ASESORÍA PARA EL CONTROL INTERNO MECI DE LA ESE- HCVP DE PUEBLO BELLO CESAR.

Transcripción

1 ASESORÍA PARA EL CONTROL INTERNO MECI DE LA ESE- HCVP DE PUEBLO BELLO CESAR. Informe: periodo 15 agosto al 14 de diciembre de Presentado por: TANIA GONZALEZ ROMERO. Asesor de control interno.

2 INFORME DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO 1. OBJETIVO GENERALES Y ESPECIFICOS OBJETIVOS GENERALES. Evaluar los proceso de almacén, facturación, contabilidad, presupuesto, y demás dependencia de la ESE Hospital camilo Villazon Pumarejo de pueblo bello Cesar, basados en los principios establecidos en la Constitución y la Ley; tales como los de eficiencia, eficacia, economía; para el periodo comprendido entre el 15 de agosto al 14 de diciembre de 2012; realizando los respectivos controles de legalidad; de gestión financiera y revisión de los documentos que soportan las operaciones de la entidad de cada actividad realizada OBJETIVOS ESPACIFICOS. 2. ALCANCE. Analizar los estados financieros y verificar que estos reflejen confiablemente las operaciones, comprobando que la información es consistentes y coherente con los soportes, con los registros de la información contable y que esta se ajuste a la norma vigente. Examinar la ejecución presupuestal de la vigencia comprendida entre el 13 de enero al 14 de diciembre de 2012; realizada por la institución. Revisar los procedimientos y procesos de facturación sobre cobro y recaudo de la cartera. Verificar los procedimientos y funcionamiento del área de almacén. Verificar el funcionamiento operatividad del área de facturación. Se identificaran los riegos de cada uno de los procesos del hospital, se analizaran las actividades y procedimientos conforma al manual de procedimientos de la institución con el fin de verificar el cumplimiento de las normas y disposiciones que regulan cada una de ellas; para obtener conclusiones sobre las mismas.

3 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD. La ESE Hospital camilo Villazon Pumarejo, es una institución sin animo de lucro, que prestas sus servicios de salud de primer nivel de atención, como única institución de este tipo en el Municipio de Pueblo Bello Cesar; atiende entre 80 al 90% de la población. De la misma forma en la búsqueda del mejora hacia miento del servicio se realizaran actividades de promoción y prevención, tratamiento y rehabilitación hacia las personas y medio ambiente. Por todo lo anterior, se asegura que la ESE-HCVP cumple con su función de suplir las necesidades físicas, psicológicas y sociales de la comunidad de Pueblo bello. 4. CONTROL PRACTICADO. La asesoría de control interno de la ESE Hospital camilo Villazon Pumarejo, tiene como misión definir y evaluar en forma independiente y coordinada el sistema de control interno, en la áreas misionales y de apoyo, constatando que cada una de las actividades cumplan con los parámetros de eficiencia, eficacia y economía, encaminado sus esfuerzos hacia el logro de la cantidad total en la gestión de la administración y teniendo como instrumento básico, la creación y fortalecimiento del autocontrol. La asesoría de control interno procede a rendir informe correspondiente a las actividades efectuadas desde el 15 de agosto al 14 de abril de La constitución política de 1991 incorporo el concepto de control interno como un instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del Estado y el cumplimiento de los principios que requiere la función publica. Por su parte, la Ley 87 de 1993, establece normas para el ejercicio del control interno en las instancia y organizaciones del estado, y la Ley 489 de 1998 dispuso la creación del sistema nacional de control interno.

4 El trabajo incluyo la identificación, análisis, valoración, manejo y mapa de riesgo de las áreas de contabilidad, presupuesto, almacén, farmacia, talento humano, facturación, inventario de bienes de la ESE-HCVP. 5. RESULTADOS OBTENIDOS EVALUACIÓN Y ANALISIS DE FACTURACIÓN. El proceso de facturación se resume como el resumen, valoración y liquidación de los procedimientos, actividades y consumo prestados a un usuario hospitalario o ambulatorio para efectos del cobro, que generen ingresos, con los cuales se financiara la entidad. En el mismo sentido, estos procedimientos permiten consolidar información intra y extra institucional que favorece las labores de seguimiento, estabilidad, sostenibilidad y rentabilidad de la institución. Debe crearse la herramienta y los criterios que perita medir la eficiencia del servicio de facturación, dado que el solo registro y elaboración de la factura no son suficiente para llevar a cabo la tarea completa; es decir, debe crearse una base de datos completa y confiable que permita tomar decisiones administrativas. Se evidencia en procedimiento de facturación de los servicios de urgencia, consulta externa y los demás servicios prestado por la institución toma como base el procedimiento estándar establecidos en los referenciados servicios. En igual sentido, se observa la poca preparación del personal que comprende el área de facturación, que corresponde solo a niveles de experiencia y no de preparación cognoscitivas. Las instalaciones en donde funcionas son inadecuadas y afectas en el caso del área de urgencia el espacio físico de operación de la misma. Al revisar los consolidados de las facturas se encontró que las hojas de consumo no se encontraba en la mayoría de los caos firmados por el usuario y el enfermero, situación que puede generar glosas.

