Selección del personal de la farmacia Fuentes, métodos y elementos clave

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1 Selección del personal de la farmacia Fuentes, métodos y elementos clave Encontrar personal cualificado y estable se ha vuelto un tema complejo para la pequeña empresa, como es el caso de la oficina de farmacia; una dificultad agudizada con la liberalización de los horarios comerciales. Por ello, es necesario, para mejorar el reclutamiento del personal y que éste responda a las necesidades de la farmacia, hacer una buena selección con el fin de ahorrar dinero y, sobre todo, tiempo. LUIS GODÁS ECONOMISTA. MBA POR ESADE (godasl@hotmail.com). 90 O F F A R M VOL 24 NÚM 1 ENERO 2005

2 Ala hora de seleccionar al personal de la oficina de farmacia, podemos optar por dos vías: la de empresas dispuestas a encontrar un candidato que reúna las cualidades necesitadas, o hacer caso de nuestro instinto y capacidad de selección. En cualquier caso, dar con una persona apta para trabajar en una oficina de farmacia es una tarea ardua que, con los consejos incluidos en el presente artículo, intentaremos simplificar. Cuando un farmacéutico titular se pone a la tarea de reclutar personal para su farmacia, debe tener en cuenta algunos conceptos básicos como el mercado de recursos humanos, el reclutamiento, las metas y principales fuentes de éste (tabla 1). Fuentes y métodos para conseguir candidatos El objetivo de analizar el proceso de reclutamiento es conseguir identificar, seleccionar y mantener sus principales fuentes, poder disminuir sus costes operacionales y el tiempo destinado, y poder de esta forma incrementar el rendimiento global del proceso. Fuentes internas Para cubrir vacantes o llevar a cabo promociones podemos encontrar candidatos dentro de la propia farmacia. Esta opción tiene claras ventajas, pero también algunas desventajas (tabla 2). Fuentes externas Tabla 1. Conceptos básicos MERCADO DE RECURSOS HUMANOS Ámbito en el que se facilita la puesta en contacto entre personas que demandan y ofrecen trabajo RECLUTAMIENTO Proceso a través del cual se descubre a candidatos potenciales para las vacantes de la farmacia METAS DEL RECLUTAMIENTO Proporcionar candidatos y generar información suficiente para que algunos individuos consideren no aptos en el proceso PRINCIPALES FUENTES DE RECLUTAMIENTO Presentación espontánea, recomendación, publicidad, agencias de empleo, ETT, universidades, colegios profesionales, Internet, etc. La búsqueda de candidatos fuera de la farmacia es el método más utilizado por los titulares de la oficina. Sus ventajas y desventajas se muestran en la tabla 3. Principales métodos Internos Tener bien asignadas las tareas dentro del equipo facilitará que cualquier cambio que se produzca no desequilibre la estructura. Cada empleado debe saber qué se espera de él en su puesto de trabajo. Promocionar a un auxiliar joven para que empiece a estudiar la carrera de Farmacia, o a un ayudante para que pase a ser auxiliar depende del equipo con que se cuenta. Una buena comunicación entre el titular y el resto del equipo será la mejor herramienta para poder captar estas oportunidades que nacen en el seno de nuestra propia farmacia. Tabla 2. Ventajas y desventajas de las fuentes internas VENTAJAS Motiva a los empleados con ganas de ascender en su puesto de trabajo (da las mismas oportunidades a todos los empleados) Reduce los riesgos de adaptación al puesto de trabajo, ya que se conoce cómo funciona la farmacia DESVENTAJAS Rivalidades entre candidatos al puesto vacante Prescindir de buenos candidatos externos Ahorra cotes frente a un proceso de selección externo VOL 24 NÚM 1 ENERO 2005 O F F A R M 91

