MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL MUNICIPIO DE BARANOA CLIMACO RAFAEL ESTRADA PEREZ ALCALDE MUNICIPAL

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1 MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL MUNICIPIO DE BARANOA CLIMACO RAFAEL ESTRADA PEREZ ALCALDE MUNICIPAL

2 DECRETO Nº 122 DE JULIO 22 DEL 2009 Por el cual se expide el manual de funciones y procedimientos del Sistema de Control Interno del Municipio de Baranoa El Alcalde del Municipio de Baranoa en uso de sus atribuciones legales, en especial las contenidas en los artículos 315,209,267 y 269 de la Constitución Nacional y: CONSIDERANDO: a) Que los artículos 209 y 267 de la constitución Nacional disponen las obligaciones para las entidades públicas de diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno. b) Que en virtud de las disposiciones constitucionales y legales vigentes, en especial las consagradas en la ley 87 de 1993, se hace necesario diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno en el Municipio de Baranoa. c) Que el Manual de Control Interno constituye una herramienta fundamental para precautelar y verificar el desarrollo adecuado de las actividades y operaciones administrativas del Municipio de Baranoa. DECRETA: ARTICULO PRIMERO: Que el control Interno del Municipio de Baranoa estará a cargo de un Jefe ò Director especial de Control Interno que dependerá del Alcalde Municipal.

3 ARTICULO SEGUNDO: El sistema de Control Interno de la Alcaldía Municipal y se regirá por las disposiciones que se establecen en el artículo siguiente: TITULO I DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CAPITULO I GENERALIDADES ARTICULO PRIMERO: DEFINICIÒN. Se entiende por CONTROL INTERNO el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes y métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por el Municipio de Baranoa, con el fin de procurar que todas las actividades operacionales y actuaciones así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de la política trazada por la administración Municipal y en atención a las metas u objetivos previstos. PARAGRAFO: EL CONTROL INTERNO se expresará a través de las políticas por los niveles de dirección y administración del Municipio de Baranoa y se cumplieran en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funcionamiento y procedimientos, de sistema de información y de programas de selección inducción y capacitación de personal. ARTICULO SEGUNDO: CAMPO DE APLICACIÓN. Los procedimientos de CONTROL INTERNO consignados en este manual se aplicaran a las diferentes áreas funcionales y administrativas u operacionales propias de la organización Administrativa del Municipio de Baranoa.

4 ARTICULO TERCERO: PRINCIPIOS ORIENTADORES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El ejercicio de CONTROL INTERNO, debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia deberá concebirle y organizarse, de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en el Municipio de Baranoa y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando. 1. PRINCIPIO DE IGUALDAD Este principio, debe servir de guía al Municipio de Baranoa para que sus acciones y decisiones respecto de los usuarios se generen en igualdad de condiciones. 2. PRICIPIO DE MORALIDAD En virtud de este principio, el sistema de CONTROL INTERNO, se encamina a rodear los actos de la administración, sean diáfanos y definir los principios éticos, que reflejen una gestión pública pulcra y transparente. 3. PRINCIPIO DE EFICIENCIA El sistema de CONTROL INTERNO deberá vigilar que todas las actividades del Municipio de Baranoa se realicen eficientemente, es decir, que produzcan los mayores logros y resultados y que sus recursos, se les de el máximo y adecuado aprovechamiento, de tal manera que se obtengan los objetivos esperados y los efectos satisfactorios. 4. PRINCIPIO DE LA ECONOMIA El desarrollo de este principio, la actividad del principio de Baranoa se debe realizar dentro de la mayor racionalidad del gasto público y equilibrio de la inversión, para garantizar de esta manera la debida proporcionalidad y conformidad en la relación costo-beneficio.

5 5. PRINCIPIO DE CELERIDAD República de Colombia En virtud de este principio el sistema de CONTROL INTERNO requiere de una permanente dinámica en los procesos y desarrollos administrativos, con el fin de alcanzar resultados excelentes y oportunos. 6. PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD El sistema de CONTROL INTERNO, debe establecer mecanismos idóneos que generen un tratamiento y comportamiento justo e imparcial de la administración, en relación con los administrados. 7. PRINCIPIOS DE LA PUBLICIDAD En virtud de estos principios las actuaciones y pronunciamientos de la administración del Municipio de Baranoa, así como los logros de su gestión deben ser de conocimiento público, para lo cual la administración utilizará los mecanismos pertinentes de la comunicación social. 8. PRINCIPIOS DE VALORACIONES DE COSTO AMBIENTAL La función pública del Municipio, deberá desarrollarse de tal forma que sus actuaciones y decisiones consulten los costos, efectos y consecuencias ambientales con el fin de preservar y mantener un medio ambiente que permita el desarrollo de la comunidad. ARTICULO CUARTO: OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO. El presente manual tiene como finalidad dotar al Municipio, de un conjunto de procedimientos mínimos de autocontrol y atendiendo los principios constitucionales que deben caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del sistema de CONTROL INTERNO, se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales: 1. Proteger los recursos del municipio, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten. 2. Garantizar la eficiencia, la eficacia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional.

