Semana de las Enfermedades Digestivas SED 2018 Valencia, 21 al 23 de junio de 2018 NORMATIVA COLABORADORES

Transcripción

1 Semana de las Enfermedades Digestivas SED 2018 Valencia, 21 al 23 de junio de SEDE DEL CONGRESO NORMATIVA COLABORADORES M eliá Valencia Convention Center Avenida de las Cortes Valencianas, Valencia Metro: Beniferri Líneas 1 y 2 2. FECHAS DEL CONGRESO 21 al 23 de junio de FECHAS Y HORARIOS DE MONTAJE Y DESMONTAJE DE LA EXPOSICIÓN Entrada de material desde: 20 de junio 08:00 a 16:00 horas Montaje: 21 de junio 12:00 a 20:00 horas Desmontaje: 23 de junio 17:30 a 21:00 horas 4. HORARIOS Horas de la exposición para expositores y visitantes: Viernes 22 de junio 08:00-19:30 horas Sábado 23 de junio 08:00-17:30 horas 5. RELACIÓN DE EXPOSITORES Y COLABORADORES En el programa oficial del Congreso que se entregará a todos los congresistas aparecerá el plano de ubicación de cada uno de los stands y el nombre de los expositores y colaboradores que a fecha 1 de mayo de 2018 hayan formalizado su participación. Los expositores y/o colaboradores deberán facilitar el logotipo así como el nombre con el que deseen figurar en el programa oficial y en la documentación del Congreso. 6. DOCUMENTACIÓN DE EXPOSITORES Y COLABORADORES La SEPD otorga a todas aquellas compañías patrocinadoras de la Semana de Enfermedades Digestivas un número restringido de pases de expositor y/o colaborador, en función de sus distintas contribuciones. Esta medida se toma para una mejor plantificación de la SED, en materia de espacios disponibles, cafés y comidas puestos a disposición de los asistentes. 1

2 Por ello, se fija que a toda empresa que participe en la Semana de Enfermedades Digestivas, se les entregará dos pases durante los dos días del congreso a dos miembros del equipo de marketing. El resto de pases de exposición será variable en función de la contratación realizada: Patrocinio de Simposio Oficial o Mesa Redonda: 4 pases de patrocinador Simposio Satélite: 3 pases de patrocinador Actividad Hands-on: 4 pases de patrocinador Otra actividad científica: 3 pases de patrocinador Otro tipo de patrocinio: Stand (por módulo 3x2m): 3 pases de patrocinador por stand contratado Otros patrocinios: 2 pases de patrocinador Será obligatorio identificar a cualquier persona del equipo que acuda a la Semana de las Enfermedades Digestivas antes del 1 de mayo de Si no sucediera de este modo, la organización se reserva el derecho de admisión. Al recoger la acreditación en el mostrador deberá entregar una tarjeta de visita para identificarse. Aquellas personas del equipo que acudan a la SED 2018 y que estén fuera de cupo deberán tramitar un pase de patrocinador cuyo coste será de 242 para todo el congreso o 121 por cada día de asistencia. Esta medida no tiene otro objetivo que el de permitirnos tener previsiones más eficientes ante los distintos servicios a contratar para que todos los asistentes puedan disfrutarlas de igual modo. Los almuerzos/cafés serán de nuevo servidos en la zona de exposición comercial, siguiendo la pauta de años anteriores, para que el expositor pueda tener más oportunidades de contacto con sus clientes. Nota importante: Cualquier empresa que desee negociar un número de pases de expositor determinado, debe consultar previamente con la Dirección de la SEPD. 7. GENERAL, ACCESOS Y PARKING Para realizar el montaje en las mejores condiciones posibles: Los vehículos de transporte de las empresas de montaje estarán autorizados a acceder para efectuar la descarga del material. Una vez finalizada la descarga deberán de retirar el vehículo del mismo, o pagar por el tiempo de estacionamiento. El material se puede empezar a recibir desde el jueves 20 de junio, en horario de 10:00 a 18:00 h. Tiene que aparecer, tanto en los bultos, como en los albaranes de entrega que es para el CONGRESO DE LA SEPD + NOMBRE DE LA PERSONA ENCARGADA DE LA CASA COMERCIAL. Deben de tener bien visible el nombre del laboratorio / casa comercial al que pertenecen. La dirección del Meliá Valencia Convention Center es Avenida de las Cortes Valencianas, Valencia, donde les explicarán cómo acceder al almacén de mercancías, el cual se dejará abierto para dejar la mercancía. Del traslado de los materiales desde el almacén de mercancías hasta los espacios correspondientes, se hará cargo la propia casa comercial/ laboratorio. 2