3 Tabla 3. Ventajas y desventajas de las fuentes externas VENTAJAS Atrae a personas con «sangre nueva», con ideas frescas y distintos enfoques resolutivos Aprovecha la inversión que otras farmacias o empresas han hecho en la formación de sus empleados DESVENTAJAS Es un proceso más lento que la promoción interna Puede generar frustración entre los empleados más ambiciosos Puede ocasionar un desajuste de la estructura salarial establecida en la farmacia El coste del proceso de reclutamiento es elevado frente a la búsqueda interna Externos Existen diferentes técnicas o métodos para el reclutamiento de candidatos externos. En la tabla 4 se detallan los que mejor se adaptan a las necesidades de la oficina de farmacia. Evaluación de métodos Es difícil establecer cuál es el mejor método para el reclutamiento de personal, debido a que su eficacia dependerá del tipo de puesto de trabajo que se necesite cubrir. No obstante, analizando el coste del método y los beneficios que produce, podríamos establecer una jerarquía como la detallada en la figura 1. Tabla 4. Dónde encontrar candidatos Candidatura espontánea Empresas de trabajo temporal (ETT) Recomendaciones de los empleados Escuelas, facultades y universidades Publicidad en medios de comunicación Asociaciones y colegios profesionales Agencias de empleo Internet Es un procedimiento pasivo, pues el candidato se presenta en la farmacia para informarse de posibles vacantes y dejar sus datos personales y profesionales Cada vez más, se presentan candidaturas espontáneas de farmacéuticos extranjeros, así que hay que poner atención y comprobar que sus títulos estén homologados para poder ser renumerados como tales Son empresas dedicadas a proporcionar trabajadores de forma temporal a otras empresas La principal característica de este método es que no contratamos a la persona, quien mantiene una relación laboral con la ETT, sino el servicio que ella presta Son de utilidad cuando se necesita cubrir puestos de trabajo de forma temporal, como son las sustituciones en períodos vacacionales Suele ser una interesante vía para la obtención de candidatos, porque los empleados tienden a recomendar personas en las que tienen cierta confianza La mayoría de estos centros disponen de un servicio de bolsa de trabajo Es muy útil tanto para recién licenciados como para posgraduados Es una técnica eficiente para atraer candidatos, porque llega a un amplio número de personas, aunque no suele ser utilizada en el sector Suelen disponer de servicios de bolsa de trabajo para sus miembros, tanto para demandantes como solicitantes de empleo Deben tenerse en cuenta por su alcance y su bajo coste Pueden ser públicas o privadas Son organizaciones especializadas en el reclutamiento y selección de personal Son de gran utilidad cuando se trata de encontrar perfiles profesionales específicos Hay una comunicación instantánea entre candidatos y empresas Permite recortar los plazos del proceso de reclutamiento y actualizar de forma constante ofertas de empleo y currículo de los candidatos El uso de Internet por parte de los candidatos nos permitirá preseleccionar de forma automática a los usuarios de herramientas informáticas que posean habilidades tecnológicas Dos buenos ejemplos de sitios web que cumplen esta función son: Club de la Farmacia de Almirall ( e InfoJobs ( 92 O F F A R M VOL 24 NÚM 1 ENERO 2005

4 Selección Hasta este punto hemos analizado como encontrar solicitantes potenciales adecuados para ocupar las vacantes actuales o futuras dentro de la oficina de farmacia. Conoceremos ahora cuáles son los principales instrumentos de selección, sin olvidar que en la actualidad es ilegal la discriminación por razón de sexo, raza, color, religión, nacionalidad, discapacidad o edad. Las únicas excepciones que permite la ley, en las que están presentes factores como la edad, el sexo y la religión, la constituyen los casos en los que se puede demostrar que estos criterios responden a una necesidad auténtica para el puesto de trabajo. Pruebas de empleo Escritas Costes + Agencias de empleo Publicidad en medios ETT Universidades y entidades colaboradoras Profesionales Recomendación de empleados A pesar de no ser habituales en nuestro sector, las pruebas escritas están recobrando el interés que tuvieron hace unos años. En la oficina de farmacia no son destacables porque implican disponer de mucho tiempo (no suele sobrar). Presentación espontánea Tiempo Fig. 1. Relación entre métodos de selección. + Tabla 5. Aspectos positivos y negativos de las entrevistas ASPECTOS POSITIVOS ASPECTOS NEGATIVOS Las entrevistas organizadas y bien estructuradas son fiables Miden la capacidad que un candidato tiene en adaptarse a la organización, su grado de motivación y sus habilidades interpersonales El entrevistador suele tener un estereotipo de lo que representa un buen candidato Conocer previamente al solicitante puede condicionar la evaluación del entrevistado Suele favorecer a los candidatos que comparten sus actitudes El orden de las entrevistas y la forma en que se obtiene la información influye sobre las evaluaciones Tabla 6. Elementos clave en una entrevista CANDIDATO ENTREVISTADOR Dar buena imagen, tanto física como mentalmente Evitar excesivo maquillaje, perfume y joyas Hablar de manera coherente, pausada y reflexionando lo que se dice Evitar movimientos bruscos No superar el espacio personal del entrevistador Investigar, previamente a la entrevista, qué buscan y potenciar las cualidades que poseemos en ese campo para impresionarles Mostrarse muy natural Darle un margen superior a 5 minutos para hacernos una idea del candidato Ir con las ideas muy claras de lo que buscamos Analizar los movimientos, gestos, miradas y posición en el espacio del entrevistado Dejar que el candidato hable Hacer preguntas referentes a su puesto anterior y qué espera del futuro Hacer que el candidato se sienta cómodo para que muestre lo mejor de sí mismo VOL 24 NÚM 1 ENERO 2005 O F F A R M 93

