PROCESO GESTIÓN DE CONTRATACIÓN LICITACIÓN PÚBLICA

Transcripción

1 Página OBJETIVO: Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el cumplimiento las funciones Ministerio Trabajo, a través modalidad Licitación Pública. 2. ALCANCE: El procedimiento inicia con la intificación la necesidad y termina con la comunicación la signación supervisor. 3. Definiciones: Certificación Inexistencia o Insuficiencia Personal: : Documento que se expi cuando no existe personal planta en el Ministerio, que pueda sarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación servicio, o cuando el sarrollo la actividad requiere un grado especialización que implica la contratación servicio o cuando aun existiendo personal en la planta, éste no sea suficiente CDP: : Certificado Disponibilidad Presupuestal. Licitación Pública: Modalidad pública selección contratistas, totalmente reglada que se sarrolla en virtud los principios publicidad, transparencia y selección objetiva. Es la regla general para aantar la contratación en las entidas públicas, salvo en los casos excepcionados. Estudio Sector: Es el comparativo los precios mercado, resultante la solicitud cotizaciones a los diferentes oferentes en el mercado, lo que permite establecer el promedio valor lo que se va a contratar, para así mismo terminar el presupuesto para la contratación y solicitud certificado disponibilidad presupuestal. Estudios y Documentos Previos: Son los documentos que sirven soporte para la elaboración contrato, manera que se pueda valorar acuadamente el alcance lo requerido por la entidad, así como la asignación los riesgos que la entidad propone. Plan Anual Adquisiciones Es un instrumento planeación contractual que las Entidas Estatales ben diligenciar, publicar y actualizar en los términos presente creto. Clasificador Bienes y Servicios es el sistema codificación las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC. Portal Único Contratación: Herramienta virtual diseñada por el Gobierno Nacional con el fin dar difusión a todas las etapas contractuales todas las entidas estado, es obligatorio uso por parte las entidas públicas, correspondiente a: GGC: Contractual.

2 Página 2 11 DT: Dirección Territorial. RP: Registro Presupuestal. 4. Generalidas procedimiento: Audiencia Pública: Audiencia abierta al público en la que se discuten temas tales como, asignación riesgos, aclaración pliegos finitivos (esta Audiencia es opcional) o se adjudica un proceso selección. Anda: Documento mediante el cual se modifica el pliego finitivo, como consecuencia las observaciones presentadas por los proponentes, a motu propio la entidad, y se modifica el cronograma proceso una vez se haya efectuado el cierre mismo. Acta cierre: : Es el documento suscrito una vez se cierra el plazo la licitación, en el cual se relacionan la ofertas presentadas y los datos más relevantes las mismas. Informe evaluación: : Documento en el cual el Comité Evaluador presenta la evaluación y calificación las ofertas presentadas. Acto administrativo adjudicación: Resolución en la cual se plasma el acto adjudicación proceso selección al proponente favorecido con la más alta evaluación y calificación. Contratista: : Persona natural o jurídica a quien se le adjudicó el proceso selección y con quien se celebra el contrato. Contrato: : Documento suscrito entre el MINISTERIO y el proponente favorecido con la adjudicación proceso selección, el cual plasma el acuerdo voluntas las partes, fijando los rechos y obligaciones las partes, los productos a entregar, los plazos para su liquidación, etc. Garantías: : Son mecanismos cobertura establecidos en la ley contratación para amparar los riesgos previsibles contrato o la seriedad la oferta. Este procedimiento se rige por la Ley , Ley y más cretos reglamentarios. 5. Descripción las actividas: Nro. Actividad 1. Intifica la necesidad bien o servicio a adquirir Depenncia Registro /documento

