ACCESS XP básico ACCESS XP básico

Transcripción

1 Introducción...5 Concepto de Base de Datos...5 Gestor de Base de Datos...5 Qué es Access...5 Requisitos de Microsoft Access...5 Tema 1: Empezar con Access...7 Objetivos...7 Iniciar Access...7 El panel de tareas Nuevo Archivo...8 La ventana principal...10 Abrir una Base de Datos...11 Salir de Access...11 Tema 2: Los objetos de Access...12 Objetivos...12 Objeto: Tabla...12 Objeto: Consulta...12 Objeto: Formulario...13 Objeto: Informe...13 Objeto: Macro...13 Objeto: Módulo...13 Características de los Objetos Access...13 Bases de Datos...14 Tablas...14 Consultas...14 Formularios e Informes...15 Macros...15 Tema 3: Diseño de una base de datos...16 Objetivos...16 Introducción...16 Determinar el propósito de la base de datos...16 Determinar las tablas y campos de las mismas...17 Tipos de relaciones...20 Relación uno a varios (1:V)...20 Relación varios a varios (V:V)

2 Relaciones uno a uno (1:1)...22 Establecer las relaciones...23 Detectar posibles errores de diseño...25 Tema 4: Crear la base de datos y las tablas...26 Crear una nueva base de datos...26 La ventana de base de datos...28 Concepto de Tabla...29 Crear tablas usando el asistente...29 Modos de vista de las tablas...35 La vista diseño...36 Crear una tabla en la vista Diseño...39 Campos procedentes de relaciones...41 Campos con valores limitados...45 Relaciones entre Tablas...47 Establecer Relaciones entre Tablas...48 Modificar relaciones...52 Tema 5: Operaciones con las tablas...53 La vista hoja de datos...53 Introducir Registros...54 Desplazamiento entre registros...56 Ordenar registros...57 Modificar Registros...58 Eliminar registros...58 Buscar un Dato...59 La hoja secundaria de datos...60 Filtrar Registros...60 Creación de un Filtro...60 Utilización del Filtro...62 Eliminar Filtro...63 Imprimir Tabla...63 Para Imprimir Todos los Registros de la Tabla...63 Para Imprimir Algunos Registros...63 Tema 6: Mantenimiento de Tablas...64 Añadir un Campo...64 Eliminar un Campo

3 Máscara de entrada...64 Índices...67 Crear Índice de un Solo Campo...67 Crear Índice de Múltiples Campos...68 Eliminar un Índice...68 Tema 7: Consultas...69 Concepto de Consulta...69 Tipos de Consulta...69 Consultas de Selección...69 Consultas de Totales...79 Consultas con Expresiones...82 Consultas de Acción...83 Tema 8: Formularios...86 Concepto de Formulario...86 Tipos de Formulario...86 Creación de Formulario...88 Asistente de Formularios...89 Modos de presentación del formulario...92 Creación manual (Formulario en blanco)...93 Introducción de Registros...97 Eliminación de Registros...97 Creación de Formulario con Subformulario...97 Tema 9: Informes Introducción Tipos de Informes Creación de Informes Impresión de un Informe Tema 10: Macros Concepto de Macro Creación de una Macro Ejecución de una Macro Acciones Tema 11: Importar y Exportar Importar y Vincular Archivos de FoxPro o de dbase Exportar Archivos

4 Índice Alfabético Créditos del Manual

5 Introducción Concepto de Base de Datos Se podría definir una base de datos como un conjunto de datos organizados correspondientes a las diferentes perspectivas de un sistema de información (de una empresa o institución). Están almacenados en algún soporte de tipo permanente, agrupados en una organización integrada y centralizada en la que figuran, no sólo los datos en sí, sino las relaciones existentes entre ellos, de forma que se minimiza la redundancia de los mismos. Un listín de teléfonos puede ser ejemplo de una base de datos. En el listín tenemos los datos organizados por orden alfabético, por calles, por profesiones, de forma que los mismos datos pueden ser accedidos de maneras diferentes. Gestor de Base de Datos Es el intermediario entre el usuario y los datos físicos. El Sistema Gestor de la Base de Datos (SGDB), crea la base de datos, la actualiza y proporciona acceso rápido y eficiente a los usuarios para efectuar consultas, modificar datos, etc. Qué es Access Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales para Windows. Es decir, un conjunto de programas que funcionan bajo Windows y gestionan las bases de datos, permitiendo obtener información concreta o general, clasificada o agrupada, en el formato que se desee. Estas bases de datos deberán ser actualizadas por los usuarios, mediante la incorporación de nuevas informaciones, y el mantenimiento de las ya existentes. Requisitos de Microsoft Access Antes de instalar Microsoft Access, se ha de verificar si el ordenador cumple con los requisitos mínimos para ejecutar el programa: Requisitos mínimos Procesador Pentium, con una velocidad de al menos 133 MHz. Sistema Operativo Microsoft Windows XP Microsoft Millennium Edition (Me) Microsoft Windows 2000 Microsoft Windows 98 Microsoft Windows NT 4.0 con Service Pack 6.0a (SP6a) Memoria Windows XP: 128 MB de RAM para el sistema operativo más 8 MB adicionales por cada programa que se ejecute simultáneamente. Windows 98: 24 MB de RAM para el sistema operativo Introducción 5

6 más 8 MB adicionales por cada programa que se ejecute simultáneamente. Windows Me: Se necesitan 32 MB de RAM para el sistema operativo, más 8 MB adicionales por cada aplicación que se ejecute simultáneamente. Windows 2000 Professional: Se necesitan 64 MB de RAM para el sistema operativo más 8 MB adicionales por cada aplicación que se ejecute simultáneamente. Espacio en Disco Office XP Standard: 191 MB duro. Office XP professional 230 FrontPage) MB (276 MB con Unidades de disco Unidad de CD-ROM. duro Monitor 6 Monitor Súper VGA con una resolución mínima de 800 x 600 y 256 colores. Introducción

