MANUAL DEL APLICATIVO WEB GESTIÓN DE STOCK DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS PARA LAS IPRESS PNP

Transcripción

1 PERÚ Ministerio del Interior Fondo de Aseguramiento en Salud de la Policía Nacional del Perú - SALUDPOL Equipo Funcional de Tecnologías de la Información MANUAL DEL APLICATIVO WEB GESTIÓN DE STOCK DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS PARA LAS IPRESS PNP Código: EFTI Versión: 1.0 Fecha de la versión: 04/11/2016 Creado por: Aprobado por: Nombre del archivo: Nivel de confidencialidad: Ing. Olivera Ruiz, Gardyn Ing. Juan Carlos Cuzquen Quevedo EFTI Manual-de-Usuario-para-el-Aplicativo- Gestion-de-Stock-de-Productos-Farmacéuticos-y- Dispositivos-Médicos-para-la-IPRESS-PNP.docx Baja

2 Historial de Revisiones Fecha Versión Modificado/Creado por Descripción de la modificación 26/10/ Ing. Olivera Ruiz, Gardyn Creación de la versión 1.0 del manual de usuario 04/11/ Ing. Juan Carlos Cuzquen Quevedo Revisión de la versión 1.0 del manual de usuario Aprobación Fecha Nombre Cargo Sello y Firma 04/11/2016 Ing. Juan Carlos Cuzquen Quevedo Equipo Funcional de Tecnologías de la Información Mejora Continua Fecha Revisor/Auditor Resumen de Observaciones

3 PRESENTACION La Gestión de la Información es un proceso transversal dentro del Suministro de Productos Farmacéuticos (PF), Dispositivos Médicos (DM) y Productos Sanitarios (PS) en las IPRESS de la Sanidad de la Policía Nacional del Perú y juega un rol importante en la disponibilidad, por ello se requiere contar con información completa, oportuna, consistente y de calidad. En este contexto, SALUDPOL y la Dirección Ejecutiva de la Sanidad de la Policía Nacional (DIREJSAN) específicamente con la Dirección Ejecutiva de Operaciones de Servicios de Salud (DIROSS) como IAFAS y como instancia técnica de la Sanidad respectivamente, vienen desarrollando esfuerzos para la implementación de mejoras de la información con características de calidad, consistente y oportuna que permita realizar análisis de la situación de productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios principalmente de la disponibilidad a nivel de las IPRESS PNP. Por lo expuesto, el presente manual de uso permitirá que las IPRESS PNP utilicen el aplicativo web de gestión de stock de productos farmacéuticos y dispositivos médicos que les permitirá contar con información de consumo y stock diaria, quincenal, mensual, la misma que será visualizada en el portal web de SALUDOL y de DIREJSAN, en forma de reportes. Finalmente, la responsabilidad de la calidad y oportunidad de la información es de las IPRESS PNP para lo cual contarán con la Asistencia técnica de la DIREJSAN y de SALUDPOL.

4 Índice 1. Objetivo del Sistema Funciones del Sistema Presentación Iniciar Sesión Cambiar Contraseña y Cerrar Sesión Tipos de usuarios Usuario con Rol de Dispensador Opción Stock Actual Recetas Nueva Receta Buscar Receta Recetas Atendidas Buscar Receta Reporte ICI (kardexs) Usuario con Rol Jefe de Farmacia Stock Actual Recetas Reporte ICI (Kardexs) Usuario con Rol SaludPol y DIROSS... 21

5 MANUAL DE USUARIO 1. Objetivo del Sistema Contar con información ordenada, automatizada, integrada, de calidad y oportuna que permita monitorear oportunamente la gestión de stock de los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios en las IPRESS de la Sanidad de la Policía Nacional del Perú. 2. Funciones del Sistema 2.1. Presentación El ingreso al aplicativo web Gestión de Stock de Productos Farmacéuticos y Dispositivos Médicos es a través del sitio Web cuya dirección es: Iniciar Sesión Para ingresar al sistema hacer clic en la opción Iniciar sesión y digitar la cuenta de usuario y la contraseña del usuario. Es importante señalar que la relación de los usuarios es manejado por la DIREJSAN-DIROSS, para lo cual el jefe de la IPRESS deberá solicitar a dicha instancia la creación de un nuevo usuario, si el caso amerita

