El ser humano, por naturaleza necesita relacionarse con otras personas para poder

Transcripción

1 1. Introducción El ser humano, por naturaleza necesita relacionarse con otras personas para poder satisfacer sus necesidades de afecto y socialización. Esto se logra a través de diversos medios de comunicación. El presente trabajo, tratará sobre la comunicación y la estructura organizacional y su aplicación dentro de la empresa familiar a la que pertenezco. La comunicación organizacional consiste en la emisión y recepción de mensajes que permite el movimiento de la información en las organizaciones para conocer las necesidades e intereses de esta y las de su personal. Con el fin de alcanzar objetivos institucionales y ser competitivos en el mercado, se necesita un compromiso y un valor real en las comunicaciones dentro de la empresa. Esta comunicación permite el conocimiento de los recursos humanos, y la productividad en los departamentos de trabajo. En general, la comunicación sirve para mantener una interacción positiva con el equipo de trabajo y para que los objetivos establecidos se cumplan con mayor eficacia al final del periodo. Existen varias formas de comunicación: Comunicación descendente se trata de la comunicación históricamente más usada que es la comunicación formal básica. Surge desde los directivos y desciende a los distintos niveles jerárquicos. Su finalidad es informar instrucciones, objetivos o políticas de la empresa a través del manual del empleado, reuniones informativas, publicaciones, correos electrónicos, etc. Sin embargo, a causa de la nueva cultura interactiva que se ha instaurado en las organizaciones, este tipo de comunicación tiende a quedar obsoleta. La comunicación ascendente son los mensajes que circulan desde abajo hacia arriba en la empresa y permite a los empleados proponer ideas, involucrarse con procesos 1

2 creativos y de mejoramiento y retroalimentar a la comunicación descendente. Esta comunicación se da por medio de buzones de sugerencia, entrevistas, reuniones, etc. Otro tipo de comunicación es la horizontal o cruzada, que se da entre personas que se encuentran en el mismo nivel jerárquico. Este tipo de comunicación suele ser informal y se da a través de relaciones de amistad y compañerismo. Se fomenta como trabajo en equipo y colaboración. Las herramientas más usadas son las reuniones por departamento, reuniones con otras divisiones, correo electrónico, etc. Por otro lado, la estructura organizacional es la forma como se dividen las tareas dentro de la empresa y como se agrupan, coordinan y controlan para lograr los objetivos. Existen dos tipos de estructuras: estructura formal y estructura informal. La estructura formal está conformada por el organigrama y las partes que integran la organización como las responsabilidades, funciones, actividades, jefes, objetivos, manuales y procedimientos, descripciones de puestos de trabajo, asignación de recursos, etc. Se refiere a procesos y tareas que deben cumplirse dentro de la empresa. La estructura es la columna vertebral de la empresa y contiene las áreas con las que debe funcionar la empresa. Proporciona el método de trabajo alrededor del cual se relacionan y funcionan las unidades. La estructura informal se forma a partir de las relaciones entre las personas que comparten uno o varios procesos de trabajo dentro de la organización. Comprende aspectos que tienen que ver con valores, sentimientos, intereses y todo lo referente a relaciones humanas que no son determinadas previamente. No está enfocada específicamente a los objetivos, pero es necesaria para alcanzarlos. La suma de la estructura informa, y la estructura formal da como resultado la estructura total que es la real de la empresa. 2

3 2. Estructura de la empresa Gerente General Asistente Gerencia Compras Almacenista Chofer Vigilante Mensajero Servicios Varios Constructora el Cedro Ltda es una empresa familiar que se dedica a la construcción de viviendas familiares. Tiene en total 11 colaboradores y todos están empleados bajo contrato de término indefinido. En la parte más alta del organigrama, se encuentra el gerente General que es el dueño de la empresa y el encargado de dirigir las obras civiles en su totalidad, como también de conseguir y mantener los clientes, búsqueda de lotes y casas para construcción, licitaciones, contratación y en general todo lo que tenga que ver con decisiones de gran importancia y responsabilidad. 3

