White paper. Cómo reducir el costo total de propiedad a través de la administración de los dispositivos móviles

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1 White paper Cómo reducir el costo total de propiedad a través de la administración de los dispositivos móviles

2 A los jefes de los servicios de información, a los administradores de TI, a los guerreros de las rutas, al personal de los depósitos, a todos nos gustan nuestros dispositivos móviles y la productividad y conveniencia que aportan a las tareas laborales diarias. Aunque los dispositivos de mano son herramientas excelentes, lo cierto es que administrarlos y mantenerlos puede tener un costo inalcanzable. Gartner calcula que el costo total de propiedad (TCO) anual para los dispositivos móviles equipados con módems inalámbricos algo casi indispensable en los entornos industriales es de alrededor de $4,000 por dispositivo, por año. Gartner también explica que, Cuando evaluamos los costos totales de los productos móviles inalámbricos, encontramos que cuánto más capacidad tiene el dispositivo más alto es el costo. Cuánto más poder de procesamiento tiene, más aplicaciones puede guardar, lo que causa costos operativos y de asistencia más altos. Y como le dirá cualquiera que esté en el negocio de la TI, una gran parte de esos costos de asistencia se gastan simplemente en mantener los dispositivos actualizados con el software y la seguridad al día. El costo para brindar asistencia y seguridad a los dispositivos móviles e inalámbricos aumenta vertiginosamente cada vez que un dispositivo necesita atención, ya sea si se trata de una actualización de la versión del software, la reconfiguración del dispositivo o una nueva versión de firmware. El trabajo de TI, los costos de diagnóstico y capacitación, además del tiempo perdido por el usuario en conectar un dispositivo o enviarlo al departamento de TI para que le realicen un procedimiento, pueden sumar una cantidad significativa de horas perdidas por el empleado. El usuario podría quedarse sin un dispositivo hasta que el administrador de TI realice las actualizaciones necesarias, lo que aumenta aún más el costo de los dispositivos que no están funcionando. El mantenimiento manual se vuelve aún más costoso cuando las compañías brindan asistencia a dispositivos en varios lugares, como por ejemplo en sucursales. En estos casos, un administrador de TI debe viajar al lugar y actualizar los dispositivos que hay allí, o el administrador de la sucursal debe retirarle los dispositivos a los usuarios, con la consecuente pérdida de tiempo de productividad laboral, y luego pagar para enviarlos al administrador, con un riesgo alto de pérdida o robo, además del costo del tiempo de inactividad. Algunas compañías solucionan estas situaciones comprando dispositivos de sobra, lo que aumenta el costo y la complejidad de la propiedad. Introducción a la administración de dispositivos móviles El software de administración de dispositivos móviles se ocupa directamente de todos estos problemas, lo que permite que el personal de TI administre los dispositivos en forma remota a través de la red inalámbrica LAN de la compañía, en cualquier momento del día o la noche, desde una consola central. Esto significa que los dispositivos permanecen activos, sin entregas para soporte o mantenimiento al final del día, sin tiempo de inactividad debido a instalaciones o actualizaciones. El software también permite que los administradores controlen la salud de todos los dispositivos de la compañía y que implementen configuraciones específicas para una gran variedad de terminales portátiles y sistemas operativos populares. Este White Paper ofrece una guía sobre cómo seleccionar un paquete de software de administración de dispositivos para garantizar la reducción máxima en el costo total de propiedad de los dispositivos móviles. El White Paper también explica los beneficios del software de administración de dispositivos y ejemplifica cómo puede ayudar a los administradores de TI a realizar un seguimiento de los dispositivos de sus compañías, mantenerlos al día y actualizados con el software y la seguridad más actuales, y asegurar un entorno móvil uniforme para sus usuarios, todo mientras les facilita de la tarea del mantenimiento manual, y con el costo de aproximadamente una hora