7 Tema 1: Empezar con Access Objetivos Al finalizar esta unidad la/el alumna/o será capaz de: Iniciar Access Utilizar las diferentes opciones del panel de tareas Nuevo Archivo. Describir los elementos de la ventana principal de Access. Abrir una base de datos. Salir de Access. Iniciar Access Una vez instalado Access XP, podremos acceder a él a través de la opción [Todos los programas] del menú [Inicio] de Windows. Si vamos a usar Access con mucha frecuencia podemos crear un icono de acceso directo en el escritorio, de forma que sea más rápido ejecutarlo. Tema 1: Empezar con Access 7

8 El panel de tareas Nuevo Archivo Una vez hemos iniciado Access, nos aparece su ventana principal, en la parte derecha de la misma nos aparece el panel de tareas de Nuevo Archivo, desde él, tenemos que indicar cómo vamos a empezar a trabajar con Access: creando una nueva base de datos, utilizando una ya existente, usando plantilla etc. Las distintas opciones que presenta este panel son los siguientes: Abrir un archivo : desde esta opción podemos abrir un archivo previamente creado. En este apartado nos aparece una lista con los archivos usados recientemente, si el archivo que deseamos abrir no se encuentra en la lista, podemos usar el vínculo Más archivos que nos abrirá la ventana Abrir archivo: Nuevo: a través de esta opción podremos crear una base de datos nueva. 8 Tema 1: Empezar con Access

9 Nuevo a partir de un archivo existente: desde aquí podemos crear una base de datos nueva pero basada en un archivo que previamente existe. Por ejemplo, si ya tenemos creada la base de datos para almacenar los empleados de una empresa, y queremos crear otra base de datos para los empleados de una segunda empresa, bastará con crear la nueva base de datos basada en la anterior, de manera que solamente tendremos que modificar los datos. Nuevo a partir de una plantilla: permite crear una base de datos nueva, usando cualquiera de las plantillas que proporciona Access. Si utilizamos cualquiera de las opciones que permiten crear bases de datos nuevas, lo primero que nos pedirá será el nombre y lugar donde se almacenará el archivo de base de datos. Vamos a crear un archivo de base de datos: Pulsa sobre la opción Base de datos en blanco, del panel de tareas Nuevo archivo. A continuación nos aparece la ventana Abrir nueva base de datos: Tema 1: Empezar con Access 9

10 Esta ventana es similar a la ventana de Guardar como de Word, Excel y PowerPoint, en ella bastará con indicarle la carpeta en la cual vamos a almacenar el nuevo archivo utilizando la lista desplegable Guardar en, y poner el nombre del fichero en el campo Nombre del archivo. La ventana principal Una vez hemos creado o abierto una base de datos, se nos presenta la pantalla principal de Access XP, en la cual podemos distinguir los siguientes elementos: 1. Barra de menús y barra de herramientas: la barra de menú contiene las opciones para crear y manejar los distintos objetos de la base de datos. Por su parte las barras de herramientas permiten que los comandos más utilizados puedan invocarse directamente mediante la pulsación de los botones que componen la barra. El contenido de la barra se adecua al tipo de objeto que está siendo manejado. 2. Ventana de la base de datos: la mayoría de las operaciones tienen comienzo en esta ventana. Contiene una zona de botones que permite seleccionar los objetos a utilizar y especificar la operación a llevar a cabo, y otra para mostrar la lista existente de elementos del tipo de objeto seleccionado. 3. Barra de estado: muestra la información relacionada con la situación del usuario en un determinado proceso. 4. Asistente de Office: este es el ayudante de Office (lo conocerás de las otras aplicaciones de Office), permite obtener ayuda sobre un tema concreto. 10 Tema 1: Empezar con Access

11 Abrir una Base de Datos Para abrir una base de datos tenemos diferentes formas, son las siguientes: En el panel de tareas Nuevo archivo tenemos las opciones correspondientes a abrir un archivo, entre ellas tenemos las últimas bases de datos utilizadas en Access, bastará con pulsar sobre la que queramos abrir. Si la base de datos que vamos a abrir no está en esta lista inicial, podemos usar la opción Mas archivos, que nos abrirá el cuadro Abrir. Tras seleccionar el archivo a abrir aparece la ventana principal de la base de datos, pudiendo comenzar las operaciones con la misma. Salir de Access Para salir de Access podemos hacerlo de varias formas, podemos seleccionar la opción Salir del menú Archivo, o cerrando la ventana a través de cualquiera de los modos que nos proporciona Windows. Cuando salimos de Access, se guardan de forma automática todos los cambios que hayamos hecho sobre los datos. Sin embargo, si hemos realizado algún cambio sobre el diseño de un objeto (tabla, consulta, etc.) Access nos preguntará si desea guardar los cambios antes de salir. Ten en cuenta que si se interrumpe la ejecución de Access de forma inesperada, puede dañarse la base de datos en la que estaba trabajando. Si esto ocurre, Access creará una copia de seguridad del archivo de base de datos con el nombre del archivo seguido de _backup.mdb. Tema 1: Empezar con Access 11

12 Tema 2: Los objetos de Access Objetivos Al finalizar esta unidad la/el alumna/o será capaz de: Enumerar los distintos objetos de Access, así como describir las características de cada uno de ellos. Objeto: Tabla Son el componente fundamental de las bases de datos. Una tabla es un objeto que contiene datos referentes a una entidad. Una tabla tiene una estructura dividida en filas y columnas. Cada fila se denomina registro. Cada registro tiene información sobre un elemento concreto de la tabla. Los registros a su vez están divididos en columnas, que denominamos campos, éstos definen las características de cada elemento o registro de la tabla. Por ejemplo, si tenemos una tabla que almacena información sobre empleados, cada registro tendrá los datos correspondientes a un empleado y cada registro estará dividido en campos como el nombre, los apellidos, la dirección, el código postal etc. Objeto: Consulta Son preguntas que el usuario hace a la base de datos. Permiten obtener información de varias tablas, establecer criterios de selección y pueden ser almacenadas para un uso posterior. Por ejemplo, si tenemos una base de datos de una biblioteca, ejemplos de consulta podrían ser " cuáles son los libros más prestados?", " Cuáles son los libros que están de préstamo?"; " Cuáles son los libros que se encuentran en la sala de lectura?", " Qué usuarios son los que más préstamos han hecho? etc. 12 Tema 2: Los objetos de Access