4 Seguidamente se encuentra la persona que lo asiste, que es la encargada de enviar comunicaciones a los clientes, los cobros, contactos y pedidos a los proveedores, manejo de agenda del Gerente, reporte contable mensual al contador, entre otros. La persona encargada de compras tiene la responsabilidad de mantener informada a la asistente de gerencia sobre los materiales faltantes para la eficaz ejecución de cada obra. Debe estar al tanto de cada obra para conocer que se requiere y velar por la buena asignación de recursos a los obreros. Debajo de este nivel, se encuentran cargos como el almacenista que se responsabiliza por el inventario de los materiales entregados a la obra. Se encarga de exigir el buen mantenimiento de las herramientas de trabajo y su devolución al final de cada jornada laboral. El chofer es el encargado de transportar materiales pesados en un camión pequeño que se le asignó. Recoge materiales donde los proveedores y los transporta a las oficinas o lugares donde son requeridos. Y por ultimo se encuentran el vigilante, mensajero y servicios varios que velan por el buen mantenimiento, la seguridad y los pagos o averiguaciones, respectivamente. Debido a que es una empresa pequeña, hay contrataciones que se hacen de acuerdo a requerimientos específicos de cada obra civil y también, para servicios como el de contabilidad y arquitectura se contratan terceros. 4

5 3. Comunicación Organizacional La comunicación en la empresa se maneja mayoritariamente de manera informal. Gracias a que no existe una complejidad en su estructura, los colaboradores de cualquier nivel tienen fácil acceso a una charla con el Gerente. Se hace fácil establecer un tipo de comunicación ascendente ya que la información no necesita pasar por formalidades sino que se hacen verbalmente y la mayoría de veces, en persona. Esto facilita la retroalimentación rápida de la información que viene desde arriba. 4. Conclusiones. A mi parecer, la estructura de la empresa se ajusta medianamente a las necesidades de la misma. Sin embargo existen ciertas modificaciones que pueden mejorar el desempeño operativo de la organización. Como toda empresa pequeña, cada cargo se enfrenta a numerosas labores por falta de personal lo que lleva a trabajos ineficientes y agotamiento del empleado. Este es el caso de la asistente de gerencia, que en principio su tiempo era suficiente para cubrir todas sus tareas, pero en vista del crecimiento de la empresa, sus responsabilidades son cada vez mayores. Para esto sugiero la contratación de otra persona a la que pueda delegarle ciertas funciones y desentenderse de ellas y así concentrarse más en las tareas específicas que debe cumplir. En general, me parece que la cantidad de personas contratadas directamente cumple con las necesidades de la empresa, y me parece correcto que la contratación del contador, el arquitecto y los obreros se haga con respecto a las necesidades de cada construcción, pues esto requiere de gran capital y ese capital está disponible cuando el banco hace el préstamo para la correspondiente obra. 5

6 Con respecto a la comunicación, hay varios aspectos que califico como favorables dentro de este tipo de organización. La velocidad y la eficacia de la información es rápida y por lo tanto no hay pérdida de tiempo en cuestiones operativas. Dado que se manejan más las relaciones informales, hay agilidad para la transmisión de la información y claridad del mensaje, además no se presta para distorsiones en la comunicación porque la información no tiene que pasar por muchas personas para que el receptor la reciba. Sin embargo, también existen desventajas ya que por falta de formalidad en las comunicaciones se carece de antecedentes y registros de apoyo ante cualquier malentendido. Por ejemplo, para el pedido de materiales, el gerente de compras, por medio de una llamada telefónica a la asistente de gerencia realiza dicho pedido sin que haya un registro formal que lo demuestre. Si bien, hay rapidez en la transmisión y ejecución del pedido, puede prestarse para malentendidos en cualquier situación desfavorable. Uno de los aspectos favorables es también, la oportunidad que tienen todos los empleados de acceder a una conversación personal con el gerente de la empresa. Esto hace que haya cierta motivación en el personal ya que se sienten escuchados y ante cualquier duda, cuentan con el apoyo directo del jefe. Puedo concluir que la falta de formalismo en las comunicaciones favorece a la claridad y eficacia del mensaje pero genera cierto desorden ya que no se tiene un registro de apoyo para verificaciones en caso de malentendidos. Para esto, sugiero una planeación tanto de análisis y formulación del mensaje a transmitir y la elección del canal más conveniente. Añadiendo también registros formales en caso de requerimientos y herramientas laborales. También, sugiero un tablero de noticias para los empleados, para que puedan estar al tanto de lo que está pasando en la empresa que puede favorecerlos, en vez de la 6

7 comunicación verbal de la asistente a los demás empleados, ya que le quita tiempo y entorpece su ritmo de trabajo. Se puede implementar también reuniones periódicas que exijan la asistencia de todos los empleados para una retroalimentación tanto de los jefes como de los empleados. Este tipo de reuniones en la actualidad no existen y muchas veces por olvido del gerente, se pasan por alto mensajes importantes. 7