13. Project Integration Management

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1 13. Project Integration Management 13.1 Un pieza importante para el exito de un proyecto: " Excelente Project Integration Management" Project managers deben coordinar todas las áreas de conocimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto Muchos project managers nuevos, tienen problemas con ver el panorama global y se quieren centrar en muchos detalles particulares Project integration management no es lo mismo que software integration Framework for Project Integration Management 13.2 Procesos de la Project Integration Management 1. Develop the project charter: Trabajar con los stakeholders para crear un documento que

2 formalmente autoriza un proyecto -el charter. Develop the preliminary project scope statement: Trabajar con stakeholders, especialmente con los usuarios de los productos, servicios o resultados del proyecto, para desarrollar los requerimientos y crear un alcance preliminar. Develop the project management plan: Coordinar todos los esfuerzos de planeación para crear un documento consistente y coherente el project management plan. Direct and manage project execution: Llevar a cabo el plan de administración del proyecto, realizando las actividades mencionadas en el mismo. Monitor and control the project work: Supervisar el trabajo del proyecto para alcanzar los objetivos. Perform integrated change control: Coordinar cambios que afecten todos los entregables y factores del proceso organizacional. Close the project: Finalizar todas las actividades del proyecto para formalmente cerrar el proyecto.

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4 Project Integration Management Overview 13.3 Project Charters Después de decidir en qué proyecto participar, es importante que el resto de la organización lo conozca. Un project charter es un documento que formalmente reconoce la existencia de un proyecto y provee dirección de la administración y objetivos. Stakeholders claves deben firmar el project charter para reconocer el acuerdo y compromiso con la intención el proyecto, es un entregable muy importante de la project integration management Preliminary Scope Statements Definición Un scope statement es un documento utilizado para desarrollar y confirmar un entendimiento común del alcance del proyecto. Es una herramienta importante para prevenir el scope creep: La tendendia de un proyecto a crecer y crecer y... Una buena práctica es crear un alcance preliminar o inicial durante el proceso de iniciación del proyecto, e irlo detallando conforme el proyecto vaya progresando Contenido de un Preliminary Scope Statement Project objectives Product or service requirements and characteristics Project boundaries Deliverables Product acceptance criteria Project assumptions and constraints Organizational structure for the project Initial list of defined risks Summary of schedule milestones Rough order of magnitude cost estimate Configuration management requirements Description of approval requirements 13.5 Project Management Plan Definición

5 Un project plan es un documento empleado para coordinar todos los documentos de la planeación del proyecto Su propósito principal es se "guía de la ejecución del proyecto" Los Project plans asisten al project manager en la conducción el equipo y en la evaluación del estado del proyecto El desempeño del proyecto debe ser medido en base al plan Atributos de Planes de Proyecto Así como los proyectos son únicos, también los son los planes Deben ser dinámicos Deben flexibles Deben ser actualizados respecto a los cambios que ocurran Deben primero y ante todo, guiar la ejecución del proyecto Elementos comunes de un plan de proyecto Introducción o visión general del proyecto Descripción de como está organizado el proyecto Administración y procesos técnicos empleados en el proyecto Trabajo a realizar, calendario e información del presupuesto Sample Outline for a Software Project Management Plan (SPMP)

6 Un consejo para ganadores "The winners clearly spell out what needs to be done in a project, by whom, when, and how. For this they use an integrated toolbox, including PM tools, methods, and techniques If a scheduling template is developed and used over and over, it becomes a repeatable action that leads to higher productivity and lower uncertainty. Sure, using scheduling templates is neither a breakthrough nor a feat. But laggards exhibited almost no use of the templates. Rather, in constructing schedules their project managers started with a clean sheet, a clear waste of time." Stakeholder Analysis Un análisis de stakeholder documenta información importante (a menudo sensible) acerca de los stakeholders como: nombres y organizaciones de los stakeholders roles en el proyecto datos únicos de los stakeholders nivel de influencia e interés en el proyecto sugerencias para manejar las relaciones

7 Sample Stakeholder Analysis 13.6 Project Execution Definición Project execution involucra la administración y realización del trabajo descrito en el project management plan.

