Manual de Usuario: Ilion Comercio Global

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1 Manual de Usuario: Ilion Comercio Global

2 CONTROL DE VERSIÓN DEL DOCUMENTO Versión Fecha Localización Realizado por Comprobado por Aprobado por Razón de la actualización / Detalle de los cambios /011/11 Carlos Crivillés Razón: Manual de usuario. Página 2 de 137

3 Tabla de Contenido 1 Introducción Qué es IlionSistemas? Requisitos del sistema Configuración del NAVEGADOR (Internet Explorer 7) Navegación por la Aplicación. Aspectos Generales Tipos de pantallas Ventana de Introducción de Datos Ventana de Edición Ventana de Selección Múltiple Descripción de botones Menú Configuración Formularios Cajas Configuración de TPV Copias Impresas Datos de Configuración Datos de Empresa Departamentos Divisas Estado del documento Formas de pago Logotipos adicionales Medios de pago Permisos SMS Series de Documentos Tipo de actividad Tipos de Apunte Tipos de entidades Zonas Menú ventas Formularios Clientes Cobros Facturación de Tickets Facturar Tickets Facturas Página 3 de 137

4 4.1.6 Mantenimiento de clientes Pedidos Tickets TPV Tiendas Centros de Ventas TPV Local Listados Clientes Cobros Pendientes Estadística de cobros por tienda y medio de pago Estadística diaria tickets Historial de Clientes Importes cobrados por tiendas Pedidos pendientes de servir Resumen de facturación Resumen de ventas Resumen de ventas Tallas/Colores Tickets TPV Ventas tiendas Menú Compras Formularios Facturas Mantenimiento de proveedores Pagos Proveedores Listados Historial de Proveedores Pagos Pendientes Proveedores Resumen de Compras Resumen de Facturación Menú Productos Formularios Agrupaciones de colores Agrupaciones de tallas Almacenes Artículos Búsqueda rápida Categorías/Familias/Subfamilias Página 4 de 137

5 6.1.7 Colores Configuración PLU Control de Costes Mantenimiento de artículos Precios Regularización de Inventario Tallas Listados Artículos Artículos de Proveedor Cambio de precios Códigos de Barras Compras Ventas Stock agrupación TC Precios Regularización de Inventario Rendimiento Rendimiento Agrupación T/C Rendimiento T/C Stock por almacén Stock y Valoración de Almacenes Stock y Valoración de Almacenes T/C Menú E-Shop Formularios Categorías Personalizadas Categorías/Familias/Subfamilias Configuración e-shopping Usuarios Web Listados Analítica de Accesos Analítica de Visitas Menú Gestión Formularios Caja Campos personalizables Cierres de caja Personal Traspaso entre cajas Listados Página 5 de 137

6 8.2.1 Extracto de caja Personal Traspasos entre cajas Menú Servicios Formularios Administración de usuarios: Barra de acceso rápido Configuración formatos impresión Enviar Gestión Documental Importar Datos Importar Documentos Mensajes a Móviles Solicitud de Personalizaciones Soporte y Ayuda Listados Ayuda On Line Consulta Personalizada Consumos SMS Solicitud Personalizaciones Video-tutoriales Página 6 de 137

7 1 Introducción 1.1 Qué es IlionSistemas? Bienvenido a IlionSistemas. Gracias por haber adquirido esta potente herramienta realizada con la más moderna tecnología, que le ayudará a gestionar su empresa de forma eficaz, gracias a las posibilidades de conexión que proporciona Internet. IlionSistemas no es un Software de gestión convencional. Las funcionalidades de IlionSistemas son muy diferentes a las proporcionadas por los sistemas de gestión tradicionales. Entre otras funcionalidades, con IlionSistemas usted podrá: Realizar todo el circuito integro de gestión de su empresa. Desde la creación de un presupuesto hasta la generación de una factura tanto de ventas como de compras. Controlar el stock de todos los artículos en cualquier almacén, cajas, pedidos y cualquier información vinculada a su empresa esté donde esté. Gestionar todos sus recursos empresariales de forma eficaz: personal, gastos, remesas bancarias, rendimiento de cualquier sección de su empresa, etc. Intercambiar documentos (albaranes, facturas, pedidos, etc.) con otros usuarios del sistema. Enviar correos electrónicos a todos sus clientes pulsando un solo botón. Generar documentos electrónicos y transmitirlos de forma sencilla y eficaz. Integrarse con otros programas de asesoramiento contable, laboral o fiscal. Todas estas funcionalidades unidas a las propias del software de gestión, hacen de IlionSistemas una herramienta con la que podrá controlar todas las áreas de su negocio. No olvide que IlionSistemas no es un sistema cerrado. La aplicación irá creciendo y se le irá actualizando automáticamente sin que ello le suponga ningún tipo de esfuerzo. 1.2 Requisitos del sistema Antes de comenzar a utilizar IlionSistemas asegúrese de que las siguientes opciones están disponibles en su sistema: Pentium II o superior con Internet Explorer 6 o superior. Conexión ADSL. Adobe Acrobat Reader, para la visualización de documentos en formato PDF. Máquina Virtual de Java: Está opción es necesaria para mostrarle el menú de la aplicación en pantalla. Si no está seguro de si su sistema dispone de esta herramienta simplemente entre en la aplicación. Se detectará automáticamente y le indicará cómo instalarla. 1.3 Configuración del NAVEGADOR (Internet Explorer 8) Desde una ventana de Internet Explorer, entre en el menú Archivo - Configurar página de su navegador y borre los valores para el encabezado y pie de página, y establezca todos los márgenes a 10mm. Página 7 de 137

8 Dentro del menú Herramientas de su navegador seleccione Opciones de Internet / General y en la zona Historial de Exploración, pulse el botón de Configuración y dentro de ésta marcar la opción: Cada vez que se visite la página. Luego Aceptar. Entre en el menú Herramientas de su navegador y seleccione Opciones de Internet / Seguridad. Pulse la zona Sitios de confianza y luego el botón Sitios. En la nueva ventana agregar el sitio seguro: Página 8 de 137

9 Vuelva al menú Herramientas de su navegador seleccione Opciones de Internet / Seguridad, y pulsaremos el botón Nivel personalizado Compruebe, en la zona de Controles y Complementos ActiveX, que las siguientes opciones tienen estos valores: Descargar los controles ActiveX no firmados. Marcar Preguntar. Inicializar y generar scripts de los controles ActiveX no marcados como seguros para scripts. Marcada como Preguntar. Permitir Scriplets. Marcada como Preguntar. Página 9 de 137

10 Hacia el final de la lista compruebe la opción Usar el bloqueador de elementos emergentes y elija la opción Deshabilitar. Pulsaremos en el botón Aceptar para guardar los cambios. Estos cambios sólo afectan a la navegación dentro de nuestro dominio, por lo que su navegación por otras páginas de Internet seguirá como hasta ahora. Página 10 de 137

11 2 Navegación por la Aplicación. Aspectos Generales. La pantalla inicial del sistema muestra la esencia del mismo, una barra de herramientas desde la que se controla todo el sistema de gestión. Esta barra nos permitirá movernos a lo largo de los distintos menús del sistema y a su vez profundizar en cada uno de los mismos. En la barra de herramientas del sistema encontraremos los siguientes menús, según los módulos que tenga contratados: Ventas Compras Productos E-Shop CMS. Gestión Servicios Config. En todos y cada uno de estos menús encontraremos la opción de Formularios, la cual nos permitirá la introducción y la gestión de la información y la opción de Listados, la cual nos permitirá generar informes debidamente filtrados que nos permitan gestionar a la perfección la empresa. RECUERDE: Todos los listados o documentos generados por la aplicación pueden ser obtenidos en formato PDF de Acrobat, imprimirlos o almacenarlos en su ordenador. RECUERDE: Cada uno de los ítems de menú son configurables para cada usuario, de manera que el gestor del sistema puede activar o desactivar las opciones que considere oportunas a cada usuario. Página 11 de 137

12 2.1 Tipos de pantallas A continuación se describen los principales tipos de pantalla que presenta el sistema IlionSistemas. En general la amigabilidad del sistema le permitirá una vez conocido el manejo de este tipo de pantallas poder manejar de forma cómoda todas y cada una de las funcionalidades del sistema. 2.2 Ventana de Introducción de Datos. Situación en el sistema Barra de herramientas del sistema, desplegable de menús Nombre de la empresa y usuario del sistema Guardar o validar los datos introducidos Zona de introducción de datos al sistema Zona de Búsqueda Rellene los campos necesarios del documento elegido. Al finalizar pulse el botón GUARDAR de la parte inferior izquierda. Para realizar cualquier búsqueda, fíjese en la parte inferior derecha de la ventana. Elija el tipo de campo donde quiere buscar, rellene el cuadro blanco con el texto o valor que es parte del contenido que desea localizar. Pulse a continuación el botón de la lupa. Si como resultado de esa búsqueda sólo se encuentra un documento, éste se abrirá directamente. Si como resultado hubiese varios documentos, aparecerán en forma de lista y pulsando en el enlace azul del documento deseado, éste se abrirá. 2.3 Ventana de Edición Si lo que desea es editar un documento o una ficha existente, debe buscarlo previamente. En la parte inferior derecha de la ventana, elija el campo donde quiere buscar, rellene el cuadro blanco con el texto o valor que es parte del contenido que desea localizar. Pulse a continuación el botón de la lupa. Si como resultado de esa búsqueda sólo se encuentra un documento, éste se abrirá directamente. Si como resultado hubiese varios documentos, aparecerán en forma de lista y pulsando en el enlace azul del documento deseado, éste se abrirá. Página 12 de 137

13 Una vez abierto el documento a editar, aparecerá una ventana similar a la que aparece a continuación. Pulse el botón EDITAR, para abrir el documento o la ficha en modo de edición. Edite los datos que necesite. Puede editar varias Carpetas de Opciones a la vez y finalmente pulsar GUARDAR. Carpetas de opciones Edición e inserción de detalles Añadir / Editar / Borrar el documento Zona de Búsqueda Página 13 de 137

14 2.4 Ventana de Selección Múltiple Filtro de selección de elementos Edición y selección de elementos Selección y modificación masiva Grabar modificaciones Mediante los campos del área del filtro establezca las condiciones de los elementos que quiere buscar. Pulse el botón para aplicar el filtro y ver los elementos buscados. Estos aparecerán en el área de edición y selección individual. Para elegir varios, marque las casillas que los preceden. Página 14 de 137

15 Si quiere hacer cambios globales a todos los elementos que aparecen en la zona de edición y selección individual, puede usar los botones de la parte inferior central. Una vez realizados los cambios, para que estos se almacenen debe pulsar el botón derecha., abajo a la 2.5 Descripción de botones Este botón aparecerá siempre al lado de un campo a rellenar. Pulsándolo accederemos a un listado de datos que podremos insertar en el campo correspondiente sin necesidad de teclearlo. En otras ocasiones el botón accederá a la búsqueda de un criterio introducido. Guarda los datos introducidos en pantalla. Elimina los datos introducidos en pantalla. o de datos con los campos libres. Cancela la acción que estamos ejecutando. Deja la pantalla de introducción usuario. Edita la cabecera de un Albaran, pedido o factura para ser modificados por el Con el icono de la carpeta en color blanco, la información de la ficha está oculta. Con el icono en color amarillo, la información de esta ficha está a la vista. Pulse la carpeta para pasar de un estado a otro. Genera un nuevo formulario en blanco que permite seguir introduciendo datos. Selecciona todos las opciones mostradas en pantalla (también pueden ser presupuestos, opciones, etc...). Elimina la selección realizada. ó Si dispone de una impresora convencional, que no sea la de tickets, le permite imprimir la página actual. Convierte la página actual en un documento PDF. Guarda la página actual en un documento de hoja de calculo CSV. Guarda los datos presentados en pantalla, o generar un pedido. sobre el que vamos a trabajar. Seleccionamos el tipo de documento en pantalla. Con esta barra podemos ir paginando los datos que aparecen Nos muestra las compras más habituales de un cliente. Aplica la condición del cuadro al que está asociado (si pone la fecha del ratón el botón le dirá automáticamente la función que hace). Anula los cambios. En general, Cancelar o Borrar. Página 15 de 137

16 3 Menú Configuración En este menú vamos a poder definir todos los parámetros que van a afectar a nuestro sistema de gestión. 3.1 Formularios Utilizaremos el menú Formularios para introducir datos en el sistema Cajas En este apartado del menú configuración definimos las distintas cajas que vamos a utilizar en nuestro sistema. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Código: Con el que identificará a nuestra caja. Ej: caja1. Descripción: En este campo describimos el tipo de caja estamos definiendo. Serie: En este campo nos aparece un menú despegable en el que podemos seleccionar las series de tickets que van a estar relacionados con la caja definida. Cuenta: Para asignar una cuenta contable. Tipo de apunte TPV: En este campo podemos seleccionar el tipo de apunte por defecto para la caja seleccionada. Tienda: Elija una de las tiendas configuradas para trabajar con esta caja. El saldo de las cajas se actualiza automáticamente. Página 16 de 137

17 Una vez introducidos los datos correspondientes a la caja si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón NUEVO situado al final de la barra del formulario. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de una nueva remesa. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Las cajas que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse el enlace del código correspondiente (texto en azul). Campos que podemos modificar: Descripción Serie Cuenta Tienda Una vez modificados los campos pulse el botón MODIFICAR con los nuevos datos. para que la caja sea guardada En el caso de que queramos eliminar una caja deberemos pulsar el enlace del código correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar una caja para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR Configuración de TPV En esta opción se puede comprobar cómo están configurados los TPV, generalmente creados por Asignación de PC a Tienda y se puede ver a qué caja están asociados. Página 17 de 137

18 La configuración de este menú debe realizarse por el servicio técnico, en ningún caso modifique estos valores ya que pueden provocar un fallo del sistema Copias Impresas En este apartado vamos a poder definir el número de copias impresas que queremos generar de un documento y describir las distintas leyendas que reflejará cada copia de documento. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Leyenda: Describimos el texto que aparecerá en la leyenda del documento. Documento: En este campo nos aparece un menú despegable en el que podemos seleccionar el tipo de documento en el que aparecerá la leyenda. Una vez introducidos los datos correspondientes a las copias si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de una nueva copia. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Las copias de documentos que aparecen en la pantalla podrán ser editadas, para ello pulse la leyenda correspondiente (texto en azul). Campos que podemos modificar: - Documento Una vez modificados los campos pulse el botón GUARDAR para que la copia sea guardada con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar una copia o nos hayamos equivocado en el texto de la leyenda, deberemos pulsar el enlace de la leyenda correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar una copia para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR. Página 18 de 137

19 3.1.4 Datos de Configuración En este apartado vamos a poder definir los Datos de Configuración generales del sistema. Parámetros a definir: Valores por defecto que podremos determinar - IVA que afectará a los productos. - Almacén de procedencia de los productos. - Precio por Km, definimos el coste del Km. Para las hojas de gastos. - Decimales en Cantidades. - Decimales en Precios. - Recargo. - Actualizar PVP automáticamente, al marcar la casilla correspondiente se actualizará automáticamente el precio de los artículos. - Actualizar Coste automáticamente, al marcar la casilla correspondiente se actualizará automáticamente el coste de los artículos. Página 19 de 137

20 - No permitir superar el límite de límite de riesgo max. Autorizado (este valor se configura en la ficha de cada cliente). - No permitir superar el límite de compras del mes (este valor se configura en la ficha de cada proveedor). - Obtener precios sin aplicar descuento, al marcar la casilla correspondiente el PVP se obtendrá sin aplicar los descuentos el artículo. - Avisar de cambios en el precio base para imprimir etiquetas, al marcar la casilla correspondiente se mostrará un aviso en la pantalla de bienvenida indicando que hay artículos cuyo precio base se ha modificado y aún no se han impreso las etiquetas correspondientes. - Aplicar descuentos de cliente a artículos en documentos de venta. - Descontar el stock del escandallo FIJO del almacén de venta, al marcar la casilla correspondiente se descontará el stock del escandallo al realizarse la venta de un artículo que tenga escandallo FIJO. - Crear artículos en todas las tarifas. Leyenda de Cabecera de Ticket - Cabecera: texto que se mostrará al comienzo del ticket de venta. Leyenda de Despedida de Ticket Contadores - Despedida: texto que se mostrará al final del ticket de venta. - Clientes. Pedidos Bis - Proveedores. - Referencia automática, al marcar la casilla correspondiente la referencia de un nuevo artículo se generará automáticamente. - Es un pedido que se genera automáticamente, cuando el albarán no coincide con el pedido correspondiente. De esta forma el material pendiente no será olvidado, ya que el sistema lo generará automáticamente al marcar la casilla correspondiente que aparece en pantalla y afectará a las serie de pedidos que podemos elegir en el menú Exportación despegable. En este apartado definimos la ruta del directorio o carpeta en la que se guardarán los distintos documentos que generemos en Ilion. Mostrar equivalencia en Pts en los Listados - Al marcar la casilla correspondiente todos los precios mostrarán su equivalencia en pesetas. Generar vencimientos automáticamente - Al marcar la casilla correspondiente el sistema nos presentará los vencimientos correspondientes al facturar, pedidos y albaranes. Multiempresa - Crear artículos en todas las empresas. Página 20 de 137