3 Página 3 11 acuerdo con lo estipulado en el Plan Anual solicitante Adquisiciones. Se requiere hacer un estudio sector juicioso y diligente, para terminar el valor estimado bien o el servicio a contratar; conformidad con los manuales establecidos por Colombia Compra Eficiente 2. Determina si el bien o servicio a adquirir se encuentra Depenncia incluido en el PAA. solicitante 3. Definir acuerdo con la necesidad y con la complejidad la modalidad licitación pública. Depenncia solicitante 4. Elabora estudios previos para la realización la Personal Estudios previos solicitud. para contratación penncia convocatoria Los estudios previos se elaboran diligenciando el Formato Estudios Previos para la licitación pública solicitante pública procesos que aplicable a esta modalidad contratación y superan el 10% conformidad con la normativa vigente. la menor cuantía 5. Solicita la expedición CDP (De acuerdo al estudio sector realizado previamente) penncia Solicitud Expedición solicitante Certificado Disponibilidad Presupuestal 6. Realiza la solicitud contratación al Director / Jefe o Solicitud Contractual. (a) Área contratación. 7. Recibe la solicitud contratación con todos los documentos requeridos, e incluye lista chequeo documentos. Secretaria Lista Chequeo. Contractual. 8. Asigna al abogado responsable para que revise los documentos y termine el cumplimiento los requisitos jurídicos y que los documentos estén Contractual completos para iniciar el proceso. 9. Revisa la carpeta con la solicitud contratación a fin Documento garantizar que se encuentren los documentos observaciones requeridos: Se verifica contra la lista chequeo. GGC. dirigido al área En caso que la carpeta no incluya todos los documentos requeridos y se requieran ajustes a los estudios y documentos previos se vuelve al área

4 Página 4 11 solicitante, ir a actividad Como el presupuesto oficial supera los 1000 SMMLV es necesario presentar el tema en el Comité Asesor Contratación para recibir la aprobación iniciar el proceso selección. Si el Comité tiene observaciones, vuélvase a la actividad 4. Si el Comité no tiene observaciones, continúe con la actividad Si está completa la carpeta con todos los documentos y los estudios previos no requieren ajustes, se proce a la elaboración ación Proyecto Pliego Condiciones o Convocatoria Pública acuerdo a la modalidad licitación pública, así como la Resolución que conforma el Comité Evaluador 12. Revisado lo anterior se proce a la aprobación por parte Contractual. Si se ben realizar ajustes se vuelve al abogado responsable. 13. Se reciben observaciones al proyecto pliego condiciones por parte los interesados en participar. Traslado las observaciones y/o preguntas al comité evaluador para su análisis. Respuesta a las observaciones presentadas y cisión la pertinencia incluirlas o no el pliego condiciones finitivo, si aplica. Publicación en el SECOP documento respuestas a las observaciones presentadas. 14. Modificación al proyecto pliego condiciones pasa a ser pliego condiciones finitivo, si hay lugar a ello, en razón a las observaciones recibidas por parte los interesados en participar en el proceso. 15. Elaborar pliego condiciones finitivo y acto administrativo apertura. a. Depenncia solicitante, G.G.C GGC. (a) y Contractual. GGC / GGC. Depenncia GGC y penncia Acta Comité Proyecto Pliego Condiciones o Convocatoria Pública. Resolución Comité evaluador. Publicación Proyecto pliego condiciones o Convocatoria Pública en el SECOP. Correo electrónico y Documento respuestas. Pliego condiciones finitivo. Pliego Condiciones y Resolución Apertura.

5 Página Revisión ión pliego condiciones finitivo y acto administrativo apertura, se proce a la aprobación por parte l (la) (a) Contractual, y Subdirector Administrativo y Financiero, mediante vistos buenos y firma Ornador Gasto la Resolución Apertura. Si se ben realizar ajustes se vuelve al profesional 17. Publicación los documentos en el SECOP. 18. Llevar a cabo la Audiencia Pública asignación riesgos, mediante la cual se be presentar el análisis los riesgos efectuados y hacer la asignación riesgos finitiva. 19. Recibir y analizar las observaciones y/o preguntas por los interesados en el término establecido en el pliego condiciones. Trasladar las observaciones y/o preguntas al comité evaluador para su análisis, respuesta y cisión la pertinencia modificar el pliego condiciones finitivo. Elaborar formulario respuestas con el comité evaluador. Proyectar anda(s), si aplican. (a) Contractual. Subdirector Administrativo, Ornador Gasto. GGC G.G..C. / Depenncia Comité Evaluador. Contractual/ penncia Comité Evaluador. Resolución Apertura. Publicación. Acta asignación riesgos Correo electrónico y Documento respuestas. Anda. 20. Suscripción la Anda si aplica por parte Ornador Gasto, previa revisión Contractual, Subdirector Administrativo y Financiero/ Ornador Gasto. 21. Recibir ofertas. Elaborar acta cierre proceso. Elaborar memorando remitiendo ofertas a Comité Anda. Contratos/ Subdirector Administrativo y Financiero/ Ornador Gasto / Acta cierre. Contractual Memorando

