DOSSIER COMERCIAL. Congreso Nacional de Ecografía Obstétrico Ginecológica SESEGO. Palacio de Congresos de VALENCIA

Transcripción

1 DOSSIER COMERCIAL 29 Congreso Nacional de Ecografía Obstétrico Ginecológica SESEGO de mayo 2016 Palacio de Congresos de VALENCIA

2

3 29 Congreso Nacional de Ecografía Obstétrico Ginecológica SESEGO de mayo 2016 Palacio de Congresos de Valencia Índice Datos Generales... 5 Actividades de Promoción y Publicidad... 6 Stands... 9 Normas Generales Notas Importantes Plano de Stands Relación de Precios Cuotas de Inscripción Plano de Hoteles Oferta Hotelera Formulario de Exposición... 21

4 4 DOSSIER COMERCIAL

5 29 Congreso Nacional de Ecografía Obstétrico Ginecológica SESEGO de mayo 2016 Palacio de Congresos de Valencia Datos Generales Fecha: 12, 13 y 14 de Mayo de 2016 Lugar: Valencia Sede: Palacio de Congresos de Valencia Avenida de las Cortes Valencianas, 60 Tel.: Organiza y Convoca: Sección de Ecografía SESEGO de la SEGO Paseo de la Habana, 190 Bajo Madrid Tel.: Web: Secretaría Técnica: 5 C/ Alberto Bosch, 13, 5ª Planta Madrid Tel / Fax: sesego@viajeseci.es Horario de exposición comercial: Jueves 12 de Mayo de 08:30 a hrs. Viernes 13 de Mayo de 08:30 a 19:00 hrs. Sábado 14 de Mayo de 09:00 a hrs.

6 DOSSIER COMERCIAL Actividades de Promoción y Publicidad Cartera del Congreso Posibilidad de marcar el logo de su empresa en ella, todos los participantes la usan para portar la documentación.(*) Coste de la Cartera Bolígrafo El bolígrafo se incluirá en todas las carteras del congreso, posibilidad de marcar el logo de su empresa.(*) Precio: LOGO Bloc de Notas El bloc se incluirá en todas las carteras del congreso, todos los congresistas la utilizan para tomar anotaciones.(*) Precio: Área de Coffee Todo el área de coffee se identificará con el logo de su empresa, también presencia en el programa. Precio: Control de Asistencia Posibilidad de poner su logo en el identificativo del congresista. Precio: Documentación en Carteras Puede marcar el logo de su empresa en ellas, todos los participantes la usan para llevar su documentación. Precio: (*) Precio variable en funcion de unidades y modelo elegido *(21% de IVA vigente no incluido)

7 LOGO 29 Congreso Nacional de Ecografía Obstétrico Ginecológica SESEGO de mayo 2016 Palacio de Congresos de Valencia Actividades de Promoción y Publicidad LOGO LOGO LOGO LOGO LOGO LOGO Lanyards Con el logo del patrocinador. Precio: LOGO Secretaría de Audiovisuales Se pondrá como fondo de pantalla y protector el logo de su empresa y el patrocinador puede colocar publicidad dentro de la sala dónde todos los ponentes cargan sus ponencias. Precio: LOGO 7 Web del Congreso Presencia permanente del logo de su empresa en la web oficial del congreso, que es la herramienta principal de consulta de contenidos para los congresistas, utilizándose además para el envío de contribuciones científicas, inscripción al congreso... Precio: Internet Corner Colocados en una zona común, ordenadores con acceso a internet para ver el correo, Web del congreso. Se pondrá como fondo de pantalla el logo de su empresa junto con el del congreso. Precio: CD Comunicaciones Publicidad en el CD que recoge todas las comunicaciones y ponencias del congreso. Posibilidad de que los congresistas recojan el CD en el stand patrocinador. *El importe final podrá variar en función del número de comunicaciones y del número de copias que haya que realizar. (*) Precio variable en funcion de unidades y modelo elegido *(21% de IVA vigente no incluido) Precio: Talleres Sesión científica del Congreso en la que la empresa patrocinadora tendrá presencia de alguna manera dependiendo de la característica del taller. Consultar precio con la secretaría