13 Objeto: Formulario Es un método que facilita la personalización de los procesos consistentes en visualizar, introducir y modificar datos. Se corresponde con una ficha típica de producto, empleado, etc., donde la disposición y formato de los datos puede aumentar la comprensión y manejo de los mismos. Objeto: Informe Permite obtener de forma rápida y sencilla, una presentación profesional de la información que nos interesa, de forma detallada o resumida, incorporando totales por grupos, etc. Con un informe podremos presentar información de la base de datos con un diseño personalizado, agrupar registros y mostrar totales de grupos o de todo el informe, presentando los datos tanto en pantalla como en formato impreso. Con los informes también podremos crear etiquetas, facturas, resúmenes de ventas, etc. Objeto: Macro Es una automatización de tareas repetitivas. Una macro contiene una serie de acciones que no es necesario teclearlas cada vez para ejecutarlas. Objeto: Módulo Es un objeto donde se almacenan instrucciones escritas en un lenguaje de programación denominado Access Basic. Permiten llevar a cabo operaciones complejas, que no tienen equivalente directo en una opción de menú o en una macro Características de los Objetos Access A continuación se muestran las especificaciones de Microsoft Access. Estos valores permiten determinar los tamaños máximos en el diseño de los distintos elementos que componen la base de datos: Tema 2: Los objetos de Access 13

14 Bases de Datos Atributo Máximo Tamaño del fichero.mdb 1 Gigabyte Número de objetos en una Base de Datos Longitud de los nombres de objeto 64 Número de usuarios concurrentes 255 Tablas Atributo Máximo Longitud del nombre de tabla. 64 Longitud del nombre de campo. 64 Número de campos por registro. 255 Tamaño de la tabla. 1 Gigabyte Longitud de un campo de texto. 255 Longitud de un campo memo Número de índices en una tabla. 32 Número de campos en un índice. 10 Longitud del registro Consultas Atributo Máximo Número de tablas en una consulta 32 Número de campos de ordenación 10 Número de niveles de anidamiento 50 Número de "Ys" y "DONDEs" en una consulta Tema 2: Los objetos de Access

15 Formularios e Informes Atributo Máximo Longitud de una etiqueta Longitud de un cuadro de texto Anchura del informe o formulario 55,87 cm. Altura de una sección 55,87 cm. Número de niveles de anidamiento 3 Número de campos de ordenación 10 Número de pies y cabeceras en un informe Número de páginas por informe 1 de informe, 1 de página, 10 de grupo Macros Atributo Máximo Número de acciones en una macro. 999 Longitud de una condición. 255 Longitud de un comentario 255 Longitud de un argumento 255 Tema 2: Los objetos de Access 15

16 Tema 3: Diseño de una base de datos Objetivos Al finalizar esta unidad la/el alumna/o será capaz de: Describir los pasos para realizar el diseño de una base de datos. Definir los distintos tipos de relaciones existentes entre tablas. Realizar el diseño de una base de datos. Introducción Antes de crear una base de datos con Access XP, tenemos que hacer el diseño de la misma, es decir, tendremos que coger lápiz y papel y diseñar las base de datos que vamos a construir. El proceso sería similar a cuando se construye un edificio: no se ponen los directamente los albañiles a construirlo, sino que previamente un arquitecto ha diseñado el edificio sobre papel. El diseño es el paso más importante, de la correcta realización del mismo depende que la base de datos funcione adecuadamente. Si el diseño no está correcto, la base de datos no funcionará y será necesario modificarla, proceso complicado una vez que la base de datos está hecha y contiene datos. Los pasos más relevantes en el diseño de una base de datos son: Conocer el problema que queremos resolver, dicho de otra forma, determinar el propósito de la misma. Especificar las tablas necesarias. Determinar los campos que contendrá cada una de las tablas, así como el campo clave (o clave principal) de cada una de ellas. Indicar la relaciones existentes entre cada una de las tablas. Detectar errores de diseño. Vamos a realizar un ejemplo, para explicar cada uno de estos pasos: Supongamos que la base de datos que queremos crear es una agenda personal, de forma que tengamos almacenados los datos de nuestros contactos, nombre, apellidos, fechas de cumpleaños y santos, dirección o direcciones y teléfonos. Comencemos pues por el primer paso del diseño de la base de datos. Determinar el propósito de la base de datos Este es el primer paso del diseño, se trata de conocer el problema que se pretende resolver con la base de datos. La persona encargada de realizar el diseño de la base de datos no tiene porque conocer inicialmente el problema a resolver, por lo que es su tarea realizar las gestiones necesarias para conocer este funcionamiento. 16 Tema 3: Diseño de una base de datos

17 Normalmente se deberá de hablar con los que van a ser los usuarios de la misma, ya que son éstos los que más información pueden proporcionarnos sobre las funciones que quieren que realice la base de datos. Si los usuarios vamos a ser nosotros mismos deberemos de determinar qué información queremos obtener de nuestra base de datos. Como ya hemos comentado en el punto anterior, vamos a realizar una agenda personal, por lo que tenemos que preguntarnos qué información queremos almacenar en la misma así como los resultados (consulta e informes) que queremos obtener. Este ejemplo es muy sencillo, ya que todo el mundo conoce el funcionamiento de una agenda personal. Como propósitos de nuestra base de datos podemos incluir los siguientes: Almacenar los datos de cada uno de nuestros contactos (nombre, apellidos, dirección o direcciones, teléfono o teléfonos etc.) Obtener la dirección y teléfono de una determinada persona buscando por su nombre. Realizar listados con los datos almacenados en nuestra agenda, de manera que obtengamos una vista impresa de la misma. Etc. Determinar las tablas y campos de las mismas El siguiente paso en el diseño de la base de datos es determinar las tablas y campos que vamos a necesitar. Aunque se indiquen como dos pasos diferentes, en realidad se suele tomar como uno ya que una vez se han creado las tablas y campos de cada una de ellas, se suelen revisar pues algunos campos incluidos en tablas pueden dar lugar a nuevas tablas. Para comenzar el diseño de las tablas, tenemos que dividir los datos en temas o entidades, ya que cada uno de éstos se corresponderá con una tabla diferente. Veamos algunos de los campos: Base de datos Temas a tratar (tablas) Clínica dental Pacientes, doctores, operaciones etc. Seguros de automóviles Vehículos, clientes, pólizas etc. Almacén de electrodomésticos ventas citas, de Productos, facturas, clientes etc. Biblioteca Tema 3: Diseño de una base de datos Libros, ejemplares, préstamos, socios etc. 17