21 - Crear artículos en todos los almacenes. Contador del Generador de Código de Barras - Contador. Una vez seleccionadas y definidas todas las opciones de la pantalla deberemos pulsar el botón GUARDAR para que los cambios se efectúen. A continuación se nos mostrará un mensaje de confirmación comunicándonos que los datos han sido actualizados Datos de Empresa En este apartado podemos definir los datos de nuestra empresa que posteriormente aparecerán en documentos tales como facturas, albaranes y pedidos. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Logotipo: En este campo introducimos la ruta del archivo en el que guardamos el logotipo de la empresa. Si pulsamos el botón Examinar, podremos buscar en nuestro disco duro el archivo con la imagen deseada. Podemos guardar hasta tres logotipos. Borrar: Si marcamos la casilla correspondiente a este campo pondremos el logotipo de nuestra configuración. Datos Fiscales de la Empresa: Nombre, Nombre Comercial, Administrador, Dirección, Población, Provincia, Código Postal, País, Teléfono, Teléfono 2, Fax, . Página 21 de 137

22 % Retención Fiscal (IRPF). Imprimir logotipo: Marcando esta casilla, el logotipo aparecerá impreso cada vez que imprimamos un documento en el que aparezcan los datos de la empresa. Imprimir Datos de Empresa: Marcando esta casilla, los datos de la empresa aparecerán impresos cada vez que imprimamos un documento. Imprimir Datos Tienda: Marcando esta casilla, los datos de la tienda aparecerán impresos cada vez que imprimamos un documento Control de Stocks: Marcando esta casilla, los artículos correspondientes a la empresa seleccionada pasarán al control general de stock. Leyenda: texto que aparecerá en los documentos de venta. Objeto Social: campo donde describir el objeto social de la empresa. Firma firma en modo texto que se incluirá al final de los s enviados desde el sistema. Texto: texto adicional que se puede mostrar en los documentos del sistema mediante configuración de los formatos de impresión. Una vez seleccionadas y definidas todas las opciones de la pantalla deberemos pulsar el botón GUARDAR para que los cambios se efectúen. A continuación se nos mostrará un mensaje de confirmación comunicándonos que los datos han sido actualizados. Si queremos añadir una nueva empresa a la lista deberemos pulsar el botón AÑADIR Los Datos de las Empresas que aparecen en la pantalla podrán ser editados, para ello deberemos pulsar el enlace del nombre de la empresa correspondiente (texto en azul). A continuación entraremos en una pantalla donde podremos modificar todos los datos. Una vez modificados los campos que hemos querido editar deberemos pulsar el botón GUARDAR para que la empresa sea guardada con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar una empresa deberemos pulsar en el enlace del nombre de la empresa correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar una empresa para editarla no queramos realizar ninguna modificación en sus datos podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR Departamentos En este apartado vamos a poder definir los distintos departamentos dentro de los cuales se van a encontrar nuestros clientes. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Página 22 de 137

23 Código: Introducimos el código que identificará a cada Departamento. Descripción: En este campo deberemos introducir el nombre con el que identificaremos al departamento. Una vez introducidos los datos correspondientes a los Departamentos si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de nuevos departamentos. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Los departamentos que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse el código correspondiente (texto en azul). Campos que podemos modificar: - Descripción Una vez modificados los campos pulse el botón GUARDAR para que el departamento sea guardado con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar un departamento deberemos pulsar en el enlace del código correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar un departamento para editarlo no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR Divisas En este apartado vamos a poder definir las divisas con las que vamos a trabajar en nuestro sistema, seleccionar la moneda base y el factor de cambio. Podemos Editar y modificar las divisas que aparecen en la pantalla pulsando el código numérico de color azul. Página 23 de 137

24 Campos que podemos modificar: Descripción: Introduciremos el nombre de la divisa. Factor de Cambio: Introduciremos el valor correspondiente de la divisa frente a la moneda base seleccionada. Decimales: Introduciremos el número de decimales que el sistema aproximará por defecto. Última cotización: En este campo registramos la fecha de la última cotización de la divisa que estamos definiendo. Moneda base: Marcando la casilla correspondiente a este campo. Definimos la moneda en cuestión como moneda base con la que operaremos en nuestro sistema. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda Estado del documento En este apartado vamos a poder definir los distintos Estados en los que se puede encontrar cualquiera de los documentos que trataremos en la parte de gestión. NUEVO Una vez abierto el formulario encontramos el siguiente campo a rellenar: - Descripción: Nombre o característica del estado del documento. Una vez introducidos los datos correspondientes al estado del documento deberá pulsar el botón de situado al final de la barra del formulario. El código asociado a cada uno de los estados de los documentos se genera automáticamente al aguardar los datos. A continuación accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un nuevo estado. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Los Estados que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse el código correspondiente (texto en azul). Campos que podemos modificar: - Descripción Una vez modificados los campos pulse el botón MODIFICAR guardado con los nuevos datos. para que estado del documento sea En el caso de que queramos eliminar un estado deberemos pulsar en el enlace del código correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar un estado para editarlo no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR. Página 24 de 137

25 3.1.9 Formas de pago En este apartado del menú de configuración podemos definir las distintas formas de pago con las que vamos a trabajar en nuestro sistema. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Código: Debemos introducir el código que va a identificar a la forma de pago que vamos a introducir. Descripción: Nombre o Características de describan la forma de pago. Días de fecha/factura: Podemos determinar el número de días que van a transcurrir desde que recibimos la factura hasta que realicemos el primer pago. Ejemplo: Si ponemos en este campo 20 y recibimos la factura el 15 de enero suponiendo que vamos a pagar en 2 cuotas de 30 días, pagaremos la primera cuota el 5 de Febrero y la segunda cuota el 5 de Marzo. Días cuotas: Número de días que comprende cada cuota. Nº cuotas: Número total de cuotas en que vamos a realizar el pago. Una vez introducidos los datos correspondientes a las Formas de Pago si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de una nueva forma de pago. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Las formas de pago que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse el código correspondiente (texto en azul). Campos que podemos modificar: - Descripción - Días cuotas - Nº cuotas Una vez modificados los campos pulse el botón GUARDAR para que la forma de pago sea guardada con los nuevos datos. Página 25 de 137

26 En el caso de que queramos eliminar una forma de pago deberemos pulsar en el enlace del código correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar una forma de pago para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR Logotipos adicionales En este apartado vamos a poder definir logotipos adicionales que podrán aparecer en los distintos documentos que creemos en la parte de gestión. datos. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Descripción: Nombre o características del logotipo Ancho (cm): Anchura de la imagen gráfica del logotipo en cm Alto (cm): Altura de la imagen gráfica del logotipo en cm Logotipo: En este campo introducimos la ruta del archivo en el que guardamos el logotipo de la empresa. Si pulsamos el botón Examinar el archivo de imagen deseado., podremos buscar en nuestro disco duro Borrar: Si marcamos la casilla correspondiente al campo borrar, eliminaremos el logotipo de nuestra configuración. El Código correspondiente al logotipo que creamos se generará de forma automática al guardar los Una vez introducidos los datos correspondientes al logotipo, si quiere guardarlos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón Guardar. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un nuevo logotipo. Una vez que los logotipos han sido creados en el listado que se nos presenta en la pantalla, además de ver las propiedades que hemos definido anteriormente, podremos: Ver la imagen del logotipo pulsando el botón Ver Logotipo. Definir los formatos de impresión donde aparecerá el logotipo, pulsando el botón Formatos de impresión donde aparecerá el logotipo, En primer lugar deberemos seleccionar el tipo de documento en el que vamos a insertar el logotipo cuando lo imprimamos. Una vez que hemos elegido el documento nos aparecerán todos los tipos de impresión que el sistema nos permite seleccionar a la hora de imprimir ese tipo de documento, marcando la casilla correspondiente podremos seleccionar aquellos formatos del documento en los que aparecerá el logotipo. Página 26 de 137

27 A continuación deberemos pulsar el botón GUARDAR. En el caso de que queramos cancelar la acción podremos pulsar el botón CANCELAR. Definir las empresas en las que queremos que aparezca el logotipo, para ello deberemos pulsar el botón Empresas donde aparecerá el logotipo. Para seleccionar las empresas en las que queremos que aparezca el logotipo deberemos marcar en la casilla correspondiente, en el caso de que queramos seleccionar todas las empresas podremos hacerlo marcando la casilla Seleccionar Todos que aparece al final de la lista. Página 27 de 137

28 A continuación deberemos pulsar el botón GUARDAR. Dentro de la pantalla principal de logotipos adicionales pantalla se puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Los logotipos que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse el código correspondiente (texto en azul). Campos que podemos modificar: Descripción Anchura (cm) Alto (cm) Logotipo Una vez modificados los campos pulse el botón Modificar para que el logotipo sea guardado con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar un logotipo deberemos pulsar el botón Borrar. En el caso de que después de seleccionar un logotipo para editarlo no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR Medios de pago En este apartado vamos a poder definir los distintos medios de pago con los que vamos a trabajar en nuestro sistema. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Código: Valor numérico que identifica el medio de pago. Descripción: Asociamos un nombre al medio de pago. Una vez introducidos los datos correspondientes a los Medios de Pago si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un nuevo medio de pago. Para buscar un medio de pago ya definido, puede acceder a la función de Búsqueda, en la parte inferior derecha de la ventana. Página 28 de 137

29 EDITAR Los Medios de Pago que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse el código correspondiente (texto en azul). Campo que podemos modificar: Descripción Una vez modificados los campos pulse el botón MODIFICAR guardada con los nuevos datos. para que la forma de pago sea En el caso de que queramos eliminar un Medio de pago deberemos pulsar en el enlace del código correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar un medio de pago para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR Permisos SMS Desde esta opción podrá dar permiso a los distintos empleados de la empresa que deban tener acceso a esta funcionalidad y configurar si ese acceso es para un envío ilimitado o con un número limitado de mensajes al día Series de Documentos En este apartado vamos a poder definir las distintas series de documentos con las que vamos a trabajar en nuestro sistema. Definir estas Series de Documentos es imprescindible para poder generar documentos. Definiendo series de documentos podremos gestionar nuestras facturas, pedidos, albaranes, presupuestos, Tickets, etc., de forma cómoda y ordenada, pudiendo segmentar dentro de cada tipo de documentos otros, con el fin de dotarlos de especificaciones diversas y localizarlos inmediatamente. Página 29 de 137

30 Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Serie: Asignamos caracteres que identifican a cada serie de documentos. Nombre: Asignamos un nombre a cada serie de documentos que vamos a definir. Empresa: Seleccionamos la empresa en la que vamos a definir los documentos. Contador: Nos indica, de forma automática, el número de documentos que hemos generado pertenecientes a esa serie. Documento: Menú desplegable en el que podremos elegir el tipo de documento al que pertenecerá la serie que estamos definiendo. Serie por defecto: Marcando la casilla correspondiente a la serie, estamos seleccionando por defecto la aparición de esta serie. Cliente/Proveedor por defecto: Si pulsamos el botón Buscar, nos aparece una pantalla en la que podemos seleccionar un cliente o proveedor dependiendo del documento seleccionado. A este cliente o proveedor se le asociará por defecto la serie de documentos que hayamos seleccionado por defecto en el campo anterior. BORRAR. En el caso de que queramos eliminar el contenido de este campo pulsaremos el botón Formato Impresión: Menú desplegable donde podemos seleccionar el formato de impresión Facturable: Si marcamos esta casilla la serie que estamos definiendo se podrá convertir en factura. Cuentas Contables: Cuenta Ventas, Cuenta Compras, Cuenta Abono Ventas, Cuenta Abono Compras, Cuenta Caja, Cuenta RF Ventas, Cuenta RF Compras, Cuenta RET Ventas, Cuenta RET Compras: En cada uno de estos campos introduciremos los números correspondientes a las cuentas contables del sistema de contabilidad, al que se puede enlazar desde el menú servicios. Si rellenamos estos campos podremos exportar los datos de las series de documentos para facilitar el control contable. Fecha: Se genera de forma automática y nos indica la fecha en la que se genero el último documento perteneciente a esa serie. Página 30 de 137

31 Una vez introducidos los datos correspondientes a las series de documentos si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de una nueva serie. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Las Series de Documentos que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse el número de serie correspondiente (texto en azul). Todos los campos del formulario son modificables Una vez modificados los campos pulse el botón GUARDAR para que la serie de documentos sea guardada con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar una serie de documentos deberemos pulsar el código correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar una serie para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR Tipo de actividad En este apartado vamos a poder definir los distintos tipos de actividad con los que vamos a trabajar en nuestro sistema. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Código: En este campo introducimos un código que identifique el tipo de actividad a definir. Descripción: Introducimos el nombre correspondiente al tipo de actividad que estamos definiendo. Una vez introducidos los datos correspondientes a los tipos de actividad si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla. Página 31 de 137

32 Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un nuevo tipo de actividad. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Los Tipos de actividad que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse el código correspondiente (texto en azul). Campo que podemos modificar: - Descripción Una vez modificados los campos pulse el botón GUARDAR para que la forma de pago sea guardada con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar un Tipo de Actividad deberemos pulsar en el enlace del código correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar un tipo de actividad para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR Tipos de Apunte En este apartado vamos a poder definir los distintos tipos de apuntes con los que vamos a trabajar en nuestro sistema. Podemos definir varios tipos de gastos y a su vez asociar un tipo de IVA al tipo de gasto definido. El Tipo de Apunte se utiliza en los apuntes de Caja para asociarlo manualmente a un apunte. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Descripción: Aquí introduciremos el nombre correspondiente al tipo de apunte que estamos definiendo. Cuenta: este campo identifica la cuenta contable a la que se asociará el apunte. Una vez introducidos los datos correspondientes a los tipos de gasto si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de un nuevo tipo de gasto. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. Página 32 de 137

33 EDITAR Los Tipos de gasto que aparecen en la pantalla pueden ser editados, para ello pulse el código correspondiente (texto en azul). Campo que podemos modificar: - Descripción - Cuenta Una vez modificados los campos pulse el botón GUARDAR para que la forma de pago sea guardada con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar un Tipo de Gasto deberemos pulsar el enlace del código correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar un tipo de gasto para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR Tipos de entidades En este apartado vamos a poder definir las distintas entidades con los que vamos a trabajar en nuestro sistema. Podemos definir las entidades según el tipo. Una vez abierto el formulario encontramos los siguientes campos a rellenar: Código: En este campo introducimos un código que identifique el tipo de actividad a definir. Descripción: Introducimos un nombre correspondiente a la entidad que estamos definiendo. Tipo: Seleccionamos un tipo de entidad. Una vez introducidos los datos correspondientes a las entidades si quiere guardar los datos y generar el archivo correspondiente debe pulsar el botón GUARDAR, situado en la barra inferior de la pantalla. Automáticamente accederá a un nuevo formulario en blanco donde podrá introducir los datos de una nueva entidad. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda. EDITAR Página 33 de 137

34 Las Entidades que aparecen en la pantalla pueden ser editadas, para ello pulse el código correspondiente (texto en azul). Campos que podemos modificar: - Descripción. - Tipo. Una vez modificados los campos pulse el botón GUARDAR para que la entidad sea guardada con los nuevos datos. En el caso de que queramos eliminar una Entidad deberemos pulsar en el enlace del código correspondiente (texto en azul), y a continuación pulsar el botón BORRAR. En el caso de que después de seleccionar una Entidad para editarla no queramos realizar ninguna modificación podremos cancelar la acción pulsando el botón CANCELAR Zonas Al definir zonas podrá asociar a cada zona un artículo de su almacén que corresponda a los gastos de envío o portes para esa zona. El dato de la zona se asocia a un cliente en su ficha de manera que todos los documentos de venta que se hagan para ese cliente llevarán automáticamente una línea de detalle con ese artículo de gastos de envío. Página 34 de 137

35 4 Menú ventas En este apartado vamos a poder definir todos los parámetros que van a afectar al control de las ventas de nuestro negocio. Entre otras podremos realizar las siguientes funciones: - Confeccionar pedidos, albaranes, facturas. - Realizar cobros, anotaciones y apuntes en caja - Controlar todos los datos de nuestros clientes - Consultar el historial de clientes, realizar un seguimiento comercial exhaustivo, etc Formularios Clientes En este apartado del menú ventas vamos a poder introducir todos los datos que corresponden a nuestros clientes: - Datos generales - Datos comerciales - Datos bancarios - Direcciones de envío - Otros datos - Configuración de documentos - Campos personalizables Pulsando en las carpetas correspondientes que aparecen en la línea superior de la pantalla nos aparecerán los campos que debemos rellenar, con el fin de obtener el máximo de información de nuestros clientes. Podemos tener abiertas simultáneamente varias carpetas. En ese caso necesitaremos utilizar la barra de desplazamiento vertical de la ventana para poder visualizar todo su contenido. Página 35 de 137

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37 Una vez que hemos introducido los datos de nuestro cliente debemos pulsar el botón GUARDAR, para que los datos queden almacenados correctamente. Podemos acceder a un cliente a través de la función búsqueda: Búsqueda combinando los criterios que aparecerán en los menús despegables de la función: Rellene el campo en blanco con el contenido o parte del contenido que desea buscar y a continuación debe pulsar el botón Buscar. Búsqueda pulsando el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma de listado, todos los Clientes que hemos definido. Una vez que hemos seleccionado un cliente pulsando el enlace del número de cliente (texto en azul), nos aparece una pantalla, en donde podemos acceder a los datos del cliente: Página 37 de 137

