TEMA I CONSIDERACIONES LEGALES (INTRODUCCIÓN)...

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2 Manual de Aguinaldo Manual de Aguinaldo Documento propiedad de Grupo SICOSS Realizado por Oscar A. Solano Solano Copyright Todos los derechos reservados

3 Grupo SICOSS Tabla de Contenido Tema Página TEMA I CONSIDERACIONES LEGALES (INTRODUCCIÓN)...5 ARTÍCULO 87 DE LA LFT (DERECHO AL AGUINALDO)...5 ARTÍCULO 106 DE LA LISR (SUJETOS A IMPUESTO)...5 ARTÍCULO 109 DE LA LISR (EXENCIONES GENERALES)...5 PRESTACIONES APLICABLES EN EL CÁLCULO DEL AGUINALDO...5 TEMA II PROCEDIMIENTO DEL CÁLCULO DEL AGUINALDO...6 DATOS REQUERIDOS PARA EL CÁLCULO...6 TEMA III PROCEDIMIENTO CONSIDERANDO FALTAS E INCAPACIDADES...11 TEMA IV CÁLCULO DEL AGUINALDO CON SICOSS...15 CREACIÓN DEL CONCEPTO DE AGUINALDO...15 CONFIGURANDO LA VARIABLE AGUINALDO...18 CONFIGURACIÓN DE LA VARIABLE AGUINALDOCONTARFALTAS CREAR TIPO DE NÓMINA AGUINALDO ASIGNACIÓN DE IMPUESTOS...20 PROCESO DE CÁLCULO DE AGUINALDO CIERRE DE NÓMINAS...22 CÁLCULO DE LA NÓMINA DE AGUINALDOS TEMA V CONSIDERANDO FALTAS Ó AUSENTISMOS...24 CONSIDERACIONES...24 USO DE FUNCIONES CREACIÓN DEL CONCEPTO ACUMULADO DE AUSENTISMOS...25 Descripción de la Fórmula...25 MODIFICACIÓN DEL CONCEPTO DE AGUINALDO ASIGNACIÓN DEL CONCEPTO ACUMULADO ANUAL DE FALTAS E INCAPACIDADES v

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5 Grupo SICOSS Tema I Consideraciones Legales (Introducción) El Aguinaldo se trata de una prestación anual otorgada por el patrón hacia sus trabajadores, a continuación se estudiarán los aspectos legales de acuerdo a la Ley Federal de Trabajo (LFT), así como la Ley de Impuesto Sobre la Renta (LISR). Artículo 87 de la LFT (Derecho al Aguinaldo) Los trabajadores tendrán derecho a un aguinaldo anual que deberá de pagarse antes del día veinte de diciembre, equivalente a quince días de salario por lo menos. Aquellos trabajadores que no hayan cumplido el año de servicios, independientemente de que se encuentren laborando o no en la fecha de liquidación del Aguinaldo, tendrán derecho a que se les pague la parte proporcional del mismo, conforme al tiempo que hubieren trabajado, cualquiera que fuere éste. Artículo 106 de la LISR (Sujetos a Impuesto) Están obligadas al pago del impuesto establecido en este Título, las personas físicas residentes en México que obtengan ingresos en efectivo, en bienes, devengado cuando los términos de este Título señale, en crédito, en servicios en los casos que esta Ley señale, o de cualquier otro tipo. También están obligadas al pago del impuesto, las personas físicas residentes en el extranjero que realicen actividades empresariales o presten servicios personales independientes, en el país, a través de un establecimiento permanente, por los ingresos atribuibles a éste. Artículo 109 de la LISR (Exenciones Generales) No se pagará el impuesto sobre la renta por la obtención de los siguientes ingresos: Fracción XI - Gratificaciones. Las gratificaciones que reciban los trabajadores de sus patrones, durante un año de calendario, hasta el equivalente del salario mínimo general del área geográfica del trabajador elevado a 30 días, cuando dichas gratificaciones se otorguen en forma general. Prestaciones Aplicables en el Cálculo del Aguinaldo Para el cálculo de Aguinaldo la empresa debe considerar los días productivos y el ingreso base del trabajador, es decir, todos los días trabajados menos sus faltas (Ausentismos e incapacidades de Enfermedad General) así como su salario diario. 5 v