6 3. velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos del Municipio de Baranoa. 4. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión Municipal. 5. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros. 6. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presente en el Municipio de Baranoa y puedan afectar el logro de sus objetivos. 7. Garantizar que el sistema de CONTROL INTERNO disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación. 8. Velar por que el Alcalde del Municipio disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características. ARTICULO QUINTO: CARACTERISTICAS DEL CONTROL INTERNO. Son características del CONTROL INTERNO las siguientes: 1. El sistema de CONTROL INTERNO forma parte integrante de los sistemas contables financieros de planeación, de formación y operaciones del Municipio de Baranoa. 2. Corresponde al Alcalde la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de CONTROL INTERNO, el cual debe ser adecuado a la naturaleza estructura y Misión del Municipio. 3. En cada área o dependencia el funcionario encargado de dirigir es responsable por el CONTROL INTERNO ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en el Municipio de Baranoa. 4. La unidad de CONTROL INTERNO o quien haga sus veces, es la encargada de evaluar en forma independiente el sistema de CONTROL INTERNO de la entidad y proponer al Alcalde las recomendaciones para mejorarlo 5. Todas las transacciones del Municipio deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros.

7 ARTICULO SEXTO: CARACTERISTICAS DEL CONTROL INTERNO. El Municipio bajo la responsabilidad del alcalde debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deban orientar la aplicación del CONTROL INTERNO. 1. Establecimientos de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes que sean necesarios. 2. Definición de políticas como guía de acción y procedimientos para la ejecución de procesos. 3. Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar planes. 4. Delimitación precisa de la autoridad y utilización racional de los recursos. 5. Dirección y administración del personal conforme a un sistema de meritos y sanciones. 6. Ampliación de las recomendaciones resultantes de la evaluación del jefe de la oficina de CONTROL INTERNO. 7. Establecimientos de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión del Municipio de Baranoa. 8. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control. 9. Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión de la entidad. 10. Establecimientos de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal del Municipio. 11. Simplificación y actualización de normas y procedimientos. ARTICULO SEPTIMO: RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA. El establecimiento, el desarrollo, mantenimiento, implementación y perfeccionamiento del sistema de CONTROL INTERNO en el municipio es responsabilidad del Alcalde Municipal sin que esta función pueda diluirse, compartirse o delegarse, es igualmente responsabilidad del Alcalde la evaluación, examen y análisis permanente del desarrollo del CONTROL INTERNO.

8 CAPITULO II. DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Y SUS FUNCIONES ARTUCULO OCTAVO: DEFINICION DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. La oficina de CONTROL INTERNO es uno de los componentes del sistema de CONTROL INTERNO o directivo y se encarga de medir y evaluar la eficacia y economía de los demás controles, asesorando al Alcalde en la continuidad del proceso administrativo, en la evaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos en el Municipio. PARAGRAFO: Para efectos de la verificación y evaluación del CONTROL INTERNO, se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y cualquier otro mecanismo de control, que indique el uso de la mayor tecnología y seguridad. ARTICULO NOVENO: JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. El Director de la oficina de CONTROL INTERNO será un funcionario de libre nombramiento y remoción designado por el Alcalde Municipal. Para desempeñar el cargo se debe acreditar formación profesional en áreas relacionadas con las ciencias económicas, administrativas y/o jurídicas y acreditar dos (2) años de experiencias administrativas. PARAGRAFO: El director de la oficina de CONTROL INTERNO contará con el personal, no cumplirá necesariamente aumentos en la planta de personal existente. ARTICULO DIEZ: FUNCIONES DEL DIRECTOR DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. Serán funciones del director de la oficina de CONTROL INTERNO o de quien haga sus veces. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de CONTROL INTERNO en el Municipio de Baranoa.