38 Desde esta pantalla podemos ver todos los datos correspondientes a nuestro cliente. Podremos editarlos, pulsando el botón EDITAR, imprimirlos pulsando el botón IMPRIMIR, o eliminarlos pulsando el botón BORRAR. Para crear un nuevo Cliente debemos pulsar el botón AÑADIR, que aparece al final de la página. Información el cliente a la que podemos acceder: FACTURAS: Para poder acceder a las Facturas que le hemos hecho a nuestro cliente deberemos pulsar en el enlace Facturas. Desde esta misma ventana podremos añadir un nueva factura pulsando el botón AÑADIR y buscar una factura utilizando la función búsqueda pulsando el botón Buscar. TICKETS: Para poder acceder a los tickets que le hemos realizado a nuestro cliente tendremos que pulsar el enlace Tickets Desde esta misma ventana podremos buscar un ticket utilizando la función búsqueda pulsando el botón Buscar. CORREO: Podemos imprimir los datos del cliente como remite de un en caso de que queramos enviarle una carta, para ello deberemos pulsar en el enlace Correo. Página 38 de 137

39 HISTORIAL: Para poder acceder a una pantalla donde se muestran todos los correos electrónicos que desde el programa hemos enviado a nuestro cliente deberemos pulsar en el enlace Historial. En la ficha de Historial también puede hacer anotaciones a mano, como si de un bloc de notas se tratase. Tendremos la opción de ver el texto del correo enviado pulsando en el enlace Ver Texto. Desde esta misma ventana podremos buscar un utilizando la función búsqueda pulsando el botón Buscar. Podemos enviarle un al cliente, para ello deberemos pulsar en el enlace . A continuación rellenar los campos del . También puede adjuntar un documento que debe buscar en su ordenador o red local con el botón Examinar. Página 39 de 137

40 COMPRAS HABITUALES: Podemos ver un listado de los artículos habituales que el cliente adquiere, para ello deberemos pulsar en el enlace Compras habituales. Pulsando en el número de factura correspondiente, el sistema nos muestra en pantalla la factura en la que aparece el artículo. RECURSOS: Podemos ver una lista con lo recursos relacionados con el cliente o añadir uno nuevo, para ello deberemos pulsar en el enlace Recursos. SALDO DE BONOS: Podemos ver los saldos disponibles de los bonos comprados por el cliente, para ello deberemos pulsar en el enlace Saldo de Bonos. CAMPOS ADICIONALES: Podemos ver los campos adicionales del cliente, para ello deberemos pulsar en el enlace Campos Adicionales. Estos campos se crean desde Gestión > Formularios > Campos Adicionales Clientes. Página 40 de 137

41 Podremos enviarle una carta al cliente seleccionando un modelo de carta en el campo desplegable que aparece junto a esta opción, y pulsando el enlace Carta. Las cartas disponibles se crean desde Gestión > Formularios > Cartas de Presentación Si nuestro Cliente es un distribuidor y queremos que aparezca no solo como cliente sino también como Proveedor nuestro, es decir, que también pueda facturarnos a nosotros deberemos pulsar el botón Convertir a distribuidor que aparece en el ángulo derecho de la pantalla. Al pulsar este botón nos pedirá la confirmación. Una vez que aceptamos entramos en una pantalla similar a la anterior pero en la que además de acceder a la información anterior podemos obtener los siguientes datos: Cobros En este apartado vamos a poder controlar los cobros de facturas y vencimientos. Accedemos al siguiente formulario en el que podemos ver los siguientes parámetros de segmentación y búsqueda: Podremos gestionar cobros de facturas, vencimientos o tickets. Podemos segmentarlos por fechas, por clientes, por series de facturas, por responsable así como incluir o no los clientes dados de baja. Rellenaremos los campos correspondientes con los valores para aplicar el filtro, y pulsando el botón inferior de SELECCIONAR DOCUMENTOS accedemos a una pantalla en la que nos aparece el listado correspondiente a la selección realizada: Si, por ejemplo, vamos a realizar la Gestión de Cobros de Facturas, tras la selección nos aparecerá un listado con las facturas pendientes de cobro dentro de los criterios seleccionados. Página 41 de 137

42 Para acceder a cualquier factura deberemos pulsar el enlace del número de factura (texto subrayado). La factura se abre en otra ventana, y de esta forma podremos acceder a toda la información de la factura; Importe, vencimientos, fechas, parte cobrada, deuda... Si queremos ver todas las facturas de un mismo cliente pulsaremos en el enlace del cliente (texto en azul) y se abrirá en otra ventana la ficha del cliente. A continuación pulsaremos el enlace Facturas dentro de la ficha del cliente. Dentro del listado para Cobros, podremos seleccionar la factura o facturas que queremos que aparezcan como cobradas. Para ello marcaremos la casilla correspondiente que aparecen a la izquierda de cada factura, pulsando después el botón COBRAR. Una vez que seleccionemos una factura y pulsaremos el botón COBRAR, nos aparecerá un mensaje de confirmación. De esta forma la factura aparecerá como cobrada y desaparecerá del listado de gestión de cobros. Para comprobar que una factura aparece como cobrada debemos ir al menú Ventas/ Formularios/ Facturas. Buscamos la factura por el número de la misma y vemos que aparece como cobrada. Página 42 de 137

43 El caso de la Gestión de Cobros de Vencimientos es ligeramente diferente. Aquí nos aparecerá un listado de vencimientos pendientes de cobro dentro de los criterios seleccionados. Dentro de este listado podremos seleccionar el vencimiento o vencimientos que queremos que aparezcan como cobrados. Para ello marcaremos la casilla correspondiente que aparecen a la izquierda del vencimiento pulsando después el botón COBRAR. De esta forma el vencimiento aparecerá como cobrado y desaparecerá del listado de gestión de cobros. En el caso de que existan más vencimientos de esa factura por cobrar después de pulsar el botón COBRAR nos aparecerá el siguiente mensaje Ya que como podemos comprobar dentro del menú ventas/formularios/facturas en la carpeta de vencimientos de la factura FC aparece el vencimiento el vencimiento del 05/01/2009 como cobrado pero vemos que existen otros tres vencimientos que no han sido cobrados, por lo que la factura sigue apareciendo como no cobrada. Página 43 de 137

44 NOTA: El importe de los vencimientos puede ser superior al importe total de la factura, ya que puede haber empresas que deseen incluir dentro del importe de un vencimiento gastos bancarios por devoluciones... Si vamos al listado de facturas pendientes de cobro y buscamos la factura OCAS veremos como el importe total de la factura es de 853,85 y la deuda pendiente es de 569,23 pese a que quedan 2 vencimientos pendientes de cobro cada uno por 284,62. En el caso de que el vencimiento que seleccionemos, del listado de vencimientos pendientes de cobro, sea el último después de pulsar el botón COBRAR nos aparecerá el siguiente mensaje.. De esta forma la factura FV/ desaparecerá del listado de facturas pendientes de cobro y aparecerá como cobrada. Para comprobarlo vamos a Ventas/ Formularios/ Facturas y buscamos la factura anterior. En el listado de vencimientos pendientes de cobro aparece una columna con un campo a rellenar, el Importe a Cobrar, este campo se rellena automáticamente con el total del importe del vencimiento una vez que seleccionamos un vencimiento, pero podemos cambiar el importe que aparece, en el caso de que la cantidad que vamos a recibir no sea por el total del importe del vencimiento. De esta forma el vencimiento seguirá apareciendo como pendiente de cobro pero por una deuda inferior (Importe Total Importe a cobrar). Ejemplo: Para el caso de Gestión de Cobros de Tickets, emitidos desde el TPV: Aquí nos aparecerá un listado de tickets pendientes de cobro dentro de los criterios seleccionados. Página 44 de 137

45 Dentro de este listado podremos seleccionar el ticket o tickets que queremos que aparezcan como cobrados. Para ello marcaremos la casilla correspondiente que aparecen a la izquierda del ticket pulsando después el botón COBRAR. Por ejemplo; el TC con fecha 13/11/2008 De esta forma el ticket aparecerá como cobrado y desaparecerá del listado de gestión de cobros. En el caso de que no se cobre el importe total del ticket, este aparecerá en la lista con el importe por cobrar restante Facturación de Tickets Mediante esta opción podrá convertir masivamente los tickets generados por el TPV en facturas, pudiendo seleccionar los tickets que va a incluir por rango de fechas, de un cliente concreto, por los importes, la tienda y/o las series de documentos, etc. Página 45 de 137

46 Una vez ajustados los parámetros de selección de los tickets que deseamos convertir, pulsamos el botón SELECCIONAR DOCUMENTOS. Pasamos entonces a la pantalla de resultados y en la cual, indicaremos los parámetros para generar las facturas. En la parte inferior se muestra información agrupada por día de la cantidad de tickets y el importe de los tickets que cumplan los criterios de filtrado. Por un lado muestra Tickets Contado, las ventas al contado (cliente o cliente asignado a la serie de tickets) y en otra carpeta los tickets de Clientes, si alguno cumplía las opciones de filtrado, dando la información ticket a ticket, sin agrupar. El número de ticket será un hipervínculo para acceder a revisar el ticket en cuestión. Esta información por día estará a su vez desglosada en el número de tickets y el importe total así como en el número de tickets y el importe de los tickets de METALICO. En la parte más a la derecha se proporcionan cuadros de texto para que el usuario pueda elegir el importe o porcentaje de METALICO que desea facturar. IMPORTANTE: Se facturan tickets completos, por lo que el hecho de especificar un importe o porcentaje de METALICO a facturar implica que el importe a facturar precalculado no será exacto. En la parte central, el cuadro nos permite elegir las condiciones para generar la factura. Podemos elegir el Cliente de la factura, es decir, crear la factura a un cliente concreto, seleccionable con el botón Buscar o a cada uno de los clientes por defecto de la serie de tickets, o al cliente indicado en el ticket en el momento de la venta. En otro cuadro indicaremos la Fecha Factura, pudiendo elegir una fecha concreta para toda la facturación, o que genere una factura por día del periodo seleccionado. La primera opción creará todas las Página 46 de 137

47 facturas necesarias en función de los demás parámetros pero con la fecha que ha especificado el usuario en el cuadro de texto Efectos de las combinaciones de opciones de facturación Vamos a ver un pequeño cuadro con los resultados que se deben obtener en función de las combinaciones de opciones de facturación. Primero veamos un par de requisitos a cumplir. Agrupar por los descuentos de cabecera: Ya que no se puede incluir en una misma factura tickets con diferentes descuentos de cabecera, se generarán tantas facturas como diferentes descuentos de cabecera haya. Siempre se unifica por cliente: No pueden existir dos facturas a un mismo cliente si se ha elegido facturar con una fecha especificada por el usuario salvo que entre en conflicto con el requisito anterior. Las 6 combinaciones posibles de opciones de facturación serían las siguientes. CON FECHA DE FACTURA FIJA. Factura al cliente seleccionado. Esta combinación generará una única factura con la fecha elegida por el usuario y emitida al cliente elegido por el usuario. El mensaje de advertencia al usuario antes de proceder será el siguiente: ATENCION: Se va a generar una única factura con la fecha y el cliente seleccionado. Está seguro? Factura al cliente de cada serie de tickets. Esta combinación generará tantas facturas como series distintas haya en los tickets seleccionados con la fecha elegida por el usuario y usando el cliente asociado a cada serie. Si alguna serie no tiene asociado cliente se utilizará el cliente genérico de contado (00000). El mensaje de advertencia al usuario antes de proceder será el siguiente: ATENCION: Se van a generar tanta facturas como series distintas existan en los tickets seleccionados. Para cada factura se utilizará la fecha especificada y el cliente asociado a la serie. Si alguna serie no tuviera cliente asociado se utilizará el cliente contado Está seguro? Factura al cliente de cada ticket: Esta combinación generará tantas facturas como clientes distintos haya en los tickets seleccionados y con la fecha de todas ellas seleccionada por el usuario. El mensaje de advertencia al usuario antes de proceder será el siguiente: ATENCION: Se van a generar tantas facturas como clientes distintos haya en los tickets seleccionados. Para cada factura se utilizará la fecha especificada y el cliente del ticket. Está seguro? Página 47 de 137

48 CON FACTURA POR DIA Y SERIE. Factura al cliente seleccionado. Esta combinación generará una factura distinta por día con datos y serie distinta utilizando el cliente seleccionado por el usuario.. El mensaje de advertencia al usuario antes de proceder será el siguiente: ATENCION: Se va a generar una factura por día y serie distinta de tickets. Para cada factura se utilizará el cliente seleccionado y la fecha del día. Está seguro? Factura al cliente de cada serie de tickets: Esta combinación generará una factura distinta por día con datos y serie distinta que haya en los tickets seleccionados y usando el cliente asociado a cada serie. Si alguna serie no tiene asociado cliente se utilizará el cliente genérico de contado (00000). El mensaje de advertencia al usuario antes de proceder será el siguiente: ATENCION: Se va a generar una factura por día y serie como series distintas existan en los tickets seleccionados. Para cada factura se utilizará el cliente asociado a la serie y la fecha del día. Si alguna serie no tuviera cliente asociado se utilizará el cliente contado Está seguro? Factura al cliente de cada ticket: Esta combinación generará una factura distinta por día con datos y serie distinta y cliente distinto que haya en los tickets seleccionado. El mensaje de advertencia al usuario antes de proceder será el siguiente: ATENCION: Se va a generar una factura por día, serie y cliente distintos que haya en los tickets seleccionados. Para cada factura se utilizará el cliente de cada ticket y la fecha del día. Está seguro? Facturar Tickets En este apartado vamos a poder facturar un ticket a un cliente. Primero seleccionamos el cliente al que facturamos el ticket, a continuación tenemos que escribir el número de ticket y elegir una serie y una fecha para la factura. Finalmente pulsamos el botón CONVERTIR. Nos muestra una ventana confirmando los datos del ticket seleccionado: Y nos informa del número de factura que ha creado: Página 48 de 137

49 4.1.5 Facturas En este apartado vamos a poder realizar facturas de cliente. Aquí accedemos a la cabecera de la factura, donde introduciremos los datos, que como mínimo deben ser el cliente, el número de factura, la serie y la fecha. A la hora de introducir el cliente, se puede hacer de dos maneras: Pulsando en el botón Buscar para buscar el cliente en nuestra base de datos, o Si sabemos el código de cliente, lo introducimos en la casilla de referencia y automáticamente pondrá el nombre del cliente. Al elegir el cliente, también se rellenaran automáticamente los demás datos de la cabecera que tenga configurados en su ficha. Si marcamos la casilla Cobrada, con esta marca, se activara un proceso para poner la factura como cobrada. Con esto no podremos efectuar ningún cambio en la factura. NOTA: Si hay vencimientos, también los pondrá como cobrados. Si marcamos la casilla Contabilizada, la factura pasará a contabilizarse. Esta casilla será solamente informativa, ya que esta marca no efectúa ninguna operación de bloqueo la factura. Página 49 de 137

50 Una vez rellenados los campos correspondientes a la cabecera, pulsamos el botón GUARDAR accederemos a la pantalla correspondiente a detalles. y En esta ventana introduciremos los detalles del documento, es decir los artículos que lo componen. Para ello especificaremos la referencia, el sistema la buscará en nuestra base de datos de Artículos y completará el almacén y la descripción. Rellenaremos la cantidad, el precio de venta, el IVA aplicado y los descuentos, si fuera necesario. Pulsando el botón NUEVO las líneas de detalle se irán añadiendo a nuestra factura. Repetiremos el proceso para todos los artículos que queramos incluir en el documento. Los artículos ya añadidos al documento aparecerán en el recuadro, justo debajo de la línea de campos que usamos para introducirlos. Podemos editar cada línea de detalle pulsando el número que aparece al comienzo de cada línea en este cuadro, para de esta forma modificar nuestra factura. En la parte inferior de esta pantalla nos aparecen detalladas y desglosadas las cantidades correspondientes a los artículos y/o conceptos de nuestra factura. De la misma forma que estamos facturando artículos podemos facturar conceptos pulsando carpeta correspondiente Conceptos. Podemos especificar una dirección de envío distinta a la que aparece en la cabecera de la factura pulsando la carpeta correspondiente Dirección de envío. Podemos contabilizar pagos a cuenta pulsando en la carpeta correspondiente Pagos a cuenta y rellenado los campos correspondientes. También podemos realizar pagos a cuenta que de forma automática que serán contabilizados en la caja seleccionada utilizando el botón Anotar en caja izquierda de la ventana. Para definir vencimientos pulsamos la carpeta correspondiente Vencimientos. la, en la parte superior Podemos crear los vencimientos de tres maneras: Manual: Los datos necesarios son: fecha e importe. Pulsar manual. para guardar el vencimiento Página 50 de 137