6 Manual de Aguinaldo Tema II Procedimiento del Cálculo del Aguinaldo A continuación se explica de manera detallada el procedimiento manual para el cálculo de Aguinaldo que realiza el sistema SICOSS. Datos Requeridos Para el Cálculo Para realizar este cálculo es necesario conocer los siguientes datos: 1. Fecha de ingreso del trabajador. Con esta se determina si se trata de un aguinaldo completo o proporcional a los días laborados. 2. Salario diario del trabajador. Porque la prestación del aguinaldo se paga en base al sueldo del trabajador con excepciones para empleados que no cuenten sueldo base como los comisionistas. 3. Los días correspondientes a aguinaldo por cada año de antigüedad. Estos días pueden cambiar según la prestación que otorga la empresa. 4. El total de días para el cálculo del aguinaldo. Refiere a los días laborados por el trabajador en el año. 5. Las fórmula(s) para el cálculo del aguinaldo. Para la comprensión del cálculo del aguinaldo se considerarán dos formulas Para un mayor entendimiento se explicará el procedimiento de cálculo que realiza el sistema SICOSS, pero de manera manual, para ello consideraremos las siguientes prestaciones: 6

7 Grupo SICOSS Número Empleado Tabla de Empleados Fecha de Ingreso Salario Diario 0001 HUERTA SAN LUIS ADOLFO 01/03/2000 $ SOLANO SOLANO OSCAR A. 01/01/2005 $ TORRES DUEÑAS JUAN ABEL 01/06/2008 $ De acuerdo al sistema, podemos emplear 2 fórmulas diferentes que devuelven el mismo resultado. Fórmulas: Donde: 1. (DATO * (AGUINALDO/365))*SD 2. (SD*(AGUINALDO/365))*DATO SD AGUINALDO DATO Salario diario del trabajador Días correspondientes de acuerdo a su antigüedad Días laborados a partir del 1ro de Enero. Cualquiera de las dos fórmulas ya descritas podrán ser aplicadas; la diferencia entre una y otra radica en que la primera obtiene la parte proporcional de días que correspondan de Aguinaldo a cada trabajador, en cambio la segunda obtiene el pago proporcional de Aguinaldo por cada día laborado. Apliquemos un ejemplo del procedimiento con los datos de antigüedad y los trabajadores anteriormente mencionados haciendo uso de la fórmula (DATO * (AGUINALDO/365))*SD, además considerando lo siguiente: El sistema determinará la antigüedad de cada trabajador y dependiendo de ésta, asignará los días correspondientes de Aguinaldo sobre la variable con el mismo nombre. Recuerde que estas prestaciones se establecieron en el Tabulador Factores de Integración. Así también el sistema asignará a la variable DATO un valor de 365 días que sólo será diferente para los casos en los que el trabajador haya ingresado durante el mismo año a calcular, donde la variable DATO será igual al número de días laborados, sin faltas ni incapacidades a partir de su fecha de ingreso. Una vez especificados los procedimientos del sistema obtendríamos los siguientes resultados: 7 v

8 Manual de Aguinaldo Número Empleado Tabla de Empleados Fecha de Antigüedad Dias de Dias Vigencia Ingreso Año - Días Aguinaldo (Dato) 0001 HUERTA SAN LUIS ADOLFO 01/03/ SOLANO SOLANO OSCAR A. 01/01/ TORRES DUEÑAS JUAN ABEL 01/06/ Como podrá observar, al trabajador número 003 solamente se le considerarán 214 días, ya que su fecha de ingreso está dentro del año a calcular. Una vez obtenidos todos los datos necesarios se procederá a calcular a cada trabajador, aplicando la fórmula (DATO * (AGUINALDO/365))*SD. Sustitución: Fórmula Número (DATO x (AG UINALDO / 365 )) x S. DIARIO 0001 (365 x (20 / 365 )) x $ (365 x (17 / 365 )) x $ (214 x (15 / 365 )) x $ Procedimiento: Nota Para efectos de ejemplo se considerarán sólo hasta 9 decimales, pero recuerde que para efectos de comprobación debe de considerarse todos. 1. Se dividen los días de aguinaldo (correspondiente a cada trabajador) entre 365 días, esto para obtener la proporción diaria de aguinaldo durante el año (Aguinaldo/365). Fórmula Número (DATO x (AG UINALDO / 365 )) x S. DIARIO 0001 (365 x ) x (365 x ) x (214 x ) x Posteriormente se multiplican los días trabajados durante el año por la proporción diaria de aguinaldo para la obtención de los días reales para el cálculo. Fórmula Número DATO x Factor Aguinaldo x S. DIARIO x x x

