas, le recomendamos que configure su cuenta como IMAP, ya que cuando descargue el correo se conservará la misma estructura de carpetas que usted tenga creada en Google, siguiendo las instrucciones que le mostramos a continuación. Si usted va a configurar su cuenta como POP Rellene los datos solicitados con la información del Anexo 1 apartado 1.1. (Datos necesarios para la configuración del correo con protocolo POP) de este manual. Página 11 de 48

12 Seleccione Más configuraciones y en la pestaña Servidor de Salida marque la opción Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación Página 12 de 48

13 En la pestaña Avanzadas complete los números del puerto de servidor de entrada y salida (Anexo 1, apartado 1.1), seleccione la conexión cifrada SSL y pulse Aceptar Página 13 de 48

14 Es importante que seleccione la opción Probar configuración de la cuenta para verificar que no hay errores y que funciona correctamente. En caso de que diera algún error, revise los pasos anteriores, verificando que todo es correcto. Una vez verificado, pulse en Aceptar y Finalizar y su cuenta estará creada. Página 14 de 48

15 Con su cuenta ya configurada pase al apartado 3. Descarga de sus correos electrónicos (pág. 19) de este manual. Si usted va a configurar su cuenta como IMAP Rellene los datos solicitados con la información del Anexo 1 apartado 1.2. (Datos necesarios para la configuración del correo con protocolo IMAP) de este manual. Página 15 de 48

16 Seleccione Más configuraciones y en la pestaña Servidor de Salida marque la opción Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación Página 16 de 48

17 En la pestaña Avanzadas complete los números del puerto de servidor de entrada y salida (Anexo 1, apartado 1.2), seleccione la conexión cifrada SSL y pulse Aceptar Página 17 de 48

18 Es importante que seleccione la opción Probar configuración de la cuenta para verificar que no hay errores y que funciona correctamente. En caso de que diera algún error, revise los pasos anteriores, verificando que todo es correcto. Una vez verificado, pulse en Aceptar y Finalizar y su cuenta estará creada. Página 18 de 48

19 3.- Descarga de sus correos electrónicos Si usted ha configurado su cuenta de correo electrónico como POP Para descargar sus correos electrónicos en su ordenador y tener una copia de seguridad de los mismos, debe simplemente de seleccionar en el menú Herramientas / Enviar y Recibir / Enviar y recibir todo Página 19 de 48

20 El ordenador comenzará a descargar todos sus correos electrónicos desde el servidor de Google. Puede ver el detalle de esta acción, seleccionando Detalles en la parte inferior derecha de la pantalla. Una vez haya terminado de descargar todos sus correos electrónicos (está acción puede tardar varias horas si el volumen de datos es grande) debe de realizar una copia de seguridad de la información. Para ello en la pantalla de inicio de Microsoft Outlook seleccione Herramientas / Configuración de la Cuenta / Archivos de datos : Página 20 de 48

21 Accederá a la pantalla mostrada anteriormente, en ella basta con que seleccione la opción Abrir carpeta y se abrirá el explorador de Windows mostrando el archivo.pst que contiene toda la información de su correo electrónico. Realice una copia de seguridad de este archivo. Basta con que lo copie en cualquier otra carpeta o dispositivo de forma que lo tenga por duplicado para una mayor seguridad. Con todas las acciones previas realizadas ya tiene todo su correo descargado de los servidores de Google y guardado en su ordenador y puede pasar a la siguiente acción (apartado Actualización de su descarga de correo electrónico a local, pág. 33 de este manual.) Si usted ha configurado su cuenta de correo electrónico como IMAP Para descargar sus correos electrónicos en su ordenador y tener una copia de seguridad de los mismos, debe de realizar las siguientes acciones desde Microsoft Outlook: - Seleccionar en el menú Herramientas / Enviar y Recibir / Configuración de envío o recepción / Definir grupos de envío o recepción Página 21 de 48

22 - Pulse en Editar Página 22 de 48

23 - Accederá a la siguiente pantalla en donde debe de seleccionar las siguientes opciones - Marcar la cuenta de los correos que quiere descargar - Seleccionar la opción Usar el comportamiento personalizado descrito a continuación Página 23 de 48

24 - Situando el cursor en la parte inferior de la pantalla donde verá su cuenta y las carpetas o etiquetas que tenga creadas, seleccionar con el botón derecho del ratón la opción Activar todas las subcarpetas Con esta acción todas las carpetas se marcarán automáticamente - Situando el cursor en una carpeta seleccione la opción Descargar elemento completo incluyendo datos adjuntos Página 24 de 48