18 En el problema que nosotros intentamos resolver (la agenda de contactos) inicialmente se nos ocurre una única tabla, la tabla contactos en la que tendremos todos los datos referentes a nuestros contactos: Contactos Trato Nombre Apellido 1 Apellido 2 Dirección Código Postal Localidad Provincia Teléfono Fax Móvil Fecha de nacimiento Observaciones Con esta distribución de los datos en una única tabla se nos presenta un problema, y es que tal como la tenemos diseñada, a un contacto solamente podremos asignarle una dirección, qué sucede si de una persona tenemos varias direcciones?, por ejemplo, la dirección de su domicilio habitual, dirección del trabajo, dirección de la casa de vacaciones, dirección de su casa en el pueblo etc. En los casos en los que un campo de una tabla pueda tener varios valores para un solo registro, lo normal es crear una nueva tabla, de esta manera tendremos una tabla en la que almacenaremos las direcciones. Otro factor a tener en cuenta para ver si un campo debe estar en una tabla independiente, es analizar si los valores que contendrá ese campo van a repetirse con frecuencia y el número de valores distintos está relativamente limitado. Así si éstos se repiten con frecuencia pero el número de distintas ocurrencias es casi ilimitado (como es el caso de los nombres de pila del que hay tomos) no se separará. Lo mismo ocurre si se repiten con muchísima frecuencia pero el número de valores entre los que elegir es muy limitado (inferior a 10). En este caso, y aunque pueda parecer que es un candidato perfecto, en lugar de separar el campo a otra tabla, lo que se hace es crear una lista con valores introducidos por el administrador/a. Siguiendo este factor podríamos sacar como tablas independientes la localidad y la provincia. En cuanto al trato, sería un candidato para sacarlo en una tabla independiente, pero los valores que a contener son relativamente pequeños 18 Tema 3: Diseño de una base de datos

19 (Sr., Sra.) por lo que lo dejaremos como una lista de valores que introduciremos al crear la base de datos. Por lo tanto, nos quedarían las siguientes tablas (se ha procedido también a reorganizar los campos dependiendo de la tabla a la que pertenezca): Contactos Direcciones Localidad Provincia Trato Dirección Localidad Provincia Nombre Código Postal Apellido 1 Apellido 2 Fecha nacimiento Observaciones Al establecer los campos pertenecientes a cada una de las tablas, hay que tener en cuenta una serie de recomendaciones: Cada campo tiene que tener relación con el tema de que trata la tabla. No incluir campos calculados o derivados de otros, por ejemplo, si tenemos la fecha de nacimiento de la persona, no incluir la edad, ya que este es un campo que se puede calcular fácilmente a partir de otro (fecha de nacimiento). Incluye toda la información que necesites. Todos los resultados que necesites, han de obtenerse directamente de las tablas o indirectamente realizando cálculos a partir de los datos que hay almacenados en las mismas. Por eso debemos de plantearnos si con los datos almacenados en nuestras tablas somos capaces de dar respuesta a todas las preguntas que se incluyeron en el propósito de la base de datos. La información debe de estar dividida en partes lógicas pequeñas, ya que si combinamos en un mismo campo más de un tipo de información será difícil recuperar posteriormente los datos individuales. Cada tabla debe de tener al menos un campo clave o clave principal. Para que un campo de una tabla pueda ser el campo clave no puede contener valores duplicados o nulos, es decir, cada registro de la tabla tiene que tener un valor distinto y único en este campo. Por ejemplo, en el caso de personas un buen campo clave sería el DNI, ya que cada persona tiene un DNI diferentes, o en el caso de vehículos la matrícula del mismo. Si en la tabla no haya ningún campo que nos sirva como campo clave, se suele utilizar un número exclusivo que asignaremos a cada registro (veremos más adelante cómo Access nos facilita este proceso, asignando el mismo los números). Tema 3: Diseño de una base de datos 19

20 Nuestras tablas quedarán como se muestra a continuación (las claves principales se muestra subrayadas): Contactos Direcciones Localidad Provincia Código contacto Trato Código dirección Código localidad Código provincia Nombre Dirección Localidad Provincia Apellido 1 Código Postal Apellido 2 Fecha nacimiento Observaciones Tipos de relaciones Antes de continuar con el desarrollo de nuestra base de datos vamos a aclarar una serie de conceptos que necesitamos para realizar el siguiente paso del diseño. Una vez hemos dividido la información en diferentes tablas deberemos indicarle cómo están relacionadas éstas de forma que podamos obtener información significativa. Todas las tablas de la base de datos deben de estar relacionadas unas con otras. Existen tres tipos de relaciones entre tablas: Relación uno a varios (1:V) Un registro de la tabla A está relaciona con uno o varios registros de la tabla B. Pero un registro de la tabla B, solamente está relacionado con uno de la tabla A. Es el tipo de relación más habitual. Ejemplos de este tipo de relación son los siguientes: 20 Tema 3: Diseño de una base de datos

