PARTIDA: Mantenimiento y conservación de vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales No. Documento Requerido

Transcripción

1 PARTIDA: Mantenimiento y conservación de vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales No. Documento Requerido Requisitos a fiscalizar por la Unidad Responsable 1 Contra Recibo Datos que debe de Incluir el Contra Recibo. 1. Nombre de la empresa o persona física. 2. Fecha en que se recibió el material 3. Número de factura. 4. Importe total de la factura. 5. Fecha de la factura. 6. Sello de la o del 7. Firma autógrafa de quien elabora el contra recibo. (Dar clic en Contra Recibo para visualizaran ejemplo) Responsable de su Elaboración 2 Cotización y 1 copia) El contra recibo se compone de 3 tantos, el Blanco (original) se entrega al de Recursos Financieros, junto con la documentación comprobatoria; el Amarillo (copia 1) se entrega al proveedor cuando este halla surtido el material solicitado y el Azul (copia 2) se queda en la oficina de adquisiciones y se archiva junto con el acuse de la documentación entregada al de Recursos Financieros. Por cada cotización a partir de $10, considerando el I.V.A. Ésta deben presentarse en hoja membretada original del proveedor, conteniendo firma y sello del mismo, en la oficina de. Datos Relacionados con el Proveedor. 1. Nombre de la empresa. 2. Logo. 3. R.F.C. (En el caso de personas físicas, deberá contener el R.F.C. y el CURP). 5. Dirección. 6. Ciudad. 7. Estado. 8. C.P. 9. Número de cotización. 10. Fecha. 11. Cantidad. 12. Descripción. 13. Precio Unitario. 14. Subtotal. 15. I.V.A. 16. Total 17. Caducidad de la cotización. Tener en cuenta que las cotizaciones deberán de ser en Pesos Mexicanos. Datos del Instituto que debe de contener la Cotización: 1. Nombre del cliente: Secretaria de Educación Pública o Instituto Tecnológico de Apizaco. Proveedor

2 3 Factura y 2 copias) 2. Dirección: Av. Instituto Tecnológico S/N. 3. Ciudad: Apizaco 4. Estado: Tlaxcala 5. C.P.: Att n: Ing. Antonio Solís Lima Datos Básicos del Proveedor. 1. Contener impreso el nombre, denominación o razón social de quien lo expide. 2. Contener impreso el domicilio fiscal de quien lo expide. 3. Contener impresa la cédula de identificación fiscal (En el caso de personas físicas, deberá contener el R.F.C. y el CURP). 4. Contener impreso la clave de registro federal de contribuyentes de quien lo expide. 5. Contribuyentes con más de un local o establecimiento, deberá señalar en los mismos, el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes. 6. Contener impreso el número de folio. 7. Contener la leyenda "Pago en una sola exhibición". 8. "Efectos Fiscales al Pago" (Personas físicas). Datos que debe de contener la Factura. 9. Lugar y fecha de expedición. 10. Nombre del cliente: Secretaria de Educación Pública 11. Dirección: Av. Instituto Tecnológico S/N. 12. Ciudad: Apizaco 13. Estado: Tlaxcala 14. C.P.: Valor unitario consignado en número. 16. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen (de acuerdo a la Requisición). 17. Importe en número del subtotal e impuesto(s) que deban trasladarse, en su caso. 18. Importe total consignado en número y/o letra. Datos Básicos del Impresor. 19. Contener impreso la fecha de impresión de los comprobantes. 20. Contener impreso Nombre, Denominación o Razón 21. Social del impresor de los comprobantes. 22. Contener impreso el domicilio fiscal completo del impresor autorizado. 23. Contener impreso el número de teléfono del impresor autorizado, en su caso. 24. Contener impreso el registro federal de contribuyentes del impresor autorizado. 25. Contener impresa la fecha en que se incluyó la autorización correspondiente en la página de internet del SAT. 26. Contener impreso la vigencia de los comprobantes, que deberá ser de dos años a partir de la fecha de impresión y opcionalmente el número inicial y final de los folios impresos.