51 Automática: Dando al botón Crear Vencimientos, y según la forma de pago que hayamos definido en la cabecera de la factura, se generará los vencimientos. Los importes los dividirá entre el número de vencimientos generados. A la creación de la factura: Si en la opción Datos de configuración del menú Configuración, hemos definido que se generen automáticamente vencimientos y en la cabecera de la factura, ponemos una forma de pago, los vencimientos se generan conforme a esa forma de pago. Si un vencimiento estuviera pagado debemos marcar la casilla Pagado. Si cambiamos la forma de pago, el importe o la fecha de la factura en la cabecera, nos preguntará si deseamos volver a calcular los vencimientos. Una vez hayamos estipulado que un vencimiento este cobrado, no vamos a poder cambiar la factura. Si la factura estuviera pagada y tuviera vencimientos, como estos también estarán pagados, eliminando la casilla Cobrada nos avisara que también van a eliminarse los vencimientos. Dentro de la pantalla principal de la Factura vamos a poder ver un resumen del seguimiento del Cobro, pulsando el botón SEGUIMIENTO DEL COBRO. A continuación accedemos a una pantalla en la que aparecen los cobros realizados al cliente. Dentro de la pantalla principal de la Factura podemos ver los costes/beneficios que han sido generados por el Documento, pulsando el botón Costes/Beneficio del documento. A continuación accedemos a una pantalla donde nos aparecen de forma detallada los Costes y Beneficios asociados a cada uno de los artículos que componen el Albarán. Página 51 de 137

52 En la ventana de la Factura podemos ver un resumen de las compras Habituales, pulsando el botón VER COMPRAS HABITUALES. A continuación accedemos a una pantalla en la que aparecen los productos adquiridos por el cliente. Dentro de la pantalla principal de la Factura podemos imprimir un sobre con los datos de la empresa y del contacto que hemos seleccionado, pulsando el botón IMPRIMIR SOBRE. A la hora de imprimir la Factura debemos seleccionar el formato de impresión con el que queremos que se imprima, mediante el desplegable en la parte superior derecha de la ventana: Pulsando en el enlace Impresión nos aparece la factura en una pantalla con el formato de impresión que hemos seleccionado. Otra posibilidad es mandarle un al cliente incluyendo la factura en formato PDF. Para ello pulse el botón ENVIAR POR . Dentro de la pantalla principal de la factura podemos seleccionar el modelo de carta con el que podemos acompañar la factura, en caso de que queramos enviarle una carta al cliente. Dentro de cualquiera de las pantallas que componen el apartado de facturas podrá acceder a la función de Búsqueda. Elija cómo va a buscar la factura Página 52 de 137

53 Buscar. Rellene el campo en blanco con la información de que dispone y a continuación debe pulsar el botón Si pulsa el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente, se nos presentarán todas las facturas que hemos definido. En este caso, se limita automáticamente a las facturas de los últimos dos meses. Si queremos eliminar una factura solo tenemos que seleccionar la factura dentro de la lista y pulsar el botón BORRAR. Es recomendable no borrar una factura, a menos que sepamos que es la última realizada, ya que la numeración de las facturas, de una misma serie, tiene que ser consecutiva y sin saltos. A continuación nos aparece una ventana que nos pide que confirmemos que realmente queremos eliminarla factura. Recordamos que a efectos legales no puede haber saltos en la numeración de las facturas, de manera que no es recomendable borrar una factura que no sea la última realizada. Para crear un nueva Factura debemos pulsar el botón AÑADIR Mantenimiento de clientes En este apartado del menú Ventas podemos modificar los datos de los clientes de manera rápida. En la carpeta Parámetros de selección podremos seleccionar los Campos a mostrar, que serán los que luego podremos editar directamente desde la ficha de Resultados, repartidos en secciones para cada uno de los módulos activos. Página 53 de 137

54 En la carpeta Filtros de selección, podemos filtrar con varias opciones para elegir que clientes se van a mostrar. A continuación pulsamos el botón ACEPTAR para mostrar los clientes en la pestaña Resultados y poder realizar las modificaciones que necesite. Página 54 de 137

55 Podemos movernos por la rejilla utilizando los cursores del teclado, pulsando la tecla F2 del teclado para modificar el valor de una casilla y la tecla Intro para guardar los cambios. Importante: en el caso de seleccionar los artículos con los cursores del teclado es importante mantener el cursor del ratón fuera de la rejilla Pedidos En este apartado vamos a confeccionar Pedidos de cliente. Como en todos los documentos, primero rellenaremos los datos generales correspondientes a la cabecera, y luego pasaremos a especificar los detalles. En la pantalla inicial de este apartado nos encontramos con la cabecera del pedido. Los campos mínimos a rellenar son el cliente, la serie y la fecha. A la hora de introducir el cliente, se puede hacer de dos maneras; Pulsando en el botón Buscar Introduciendo el código de cliente..y buscándolo mediante su nombre en la base de datos, o Al seleccionar el cliente, se rellenarán automáticamente los demás datos, si el cliente seleccionado tiene por defecto asignado parámetros como la serie de documentos, forma y tipo de pago, portes, tarifa y comercial asignado. La casilla Valorado muestra / oculta los importes al imprimir el documento. Página 55 de 137

56 Una vez introducidos los datos correspondientes a la cabecera del pedido pulsando el botón GUARDAR, los datos quedan almacenados y el sistema nos presenta la pantalla correspondiente a la introducción de detalles. Al introducir la referencia del artículo nos aparece el nombre del artículo, precio e IVA aplicado. En esta ventana introduciremos los detalles, especificaremos la referencia, la cantidad, el precio de venta, el almacén, el IVA aplicado y los descuentos. Pulsando el botón NUEVO las líneas de detalle se irán añadiendo a nuestro pedido. Podemos editar cada línea de detalle pulsando el número que aparece al comienzo de cada línea de detalle, para de esta forma modificar nuestro pedido. En la parte inferior de esta pantalla nos aparecen detalladas y desglosadas las cantidades correspondientes a los artículos y/o conceptos de nuestro pedido. En la columna Pendientes de Servir/Servidos (PS/S) nos muestra la cantidad de cada detalle que está servida o pendiente de servir. De la misma forma que estamos introduciendo artículos en la carpeta de Detalles, podemos introducir conceptos pulsando la carpeta correspondiente Conceptos. Podemos especificar una dirección de envío distinta a la que aparece en la cabecera del pedido pulsando la carpeta correspondiente Dirección de envío. Podemos anotar pagos a cuenta pulsando en la carpeta correspondiente Pagos a cuenta. También podemos realizar pagos a cuenta que de forma automática serán contabilizados en la caja seleccionada utilizando el botón ANOTAR EL CAJA. Podemos especificar con que serie queremos que se genere el Albarán o Factura de este pedido cuando realicemos la conversión pulsando la carpeta correspondiente Configurar Conversión. Una vez confeccionado el pedido del cliente, podemos imprimirlo en distintos formatos seleccionando, del menú despegable, una de las opciones que nos presenta y pulsando el botón Impresión. Podemos realizar un pedido a proveedor basado en el pedido a cliente pulsando la carpeta correspondiente Pedidos a proveedor. También podemos realizar el pedido al proveedor más barato marcando la casilla correspondiente Proveedor más barato Página 56 de 137

57 Dentro de cualquiera de las pantallas que componen el apartado de Pedidos podrá acceder a la función de Búsqueda, situada en la parte inferior derecha de la ventana. El procedimiento es idéntico al descrito para buscar Clientes, o Albaranes o cualquier otro Tickets TPV Permite consultar los datos de los tickets de TPV generados. Al entrar en la opción, la ventana nos mostrará una lista de los tickets para poder ver los datos de uno concreto con sólo pulsar en enlace del número de ticket (texto en azul). Otros datos que muestra la lista son el operador y la fecha y hora de emisión del ticket y el importe del mismo Tiendas Centros de Ventas En esta opción se definen los datos de las tiendas que se vayan a usar en la gestión de la empresa. Estos datos permitirán luego asignar el pc a la tienda y así automatizar algunos pasos en la generación de documentos, facilitando el manejo del sistema. En la carpeta Datos Generales podremos asignar un cliente concreto a la tienda seleccionada y podremos relacionarla con un almacén y una tarifa. En las carpetas de Series Docs Ventas y Series Docs Compras se indican las series que usará la tienda para generar pedidos, albaranes y facturas TPV Local Esta opción permite la entrada al TPV, que se ejecutará en otra ventana diferente. En la ventana de la aplicación quedarán los campos de selección para la consulta de artículos. Para que el TPV funcione debe estar correctamente configurado y asociado a una tienda y una caja. La primera vez que se entra en esta opción habrá que instalar varias componentes necesarias para su funcionamiento. A las ventanas que se le presenten, Página 57 de 137

58 responda pulsando el botón Aceptar o Sí. Finalmente la nueva ventana le pedirá que se identifique como operador: Después del operador debe elegir el número de cliente para realizar el ticket. El cliente número 0 es el Cliente Contado, por defecto. Pasado este punto, podrá operar con el TPV de una manera muy sencilla. La ventana de manejo del TPV está dividida en ocho partes: Página 58 de 137

59 1. En la parte superior aparecen cinco botones: Búsqueda: permite buscar artículos. Clientes: permite añadir y buscar clientes. Mov. Almacén: permite consultar y realizar movimientos entre almacenes. Ventas día: permite consultar la estadística diaria de tickets. Impr. Ticket: permite imprimir un ticket en función de los datos suministrados. 2. Justo debajo está la zona de información la venta actual, con información el cliente, importe, líneas, artículos y fecha del ticket. 3. En este cuadro es donde se introduce el nuevo artículo, y su cantidad, que se va a añadir al ticket. Para añadir un artículo a la venta actual escriba la referencia del artículo, pase el lector de código de barras o pulse uno de los botones de artículo. 4. Este cuadro muestra las líneas de detalle del ticket. Si desea suprimir algún artículo de este cuadro, selecciónelo con el ratón y use la tecla Supr o el botón Anular de la parte derecha. 5. A la parte inferior puede ver cinco botones grandes que le permitirán seleccionar el ticket que está completando. Puede simultanear hasta 5 tickets diferentes. 6. Los botones con operaciones el ticket aparecen a la derecha. Algunos de ellos se pueden ejecutar mediante teclas de función para un manejo más ágil. Estos botones son: o o o o Cancelar: Anula el ticket actual completo. Le pedirá confirmación para esta acción. Anular (Supr): Elimina el artículo seleccionado de la zona de líneas de detalle del ticket. Fin de Venta (F8): Cuando haya completado la introducción de artículos pulse este botón o la tecla rápida F8 para pasar al cobro. Camb.Op (F9): Permite seleccionar de nuevo el operador encargado de realizar la venta actual. Página 59 de 137

60 o o o o o o o o o o o 7. Teclado numérico. Copia (F10): Imprime una copia del último ticket emitido. Ticket regalo: Imprime una copia del último ticket, pero este no mostrará el precio del mismo. An.Ticket (F12): Anula un ticket anterior. Le solicitará los datos del ticket: número de serie completo, fecha, hora, importe. Entrada Caja: Para apuntar manualmente una entrada de dinero en la caja. Salida Caja: Para apuntar manualmente una salida de dinero en la caja. Cerrar Caja: Realiza el cierre de caja con los tickets emitidos hasta el momento en la fecha de hoy. Para realizarlo el sistema pide dos cantidades: Importe Metálico: importe total real del cajón monedero, en el momento del cierre de caja. Salida en Metálico: importe total retirado del cajón monedero, en el momento del cierre de caja. Factura Ticket: Para facturar un ticket. Le solicitará el número de serie del ticket y el cliente al que se va a facturar. % Dto. (F2)(opcional): permite aplicar/modificar el descuento de una línea de detalle, durante la inserción de artículos, o aplicar/modificar el descuento a toda la venta tras haber pulsado el botón de Fin Venta (F8). Precio (ALT+P) (opcional): permite modificar el precio de una línea de detalle, durante la inserción de artículos, o modificar el precio de toda la venta tras haber pulsado el botón de Fin Venta (F8). Ver/ocultar Teclado-PLU: permite ocultar y mostrar el panel lateral con el teclado numérico y los botones PLU. Abrir Cajón: pulsando este botón podremos abrir el cajón monedero en cualquier momento. 8. PLU. Son botones asociados con artículos, clasificados en grupos, y permiten añadir nuevos artículos al ticket de manera rápida. Pulsando en el grupo TODOS, verá todos los artículos asignados a un botón rápido, pulsando en el grupo NO ASOCIAD. verá los artículos que no están asociados a ningún grupo. Cuando haya finalizado la introducción de artículos y de por finalizada la venta, pulse el botón Fin Venta o la tecla rápida F8 y pasará a la siguiente ventana: Página 60 de 137

61 Introduzca la cantidad entregada por el cliente. El medio de pago por defecto es en Metálico, pero puede cambiarlo con el desplegable. Para una misma venta se pueden usar varios medios de pago. Pulse el botón Cobrar y el sistema le indicará el cambio a entregar y emitirá el ticket por su impresora. Cuando se trate de un cliente desconocido el botón COBRAR no estará disponible hasta que el importe pendiente sea nulo. En caso de un cliente conocido, este botón estará disponible en todo momento. El formato de impresión de los tickets está ajustado para impresoras de tickets convencionales en modo texto. Si tiene alguna duda el funcionamiento de su impresora con Ilion, póngase en contacto con el servicio técnico. Finalizado el proceso de cobro la ventana que muestra el sistema es la de selección de cliente para comenzar una nueva venta. 4.2 Listados Todos los listados resultantes nos permitirán acceder a sus elementos individuales pulsando el enlace que los represente, pudiendo ver así, por ejemplo, la ficha de un cliente concreto a partir de un listado de clientes. Página 61 de 137

62 4.2.1 Clientes Con el siguiente formulario vamos a poder obtener listados de clientes en función de los siguientes parámetros de segmentación o selección: - Intervalo de fechas de Alta - Intervalo de fechas de Baja - Razón social, nombre comercial - Población, provincia, código postal, país - Tarifa - Forma de pago - Tipo de actividad - Tipo cliente - Serie - Responsable Podremos seleccionar: - No incluir los clientes dados de baja - Incluir solo los distribuidores - Mostrar contactos de clientes Podremos también seleccionar la ordenación del listado por fechas o por nº de cliente y razón social. Los campos que nos aparecerán por defecto en el listado son: - Nº de cliente - Razón social De forma adicional podemos marcar los campos que aparecen en esta pantalla para que aparezcan en el listado. Página 62 de 137

63 Una vez definidos los parámetros, pulsando el botón ACEPTAR obtendremos nuestro listado: Pulsando en el enlace Fichas, obtenemos un listado con los datos de los clientes que aparecen en el listado creado. Pulsando el botón IMPRIMIR PÁGINA, se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A4. Pulsando el botón IMPRIMIR LISTADO, el sistema transforma automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si pulsamos el botón EXPORTAR se guardará, en el directorio por defecto, el listado de clientes como tabla en formato.csv Cobros Pendientes En este apartado del menú ventas vamos a poder obtener listados de cobros pendientes en función de los siguientes parámetros de segmentación: - Seleccionar albaranes, facturas o tickets TPV - Cliente - Seleccionar no incluir clientes dados de baja - Actividad - Responsable - Seleccionar agrupar por responsable - Población - Seleccionar agrupar por población - Serie de documento. Página 63 de 137

64 Una vez introducidos los parámetros de segmentación pulsando el botón ACEPTAR, accedemos a nuestro listado tal y como muestra la siguiente figura. Pulsando el botón IMPRIMIR LISTADO, el sistema transforma automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si elegimos IMPRIMIR PÁGINA se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A Estadística de cobros por tienda y medio de pago Este reporte le permite filtrar por rango de fechas para analizar las ventas mediante tickets, albaranes o facturas, elegir una o varias series del tipo de documento elegido y elegir también el medio de pago. Una vez elegidos los valores deseados para filtrar el resultado, pulsar el botón Ver Informe para obtener el resultado. El listado resultante lo podrá imprimir tal cual lo ve en pantalla, o exportarlo a alguno de los formatos que se presentan en el desplegable de la barra de botones que ha aparecido nueva: Página 64 de 137

65 En la zona del resultado, también podrá aplicar o desactivar agrupaciones de datos para ver sólo los datos resumen que le interese. Utilice para ello los botones o que aparecen junto a los valores Estadística diaria tickets En este apartado del menú ventas vamos a poder obtener estadísticas diarias de ventas de tickets en función de los siguientes parámetros de segmentación: - Intervalo de fechas. El sistema propone un mes atrás, hasta la fecha actual. - Almacén - IVA Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección pulsamos el botón ACEPTAR y obtendremos nuestro listado de estadística de tickets, tal y como se muestra en la siguiente figura: Pulsando el botón IMPRIMIR LISTADO, el sistema transforma automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si elegimos IMPRIMIR se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A Historial de Clientes En las fichas de clientes hay un apartado llamado Historial donde se anotan automáticamente los envíos de o SMS que tengamos con el cliente. También se pueden hacer anotaciones manuales. Esta opción permitirá listar el seguimiento de los clientes filtrando por fecha de anotación, o de un cliente en concreto, o buscando un texto en las anotaciones realizadas. Página 65 de 137

66 4.2.6 Importes cobrados por tiendas En este apartado del menú ventas van a poder obtener los importes cobrados por las tiendas en función de los siguientes parámetros de segmentación: - Intervalo de fechas - Medio de pago - Responsable / Vendedor Seleccionamos un tipo de documento de la lista desplegable, y seleccionamos una o varias series para ese tipo de documento, y pulsaremos el botón Ver Informe. Pulsando en el botón Imprimir para DIN A4. se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo Si seleccionamos un formato y pulsamos el enlace Exportar se guardará, en el directorio elegido, el listado de clientes como tabla en el formato seleccionado Pedidos pendientes de servir En este apartado del menú ventas vamos a obtener listados de los pedidos pendientes de servir en función de los siguientes parámetros de segmentación: - Intervalo de fechas - Estado del pedido - Actividad - Serie - Clientes - No incluir clientes dados de baja - Responsable - Referencia - Nombre - Familia Página 66 de 137

67 Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección, pulsamos el botón ACEPTAR y obtendremos nuestro listado de pedidos pendientes de servir tal y como se muestra en la siguiente figura: En el listado resultante, se puede acceder a los datos de un pedido concreto pulsando en el número de Pedido. Este se abrirá en otra ventana. Pulsando el botón IMPRIMIR LISTADO, el sistema transforma automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si elegimos IMPRIMIR se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A Resumen de facturación En este apartado del menú ventas vamos a obtener listados resúmenes de facturación en función de los siguientes parámetros de segmentación: - Facturas o Vencimientos - Intervalo de facturas - Intervalo de fechas - Actividad - Cliente, podemos seleccionar no incluir clientes dados de baja - Tipo de cliente - Serie - Intervalos de Importes - Forma de pago - Población - Referencia - Nombre - Responsable - Seleccionar mostrar sólo IVA repercutido - Mostrar facturas cobradas, contabilizadas, no cobradas, no contabilizadas o todas.