21 Médico de cabecera - Paciente: un paciente solamente tiene un médico de cabecera asignado, pero un médico de cabecera tiene varios pacientes asignados. Libro - Préstamo: un libro puede prestarse varias veces en la biblioteca, y un préstamo solamente incluye un libro. En este tipo de relación, debemos pasar el campo clave de la tabla principal de la relación (extremo 1) para que forme parte de los campos de la tabla secundaria (extremo V). Es decir, suponiendo que el campo clave de la tabla Libro es Cód_libro, deberíamos de añadir a la tabla préstamo dicho campo (la tabla Préstamo incluirá el campo Cod_libro). Relación varios a varios (V:V) En esta relación un registro de la tabla A, puede estar relacionado con varios registros de la tabla B, y viceversa, es decir, un registro de la tabla B también está relacionado con varios registros de la tabla A. Ejemplos de este tipo de relación son los siguientes: Médico especialista - Paciente: un médico especialista tiene asignados varios pacientes y un paciente tiene asignados varios médicos especialistas. Tema 3: Diseño de una base de datos 21

22 Propietario - Inmueble: una persona puede tener varios inmuebles en propiedad y un inmueble a su vez puede tener varios propietarios. Para poder gestionar este tipo de relaciones tenemos que crear una nueva tabla que contendrá la clave principal de cada una de las tablas relacionadas, y convirtiendo la relación varios a varios, en dos relaciones uno a varios. El ejemplo quedaría como se muestra a continuación: Relaciones uno a uno (1:1) En esta relación un registro de la tabla A, solamente puede estar relacionado con un registro de la tabla B y viceversa, es decir uno de la tabla B solamente puede estar relacionado con uno y sólo uno de la tabla A. Estas relaciones son muy poco usuales y la mayoría de ellas se solucionan combinando toda la información en una sola tabla. 22 Tema 3: Diseño de una base de datos

23 Establecer las relaciones Una vez que ya conocemos los diferentes tipos de relaciones que pueden existir en nuestra base de datos, vamos a pasar a establecer las relaciones existentes entre las tablas de nuestro ejemplo. Recordemos las tablas que tenemos: Contactos Direcciones Localidad Provincia Código contacto Trato Código dirección Código localidad Código provincia Nombre Dirección Localidad Provincia Apellido 1 Código Postal Apellido 2 Fecha nacimiento Observaciones En el proceso para establecer relaciones hay que utilizar la lógica ya que no hay ningún método para saber qué tablas están relacionas. La primera relación que podemos establecer es entre la tabla CONTACTOS y la tabla DIRECCIONES. Esta relación es muy lógica, ya que los contactos tendrán direcciones habituales, dirección del trabajo etc. además es uno de los propósitos de nuestra base de datos, tener almacenadas las distintas direcciones de nuestros contactos. Otra relación que es muy fácil de ver es la existente entre LOCALIDAD y PROVINCIA, ya que está claro que una localidad pertenece a una provincia. También podemos relacionar la tabla DIRECCIONES con la tabla LOCALIDAD, puesto que cada dirección pertenece a una localidad. No es necesario relacionar PROVINCIA con DIRECCIÓN ya que PROVINCIA está ya relacionada con DIRECCIÓN a través de la tabla LOCALIDAD. Lo mismo sucede con la tabla CONTACTOS y LOCALIDAD, no es necesario relacionar una persona con una localidad, ya que éstas se encuentran ya relacionadas a través de la dirección. Nuestras tablas quedan relacionadas como se muestra a continuación: Tema 3: Diseño de una base de datos 23

24 Una vez que tenemos las relaciones entre nuestras tablas, nos quedaría indicar el tipo de relaciones que son: Entre las tablas CONTACTOS - DIRECCIONES el tipo de relación es V:V, ya que un contacto puede estar relacionado con varias direcciones, y una dirección puede pertenecer a varios contactos. Entre las tablas LOCALIDAD - DIRECCIONES el tipo de relación es 1:V, ya que a una localidad pueden perteneces varias direcciones, pero una dirección solamente puede pertenecer a una localidad. Entre las tablas LOCALIDAD - PROVINCIA el tipo de relación es V:1, ya que una localidad puede estar relacionada solamente con una provincia, pero una provincia puede tener relacionada varias localidades. Por lo tanto, el esquema de nuestra base de datos queda como sigue: Una vez hemos definido las relaciones y su tipo, tenemos que actuar sobre las tablas, dependiendo del tipo de relaciones existentes. En el caso de las relaciones PROVINCIA - LOCALIDAD, y LOCALIDAD - DIRECCIONES, ambas son de tipo uno a varios, tendremos que pasar el campo clave de la tabla que actúa con el índice 1 (Provincia y Localidad) como un campo más a la otra tabla (Localidad y Dirección, respectivamente). En el caso de la relación CONTACTOS - DIRECCIONES, crearemos una nueva tabla intermedia (CONTACTO/DIRECCIONES) que contendrá los campos clave de cada una de las tablas que intervienen en la relación, además en esta tabla podemos añadirle más campos, como por ejemplo el tipo de dirección (habitual, trabajo o vacaciones). 24 Tema 3: Diseño de una base de datos

25 El diseño de nuestra base de datos quedaría como sigue: Detectar posibles errores de diseño El siguiente paso, es la revisión del esquema obtenido, de forma que podamos detectar posibles fallos en el mismo, los más usuales son los siguientes: Existencia de campos que quedarán vacíos en la mayoría de los casos. Por ejemplo, en una tabla de Personas haya un campo llamado cónyuge, el cual en muchos casos no va a estar relleno ya que solamente estará relleno para aquellos empleados que están casados. Campos no relacionados con tabla: este error se da cuando un campo lo ponemos en una tabla a la que no pertenece, es decir que no guarda ninguna relación con la misma. Muchas tablas: siempre se debe de intentar reunir toda la información de un mismo tema en una sola tabla. El diseño de la base de datos no termina aquí: habría que añadir el diseño de las distintas consultas, formularios e informes que van a tener nuestra base de datos. En este curso, por motivos didácticos no se van a incluir en este punto el diseño de los mismos. Tema 3: Diseño de una base de datos 25