25 Situando el cursor en la misma carpeta anterior seleccione con el botón derecho del ratón la opción Aplicar opciones a todas las carpetas activadas y pulse Aceptar Página 25 de 48

26 El ordenador comenzará a descargar todos sus correos electrónicos desde el servidor de Google. Puede ver el detalle de esta acción, seleccionando Detalles en la parte inferior derecha de la pantalla. - Una vez haya terminado de descargar todos sus correos electrónicos (está acción puede tardar varias horas si el volumen de datos es grande) debe de realizar una copia de seguridad de la información. Para ello en la pantalla de inicio de Microsoft Outlook seleccione Herramientas / Configuración de la Cuenta / Archivos de datos : Página 26 de 48

27 - Accederá a la pantalla mostrada anteriormente, en ella basta con que seleccione la opción Abrir carpeta y se abrirá el explorador de Windows mostrando el archivo.pst que contiene toda la información de su correo electrónico. - Realice una copia de seguridad de este archivo. Basta con que lo copie en cualquier otra carpeta o dispositivo de forma que lo tenga por duplicado para una mayor seguridad. Con todas las acciones previas realizadas ya tiene todo su correo descargado de los servidores de Google y guardado en su ordenador y puede pasar a la siguiente acción (apartado Actualización de su descarga de correo electrónico a local, pág. 33 de este manual.) b) Descarga de correos en Thunderbird Thunderbird es un software gratuito que necesita descarga e instalación. Se trata de un programa desarrollado por Mozilla. Para descargar los correos con esta aplicación debe de seguir los siguientes pasos: 1.- Descargar e instalar la última versión del programa Thunderbird Página 27 de 48

28 Para ello acceda al siguiente enlace: y seleccione el botón Descarga gratuita. Se ejecutará un programa y comenzará la instalación. Seleccione la instalación Estandar y marque la casilla Usar Thunderbird como mi aplicación de correo por defecto solamente en el caso que desee que así sea y no la marque en caso contrario. Pulse el botón Siguiente. Página 28 de 48

29 Pulse Instalar. El programa comenzará a instalarse. Página 29 de 48

30 Seleccione Ejecutar Mozilla Thinderbird ahora y pulse Finalizar El programa se abrirá. 2.- Configuración de su cuenta Una vez instalado, siga los siguientes pasos para configurar Thunderbird con su cuenta de correo de cofis.es. - La pantalla inicial le ofrece diversas opciones. Simplemente pulse el botón Saltarse esto y usar mi cuenta de correo existente para comenzar con el proceso. - En la pantalla Configuración de cuenta de correo introduzca su nombre, su dirección de correo de cofis.es y su contraseña. Luego pulse Continuar. Página 30 de 48

31 - Una vez Thunderbird haya encontrado la configuración en la base de datos de ISP Mozilla, deberá seleccionar la opción IMAP y el botón Config. Manual Página 31 de 48

32 Complete los datos referentes al servidor entrante y saliente con la información del Anexo 1, apartado 1.2 de este manual (pág. 46) y pulse el botón Hecho Página 32 de 48

33 - Saltará probablemente una pantalla de Advertencia. No se preocupe, es completamente normal: se debe al nivel de seguridad del correo de cofis.es. Marque la casilla Entiendo los riesgos y pulse el botón Hecho. La configuración de Thunderbird ya estará realizada. 3.- Descarga de datos Una vez que tiene instalado y configurado Thunderbird, debe de descargar sus correos electrónicos, para ello basta con que seleccione la opción Recibir todos los mensajes nuevos en el menú superior izquierdo. Asegurándose en la configuración de la cuenta que los mensajes los descarga en su ordenador y que se guardan localmente y haciendo una copia de seguridad de los mismos. Para cualquier ayuda acerca de este programa puede consultar el enlace: Actualización de su descarga de correo electrónico a local A partir del próximo su correo ya no entrará en los servidores de Google, sino en el nuevo sistema Balancloud, por este motivo, es necesario que justo antes de conectarse al nuevo entorno descargue sus correos de nuevo en local para no perder nada de información. Para ello basta con conectarse a la aplicación de gestión de correo que haya instalado y seleccionar la opción Enviar y Recibir, de este modo descargará los últimos correos recibidos en el entorno de Google a su propio ordenador. Es recomendable que también actualice la copia de seguridad que ha hecho con antelación, de modo que tenga por duplicado su correo. Página 33 de 48