5 Conclusiones Incorporar un nuevo empleado en cualquier empresa, y aún más en una pequeña empresa como suelen ser la mayoría de las oficinas de farmacia, debe ser un proceso riguroso, estructurado y dilatado en el tiempo. Por ello, a modo de conclusión, aconsejamos lo siguiente: Comunicar nuestras intenciones a amigos y conocidos por si conocen a alguien interesado en el puesto de trabajo que vamos a ofrecer. En el caso de que lo anterior no funcione, o al mismo tiempo, insertar anuncios en los sitios web de las distintas universidades españolas, que suelen estar dotadas de una Oficina de Prácticas Externas o Bolsa de Trabajo para facilitar el contacto entre la Facultad de Farmacia y la oficina de farmacia. Si se emplea prensa escrita, intentar diferenciar la oficina de farmacia de las otras posibles ofertas. La entrevista personal es la técnica más práctica y que mejor permite un primer contacto con el desconocido que hemos seleccionado previamente por su currículo. Hacer una demostración práctica, poniendo al candidato en distintas situaciones ficticias para ver cómo se desenvolvería en cada una de ellas. Tomar nota en cada una de las situaciones y durante la entrevista. Agradecer su presencia antes y después del proceso. Tratar con cortesía a alguien es muy importante tanto para los entrevistados como para los entrevistadores (imagen externa). Llamar a todos y cada uno de los candidatos para comunicarles si han sido aceptados o no. En el caso de que no hayan sido aceptados, informarles de que permanecen en la base de datos de la farmacia para futuras incorporaciones. A pesar de su coste, mediante estas pruebas se suelen obtener resultados consistentes que predicen el desempeño posterior en los futuros puestos, siempre que no se incluyan componentes no relacionados con el puesto de trabajo. Otras pruebas El análisis grafológico y las pruebas de honradez completarían las principales pruebas de empleo. Entrevistas La entrevista forma parte de cualquier proceso de búsqueda de empleo. Tiene aspectos positivos y negativos (tabla 5). En una entrevista es fundamental crear un clima adecuado para su desarrollo, de forma que puedan conocerse con detalle las características del puesto a cubrir. Antes de la entrevista debe revisarse con detenimiento el currículo académico y profesional del candidato, para de esta forma poder estructurarla correctamente y así poder incluir todos aquellos aspectos clave relacionados con el puesto a cubrir. En esta línea, es importante que el candidato sepa cuándo ha concluido la entrevista y así poder aclarar aquellos aspectos que puedan generar dudas. Las notas tomadas durante la entrevista deben quedar recogidas en un formato de evaluación estandarizado para poder resumir la información obtenida. Antes de la entrevista, deben comprobarse las referencias del candidato, contrastando los datos con compañeros y jefes anteriores. Elementos clave para el candidato y el entrevistador Existen una serie de elementos clave que deben tener en cuenta tanto el candidato como el entrevistador a la hora de realizar una entrevista. Estos elementos están relacionados con la imagen, el tiempo empleado, la expresión oral, la claridad de ideas, etc. (tabla 6). Bibliografía general De simulación del desempeño Se trata de pruebas que evalúan el potencial del candidato a través ejercicios que simulan el trabajo que se va a desempeñar. Estas pruebas suelen constar de entrevistas, ejercicios reales y simulados, pruebas de personalidad y otras que ponderan capacidades generales. Bohlander G, Sherman A, Snell S. Administración de recursos humanos. 12.ª ed. Madrid: Thomson España, 2002; p Castro A. Mercado de trabajo, reclutamiento y formación en España. Madrid: Pirámide, García M, Hierro E, Jiménez JJ. Selección de personal. Sistema integrado. Pozuelo de Alarcón (Madrid): ESIC, Gómez-Mejía LR, Balkin BB, Cardy RL. Gestión de recursos humanos. Madrid: Prentice Hall España, 1996; p Jenner S. The graduate career handbook. Upper Saddle River (New Jersey, EE.UU.): Prentice Hall, Wood R, Payne T. Competency based recruitment and selection. Hoboken (New Jersey, EE.UU.): Wiley, O F F A R M VOL 24 NÚM 1 ENERO 2005