Manual de Procedimientos. Gestión de los Recursos Humanos

Transcripción

1 1.- Objeto: El objetivo de este procedimiento es proporcionar las directrices necesarias para realizar la selección y formación requerida para el personal, exponiendo la sistemática a seguir en Joyas de Córdoba. 2.- Campo de aplicación. Este procedimiento es de aplicación a todo el personal de la empresa y comprenderá las actividades de formación, comunicación, selección, contratación y gestión de los partes de trabajo de personal. 3.- Documentación Aplicable: - Norma UNE-EN- ISO 9001: Manual de Gestión de Calidad - PG-02 Funciones y responsabilidades 4.- Definiciones: Comunicación interna: Flujo de información creado para transmitir aspectos generales de la empresa, que normalmente son los relacionados con la misión de la empresa, sus objetivos generales y sus principales mensajes en torno a los que quiere integrar a las personas de la organización. Formación: Se trata de un proceso cuya finalidad es un aprendizaje de mayor aplicabilidad y adecuación al puesto de trabajo, por lo que su método de trabajo recoge actividades de aplicación a fin de lograr la constante interacción entre las demandas del propio trabajo y los contenidos informativos impartidos. Selección: Se trata de un proceso de evaluación de las actitudes y aptitudes necesarias que el nuevo personal debe aportar a la organización para alcanzar sus objetivos generales. Página 1 de 5

2 5.- Desarrollo: La gestión de RRHH en Joyas de Córdoba se basa en el desarrollo de competencias del personal. En consecuencia, la formación a impartir se orientará a tal fin, para poder cumplir las tareas y responsabilidades a su cargo, así como introducir las bases de nuevas competencias que puedan surgir por cambios organizativos o funcionales. 5.1 Detección y comunicación de necesidades de formación En referencia a la formación interna, cualquiera de los trabajadores de la empresa podrá transmitir a sus superiores jerárquicos las peticiones de formación relacionadas con las funciones que se desarrollan o las futuras. Así mismo, las personas con personal bajo su responsabilidad deberán detectar, analizar y transmitir todas las necesidades y/o peticiones de formación que reciban, así como las suyas propias. Estas peticiones de formación se realizarán por escrito a través del formato (F-PG-11-01) Acta de formación (Anexo 1), por el responsable del área correspondiente y se enviará al Gerente a través de la Gerencia. Las peticiones de formación incluirán las actividades formativas a desarrollar y los posibles asistentes. Además de la formación planificada, puede llevarse a cabo alguna acción formativa adicional cuando el transcurso del tiempo se detecte en algún área de formación no contemplada. La gerencia general, guardará copia de todas las comunicaciones realizadas. 5.2 Planificación de la Formación. El Gerente a través de las necesidades detectadas y recibidas, teniendo en cuenta los criterios de cualificación establecidos en el procedimiento PG-02 Funciones y responsabilidades, estudiará todas las peticiones y preparará un Plan Anual de Formación F-PG (anexo 2), compuesto por los siguientes campos: curso (cursos, seminarios, charlas informativas, ferias), objetivos generales, formación específica y genérica en temas de calidad y de gestión, asistencia a ferias y congresos, sesiones de formación por parte de un consultor externo y sesiones de formación interna incluyendo charlas. Página 2 de 5

