Alta o Reactivación de Cliente

Transcripción

1 Alta o Reactivación de Cliente Para dar de Alta un Cliente del Tipo que fuera (Crédito, Debito, Contado) se requiere accesar en el sistema al Menú Ver, Catálogos, Clientes como se muestra a continuación La operación anterior les mostrara una venta con las propiedades del cliente, en la cual se definirán cada una de estas, de esta manera se mantendrá el control del cliente en cuanto a su administración. Esta ventana esta dividida en varias pestañas que se muestran a continuación y cada una de ellas se llena con propiedades distintas para el cliente Una vez en esta ventana procedemos a agregar el registro nuevo, para ello oprimimos el botón el cual nos habilita todos los campos dejándolos limpios para escribir en ellos, procedemos a llenar el apartado de identificación de la pestaña Datos Generales con el nombre del cliente (estambre espacio Nombre para Debito Carga directa, punto espacio Nombre para Crédito, Nombre para Debito Vales), su RFC sin espacios ni Manejo Clientes en Sistema 1

2 guiones, el campo Cod. Externo se deja con el sugerido por el sistema, y se llena también los datos de localización con los datos acostumbrados, Domicio, Colonia, Ciudad, Estado, C.P. etc; el apartado Comunicaciones ubicado al final de la pestaña se llena con teléfonos de contacto y el correo este correo se usara para enviar las facturas hechas a este cliente, el campo Correo ( ) puede contener uno o mas correo electrónicos los cuales deben ser separado por un punto y coma ( ; ) sin espacios como se muestra a continuación : Ejemplo del campo Correo ( ) [email protected];[email protected] Hasta aquí tenemos todos los Datos Generales de nuestro cliente, ahora procedemos a llenar los datos para administrarlo en el sistema, nos cambiamos a la pestaña Vales/Tarjetas la cual se muestra a continuación. Esta pestaña se utiliza para dar de alta el comportamiento que tendrá el cliente dentro del sistema las opciones de este comportamiento son Crédito, Debito, Contado. Solo se puede seleccionar uno tipo y en esta sección también podemos suspender el cliente palomeando la opción Suspendido, debido a esto si un Cliente maneja Vales o depósitos anticipados seleccionaremos Debito y si este mismo cliente también tiene un crédito con nosotros debemos crear otro cliente con el tipo Crédito al seleccionar cualquiera de estos tipos la ventana debajo de ellos nos mostrara los Valores que se pueden utilizar para cada tipo, en ella se listan los valores dados de alta previamente en el Catalago de Valores aquí una muestra de esta ventana de selección. Manejo Clientes en Sistema 2

3 En ella Seleccionamos si es cliente de Vales los vales que se le recibirán en las estaciones, si además este cliente hace depósitos anticipados se seleccionara el valor CLIENTES DEBITO también, el cliente puede tener vales y Clientes debito según el caso de cada cliente si solo es de depósitos anticipados bastara con seleccionar CLIENTES DEBITO. Si el cliente fuera de Crédito Seleccionaremos el Valor para crédito generalmente es solo uno denominado Notas de Crédito En esta pestaña también habilitamos el limite de consumo del cliente el cual es usado generalmente para los clientes de Crédito, para esto utilizamos la sección Limites colocando el limite de consumo como se muestra a continuación Ahora vamos a la pestaña Estaciones en ella seleccionaremos TODAS o solo las estaciones para las cuales estará habilitado en el sistema el cliente que estamos manipulando, a continuación se muestra la pestaña en cuestión Manejo Clientes en Sistema 3

4 Continuamos con la pestaña Administración en la cual los datos son muy básicos en ella definimos el plazo de pago para una factura, así como cuenta y forma de pago para que al facturar estos datos se llene de manera automática en el registro de facturas, la ventana se muestra a continuación Ahora solo lo que nos falta para guardar los datos en el sistema es llenar la pestaña Consumos la cual se muestra continuación En ella colocaremos los datos que deseamos que aparezcan en los tickets y en los reportes de sistema así como si se genera factura automática esto en los recuadros de Facturación automática, Datos para Reportes y Datos para Tickets. Después de llenar todas las pestañas mencionadas damos clic al botón y guardar los datos. para aceptar Manejo Clientes en Sistema 4

5 Iconos en el sistema Todas las ventanas de Controlgas cuentan con un menú de botones en la parte superior el cual su significado es el siguiente: Agregar registro Nuevo Agregar registro copiando datos del registro que se muestra actualmente en la ventana Borrar el registro que se muestra actualmente en la ventana Aceptar los Cambio realizados al registro actual o del nuevo guardándolos en el sistema Cancelar los cambios realizados al registro actual o del nuevo evitando guardarlos en el sistema Anula el registro que se muestra actualmente en la ventana, cambia los datos por la leyenda anulado dejando el folio del registro sin opción a volverlo a usar, se utiliza de manera mas frecuente en la ventana de facturación. Manejo Clientes en Sistema 5