3 8. NORMAS DE RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MERCANCÍAS Toda la mercancía deberá estar correctamente etiquetada con: nombre y fecha del congreso, nombre de la casa comercial, persona responsable encargada de permanecer en el STAND, teléfono de contacto y número del stand al que va destinada. La mercancía se recibirá dentro de un plazo máximo de 24 horas anteriores al comienzo del congreso, en función de la actividad del edificio. La altura máxima de los bultos no puede exceder de los 2 m. La organización no se responsabiliza de la recepción de mercancías, si no se ha recibido una semana antes del comienzo del congreso una relación detallada del nº de bultos, nº de ESPACIO y nombre de la persona responsable encargada de este, que se espera que lleguen al congreso. Una vez montados los stands, el material sobrante y de reposición deberá retirarse, dejando despejado el espacio del propio stand. Al finalizar el congreso y tras el desmontaje, toda la mercancía sobrante se depositará en el almacén perfectamente embalado e identificado (empresa, dirección, teléfono de contacto de la persona responsable, y nº de bultos que se dejan); todo el material dejado en el área de exposición se considerará que no se quiere y deberá ser depositado en los contenedores habilitados para tal efecto por el personal de las empresas montadoras de los mismos. El material depositado en el almacén se deberá recoger dentro de las siguientes 24 horas o 1 día hábil. Pasado este plazo entenderemos que el expositor no está interesado, por lo que dichos objetos serán retirados y el coste de su retirada será facturado a su propietario. 9. MONTAJE, INSTALACIÓN Y DESMONTAJE DE STANDS Todos los envíos de material para la exposición comercial, deberán ir perfectamente identificados indicando el nombre de la empresa, nº de stand, nº de bultos y nombre de la persona encargada de la casa comercial, para que puedan ser entregados directamente en el Meliá Valencia Convention Center es Avenida de las Cortes Valencianas, Valencia, según punto 11. En caso de utilizar los servicios de una empresa de montaje deberán comunicar a la organización antes del 20 de mayo del 2018 el nombre y persona de contacto de la misma. Se entiende que todo el mobiliario y material del stand (tales como papeleras, moquetas, alargaderas, cuadro eléctrico, etc.), deberá ser previsto por cada expositor (Empresa oficial Mobiliario y Suministro eléctrico: MDG Audiovisuales - Comercial@av-mdg.com; administracion@av-mdg.com - Tlf: Fax: ). Los stands no podrán tener actividad comercial alguna antes del comienzo del Congreso en el Meliá Valencia Convention Center. Etiqueta obligatoria a utilizar en envíos de paquetería: ACTIVIDAD: DESTINO: SEMANA DE LAS ENFERMEDADES DIGESTIVAS. Meliá Valencia Convention Center. Avenida de las Cortes Valencianas, Valencia, (ES)) REMITENTE: (nombre de la persona responsable de la casa comercial: delegado, product manager, gerente ) TELÉFONO PERSONA DE CONTACTO DE LA CASA COMERCIAL/LAB:. MATERIAL A ENVIAR: STAND Nº // TARJETONES// LANDYARD// ETC Nº DE BULTOS:.. PLAZO ENTREGA:.. HORARIOS ENTREGA: 3

4 10. NORMAS DE UTILIZACIÓN En los casos de stands de diseño libre, el expositor deberá presentar su proyecto antes del 14 de mayo de 2018 para someterlo a la aprobación de los responsables del centro, presentando planos del mismo tanto de planta como alzado, con sus cotas correspondientes y memoria de calidades. No está permitido tapar las BIEs (boca de incendio equipada), los extintores (en algunos caso el extintor se puede trasladar al stand si fuese necesario pero nunca ocultar), obstaculizar cuadros eléctricos, salidas de evacuación Queda prohibido fijar ningún tipo de adhesivo en las butacas de las salas No se podrán realizar trabajos de carpintería y aplicaciones de pintura en el interior del recinto No está permitido el uso o almacenaje de materias peligrosas o inflamables, que desprendan olores desagradables o puedan causar molestias a otros expositores o visitantes del congreso. No se permite tapar los registros eléctricos instalados en el suelo ya que pueden ser necesarios en algún momento. Los cables de acometidas eléctricas deben estar de forma que nadie pueda tropezar con ellos. En ningún caso se realizaran conexiones eléctricas que estén fuera de normativa, además se utilizará material homologado y secciones de cables conforme a cada consumo. Los stands situados en las esquinas deberán ser abiertos, no podrán tener pared en el lateral que linde con la zona de tránsito. El servicio de limpieza del congreso limpiará cada día las zonas generales del Área de Exposición (zonas de tránsito). No se hará limpieza individual dentro del stand. La empresa homologada para la instalación eléctrica (Empresa oficial - Mobiliario y Suministro eléctrico: MDG Audiovisuales - Comercial@avmdg.com; administracion@av-mdg.com - Tlf: deberá recibir con la suficiente antelación el consumo total de electricidad estimada. Queda prohibida la introducción en el congreso de cualquier alimento / bebida, que no sea suministrado por el servicio de catering del mismo. Cualquier servicio de restauración deberá ser contratado con el Meliá Valencia y con un mínimo de 48 horas de antelación. 4