26 Tema 4: Crear la base de datos y las tablas Crear una nueva base de datos Lo primero que tenemos que hacer antes de crear los distintos objetos de la base de datos (tablas es este caso) es abrir la base de datos a la que van a pertenecer. En nuestro caso como no hemos creado aún nuestra base de datos, vamos a proceder primero a crearla, para ello seguimos los siguientes pasos: Abre Microsoft Access a través del menú Todos los programas (o Programas) del menú [Inicio]. Una vez dentro de Access, selecciona la opción base de datos en blanco del panel Nuevo archivo. Nos aparecerá la ventana para indicarle con qué nombre vamos a guardar el archivo, y en que carpeta. Guarda la base de datos con el nombre Agenda, en tu carpeta personal. 26 Tema 4: Crear la base de datos y las tablas

27 Pulsa sobre el botón [Crear]. A continuación nos aparece la ventana de base de datos, en ella podemos ver en la barra de título el nombre de la base de datos que estamos utilizando: Tema 4: Crear la base de datos y las tablas 27

28 La ventana de base de datos Como hemos visto, cuando en Access estamos trabajando con una base de datos, tenemos su ventana abierta, desde ella tenemos acceso a todos los objetos que pertenecen a la misma. La ventana de base de datos presenta el siguiente aspecto y está formada por los siguientes elementos: 1. Panel de objetos: aquí se sitian cada uno de los tipos de objetos que puede contener nuestra base de datos (tablas, consultas, formularios, informes etc.) bastará con pulsar el botón correspondiente para que en la zona de objetos (marcada con el número 4 en la ilustración anterior) se muestren los objetos que pertenecen a ese tipo 2. Botones: desde esta botonera podemos abrir los objetos de la base de datos, crear otros nuevos y modificar la forma de mostrarlos en la zona de objetos (marcada con el número 4 en la ilustración anterior). Los botones presentes en esta barra son los siguientes 28 : con este botón se abre el objeto seleccionado en la zona de objetos. : abre el objeto seleccionado en modo de diseño, de forma que podamos modificar sus propiedades, aspecto, etc. : crea un nuevo objeto del tipo seleccionado en el panel de objetos. : elimina el objeto seleccionado. : muestra los objetos en iconos grandes. : muestra los objetos en iconos pequeños. : muestra los objetos en formato de lista. : muestra los objetos en formato de detalles. Tema 4: Crear la base de datos y las tablas

29 3. Botones en la zona de objetos : estos botones permiten crear nuevos objetos (usando cualquiera de los métodos que propone Access). Estos botones modifican dependiendo del tipo de objeto seleccionado. 4. Zona de objetos: en esta zona se van a mostrar los distintos objetos de cada tipo que vayamos creando. Una vez que ya hemos creado la base de datos y hemos descrito la interfaz con la que vamos a trabajar vamos a proceder a crear las distintas tablas. Concepto de Tabla Una tabla es un objeto que contiene datos referentes a una entidad. Se almacena en soporte magnético en forma de fichero de datos. Desde un punto de vista lógico se puede hablar de una estructura de información cuyos elementos adoptan forma de filas y columnas. Cada fila contiene toda la información asociada a un determinado elemento, mientras cada columna muestra un dato específico del elemento referido. A partir de estos instantes se manejarán los términos registro, en vez de fila, y campo en lugar de columna. En nuestro ejemplo tenemos cuatro tablas, que se corresponden con los siguientes temas: Contactos. Direcciones. Localidades. Provincias. Crear tablas usando el asistente A continuación vamos a proceder a crear las tablas de nuestra base de datos, recuerda que el diseño ya habíamos indicado los campos que cada una de las tablas contenía, así como los distintos tipos de datos que van a contener. Siempre se tienen crear las tablas partiendo de las menos dependientes (la que tenga menos relaciones con índice varios) hasta las más dependientes (las que actúen en más relaciones con el índice varios). En nuestro caso por lo tanto deberíamos de comenzar a crear la tabla Contactos o la tabla Provincia. Creamos primero la tabla Contactos: Tema 4: Crear la base de datos y las tablas 29

30 Selecciona en la ventana de base de datos, el objeto Tabla, pulsa para ello en el botón Tabla del panel izquierdo: Una tabla podemos crearla de tres formas diferentes: En vista diseño: creamos la tabla partiendo de cero. Tendremos que poner los campos que se van a usar, tipo de datos de cada uno de los campos, etc. Usando el asistente: creamos la tabla partiendo de unas tablas ya creadas en Access, solo bastaría con adaptar las mismas según nuestras necesidades. Introduciendo datos: con esta forma introducimos directamente los datos en la tabla. Sin indicarle previamente los campos y formato de los mismos. Para crear la tabla Contactos vamos a utilizar el asistente, por lo tanto pulsamos sobre el botón Crear una tabla utilizando el asistente, o a través del botón Nuevo de la barra de botones 30 Tema 4: Crear la base de datos y las tablas

31 Si lo hacemos a través del botón [Nuevo] de la barra de botones nos aparecerá una nueva ventana desde la que podemos seleccionar cómo vamos a crear la nueva tabla: Las tres primeras opciones se corresponden con las descritas anteriormente, mientras que las dos última permiten obtener tablas procedentes de otras bases de datos. Seleccionamos Asistente para tablas y pulsamos [Aceptar]. Nos aparecerá el primer paso del asistente para la creación de tablas: En esta pantalla tenemos tres partes diferenciadas: En la parte derecha de la pantalla tenemos las distintas tablas modelo que podemos utilizar de base para crear la nuestra. Las tablas a su vez se encuentran divididas en dos categorías, Negocios y Personal. En la parte central de la pantalla se nos muéstralos campos que contiene la tabla seleccionada en el apartado anterior. Por último en la parte derecha de la pantalla vamos insertando los campos que vamos a incluir en nuestra tabla. Tema 4: Crear la base de datos y las tablas 31