34 4.3.- Comprobación accediendo al entorno Google y a su descarga local que todo se ha descargado correctamente Con el fin de verificar que toda su información se ha descargado correctamente, le recomendamos que se conecte a partir del vía web a su correo de cofis.es en Google (mail.cofis.es) y que verifique que la información que allí aparece es la misma que la que se ha descargado en su ordenador. En caso de que haya algún correo en Google que no esté en local vuelva a realizar la acción del apartado anterior Actualización de su descarga de correo electrónico a local Acceso vía web a su correo electrónico en el nuevo entorno Balancloud A partir del próximo para acceder a su correo en el nuevo entorno de Balancloud deberá: - Acceder a la página con el usuario y la contraseña que le remitiremos por correo electrónico. Le recordamos que su usuario o dirección de correo electrónico seguirá siendo la misma que tiene en estos momentos y que la contraseña será la que inicialmente le asignamos. (Le enviaremos un correo con esta información como recordatorio y en caso de cualquier duda, puede contactar con nosotros en Una vez se conecte al nuevo entorno, verá una pantalla similar a la que le mostramos a continuación: Página 34 de 48

35 Desde aquí podrá acceder a su correo electrónico, seleccionando cualquiera de las herramientas: Horde, Roundcube o SquirrelMail según su preferencia, modificar su contraseña y configurar las opciones de su propio correo Página 35 de 48

36 5. Acciones a realizar si está accediendo a su correo cofis.es con un programa de gestión (ej. Microsoft Outlook) Si usted hasta ahora está accediendo a su correo electrónico de cofis.es a través de un programa de gestión de correo tipo Microsoft Outlook, las acciones que debe de realizar son las siguientes: ACCIONES A REALIZAR 29 nov. 5 dic. Si está accediendo al correo con un programa de gestión (ej. Outlook) Preparación y descarga de su correo a local 6 dic. A partir del 7 dic. 7 dic. 14 dic. A partir del 14 dic. Nota: Día 1) Actualización de su Nota: Nota: inhábil. Se descarga de correo Continuará con Discontinuación realizarán electrónico a local (sólo su acceso a la en el servicio de cambios lo podrá hacer hasta el cuenta de Google. Sólo en los 14 dic.) Google vía web estará operativo servidores 2) Comprobación para comprobar el entorno de correo accediendo al entorno o ver Balancloud Google vía web y a su información descarga local que todo pero la se ha descargado recepción y correctamente (sólo lo envío de correo podrá hacer hasta el 14 será desde su dic.) aplicación de 3) Cambio de la gestión (ej. configuración de su Outlook) con el cuenta al nuevo entorno de entorno Balancloud Balancloud 1.- Preparación y descarga de su correo a local: descargar todos los correos electrónicos en su ordenador 2.- Actualización de su descarga de correo electrónico a local 3.- Comprobación accediendo al entorno Google y a su descarga local que todo se ha descargado correctamente 4.- Cambio de la configuración de su cuenta al nuevo entorno Balancloud Detallamos a continuación cada una de ellas: Preparación y descarga de su correo a local: descargar todos los correos electrónicos en su ordenador Página 36 de 48

37 La aplicación de gestión de correo que esté utilizando puede tenerla configurada bajo protocolo POP o bajo protocolo IMAP. Si por ej. está utilizando como aplicación de gestión de correo Microsoft Outlook, puede comprobar su configuración seleccionando Herramientas / Configuración de la cuenta y podrá ver si la cuenta está como IMAP o como POP en la columna Tipo. - Si la cuenta la tiene configurada como POP, lo único que debe de hacer para descargar su correo es seleccionar la opción Enviar y recibir como suele hacer normalmente y todo el correo del servidor Google se le descargará en local. - Si la cuenta la tiene configurada como IMAP, debe de seguir las instrucciones de este manual del capítulo 4. Acciones a realizar si está accediendo a su correo cofis.es vía web, apartado. Descarga de datos. para descargar todo su correo a su ordenador Actualización de su descarga de correo electrónico a local Página 37 de 48