5 11. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE EXPOSICIÓN La SEPD se reserva el derecho de modificar la numeración de stands una vez confirmadas las reservas. Queda terminantemente prohibido colgar, pegar o clavar nada en las paredes, techo o suelo del área de exposición y del resto de la sede. En caso de necesitar pintar escenarios, decorados o stands, se debe realizar en las zonas exteriores de la sede. Si por cualquier circunstancia esto no fuera posible, deberá ser aprobado por el Meliá Valencia. Cualquier alteración o daño causado a las salas o instalaciones será reparado y su coste asumido por el expositor responsable. Stands de diseño y de paraguas: o Se deben enviar los planos del stand de diseño para su aprobación por el departamento de formación y congresos de la SEPD. o Todos los stands deberán estar separados de las paredes al menos 50 cm. o Todos los stands, incluyendo los de paraguas, deben montarse sobre moqueta, no pueden hacerlo directamente sobre el suelo. Para la fijación de la moqueta ferial al suelo del recinto únicamente se podrá utilizar cinta 3M referencia Los stands que no sean de diseño, ni modulares, ni de paraguas, tienen que traer una trasera ya que no pueden pegarse carteles sobre la pared. 5

6 En caso de no incluir trasera, deberá contratarse obligatoriamente a través del proveedor homologado (Empresa oficial - Mobiliario y Suministro eléctrico: MDG Audiovisuales - Comercial@av-mdg.com; administracion@av-mdg.com - Tlf: ) Los expositores tienen libertad para decorar y equipar su stand, respetando siempre las normas descritas en los apartados anteriores y las que se describen a continuación: o o El equipamiento de los stands no debe superar ni el perímetro ni la altura del stand. No está permitida ninguna decoración o instalación que pueda ofender a otros expositores. Todo tipo de publicidad a través de altavoces quedan prohibida. La distribución de panfletos y muestras solo se permitirá dentro de los límites de su stand. 12. Limpieza de stands La limpieza de salas y accesos será realizada al finalizar el horario de montaje por gentileza de la organización. El espacio se entrega limpio y se limpia una vez finalizado el desmontaje, esto no incluye limpieza de stands, ni recogida de materiales y restos de montaje. Los contenedores necesarios para los restos del montaje y desmontaje, serán también a cargo del organizador. El expositor es el responsable de la limpieza de su propio stand el resto de los días. Si desea que dicho servicio sea realizado por personal especializado, puede solicitarlo directamente con el Meliá Valencia. La limpieza de los stands debe realizarse fuera de las horas de apertura de la exposición. 13. AL FINALIZAR EL CONGRESO Los expositores se comprometerán a dejar el espacio tal y como se les entregó, haciéndose responsables de los daños o desperfectos que pudieran haber ocasionado en la instalación. Todos los materiales deberán ser retirados de los espacios a la finalización del congreso, el día 23 de junio de 2018 a partir de las y hasta las 21:00 horas. Esta retirada incluirá moquetas y cintas adhesivas, siendo depositado todo ello en los contenedores. De no ser así, los gastos producidos por la retirada serán facturados al expositor. 14. CAMBIO DE UBICACIÓN Las medidas y ubicación de los espacios podrán ser modificadas o alteradas por razones de seguridad u organizativas. Por tanto la organización se reserva este derecho, previa información a los afectados. 15. SEGURIDAD El expositor es el único responsable de la seguridad de sus productos, debiendo asumir las medidas apropiadas para proteger y asegurar sus bienes, aunque la Organización pondrá a disposición de los expositores un almacén general, sin ser responsable del mismo. Para solicitar seguridad adicional consulte con la secretaría /secretaritecnica@sepd.es). 6