9 Grupo SICOSS 3. Y finalmente se multiplican estos días por el salario diario del trabajador obteniendo el monto del aguinaldo. Fórmula Días prop. Pago de x Salario Diario = Aguinaldo Aguinaldo x = 5, x = 6, x = 3, Número Observe que al empleado número 0003, sólo se le considera una parte proporcional de acuerdo a los días laborados obtenidos por la variable DATO, por lo que corresponde sólo días de aguinaldo a su antigüedad. Practica I Número Tabla de Empleados Empleado Fecha de Ingreso Salario Diario 0001 HERNANDEZ MEJIA BEATRIZ 11/04/2005 $ SANCHEZ CORTES MERCEDES 01/08/2008 $ NAVARRO ROMERO ANGELICA 17/10/1994 $ Considerando la información anterior, obtenga la información correspondiente para el cálculo del Aguinaldo. 9 v

10 Manual de Aguinaldo Tabla de Empleados Número Empleado Fecha de Antigüedad Dias de Dias Vigencia Ingreso Año - Días Aguinaldo (Dato) 0001 HERNANDEZ MEJIA BEATRIZ 11/04/ SANCHEZ CORTES MERCEDES 01/08/ NAVARRO ROMERO ANGELICA 17/10/1994 Posteriormente, proceda a calcular el monto total de aguinaldo correspondiente a cada trabajado, utilizando (DATO * (AGUINALDO / 365)) * SD. Obteniendo Factor Días de Aguinaldo Obteniendo Días Proporcionales de Aguinaldo Obteniendo Importe de Pago de Aguinaldo 10

11 Grupo SICOSS Tema III Procedimiento Considerando Faltas e Incapacidades Dentro del sistema SICOSS, es posible considerar las faltas e incapacidades de cada trabajador durante el año a calcular de manera automática. Estas incidencias afectarán directamente a los días trabajados. Si desea integrar las faltas automáticamente sobre la variable DATO, configure la variable AguinaldoContarFaltas = 1 en la sección [Calculo] en la Configuración de SICOSS. De esta manera la fórmula de aguinaldo sufrirá una modificación para disminuir solamente las incapacidades, ya que las faltas (ausentismos) ya estarán aplicadas de manera automática dentro de la Variable DATO. ( DATO ( INCAPACIDADES 1 ) * ( AGUINALDO / 365 ) ) * SD Considerando las siguientes faltas e incapacidades para los trabajadores anteriores. Número Tabla de Empleados Empleado Días de Falta Incapacidad 0001 HUERTA SAN LUIS ADOLFO SOLANO SOLANO OSCAR A TORRES DUEÑAS JUAN ABEL En este ejemplo utilizaremos la palabra Incapacidades para hacer referencia a los ausentismos de este tipo, en el tema 5 se verá la fórmula para la obtención de éste dato. 11 v

12 Manual de Aguinaldo 1. Ahora la variable DATO se verá afectada por las faltas e incapacidades, obteniendo así los días laborados. Fórmula Número (DATO - Faltas - Incapacidades) x (AGUINALDO / 365) x S. DIAR x 22 / 365 x x 20 / 365 x x / 365 x IO 2. El nuevo valor de la variable DATO se utilizará en el cálculo de Aguinaldo. Fórmula Número (DATO x (AGUINALDO / 365)) x S. DIARIO 0001 (352 x ) x (357 x ) x (189 x ) x Se calculan las partes proporcionales de los días que se pagarán al trabajador. Fórmula Número DATO x Factor Aguinaldo x S. DIARIO x x x Finalmente se multiplica los días de Aguinaldo correspondientes al trabajador contra el salario diario para obtener el importe del Aguinaldo. Días prop. Pago de x Salario Diario = Aguinaldo Aguinaldo x = 5, x = 6, x = 3, Número Fórmula 12