32 A la hora de crear una tabla usando el asistente, es importante seleccionar la tabla que mejor se adapte a nuestras necesidades, de forma que tengamos que hacerle las menos modificaciones posibles. En nuestro caso, existe una tabla que se adapta bastante bien, la tabla Contactos (tiene incluso el mismo nombre que la que estamos creando), por lo tanto: Esta tabla se encuentra en dentro de la categoría "Negocios", pulsa sobre Negocios. Selecciona la tabla CONTACTOS de la lista izquierda de la pantalla. Aparecerán los campos que pertenecen a esta tabla en la lista central. A continuación seleccionamos los campos que van a formar parte de nuestra tabla, seleccionamos Idcontactos, que es el que va a corresponder con Cod_contacto en nuestra tabla. Una vez seleccionado, pulsa el botón [>] para que el campo se añada a la lista Campos en la nueva tabla. 32 Tema 4: Crear la base de datos y las tablas

33 Como el campo está incluido con un nombre que no se corresponde con el que nosotros le hemos dado, vamos a cambiar el nombre "IdContacto" por "Cod_contacto", para ello, selecciona el campo IdContacto de la tabla derecha, y pulsa sobre el botón [Cambiar nombre del campo... ] Nos aparece una nueva ventana en la que podemos insertar el nuevo nombre del campo, escribe "Cod_contacto", que será el nuevo nombre que le vamos a dar y pulsa [Aceptar]: Repetimos la misma operación para el resto de campos, teniendo en cuenta que el campo Trato se corresponde con el campo Estimado, para insertar los campos Apellido1 y Apellidos2, inserta dos veces el campo Apellido y cámbiale el nombre. Por último utiliza el campo Notas para hacer el campo Observaciones. Una vez tengamos todos los campos insertados, pulsamos el botón [Siguiente]. Tema 4: Crear la base de datos y las tablas 33

34 El último paso consiste en ponerle el nombre a la tabla. En este caso dejamos el nombre "Contactos", ya que coincide con el nombre de nuestra tabla. Además en este paso también tendremos que indicarle cual va a ser el campo clave, o clave principal, para ello selecciona la opción No yo asignaré la clave principal Nos aparece una nueva ventana desde la cual tenemos que indicar el campo que va actuar como campo clave, selecciona de la lista el campo Cod_contacto. Tendremos que indicar cómo va funcionar nuestro campo clave: si van a ser número consecutivos que asignará Access (autonumérico), si serán números que asignaremos nosotros, o si por el contrario son número y letras que nosotros asignaremos. En nuestro caso, seleccionamos el primero, ya que como había indicado en el diseño, el código del contacto será autonumérico. Pulsa sobre la opción Números consecutivos que Microsoft Access asigna automáticamente a los nuevos registros, y a continuación pulsa [Siguiente >] El último paso tenemos que indicar qué es lo que vamos a hacer con la tabla una vez termine el asistente. Tenemos varias posibilidades: 34 Modificar diseño de la tabla: abre la tabla en modo de diseño, de manera que podamos modificar la misma: nombres de los campos, tipos de datos, formato, tamaño de los campos etc. Tema 4: Crear la base de datos y las tablas

35 Introducir datos directamente en la tabla: abre la tabla en vista de datos, de manera que podamos comenzar a insertar datos en la misma. Introducir datos en la tabla usando un formulario creado por el asistente: nos abrirá el asistente para formularios (lo veremos más adelante) para crear un formulario que nos permita utilizarlo para insertar datos en la tabla. Selecciona la opción Modificar diseño de la tabla y pulsa Finalizar. Modos de vista de las tablas En Access las tablas pueden verse de dos formas diferentes, dependiendo de la operación u operaciones que vayamos a realizar con ellas: Diseño: es la que se utiliza para modificar la estructura de la tabla, desde esta vista podremos agregar o eliminar campos, así como modificar las propiedades de los mismos y de la propia tabla. Para acceder a la vista Diseño, bastará con seleccionar la tabla y pulsar sobre el botón. Hoja de datos: es la que utilizamos para trabajar con los datos contenidos en la tabla, desde esta vista podremos agregar o eliminar registros, así como modificar los datos ya almacenados. Para abrir una tabla en hoja de datos, bastará con pulsar el botón Tema 4: Crear la base de datos y las tablas. 35

36 Para alternar entre una vista y otra podemos utilizar el botón de la barra de herramientas. Este botón varia dependiendo de si vamos a cambiar a la vista diseño ( ) o a la vista hoja de datos ( ). También podemos utilizar la flecha de la parte derecha del mismo para seleccionar la vista que queremos ver. La vista diseño Al terminar el asistente, indicamos que queremos abrir la tabla Contactos en modo diseño, por lo que se nos presenta la siguiente pantalla: La parte superior de la ventana queda reservada para los nombres de los campos, el tipo y una descripción de los mismos. El nombre del campo indica los datos almacenados en un campo. Puede tener hasta 64 caracteres de longitud e incluir espacios. El tipo de datos permite determinar a Access qué tipo de valores le corresponden a ese campo. Por defecto asigna el tipo de campo Texto. Los tipos de datos que existen son los siguientes: Tipo Descripción Texto Se utiliza para aquellos campos cuyo contenido va a ser caracteres alfabéticos, alfanuméricos y numéricos que no vayan a ser usados en cálculos aritméticos. Número Se usa para datos con los que se vaya a realizar 36 Tema 4: Crear la base de datos y las tablas