8 DOSSIER COMERCIAL Actividades de Promoción y Publicidad Simposium Se ofrece la posibilidad de obtener un espacio comercial dentro del programa científico del congreso. Precio: Gastos Ponentes Posibilidad de patrocinar los gastos de desplazamiento y hotel de algún ponente del Congreso. Consultar precio con la secretaría 8 App de SEGO Se ofrece la posibilidad de patrocinar la sección en la aplicación de Congresos SEGO. Consultar precio con la secretaría Anuncios Publicitarios en los Programas del Congreso Inserción de página de publicidad dentro del programa científico del Congreso. Consultar opciones y precios con Secretaría Puntos de Recarga de Dispositivos Os animamos a tener vuestro punto de recarga personalizado en el congreso Precio: Wifi del Congreso Posibilidad de patrocinio de la Wifi del Congreso, incluyendo el nombre de la empresa patrocinadora en la red personalizada y el nombre del Congreso (*) Precio variable en funcion de unidades y modelo elegido *(21% de IVA vigente no incluido) Consultar precio con la secretaría

9 29 Congreso Nacional de Ecografía Obstétrico Ginecológica SESEGO de mayo 2016 Palacio de Congresos de Valencia Stands Características de los stands modulares *No incluye mobiliario ni elementos decorativos ESTRUCTURA Estructura general de aluminio anodizado color plata mate. Stand modular de 2,40 cm de altura total y 3x2 metros cuadrados de planta. Con cubierta formada por emparrilado en aluminio. Paramentos melamínicos en color arce ó blanco. ROTULACIÓN Rotulado de nombre comercial. 1 texto en letra Arial negra de un máximo de 80 cm. De desarrollo en friso exterior. MOQUETA Para todos los días de exposición y de color azul ferial Azulón para todos los stands modulares. ILUMINACIÓN 2 focos LED INSTALACIÓN ELÉCTRICA Cuadro eléctrico con 1 caja de magnétotérmicos con una base de conexión de hasta 500 W. La acometida tiene una potencia de 3,3 kw monofásica. LIMPIEZA Está incluida la limpieza de zonas comunes al finalizar el horario de montaje. El expositor es el responsable de la limpieza de su propio stand. Si desea que dicho servicio sea realizado por personal especializado, puede solicitarlo con el formulario de pedido correspondiente a: PALACIO DE CONGRESOS DE VALENCIA Desiré Pardines Área de Operaciones Tel: (96) ; Fax: (96) Correo electrónico: dpardines@palcongres-vlc.com 9

10 DOSSIER COMERCIAL Stands Características de los stands modular avanzado Se ofrecen dos opciones: Opción 1: Incluye una pared trasera, una pared lateral y frontis de foam lateral y frontal. Todas las piezas se imprimiran personalizadas, siendo el diseño elaborado por la empresa que contrata el stand Opción 2: Incluye una pared trasera, dos paredes laterales y frontis de foam lateral y frontal. Todas las piezas se imprimiran personalizadas, siendo el diseño elaborado por la empresa que contrata el stand Ambas opciones no incluye la cartelería del mostrador. El montaje sería nocturno el día 11 de Mayo. 10 * El diseño de las piezas debera ser enviado a la siguiente direccion, con 15 dias de antelacion a la fecha de inicio del Congreso. PALACIO DE CONGRESOS DE VALENCIA CONTACTO: Desiré Pardines Tel.: Correo Electrónico: dpardines@palcongres-vlc.com