13 Grupo SICOSS Practica 2 Considerando la siguiente información, calcule el aguinaldo de los empleados indicados considerando las faltas e incapacidades. Número Tabla de Empleados Empleado Fecha de Ingreso Salario Diario 0001 HERNANDEZ MEJIA BEATRIZ 11/04/2005 $ SANCHEZ CORTES MERCEDES 01/08/2008 $ NAVARRO ROMERO ANGELICA 17/10/1994 $ Número Tabla de Empleados Empleado Días de Falta Incapacidad 0001 HERNANDEZ MEJIA BEATRIZ SANCHEZ CORTES MERCEDES NAVARRO ROMERO ANGELICA 8 8 Fórmula Número (DATO - Faltas - Incapacidades) x (AGUINALDO / 365) x S. DIARIO x / x x / x x / x 13 v

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15 Grupo SICOSS Tema IV Cálculo del Aguinaldo con SICOSS Si deseamos obtener un cálculo correcto hay que tomar en consideración la configuración y/o captura de ciertos datos, los cuales se mencionan a continuación. Creación del Concepto de AGUINALDO Hay que considerar que este concepto se puede pagar varias veces durante el año mediante la nómina de Finiquito (en casos de reingresos o contrataciones eventuales), además de la nómina especial de Aguinaldo, por lo que hay que tener en cuenta que la exención sólo puede aplicarse una vez en el año. Por ello se procede a la creación de los siguientes 3 conceptos de nómina: Aguinaldo Finiquito. Este concepto se utilizará dentro de la nómina de finiquito, probablemente ya cuente con este concepto dado de alta, el cual debe tener las siguientes características: Nota Recuerde agregar este concepto en Conceptos Fijos por Empresa dentro de la nómina Finiquitos 15 v

16 Manual de Aguinaldo Aguinaldo Anual Estadístico. Este concepto se utilizará para el cálculo del Aguinaldo Anual (en este curso se trabajar con este concepto), es cual debe contar con las siguientes características. Nota Recuerde agregar este concepto en Conceptos Fijos por Empresa dentro de la nómina Aguinaldo 16

17 Grupo SICOSS Aguinaldo. Este concepto concentrará los importes del concepto de Aguinaldo Finiquito y Aguinaldo Estadístico, siendo este el único que gravará y exentará teniendo las siguientes características: Nota Recuerde agregar este concepto en Conceptos Fijos por Empresa dentro de las nóminas Finiquitos y Aguinaldo 17 v

18 Manual de Aguinaldo Observación Importante. Si usted ya ha calculado el concepto de Aguinaldo Finiquito y tiene configurado que grava al 100% y exenta 30 VSMZ, deberá de crear los conceptos de Aguinaldo Anual y Finiquito con las características indicadas anteriormente y el actual concepto de Aguinaldo Finiquito, cambiarlo a Aguinaldo. Configurando la Variable Aguinaldo Será necesario indicarle al sistema el número correspondiente al concepto AGUINALDO que se utilizará dentro de la nómina especial de Aguinaldo y configuró en este ejemplo como el concepto 16. Cuando realicemos el proceso de AGUINALDO el sistema aplicará dicho concepto como un movimiento de nómina a cada uno de los empleados. Nota Recuerde que a la variable Aguinaldo se le debe de asignar el número de concepto que se diseño en su empresa para el cálculo del Aguinaldo. Esto podrá realizarlo mediante la sección [Calculo] dentro de la opción Configuración de Sicoss, ubicada en el menú Tabuladores del Sistema. 18

19 Grupo SICOSS Configuración de la Variable AGUINALDOCONTARFALTAS. Algunas empresas consideran el descontar los días de Ausentismos registrados al trabajador durante todo el año, para lo cual será necesario configurar la variable AGUINALDOCONTARFALTAS, que contabilizará los días de Ausentismos de cada trabajador y los disminuirá al total se días laborados durante el año. Esto podrá realizarlo mediante la sección [Calculo] dentro de la opción Configuración de Sicoss ubicada en el menú Tabuladores del Sistema. Nota Los valores que puede aceptar esta variable son: 0 = No considerar Faltas 1= Si Considera Faltas Es importante aclarar que el Tabulador de Faltas o Ausentismos deberá estar correctamente configurado ya que con base en este Tabulador, la variable AGUINALDOCONTARFALTAS considerará los ausentismos registrados al empleado. Nota Todos los Ausentismos marcados como Descuenta serán considerados para la disminución en el total de días laborados durante el año. 19 v