de trabajo: alrededor de $50 por dispositivo. Beneficios del software de administración de dispositivos móviles En pocas palabras, el software de administración de dispositivos reduce los costos laborales y mejora la productividad, ya que libera al personal de TI y le permite hacer su trabajo sin el tiempo, el esfuerzo y el costo necesario para el contacto físico con los dispositivos que administran. Entre las tareas administrativas que se pueden lograr y los beneficios resultantes que se obtienen con la administración remota de los dispositivos se encuentran los siguientes: Realice un seguimiento de las inversiones de su compañía en dispositivos móviles. El software de administración de dispositivos permite visibilidad en tiempo real del estado y la disponibilidad de cada terminal portátil que tenga que estar en la red. Si un dispositivo no está disponible durante un período prolongado, el software alertará al personal de TI para que investigue. Maximice el tiempo de actividad y la productividad. Mantenga las aplicaciones de software en ejecución y en óptimas condiciones de funcionamiento. Las actualizaciones, actualizaciones de versión y otros procedimientos de mantenimiento se pueden enviar a los usuarios en forma automática con el software de administración de dispositivos, sin interrumpir el día laboral. Estas actualizaciones se pueden programar para que ocurran de acuerdo con la agenda del administrador de TI, no sólo cuando los usuarios se han ido a casa. Instale fácil y rápidamente las últimas actualizaciones de seguridad, como SSID, WEP, EAP, LEAP y x, en todos los dispositivos de la red con sólo un par de clics del mouse, e inmediatamente habrá mejorado y extendido la seguridad del dispositivo inalámbrico. Todas estas mejoras afectan positivamente el costo final, ya que hace que el costo total de propiedad se reduzca e incluso se elimina la administración de los dispositivos en forma manual. Otros de los beneficios de usar un software de administración de dispositivos incluyen los siguientes: Mejor experiencia con el dispositivo tal como viene de fábrica: el personal de TI puede configurar en forma remota los dispositivos equipados con software que permite la administración del dispositivo, incluso si son totalmente nuevos, recién salidos de la caja. No es necesario capacitar a los usuarios, no hay tiempo de inactividad para configuración. 2

3 Enfoque uniforme: el uso de un método común para administrar todos los dispositivos reduce los errores y la necesidad de capacitación, y mejora la confiabilidad general en el sistema. Tráfico de WLAN reducido: las tecnologías con agentes distribuidos reducen el tráfico en la red y permiten la administración remota y sin asistencia. Una interfaz de consola gráfica fácil de usar: un sistema de administración de dispositivos diseñado apropiadamente les proporciona a los administradores de redes una ventana intuitiva y de fácil comprensión que muestra todos los dispositivos de la red. Administración centralizada vs. descentralizada En el mejor de los casos, una solución de software de administración de dispositivos controla las políticas y las versiones desde un mismo lugar, es decir centralizado. La solución debería enviar las actualizaciones de software y los cambios de configuración a cada dispositivo de la red. A medida que la empresa crece, el sistema de software de administración de dispositivos debería ofrecer un método para distribuir la carga laboral y el tráfico de la red en forma eficaz en la totalidad. Si el software incluye tecnología basada en la web, los administradores de TI y los usuarios sin autorización también podrán explorar o comunicarse con todos los dispositivos de la red, incluidos los que se encuentran en otro lugar o en ubicaciones remotas de la consola central. Además, hay disponible una amplia variedad de dispositivos con herramientas de software de administración de dispositivos que corresponden con los paquetes de software de administración de dispositivos. Estas herramientas permiten que el software reconozca dispositivos nuevos o dispositivos cuyas configuraciones de fábrica se hayan reestablecido, como podría pasar en el caso de una batería agotada. Las herramientas del software permiten una administración de dispositivos remotos de bajo costo y excepcionalmente