5 RECOMENDACIONES. Integrar el sowftware de facturación con el área de contabilidad y presupuesto; implementando módulos compatibles y conectados en red sistematizada. Diseñar los criterios y procedimientos que permita el análisis y gestión de cobro; que permita definir cartera vencida y deudas de difícil cobro. Exigir perfil al momento de seleccionar el personal a contratar o vincular a la institución en el área de facturación. Diseñar análisis de facturación que sirva como herramienta estadística de usuarios, para el análisis de información y toma de decisiones en el área administrativa EVALUACIÓN Y ANÁLISIS DE CONTABILIDAD. Esta actividad esta bajo la responsabilidad del contador de la ESE- HCVP, la cual se lleva cabo con el fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, que sea capaz de garantizar la información financiera, económica y social, en cumplimiento de las normas conceptuales, técnicas procedimentales establecidas en el manual de contabilidad de la contaduría general de la republica. Se pido corroborar que las ejecuciones presupuestales se elaboraron mes a mes, se presentaron los informes correspondientes a la contaduría general, contraloría departamental, CHICK, DIAN, ministerio de la protección social en la plataforma SIHO; asi como los libor de contabilidad. En términos generales se concluye en este periodo que: Los consolidados de información financiera se encuentran en el Balance General y en el estado de actividad financiera, económica y social, se utiliza de manera exclusiva para cumplir con las obligaciones legal de rendir cuentas a los órganos de control; pero se debe crear la herramienta necesaria que nos permita consolidar la misma información para ser útil en la toma de decisiones de tipo administrativo.

6 RECOMENDACIONES ALMACEN. CONTABILIDAD: Actualizar los cuadros de depreciación por cada bien individual, ya que los cálculos se realizan en forma global y se encuentran desactualizados. NIVEL DIRECTIVO: Implementar procedimientos de relacionados con los procesos de depuración de la cuenta deudores y propiedad, planta y equipo. CONTABILIDAD: Establecer un método de reconocido valor técnico para realizar las provisiones a la cuanta de deudores con el fin de obtener un correcto calculo y reflejar en los estado financieros la realidad de la económica y financiera de la institución. NIVEL DIRECTIVO: Crear y adoptar el manual de contabilidad de la entidad. CONTABILIDAD: Realizar consolidados de información contable, con el objeto de realizar un análisis de la información que pueda revelar la realidad económica y financiera de la institución. Con la finalidad de no caer en impericia, es recomendable que el análisis del consolidad de la información sea realizado por el contador publico de la institución; cual es persona idónea para hacerlo; para que así el nivel directivo pueda tomar la mejor decisión posible. CONTABILIDAD: Actualizar el avaluó a los bienes muebles e inmuebles de la propiedad de la entidad, de acuerdo como lo establece la norma. Almacén básicamente es un espacio, recinto, edificio, o instalación donde se suele guardar la mercancía, pero al mismo tiempo puede hacer otras funciones, como por ejemplo el acondicionamiento de productos determinados, hacer recambios., más profundamente diríamos que el término almacén viene derivado del árabe (almaizan) y es una casa o edificio donde se guardan géneros de cualquier clase.

7 Por tanto, un almacén fundamentalmente se encarga de guardar el stock, pero no debemos de confundir los términos. La gestión del stock no será la misma que la gestión del almacén. La primera se encarga de aprovisionar para un buen nivel de servicio mientras que la segunda intenta realizar las operaciones de almacenamiento (algunas veces también de preparación y producción) con los mínimos recursos propios del almacén (como son el espacio, la maquinaria y el personal). Se pudo evidenciar, que el área de almacén no funciona en instalaciones adecuadas, que a la fecha no cuenta con procedimientos de ingresos y salidas; que el responsable del área implemento un sistema que cumple con las condiciones mínimas exigidas, pero este no ha sido estandarizado y adoptado; el almacenamiento se realiza de manera manual, carece de herramienta sistematizada que mermita agilizar el proceso y actualizar existencias. RECOMENDACIONES. En el caso del almacén de la institución se hace necesario la adecuación del espacio físico del almacén de la institución, como lograr la sistematización del mismo; que permita agilizar los procesos de consolidados de la información, actualización de la misma y verificación de la existencia, por ultimo requiere de la creación de los procedimientos para su debido funcionamiento. Agradeciendo su atención. De usted, TANIA GONZALEZ ROMERO. Asesor control interno.