6 2.3. Cambiar Contraseña y Cerrar Sesión Una vez que el usuario inicie sesión en el aplicativo tiene la opción de cambiar su contraseña y cerrar sesión del aplicativo. Las opciones mencionadas se encuentran en el menú que figura el nombre del usuario desplegándose las opciones.

7 3. Tipos de usuarios El sistema tiene usuarios con roles específicos que se menciona a continuación: N Roles 1 Administrador (EFTI) 2 Dispensador 3 Jefe de Farmacia 4 SaludPol 5 Diross Cada usuario con un rol específico tendrá funciones propias en el uso del aplicativo, a continuación el manual de usuario mostrara la funcionalidad específica por cada usuario con un determinado rol. 4. Usuario con Rol de Dispensador El usuario con rol Dispensador, es personal suboficial u oficial con el cargo de auxiliar de farmacia y/o químico farmacéutico que se encarga de la dispensación de productos farmacéuticos y dispositivos médicos de las recetas vales presentadas por el beneficiario. Una vez realizado el inicio de sesión por el usuario con Rol Dispensador se podrá visualizar las siguientes opciones en el menú superior. N Menú Superior Opciones Sub opciones 1 Stock Actual 2 Recetas 3 Gestión de Stock Reporte ICI (Informe Consumo Integrado)

8 4.1. Opción Stock Actual Esta opción permite al usuario visualizar el Stock Actual de la Farmacia de una IPRESS. Cabe señalar que tiene como base el listado de productos farmacéuticos y dispositivos médicos que maneja la IPRESS es decir se visualiza la relación total señalando las cantidades correspondientes al stock físico y/o existente al momento de la consulta, este reporte es exportable a formatos.xlsx(excel). Para facilitar, esta opción representa 3 situaciones: productos con stock, productos sin stock y productos en riesgo de desabastecimiento, debiendo precisar que conforme la IPRESS cuente con la información de consumo de mínimo 06 meses se irá ajustando y personalizando la variable de riesgo de desabastecimiento, toda vez que ello depende del perfil epidemiológico, morbilidad, consumo histórico, capacidad resolutiva, demanda, entre otros y puede variar entre las IPRESS. Productos Farmacéuticos y Dispositivos Médicos con Stock

9 Productos Farmacéuticos y Dispositivos Médicos sin Stock Productos Farmacéuticos y Dispositivos Médicos con Stock en riesgo de desabastecimiento.

10 Cada reporte se puede exportar a formato Excel dando clic en el botón Imprimir stock ubicado en la parte superior derecha Recetas Esta opción permite al usuario realizar todas las operaciones relacionadas con la receta, y que a continuación se describen: Opciones Nueva Receta Buscar Receta Recetas Atendidas Resumen Diario Descripción de la función Atender la dispensación de Productos Farmacéuticos y Dispositivos Médicos de una receta Buscar recetas atenidas por DNI o Nro. de Receta Historial de recetas atendidas por usuario Dispensador Resumen diaria de recetas atendidas por Beneficiarios Nueva Receta La dispensación de recetas se puede realizar a través de 02 formas por DNI o Nro. RUA (Registro Único de Atención). Atención con DNI