3 Una vez confeccionado, será evaluado en reunión de revisión del Sistema de Gestión de la Calidad por la Dirección. En esta reunión se procederá a las modificaciones del plan si son pertinentes. El Plan anual de Formación será archivado por la dirección que remitirá copias a los responsables de área. 5.3 Evaluación de la formación: Se evaluará la eficacia de las acciones de Formación internas y externas realizadas en el año en función del desarrollo de las competencias que cada curso deberá desarrollar. La Gerencia General elaborará un informe del plan de formación detallando los niveles de eficacia obtenidos y la relación entre lo planificado y lo realizado en cada uno de los cursos y lo remitirá a la Dirección, con el objetivo de analizar su impacto en la gestión de la empresa y en la calidad de los trabajos. Se medirá la satisfacción de los participantes (el contenido del curso y su forma de impartirse) para los cursos internos y externos contemplados en el Plan de Formación, cumplimentando el cuestionario de opinión incluido en el formulario de Evaluación de satisfacción con la formación recibida. (F-PG Anexo 3). La Gerencia General determinará qué cursos contemplados en el plan de formación, requieren evaluación de conocimientos. Para dicha evaluación quién dicta el curso preparará pruebas de evaluación y las calificaciones resultantes, se informará a la Dirección. 5.4 Selección del personal: Cuando se detecte la necesidad de contratar a nuevo personal, el responsable del área correspondiente, se lo hará saber al Gerente, y éste evaluará la necesidad con las posibilidades reales y existentes en la organización. La detección de la necesidad de personal quedará reflejada en el formulario de Solicitud de Selección de personal (F-PG-11-04) Anexo 4, del presente documento. Si se estimara necesario, el Gerente seleccionará a los posibles candidatos que más se ajusten, al perfil del puesto buscado y definido en el procedimiento PG-02 Funciones y Responsabilidades. Página 3 de 5

4 Una vez seleccionados los mejores candidatos por el Gerente éste se reunirá con la Dirección para estudiar el perfil que más se ajusta al puesto vacante para proceder a su posterior contratación. 6. Comunicación Interna: La comunicación Interna actúa como vehículo de la información de temas relevantes para la organización, por ello esta información podrá ser en la empresa de los siguientes tipos: - Evolución de los datos del negocio - Noticias positivas - Puesta en el mercado de nuevos productos y servicios - Políticas en materia de RRHH - Información relativa al sistema de Gestión Entre el personal de la empresa se establecerán vías de comunicación, para la correcta difusión de toda la información relacionada con el Sistema de Gestión, estos son: 1. Comunicación Descendente (Para la comunicación entre los responsables del centro y los trabajadores). Se recurrirá alguno de los siguientes métodos: Comunicado verba (en persona o vía telefónica): Para las ordenes directas entre el/los responsable del centro y el/los trabajadores. Circular de comunicación interna: Para las comunicaciones genéricas. Estas comunicaciones, (formato F-PG-11-05) Anexo 5, pueden provenir de la Dirección y se enviarán al Encargado General, para que su difusión alcance a todos los empleados. Pueden ser: política de calidad, objetivos etc. Reuniones generales: Al menos una vez al año, se realizará una reunión provocada por la Gerencia, y al que asistirá todo el personal, en el cual se expongan los resultados alcanzados y otros datos que se estimen oportunos. De todas las reuniones se levantará acta, se registrará y se archivará, por el convocador. Una copia del acta se enviará a la secretaria de Dirección, para su archivo. Página 4 de 5

5 2. Comunicaciones Ascendentes (Para la comunicación entre los trabajadores y los responsables de centro). Siguientes métodos: Comunicado verbal (en persona o vía telefónica): Para las consultas directas entre el/los trabajadores y el/los responsables del centro. Circular de comunicación interna: Los trabajadores comunicarán al Encargado General, las sugerencias, peticiones, quejas, propuestas de mejora etc, que estimen oportuno y rellenarán el formato F-PG Circular de comunicación interna, según proceda, enviando una copia a la Secretaría de Dirección. Ésta, se lo hará saber al Gerente, que tomará las medidas oportunas, trasladando la respuesta a la persona que lo propone. La Circular de Comunicación Interna comprenderá varios campos, en los que se deberá marcar el tipo de comunicación a realizar. Así mismo, se hará constar la fecha de emisión de la circular, el emisor y receptor de dicha comunicación y la descripción de la comunicación. El formato además contendrá un apartado que solo se rellenará por la Secretaria de Dirección, siendo ésta la codificación o referencia de la comunicación y la acción tomada, si requiere, para solucionar lo que se solicita. Esta codificación tendrá el formato XX/YY, donde XX es el numero natural correlativo y YY representa las dos últimas cifras del año natural correspondiente. 7. Anexos. - Anexo 1: Acta de formación - Anexo 2: Planificación de la formación -Anexo 3: Evaluación de la formación - Anexo 4: Selección del personal. - Anexo 5: Circular de comunicación interna Página 5 de 5