11 29 Congreso Nacional de Ecografía Obstétrico Ginecológica SESEGO de mayo 2016 Palacio de Congresos de Valencia Stands Características de los stands Tipo Paraguas Todos los stands tipo paraguas, deberán montarse sobre moqueta, no podrán hacerlo directamente sobre el suelo. A los stands de tipo paraguas, les corresponde superficie enmoquetada con color azul ferial Azulón y cuadro eléctrico con 1 caja de magnetotérmicos con una base de conexión de hasta 500 W. La acometida tiene una potencia de 3,3 kw monofásico por stand. Altura máxima será de 2,40 m para todos los stands. Los expositores tienen libertad para decorar y equipar su stand, respetando siempre las normas descritas en los apartados anteriores y las que se describen a continuación: - El equipamiento de los stands no debe superar ni el perímetro ni la altura del stand. No está permitida ninguna decoración o instalación que pueda ofender a otros expositores. - Todo tipo de publicidad a través de altavoces quedan prohibida. La distribución de panfletos y muestras solo se permitirá dentro de los límites de su stand. - El uso de cinta adhesiva para marcar los límites de cada stand o para fijar moquetas solo puede ser realizado con la autorización del Palacio de Congresos de Valencia. El uso de losetas adhesivas queda prohibido. Los daños causados por no tener en cuenta dicha regla serán facturados al responsable. Stand zona de descanso La empresa expositora podrá montar una zona de descanso en su espacio a su disposición. *Precio a consultar con la Secretaría según necesidades. Para cualquier alquiler de material complementario para el Stand, rogamos contacten con: PALACIO DE CONGRESOS DE VALENCIA CONTACTO: Desiré Pardines Tel.: Correo Electrónico: dpardines@palcongres-vlc.com 11 Normas Generales Recepción de mercancías Desde el 10 de Mayo a partir de las 10:00 horas hasta las 18:00 horas. Cualquier entrega más tarde de este horario deberá ser solicitado a la Secretaría Técnica.

12 DOSSIER COMERCIAL Normas Generales La mercancía tendrá que estar perfectamente identificada, indicando en lugar visible: 29 Congreso Nacional de Ecografía Obstétrico Ginecológica SESEGO 12, 13 y 14 de Mayo de 2016 Nombre de la empresa expositora/casa Comercial Número de Stand Número de Bultos Remitente Persona de Contacto La mercancía se enviará a la siguiente dirección: 12 PALACIO DE CONGRESOS DE VALENCIA Avda. Cortes Valencianas, nº Valencia (España) Tel.: Zona de carga y descarga, accesos y parking Para realizar el montaje en las mejores condiciones posible: Los vehículos con material accederán a los muelles por la vía auxiliar, que conduce directamente al área de carga/descarga. Los muelles tienen acceso directo a la parte trasera de los escenarios de los auditorios. Los vehículos, coches o furgonetas, no podrán quedarse estacionados dentro de la vía auxiliar una vez hayan descargado la mercancía. El Palacio tiene a su disposición varios carros y una transpaleta para facilitar el transporte de la mercancía a su stand. El Palacio de Congresos no se responsabiliza de la recepción de mercancías, por lo que es conveniente que venga un responsable de la organización, o se contrate a un miembro de seguridad, para el control de llegadas y localización del material. En este último caso, será necesaria una relación detallada de los bultos que se espera lleguen al Palacio para poder proceder a esta tarea. Una vez montados los stands, el material sobrante y de reposición deberá depositarse en los muelles que la organización del Palacio de Congresos designe para este menester, dejando despejado el espacio del propio stand. Al finalizar el congreso y tras el desmontaje, toda la mercancía que sobre ha de depositarse en los muelles del Palacio; todo el material dejado en el área de exposición se considerará que no se quiere y se tirará.

