FASES PARA ADMINSTRACIÓN DE PROYECTOS

Transcripción

1 FASES PARA ADMINSTRACIÓN DE PROYECTOS

2 Fases Administración de un proyecto Definir el problema Desarrollar opciones de solución Planear el proyecto Qué se va hacer? Quién lo va hacer? Cómo lo va hacer? Cuándo lo va hacer? Cuánto va a costar? Que necesitamos hacer? Ejecutar el plan Monitorear y controlar el progreso Estamos sobre el objetivo? Si no, que debemos hacer? Se puede cambiar el plan? Terminar el proyecto Qué se hizo bien? Qué se puede mejorar? Qué aprendimos? 1. Definir el proyecto (inicio). 2. Crear el plan (planeación). 3. Perseguir y mantener el plan.(ejecución y control) 4. Proyecto terminado (cierre).

3 Fases de la administración de un proyecto 1.- Definir el proyecto. 2.- Crear una planeación del proyecto. 3.- Perseguir y mantener el plan. 4.- Proyecto terminado.

4 1. Definición del proyecto Definir el alcance del proyecto. Qué metas se desean alcanzar? Criterios para establecer metas a. Ser específicas b. Ser realistas c. Tener un componente de tiempo d. Ser mesurables (definir entregables) e. Contar con acuerdos de participantes clave Cuáles son las principales tareas? Qué expectativas generales tienen los involucrados claves del proyecto?

5 1. Definición del proyecto Determinar los recursos. Qué recursos, en particular, gente y equipo están disponibles para ayudar a alcanzar las metas del proyecto?. Qué otros recursos se requieren? Dinero, equipo, instalaciones, materiales, información, tecnología? Determinar los límites de tiempo. Cuánto tiempo se necesita para terminar el proyecto?. Cuáles son las fechas límite? Identificar riesgos y restricciones

6 2. Plan del proyecto: Instrumento indispensable La planeación del proyecto es el corazón de la administración del proyecto. Define el alcance, los recursos y el tiempo requerido, y permite mantenerlos en balance a través de todo el proyecto.

7 2. Plan del proyecto: Instrumento indispensable El plan del proyecto muestra: A) Exactamente cuantas y que tareas necesitan realizarse B) Quien hará cada tarea. C) El costo estimado de cada una de las tareas y del proyecto completo (presupuesto). D) La secuencia de las tareas, la dependencia entre ellas. E) La duración estimada de cada tarea y longitud del proyecto global (calendario).

8 2. Plan del proyecto: A) Exactamente cuantas y que tareas necesitan realizarse. Una forma común de organizar las tareas de un proyecto recibe el nombre de Estructura del Desglose del Trabajo (EDT) o Work Breakdown structure (WBS). En un WBS las tareas se definen con claridad y puede emplearse con fines de selección de personal, calendarización, presupuestación y elaboración de Diagramas de Red. La idea fundamental es descomponer las tareas más grandes en sus componentes individuales. proyecto

9 2. Plan del proyecto: Ejemplo de Estructura de Desglose del Trabajo. Proyecto de Boletín Informativo Mensual 1.0 Logo y diseño completo 1.1 Selección del diseñador 1.2 Presentación de conceptos 1.3 Aprobación del Diseño 2.0 Artículos y fotografías completas 2.1 Redacción de artículos Generación de ideas Aprobación de ideas Redacción del primer borrador Revisión de artículos Edición de borrador final Aprobación de artículos 2.2 Aprobación de fotografías e ilustraciones

10 2. Plan del Proyecto. Exactamente cuantas y que tareas necesitan realizarse. Para organizar el WBS use las categorías que mejor convengan al proyecto: disciplinas funcionales o tecnológicas, ubicación física, etc En todos los niveles debe proporcionar entregables medibles Utilice un formato que permita cambios y lleve un control de la versión Favorezca la claridad y comprensión: use de colores para identificar tareas relacionadas, etiquete actividades con un número que haga referencia a una página de un documento general de narrativa, etc..

11 2. Plan del proyecto: B) Quién hará cada tarea Identifique para cada una de las tareas del WBS las habilidades técnicas, experiencias específicas o aptitudes interpersonales que se requieren para terminarlas con efectividad. Determine la disponibilidad para el trabajo Estará 100% del tiempo asignado al proyecto? Cuántos días a la semana? Hay periodos no laborables?

12 2. Plan del proyecto: C) El costo estimado de cada una de las tareas y del proyecto completo. Son necesarias estimaciones específicas del tiempo que se requiere para la terminación de las tareas, así como para todos los materiales y equipos. Los costos están ligados a las metas del proyecto y unidos a marcos de tiempo y calendarios. Considere la necesidad de contratación de proveedores de servicios externos o de expertos en áreas específicas.

13 2. Plan del Proyecto. E) Calendario del proyecto. oestime el esfuerzo y duración de las tareas (tiempo para completar cada tarea) con base en los recursos disponibles. odetermine las fechas de calendario para cada tarea, ruta crítica y tiempos de holgura. No se puede obtener un bebé en un mes fecundando a nueve mujeres Harold Kerzner. Project Management: a Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling.