20 Manual de Aguinaldo Crear Tipo de Nómina AGUINALDO. El cálculo de AGUINALDO podrá realizarse en conjunto con la nómina normal, pero generalmente se crea un tipo de nómina independiente denominada AGUINALDO. Lo anterior tiene las siguientes ventajas: 1) Podrá calcular la nómina de aguinaldo cuantas veces desee sin la preocupación de afectar a su nómina normal, 2) Si se utiliza un cálculo de impuestos diferente al de la nomina normal podrá tener el detalle de manera independiente. El tipo de nómina AGUINALDO se crea mediante la opción Tipos de Nómina ubicada en el menú Tabuladores del Sistema / Periodos de Nómina. Nota Si usted desea Forzar el Ajuste Mensual, lo que permite aplicar el impuesto real del mes (considerando el gravado acumulado hasta el momento en el que este calculando la nomina) Asignación de Impuestos. Nota Recuerde asignar el mismo concepto de Aguinaldo dentro de la nómina de Finiquitos Además se recomienda utilizar los procedimientos de impuestos 13 o 16, esto dentro de altas y Actualización de Empleados Una vez creada la nómina de Aguinaldo deberá agregar a está, los conceptos de impuestos correspondientes al procedimiento que desee aplicar. Esto podrá realizarlo mediante la opción Conceptos Fijos por Empresa ubicada en la ruta Tabuladores del Sistema / Peridos de Nómina / Conceptos de Nómina. Si el procedimiento de retención de impuestos que desea aplicar es bajo los Articulos 113 (LISR) y 8vo (Transitorias), deberá agregar los conceptos de: ISPT, Subsidio para el Empleo, Impuesto a Retener y Subsidio para el Empleo Pagado, además de agregar el concepto de Aguinaldo el cual es el que pagará el importe correspondioente para esta prestación. El concepto 16 Aguinaldo Anual como es de captura no en necesario agregarlo. 20

21 Grupo SICOSS Proceso de Cálculo de Aguinaldo. Aplicaremos el proceso de cálculo de Aguinaldo el cual generará para cada trabajador un movimiento de nómina que contiene los días vigentes en el año. Esta opción se encuentra en Procesos y Cálculos del Sistema / Nómina / Cálculo de Aguinaldo. Nota Tenga cuidado al asignar la fecha del movimiento ya que de esta dependerá el periodo de aplicación dentro de las nómina, por ejemplo si indica 15/12/2008, se refiere al periodo 23 de la quincenal y el periodo al que corresponda el día 15 en la nomina semanal Para verificar el proceso de Cálculo de Aguinaldo, genére el reporte de Movimientos de Nómina Capturados. 21 v

22 Manual de Aguinaldo Cierre de Nóminas. Cuando generamos un nuevo tipo de nómina, de forma automática se asigna el mismo número de períodos que una nómina normal. Ejemplo: Si generamos una nómina Quincenal de tipo Aguinaldo, esta tendrá asignada 24 periodos; de igual manera para una nómina Semanal, esta tendrá 52 periodos. El pago de Aguinaldo generalmente se realiza el dia 20 de Diciembre de cada año, por lo cual deberá de cerrar todas las nóminas anteriores a la fecha de pago. Por ejemplo: NOMINA PERIODOS CERRAR HASTA PERIODO CALCULAR NOMINA DE AGUINALDO Quincenal Semanal Sino realizamos el cierre de los periodos anteriores, el sistema no permitirá el cálculo de la nómina de Aguinaldo. Cálculo de la Nómina de Aguinaldos. Por último, se deberá generar el cálculo de la nómina seleccionando el periodo, tipo de nómina y número de periodo correspondiente de acuerdo a la fecha de pago. Este proceso generará los importes de Aguinaldo y el desglose correspondiente de impuestos para cada uno de los empleados. Esto podrá realizarlo mediante la opción Cálculo de Nómina ubicada en la ruta Procesos y Cálculos del sistema / Nómina. Nota El cálculo le la nómina de Aguinaldo es igual a la nómina normal, sólo verifique que en el paso 2 del asistente seleccione el tipo de nómina correspondiente a la de aguinaldo así como el periodo a calcular. 22