13 29 Congreso Nacional de Ecografía Obstétrico Ginecológica SESEGO de mayo 2016 Palacio de Congresos de Valencia Normas Generales El material depositado en muelles se deberá recoger dentro de las siguientes 48 horas o 2 días hábiles. Pasado este plazo entenderemos que el expositor no está interesado, por lo que dichos objetos serán retirados y el coste de su retirada podrá ser facturado a su propietario. Horarios montaje/ desmontaje Montaje STAND MODULAR: Se entregarán el día 12 de Mayo a las 07:00 horas Montaje STAND PARAGUAS: Podrán realizar el montaje durante el día 11 de Mayo de 20:30 a 22:00 horas. Los sitios de paso deben quedar libres de mercancía, material de embalaje, etc., a partir de las 22 h del 11 de Mayo y antes de las 08:30 horas del día 12 de Mayo para permitir la limpieza. La decoración y el acabado del stand no deben sobrepasar los límites del stand. NO SE PERMITIRÁ REALIZAR NINGÚN TIPO DE MONTAJE EL JUEVES 12 DE MAYO a partir de las 08:30 horas DEBIDO A QUE LOS DELEGADOS ACCEDERÁN AL AUDITORIO A TRAVÉS DEL ÁREA DE EXPOSICIÓN. Desmontaje para todos los expositores Sábado, 14 de Mayo a partir de las 14:00 h. No estará permitido desmontar ningún stand hasta la hora indicada o mientras haya asistentes en el interior de los auditorios. Para cualquier alquiler de material complementario para el Stand, rogamos contacten con: PALACIO DE CONGRESOS DE VALENCIA CONTACTO: Desiré Pardines Tel.: Correo Electrónico: dpardines@palcongres-vlc.com 13 Prescripciones No está permitido pintar, clavar, agujerear y usar colas, pegamentos, yesos, escayolas, tejas, ladrillosy similares en los elementos estructurales; la reparación de daños ocasionados por el incumplimientode esta norma correrá a cargo por el expositor responsable. En ningún caso se podrá levantar stand con materiales de construcción y tampoco está permitida elacceso al Palacio de Congresos de Valencia, con materiales combustibles, como gasolina, acetileno, petróleo ócualquierotro material inflamable. El uso de

14 DOSSIER COMERCIAL Normas Generales calefacciones individuales está totalmente prohibido. En el caso de que se observe peligro para personas o cosas, se deberá interrumpir el suministro de lainstalación eléctrica. Durante el periodo de montaje y desmontaje de stands es obligatorio proceder a la retirada del materialsobrante. La carga y descarga de materiales para la celebración del Congreso será por cuenta de cada empresa expositora, siendo responsable la misma de los medios que vaya a necesitar. Autorizada para la cargao descarga de material. Una vez finalizada dicha actividad, debe procederse a retirar el vehículo delárea con carácter inmediato. En ningún caso podrán introducirse materiales u objetos que bloqueen odificulten las SALIDAS DE EMERGENCIA. 14 Los materiales NO serán aceptados en el Palacio de Congresos de Valencia antes del día 10 de Mayo de Queda estrictamente prohibido fumar en todo el edificio. La distribución de material publicitario sólo se permitirá dentro de los límites del stand. Queda prohibidala colocación de materiales en emplazamientos de otros expositores. Responsabilidad Dentro de los límites de la Ley Española, la Organización no se responsabilizará ni de los daños personales ni de los materiales, robo o daños causados por disturbios. El Expositor deberá proveerse por cuenta propia de un seguro que cubra la posible pérdida, robo odeterioro de bienes materiales o personales como resultado de su participación en el Congreso. También asumirá el riesgo de cualquier daño provocado por sus actividades en el área de Exposición. Los bienes expuestos, componentes de los stands y material de embalaje permanecen en nuestras instalaciones bajo la responsabilidad del expositor correspondiente. Como medida preventiva, aconsejamos no dejar pequeños objetos que puedan ser fácilmente transportados sin vigilancia, o dejar su stand sin atención. El Palacio de Congresos de Valencia declina cualquier responsabilidad. El Palacio de Congresos ofrece vigilancia adicional bajo pedido. Solicite el formulario correspondiente para solicitarla.