fácil. Esto garantiza que los usuarios no tengan que cargar nada cuando obtengan un dispositivo nuevo y que el software de administración de dispositivos funcione con todos los dispositivos tal como vienen de fábrica. El software de administración centralizada de dispositivos se puede programar para que administre y realice un seguimiento de los dispositivos en todo momento, y no solo cuando los administradores están en el trabajo. Una vez que se ha puesto en marcha, un sistema del software puede mantenerse a sí mismo y a los dispositivos dentro de la red en forma indefinida y no debería ser necesario que una persona controle o administre los dispositivos en forma diaria. También hay disponibles otros enfoques descentralizados de la administración de dispositivos, pero pueden tener costos inalcanzables, de aproximadamente $100,000 para una solución de tipo empresarial y de $10,000 por una solución de punto. Por lo general, estas opciones no están listas para ser utilizadas inmediatamente e implican ciclos largos de implementación, o las capacidades de configuración de administración de dispositivos que ofrecen son muy genéricas. Además, muchas de estas soluciones vienen de las tecnologías de redes cableadas y ocasionalmente no son tan eficaces cuando se trata de dispositivos inalámbricos y las complejidades que estos introducen, en especial en cuanto a la seguridad en la empresa. Por qué usar el software de administración de dispositivos? Prepárese Automatización de la configuración de los dispositivos Las redes, al igual que las compañías, deben poder crecer y cambiar Consola de software de administración de dispositivos LAN/WAN Sitio 1 Sitio 2 Sitio 3 Sitio N... Agente del cliente móvil Herramienta facilitadora Herramienta facilitadora Herramienta facilitadora 3

4 de acuerdo con las exigencias de sus clientes. Un sistema de administración de dispositivos debería poder hacer lo mismo con los dispositivos móviles. Esto permite que las compañías agreguen dispositivos nuevos fácilmente. El software reconoce un dispositivo nuevo en la red y lo configura según corresponda, sin que sea necesario que el personal de TI lo configure manualmente, lo reinicie o interrumpa el trabajo para agregar el nuevo dispositivo. El software de administración de dispositivos también permite que los administradores de TI creen perfiles de red para cada tipo de dispositivo o aplicación. Los dispositivos se organizan por número de modelo, dirección MAC, dirección de red, con cláusulas para incluir el nivel apropiado de seguridad y la ubicación que se considera como su casa. Cuando un dispositivo nuevo se agrega a la red, el software asigna automáticamente la configuración apropiada para el dispositivo, de acuerdo con su perfil de red específico. El software de administración de dispositivos también permite que la administración de TI defina y haga cumplir los parámetros de seguridad avanzados como claves de cifrado, configuración de 802.1x, parámetros LEAP y EAP y rotación de claves WEP. Además, las asignaciones de puerta de enlace y dirección de IP, y las indicaciones de enrutamiento se pueden establecer dentro de estos perfiles. Esta capacidad de configuración remota elimina la configuración manual, que como consecuencia ahorra considerable tiempo y costos de TI. Una vez que una configuración se ha estandarizado o creado, el paquete de configuraciones se puede enviar a uno, a algunos o a todos los dispositivos administrados. Prepárese Implementación del software Una vez que un dispositivo es aceptado en la red y está configurado, se debe cargar todo el software que el usuario necesitará para hacer su trabajo, permanecer seguro, hacer informes, etc. Un sistema de software de administración de dispositivos les permite a los administradores de TI cargar todo el software del usuario sin tocarlo desde la consola central. Los programas se pueden seleccionar y enviar uno a uno, o algunas soluciones de software ofrecen un programa creador de paquetes con el cual los administradores pueden crear un grupo preseleccionado de aplicaciones basadas en los requisitos de los usuarios. Nuevamente, el departamento de TI nunca tiene que tocar el dispositivo para cargar estas aplicaciones, se envían todas en forma inalámbrica con el software a través de la LAN corporativa. Las actualizaciones