68 Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección, pulsamos el botón ACEPTAR y obtendremos nuestro resumen de facturación tal y como se muestra en la siguiente figura: Si desea ver todos los datos de una de las facturas, pulse el enlace del número de factura y esta se abrirá en una ventana nueva. Pulsando el botón IMPRIMIR LISTADO, el sistema transforma automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si elegimos IMPRIMIR se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A Resumen de ventas En este apartado del menú ventas vamos a obtener listados resúmenes de ventas en función de los siguientes parámetros de segmentación: Intervalo de fechas Serie Responsable

69 Seleccionar tener en cuenta la fecha del albarán como fecha de la venta Cliente Seleccionar no incluir clientes dados de baja Actividad Tipo de cliente Con referencia de artículo Con nombre de artículo Con tipo de artículo Perteneciente a una determinada categoría, familia y subfamilia Proveedor Actividad del proveedor Tipo de proveedor Agrupar por cliente o por artículo Seleccionar albaranes pendientes de facturar Apaisado Ordenar por ventas Imprimir clientes en hojas separadas Seleccionar mostrar solo los conceptos Desglosar los conceptos. Página 69 de 137

70 Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección, pulsamos el botón ACEPTAR y obtendremos nuestro resumen de ventas tal y como se muestra en la siguiente figura: Pulsando el botón IMPRIMIR LISTADO, el sistema transforma automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si elegimos IMPRIMIR se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A4. Si en agrupar por utilizamos la opción por Meses podremos exportar a CSV pulsando el botón EXPORTAR donde se guardará, en el directorio por defecto, el listado de clientes como tabla en formato.csv Resumen de ventas Tallas/Colores En este apartado del menú vamos a obtener listados resúmenes de ventas teniendo en cuenta los datos de tallas y colores de los artículos. Este apartado es similar al anterior. Página 70 de 137

71 Tickets TPV Utilice los campos de selección para filtrar los tickets que desea listar. Puede optar por hacer un Listado de Tickets, uno a uno con resumen final y opción de obtener detalle de IVA: o realizar un Resumen de Ventas, resumido artículo a artículo. Una vez introducidos los datos correspondientes a nuestra selección, pulsamos el botón ACEPTAR. Pulsando el botón IMPRIMIR LISTADO, el sistema transforma automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si elegimos IMPRIMIR se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A Ventas tiendas En este apartado del menú vamos a obtener las ventas de las tiendas por meses en función de los siguientes parámetros de segmentación: - Intervalo de fechas Página 71 de 137

72 Seleccionamos un tipo de documento de la lista desplegable, y seleccionamos una o varias series para ese tipo de documento, y pulsaremos el botón Ver Informe. Pulsando en el botón Imprimir para DIN A4. se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo Si seleccionamos un formato y pulsamos el enlace Exportar se guardará, en el directorio elegido, el listado de clientes como tabla en el formato seleccionado. Página 72 de 137

73 5 Menú Compras En este menú vamos a poder definir todos los parámetros que van a afectar al control de las compras de nuestro negocio. 5.1 Formularios Facturas En este apartado del menú compras van a poder introducir en el sistema las Facturas de nuestros proveedores. Podremos introducir para su control todas las facturas de los gastos de nuestra empresa: productos, telefonía, luz, etc. En este apartado, nada mas entrar, iremos a la pantalla de cabecera de la factura donde introduciremos los datos, que como mínimo deben ser el proveedor, el número de factura, la serie y la fecha. A la hora de introducir el proveedor, se puede hacer de dos maneras, o pulsando en el botón Buscar y allí nos saldrá una ventana con un listado paginado de todos los proveedores, allí pulsaremos el código de proveedor y automáticamente, saldrán estos datos en la ventana de albaranes. La segunda forma es si sabemos el código de proveedor, lo ponemos en la casilla de referencia y al irnos a otra casilla o darle a guardar, automáticamente pondrá el nombre del proveedor. Al elegir el proveedor, también se rellenarán automáticamente los demás datos, si este proveedor elegido los tiene en su ficha de proveedor. Marcando la casilla Pagada, significa que decimos que la factura estará pagada, de manera que la factura quedara como pagada, en donde si hay vencimientos, también los pondrá como pagados. En las facturas marcadas como Pagadas no podremos efectuar ningún cambio. Existe una casilla de Contabilizada, y si la marcamos, la factura pasará a contabilizarse. Será solamente para información, ya que esta marca no efectúa ninguna operación de bloqueo de factura. Página 73 de 137

74 Existe un botón de búsqueda en la parte inferior derecha con el cual podremos buscar una factura ya introducida en el sistema. El proceso es el mismo explicado en el menú de Ventas. Una vez guardado la cabecera de la factura, nos iremos a la pantalla de detalles de la factura y automáticamente se nos muestra una ventana para la introducción de detalles. En esta ventana de introducción de detalles pondremos la referencia, la cantidad, el precio al cual lo compramos, el almacén y el IVA aplicado. Y pulsaremos el botón NUEVO detalle. para añadir una nueva línea de Al poner la referencia, automáticamente, nos pondrá el nombre de esa referencia, o bien podremos pulsar en el botón Buscar y nos saldrá un listado de artículos, donde al pulsar en la referencia, se cerrará y se pondrán los datos en la ventana de introducción de detalles. La referencia debe existir en la ficha de artículos. Podremos introducir tantos artículos, como queramos, dándole a guardar cada vez que queramos otro. O bien daremos al botón CERRAR para volver a la pantalla de detalles de la factura. Conforme vamos introduciendo los datos del albarán se van actualizando al final de esta pantalla. Pulsando la carpeta Cabecera podrá introducir datos como: También podremos introducir conceptos. Para ello pulsamos la carpeta Conceptos e iremos a: donde introduciremos la descripción, cantidad, precio e IVA. Podremos introducir tantos como queramos, dándole a guardar por cada uno de ellos. O cerrar si queremos volver a la pantalla de detalles del albarán. Página 74 de 137

75 También si pulsamos la carpeta Pagos a cuenta, podremos anotar pagos a cuenta de este documento. También podemos elegir una dirección de envío distinta a la del proveedor, para ello pulsaremos la carpeta Dirección de envío y nos iremos a una pantalla: donde podremos crear una dirección de envío, o bien si tenemos ya varias creadas, podremos elegir otra. Por defecto sale la del proveedor. Al elegir una dirección, automáticamente nos aparecen en la pantalla de detalles del albarán. También pulsando la carpeta Vencimientos podremos incluir o generar cualquier vencimiento. Podemos crear los vencimientos de tres maneras: Manual: Los datos necesarios son: fecha e importe y daremos a guardar. Automática: Dando al botón Crear Vencimientos y según la forma de pago que hayamos puesto en la cabecera de la factura, él genera los vencimientos. Los importes los dividirá entre él número de vencimientos generados. A la creación de la factura: Si en la opción Datos de configuración del menú Configuración, esta puesto que se generen automáticamente vencimientos y en la cabecera de la factura, ponemos una forma de pago, los vencimientos se generan conforme a esto. Si un vencimiento estuviera pagado debemos marcar la casilla de Pagado. Una vez haya vencimientos, estos aparecerán en la ventana de detalles de la factura. Si cambiamos la forma de pago, el importe o la fecha de la factura en la cabecera, nos preguntará si deseamos volver a calcular los vencimientos, ya que si no, no van a cuadrar. Una vez hayamos puesto que un vencimiento este pagado, no vamos a poder cambiar nada de la factura, excepto la casilla de pagado en la cabecera de la factura. Si la factura estuviera pagada y tuviera vencimientos, como estos estarán pagados también, si quitamos la marca de pagada, nos avisará que también va a anular el cobro de los vencimientos. Una vez que el albarán tiene un importe mayor que cero, podremos ir anotando los pagos que hagamos de este, para ello existe una zona destinada a ello: Página 75 de 137

76 Allí elegiremos una caja de donde sale el pago, el importe, y el medio de pago. Para efectuar este gasto, pulsaremos el botón Anotar en caja. El importe debe ser mayor que cero y nunca superior al importe del albarán. Existe otra zona: desde donde podremos imprimir el albarán mediante varios formatos de impresión. Le daremos a la frase: impresión con formato. Al darle nos saldrá una ventana de la factura con el formato elegido y allí podremos darle a imprimir para tener la factura en papel. Por último en esta factura podremos editar la cabecera para modificar el cliente, forma de pago, etc... También podremos borrarlo y también podremos buscar una factura ya generada Mantenimiento de proveedores En este apartado del menú Compras podemos modificar los datos de los proveedores de manera más rápida y ágil que haciéndolo en las fichas de los proveedores directamente, cuando lo que queremos es modificar datos de varios proveedores. En la carpeta Parámetros de selección podremos seleccionar los Campos a mostrar, repartidos en secciones para cada uno de los módulos activos. En la carpeta Filtros de selección, podemos filtrar con varias opciones para elegir que proveedores se van a mostrar. Página 76 de 137

77 A continuación pulsamos el botón ACEPTAR para mostrar los proveedores. Podemos movernos por la rejilla utilizando los cursores del teclado, pulsando la tecla F2 del teclado para modificar el valor de una casilla y la tecla Intro para guardar los cambios. Importante: en el caso de seleccionar los proveedores con los cursores del teclado es importante mantener el cursor del ratón fuera de la rejilla Pagos En este apartado del menú compras van a poder realizar el pago de una Factura o de algún vencimiento. Entraremos en la pantalla de parámetros que nos permiten seleccionar los documentos: Elegiremos si queremos facturas o vencimientos, las fechas, el proveedor, la serie y daremos a seleccionar documentos. Esto nos mostrará una lista con los documentos que cumplen las condiciones que hemos indicado. Marcaremos las casillas que preceden a los documentos que queremos anotar como pagados. Página 77 de 137

78 Elegimos y daremos a aceptar. Si vamos a esa factura o vencimiento veremos que la marca de Pagado estará activa Proveedores En este apartado del menú compras van a poder realizar la gestión de proveedores. Nada más elegir esta opción entraremos en la pantalla de introducción de datos: desde donde podemos introducir todos los datos del proveedor. Normalmente estaremos en la pantalla de Datos Generales, pero podemos cambiar a cualquier otra carpeta de datos: Para ello bastará pulsar en la carpeta de la opción a elegir y veremos como van apareciendo dichos parámetros en la parte de abajo. Si la cantidad de datos mostrados es grande necesitará utilizar la barra de desplazamiento vertical para verlos todos. Página 78 de 137

79 Las formas de pago y los tipos de pago se definen en la opción de menú de Configuración, Formas de pago y Medios de pago, respectivamente. El descuento y el descuento 2 serán descuentos que se aplicarán a los diferentes documentos que se hagan, no son descuentos que se apliquen a los artículos. El recargo financiero es si este proveedor no pone algún tanto por cien de recargo. El recargo de equivalencia sirve por si este proveedor nos lo va a aplicar. Podemos asociar también una cuenta contable, si nosotros utilizamos una en nuestra contabilidad para este proveedor. El tipo de actividad, el tipo de proveedor, son definidos en la opción de menú de Configuración de tipo de actividad y de tipo de entidades respectivamente. Podemos asignar al proveedor una serie por defecto para cada uno de los documentos del sistema. Cuando demos de alta un proveedor, los datos obligatorios son: Razón Social, Nombre, CIF y dirección. Una vez creado y guardado el proveedor, el sistema le asignará un número. Si estamos viendo la ficha de un proveedor, podremos ver: Página 79 de 137

80 y pulsando en cada una de las palabras veremos un listado resumen con los datos del proveedor en el cual nos encontramos. En Facturas, veremos el listado de los documentos para este proveedor, y pulsando en él número del documento, veremos los datos concretos de dicho documento. En Historial veremos todos los procesos que hacemos con este proveedor, podemos verlos y podemos introducirlos. Podremos buscar un apunte por cualquier campo. En el listado podremos modificar un apunte hecho, para ello, bastara pulsar la fecha. Si hemos enviado un correo electrónico a este proveedor desde el apartado de la ficha de proveedor, veremos que aparecen todos los datos del correo, y para ver el texto que enviamos, habrá que pulsar en enlace Ver texto. En correo podemos imprimir los datos del proveedor en una carta e incluso nos pregunta si queremos poner el remitente. En podremos enviar un correo a este proveedor, únicamente si nosotros como usuarios que debemos de estar en la ficha de personal, tenemos en esa ficha correo electrónico. En contactos podremos ver, añadir y modificar los contactos del proveedor. En consumos podremos ver el importe de las compras realizadas al proveedor por meses. En recursos podremos almacenar cualquier archivo relacionado con el proveedor, así como enlaces a direcciones web donde se almacenan esos archivos. 5.2 Listados En este menú vamos a poder obtener listados preparados para ser impresos o guardados en formato PDF con la información relativa a facturas de proveedores, fichas de proveedor, pagos pendientes de realizar Historial de Proveedores En el formulario de proveedores hay un apartado llamado Historial donde se anotan automáticamente los envíos de s o SMS que tengamos con el proveedor. También se pueden hacer anotaciones manuales. Esta opción permitirá listar esas anotaciones de los proveedores filtrando por fecha de anotación, o de un proveedor en concreto, o buscando un texto en las anotaciones realizadas. Página 80 de 137

81 5.2.2 Pagos Pendientes En este apartado del menú compras van a poder realizar el listado de los pagos pendientes Entraremos en la pantalla de parámetros: Los parámetros que introduzcamos delimitarán los datos que se mostrarán como resultado. Podemos elegir también el tipo de agrupación de datos a aplicar. En este listado podemos pulsar el código de proveedor y el número de factura o vencimiento, para ver información ese proveedor, factura o vencimiento. Pulsando el botón IMPRIMIR LISTADO, el sistema transforma automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si elegimos IMPRIMIR se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A Proveedores Entraremos en la pantalla de parámetros de selección y filtrado: Página 81 de 137

82 No hay ningún parámetro obligatorio. El parámetro Apaisado sirve para que el listado en PDF se genere de esta manera. Los campos opcionales son campos de información adicional que podemos incluir en el listado resultado. Obtenemos un listado como: Pulsando el botón IMPRIMIR LISTADO, el sistema transforma automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si elegimos IMPRIMIR se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A Resumen de Compras En este apartado del menú compras van a poder realizar el listado de las compras realizadas a nuestros proveedores. Entraremos en la pantalla de parámetros: Página 82 de 137

83 Cumplimentando los campos indicaremos al sistema qué documentos de compras (albaranes y/o facturas) queremos seleccionar para generar el listado. Al pulsar aceptar aparece en pantalla: Podemos pulsar en la referencia e iremos a los detalles del artículo. También podemos pulsar el código de proveedor e ir a la ficha de proveedor. Pulsando el botón IMPRIMIR LISTADO, el sistema transforma automáticamente el listado a formato PDF, pudiéndose guardar como un archivo. Si elegimos IMPRIMIR se imprimirá la ventana actual con el listado, pero sin formatearlo para DIN A Resumen de Facturación En este apartado del menú compras van a poder realizar el listado de la facturación realizada desde nuestros proveedores. La diferencia con el resumen de compras es que en este caso sólo se seleccionarán facturas de proveedor. Entraremos en la pantalla de parámetros: Página 83 de 137

84 Cumplimentando los campos indicaremos al sistema qué facturas de compras queremos seleccionar para generar el listado. Al pulsar aceptar aparece en pantalla: En este resumen podremos ver las facturas según el estado en el que se encuentren. Página 84 de 137