15 29 Congreso Nacional de Ecografía Obstétrico Ginecológica SESEGO de mayo 2016 Palacio de Congresos de Valencia El Palacio de Congresos de Valencia tiene una empresa concesionaria en exclusiva para la cafetería y el restaurante, así como para la entrega de comida y bebida a los stands. Los expositores deben dirigirse directamente a la empresa concesionaria para realizar cualquier pedido de comida o bebida. Notas Importantes GOURMET PARADIS CATERING Rocío Beleña, Ejecutiva de Ventas Avda. Cortes Valencianas 60 // Valencia Tel / Fax rocio.belena@gourmetcatering.es El Comité Organizador agradecería estar informado de actividades tales como exhibiciones, reuniones de grupo, etc., programadas fuera del recinto de exposiciones por las empresas expositoras paraevitar coincidencias con los actos del programa oficial. El Comité Organizador se reserva el derecho de restringir, en cualquier momento, cualquier material de exposición o actividad que considere que es inapropiado, indeseable o desacorde con la profesionalidad del Congreso. En caso que hubiera lugar a alguna acción de este tipo, el Comité Organizador no será responsable del dinero que invierta la empresa afectada. El Comité Organizador se reserva el derecho de aplazar, disminuir o prolongar el periodo de celebración del congreso por razones ajenas a su funcionamiento y organización, o por circunstanciasde fuerza mayor. Tales circunstancias no permitirán a los expositores rescindir su contrato o exigir la compensación de daños y perjuicios. La Dirección Técnica de la Exposición, se reserva el derecho de modificar o alterar los espacios de losstands por motivos de fuerza mayor o seguridad. El IVA queda sujeto a una posible modificación, sin previo aviso, debido a posibles cambios en lareglamentación gubernamental en lo que a tipo impositivo se refiere. CRITERIOS DE ADJUDICACION DE ESPACIOS: Los Stands serán asignados por estricto orden dellegada. El Palacio de Congresos no se responsabiliza de la recepción de mercancías, por lo que es conveniente que venga un responsable de la organización, o se contrate a un miembro de seguridad, para el control de llegadas y localización del material. En este último caso, será necesaria una relación detallada de los bultos que se espera lleguen al Palacio para poder proceder a esta tarea. 15

16 16 DOSSIER COMERCIAL

17 29 Congreso Nacional de Ecografía Obstétrico Ginecológica SESEGO de mayo 2016 Palacio de Congresos de Valencia Plano de Stands 17 Stands: 3x2 m2

18 DOSSIER COMERCIAL Relación de Precios Tipo de Stand Medida Precio Modular ó Tipo Paraguas 3x2 (6 m 2 ) Modular Avanzado (Opción nº 1*) 3x2 (6 m 2 ) Modular Avanzado (Opción nº 2*) 3x2 (6 m 2 ) Zona de Descanso A determinar Consultar con Secretaría según necesidades * Ver características en página 10 Precio 21% IVA NO INCLUIDO 18 Anulaciones Las anulaciones han de realizarse por escrito. Se reembolsará un 50% del importe si la anulación se realiza antes del 16 de Enero de Si la anulación es posterior a esta fecha no procederá reembolso. Cuotas de Inscripción Cuotas de Inscripción Hasta 21/02/2016 Hasta 12/04/2016 Desde 13/04/2016 Socios SEGO 336,00 520,00 624,00 No Socios SEGO 416,00 620,00 744,00 MIR Socios 200,00 300,00 360,00 MIR-No Socios 240,00 360,00 430,00 Precio 21% IVA NO INCLUIDO * En las inscripciones MIR deberá adjuntarse el Certificado de Residencia La inscripición incluye: Documentación oficial del congreso y acceso a las sesiones científicas.

