Instalación de AULAS INFORMÁTICAS PARA LA DOCENCIA

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1 Instalación de aulas de docencia. Página: 1 Instalación de AULAS INFORMÁTICAS PARA LA DOCENCIA Índice 1. OBJETO CLIENTES / ALCANCE NORMATIVA PRINCIPIOS BÁSICOS, CONCEPTOS Y DEFINICIONES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTOS RELACIONADOS PROTOCOLOS RELACIONADOS SISTEMA DE SEGUIMIENTO ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: El Coordinador del CAU La Jefa del SIC: El Gerente Pedro Renedo Fernández Zulema Furones Fernández Fecha: 24 de Junio de Fecha: 24 de Junio de 2010 Fecha: Enrique de Simón García-Vicente

2 Instalación de aulas de docencia. Página: 2 1. OBJETO Para no interferir en el funcionamiento normal del aula, la instalación de software en las mismas es un proceso requiere unos plazos y una planificación mucho más amplia que la instalación de los equipos de usuario. Esta es la razón por la que desde el de la Universidad de Burgos se propone un protocolo de instalación de software en las Aulas de informática. 2. CLIENTES / ALCANCE Clientes: Facultades, Centros, Departamentos, Áreas, Servicios y todos los miembros de la Comunidad Universitaria Personal docente e investigador de la Universidad de Burgos. Personal de Administración y Servicios de la Universidad de Burgos que organizan cursos de formación internos. 3. NORMATIVA. No hay normativa aplicable. 4. PRINCIPIOS BÁSICOS, CONCEPTOS Y DEFINICIONES. Para racionalizar en la medida de lo posible la instalación de aulas se proponen una serie de principios que sirvan como base a este protocolo: CONCEPTOS Se define como UNIDADES CLIENTES de este protocolo a las direcciones de las Facultades, Escuelas, Departamentos y Áreas, así como cualquier otro órgano de la Universidad encargado de planificar acciones formativas en las aulas de informática de uso docente. Se define AULA DE INFORMÁTICA DE USO DOCENTE el conjunto de equipos informáticos alojados en la misma sala que deben de disponer de un conjunto de software similar y estable con fines docentes. Se define OPERADOR PRINCIPAL DE AULA al técnico que organizará las instalaciones y las ejecutará. PRINCIPIOS. Las aulas deberán de estar instaladas con el software necesario para la docencia al inicio de oficial de cada uno de los cuatrimestres. Con este

3 Instalación de aulas de docencia. Página: 3 objetivo se deberá proporcionar con la suficiente antelación (15 días) los requisitos a implementar en las mismas al Centro de Atención a Usuarios del y Comunicaciones. Las Unidades clientes deberán nombrar un representante o interlocutor que coordine con el C.A.U. (Centro de Atención al Usuario) las instalaciones de las aulas y que canalicen las peticiones. Toda solicitud de instalación de software deberá de ser realizada por el interlocutor de las Unidades Clientes en los plazos marcados. Al inicio del curso académico el C.A.U. informará por escrito del estado de las aulas y de la identidad del Operador principal a los interlocutores de las Unidades clientes. El C.A.U. publicará en el tablón de anuncios de cada una de las aulas el software instalado en las mismas según formato mostrado en el Anexo 3 FICHA TÉCNICA DEL AULA (si no dispone de tablón de anuncios se hará en un lugar visible de la puerta de entrada). No se permitirá la instalación de software fuera de este protocolo. LICENCIAS Instalaciones nuevas: En el caso de que el software esté licenciado a nombre de una Unidad Cliente, ésta deberá de aportar junto con la petición de instalación utilizando el formulario de SOLICITUD DE INSTALACIÓN DE SOFTWARE para aulas de uso docente del Anexo 1, una copia del CD de instalación, copia de la documentación del software, y una copia de la licencia. En el caso de que el número de instalaciones esté limitado, deberá aportar un documento en el que se indique en cuántos equipos se desea instalar dicho software haciendo constar, bajo su responsabilidad, que con esta instalación no se sobrepasa el límite de licencias adquiridas. En el caso de no disponer del software necesario se rellenará la solicitud de adquisición de software (para la que se deberá disponer de presupuesto). Se adjunta modelo en el Anexo 2. Reinstalación de software: En el caso de no existir constancia de los documentos enumerados en el punto Instalaciones nuevas se deberá realizar el mismo protocolo que el mencionado en el mismo. Si existe documentación se procederá a la instalación de dichos productos con cada reinstalación del aula. Desinstalación del software:

4 Instalación de aulas de docencia. Página: 4 La Unidad Cliente podrá solicitar la desinstalación del software licenciado a su nombre. Para ello, se lo comunicará al C.A.U. aportando una copia del CD de instalación así como la copia de la documentación del software. En el caso de que el número de instalaciones esté limitado, el responsable de la desinstalación por parte del C.A.U. confirmará la desinstalación del mismo mediante un documento escrito que así lo acredite. VERSIONES La instalación de dos versiones de un mismo software puede producir interacciones no deseadas, por lo que es necesario realizar una serie de pruebas previas a su puesta en producción. El cambio de versión de software no se considerará causa de fuerza mayor para la reinstalación de un aula. Dicha modificación deberá de ser prevista al inicio de cada uno de los cuatrimestres. El cambio de versión deberá de ser autorizado por todas las unidades cliente de la instalación a modificar. 5. RESPONSABLE Dado el amplio número de aulas para la docencia implicados en este protocolo el responsable dentro del Centro de Atención al Usuario varía en función del Centro donde se ubique el aula. El responsable orgánico del proceso es el Coordinador de Operadores de Apoyo. Responsable funcional de los subprocesos será el Operador Principal del AULA. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Las Unidades Cliente planificarán los horarios, el software y las versiones necesarias en función de la planificación de asignaturas a impartir y las aulas. El representante o interlocutor coordinará las solicitudes de quienes representen y las entregará dentro de los plazos previstos al Coordinador de Operadores en el CAU junto con las licencias o solicitudes necesarias. Cuando por causas de fuerza mayor y debidamente justificadas sea necesaria la instalación de software fuera de los plazos previstos remitirá una solicitud indicando los nuevos requisitos. El CAU en función de la disponibilidad de personal y del aula a instalar procederá al acondicionamiento de las instalaciones.

5 Instalación de aulas de docencia. Página: 5 El Operador Principal de Aula realizará las siguientes acciones: Traslado de uno de los equipos del aula al CAU para su preparación. Si el Aula no está dada de alta en DeepFreeze procederá a la toma de datos necesaria para esta actividad y procederá a dar de alta el aula y los equipos. Implementar el software y los requisitos solicitados por las Unidades Cliente mediante su Interlocutor. Una vez configurado el Equipo Tipo y si los usuarios así lo desean, se planificarán una serie de pruebas dentro de los plazos previstos. Si el Equipo Tipo no pasa la evaluación se procederá a implementar una solución acorde a los requisitos de usuario. Una vez pasada la evaluación el Operador Principal procederá a: Descongelar el equipo. Preparar el equipo para su clonación. Generar documentación de los equipos. Generar la documentación del aula. Programar despliegue en el aula. Dentro del programa de instalaciones se procederá mediante un equipo de despliegue a la instalación del aula: Implementación desde un CLON. Etiquetado del aula. Documentación del aula en SINET. Notificación y cierre de la incidencia por parte del usuario. Será responsabilidad de las Unidades Clientes la comprobación de los requisitos requeridos por los mismos en el plazo de 7 días. En caso de disconformidad o malfuncionamiento se notificará al CAU para que proceda a la reinstalación del AULA. De no recibir la comunicación en el plazo previsto se dará por finalizada la petición.

6 Instalación de aulas de docencia. Página: 6 7. DIAGRAMA DE FLUJO

7 Instalación de aulas de docencia. Página: 7 Diagrama de procesos generales e interacciones. Instalación de los equipos del las Aulas de Informática. Centro / Departamento / Area Centro de Atención al Usuario Equipo de despliegue Recepción de solicitudes de software instalado en aulas Solicitud y Listado de software por aulas Inicio del Proceso Traslado de uno de los equipos TIPO al C.A.U. Instalación del equipo. 1 Mientras queden equipos Protocolo de implementación desde un CLON Aula en DeepFreeze? NO Protocolo de toma de datos. Generar Aula y Equipos. Etiquetar EQUIPO SI Programar pruebas Implem. requisistos usuario Fin Mientras Etiquetar AULA NO Evaluación Pruebas. Notificar Instalación Pasa evaluación? SI Descongelar y SYSPREP Generar documentación de los equipos Preparar CLON Cierre de incidencia Programar Despliegue Fin del Proceso 1

8 Instalación de aulas de docencia. Página: 8 8. DOCUMENTOS RELACIONADOS ANEXO 1. ANEXO 2. ANEXO 3. SOLICITUD DE INSTALACIÓN DE SOFTWARE PARA AULAS DE USO DOCENTE. SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE SOFTWARE. FICHA TÉCNICA DEL AULA. 9. PROTOCOLOS RELACIONADOS Generación de Aulas y equipos para DEEPFREEZE. Instalación de DEEPFREEZE. Instalación de Antivirus Centralizado. Instalación Cliente WSUS. Protocolo de implementación de clones.

9 Instalación de aulas de docencia. Página: 9 ANEXO 1 SOLICITUD DE INSTALACIÓN DE SOFTWARE PARA AULAS DE USO DOCENTE

10 Instalación de aulas de docencia. Página: 10 ANEXO 2 SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE SOFTWARE

11 Instalación de aulas de docencia. Página: 11 ANEXO 3

12 Instalación de aulas de docencia. Página: SISTEMA DE SEGUIMIENTO Se procederá a la mecanización de las solicitudes y del proceso almacenando los siguientes datos. Fecha de solicitud. Fecha de comienzo de la instalación (reinstalación). Fecha de fin de la instalación (reinstalación). Fecha de cierre de la solicitud Se obtendrán los siguientes indicadores: Nº de solicitudes (de instalación y reinstalación) recibidas en un período dado. Tiempo medio de instalación y reinstalación (fecha fin de instalación - fecha de comienzo de la instalación)tiempo medio del proceso (fecha de cierre de la solicitud-fecha de solicitud)