38 A partir del próximo su correo ya no entrará en los servidores de Google, sino en el nuevo sistema Balancloud, por este motivo, es necesario que justo antes de conectarse al nuevo entorno descargue sus correos de nuevo en local para no perder nada de información. - Si la cuenta la tiene configurada como POP, lo único que debe de hacer para descargar su correo es seleccionar la opción Enviar y recibir como suele hacer normalmente y todo el correo del servidor Google se le descargará en local. - Si la cuenta la tiene configurada como IMAP, debe de seguir las instrucciones de este manual del capítulo 4. Acciones a realizar si está accediendo a su correo cofis.es vía web, apartado 2.- Actualización de su descarga de correo electrónico a local. (página 33) para actualizar la descarga de todo su correo a su ordenador. Una vez actualizada su descarga es conveniente que realice una copia de seguridad de sus datos. (Para realizar esta acción puede consultar la página 20 de este manual) Comprobación accediendo al entorno Google y a su descarga local que todo se ha descargado correctamente Siga las instrucciones de este manual del capítulo 4. Acciones a realizar si está accediendo a su correo cofis.es vía web, apartado 3.- Comprobación accediendo al entorno Google y a su descarga local que todo se ha descargado correctamente. (página 34) Cambio de la configuración de su cuenta al nuevo entorno Balancloud A partir del próximo para acceder a su correo en el nuevo entorno de Balancloud deberá configurar su cuenta en su aplicación de gestión con los datos que figuran en el Anexo 2 de este manual. En el caso de que esté utilizando Microsoft Outlook seleccione la opción Herramientas / Configuración de la cuenta. Página 38 de 48

39 Doble clic en su cuenta y accederá a la pantalla donde debe de incluir todos los datos que figuran en el Anexo 2 de este manual. Página 39 de 48

40 6. Acciones a realizar si está accediendo a su correo cofis.es a través de un teléfono móvil Si usted hasta ahora está accediendo a su correo electrónico de cofis.es a través de su teléfono móvil, debe de realizar las siguientes acciones: 1.- Descargar todo su correo electrónico en un ordenador, de modo que pueda guardar una copia de seguridad del mismo. Para ello debe de seguir las instrucciones que se detallan en el apartado 4.- Acciones a realizar si está accediendo a su correo cofis.es vía web : 1.- Preparación y descarga de su correo a local: descargar todos los correos electrónicos en su ordenador. 2.- Actualización de su descarga de correo electrónico a local 3.- Comprobación accediendo al entorno Google y a su descarga local que todo se ha descargado correctamente 2.- Configurar con los datos del Anexo 2 la cuenta de correo electrónico de los servidores de Balancloud en su teléfono móvil. Página 40 de 48

41 7. Cómo guardar los contactos creados en mi cuenta de cofis.es Si usted está trabajando con una aplicación de gestión de correo electrónico tipo Microsoft Outlook, no es necesario que realice ninguna acción, debido a que sus contactos en la libreta de direcciones estará almacenada en esa aplicación. En caso de que su acceso al correo electrónico lo esté haciendo a través de web (mail.cofis.es) o la página de Google, deberá de: 1.- Exportar los contactos creados en su cuenta cofis.es de Google 2.- Importarlos en el nuevo entorno Exportar los contactos creados en su cuenta cofis.es de Google Para extraer los contactos que tenga almacenados en su cuenta cofis.es alojada en los servidores de Google debe de seguir las siguientes indicaciones: 1.- Acceda a su página de contacto de cofis.es: identificándose con su usuario y contraseña. 2.- Seleccione la pestaña Más / Exportar Página 41 de 48

42 3.- En la siguiente pantalla tendrá que seleccionar el formato de exportación del fichero que contendrá sus contactos. Si sabe qué formato le conviene para importar sus contactos con posterioridad a su nuevo entorno, selecciónelo en el desplegable. Una vez que seleccione la opción que desee, pulse el botón Exportar y guarde el fichero que se genere en su ordenador Importar los contactos en el nuevo entorno Usted ya tiene guardada la información de sus contactos en su ordenador, por lo que para poder vincularla con el nuevo entorno de Balancloud es necesario que importe ese fichero en la nueva plataforma de correo. Página 42 de 48

43 8. Qué hacer con el resto de las aplicaciones del entorno Google Apps: Google Calendar, Google Docs, Google Sites y Google Talk Google Apps contiene un conjunto de aplicaciones de carácter específico que no pueden ser usadas ni transferidas a otro entorno. En caso de que tenga información almacenada en estas aplicaciones es completamente imposible importarlas en la nueva aplicación de Balancloud. En el siguiente enlace puede consultar la información de cómo migrar los datos fuera del entorno de Google Apps: En caso de que desee seguir accediendo del mismo modo a toda esta información, podrá crear una cuenta de correo Google de carácter particular (gmail.com), no asociada al dominio cofis.es y transferir a esa nueva cuenta la información de cada una de estas aplicaciones. 1.- Creación de una cuenta en el entorno Google (gmail.com) - Acceda a la página principal de Google - Seleccione la opción Gmail en la esquina superior derecha - Seleccione la opción Crear una cuenta Página 43 de 48

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