Introducción a la Gestión de Proyectos

Transcripción

1 Introducción a la Gestión de Proyectos 1-1 ESI International PMC:CPM:ESP:000 ver. 2.0

2 Objetivos Al final de esta unidad, usted podrá Identificar los conceptos fundamentales de la gestión de proyectos Describir los procesos de gestión que conforman todo proyecto Identificar las funciones, responsabilidades y habilidades del gestor o director del proyecto 1-2

3 Qué es un Proyecto? Proyecto Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único. 1 - Son temporales - Son únicos - Evolucionan Gestión de Proyectos La gestión de proyectos es la aplicación de conocimiento, capacidades, herramientas y técnicas para cumplir los requisitos del proyecto. 2 Utilizando los recursos disponibles para realizar el trabajo de forma satisfactoria. Una buena gestión de proyectos ayuda a asegurar el éxito en los proyectos. 1 Ward, J. LeRoy. Dictionary of Project Management Terms. 3rd ed. Arlington, Va.: ESI International, 2008, p Ward, J. LeRoy. Dictionary of Project Management Terms. 3rd ed. Arlington, Va.: ESI International, 2008, p

4 Cómo encaja un Proyecto en el Panorama general de Actividades de la Organización? PORTAFOLIO 1 PROGRAMA X Proyecto A Proyecto B Proyecto C SISTEMA / OPERACIONES EN MARCHA Proyecto D Subproyecto Proyecto E cancelado PROGRAMA Y 1-4

5 Tema de Discusión Por qué fracasan o tienen éxito los proyectos? 1-5

6 Las siete restricciones del proyecto (Project Constrains) RECURSOS Triple Restricción ALCANCE 1-6

7 Gestionar Proyectos usando las Restricciones del Proyecto Equilibrar las restricciones para completar el proyecto Combinar ciencia y arte Esfuerzo continuo para definir y refinar el proyecto Las Restricciones del Proyecto implican un equilibrio que cambia constantemente. 1-7

8 Mejores Prácticas en Gestión de Proyectos La gestión de proyectos cuenta con numerosas áreas de conocimiento en las que hay que centrarse y a las que hay prestar atención: Para más información, ver PMBOK Guide. Integración Alcance Tiempo Coste Calidad Recursos humanos Comunicación Expectativas de los Interesados Riesgos Aprovisionamiento / Contratación 1-8

9 Ciclo de vida del Proyecto (Project Life Cycle) Por lo general los proyectos se dividen en fases para proporcionar: Más control para gestionar la realización de entregables Una comprensión común o un marco de referencia cuando debatimos el estado del proyecto Una guía rápida para el trabajo que hay que hacer en el proyecto; inicio, fase media y final. Estas fases, en conjunto, constituyen el ciclo de vida del proyecto Inicio Planificación Implementación Cierre Los ciclos de vida dependen de la organización y del producto o servicio que se genere. Apéndice A: Ciclos de Vida de Proyecto 1-9

10 Grupos de Procesos Iterativos en la Gestión de Proyectos Los cinco grupos de procesos de la Guía PMBOK son Iniciación (Initiating) Actividades de para comenzar un proyecto o fase Planificación (Planning) - Actividades de para organizar y preparar un proyecto o fase Ejecución (Executing) - Actividades para coordinar y realizar el trabajo de un proyecto o fase Seguimiento y Control (Monitoring & Controlling) Actividades para gestionar y dirigir la implementación de un proyecto o fase Cierre (Closing) - Actividades para la desactivación y cierre de un proyecto o fase 1-10

11 Documentación clave del ciclo de vida de proyecto Inicio Planificación Implementación Cierre Registro de interesados Requerimientos preliminares Análisis técnico y económico Acta de constitución de proyecto Requerimientos definitivos Cronograma del proyecto Plan de Recursos Plan de Costes Registro de riesgos Plan de Gestión del Proyecto Ejecución del trabajo Documentos de estado de proyecto Peticiones de cambio Actualizaciones de: Cronograma Plan de gestión del proyecto Otros documentos del proyecto Plan de gestión del proyecto final Cierre de contratos Lecciones aprendidas Documentos finales de proyecto Apéndice B: Documentación de proyecto 1-11