6 Página 6 11 Evaluador. 22 Realizar la verificación ión y evaluación la (s) oferta (s) requisitos habilitantes carácter técnico, jurídico y financiero y la calificación las propuestas y terminar si es procente solicitar aclaraciones al o los oferente(s). 23. Recibir documentos subsanables y dar traslado los mismos a los miembros Comité Evaluador. Consolidar informe y publicar en el SECOP. (traslado otorgado por ley a los proponentes). 24 Presentar en Comité Asesor contratación el informe evaluación y la recomendación proferida por el Comité Evaluador 25. Celebrar Audiencia Pública Adjudicación o Declaratoria Desierto proceso. 26. Realizar la minuta contrato. Comité Evaluador remisión propuestas. Publicación en el SECOP. Correo electrónico. Informe y Contractual/ Publicación en el SECOP. penncia Acta Comité Asesor Contractual/ Contratación. Abogado G.G..C. y penncia solicitante/comité Evaluador/ Acta. / Resolución Adjudicación o Contractual/ Declaratoria Abogado Desierto G.G..C. y Proceso. penncia solicitante/comité Evaluador/ Subdirector Administrativo/ Ornador Gasto.

7 Página Revisión la minuta contrato por parte Contractual/ Subdirector Administrativo y Financiero y Ornador Gasto. 28. Firma contrato por parte contratista. 29. Realiza la numeración y/o asignación fecha al contrato. Los contratos se enumeran manera secuencial ascennte inpendiente su modalidad y por períodos anuales, lo incluye en la base datos vigente. Contractual/ Subdirector Administrativo/ Ornador Gasto. Proveedor, Contratista o Representante Legal Proveedor o Contratista Secretaria Contractual Contrato Contrato con número y fecha. 30. Solicita el Registro Presupuestal. 31. Solicita al contratista las garantías respectivas. El tipo y cubrimiento las garantías pen la naturaleza proceso y su complejidad. Secretaria Contractual Registro Presupuestal. 32. Recibe, revisa y aprueba la (s) garantía(s) solicitadas. Revisa la garantía recibida a fin verificar que la información allí contenida se ajuste a lo solicitado en el contrato, en caso contrario, se be requerir al Contratista para que manera inmediata aante el trámite modificación la garantía ante la respectiva Aseguradora. / Acta aprobación Garantía. Si se cumplen los requisitos, se aprueba la póliza suscribiendo el acta aprobación garantías.

8 Página Comunica al contratista la aprobación la garantía. 34. Comunica al supervisor la signación para ejercer supervisión o interventoría al contrato. Fin / / Comunicación Memorando. 6. Requerimientos Técnicos Procedimiento (puntos control) Actividad 7. Se revisa que la solicitud contratación contenga los documentos establecidos en la lista chequeo que para el efecto ha finido el Contractual. Actividad 9. Se revisa la carpeta con la solicitud contratación a fin garantizar que se encuentren los documentos requeridos según la lista chequeo. Actividad 12. Se revisa documento proyecto pliego condiciones proceso licitatorio con base en los estudios y documentos previos y en la normativa que regula la Contratación la Administración Pública. Actividad 16. Se revisa el documento pliego condiciones finitivo proceso licitatorio, teniendo en cuenta si se presentaron observaciones al proyecto pliego condiciones y si éstas dieron lugar a ser incluidas en el mismo, e igualmente se be revisar la resolución apertura proceso, verificando la información contenida en los estudios y documentos previos y el pliego finitivo proceso. Actividad 20. Se revisa el documento anda que dará lugar a la modificación pliego condiciones finitivo proceso licitatorio; para lo cual se tendrá en cuenta el formulario respuestas elaborado por los miembros Comité Evaluador proceso, a las observaciones presentadas por los posibles proponentes durante el período observaciones a los pliegos finitivos proceso. Actividad 32. Se revisa que la garantía única contrato, se encuentre suscrita en los términos mismo, en particular se revisa: Información la aseguradora que expi la garantía Datos contratista

9 Página 9 11 Datos contratante Datos contrato Fechas cobertura Porcentajes la cobertura. Firmas 7. Anexos. N/A.