Cómo Puede Ser Usada la Dirección de Proyectos en TU Sin fines de lucro

Transcripción

1 Cómo Puede Ser Usada la Dirección de Proyectos en TU Sin fines de lucro Ing. Mónica González, MBA, PMP Liaison PMIEF 1

2 Cómo Puede Ser Usada la Dirección de Proyectos en TU Sin fines de lucro Este programa es un esfuerzo conjunto entre la Fundación Educacional (PMIEF) del Project Management Institute (PMI) y la Nonprofit Resource Network (NRN) de la Universidad de Millersville 2

3 Este manual tiene que ser usado en el seminario 1 llamado : Cómo Puede Ser Usada la Dirección de Proyectos en TU Sin fines de lucro. Este es un esfuerzo conjunto entre la Nonprofit Resource Network (NRN) de Millersville y la Fundación Educacional del Project Management Institute. En especial, aprenderás: Conceptos Básicos de la Dirección de Proyectos El Proceso (Los Cinco Grupos de Procesos) El Rol del Director de Proyecto Lecciones Claves Aprendidas 1 Este seminario fue diseñado en base a la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) Cuarta Edición, del Project Management Institute Página 2 3

4 TABLA DE CONTENIDO ANTECEDENTES... 4 CONCEPTOS BÁSICOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS... 6 LOS CINCO GRUPOS DE PROCESOS EL ROL DEL DIRECTOR DE PROYECTO LECCIONES CLAVES APRENDIDAS PLANTILLAS Página 3 4

5 ANTECEDENTES La era moderna de la Dirección de Proyectos comenzó en los años 1950s pero las técnicas de la Dirección de Proyectos se pueden encontrar tan atrás como los días de las pirámides. En los años 1950s, negocios tales como GE y DuPont se dieron cuenta que lograban beneficios organizando el trabajo por proyectos y fue necesaria la comunicación a través de varios departamentos o unidades funcionales. Había un número de técnicas y herramientas informales en uso, pero los proyectos se servían de herramientas ad-hoc. Herramientas tales como los diagramas de Gantt (Henry Gantt ( ) estuvieron en uso pero los diagramas de Gantt no fueron suficientes para asegurar un adecuado control y asegurar que los proyectos se completaran en el plazo requerido y según el presupuesto. Durante este período de tiempo, se desarrollaron dos modelos matemáticos de programación de proyectos: "Método del Camino Crítico o CPM "Técnica de Evaluación y Revisión de Programas o PERT Estas herramientas y técnicas así como un número de otras se difundieron rápidamente a medida que los negocios buscaban nuevas formas de dirigir grandes y complejas actividades involucradas en la dirección de proyectos, así como las que conocemos hoy. Página 4 5

6 En 1969, cinco voluntarios fundaron el Project Management Institute (PMI). Su meta era: Establecer estándares para la dirección de proyectos, Conducir la investigación sobre dirección de proyectos, y Proveer a los directores de proyectos una vía educacional. En 1987, PMI comenzó publicando Una Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), que describe las prácticas de dirección de proyectos que son comunes a la mayoría de los proyectos, la mayoría del tiempo. La cuarta edición fue publicada en el Hay un número de metodologías formales y diferentes pero todas ellas siguen los mismos principios básicos. Esta sesión seguirá el enfoque delineado en la Guía del PMBOK, 4ª Ed. Página 3 6

7 CONCEPTOS BASICOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS Qué Es un Proyecto? La naturaleza fundamental de un proyecto es : un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio, o resultado único. (Del PMBOK 4 Ed.) Criterios que los proyectos tienen en común: Duración predeterminada Inicio y fin claros Presupuesto fijo Entregable específico (Producto, servicio, o resultado) Tareas Interrelacionadas Gente Involucrada Página 3 7

8 EJERCICIO 1 Cuáles son algunas de las iniciativas sin fines de lucro que podrían seguir una Metodología de Dirección de Proyectos? Página 5 8

9 Qué es la Dirección de Proyectos? La Dirección de Proyectos es el proceso de la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo (Del PMBOK 4ª Ed.) La Dirección de Proyectos es un grupo interrelacionado de procesos que si son seguidos permite al equipo de proyecto lograr un proyecto exitoso. Una definición más simple : «Un método establecido para gestionar y controlar un proyecto.» Proyecto versus Trabajo Operacional El propósito de las tareas operacionales es llevar a cabo las actividades del día-a-día y sostener el negocio mientras que el propósito de un proyecto es lograr objetivos específicos. Página 7 9

10 Qué es un Programa? Un Programa es un grupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual. (Del PMBOK 4ª Ed.) Qué es un Proyecto Exitoso? El Triángulo del Proyecto Si alguno de los tres factores (tiempo, recursos, alcance) cambia, es probable que al menos uno de los otros factores cambie. La Calidad es un Resultado. Página 8 10