12 Funciones y Responsabilidades del Gestor del Proyecto El gestor de proyecto es la persona que realiza y se responsabiliza de la buena coordinación y ejecución del proyecto para satisfacer las necesidades y requisitos de los interesados del proyectos, dentro del tiempo y presupuesto. Funciones y Responsabilidades Definir el alcance del proyecto y aclarar los requisitos. Seleccionar, formar y liderar el equipo de proyecto. Identificar y analizar interesados (stakeholders). Elaborar el plan de gestión del proyecto, incluyendo el presupuesto y el cronograma. Gestionar y controlar los riesgos del proyecto. Gestionar todos los cambios del proyecto. Gestionar las restricciones del proyecto. Gestionar las necesidades y expectativas de los interesados. Hacer seguimiento e informar del progreso y estado del proyecto. Hacer seguimiento de las métricas de calidad Vigilar y tomar la iniciativa en función de la tendencia del proyecto 1-12

13 Debate Qué hace bueno a un buen gestor de proyectos? 1-13

14 Habilidades necesarias para los Gestores de Proyecto Habilidades Hard y Soft Hard Skills Soft Skills Gestionar cuestiones técnicas Planificar Contratar Presupuestar Medir el rendimiento Supervisar la calidad Analizar riesgos Comunicar Negociar Liderar Solucionar problemas Resolver conflictos Gestión de Equipo Conciencia política y cultural 1-14

15 Mensajes Clave Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único. 1 La gestión de proyectos es la aplicación de conocimiento, capacidades, herramientas y técnicas para cumplir los requisitos del proyecto. 2 Los gestores de proyectos deben equilibrar las restricciones del proyecto coste, alcance, tiempo, riesgo, calidad y recursos a lo largo de la vida del proyecto. Las fases de un proyecto (que muchas veces varían según el tipo de proyecto) componen su ciclo de vida. Un ejemplo de ciclo de vida de proyecto es: inicio, planificación, implementación y cierre. 1 Ward, J. LeRoy. Dictionary of Project Management Terms. 3rd ed. Arlington, Va.: ESI International, 2008, p Ward, J. LeRoy. Dictionary of Project Management Terms. 3rd ed. Arlington, Va.: ESI International, 2008, p

16 Mensajes Clave (continuación) Un proyecto está compuesto por cinco procesos interactivos: inició, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre. Las actividades y procesos dentro de los cinco grupos de procesos están clasificados acorde con las nueve áreas de conocimiento. Para ser eficaces, los gestores de proyectos deben tener habilidades hard, como planificar y presupuestar, y habilidades soft relacionadas con las personas, como la comunicación o la resolución de conflictos. El papel principal del director de proyecto es gestionar el proyecto pero también son importantes las funciones relacionadas con planificación, liderazgo, comunicación, negociación y resolución de problemas. 1-16

17 Próximos Pasos: Plan de Acción Cómo puede aplicar lo que ha aprendido en esta unidad a su entorno de trabajo? Diríjase al apartado Plan de Acción y busque la hoja de esta unidad. Usando las preguntas de la diapositiva siguiente, desarrolle una lista de acciones a emprender cuando regrese al trabajo. Para cada acción (qué), hay que identificar: Quién tiene que estar involucrado Cuándo cree que la acción se va a completar 1-17

18 Próximos Pasos: Plan de Acción (continuación) Tómese algunos minutos para pensar sobre lo que ha aprendido durante las clases y revise las preguntas siguientes. Cómo se llaman las fases del ciclo de vida de un proyecto en su organización?. Si no utiliza esta estructura, Cómo haría para introducirla? Recuerde un proyecto reciente en el que una de las restricciones cambió. Qué sucedió con el resto? Dada la misma situación y lo que acaba de aprender, cómo gestionaría el cambio? Cómo encaja su proyecto en el entorno de su organización? Porqué las habilidades personales son tan importantes para un director de proyecto? 1-18