y actualizaciones de versión de software también se pueden personalizar para grupos específicos. Por ejemplo, las actualizaciones nuevas de software de contabilidad se pueden enviar solo a los usuarios que desempeñan funciones laborales de contabilidad. Estas actualizaciones se pueden transmitir en forma central o los usuarios tienen la opción de descargarlas según les resulte conveniente, no es necesario que entreguen sus dispositivos ni que reciban capacitación para hacerlo. Los administradores de TI también pueden actualizar el firmware, controladores de radio u otra configuración de software con solo tocar un botón. Cuide su salud Acceso a la condición de los dispositivos Un software de administración de dispositivos equipado apropiadamente puede tomarle el pulso a los dispositivos dentro de su competencia, puede controlar su salud general y su aptitud para ser utilizados. Mediante la comparación de dispositivos individuales con una lista de propiedades y ajustes predeterminados, el software de administración de dispositivos puede monitorear y controlar cuáles son los dispositivos que se deben actualizar. El software de administración de dispositivos incluso puede crear una lista con los paquetes de software que están implementados actualmente en el dispositivo, e indicar las versiones del software que se están ejecutando y su estado actual. También se puede retirar software del dispositivo, y el dispositivo se puede volver a una configuración anterior. La información recopilada por el software se mantiene como un historial continuo que se puede convertir en informes detallados fáciles de leer que incluyen estadísticas importantes sobre los dispositivos móviles de su compañía, como las direcciones IP, las direcciones MAC, los tipos de dispositivos, los nombres de los dispositivos o sus identificaciones y los sistemas operativos. Este registro incluso permite que la administración de TI verifique cuánto tiempo ha estado fuera de la red un dispositivo. Si, por ejemplo, un dispositivo no ha iniciado sesión en tres semanas aproximadamente, el administrador debería investigar su paradero. El usuario está de vacaciones o el dispositivo fue robado? El software de administración de dispositivos también puede ayudar a mantener la funcionalidad general de toda su red inalámbrica mediante el monitoreo y el control del consumo de ancho de banda del dispositivo. Si la mayoría de los usuarios actualizan sus dispositivos al finalizar el día, el número de actualizaciones simultáneas podrían usar una gran cantidad de ancho de banda rápidamente y hacer que la red se vuelva lenta. Con el software de administración de dispositivos, la administración de TI puede monitorear el consumo de ancho de banda para determinar cuándo ocurre el pico de utilización de la red y limitar el número de actualizaciones simultáneas. Al hacer que estas descargas ocurran en diferentes momentos, se alivia la sobrecarga de la red. El software también le permite a la administración de TI monitorear el estado de las actualizaciones globales en curso y controlar los resultados de la última actualización completada. Protéjase Aumento de la seguridad Quizás, una de las responsabilidades más importantes y que más tiempo les toma a los administradores de TI es lograr que todos los dispositivos cumplan las políticas de seguridad de la compañía. Cuando los estándares de seguridad inalámbrica cambian y mejoran cosa que ocurre aproximadamente cada seis meses es necesario actualizar el software de seguridad y los ajustes de cada dispositivo inalámbrico de la red para que reflejen el estándar nuevo. El software facilita mucho esta responsabilidad: permite actualizaciones de seguridad sin necesidad de tocar los dispositivos, todo desde una consola central; sin la necesidad de la intervención del usuario y sin que el usuario sepa que cambió algo en su dispositivo. 4