9 Verificar que el sistema de CONTROL INTERNO este formalmente establecido dentro de la organización y que su ejerció sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y particular de aquellos que tenga responsabilidad de mando. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización cumplan por los responsables de su ejecución y en especial que las áreas o empleados encargados de la ampliación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente de acuerdo con la evaluación que se efectúe. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, pautas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin de que obtengan los resultados esperados. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos necesarios. Fomentar en toda la organización la cultura de control y autocontrol que contribuya en el mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional. Evaluar y verificar la ampliación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato institucional y legal diseña la administración del Municipio de Baranoa. Mantener permanentemente informado al Alcalde acerca del estado del CONTROL INTERNO dando cuentas de las debilidades detectadas y de las fallas a su cumplimiento. Verificar que se implanten las medidas recomendadas. Las demás que le asigne el Alcalde.

10 PARAGRAFO: En ningún caso, podrá el director de la oficina de CONTROL INTERNO o quien haga sus veces participar en los procesos administrativos a través de refrendaciones. ARTICULO ONCE: DEL FUNCIONARIO DE CONTROL INTERNO. Para el cumplimiento de las funciones consagradas en la ley 87 de 1993, se hace necesario el establecimiento de un plan de trabajo, que complemente las funciones establecidas, donde queden especificadas todas y cada una de las actividades de ejecución y desarrollo de dichas funciones y que a la vez garanticen que el sistema de CONTROL INTERNO funciones a cabalidad y que estén haciendo los correctivos pertinentes. ARTICULO DOCE: INFORMES PARCIALES. El día treinta (30) de cada mes, el director de la oficina de CONTROL INTERNO o quien haga sus veces deberá pasar un informe parcial de cada una de las actividades ejecutadas por la oficina de CONTROL INTERNO en desarrollo del proyecto de implantación e implementación del sistema de CONTROL INTERNO. El objetivo básico de los informes parciales, será el de establecer las necesidades en materia de recursos, métodos y procedimientos de cada una de las áreas de la administración estudiadas desde el punto de vista de CONTROL INTERNO. Los informes parciales, constaran de los siguientes elementos básicos: 1. Introduciòn 2. Objetivos generales y específicos del informe 3. Un esquema general de las visitas puntuales realizadas y las conclusiones de dichas visitas. 4. Un balance de elementos propuestos, en el desarrollo de las visitas. 5. Un diagnostico por cada área de verificación y evaluación mostrando los descriptores, causas, consecuencias, falencias, problemas y limitaciones del área en cuestión que contendrá básicamente los siguientes elementos: Diagnostico estructural y procedimiento del área. Diagnóstico de manejo de recursos técnicos, legales, físicos, financieros e institucionales del área. 6. Un listado de alternativas de solución a los problemas, identificados en el diagnostico.

11 7. La formulación de mecanismos y estrategias necesarias para la documentación y la formación de los procedimientos existentes en cada área de gestión auditada. 8. Una copia de la lista de verificación y evaluación de cada área auditada. 9. Un listado de necesidades en asesorías y capacitación detectada. 10. Las actividades desarrolladas, fuera del plan de trabajo. 11. Un informe detallado de necesidades de la oficina de CONTROL INTERNO, para la continuidad de trabajo. 12. Conclusiones generales. ARTICULO TRECE: INFORME FINAL. A partir de día 31 de diciembre de cada año, el director de la oficina de CONTROL INTERNO dispondrá de (5) días hábiles para presentar al Alcalde el informe ejecutivo manual del Sistema de Control Interno, informe anual de la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI y el Sistema de Gestión de Calidad SGC El informe final se presentará como un balance de CONTROL INTERNO y como indicador de gestión de cumplimiento del plan de trabajo para lo cual servirá de base para la continuidad del proceso. ARTÍCULO CATORCE: CONTENIDO DEL INFORME FINAL. El contenido del informe final será el siguiente: 1. Introducción 2. Metas a seguir generalidades y especificas del informe 3. Balance general de la gestión de CONTROL INTERNO 4. Informe de empalme para la nueva vigencia fiscal 5. Indicador de gestión, de cumplimiento de plan de trabajo establecido para CONTROL INTERNO. 6. Los listado de mejoras producidas por la implantación e implementación del sistema de CONTROL INTERNO.