19 29 Congreso Nacional de Ecografía Obstétrico Ginecológica de mayo 2016 Palacio de Congresos de Valencia SESEGO Plano de Hoteles Palacio de Congresos Valencia

20 DOSSIER COMERCIAL Oferta Hotelera PALACIO DE EXPOSICIÓN Y CONGRESOS Avda. De Las Cortes Valencianas, 60, Valencia Hoteles Próximos a la Sede Precios 1 HOTEL EUROSTARS GRAN VALENCIA 4* C/ Valle de Ayora, 3, Valencia DUI DOBLE 119,00 129,00 2 HOTEL ILUNION VALENCIA 4* C/ Valle de Ayora, 1, Valencia DUI DOBLE 121,00 132, HOTEL MELIÁ VALENCIA 4* Avda. De Las Cortes Valencianas, 52, Valencia HOTEL NH VALENCIA CENTER 4* C/ Ricardo Mico, 1, Valencia DUI DOBLE DUI DOBLE 143,00 154,00 93,50 104,50 5 SERCOTEL SOROLLA PALACE 4* Avda. De Las Cortes Valencianas, 58, Valencia DUI DOBLE 132,00 143,00 6 EXPO HOTEL VALENCIA 3* Avda. Pio XII, 4, Valencia DUI DOBLE 64,00 80,50

21 Formulario de Exposición Comercial y Actividades de Promoción Por favor envíen debidamente cumplimentado a: VIAJES EL CORTE INGLES, S.A. / Congresos Científico-Médicos C/ Alberto Bosch, 13 5ª planta Madrid Tel: Fax: sesego@viajeseci.es Empresa... Contacto... CIF... Dirección... Localidad... Provincia... C.P.... Teléfono... Fax STAND: Solicito la reserva de Stand(s), situado(s) en la zona de exposición comercial: 1ª Opción Stand (s) N.º... Total m2... 2ª Opción Stand (s) N.º... Total m2... MODELO A ELEGIR: Modular Modular Avanzado (Opción 1) Modular Avanzado (Opción 2) Espacio Diafano de los metros contratados (Paraguas) Zona de descanso ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD Cartera Internet Corner Bolígrafo CD Comunicaciones Bloc oficial del congreso Talleres Área Coffee Simposium Control de asistencia Gastos Ponentes Doc. en Carteras App de Congresos Lanyards Anuncios Publicitarios en los Programas del Congreso Aula Informática / Secretaría Audiovisuales Patrocinio Puntos de Recarga de Dispositivos Web del Congreso Wifi del Congreso CONDICIONES DE PAGO: Una vez confirmado por parte de la Secretaría la disponibilidad del espacio y patrocinio requerido, deberá remitir el justificante de pago del 50% del total del importe de la reserva, y el 50% restante antes del 12 de Mayo de Mediante TRANSFERENCIA BANCARIA a favor de: Viajes El Corte Inglés, S.A. Transferencia al Banco Santander Central Hispano. C/c IBAN ES Especificar nombre de la empresa y congreso. (Gastos bancarios a cargo del cliente) En caso de cancelación del stand/ patrocinio, sólo se aceptarán anulaciones por escrito. Recibidas hasta el 12 de Febrero de 2016: penalización del 50% del total de la reserva. Recibidas a partir del 13 de Febrero de 2016: penalización del 100% del total de la reserva. Firmado en , a.... de de 201_. Firma y sello de la persona autorizada por la empresa: Sello: Fdo.: La firma de este documento implica la aceptación por parte de la empresa de las Normas y Condiciones Generales de la Exposición Comercial y Patrocinio del congreso, así como aquellas suplementarias que sean de aplicación en el transcurso del mismo. Los datos personales incluidos en este documento son de carácter confidencial. De acuerdo con la ley orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, el titular de estos datos podrá ejercer su derecho de acceso, rectificación y cancelación solicitándolo por escrito a Viajes El Corte Inglés, S.S.; Servicio Centrales-Dpto. de Organización y Métodos; Avd. de Cantabria, Madrid

22 DOSSIER COMERCIAL Notas 22

23 29 Congreso Nacional de Ecografía Obstétrico Ginecológica SESEGO de mayo 2016 Palacio de Congresos de Valencia Notas 23

24 C/ Alberto Bosch 13,5ª Planta Madrid Tel: (34) Fax: (34)