14 2. Plan del Proyecto. Calendario del proyecto. Cuando hay conflicto en la disponibilidad de recursos asignados puede ser necesario ajustar el calendario del proyecto. ocambiar el alcance del proyecto o agregar recursos (impactando el presupuesto) odarle mas tiempo a una tarea, dividirla en 2 o ajustar dependencias de la red (modificando la utilización de los recursos). otrasladar tareas a momentos en que los recursos estén disponibles (implica calcular nuevamente todo el calendario). oampliar la fecha de conclusión del proyecto cuando es posible.

15 2. Plan del proyecto. A) Estructura de tareas (WBS) B) Equipo de trabajo. C) El costo estimado (PRESUPUESTO) D) La secuencia de las tareas, la dependencia entre ellas (PERT) E) Calendario (GANTT)

16 2. Plan del Proyecto. Recuerde que: ogeneralmente se requiere integrar todo lo anterior en un documento para presentarlo y lograr su aprobación. oel nivel de detalle del plan varían desde documentos simples de una sola página hasta extensos libros. onunca dedique más tiempo al plan que el que se requeriría para llevar el proyecto a cabo si no hubiera plan. Si no sabe a dónde quiere ir, cualquier camino lo llevará allí.. anónimo

17 2. Plan del Proyecto. DOCUMENTO DEL PLAN oresume ejecutivo del proyecto (o panorámica) ojustificación o antecedentes relevantes. oobjetivos del proyecto y producto final esperado. osupuestos y riesgos del proyecto osubproyectos que abarca oestructura del desglose del trabajo (WBS) odiagrama de flujo de red (PERT) ocalendario (GANTT) odetalles de recursos humanos y materiales odetalles del presupuesto. oorganización del proyecto oprocedimientos de operación onormas de evaluación y revisión oaprobaciones del proyecto

18 3. Perseguir y mantener el plan. Cuando el plan inicia, éste se convierte en un instrumento valioso al ayudara a poner a tono el proyecto. Al ejercer el plan es necesario: Registrar el avance del proyecto, comparando los datos actuales con los estimados originalmente. Revisar los recursos, el alcance y los factores de tiempo para balancear prioridades.

19 3. Perseguir y mantener el plan. Identificar los problemas que puedan desfasar el proyecto, vigilando posibles desviaciones del plan original. Analizar la distribución de los recursos a través del proyecto, evitando sobrecargas de trabajo para algún miembro del equipo. Adaptar calendarios, niveles de recursos o alcance según sea necesario.. Dirigir el equipo de trabajo.

20 3. Perseguir y mantener el plan. REUNIÓN DE ARRANQUE DEL PROYECTO Comunicar las metas del proyecto a todos los miembros del equipo. Lograr el compromiso que se necesita de las personas. Establecer el ambiente de liderazgo para el proyecto. Identificar fechas límite y fases cruciales. Revisar con los miembros del equipo el plan de trabajo. Explicar los procedimientos operativos básicos (informes, juntas, comunicaciones, etc.)

21 3. Perseguir y mantener el plan. INFORMACIÓN PARA LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE TRABAJO Resumen de objetivos del proyecto Carta de organización del proyecto (en proyectos grandes). Descripción del personal clave en el proyecto y sus funciones Lista de tareas personales Suficiente autoridad para realizar el trabajo asignado. El calendario. Fechas límite para informes y reuniones. Muestras de informes, formularios, etc. Procedimientos para reportar problemas y hacer sugerencias Información de contacto con el personal clave del proyecto.

22 3. Perseguir y mantener el plan. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Cómo se medirá el avance del proyecto? Qué clase de información se necesita para evaluar el avance? Qué normas se usarán para evaluar la calidad de los entregables del proyecto? Cuántas juntas de proyecto se tendrán? Quién asistirá? Con qué frecuencia se actualizará el plan del proyecto? Cómo determinará lo que se ha gastado en el proyecto? Con qué frecuencia se dan los informes del proyecto y a quién?

23 4. Proyecto terminado. Una vez que las metas del proyecto han sido alcanzadas y reunidos los criterios que firmen el fin del proyecto, es tiempo de cerrarlo formalmente. Esta etapa posibilita la aplicación de las experiencias a proyectos futuros. Las actividades de esta fase pueden incluir: Comparar el plan original al curso actual de los eventos del proyecto Realizar la evaluación final del proyecto (logros obtenidos vs. metas planteadas). Analizar problemas e identificar áreas para mejoras futuras. Otorgar reconocimientos por logros y resultados Cerrar operaciones, liberar recursos y dispersar el equipo. Redactar un informe final.

24 Éxito del proyecto. Logro del objetivo fijado. Cumplimiento en tiempo. Apego a la VISION. Usuarios satisfechos. Reconocimiento del trabajo. Resultados palpables. Desarrollo de relaciones a largo plazo con involucrados clave y miembros del equipo. Existe un nuevo producto, servicio o proceso de calidad.

25 Razones por las que fallan los proyectos. No hay suficientes recursos disponibles para terminarlo No se autoriza tiempo suficiente para completarlo Expectativas poco claras del proyecto conducen a resultados inapropiados o incompletos. El plan es poco realista u omite tareas o recursos clave. Se desperdicia tiempo y recursos. No hay controles adecuados que anticipen los problemas o que les aborden de inmediato una vez que suceden. Existe mala comunicación entre los participantes clave. No se aprovechan experiencias de proyectos anteriores. El estilo de liderazgo del Gerente de Proyecto no es adecuado. El personal no es el apropiado o no es suficiente.