MANUAL BÁSICO DE ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS

Transcripción

1 MANUAL BÁSICO DE ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Hay tres tipos de presupuestos. Los tres nos dan información relevante para la gestión de la Asociación. Nunca debe hacerse un presupuesto para guardarlo sin más: habríamos perdido el tiempo al realizarlo, y no le sacaríamos resultado alguno. Es necesario revisar todos los presupuestos con la misma frecuencia (mensual o trimestralmente) en función de la actividad y de los imprevistos que se presenten. 1.- Presupuesto de Inversiones y Financiación de éstas Sirve para prever las inversiones que vamos a realizar en un periodo de tiempo, y la financiación que hemos previsto para ellas. Nos permite su repercusión en los gastos e ingresos de ese periodo: calcular la amortización que luego tendremos que usar en el presupuesto de Ingresos y Gastos. Además, nos da información relevante para el presupuesto de Tesorería, al señalarnos los ingresos y las compras que tenemos que distribuir entre varios periodos. En su elaboración consideraremos las compras amortizables: aquellas cuyo consumo abarque más de un ejercicio (como un equipo informático). De estas compras tenemos que analizar lo siguiente: descripción de la compra, a qué actividad o actividades se va a destinar, su precio, la vida útil de lo adquirido, el valor residual. Además, si vamos a tener una financiación específica para su adquisición (subvenciones, donaciones, etc.) tenemos que considerar el importe de esta financiación y a qué adquisiciones van ligadas. Es necesario hacer este proceso, para que la contabilidad refleje la pérdida de valor de un bien a lo largo de su vida útil. Puesto que nuestras entidades no realizan grandes inversiones, y ésta es una guía básica, vamos a explicar únicamente el modelo de amortización lineal, que es el más sencillo de todos los existentes. Según este modelo, cada periodo de vida útil se realiza la misma dotación de amortización. Consiste en restar al precio de compra el valor residual, dividir el resultado entre los días totales de vida útil, y aplicar a cada ejercicio el valor referido a los días de ese año en los que se utiliza el bien. De esta manera, obtendremos 1

2 un porcentaje de amortización anual para cada bien, de forma que aplicaremos este mismo porcentaje anual para periodificar el ingreso de capital específico de esa inversión. Para el cálculo de la vida útil de un bien, hay una clasificación oficial que puede ser útil: Ejemplo Para la actividad de Asesoramiento, compramos a principio de abril un ordenador por 500 euros. Según las tablas de amortización, la cuota máxima que podemos aplicar es del 26% anual, y la vida útil máxima es de 10 años. Puesto que la informática avanza a gran velocidad, estimamos que dentro de 5 años tendremos que cambiar de ordenador (vida útil), y el viejo no valdrá nada (valor residual). Para hacer frente a esta compra, nos han concedido una subvención de 300. Con estos datos podremos hallar la amortización, que será: ( (500-0 ) / 5 ) = Amortización anual (para años completos) = 100. (100 / 12 ) x 9 = Amortización del 1º año (sólo 9 meses) = 75. ( 100 / 12 ) x 3 = Amortización del último año (3 meses) = 25. Estas cantidades las llevaremos al Presupuesto de Gastos e Ingresos, en la actividad de Asesoramiento, para los sucesivos ejercicios, de manera que el gasto en ordenador para el primer año, en la actividad de Asesoramiento será de 75. Del mismo modo, como hemos percibido una subvención específica para esa compra la periodificaremos al mismo ritmo que amortizamos la compra, es decir: 300 / 5 = Periodificación anual (para años completos) = 60. ( 60 / 12 ) x 9 = Ingreso achacable al 1º año (sólo 9 meses) = 45. ( 60 / 12 ) x 3 = Ingreso achacable al último año (sólo 3 meses) = 15. 2

3 De esta manera, el ingreso que preveremos en el Presupuesto de Gastos e Ingresos en Asesoramiento para el primer año, relativo a la subvención será de Presupuesto de Gastos e Ingresos Es la imagen económica de la asociación, y para ello nos permite prever los ingresos y gastos de un periodo concreto; calcular para cada una de las actividades y para el conjunto de todas ellas si generarán déficit o superávit; saber qué ingresos o gastos tendrán repercusión en el presupuesto de tesorería. Para elaborar este presupuesto necesitamos los siguientes datos: el Proyecto de la Asociación (el plan de trabajo del año), los presupuestos, la contabilidad y los balances de los años anteriores, presupuestos o facturas proforma de los proveedores, los costes salariales, las amortizaciones. En la medida de lo posible hay que evitar las estimaciones sin base documental, y usar sólo datos objetivos y verificables. Para elaborar este presupuesto, en primer lugar tenemos que definir las actividades que vamos a realizar a lo largo del año, e identificar los gastos e ingresos por naturaleza de cada una de esas actividades. Después, consideraremos las variables de que dependen las cantidades totales de cada gasto o ingreso, como el gasto del año pasado, o el IPC interanual. Finalmente, calcularemos las cantidades a presupuestar para cada gasto o ingreso por naturaleza de cada actividad. Tendremos así un Presupuesto de Gastos e Ingresos para cada actividad. Si los sumamos todos, obtendremos un resumen por conceptos del Presupuesto de Gastos e Ingresos. Ejemplo Primero determinamos las Actividades: Información y Asesoramiento Búsqueda de ventajas Banco de Alimentos Siempre habrá una actividad llamada General, Mantenimiento o similar que agrupe los gastos e ingresos inespecíficos del resto de las Actividades. 3