5 El software de administración de dispositivos también permite que el personal de TI autorizado controle a qué aplicaciones pueden acceder los usuarios desde sus dispositivos e incluso les permite restringir ciertas aplicaciones, para las que se necesitará una contraseña. También conocida como modo kiosko, esta capacidad es especialmente útil cuando los usuarios tienen experiencia solo en una aplicación específica del dispositivo, o cuando por razones de seguridad o política de la compañía, no tienen permitido iniciar programas alternativos, como por ejemplo, el solitario. No es necesario que los usuarios sepan cuándo una parte específica del dispositivo o del sistema operativo está restringida; las aplicaciones a las que no tienen permitido el acceso simplemente no aparecen en la pantalla del dispositivo. Ni tampoco se les ofrecen a los usuarios rutas de acceso a los programas no deseados. El software de administración de dispositivos también ayuda a los administradores de TI a administrar utilidades cliente y herramientas de configuración de terceros, como Intermec ICCU, ACU de Cisco y Funk Odyssey, y configuraciones de seguridad que incluyen los parámetros LEAP y WPA y múltiples perfiles de conexión. El sistema de administración de dispositivos puede servir como un conducto entre el administrador y el dispositivo administrado, proporcionando oportunidades adicionales para las tareas de administración como control remoto, funciones del servicio de ayuda, diagnósticos o asistencia general para el usuario. Trabaje Funcionalidad paralela del dispositivo y herramientas Los usuarios de los dispositivos pueden pasar mucho tiempo iniciando actualizaciones de software nuevas, ya sea que se trate de archivos, aplicaciones, utilidades, firmware o sistemas operativos. Estas tareas consumen mucho tiempo cuando el usuario o el administrador tiene que apagar y reiniciar el dispositivo con cada actualización. El software de administración del dispositivo permite que todos estos agregados nuevos sean iniciados por el departamento de TI, sin que el usuario lo sepa o intervenga. El software de administración de dispositivos también ayuda a garantizar la integridad de los dispositivos si se pierde la programación y una unidad vuelve a la configuración de fábrica, como podría pasar en el caso de que una batería se agote. Los dispositivos que vienen cargados con herramientas facilitadoras de administración de dispositivos incrustadas han demostrado ser los más fáciles de poner en servicio nuevamente si se pierde el software y la configuración. Sin este receptor interno para hablar con el software de administración de dispositivos y obtener ayuda para acordarse de su programación, hay que entregar el dispositivo al administrador de TI para que lo reestablezca, lo que niega muchos de los beneficios del costo total de propiedad de administrarlo en forma remota desde una consola central. Los dispositivos precargados con herramientas para la administración de dispositivos también tienen una mejor oportunidad de recibir toda la información enviada por la consola del software de administración de dispositivos, en especial si hay una interrupción en la transmisión de la información. Si se interrumpe un software o una transferencia de datos antes de que finalice, los dispositivos sin una herramienta facilitadora interna tienen que comenzar la transmisión de nuevo desde el principio. Los dispositivos con una herramienta pueden decirle al paquete de software dónde se detuvo la transferencia de datos, y solo se transmitirán los archivos restantes cuando el dispositivo se vuelva a conectar a la red. Qué nos depara el futuro? La tecnología de administración de dispositivos remotos seguirá mejorando, en especial su capacidad para configurar aplicaciones y las configuraciones dentro de estas aplicaciones. Imagínese poder establecer parámetros específicos para las aplicaciones, como suspensión de actividades ( no más baterías agotadas!), nombres de host, colores de la pantalla, idioma de funcionamiento, incluso programar que los dispositivos de su red inicien la retroiluminación después de las 5 p.m. o bajar el volumen del tono de llamada después del final del día laboral. Estas funciones y muchas otras son lo que viene, todo para ayudar a las compañías a reducir la cantidad de dinero que gastan en mantener los dispositivos y en capacitar al personal para que los usen. Resumen En todas partes, a medida que las compañías adoptan las tecnologías móviles en busca de nuevas economías, la necesidad de contener los costos mientras se brindan servicios a una base en expansión constante de usuarios y dispositivos móviles se convierte en un desafío enorme para el personal de operaciones de TI. El software de