11 En este caso se atenderá con DNI cuando la IPRESS PNP no cuente con el Sistema Gestión de Registros Únicos de atención - RUA, digitando el DNI del beneficiario se obtendrá los datos básicos del Beneficiario (Titular y/o Derechohabiente), y los demás campos de la receta se tendrán que digitar. Vamos a probar un derechohabiente Conyugue identificado con DNI y nombre NACIMENTO DE VELA, JULIA ROSARIO. Podemos visualizar el DNI, Apellidos y Nombres del TITULAR y DERECHOHABIENTE, y los demás campos se deben digitar según la receta vale física que trae el beneficiario, tales como: Nro. Receta, consultorio, turno, grado del titular, fecha de expedición de la receta, diagnostico (cie10), Medico Prescriptor, Historia Clínica. Los Productos Farmacéuticos y Dispositivos Médicos se deben agregar uno por uno según la receta vale a través del botón + Agregar producto, seleccionando el producto, digitando la cantidad prescrita, y dando clic en el botón Add para abrir una ventana flotante y escoger el producto según su lote y fecha de vencimiento para digitar la cantidad a entregar. Si no seleccionaste el ítem correcto puedes eliminar dando clic en el botón Eliminar.

12 El usuario Dispensador debe colocar la cantidad a descontar según el criterio técnico establecido como por ejemplo Primero que vence, es primero que sale, entonces seleccionará el producto cuya fecha de vencimiento es la más próxima, luego dar clic en el botón Agregar. Y por último una vez agregado los productos a dispensar con las respectivas cantidades prescritas y a entregar se da clic en el botón Registrar Receta y Continuar

13 A continuación se mostrará una ventana confirmado la dispensación de los productos de la receta atendida. Atención del Nro. RUA En este caso la atención de la receta se realiza cuando la IPRESS PNP cuenta con el Sistema Gestión Registros Únicos de Atención - RUA por el cual el beneficiario obtiene un ticket de atención emitido en Admisión para luego pasar por triaje, el consultorio donde será atendido por el profesional de la salud (médico, odontólogo) y por último recoger sus productos farmacéuticos y dispositivos médicos en Farmacia. El dispensador solicitará el ticket de atención para digitar el Nro. RUA y realizar la atención de la receta. En este ejemplo utilizaremos la atención con Nro. RUA

14 Podemos ver que a través del RUA ya obtenemos los datos del consultorio, DNI, Nombre y apellidos del Titular y Derechohabiente, productos farmacéuticos y dispositivos médicos prescritos, fecha de expedición, diagnóstico y médico que brinda la atención; entonces solo faltaría digitar el Nro. Receta e Historia Clínica. Para este caso solo falta ingresar las cantidades prescitas de cada producto farmacéutico y dispositivo médico recetado y dando clic en el botón Add para abrir una ventana flotante y escoger el producto según su lote y fecha de vencimiento para digitar la cantidad a entregar.

15 El usuario Dispensador debe colocar la cantidad a descontar según su criterio como por ejemplo el medicamento más próximo a vencer, luego dar clic en el botón Agregar. Y por último una vez agregado los medicamentos a dispensar con las respectivas cantidades prescritas y a entregar se da clic en el botón Registrar Receta y Continuar A continuación se mostrara una ventana confirmado la dispensación de los productos de la receta atendida.

16 Buscar Receta En esta opción se puede buscar recetas atendidas de 02 formas: Por DNI: Se digita el DNI del beneficiario y clic en el botón celeste Buscar se mostrara el historial de recetas atendidas del beneficiario. Luego para ver una atención y que productos se dispensó en la receta dar clic en el botón verde con icono de lupa.

17 Por Nro. Receta: Se digita el Nro. Receta y clic en el botón amarillo Buscar se mostrara la atención y que medicamentos se entregó en la receta Recetas Atendidas En esta opción se puede visualizar las recetas atendidas por determinada fecha, se selecciona la fecha y dar clic en el botón Buscar. Además se cuenta con la opción de exportar las atenciones en lista en formato.xlsx (Excel) dando clic en el botón Exportar Reporte de Recetas Atendidas.