3 4 Compulsa 5 Requisición Impreso en Contener impresa la leyenda "La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales". 28. Contener impreso la leyenda "Número de aprobación del Sistema de Control de Impresores Autorizados" seguida del número generado por el sistema. Verificar que las operaciones aritméticas sean correctas. Incluir en cada una de las facturas sin obstruir datos y en forma manuscrita la leyenda "Recibí de conformidad y a entera satisfacción" por el Jefe del que solicitó y recibió el bien o servicio; así como nombre y cargo del mismo. En caso de que no exista espacio suficiente en el anverso de la factura y con la finalidad de no obstruir dato alguno, cumplir con este punto reflejándolo en el reverso de la factura, no en la hoja donde se pegue la misma. Los bienes y servicios descritos en la factura deben de afectar a la(s) partida(s) autorizada(s), de conformidad con el Clasificador por Objeto del Gasto vigente, debiendo elaborarse una factura por partida de gasto. Los bienes o servicios descritos en las facturas deben corresponder al giro o actividad preponderante del proveedor o prestador del servicio; en caso de no ser claro, adicionar el Alta en Hacienda (personas físicas) o bien el Acta Constitutiva (personas morales) para determinar lo anterior. El monto autorizado para compras directas es de $50, (CINCUENTA MIL PESOS 00/100 M.N.), mas I.V.A. por partida de gasto mensualmente para Gasto Directo y por separado igual monto autorizado para Investigación y Posgrado, considerando que éstas últimas no pueden ser modificadas, conforme a lo autorizado en el anteproyecto. En ambos casos se exceptúa de este monto a aquellos gastos con prestadores de servicio licitados centralmente. Por cada factura a partir de $10, considerando el I.V.A., debe presentar 3 cotizaciones incluyendo la del proveedor o prestador del servicio con quien se realizó el gasto. Verificar cada factura en el Sistema de Administración Tributaria, anexando original impreso de la mascarilla de captura y la respuesta de la consulta: *Factura impresa: erificacioncomprobantes.asp *Factura digital: aria.aspx Procedimiento para la realización de una Requisición 1. Una requisición de insumos dentro del Instituto Tecnológico de Apizaco la puede llenar cualquier servidor público siempre y cuando sea Solicitante

4 autorizada por su jefe inmediato superior. 2. Antes de llenar el formato para la Requisición es necesario verificar que su insumo haya sido presupuestado en el Programa Operativo Anual correspondiente a su departamento. 3. Identificar a que Numero de proyecto pertenece el insumo. Si en caso de que se tuviera incertidumbre al respecto se deberá de solicitar ayuda al personal del de Planeación del Instituto. 4. Identificar a que partida pertenece el insumo dentro del Clasificador por Objeto del Gasto vigente. (Consultar: togasto/clasificadorporobjetogasto2011.pdf. ) Si en caso de que se tuviera incertidumbre al respecto se deberá de solicitar ayuda al personal del de Planeación del Instituto. 5. Para obtener el monto estimado del insumo es necesario que se siga cualquiera de los siguientes criterios: a) Preguntar a la oficina de para que se les proporcione el monto del insumo. b) Buscar en la Internet el costo aproximado del insumo y añadir: *El I.V.A., *Así como los gastos de envío si es que aplica. *Tener en cuenta la fecha de adquisición del insumo. *Si el insumo se tiene que importar o su precio está en dólares se tiene que considerar el tipo de cambio para la fecha de la adquisición. *Si el insumo se tiene que importar se tiene que considerar los gastos de importación (pago de aranceles). c) Si el insumo que se desea adquirir ya ha sido comprado dentro de los últimos dos meses para su departamento, usted podrá usar el mismo precio con la consideración de que le adicione un incremento que nos permita estar por arriba del precio real, y así evitar realizar una vez más el llenado del formato de la requisición si es que el costo de la compra real quedara por arriba del monto estimado de la requisición. Nota: El precio real del insumo siempre debe ser mayor o igual al del presupuestado en la requisición. 6. Una vez obtenida esta información, las áreas solicitantes, llenan el Formato para Requisición de Bienes y Servicios SNEST-AD-FO-03, especificando claramente los requisitos de compra y adjuntando en un archivo por separado las especificaciones de los insumos. Posteriormente se recaban las firmas correspondientes y lo entregan a la oficina de adquisiciones del de Recursos Materiales y Servicios (DRMyS) del Instituto Tecnológico de Apizaco. Cabe hacer hincapié que se deberán de entregar en formato impreso (en tres y además se deberán de enviar (la requisición y las especificaciones) en formato electrónico (Word o Excel) al correo electrónico materiales@itapizaco.edu.mx con la finalidad de subirlos a la plataforma de adquisiciones del DRMyS de manera expedita. Los archivos electrónicos podrán ser editados para su fácil manipulación, no se aceptaran requisiciones escaneadas. 7. El archivo que contendrá las especificaciones del insumo deberán de