administración de dispositivos puede ser una tremenda contribución para bajar los costos totales de propiedad, lo que permite que los clientes con dispositivos de redes múltiples actualicen y configuren el software de los dispositivos en forma remota, esto ahorra el tiempo y el costo de hacer actualizaciones manuales de a una por vez. Las capacidades de administración remota reducen o eliminan la necesidad de los trabajadores de conectar físicamente los dispositivos, lo que aumenta mucho la eficiencia de los usuarios y a la vez reduce el costo total de propiedad. Administración de dispositivos, Intermec Technologies y Wavelink Intermec Technologies comprende que controlar el costo total de propiedad de los dispositivos tiene primordial importancia cuando se elije una solución de software de administración de dispositivos. Para garantizarle a sus clientes el máximo ahorro y lo mejor en administración y control de dispositivos, Intermec ofrece SmartSystems Foundation, una plataforma de software que proporciona un entorno único e integrado para la implementación de manos libres y la administración de dispositivos ubicados en cualquier parte de la empresa: en el lugar o remoto. SmartSystems funciona con los componentes de Intermec de su sistema, incluidas las terminales portátiles, los lectores de RFID, las impresoras y los escáners de códigos de barra, para aprovechar al máximo los recursos limitados de TI y bajar su costo total de propiedad en los equipos de recopilación de datos. 5

6 SmartSystems le permite ver y configurar todos los ajustes contenidos en un dispositivo desde una misma ubicación conveniente para su configuración rápida, y proporciona acceso fácil a la amplia variedad de funciones integradas en los equipos de Intermec. Una consola del administrador intuitiva proporciona acceso centralizado a los dispositivos remotos. Los administradores pueden cambiar la configuración del dispositivo, enviar actualizaciones del sistema operativo, actualizar aplicaciones de software y ejecutar otros cambios directamente desde la consola para ahorrar tiempo y reducir significativamente los costos. Los dispositivos que tienen habilitado SmartSystems aparecen en la consola y proporcionan visibilidad en tiempo real del estado del dispositivo e información. SmartSystems Foundation se integra con soluciones de administración de dispositivos líderes en la industria que le permiten aprovechar las funciones de administración adicionales. Usted tiene la opción de administrar sus dispositivos de Intermec desde la misma consola que usa para administrar los otros dispositivos en su empresa, sin embargo, logra total visibilidad y acceso a las funciones y configuraciones únicas. Muchos de los dispositivos que tienen habilitado SmartSystems cuentan con Intermec Ready-to-Work Indicator, una luz LED azul que les da una confirmación visual a los usuarios de que el dispositivo está en la red y funcionando apropiadamente. Consulte a Intermec para obtener la última lista de productos con SmartSystems habilitado. 6

7 Norteamérica Oficinas corporativas th Avenue West Everett, Washington (EE.UU.) Teléfono: (425) Fax: (425) Norte de Latinoamérica Oficinas Centrales México, Centroamérica y Región Andina Teléfono: (52 55) Fax: (52 55) Sur de Latinoamérica Oficina Central Argentina, Brasil, Chile, Paraguay y Uruguay Teléfono: (55 11) Fax: (55 11) Oficina Central de Europa/ Medio Oriente y África Reading, Reino Unido Teléfono: (44) Fax: (44) Asia Pacífico Oficina Central Singapur Teléfono: (65) Fax: (65) Internet latam.intermec.com Intermec en el mundo: Ventas Llamadas gratis (800) Llamadas con cargo (425) Llamadas Freephone en el resto del mundo: Llamadas con cargo en el resto del mundo: (44) Ventas a fabricantes de equipos originales Teléfono: (425) Ventas a los medios Teléfono: (513) Servicio y asistencia al cliente Llamadas gratis (800) Llamadas con cargo (425) Copyright 2009 Intermec Technologies Corporation. Reservados todos los derechos. Intermec es una marca registrada de Intermec Technologies Corporation. El resto de las marcas pertenecen a sus respectivos propietarios. Impreso en México E 10/09 En un esfuerzo continuo por mejorar nuestros productos, Intermec Technologies Corporation se reserva el derecho a cambiar especificaciones y características sin previo aviso.