85 6 Menú Productos 6.1 Formularios Agrupaciones de colores El sistema nos permite definir una agrupación de colores, es decir, nos permite crear un grupo de colores que serán referenciados a través de un código. Esta utilidad, lo que pretende, es facilitar al usuario la creación de artículos en los que es necesario poder distinguir una referencia distinta por cada color que dispongamos. Ejemplo: Supongamos que nuestra empresa vende material deportivo y tenemos el artículo camiseta que podemos venderlo en tres colores: rojo, azul y blanco. Por cuestiones de control de stock necesitamos tener definidos tres artículos: camisetas rojas, camisetas azules y camisetas blancas. Son tres artículos con idénticas características cuya única diferencia es el atributo color. Para facilitar la creación de estos artículos se puede definir una agrupación de colores para las camisetas que contenga los colores rojo, azul y blanco y posteriormente utilizarla en la utilidad de generación de artículos por tallas y colores del formulario de artículos. De esta manera sólo tendremos que dar de alta la referencia del artículo base, camiseta, y luego generar el resto automáticamente al asociarle una agrupación de colores creada para él. Para dar de alta una agrupación nos aparecen los siguientes campos a rellenar: Código Descripción Una vez introducidos todos los datos, para que tengan efecto debemos pulsar el botón GUARDAR y se recargará la pantalla mostrando el nuevo registro introducido. Página 85 de 137

86 Podemos editar y modificar la descripción de las agrupaciones que aparecen en la parte superior de la pantalla pulsando el código de color azul correspondiente. Para añadir o eliminar colores a una agrupación lo haremos a través de una nueva ventana que se abrirá pulsando el enlace Ver asociado a la agrupación. Para insertar un nuevo color en la agrupación hay que seleccionar un color del campo desplegable NOTA: los colores deberán haber sido dados de alta previamente: Una vez introducido el color debemos pulsar el botón GUARDAR. Si lo que se desea es eliminar un color de la agrupación se puede hacer desde este mismo campo, seleccionando el color a eliminar y pulsando el botón BORRAR o también puede hacerlo pulsando el enlace del código de color (texto en azul) y pulsando a continuación el botón BORRAR. Dentro de la pantalla principal puede acceder a la función de Búsqueda Agrupaciones de tallas El sistema nos permite definir una agrupación de tallas, es decir, nos permite crear un grupo de tallas que serán referenciadas a través de un código. Esta utilidad, lo que pretende, es facilitar al usuario la creación de artículos en los que es necesario poder distinguir una referencia distinta por cada talla que dispongamos. Ejemplo: similar al de la agrupación de colores. Supongamos que nuestra empresa vende material textil y tenemos el artículo camisa que podemos venderlo en dos tallas: 38 y 39. Por cuestiones de control de stock necesitamos tener definidos dos artículos: camisas talla 38 y camisas talla 39. Son dos artículos con idénticas características cuya única diferencia es el atributo talla. Para facilitar la creación de estos artículos se puede definir una agrupación de tallas para las camisas que contenga las tallas 38, 39, 40 y 41 y posteriormente utilizarla en la utilidad de generación de artículos por tallas y colores del formulario de artículos (tecla F12). Como en el caso de los colores, el ahorro de tiempo y trabajo es considerable porque sólo hay que dar de alta la referencia del artículo base, la camiseta, asociando la agrupación de tallas para que el sistema genere automáticamente las referencias por talla. Página 86 de 137

87 Para dar de alta una agrupación nos aparecen los siguientes campos a rellenar: Código Descripción Una vez introducidos todos los datos, para que tengan efecto debemos pulsar el botón GUARDAR y se recargará la pantalla mostrando el nuevo registro introducido. Podemos editar y modificar la descripción de las agrupaciones que aparecen en la parte superior de la pantalla pulsando el código de color azul correspondiente. Para añadir o eliminar tallas a una agrupación lo haremos a través de una nueva ventana que se abrirá pulsando el enlace Ver asociado a la agrupación. Para insertar una nueva talla en la agrupación hay que seleccionar una talla del campo desplegable. NOTA: las tallas deberán haber sido dados de alta previamente: Una vez introducido la talla debemos pulsar el botón GUARDAR. Si lo que se desea es eliminar una talla de la agrupación se puede hacer desde este mismo campo, seleccionando la talla a eliminar y pulsando el botón BORRAR o también puede hacerlo pulsando el enlace del código de talla (texto en azul) y pulsando el botón BORRAR. Dentro de la pantalla principal puede acceder a la función de Búsqueda, Página 87 de 137

88 6.1.3 Almacenes A través de este formulario podemos dar de alta, modificar o eliminar almacenes en nuestro sistema. Los almacenes se utilizan para ser asociados a Tiendas, y para asignar a ellos los albaranes o facturas de proveedores. El formulario tiene tres campos obligatorios: Código Descripción Domicilio Después de rellenar los campos y pulsar el botón de GUARDAR de la barra inferior de botones el sistema nos presenta los datos que acabamos de introducir (modo de presentación de datos). Podremos Editar los datos de un almacén pulsando el botón EDITAR. A continuación nos aparece una pantalla donde podremos modificar los datos correspondientes a ese almacén. Para almacenar los cambios pulse el botón de GUARDAR. Página 88 de 137

89 NOTA: El sistema no permitirá modificar el código del almacén si ya se dio de alta algún artículo en el almacén. mismo. Para dar de baja un almacén del sistema bastará con pulsara el botón BORRAR. NOTA: El sistema no permitirá borrar un almacén si existen artículos dados de alta en él. Para dar de alta un nuevo almacén en el sistema sólo debemos pulsar el botón AÑADIR. A continuación nos aparecerá un nuevo formulario en blanco donde podremos rellenar los datos del Dentro de la pantalla de Almacenes podrá acceder a la función de Búsqueda, cuyo funcionamiento nos permite buscar almacenes ya introducidos en el sistema mediante los campos del desplegable, o dejando el cuadro en blanco y pulsando Buscar definidos Artículos. En este segundo caso mostrará una lista con todos los almacenes En este apartado de menú vamos a poder crear, editar y dar de baja artículos en nuestro sistema. Una vez que hemos accedido a la pantalla principal de artículos encontramos lo siguientes campos a rellenar: Referencia: Referencia del artículo. (Este campo es obligatorio). No es recomendable usar el código de barras del artículo como referencia del artículo. Nombre: Descripción del artículo. (Este campo es obligatorio). PVP: Precio de venta del artículo (IVA no incluido). Por defecto siempre que en un documento de venta recuperemos un artículo éste es el precio que nos aparecerá a no ser que el artículo esté sujeto a una tarifa. Más adelante veremos el manejo de tarifas. %Dto: Descuento que se aplicará por defecto en la venta de un artículo determinado. IVA: Tipo de IVA aplicable en la venta del artículo. Divisa: Divisa en la que está expresado el precio del artículo. En el caso de que al recuperar un artículo en un documento éste tenga distinta divisa a la del documento el sistema preguntará al usuario si desea realizar la conversión de monedas. Página 89 de 137

90 Familia: El sistema permite la agrupación de artículos en familias. A través de este campo podemos asociar el artículo que estamos dando de alta a una familia previamente creada. Fecha de Baja: Rellenar este campo para indicar que el artículo no debe usarse. Tipo: En este campo desplegable podrá seleccionar el tipo de artículo dentro del cual se encuentra el producto. Los tipos de artículos han sido definidos anteriormente en el apartado tipos de entidades del menú configuración. Unidad auxiliar: El sistema permite utilizar una medida auxiliar a parte de la utilizada por defecto. Calcular importe detalle: marcando esta casilla el sistema calcula automáticamente el importe a partir del PVP y el recargo. Tipo de garantía: En este campo desplegable podrá seleccionar el tipo de garantía del producto dentro de las garantías que haya definido anteriormente en el apartado tipos de garantía del menú de configuración (automáticamente se rellenarán los campos de meses de garantía que se han definido asociadas a ese tipo de garantía). Bono: Con la activación de este campo el artículo será considerado como un bono, de manera que podremos crearle un escandallo y tras una venta del bono, en las sucesivas ventas de los artículos incluidos en el bono, el importe cobrado será nulo, mientras la cantidad restante de los artículos del bono vendido no llegue a cero. Control de Stock: Con la activación de este campo se activa un sistema de mensajes que avisa al usuario del estado del stock del artículo en el caso de que se llegaran a ciertos valores mínimos. El stock de un artículo se modifica en el menú Productos > Formularios > Regularización de inventario. Unidad de embalaje: indica la cantidad mínima de artículos de compra al proveedor. Agr. Tallas: En este campo desplegable podrá seleccionar la talla del producto dentro de las tallas que haya definido anteriormente en el apartado tallas del menú de productos. Agr. Colores: En este campo desplegable podrá seleccionar el color del producto dentro de los colores que haya definido anteriormente en el apartado color del menú de productos. IMPORTANTE: Las agrupaciones de tallas y colores tienen que estar creadas antes de crear el artículo y deben ser asignadas en el momento del alta, ya que después no es posible editar estos campos. Una vez creado el artículo no es posible añadir, modificar o eliminar la agrupación de tallas y/o colores a la que este pertenece. Si que es posible modificar las tallas y colores que pertenecen a una agrupación en todo momento. Para crear los artículos correspondientes a cada una de las combinaciones de tallas y colores tenemos que realizar un pedido, albarán o una factura de compra, de manera que se crearán los artículos de aquellas combinaciones de tallas y colores que incluyamos en el documento de compra. Una vez que hemos introducido los datos de nuestro artículo debemos pulsar el botón GUARDAR, para que los datos queden almacenados correctamente. Podemos acceder a un artículo a través de la función búsqueda: Búsqueda combinando los criterios que aparecerán en los menús despegables de la función: Rellene el campo en blanco con el contenido o parte del contenido que desea buscar y a continuación debe pulsar el botón Buscar. Página 90 de 137

91 Búsqueda pulsando el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma de listado, todos los Artículos que hemos definido. Una vez que hemos seleccionado un artículo pulsando en el enlace del número de artículo (texto en azul), nos aparece una pantalla, en donde podemos acceder a los datos del artículo: Desde esta pantalla podemos ver todos los datos correspondientes a nuestro artículo. Podremos editarlos, pulsando el botón EDITAR, imprimirlos pulsando el botón IMPRIMIR. Para crear un nuevo artículo debemos pulsar el botón AÑADIR, que aparece al final de la página. Información el artículo a la que podemos acceder: ALMACENES: Para poder acceder a los almacenes en los que se encuentra nuestro artículo deberemos pulsar el enlace Almacenes. En esta ventana podemos consultar todos los datos de stock relativos al artículo en cada uno de los almacenes. PROVEEDORES: Página 91 de 137

92 Para poder consultar los proveedores que nos venden el artículo deberemos pulsar el enlace Proveedores. ESCANDALLO: Para poder ver, añadir o modificar los artículos que pertenecen al escandallo del artículo deberemos pulsar el enlace Escandallo. HISTORIAL: Para poder ver el historial de movimientos del artículo en un almacén deberemos pulsar el enlace Historial. EQUIVALENCIAS: Para poder ver los artículos equivalentes al artículo deberemos pulsar en el enlace Equivalencias. Página 92 de 137

93 CODIGOS DE BARRAS: Para poder ver, añadir o modificar los códigos de barras asignados al artículo deberemos pulsar el enlace Código de Barras. RECURSOS: Para poder ver, añadir o modificar los recursos del artículo deberemos pulsar el enlace Recursos Búsqueda rápida En este apartado del menú de productos se abrirá una nueva ventana donde podemos realizar una búsqueda rápida de artículos. La ventaja de esta opción es que nos permite consultar datos de las fichas de artículos sin perder la ventana que tenemos por detrás, por ejemplo un listado de albaranes o un resumen de facturación. Nos permitirá buscar por: Referencia Nombre Cod. Barras Ref. Proveedor Tipo de artículo Subfamilia Página 93 de 137

94 6.1.6 Categorías/Familias/Subfamilias En este apartado del menú de productos podemos crear los grupos con los que podemos clasificar los artículos. Primero tenemos que crear las categorías. Accedemos a un formulario donde debemos rellenar los siguientes campos: Código Descripción A continuación nos aparece un nuevo formulario en blanco donde podemos rellenar los datos de una nueva categoría. EDITAR Para modificar la descripción de las categorías que aparecen en pantalla pulse categoría correspondiente que nos aparece con texto en azul. el código de la Para guardar los cambios pulsaremos el botón Modificar. Para borrar la categoría pulsaremos el botón Borrar, una categoría no puede ser borrada si está asignada en una familia. Para cancelar los cambios pulsaremos el botón CANCELAR. Para ver, añadir y modificar las familias pulsamos el botón Familias. Accedemos a un formulario donde debemos rellenar los siguientes campos: Código Descripción Categoría Para guardar los cambios pulsaremos el botón Nuevo. Para modificar y borrar las familias es similar al proceso con las categorías. Las familias no pueden ser borradas si están asignadas en una subfamilia. Para ver, añadir y modificar las subfamilias pulsamos el botón Subfamilias. Accedemos a un formulario donde debemos rellenar los siguientes campos: Página 94 de 137

95 Código Subfamilia Familia Para guardar los cambios pulsamos el botón Guardar. Para cancelar pulsamos el botón Cancelar. Podemos acceder a una subfamilia a través de la función búsqueda: Búsqueda combinando los criterios que aparecerán en los menús despegables de la función: Rellene el campo en blanco con el contenido o parte del contenido que desea buscar y a continuación debe pulsar el botón Buscar. Búsqueda pulsando el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma de listado, todos las Subfamilias que hemos definido. Para modificar las subfamilias que aparecen en pantalla pulse subfamilia correspondiente que nos aparece con texto en azul. el código de la Página 95 de 137

96 Para añadir un artículo a la subfamilia, escribimos la referencia del artículo o lo buscamos pulsando en el botón Buscar, y pulsamos el botón Nuevo. Podemos modificar el precio a los artículos de una subfamilia rellenando el campo Incremento del Precio y pulsando el botón Actualizar Precio. Podemos modificar una subfamilia, para ello pulsamos el botón EDITAR. Para borrarla pulsamos el botón BORRAR. Para añadir una nueva subfamilia pulsamos el botón AÑADIR Colores En este apartado del menú de productos podemos codificar una serie de colores para posteriormente usarlos como atributos de un artículo. Accedemos a un formulario donde debemos rellenar los siguientes campos: Código Descripción Una vez introducidos todos los datos, para que tengan efecto debemos pulsar el botón GUARDAR. A continuación nos aparece un nuevo formulario en blanco donde podemos rellenar los datos de un nuevo color. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda, EDITAR Para modificar la descripción de los colores que aparecen en pantalla pulse código del color correspondiente que nos aparece con texto en azul. el Página 96 de 137

97 BORRAR Para eliminar un registro, es decir, un color definido seleccione la ubicación pulsando el enlace del código (texto en azul) correspondiente y a continuación pulse el botón BORRAR. El sistema nos pedirá una confirmación de la acción que vamos a realizar antes de que se efectúe Configuración PLU. Si maneja TPV en versión táctil, y desea incluir un artículo en uno de los botones rápidos de la parte derecha, este apartado del menú de productos le permitirá configurarlos. El artículo deberá estar dado de alta antes de venir a crear el botón correspondiente. Entre en Productos > Formularios > Configuración PLU. Pulsando en el enlace aquí podrá descargarse un conjunto de imágenes optimizadas para los botones del TPV. Pulsando en la carpeta Grupos, podemos crear los distintos grupos a los que se pueden asignar los botones, para que luego su localización sea más rápida. Página 97 de 137

98 Escriba una descripción para el grupo, y escriba el número de botón al que se asociará el grupo. También puede escribir una descripción más adecuada al tamaño del botón. En el cuadro de Color pulse la lupa para elegir el color de fondo del botón. Cuando lo tenga todo configurado, pulse el botón Nuevo Grupo para guardar los cambios. Una vez guardado el grupo podremos, editando de nuevo el grupo pulsando en el enlace del código de grupo (texto en azul), añadir una imagen que se mostrará en lugar del texto del botón. Pulsando en el botón Examinar, podremos seleccionar una imagen, las dimensiones máximas son 56 x 56 píxeles, y un máximo de 3Kb de tamaño. Y pulsaremos el botón Guardar guardar los cambios. Pulsando en el enlace Vista Previa podemos ver los botones de los grupos en una ventana a parte Página 98 de 137

99 Pulsando en la carpeta PLU s, podemos asignar los artículos a los botones, así como a un grupo. Pulse el número del botón al que quiere asignar el artículo. Con los botones >> y << puede avanzar y retroceder por las diferentes pantallas de botones. Dispone de hasta 180 botones para asignar agrupados de 18 en 18 por pantalla. Cuando haya pulsado el botón, se abrirá un cuadro para localizar la referencia del artículo que desea. Pulse el botón de la lupa para buscar el artículo. Cuando lo seleccione, se mostrará la descripción de la ficha del artículo. Para el botón puede escribir una descripción más adecuada al tamaño del botón. En el desplegable del campo Grupo puede elegir un grupo al que asignar este botón. En el cuadro de Color pulse la lupa para elegir el color de fondo del botón. Cuando lo tenga todo configurado, pulse el botón Nuevo Artículo para guardar los cambios. Pulse el botón Borrar para desasignar este botón al articulo seleccionado. Al igual que con los grupos, una vez creado el botón del artículo podremos poner una imagen que sustituya al texto del botón. Página 99 de 137

100 6.1.9 Control de Costes Esta opción presenta una ventana de selección múltiple. Permite modificar el valor de Coste y/o de PVP de grupos de artículos masivamente. En ella trabajaremos en tres pasos. En primer lugar, en la parte superior de la ventana están los campos para la selección de los artículos que vamos a modificar. Si desea modificar Coste o PVP o las dos cosas, marque las casillas de Liberar Coste o Liberar PVP que correspondan. Indique las condiciones de los artículos que desea seleccionar y pulse el botón Cargar Artículos para aplicar el filtro y cargar los artículos en la parte inferior de la ventana. En esta segunda parte, haga las modificaciones en los campos Coste Actual, Recargo (%), Margen (%) o indicando el PVP o el PVP+IVA a los artículos visualizados. Las columnas Coste medio de Proveedor y Coste Anterior son informativas y las calcula el sistema. APLICAR Puede hacer cambios globales más rápidamente utilizando los controles de la parte central y pulsando en el campo que use, para aplicar los cambios. Cuando haya hecho modificaciones, debe pulsar el botón de la flecha hacia abajo para que los artículos modificados pasen al cuadro final. Repita estos pasos para todos los grupos de artículos que desea modificar precios y costes. Si ha incluido artículos en el cuadro final que desea retirar, márquelos en su casilla de la izquierda y use el botón de la flecha hacia arriba. El último paso, cuando ya haya modificado todos los artículos que desea y estos estén en el cuadro inferior, consiste en pulsar el botón ACTUALIZAR COSTES que recoge los cambios realizados Mantenimiento de artículos Página 100 de 137 para guardar los cambios y generar el documento En este apartado del menú de productos podemos modificar los datos de las fichas de los artículos de manera rápida.