11 Ciclo de Vida de un Proyecto El ciclo de vida de un proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización. Marco de Referencia Básico Para Dirigir el Proyecto. (Del PMBOK 4ª Ed.) (Del PMBOK 4ª Ed.) Página 9 11

12 LOS CINCO GRUPOS DE PROCESOS Proyecto de Una Sola Fase Campaña de Recaudación de Fondos Proyecto con Fases secuenciales Pre-Campaña Siembra Solicitud Campaña de Recaudación de Fondos Proyecto con Fases superpuestas Recaudación Página 10 12

13 Grupos de Procesos Hay 5 grupos de procesos de la dirección de proyectos. Iniciación, define y autoriza el proyecto. Planificación, define y refina los objetivos y planifica el curso de acción. Ejecución, integra personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de proyecto. Seguimiento y control, mide y observa de manera regular el progreso para identificar variaciones respecto del plan del proyecto de modo que puedan aplicarse acciones correctivas según sea necesario. Cierre, formaliza la aceptación del producto, servicio, o resultado y lleva al proyecto a un fin en forma ordenada. Página 11 13

14 . Grupo de Procesos: Iniciación La iniciación define y autoriza el proyecto. Conceptos Claves Crear el Acta de Constitución del Proyecto Identificar a los interesados Página 12 14

15 EJERCICIO 2 Healthy Care Plus, una institución sin fines de lucro local, está comenzando un nuevo programa para ser lanzado en el 3 er trimestre del año. Este programa está dirigido a jóvenes con sobrepeso en áreas de bajos recursos. Matt, el Director Ejecutivo, ha solicitado a Mary, que es responsable de Marketing, sea la Directora del Proyecto para una actualización de su sitio web actual de 3 páginas. El objetivo del nuevo programa es educar a los jóvenes en hábitos de comida saludable. Serán provistos: clases de entrenamiento in-situ, sesiones de asesoramiento individual así como materiales didácticos. Los materiales didácticos incluirán planes de comida y hace falta que estén disponibles para ser bajados del sitio web. Los jóvenes necesitan poder registrarse para las clases en forma on-line. Algunas clases serán gratuitas; otras requerirán una contribución muy baja. El financiamiento para las clases será provisto por donaciones y subvenciones. Uno de los miembros del directorio va a donar los fondos para el desarrollador del sitio web, pero a condición Healthy Care Plus debe encontrar financiamiento para el diseñador gráfico y el redactor. Matt ha solicitado a Mary hacerse cargo del nuevo logo para Healthy Care Plus. Mary se da cuenta que debe asegurarse que entiende el proyecto. Su primer paso es crear un Acta de Constitución del Proyecto. Tu Tarea - Crear el Acta de Constitución del Proyecto Ver Plantilla de Acta de Constitución del Proyecto en la Página 24. Página 13 15

16 Grupo de Procesos: Planificación La Planificación define y refina objetivos y planifica el curso de acción. El plan incluye todas las actividades y tareas necesarias para lograr los objetivos. Este incluye: Identificar y Programar Actividades y Duraciones Asociados Planificar Recursos Estimar Costos y Presupuestos, Identificar y Gestionar Riesgos, Planificar las Comunicaciones, Planificar la Calidad, y Planificar las Adquisiciones. El resultado es un plan de proyecto integral. Conceptos Claves Identificar Actividades Cronograma de Recursos Identificación de Riesgos Página 14 16

17 EJERCICIO 3 Para apoyar el esfuerzo del sitio web, Mary necesita contratar a un diseñador gráfico, un redactor, y una imprenta. Mary quiere producir el nuevo material tan rápido como sea posible, pero quiere ser cuidadosa para no incurrir en riesgos adicionales. Cuáles son algunos de los posibles riesgos que Mary podría incurrir? Página 15 17

18 Grupo de Procesos: Ejecución La Ejecución integra personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de proyecto. Conceptos Claves: Adquirir, Desarrollar, Dirigir el Equipo de Proyecto Efectuar las Adquisiciones. Página 16 18

19 Grupo de Procesos: Seguimiento y Control Seguimiento y control mide y observa de manera regular el progreso para identificar variaciones respecto del plan del proyecto de modo que puedan aplicarse acciones correctivas según sea necesario. Incluye Revisar, Analizar y Regular los procesos del proyecto. El Seguimiento incluye: Recopilar, Medir, y Distribuir información sobre el desempeño, así como el análisis de tendencias para efectuar mejoras al proceso. El Control incluye: Identificar acciones correctivas o preventivas o replanificar y Revisar la ejecución de los planes de acción. Conceptos Claves Informes de desempeño (Informes de Estado) Solicitudes de Cambio Página 17 19