8 La mayor parte del tiempo y dinero es empleado en la ejecución. El área de aplicación directamente afecta la ejecución del proyecto porque es donde los productos del proyecto son producidos Coordinando planeación y ejecución Son actividades entrelazadas e inseparables. Aquellos que hacen el trabajo, deben ayudar a planearlo. Project managers deben solicitar información de su equipo para desarrollar planes realistas Liderazgo y cultura de apoyo Project managers deben conducir con el ejemplo para demostrar la importancia de crear y seguir los planes de proyecto. Cultura organizacional ayudan en la ejecución con: guidelines y templates. seguimiento del desempeño basado en los planes. Project managers quizás tengan que romper las reglas para alcanzar las metas y los senior managers deben apoyar dichas acciones Herramientas y técnicas en la ejecución de proyectos Project management methodology: seguir una metodología, no solo de qué hacer, sino como hacerlo. Project management information systems: Cientos de productos de software existen en el mercado para apoyar estas actividades, incluso algunas accesibles por la Web Monitoring and Controlling Project Work

9 Cambios son inevitables en la mayoría de los proyectos, por eso es importante desarrollar y seguir un proceso para monitorear y controlar cambios. Monitorear el proyecto incluye recolectar, medir y diseminar información del desempeño. Dos resultados importantes del monitoreo y control son las recomendaciones para acciones correctivas y preventivas Integrated Change Control Tres objetivos principales Influenciar los factores que provocan cambios para asegurar que los cambios sean benéficos. Determinar que un cambio ha ocurrido. Manejar los cambios tan pronto como ocurran Change Control en Proyectos de Tecnología de la Información Former view: El equipo del proyecto debe luchar para que el proyecto salga exactamente en el tiempo

10 y presupuesto planeados. Problem: Stakeholders suelen tener diferencias respecto al alcance, lo cual hace que las estimaciones de tiempo y costo sean inapropiadas. Modern view: Administración de proyectos es un proceso de comunicación y negociación constante. Solution: Cambios son a menudo benéficos, y el equipo debe planear para ellos Change Control System Es un proceso formal y documentado que describe cuando y como los documentos del proyecto y el mismo trabajo pueden ser cambiados. Describe quien esta autorizado para hacer cambios y cómo debe hacerlos Change Control Boards (CCBs) Es un grupo de personas responsables de aprobar o rechazar cambios al proyecto. CCBs proveen guías para solicitar cambios, evaluar cambios y manejar la implementación de cambios aprobados. CCBs incluyen stakeholders de toda la organización. Algunos CCBs sólo se reúnen ocasionalmente, es por ello que los cambios pueden tomar mucho tiempo en ocurrir. Algunas organizaciones tienen políticas para cambios perceptibles en el tiempo. Es recomendable emplear una política de 48-horas para tomar decisiones. Recordar siempre informar los cambios Configuration Management Asegura que las descripciones de los productos del proyecto sean correctas y completas. Identifica y controla las características físicas y funcionales del diseño de productos, así como su respectiva documentación. Especialistas en administración de la configuración identifican y documentan requerimientos de configuración, control de cambios, registrar y reportar cambios y auditar los productos.

11 View project management as a process of constant communication and negotiation. Plan for change. Establish a formal change control system, including a change control board (CCB). Use good configuration management. Define procedures for making timely decisions on smaller changes. Use written and oral performance reports to help identify and manage change. Use project management and other software to help manage and communicate changes. Suggestions for Managing Integrated Change Control 13.9 Closing Projects Definición Para cerrar un proyecto, se deben finalizar todas las actividades y transferir el trabajo terminado o cancelado a la gente apropiada. Los principales resultados son: Procedimientos de cierre administrativo. Procedimientos de cierre de contrato. Productos finales, servicios, etc. Actualizaciones del proceso organizacional.

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