101 En el apartado Campos a mostrar, podemos seleccionar los campos del artículo que queremos mostrar, marcando la casilla correspondiente a cada campo. En el apartado Filtros de selección, podemos filtrar con varias opciones para elegir que artículos se van a mostrar. A continuación pulsamos el botón Cargar Artículos para mostrar los artículos. Seleccionando el campo deseado con el puntero, podremos editar cualquier dato del artículo seleccionado, quedando guardadas las modificaciones en cuanto pulsemos la tecla Intro del teclado. Recordemos que la referencia del artículo y la agrupación de talla y color no se pueden modificar una vez creado el artículo Precios Esta opción nos permite gestionar precios aplicando Tarifas/Temporadas/Rangos a los artículos y modificar el PVP de venta. Primero debe seleccionar qué tipo de gestión va a definir: Tarifa: Indique un código y una descripción. Temporada: Indique un código, una descripción y las fechas de inicio y fin de la temporada. Rangos: Indique un código, una descripción y las cantidades mínima y máxima del rango. Pulse el botón GUARDAR para pasar al siguiente paso. Si lo que desea es modificar una Tarifa/Temporada/Rango ya existente, búsquela con las opciones de la parte inferior de la ventana. Seleccione la Tarifa/Temporada/Rango que desea editar y podrá añadir artículos, modificar los existentes, etc. Página 101 de 137

102 Regularización de Inventario Esta opción presenta una ventana de selección múltiple. En ella trabajaremos en tres pasos. En primer lugar, en la parte superior de la ventana están los campos para la selección de los artículos que vamos a modificar. Indique las condiciones de los artículos que desea seleccionar y pulse Cargar Artículos el filtro y cargar la selección en la parte inferior de la ventana. para aplicar En esta segunda parte, haga las modificaciones en los campos Stock, Stock Mínimo y Stock de Reposición a los artículos visualizados. Las columnas Pendiente de Recibir y de Servir son informativas y las calcula el sistema. Puede hacer cambios globales más rápidamente utilizando los controles Stock Gral., S.Min Gral. o Repos. Gral, de la parte central y pulsando el botón APLICAR para aplicar los cambios. Cuando haya hecho modificaciones, debe pulsar el botón de la flecha hacia abajo para que los artículos modificados pasen al cuadro final. Repita estos pasos para todos los grupos de artículos que desea incluir en el inventario. Si ha incluido artículos en el cuadro final que desea retirar, márquelos y use el botón de la flecha hacia arriba. Página 102 de 137

103 El último paso, cuando ya haya modificado todos los artículos que desea y estos estén en el cuadro inferior, consiste en pulsar el botón Guardar documento de regularización de inventario cambios y generar el documento que recoge los cambios realizados Tallas para guardar los En este apartado del menú de productos podemos codificar una serie de tallas para posteriormente usarlas como atributos de un artículo. Accedemos a un formulario donde debemos rellenar los siguientes campos: Código Descripción Una vez introducidos todos los datos, para que tengan efecto debemos pulsar el botón GUARDAR. A continuación nos aparece un nuevo formulario en blanco donde podemos rellenar los datos de una nueva talla. Dentro de esta pantalla puede acceder a la función de Búsqueda, Podemos editar, modificar y borrar las tallas que aparecen en pantalla pulsando el código de color azul. EDITAR Para modificar la descripción de las tallas que aparecen en pantalla pulse el código de la talla correspondiente que nos aparece con texto en azul. BORRAR Para eliminar un registro, es decir, una talla definida deberemos seleccione la ubicación pulsando el enlace del código (texto en azul) correspondiente y a continuación pulsar el botón BORRAR. El sistema nos pedirá una confirmación de la acción que vamos a realizar antes de que se efectúe. Página 103 de 137

104 6.2 Listados Artículos Desde la ventana de segmentación o selección indique las características de los artículos que desea listar. Puede filtrar por la descripción o la referencia, la fecha de baja, tipo de artículo, la clasificación por Categoría/ Familia/ Subfamilia, almacén, etc. Tenga especial cuidado con el campo Stock Mayor o igual de, ya que el valor por defecto es 0 y podría dejar fuera del listado referencias con stock negativo. Los campos adicionales le permitirán elegir qué información extra quiere mostrar en el listado. Seleccione los que le interesen marcando la casilla que los precede. Página 104 de 137

105 El resultado es un listado paginado en la ventana, que puede imprimir con el botón IMPRIMIR o generar un PDF paginado con el botón IMPRIMIR LISTADO Artículos de Proveedor Obtendrá un listado de artículos de un único proveedor. Los campos para filtrar el resultado son: Cambio de precios. Mediante esta opción podrá volver a imprimir los documentos resultantes de un cambio de precios, que se realiza mediante la opción Productos>Formularios>Control de Costes. En la pantalla de selección indicará las condiciones del documento que está buscando: Página 105 de 137

106 Si marca la opción SiN Detalle sólo mostrará el número de documento, el responsable y la fecha de los cambio. Si marca Con Detalle obtendrá toda la información de los cambios realizados artículo por artículo Códigos de Barras Este listado generará etiquetas con los códigos de barras para imprimir en algún formato estándar y con la información que usted decida mediante los campos de selección y ordenación de los artículos a imprimir. La información que se imprimirá en la etiqueta la decide con las casillas que hay en la parte central de la ventana. La opción Líneas es el código de barras en sí. También puede exportar el listado resultante en CSV y manejarlo desde otra aplicación de impresión de etiquetas. NOTA: Para imprimir correctamente las etiquetas, debe tener activada la opción de Imprimir colores e imágenes de fondo, en la configuración de su Internet Explorer. Compruébelo en el menú Herramientas Opciones de Internet Opciones avanzadas. Página 106 de 137

107 Del listado resultante puede imprimir la página con el botón IMPRIMIR, o mejor IMPRIMIR LISTADO para que se ajuste al tamaño A4 y hagas la paginación del listado Compras Ventas Stock agrupación TC Este listado nos mostrará un resumen por T/C de una sola agrupación de Tallas, comprando el volumen de compras y ventas de cada combinación de talla y color. Es necesario elegir una Agrupación de Tallas en la zona de parámetros de artículos. Además, podremos filtrar por rango de fechas de compras-ventas, parámetros de clientes o proveedores, y de documentos de ventas o compras Precios Imprime un listado de PVP de los artículos incluidos en una tarifa concreta, pudiendo seleccionar los que están afectados por Tarifa/ Temporada/ Rango, y filtrar por Categoría/ Familia/ Subfamilia y por almacén. Página 107 de 137

108 6.2.7 Regularización de Inventario Puede listar los artículos incluidos en documentos de regularización de inventarios creados mediante la opción del menú Producto/ Formulario/ Regularización de Inventario. Los artículos los puede seleccionar indicando las condiciones de la selección con los campos correspondientes, o poniendo el número de documento de una regularización Rendimiento Desde la ventana de segmentación o selección indique las características de los artículos que desea listar. Puede filtrar por la descripción o la referencia, series de facturas y/o albaranes, la fecha de baja, tipo de artículo, la clasificación por categoría/familia/subfamilia, etc Rendimiento Agrupación T/C Es un listado similar al anterior, pero nos obliga a elegir una agrupación de talla y nos mostrará los artículos seleccionados con el resto de parámetros y que se encuentren en esa agrupación de tallas y de ellos la información de rendimiento que hayamos elegido: cantidad, costes, beneficio, %beneficio, etc Rendimiento T/C El listado de rendimiento por tallas y colores es igual que el anterior, pero nos da opción de mostrar el detalle de cada talla y/o color o mostrarlo agrupado por tallas y colores Stock por almacén El resultado de este listado será el stock en cada almacén de cada artículo elegido con los parámetros de filtrado. Página 108 de 137

109 Stock y Valoración de Almacenes Desde la ventana de segmentación o selección indique las características de los artículos que desea listar. Puede filtrar por la descripción o la referencia, la fecha de baja, tipo de artículo, una subfamilia, etc. Indique cómo calcular el Coste de Compra, mediante el desplegable cuyas opciones son Precio Proveedor o Coste Medio. Puede incluir información adicional seleccionando los Campos Opcionales de la parte inferior Stock y Valoración de Almacenes T/C Esta opción es similar a la anterior, pero nos da algunas opciones más. En este caso es posible filtrar por Categoría/ Familia/ Subfamilia, mientras en la otra sólo era posible elegir una subfamilia. Página 109 de 137

110 Ahora es posible mostrar los resultados agrupando la información por T/C, o a nivel de categoría, familia o subfamilia. También es posible filtrar los artículos de una determinada tarifa. Los campos opcionales del listado, al igual que en la opción anterior, permiten elegir la información adicional que queremos mostrar en el listado resultante. Página 110 de 137

111 7 Menú E-Shop El menú de E-Shop permite al cliente configurar las distintas funciones de la tienda virtual. Debe haber contratado el módulo correspondiente y que su usuario tenga licencia de acceso a él. Como característica general, en todos los cuadros donde pueda rellenar contenido que se visualizará en la tienda virtual podrá tanto incluir etiquetas HTML, para dar formato a los textos, incluir tablas, imágenes, etc, como utilizar los botones incluidos en estos cuadros. Entre los botones disponibles podrá encontrar: Negrita, Cursiva, Subrayado y Tachado Subíndice y Superíndice Alineación a la izquierda, centrado, derecha y texto justificado Buscar y reemplazar Desplegables de Estilos, Formato, Fuente y Tamaño Cortar, Copiar, Pegar, Pegar solo el texto y Pegar desde Word. Lista desordenada y Lista ordenada Reducir sangría, Aumentar sangría y Cita Deshacer y Rehacer Insertar/Editar hipervínculo, Quitar hipervínculo, Insertar/editar ancla, Insertar/editar imagen Limpiar código basura (elimina todo el código HTML innecesario), Ayuda y Modificar código HTML (abre una nueva ventana en la que podemos ver el código HTML generado) final) Insertar fecha, Insertar hora, Vista previa (abre una nueva ventana en la que muestra el aspecto Color de texto y Color de fondo (pulsando en nos permite elegir otro color) Insertar una nueva tabla (abre una nueva ventana en la que podemos elegir las opciones de la nueva tabla) Página 111 de 137

112 Propiedades de la fila, Propiedades de la celda. Insertar fila (antes), Insertar fila (después), Suprimir fila, Insertar columna (antes), Insertar columna (después), Suprimir columna Dividir celdas, Vincular celdas Insertar regla horizontal, Limpiar formato, Mostrar/ocular línea de guía/elementos invisibles Insertar caracteres personalizados, Emoticones, Corrector Ortográfico, Insertar/editar medio embebido (para incluir música y videos) y Regla Horizontal Imprimir Dirección de izquierda a derecha y Dirección de derecha a izquierda Cambiar a pantalla completa Insertar estilo CSS Insertar nueva, Avanzar capa, Retroceder y Cambiar a posición absoluta. 7.1 Formularios Categorías Personalizadas Cita, Abreviatura, Acrónimo, Borrado, Inserción, Insertar/Editar atributos La información de los artículos se mostrará n la tienda online siguiendo la jerarquía de Categoría/Familia/Subfamilia creada para el almacén. Si necesita alguna categoría especial que se salga de esa clasificación del almacén, podrá definirla desde aquí. Por ejemplo, puede definir una categoría especial llamada Novedades desde la cual destacar los nuevos artículos de su catálogo, o destacar artículos en una oferta especial. Página 112 de 137

113 Una vez definida podrá elegir qué publica dentro de ella. Desde la pestaña Enlaces puede elegir publicar banners con enlaces a páginas externas o a otros contenidos. Y desde la pestaña Artículos elegirá qué artículos se mostrarán dentro de esta categoría y con qué precio Categorías/Familias/Subfamilias En este menú del E-shop modificaremos las opciones de las clasificaciones de los artículos de cara a la tienda virtual. Las categorías/familias/subfamilias se pueden crear y modificar en el menú Productos > Formularios > Categorías/Familias/Subfamilias. Desde esta opción del menú e-shop sólo cambiaremos su apariencia en la tienda online. Para modificar la configuración de una clasificación en el e-shopping pulsaremos en su código (texto en azul) y se mostrará el siguiente formulario. Página 113 de 137

114 Pulsando en el botón EDITAR podremos rellenar los diferentes datos que están agrupados en las carpetas de Propiedades, Estilo y Enlaces. Puede ver y ocultar los campos de dichas carpetas pulsando el icono de carpeta que los precede. En la carpeta Propiedades, los campos a rellenar son: Fecha fin publicación: Mediante la cual puede indicar en qué día ese elemento dejará de aparecer en el web automáticamente. Título Español: Nombre del elemento y en definitiva, texto que aparecerá en el botón correspondiente. Título Web Español: Plantilla: Apariencia de los elementos de la Secciones/Subsecciones/Ítems en pantalla. Las comentaremos más detalladamente a continuación. En la carpeta Estilo, los campos a rellenar son: Fuente: Mediante el desplegable elija la Fuente de letra que desea para el texto del botón. Color: Indique el color de la fuente. Fondo: Elija el color de fondo del botón. Fondo pulsado: Elija el color de fondo para el momento en que el botón tenga el ratón encima y el botón esté pulsado. Fondo con ratón encima: Elija el color para el efecto cuando el ratón se sitúe sobre el botón. Puede probar estos efectos en el cuadro situado justo debajo. En la carpeta Enlaces, puede incluir hasta dos imágenes que actúen a modo de banner y que enlacen con cualquier dirección. Los campos a rellenar son: Banner: Mediante el botón Examinar localice el archivo de imagen que desea incluir. Si lo que desea es eliminar la imagen, marque la casilla Borrar. Las imágenes no pueden tener más de 50 Kb de tamaño. Color Borde: Los banner están enmarcados y aquí puede elegir el color de borde para ese marco. Si no desea que se vea el marco, elija el mismo color que el fondo. Página 114 de 137

115 Hipervínculo: Dirección de la página que se abrirá en ventana aparte al hacer clic en el banner. No olvide incluir el y las www si hicieran falta. Contenido: De la misma forma se puede hacer un enlace a un contenido de nuestro gestor. Con el botón podrá localizar el contenido deseado. Se le abrirá una ventana mediante la cual puede hacer búsquedas por el Código o el Título de los contenidos. El botón para eliminar el contenido seleccionado previamente. A la izquierda: Si marcamos esta casilla servirá Tras este paso en el que ha definido las Propiedades, las Imágenes y los Enlaces, debe pulsar el botón GUARDAR en la parte inferior Configuración e-shopping Mediante este menú modificaremos la configuración general de la tienda web. Lo primero que debemos hacer es seleccionar qué tamaño de pantalla tendrá el contenido del web mediante el desplegable que hay a media ventana. Puede elegir entre las resoluciones 800x600 y 1024x768. El campo Alto de cabecera define el tamaño reservado para las imágenes de la cabecera, este campo no se puede dejar en blanco, aunque en cualquier caso el alto mínimo de la cabecera será de 70 píxeles. Puede añadir hasta dos imágenes o logotipos de cabecera, ambas imágenes quedarán alineadas a la izquierda. En esta misma ventana de configuración, seleccione el color de fondo que desea y el color de letra para los textos de los contenidos. Puede hacerlo mediante el selector en forma de lupa o escribiendo su código en el cuadro correspondiente, precedido del carácter #. Página 115 de 137

116 El texto de pie de página se mostrará en todas las páginas de la tienda y en él puede incluir también características de formato utilizando los botones correspondientes. Con los desplegables Botón Menú Principal y Botón Menú Izquierdo elige la apariencia de estos menús de entre las opciones estándar ofrecidas. A la derecha de estos desplegables se mostrará una vista previa del efecto elegido. Con las casillas que aparecen junto a Ver menú de localización y Ver menú izquierdo, lo que elegiremos es que estos menús se muestren cuando estemos visualizando una Categoría, Familia, Subfamilia, Artículo, ventana de Inicio, Carro de compra, Registro de usuario y/o búsqueda, marcando las casillas correspondientes. Más adelante podrá elegir cuales serán las secciones Pública y Privada por defecto, pero para ello deberemos antes haber creado la estructura de los contenidos mediante la opción del menú CMS para las Secciones/Subsecciones/Ítems, que será el segundo paso lógico en la creación de su CMS y E-Shop. El botón de INICIO nos llevará directamente a la sección marcada como sección publica por defecto de la tienda online. Podemos elegir un texto para este botón, si no especifica nada, será por defecto el texto Inicio. Página 116 de 137