5 6 Constancia de Proveedor no Inhabilitado 7 Solicitud de o Servicios SOLADSERV venir a detalle indicando cualquiera de los siguientes atributos que puedan aplicar al insumo: Fecha de adquisición. Cantidad Modelo Marca Descripción para que será utilizado. Color Tipo de material Tamaño Velocidad Capacidad, etc., etc. Se sugiere anexar fotografías del insumo si es que se tienen con el objetivo de ser lo más explícito que se pueda. 8. Es importante subrayar que si la requisición no viene acompañada con el archivo de especificaciones o antes mencionado (si es que aplica), el personal de la oficina de no procesara su solicitud hasta que se proporciones los detalles de la adquisición al 100%. Antes de elaborar la constancia, verificar en la página de internet de la Función Pública de conformidad con la circular no. 017/2007, que los proveedores o prestadores de servicios, no se encuentren inhabilitados o sancionados. Datos que debe de contener la Constancia. 1. Ciudad y fecha de elaboración No. De Oficio. 4. Dirigida. 5. Texto 6. Nombre y Firma del Jefe de Recursos Materiales y Servicios. 7. Sello del de Recursos Materiales y Servicios. Formato Anexo Constancia de Proveedor no Inhabilitado. En cada factura que se presente a partir de $14, (CATORCE MIL CUATROCIENTOS PESOS 00/100 M.N.), deben anexar el formato "Solicitud de o Servicios". Datos que debe de contener la Solicitud. 1. Número. 2. Fecha. 3. Clave. 4. Denominación. 5. Área Solicitante. 6. Descripción. 7. Vigencia. 8. Nombre Proveedor. 9. R.F.C. 10. Partida. Solicitante

6 8 Nota Aclaratoria 9 Nota Foránea Impreso en 3 10 Relación Descriptiva 11. Forma de Pago. 12. Costo. 13. I.V.A. 14. Importe Total 15. Nombre y Firma del Proveedor. 16. Nombre y Firma del Jefe de Solicitante. 17. Nombre y Firma del Director. Formato Anexo "Solicitud de o Servicios". Datos que debe de contener la Nota Aclaratoria 1. Lugar y Fecha de Elaboración. 2. Nombre del Director. 3. Puesto 4. No. de Factura. 5. Proyecto. 6. Partida. 7. Área. 8. Tipo de Mantenimiento. 9. Justificación. 10. Nombre y firma del Jefe de solicitante. 11. Sello del. Formato Anexo Nota Aclaratoria. Las compras realizadas fuera de los 50 kms. a la redonda de la ubicación del plantel, se consideran foráneas y deben estar justificadas con una nota aclaratoria firmada y sellada por el Director y el Jefe del de Recursos Materiales y Servicios; asimismo incluir 3 cotizaciones que fundamenten su realización (una local, una del proveedor que emitió la factura y una del lugar donde se adquirió el bien o servicio). Datos que debe de contener la Nota Foránea 1. Fecha de Elaboración. 2. Nombre del Director. 3. Puesto 4. Texto. 5. No. de Factura. 6. Fecha. 7. Importe. 8. Proveedor. 9. Proyecto. 10. Partida Nombre y Firma del Jefe de Recursos Materiales y Servicios. 13. Sello del. Formato Anexo Nota Foránea. Oficio realizado por el departamento solicitante que lleva lo siguiente: 1. Fecha Solicitante Solicitante y la

7 2. Proyecto Numero de factura 5. Proveedor 6. Una tabla de relación de equipos que serán impactados con esta adquisición y lleva la tabla lo siguiente: - Ubicación del bien - Equipo - Marca - Modelo - Num de serie - Num de inventario 11 BIFUMACM Bitacora de funcionamiento y mantenimiento de vehículos terrestres (Concentrado mensual) oficina de Almacen e Inventarios Servicios Generales 12 Fotografías Fotografías antes y después del respectivo mantenimiento Servicios Generales 13 Vale de resguardo del bien 14 Oficio de solicitud de pago de cheque Solicitar el vale de resguardo respectivo del bien Solicitud dirigido al Jefe de Recursos financieros para que se elabore el cheque a nombre del proveedor que haya realizado el mantenimiento almacen e inventarios Servicios Generales