PRINCE2 - Closing Project

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1 PRINCE2 - Closing Project Nombre proyecto: CARBALL Fecha: 16/06/2009 Estado: Final Autor: HG Empresa: TekTeam S.L. Cliente: Fundació UPC Nombre documento: E_CP_01_ _ClosingProject Revisión Nombre Fecha revisión Fecha revisión previa Modificaciones MF 20/06/09 Estructura, contenido y gramática Aprobación Nombre Fecha aprobación Comentarios DF 23/06/09 Apto para entrega E_CP_01_ _ClosingProject.docx página 1 de 6

2 ÍNDICE 1 Descripción Decommissioning Identify follow-on Actions Project Evaluation Review...6 E_CP_01_ _ClosingProject.docx página 2 de 6

3 1 Descripción Closing a Project esencialmente se refiere cuando un proyecto llega a su fin natural o prematuro. Para confirmación de este proceso se requiere de la junta del proyecto (DP5 Confirmar Cierre del proyecto). Se debe tener en cuenta el PID y todos los planes de excepción generados durante el desarrollo del proyecto. En el informe final de proyecto se debe incluir: 1. Entrega de los productos 2. Acuse de recibo de la aceptación 3. Seguimiento de Recomendaciones para la Acción (incluyendo las cuestiones del proyecto que aún no se han de abordar) El director del proyecto también debe presentar un informe de lecciones aprendidas para futuros proyectos, y un posterior Plan de Evaluación de Proyectos a para evaluar los beneficios del proyecto. Finalmente, después de finalizar el proyecto, la aprobación de la Junta del Proyecto de gestión de todos los documentos. La responsabilidad general recae en el director del proyecto. En este proceso, además se realizan las siguientes acciones: 1. Se liberan los recursos utilizados durante el proyecto. 2. Se archivan en el gestor documental todos los documentos referentes al proyecto. 3. En el caso de cierre prematuro del proyecto, archivar la documentación para conocer los problemas. Además, existen tres documentos a ser realizados, que se detallan a continuación. E_CP_01_ _ClosingProject.docx página 3 de 6

4 2 Decommissioning El Decommissioning se dispara en la fase de Control de la Etapa cuando el proyecto esta llegando a su final. No hay una secuencia preestablecida a partir de este punto. El Project Manager debe preparar el Project Closure Recommendation para el Project Board. Este sub-proceso incluye: 1. Confirmación de los resultados esperados (como se había detallado en el PID) con los que se han obtenido. 2. Producir la cuenta de resultados del producto. 3. Un informe sobre las responsabilidades de aquellas personas que operarán con el producto o le darán soporte. 4. Confirmar que el Customer s Acceptance Criteria se ha cumplido. 5. Cualquier incidencia de proyecto está cerrada o se transfiere al Follow-on Action Recommendations. 6. Notificar a todos los stakeholders que el proyecto ha finalizado. Al finalizar todas las tareas, el proyecto se da por finalizado, teniendo toda la documentación almacenada para posibles proyectos posteriores, y con el cliente y los involucrados en el proyecto informados de los resultados. E_CP_01_ _ClosingProject.docx página 4 de 6

5 3 Identify follow-on Actions A la vez que se realiza el Cierre del Proyecto, se identifican las acciones que no se han realizado y que han de traspasarse a las personas que deben llevarlas a cabo, como por ejemplo el Issue Log. Además, se establecen las acciones requeridas para el Seguimiento del Proyecto, estas recomendaciones se redactan en el informe Follow-On Actions Recommendations y se establecen unas fechas y una planificación para cualquier revisión posterior que se crea oportuna en el Post-Project Review Plan. En el caso del proyecto CarBall, se debe transferir toda la documentación del proyecto al departamento de producción. Además, el Team Manager de diseño va a realizar una reunión semanal los dos primeros meses de fabricación para asegurar que la producción llega en los plazos, costes i calidad establecidos. E_CP_01_ _ClosingProject.docx página 5 de 6

6 4 Project Evaluation Review El objetivo del Project Evaluation Review es el de evaluar el éxito del proyecto, no el del producto del proyecto. El documento Lessons Learned Log se usa para crear el Lessons Learned Report, y el Project Plan se usa para la creación del End Project Report. El Lessons Learned Report contesta a la pregunta: Qué es lo que se debe hacer distinto en el próximo proyecto? Como parte de esto se debe realizar el Configuration Audit, y su resultado debe ser almacenado en el Lessons Learned Report. El Project board debe recibir una copia de dicho documento. El documento End Project Report permite al Project Manager revisar la efectividad de los procesos de gestión del proyecto y cómo se han ajustado al Project Initiation Document (incluidas las tolerancias). Estas características solamente pueden ser medidas una vez el proyecto se ha cerrado, de tal manera que se deben incluir en el Identifying Follow-on Actions. El documento End Project Report también debe incluir como se han conseguido los objetivos: 1. Si ha intervenido algún especialista para llegar a las fechas, costes o calidad. 2. Medidas de calidad. 3. Control de cambios. E_CP_01_ _ClosingProject.docx página 6 de 6