4 En segundo lugar determinamos los epígrafes por naturaleza de cada actividad, que en el caso de Información y Asesoramiento serán los siguientes: Gastos: - Materiales - Personal - Publicidad - Amortizaciones Ingresos: - Cuotas - Ventas - Periodificación Subvenciones de Capital En tercer lugar, establecemos las variables las que dependerá cada epígrafe que, en el caso de Apoyo Escolar, serán las siguientes: Gastos: - Materiales - Gasto del Año pasado = 58,20. - % IPC interanual = 2,5 % - Gasto previsto para este año = Personal - Gasto del año pasado: % IPC interanual: 2,5% - Subidas trienios: 4% - Gasto previsto para este año: euros 4

5 - Publicidad - Nº de trípticos = uds. - Precio unitario = 0,01. - Gasto previsto para este año = Amortizaciones Financiación - Se calcula según se explica en el Presupuesto de Inversiones y Ingresos: - Cuotas - Nº de socios = 50 - Cuota anual = 30,00. - Ingreso previsto para este año = Empresa donante - Donación año pasado = euros. - % de incremento previsto = 0 % - Ingreso previsto para este año = Periodificación Subvenciones de Capital - Se calcula según se explica en el Presupuesto de Inversiones y Financiación Igual que hemos hecho para Información y Asesoramiento, lo haríamos para el resto de las Actividades, teniendo en cuenta que para facilitar la labor lo mejor es diseñarnos una hoja de cálculo específica. 5

6 PRESUPUESTO GASTOS INGRESOS Información y Asesoramiento Información Asesoramiento y Materiales 60 Cuotas Personal Periodificación Sub. Capital 45 Publicidad 90 Amortizaciones 75 Donación Búsqueda de ventajas 300 Búsqueda de ventajas Materiales 50 Ventas Transporte 240 Patrocinios 360 Publicidad 10 Banco de Alimentos Banco de Alimentos Alquiler Donaciones Transporte Subvenciones General 500 General Suministros 500 Subvenciones Total gastos Total ingresos Resultado previsto 695 6

7 3.- Presupuesto de Pagos y Cobros o Tesorería Nos permite prever los pagos y cobros en un periodo, saber si vamos a sufrir déficits, y prever soluciones, saber si vamos a tener superávit, y decidir si vamos a realizar inversiones financieras. Para elaborar este presupuesto, partiremos del Proyecto o plan anual de la asociación, los datos económicos de años anteriores (presupuestos, contabilidad y balances), el Presupuesto de Inversiones y el Presupuesto de Gastos e Ingresos. Para su elaboración haremos una tabla en la que las columnas serán los distintos meses o períodos de tiempo considerados, y las filas serán los distintos conceptos de pagos y cobros previstos. En las casillas de intersección de los conceptos con los meses introduciremos la cantidad que prevemos pagar o cobrar, empezando por aquellos sobre los que tengamos menor capacidad de maniobra, de manera que, si al introducir éstos, el saldo de tesorería nos saliera negativo, adelantaremos cobros o atrasaremos pagos sobre los que tengamos una mayor capacidad de decisión hasta conseguir un saldo positivo al final de cada mes considerado. Si pese a todo no consiguiéramos equilibrar el Presupuesto de Tesorería, tendríamos que recurrir a otras soluciones como por ejemplo solicitar un préstamo. Dado que este tipo de soluciones requieren entre uno y cuatro meses es conveniente conocer con suficiente antelación los posibles problemas de tesorería para empezar cuanto antes a buscar soluciones. Ejemplo Hemos considerado una previsión a cuatro meses: intentar hacerlo a más tiempo sería poco fiable y a un período más corto no nos daría margen para reaccionar en caso de detectar problemas de tesorería. 7

8 Saldo inicial de tesorería 500,00 Enero Febrero Marzo Abril Saldo inicial del mes 500,00-379, , ,00 Pagos Pagos pendientes año anterior 100,00 100,00 Materiales 55,00 Transporte 42,00 42,00 42,00 42,00 Alquileres 300,00 300,00 300,00 300,00 Publicidad 50,00 50,00 Personal 1.062, , , ,50 Suministros 84,00 84,00 Suma Pagos (SP) 1.504, , , ,50 Cobros Cobros pendientes año anterior 250,00 Subvenciones 4.047, ,00 Cuotas 125,00 125,00 125,00 125,00 Donaciones 1.000,00 Ventas 250,00 250,00 250,00 250,00 Suma Cobros (SC) 625, , ,00 375,00 Saldo final -379, , , ,50 8

9 Como se puede apreciar en la tabla, al final del mes de enero el saldo previsto es un déficit de 379,50, por lo que deberemos buscar una solución atrasando un pago, adelantando un cobro o pidiendo un préstamo. 9