23 Grupo SICOSS Los resultados de dichos cálculos podrá revisarlos mediante la opción Movimientos de Nómina Calculada ubicada en la ruta Actualización Información del Empleado / Nómina. También puede verificarlo en el reporte de nómina de Aguinaldo en Reportes del Sistema\Nómina\Nómina Calculada. 23 v

24 Manual de Aguinaldo Tema V Considerando Faltas ó Ausentismos En ocasiones las empresas consideran las faltas o incapacidades para el cálculo del aguinaldo, disminuyendo estos conceptos del total de días laborados, que son almacenados en la variable DATO. En caso de así requerirse se deberán contemplar los siguientes puntos: Consideraciones Deberá crearse un concepto en donde se almacene la suma del acumulado anual de faltas e incapacidades, para un mejor entendimiento tomemos como ejemplo los siguientes conceptos de incapacidades y faltas: Núm ero de Concepto Descripción Fórmula 2 Incapacidad Riesgo de Trabajo DATO * SD 3 Incapacidad Accidente en Trayecto DATO * SD 4 Incapacidad Enfermedad General DATO * SD 5 Incapacidad Maternidad DATO * SD 6 Falta Injustificada DATO * SD Observe como las fórmulas de los conceptos utilizan la variable DATO, en la cual se almacenarán los días de faltas o incapacidades de los trabajadores. Uso de Funciones Para facilitar la elaboración de la(s) fórmula(s), se sugiere el uso de funciones, para este ejemplo utilizaremos las mismas que se describen a continuación. Extrae el dato, importe o saldo del concepto indicado, acumulado en el año. Sintaxi # de Concepto}) Extrae el # de Concepto]) Extrae el # de Concepto ) Extrae el Saldo 24

25 Grupo SICOSS Toma un valor o el resultado de una operación y lo envía al campo dato del concepto indicado. Sintaxis: (Valor u de Concepto) Creación del Concepto Acumulado de Ausentismos Tomando en cuenta la tabla anterior de conceptos y las funciones indicadas, se procede a elaborar el concepto de Acumulado de Ausentismos con las siguientes características: CAMPO Número de Concepto Nombre del Concepto Cálculo PTU Gravar para Artículo 86 Porcentaje 0 Tope de Exención 0 Tipo - Integra al IMSS como Tipo de Concepto Proceso Prioridad VALOR La que desee del grupo de percepciones. Para este ejemplo utilizaremos el número 17 Acumulado Anual de Ausentismos No activar No activar No integra Estadístico percepción Automático Menor al asignado en concepto de aguinaldo Descripción de la Fórmula La fórmula creada para la obtención del acumulado anual de faltas e incapacidades nos indica que obtenga el dato acumulado en el año del concepto 4 el cual refiere a las incapacidades de Enfermedad General, y a este le sume el dato acumulado en el año del concepto 6 que son las faltas injustificadas, finalmente el resultado de la operación la envíe al campo dato del concepto 17 que es el de Acumulado de Ausentismos. 25 v

26 Manual de Aguinaldo Modificación del Concepto de Aguinaldo Anual Estadístico. En el concepto de Aguinaldo solo será necesario agregar a la fórmula de Cálculo, el número de concepto que genera el acumulado de faltas e incapacidades, que se disminuirá del total de días trabajados que se almacena en la variable DATO. (( Dato - {17} ) * ( Aguinaldo / 365 )) * SD Donde {17} nos traerá el dato resultante del concepto Acumulado de Ausentismos y disminuye el valor a la variable DATO. Calculando así, la parte proporcional en el pago de aguinaldo. Asignación del Concepto Acumulado Anual de Faltas e Incapacidades. Por último se deberá agregar el concepto de Acumulado Anual de Ausentismos a la nómina de Aguinaldo en la opción Conceptos Fijos por Empresa. 26