20 Grupo de Procesos: Cierre Formaliza la aceptación del producto, servicio, o resultado y lleva al proyecto a un fin en forma ordenada. Durante el proceso de cierre, el equipo de proyecto: Actualiza la documentación del proyecto y los informes y registros relevantes, Los resultados son comparados respecto de las expectativas del cliente y de las partes interesadas, Asegura que los requerimientos del proyecto y los beneficios fueron logrados, y Se recibe la aceptación formal y firmada. Normalmente se mantienen reuniones de Cierre. Conceptos Claves Informe de Lecciones Aprendidas Informe Final del Proyecto Página 18 20

21 El ROL DEL DIRECTOR DE PROYECTO Responsabilidades claves: Desarrollar el plan para la dirección del proyecto Mantener el proyecto encaminado, cronogramado y presupuestado. Identificar, dar seguimiento y responder a los riesgos. Proporcionar informes precisos y oportunos. Mantener una comunicación fluida con todos los interesados Entregar el alcance (trabajo) a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo las especificaciones de calidad Habilidades Claves: Conocimiento sobre Dirección de Proyectos Conocimiento del área de aplicación Entendimiento del ambiente del proyecto Habilidades y competencias generales de gestión Habilidades interpersonales Factores Claves de Exito: Comunicar Organizar Resolver problemas y tomar decisiones Conformar y dirigir equipos Mantener el proyecto centrado en el resultado requerido (beneficio) No sentirse emocionalmente ligado. Página 19 21

22 LECCIONES CLAVES APRENDIDAS Lecciones Claves Aprendidas El éxito global de un proyecto depende en gran medida del rol cumplido por el director de proyecto. Página 20 22

23 EJERCICIO 4 Basado en la conversación de hoy, escriba algunas de las potenciales lecciones o cambios que encontró respecto de un proyecto de su organización. Ver Plantilla de Lecciones Aprendidas en Página 27. Página 21 23

24 PLANTILLAS Página 22 24

25 Acta de Constitución de un Proyecto 1. Nombre del Proyecto: ( Cuál es el nombre del proyecto?) 2. Director del Proyecto: ( Quién es el Director de Proyecto para este proyecto?) 3. Patrocinador: ( Quién es el Patrocinador del Proyecto?) 4. Descripción: (Proporcione una breve descripción del proyecto) 5. Justificación: ( Cuál es el propósito del proyecto? Describa los beneficios deseados de este proyecto. Los Beneficios podrían ser financieros, operacionales, u organizacionales.) 6. Objetivos: ( Cuáles son los objetivos específicos necesarios a ser logrados a fin de alcanzar estos beneficios? Cómo se medirá el éxito?) Página 23 25

26 Acta de Constitución de un Proyecto (cont) 7. Entregables: ( Qué resultados necesita entregar/proporcionar este proyecto a fin de que se cumplan los objetivos?) 8. Limitaciones/Supuestos: ( Qué riesgos de alto nivel podrían impedir que el proyecto se complete dentro del plazo establecido y del presupuesto?) 9. Resumen de Metas en cuanto a Cronograma y Presupuesto: (Metas tentativas fechas límites y presupuesto inicial estipulado) 10. Requisitos de Aprobación: Qué constituirá el éxito del proyecto y quién decide y/o firma la aprobación del proyecto?) Firma de Aprobación del Proyecto (Aprobación de la persona que autoriza el proyecto. Puede ser o no el patrocinador) Nombre Fecha Página 24 26

27 Matriz de Impacto de Riesgos Nombre del Proyecto: Riesgo Probabilidad Impacto (A,M,B) Mitigación del Riesgo Página 25 27

28 Informe de Lecciones Aprendidas Nombre del Proyecto: Lo que hicimos bien. (Por ejemplo, líderes Claves apoyaron este proyecto y se involucraron en la toma de decisiones cuando fue necesario. El equipo completo se comprometió con el proyecto y trabajaron muy bien juntos). Lo que podría mejorarse. (Por ejemplo, si tuviéramos que hacer este proyecto de nuevo, qué cosa cambiarías? Cuáles fueron los principales cuellos de botellas del proyecto que se podrían haber cambiado y mejorado? Lo que deberíamos continuar haciendo. (Por ejemplo, crear un sitio de reunión para la comunicación del equipo y el almacenamiento de documentos. Reuniones con el equipo al inicio para asegurar que todos entiendan los objetivos y entregables del proyecto.) Página 26 28

29 Preguntas? Ing. Mónica González, MBA, PMP PMI Educational Foundation Liaison Marketing y Comunicaciones Capítulo PMI Nuevo Cuyo Argentina monicagonzalez@pminuevocuyo.org 29