18 Buscar Receta En esta opción se puede visualizar las recetas atendidas por determinada fecha, se selecciona la fecha y dar clic en el botón Ver y mostrara un resumen de atenciones realizadas esa fecha segmentado por Titulares y Familiares PNP (derechohabientes), Total de recetas atendidas y atenciones por consultorios Reporte ICI (kardexs) Esta opción muestra el reporte denominado REPORTE ICI que consiste en mostrar un kardexs de todos los movimientos de entrada y salida de los medicamentos de la farmacia del Establecimiento. Este reporte se genera seleccionando una fecha de inicio y de fin para analizar los movimientos en las fechas seleccionadas y luego dar clic en el botón Buscar.

19 Además se puede buscar un determinado producto y analizar sus movimientos para hacer la búsqueda dar clic en el botón Buscar y se habilitara una caja de texto donde se debe digitar el producto a buscar. Las variable de Consumo promedio mensual, consumo promedio mensual ajustado y meses de provisión, se irá construyendo y ajustando con mayor información de consumo (mínimo 6 meses) 5. Usuario con Rol Jefe de Farmacia El usuario con rol Jefe de Farmacia, es personal oficial u suboficial Jefe de Farmacia de una IPRESS PNP, que se encarga de Administración de la Farmacia.

20 Una vez realizado el inicio de sesión por el usuario con rol Jefe de Farmacia se podrá visualizar las siguientes opciones en el menú superior. N Menú Superior Opciones Sub opciones 1 Stock Actual 2 Ingreso Productos 3 Recetas 4 Gestión de Stock Reporte ICI Requerimientos Transferencias 5.1. Stock Actual Esta opción permite al usuario visualizar el Stock Actual de la Farmacia de una IPRESS. Incluye los reportes de productos farmacéuticos y dispositivos médicos con Stock, con Stock mínimo y Stock agotado que son exportables a formatos.xlsx (Excel). La funcionalidad es la misma que se muestra en el ítem Recetas En esta opción se puede buscar recetas atendidas de 02 formas: La primera forma es buscar recetas atendidas en una determinada fecha y cuantas fueron, se selecciona la fecha y dar clic el botón celeste lupa.

21 La segunda forma es buscar una determinada receta de mucha formas como por ejemplo: - Por el DNI del Beneficiario - Por Apellidos y Nombre del Beneficiario - Por el Nro. Receta - Por Tipo de Beneficiario - Por Dispensador - Por Fecha La búsqueda se realiza digitando alguna de la formas ya mencionada en párrafo anterior en la caja de texto como se muestra en la siguiente imagen Reporte ICI (Kardexs) Esta opción muestra el reporte denominado REPORTE ICI que consiste en mostrar un kardexs de todos los movimientos de entrada y salida de los medicamentos de la farmacia del Establecimiento. La funcionalidad es la misma que se muestra en el ítem Usuario con Rol SaludPol y DIROSS El usuario con rol SaludPol o rol DIROSS pueden visualizar las siguientes opciones en el menú superior.

22 N Menú Superior Opciones 1 Stocks de Farmacias La opción Stocks de Farmacias del menú para estos usuarios les permite observar el Stock Actual, Reporte ICI (Kardexs - movimientos de entrada y salida) y Reportes en General de todas las farmacias de las IPRESS PNP. Stock: Esta opción permite al usuario visualizar el Stock Actual de la Farmacia de una IPRESS. Incluye los reportes de Medicamentos con Stock, con Stock mínimo y Stock agotado que son exportables a formatos.xlsx (Excel).

23 Reporte ICI (Kardexs): Esta opción muestra el reporte denominado REPORTE ICI que consiste en mostrar un kardexs de todos los movimientos de entrada y salida de los medicamentos de la farmacia seleccionado. La funcionalidad es la misma que se muestra en el ítem 4.3. Reporte en General: Esta función te permite ver reportes en particular, los tipos de reportes que se puede ver son: - Por Demanda no satisfecha - Por Diagnósticos - Por Medico Prescriptor - Por Consultorios - Por Tipos de Beneficiarios Para ver un reporte en particular se debe seleccionar una fecha inicial, fecha final y el tipo de reporte y luego dar clic en el botón Buscar. Todo reporte se puede exportar a un documento formato.xlsx (Excel).