117 El botón del GESTOR DE CONTENIDOS nos llevará a la página de inicio de nuestro CMS. Podemos elegir un texto para este botón, si no especifica nada, será por defecto el texto Gestor de contenidos. Podremos elegir la tarifa que se aplicara en la tienda web, seleccionándola en la lista desplegable. Si no ha creado o no va a utilizar una tarifa específica para la tienda, elija la tarifa genérica ZZTARIFA BASE, que corresponde a los PVP indicados en las fichas de los artículos. Seleccione si desea mostrar los precios, las tallas y colores disponibles, mostrar los precios con o sin IVA, así como mostrar sólo aquellos artículos con stock superior a cero, marcando las casillas correspondientes. Elija si quiere que en el e-shop se muestren sólo los artículos con stock, o deje la casilla desmarcada para que se muestren todos los artículos. En este caso, con los campos de su derecha indicará la leyenda para distinguir los artículos que no están en stock, y el color con el que se mostrará este texto. NOTA: Recuerde que en la tienda web sólo se muestran aquellos artículos que haya dado de alta en el menú Productos y que además haya marcado la casilla Tienda en su ficha. Revise el capítulo correspondiente en el manual del módulo Ilión Gestión. A continuación seleccionaremos en la lista desplegable la tienda y la caja con la que se realizarán las ventas realizadas en el e-shop. Disponemos de dos medios de pago: Paypal, marcando la casilla correspondiente e introduciendo los datos de nuestra cuenta de PayPal; y Sermepa, marcando la casilla correspondiente e introduciendo los datos que nos facilitará nuestra entidad bancaria para poder realizar ventas con tarjeta. Marcando la casilla Activar portes gratuitos nos aparece un nuevo campo donde podemos especificar el importe a partir del cual los portes son gratuitos. En los siguientes cuadros de este menú debe rellenar los textos que se mostrarán en una ventana emergente cuando el visitante pulse los enlaces de Privacidad e Información Legal que aparecerán en la parte inferior de la ventana del web Usuarios Web Al acceder a esta opción del menú, se le mostrará automáticamente una lista con todos los usuarios que están dados de alta en el sistema. Estos usuarios son visitantes de la página web que han rellenado el formulario para el Acceso Registrado en la tienda on-line. Su uso es igual al del menú CMS > Formularios > Usuarios Web explicado en este mismo manual. 7.2 Listados Analítica de Accesos Este informe muestra las últimas 5 visitas que ha recibido la tienda virtual, indicando la siguiente información de cada una: Página 117 de 137

118 Dirección IP de procedencia. Navegador web utilizado (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, etc) Sistema operativo del ordenador (Windows, Mac OSX, etc) Idioma utilizado en el acceso. Fecha del acceso. Hora del acceso. A continuación se mostrarán las visitas del mes actual, agrupadas por días, y mostrando el número de visitas y su porcentaje, tanto en texto como de forma gráfica. La última parte del informe mostrará las visitas recibidas, agrupadas por meses, de los últimos 12 meses y las visitas acumuladas por años, ambas en formato de texto y gráficas. Los datos del informe podrán actualizarse sin necesidad de salir del mismo, pulsando el botón RECARGAR. Los datos que se visualizan son de visitas reales, es decir, si un internauta accede a nuestro E-Shop y ve 5 artículos y 10 categorías distintas, no se contabilizan 15 accesos, pues realmente es un único usuario y por lo tanto una única visita Analítica de Visitas Este informe muestra una comparativa de visitas que ha recibido la tienda virtual. En primer lugar indicaremos los parámetros para obtener el informe. Podremos obtener dos tipos de resultados; una comparativa de los dos meses seleccionados o una estadística continua de todos los meses comprendidos entre el inicial y el final, ambos inclusive. Completaremos los siguientes campos del formulario: o o o Desde / Hasta Mes Desde / Hasta Año Comparar: seleccionaremos uno de los valores de la lista desplegable. Este valor decide si se muestra la comparativa o la estadística continua: Sí: Mostrará una gráfica con dos líneas, que representarán respectivamente los meses escogidos para la comparativa de información (Imagen 3). No: Mostrará una gráfica continua representando los datos que se encuentran entre ambos meses, además de más información acerca de las visitas realizadas por los internautas en el CMS/E-Shop (Imagen 4). Página 118 de 137

119 Una vez completados los datos del formulario pulsaremos el botón Ver Informe. Imagen 1. Comparativa de datos entre los meses de junio y julio de 2009 Imagen 2. Gráfica continua desde mayo hasta julio de 2009 Todos los datos que se enumeran a continuación se mostrarán únicamente al representar la gráfica continua (parámetro comparar NO). Se mostrará la estadística de utilización del sitio, indicando el número de visitas reales obtenido (accesos al sitio), el número de páginas visitadas en total y finalmente la media de páginas accedidas por cada visita. Imagen 3. Uso del Sitio A continuación se mostrarán los datos de acceso, indicando los Top 10 de visitas, indicando el número de visitas y el porcentaje correspondiente, divididas de la siguiente forma: E-Shop: o o o o CMS: o Categorías Familias Subfamilias Artículos (Indicando la categoría a la que pertenecen) Secciones Página 119 de 137

120 o o o Subsecciones Items Contenidos Imagen 4. Estadística de Categorías y Secciones Imagen 5. Estadística de Familias y SubSecciones Imagen 6. Estadística de SubFamilias e Items Imagen 7. Estadística de Artículos y Contenidos Para finalizar la analítica, se mostrará una gráfica de sectores en la que se representarán los valores absolutos de visitas recibidas en función de su procedencia: Tráfico directo: Las visitas recibidas de quién ha accedido directamente a nuestra dirección. Sitios web de referencia: Las visitas recibidas a través de otras páginas web que tienen enlaces a nuestro E-Shop/CMS. Página 120 de 137

121 Motores de búsqueda: Las visitas que provienen de búsquedas a través de Google, Sync, etc. Imagen 8. Gráfica de procedencia de visitas Página 121 de 137

122 8 Menú Gestión Este menú permite actuar la gestión de los distintos aspectos de su empresa no asociados a los menús anteriores: 8.1 Formularios Caja Introducción de los apuntes de caja, entradas y salidas, clasificándolos en la edición para permitir un posterior control y conocimiento detallado de la actividad de las distintas cajas definidas. Se pueden definir tipos de gastos en el menú Configuración>Tipos de Apunte, y este dato nos permitirá luego realizar la selección de los apuntes por este criterio Campos personalizables En este apartado del menú de gestión podemos añadir campos personalizados en las siguientes entidades del sistema: Artículos Clientes Proveedores Documentos de compra Documentos de venta Seguimiento comercial Contactos Página 122 de 137 Usuarios web Devoluciones cliente Centros

123 Estos campos personalizables podremos usarlos en muchos listados como argumentos de filtro de la información, y para mostrarlos en los documentos de venta Cierres de caja En este apartado del menú de gestión podemos realizar y consultar los cierres de caja. Si sólo desea consultar un cierre ya realizado, al entrar en esta opción, pulse el botón de Buscar la parte inferior derecha y obtendrá la lista de todos los cierres ya realizados. Si lo que desea es realizar un cierre, rellene el formulario: en Para realizar un nuevo cierre de caja seleccionamos una caja en el desplegable Caja, y seleccionamos el rango de fecha que va a incluir este cierre de caja, por defecto es el día actual. El operador que realiza el cierre de caja es el usuario activo en el sistema. Pulsamos el botón GUARDAR. En el campo Metálico real indicaremos el importe total de metálico que hay en la caja. En el campo Salida apuntaremos la cantidad que será retirada de la caja al realizar el cierre. Para confirmar el cierre de caja pulsamos el botón ACEPTAR. Para cancelar el cierre de caja pulsamos el botón CANCELAR. Para imprimir un informe el cierre de caja pulsamos el botón IMPRIMIR. SI pulsamos en las carpetas del cierre de caja podemos consultar información adicional este. Podemos acceder a un cierre de caja a través de la función búsqueda: Búsqueda combinando los criterios que aparecerán en los menús despegables de la función:

124 Rellene el campo en blanco con el contenido o parte del contenido que desea buscar y a continuación debe pulsar el botón Buscar. Búsqueda pulsando el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma de listado, todos los Cierres de caja que hemos definido Personal Permite la introducción de la información básica correspondiente a los empleados de la empresa. Los operadores del TPV y/o los comerciales que vayan a ser asignados a clientes, proveedores o documentos de venta para posteriormente llevar una gestión que permita diferenciar las ventas por comercial, deben estar dados de alta como personal. De los datos del formulario de Personal, son obligatorios el código personal, nombre, dirección y el . Para los empleados que vayan a manejar el TPV es también necesario en campo Operador. El campo Código Personal tiene que ser el DNI o el número de teléfono móvil, para que sea un código que identifique a esta persona en la base de datos general. Una vez rellenados y guardados los Datos Generales, aparece una pestaña llamada Otros Datos que permite Dar de Alta como Responsable al empleado para luego asignarlo en las fichas de clientes y proveedores y en los documentos de Ventas. Podemos acceder a una ficha de personal a través de la función búsqueda: Búsqueda combinando los criterios que aparecerán en los menús despegables de la función: Página 124 de 137

125 Rellene el campo en blanco con el contenido o parte del contenido que desea buscar y a continuación debe pulsar el botón Buscar. Búsqueda pulsando el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma de listado, todos los Cierres de caja que hemos definido Traspaso entre cajas Permite la realización de traspasos entre las cajas existentes. Para guardar el traspaso de caja pulsamos el botón GUARDAR En la carpeta Detalles del traspaso entre cajas podremos añadir apuntes de caja al traspaso pulsando en el botón DETALLES. Podemos acceder a un traspaso entre cajas a través de la función búsqueda: Búsqueda combinando los criterios que aparecerán en los menús despegables de la función: Rellene el campo en blanco con el contenido o parte del contenido que desea buscar y a continuación debe pulsar el botón Buscar. Búsqueda pulsando el botón Buscar dejando vacío el campo de búsqueda correspondiente. Si realizamos la búsqueda de esta forma se nos presentarán en forma de listado, todos los Traspasos entre cajas que hemos definido. Página 125 de 137

126 8.2 Listados En el menú de Gestión / Listados encontraremos los diferentes listados que pueden ser filtrados con los diferentes campos que aparecen para obtener la información debidamente clasificada, ordenada y gestionada. Los listados a obtener dentro de este menú son: Extracto de caja Filtre los apuntes de caja que desea listar mediante los campos de esta ventana Personal Listado de los datos de las fichas de Personal, filtrados por los campos de selección siguientes: Página 126 de 137

127 Elija los campos de información adicionales que le interese mostrar en el listado marcando las casillas de verificación correspondientes Traspasos entre cajas Listado de los traspasos entre cajas, filtrados por los campos de selección siguientes: Página 127 de 137

128 9 Menú Servicios 9.1 Formularios El menú de Servicios dentro del apartado Formularios permite al cliente actuar sobre las distintas funciones que nos ofrece el sistema que complementan el sistema de gestión Administración de usuarios: Permite la administración de los distintos usuarios del sistema. Un usuario es aquel que se identifica con un nombre y contraseña y dispone de una tarjeta de claves. El administrador del sistema dispone de esta herramienta para permitir a los distintos usuarios el acceso a aquellas utilidades que él desee. En la ventana observará los módulos contratados y las licencias disponibles de cada uno. Puede asignar o desasignar un módulo a un usuario. Cuando un usuario tiene asignado un módulo, en principio tiene acceso a todas las opciones de ese módulo. Para controlar con más detalle las opciones disponibles para un usuario, el administrador puede pulsar en el nombre del usuario y accederá a una ventana en la que tiene la posibilidad de activar o desactivar una a una las opciones de los menús de los distintos módulos Barra de acceso rápido Esta funcionalidad le permite poner en la parte superior, bajo el nombre de usuario, unos accesos rápidos a las opciones de menú que más frecuentemente utilice, para que el manejo del sistema sea más ágil. Página 128 de 137

129 Deberá indicar qué opción de menú, submenú e item quiere colocar, con qué nombre breve quiere verla y el orden dentro de la barra de acceso rápido Configuración formatos impresión Permite la configuración de los formatos de impresión de los distintos documentos del sistema. En el menú deplegable seleccionamos un Tipo de documento y seleccionando en el texto en azul del nombre del formato podremos editar los campos que aparecen en este formato y guardar los cambios con el botón GUARDAR o añadir un nuevo formato para ese tipo de documento pulsando en el botón AÑADIR. No todos los formatos pueden ser modificados Enviar . Al pulsar esta opción aparecerá una ventana con los campos típicos de un . Rellene la dirección del destinatario en el campo Para. Rellene el campo Asunto y el Texto del mensaje. Si lo desea, puede adjuntar también un archivo. Use el botón Examinar para localizar el archivo en su ordenador. Al final, pulse el botón ENVIAR. El tendrá como remitente la dirección de la ficha de personal del usuario de la sesión. Página 129 de 137

130 9.1.5 Gestión Documental Permite almacenar cualquier documento en el sistema. En un primer paso deberá crear las Secciones que le permitirán organizar los documentos que quiera incluir en el sistema. Para ello simplemente rellene una descripción y pulse el botón NUEVO para guardarla. Una vez creadas las secciones, para incluir un documento en una sección, pulse en la descripción y entrará en la siguiente ventana: Página 130 de 137

131 Ahora utilice el botón Examinar para localizar el documento. Introduzca una descripción que le permita reconocerlo posteriormente. Sólo queda pulsar el botón NUEVO sistema. para subir el documento al Desde esta misma ventana puede eliminar aquellos documentos que no necesite que permanezcan en el sistema. Para ello seleccione el documento mediante la casilla que lo precede y pulse el botón de ELIMINAR DOCUMENTOS, en la parte inferior derecha de la ventana. Los documentos subidos se pueden asociar a documentos de ventas (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas) y de compras (pedidos, albaranes, facturas) y en las fichas de clientes, proveedores, artículos. En general en todas las ventanas donde aparezca el enlace Recursos. Pulse en ése enlace, seleccione Documento como Código y en la siguiente ventana: Puede asociar y subir al sistema un documento nuevo, mediante el botón Examinar y rellenando la descripción. También puede buscar con el botón Buscar algún documento que ya haya sido subido anteriormente Importar Datos Permite importar los datos FacturaPlus o de formato CSV artículos, clientes y proveedores al sistema desde los archivos de Para ello seleccionamos la opción deseada y pulsamos el botón Examinar botón ACEPTAR. y pulsamos el Página 131 de 137

132 9.1.7 Importar Documentos El sistema genera un número especial (Referencia EDI) cada vez que se crea un documento al detectar que dicho documento va destinado a una empresa que también posee el sistema Ilion. Esta referencia permite el intercambio con nuestros clientes o proveedores a través del sistema de cualquier documento, importando todos los datos del documento sin necesidad de teclearlo. Si recibe un documento de un proveedor que lleva esta referencia, introduzca el valor en esta casilla y automáticamente todos los datos quedarán registrados en su base de datos, ahorrándose el trabajo de introducir toda esa información Mensajes a Móviles Si tiene contratada esta opción y correctamente configurados el número de móvil en la ficha de Personal y la opción correspondiente en los Datos de Configuración, del menú Configuración, podrá enviar un SMS desde el sistema rellenando los datos de la ventana que aparecerá cuando elija esta opción: En el desplegable de empleado puede elegir el nombre de otro empleado de la empresa al que mandarle el SMS. Si no, rellene el campo número con el móvil del destinatario del mensaje. Para terminar, pulse el botón ENVIAR. En caso contrario le aparecerá el siguiente mensaje. Póngase en contacto con el administrador de su empresa Solicitud de Personalizaciones Le permite enviar peticiones de modificaciones y desarrollos a medida de la aplicación. Página 132 de 137

133 Podemos seleccionar un menú, submenú y/o página, tras explicar su petición pulse el botón Enviar Soporte y Ayuda Si detecta una incidencia y no puede contactar con nosotros, háganos llegar la información rellenando el formulario que aparece en esta opción. Nos pondremos en contacto con usted para resolverla y mantenerle informado. 9.2 Listados En el menú de Servicios / Listados encontraremos los diferentes listados que pueden ser filtrados con los diferentes campos que aparecen para obtener la información debidamente clasificada, ordenada y gestionada. Los listados a obtener dentro de este menú son: Página 133 de 137

134 9.2.1 Ayuda On Line Esta sección le permite consultar textos de ayuda sobre algunas de las tareas más habituales Consulta Personalizada Si ha solicitado alguna personalización, en esta opción encontrará la lista de esas personalizaciones para poder ejecutarlas Consumos SMS Puede filtrar por fechas y conocer qué usuarios han utilizado el servicio y cuánto ha sido su consumo en mensajes Solicitud Personalizaciones Puede conocer el estado de las solicitudes que haya realizado desde el sistema, en el menú Servicios>Formularios. Podrá filtrar por el estado en que se encuentra la solicitud. Si deja el desplegable sin elegir ninguna opción y pulsa el botón, obtendrá el listado de todas las solicitudes existentes. Página 134 de 137

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