6 Alta de Vehículos a un Cliente Para dar de alta vehículos a un cliente es necesario que el cliente exista debido a esto si es un cliente nuevo primero debemos darlo de alta en el sistema, los vehículos solo se podrán dar de alta a clientes del tipo Crédito o Debito. Una vez localizado el cliente en el Catalogo de Clientes procederemos a dar de alta los vehiculo para esto vamos a la pestaña Vehículos Para dar de alta un vehiculo hace lo siguiente oprimimos el botón derecho del Mouse en el área de color blanco que asemeja una hoja de cálculo, al hacerlo nos mostrara un menú como el siguiente: Este menú presenta varias opciones las cuales significan lo siguiente -Ver: Se utiliza para ver los parámetros de un vehiculo esta opción se utiliza seleccionando un vehiculo existente y oprimiendo el botón derecho de Mouse y seleccionando esta opción. - uevo: Esta opción sirve para dar de alta un nuevo vehiculo. Manejo Clientes en Sistema 6

7 -Borrar: Borra el vehiculo seleccionado -Modificar: Muestra el vehiculo seleccionado permitiendo modificar sus atributos -Asignación de IP: esta opción es útil pues con ella el sistema agrega un NIP (numero de identificación personal) el cual será solicitado al momento de cargar el vehiculo en cuestión (Seleccionado) -Restaurar Estado: Se utiliza para restaurar el estado del vehiculo a su esta inicial util cuando algún vehiculo se cambia su estado a CARGANDO quedando este bloqueado evitando agregarle cargas desde la VERIFONE Para dar de alta un nuevo vehiculo seleccionamos la opción NUEVO la cual nos mostrara la ventana siguiente: Esta ventana esta compuesta de cuatro pestañas Datos Generales la cual consta de las siguientes propiedades. Numero: Se utiliza para etiquetar un vehiculo enumerando los vehículos de la flotilla de nuestro cliente. Tarjeta: Es la parte mas importante en esta pestaña es el encargado de identificar el vehiculo a la hora de cargar el sistema sugiere siempre un numero para evitar la duplicidad en información pero si utilizamos un estándar este nos puede ayudar de mejor manera para identificar el cliente, en nuestro caso usamos los números del código de cliente y dos dígitos mas para asignar vehículos logrando tener un máximo de 99 vehículos con este estándar por cliente. Manejo Clientes en Sistema 7

8 Ejemplo: CFE tiene el código de cliente 30 para agregar el vehiculo 1 a CFE usaríamos el siguiente numero de tarjeta 3001 donde 30 es el Numero de Cliente y 01 el numero de vehiculo. N. Económico: Colocamos en el, el número que nuestro cliente utiliza para identificarlo generalmente las flotillas lo trae escrito como numero económico. Placas: Se escriben las placas del Vehiculo las cuales mostrara en la verifone al identificar el vehiculo con el fin de que el despachador las coteje con el vehiculo físicamente, Descripción: como lo dice es una descripción del vehiculo Estado: seleccionamos el tipo de estado para manejar el vehiculo normalmente se utiliza Habilitado en nuestro caso como solo damos un vehiculo por cliente utilizamos el estado Uso Interno para que se pueda cargar en varios sitio o islas al mismo tiempo Existen algunos campos más en esta pestaña los cuales no utilizaremos por el momento Una vez llenado esto cambiamos de pestaña a la siguiente Controles Manejo Clientes en Sistema 8

9 La pestaña en cuestión tiene cuatro apartados el primero Días de Carga usuario Página 9 29/05/2013En el seleccionaremos los días de autorizados para carga del vehiculo palomeado de uno por uno o todos cuando el vehiculo pueda cargar todos los días naturales. Limite de Cargas por turno, si el vehiculo solo puede cargar una ves por turno de la estación colocamos el numero uno, si el vehiculo puede cargar cuantas veces lo desee se deja en Cero que es lo usual. En nuestro caso lo dejaremos en Cero Horarios colocamos en el, los horarios en que es permitido la carga para este vehiculo nótese que se tienen tres pares de horarios posibles esto porque son tres cortes diarios en la estación si el carro puede cargar en cualquier momento colocaremos en el primer recuadro 00:00 y en el segundo 23:59 con esto cubrimos el día completo los demás recuadros podemos dejarlos vacíos. El apartado opciones solo tiene la opción NO Exigir Chofer la cual palomeamos para que la verifone no pida el dato al momento de la carga El apartado limites se utiliza para indicar si carga en todas u solo en una estación, indicar que combustible, el limite de pesos o litros por carga según el caso, y limite de carga por día, semana y mes Una vez llenado los datos anteriores oprimimos el botón vehiculos quedan habilitados y el cliente y sus Manejo Clientes en Sistema 9