12 7. Un informe sobre las necesidades para la continuidad del plan. 8. Un plan de establecer los estándares de auditoria en la gestión del Municipio. 9. Conclusiones generales. ARTUCULO QUINCE: INFORME DE CONTROL INTERNO. Los informes de CONTROL INTERNO, tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales, y fiscales, cuando las autoridades pertinentes así lo estimen. TITULO II DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CAPITULO I 1.1. GENERALIDADES DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO. ARTICULO DIECISIETE: DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS. Se entiende por procedimientos, los métodos empleados para llevar a cabo las actividades y funciones administrativas en concordancia con las políticas trazadas por el Alcalde. ARTICULO DIECISIETE: FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DE CONTROL INTERNO. Las funciones y atribuciones del CONTROL INTERNO se ejercerá según las siguientes pautas: Verificar las atribuciones legales y las autorizaciones otorgadas por el Alcalde para el cumplimiento de los acuerdos. Revisar la corrección numérica de los ingresos y egresos. Comprobar que se aprueben las partidas correspondientes, para atender las diferentes obligaciones del Municipio.

13 Verificar la imputación presupuestal y contable respectiva. Verificar que los egresos y salida de bienes se encuentren debidamente autorizada, firmadas por los funcionarios responsables de ello. Revisión y comprobación de ingresos. Revisión y comprobación de Egresos. Revisión y cumplimiento de la producción de bienes y prestaciones de servicios, rendimientos financieros, intereses, etc. Verificación de los comprobantes y documentos que se originan para cada una de las operaciones realizadas. Examen y verificación de comprobantes de entradas y salidas de bienes. Revisión y comprobante de los inventarios permanentes y de los elementos devolutivos en servicios. Revisión de los asientos de contabilidad. Comprobación de registros en los libros principales y auxiliares y en los sistemas que utilice el municipio. Análisis y comprobación de costos y gastos. Revisión y análisis de las cuentas de resultado. Verificación de la totalidad de las partidas de activos, pasivos, patrimonio y reservas. Examen, análisis y verificación del balance, asientos de cierre y de ajuste en sus anexos, informes y análisis de la cuenta de resultado. Evaluación independiente del Modelo Estándar de Control Interno MECI y el Sistema de Gestión de Calidad AUDITORIA DE BALANCE. Consiste en la investigación pormenorizada que debe efectuar el CONTROL INTERNO sobre las cuentas que conforman el estado de situación financiera.

14 Tiene como objetivo, la verificación de la totalidad de las partidas del activo, pasivo, patrimonio y reserva del Municipio. El ejercicio de la auditoria de balance, permite conocer en cualquier momento la situación económica financiera del Municipio a través de la misma, se realizan las siguientes funciones: Verificación de las partidas del activo que aparecen en las fechas de cierre. Comprobación si hay otros valores del activo pendientes de registrar en los libros. Comprobación de que hay todas las obligaciones, aparezcan del ejercicio respectivo. Revisión y comprobación de ingresos. Revisión y comprobación de egresos Revisión y cumplimiento de la producción de bienes y prestaciones de servicios, rendimientos financieros, intereses, etc. Verificación de los comprobantes y documentos que se originan para cada una de las operaciones realizadas. Examen y verificación de comprobantes de entrada y salida de bienes. Revisión y comprobación de los inventarios permanentes y de los elementos devolutivos en servicios. Exámenes, análisis y verificación de balance, asientos de cierre y ajustes en sus anexos, informes y análisis de la cuenta de resultados CONTROL INTERNO POSTERIOR Y SELECTIVO EL CONTROL INTERNO posterior y selectivo, será realizado por la oficina de Control Interno. Constituirá en la revisión y comprobación, por la selección de exámenes de cuentas de las transferencias y operaciones ejecutadas con sus respectivas

15 cuentas y registros, para poder determinar si se ajustan a las normas, leyes, reglamentaciones y procedimientos establecidos. Los organismos de control harán el control posterior a los procesos administrativos de contratación con el propósito de verificar el cumplimiento de las leyes, decretos y demás normas establecidas. La contratación hará el control posterior sobre la baja de bienes muebles. ARTICULO DIECIOCHO: Adóptese el presente MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO del Municipio de Baranoa por el cual se regirá todas las actuaciones de la Administración Municipal. ARTICULO DIECINUEVE: El presente decreto rige a partir de su sanción y en consecuencia y en concordancia con la Constitución Nacional y la Ley 42 de 1993 la Alcaldía Municipal de Baranoa asume el CONTROL INTERNO de la administración Municipal. COMUNIQUESE, PUBLIQUESE Y CUMPLASE Dado en Baranoa, Atlántico a los 22 días del mes de Julio del año CLIMACO ESTRADA PEREZ Alcalde Municipal de Baranoa.

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