37 operaciones aritméticas. Fecha/Hora Para campos que vayan a contener fechas y horas. Moneda Campos destinados a contener importes, valores que necesitan mucha precisión. Autonumérico Número que Access asigna automáticamente a cada registro introducido. Este campo no puede ser modificado. Memo Texto con longitud máxima de caracteres. No se pueden indexar Sí/No Se usan para valores verdadero/falso, activado/desactivado, etc. No pueden ser indexados y su contenido ha de ser Sí o No. Objetos OLE Se utiliza para imágenes, gráficos, hojas de cálculo Excel y otros objetos vinculados o incrustados. La descripción permite especificar el propósito del campo. En la parte inferior de la ventana de diseño de la tabla se muestra las características de los campos definidos. Los valores mostrados corresponden al campo activo en ese instante, y dependen de su tipo. Se puede establecer las siguientes las siguientes propiedades para los campos: Tamaño del campo: Determina la longitud máxima de los datos introducidos, para que no se ocupe espacio innecesario. Si el campo es de tipo texto, el valor puede oscilar entre 1 y 255, siendo 50 el tamaño predefinido. Si es de tipo numérico indica el rango de valores que puede almacenar el campo. Los distintos valores se muestran a continuación: Configuración Rango de valores Decimale s Ocupación Byte 0 a byte Entero a bytes Entero Largo bytes Simple -3,4 x l038 a 3,4 x bytes Doble -1,797 x a 1,797 x bytes Tema 4: Crear la base de datos y las tablas a 37

38 Formato: Ofrece distintas posibilidades según se trate de un tipo de dato u otro. Dato Número Fecha/Hora Si/No Formato Presentación General Muestra el número tal y como se introdujo. Moneda Muestra el número con puntos en los miles. Fijo Presenta al menos un dígito (con 2 decimales) Estándar Usa puntos en los miles y 2 decimales. Porcentaje Multiplica valor por 100 y agrega símbolo % Científico Utiliza la notación científica estándar. General Se presenta hora o fecha en función del valor introducido Larga Configuración de fecha larga. Mediana 12-Ene-95 SI/No Valores 0=No y 1=SI Verdadero/Fals Valores 0=Falso y 1=Verdadero o Título: Es utilizado como identificador del campo en tablas, informes y formularios, sustituyendo al nombre del campo. Lugares decimales: Indica el número de posiciones decimales utilizadas para visualizar los números. Existen dos opciones, Auto, que utiliza las especificaciones de la propiedad Formato, o especificar directamente el número de cifras decimales, con un máximo de 15. Máscara de entrada: Permite definir un formato de entrada de datos al campo. Esto simplifica la introducción de información, ya que el usuario no ha de teclear los caracteres que sean fijos, y además hace que los valores introducidos adquieran homogeneidad. Podemos acceder mediante el asistente para máscaras, a una serie de máscaras habituales para teléfonos, fechas, etc., e incluso una vez seleccionadas estas, probarlas y retocarlas (más adelante veremos cómo utilizar esta opción). Valor predeterminado: Especifica el valor por omisión utilizado para ese campo. Puede introducir una expresión de hasta 255 caracteres. Regla de validación: Permite depurar los valores que van a ser introducidos en el campo. Consiste en una expresión compuesta de operadores, funciones, literales y constantes. Elemento 38 Ejemplos Descripción Tema 4: Crear la base de datos y las tablas

39 Operador =,Y, O, Como, >, < Permiten crear condiciones de filtro y relaciones entre las mismas. Identificador [Fecha nacimiento] Se refiere al valor de un campo o propiedad. Función Fecha, Suma Devuelve un valor basado en los resultados de un cálculo u otra operación. Literal 200, # #, "Soria" Es un valor concreto que se utiliza en la condición. Constante Si, No Representa un valor que no cambia. Ejemplo: Para forzar que el campo Fecha de nacimiento sólo admita valores comprendidos entre el y el escribirá >=#1-1-65# y <=# # Texto de validación: Es el texto a presentar cuando el dato introducido incumple la regla de validación. Requerido: Indica si se ha de introducir algún valor en el campo correspondiente, o éste puede quedar vacío. Permitir longitud cero: Indica si los campos memo y texto pueden estar vacíos. Indexado: Indica si crea o no un índice para ese campo, de forma que la búsqueda de registros a través del mismo sea más rápida. Si elige "Sí con duplicados" permitirá la existencia de más de un registro con el mismo valor en este campo. Seleccionando "Sí sin duplicados" obliga a que cada registro posea un valor distinto para este campo. Crear una tabla en la vista Diseño A continuación vamos a crear una nueva tabla, en este caso la tabla PROVINCIA, pero ahora no vamos a utilizar el asistente, si no que utilizaremos la vista Diseño. Para crear una nueva tabla utilizando la vista de diseño, tenemos que pulsar la opción Crear una tabla en vista Diseño de la ventana de base de datos o el botón [Nuevo]. Tema 4: Crear la base de datos y las tablas 39

40 La única diferencia entre ambas opciones, es que si utilizamos el botón [Nuevo], nos aparecerá la siguiente ventana, desde la cual tendremos que indicar cómo vamos a crear la tabla (en este caso será utilizando la vista diseño): Una vez hemos aceptado, se nos presenta la vista diseño de una tabla en blanco. En la parte superior tenemos las columnas, nombre del campo, tipo de datos y descripción. Escribe en la primera fila el nombre del primer campo, Código Provincia, como tipo de datos, despliega la lista y selecciona autonumérico: Como este campo es la clave principal de la tabla, pulsa sobre el botón de la barra de herramientas, aparecerá una llave en la parte izquierda del nombre del campo, indicando que ese campo es la clave principal. 40 Tema 4: Crear la base de datos y las tablas

41 De la misma forma que hemos creado este campo, añadimos el segundo campo de la tabla: Provincia, que será de tipo texto y con un tamaño de campo de 30: Una vez hemos terminado de crear la tabla tenemos que guardarla. Pulsa para ello el botón, nos aparecerá una ventana en la que debemos de indicar el nombre con el que vamos a guardar nuestra tabla. Escribe "Provincia" y pulsa sobre [Aceptar]. Ya tenemos la tabla creada Campos procedentes de relaciones A continuación vamos a ver cómo se crean los campos procedentes de relaciones. Para verlo aún más claro vamos a crear la tabla LOCALIDADES, ésta contiene el campo Código provincia procedente de la relación 1:V existente entre esta tabla LOCALIDAD y la tabla PROVINCIA. Lo más fácil a la hora de crear este tipo de campos es utilizar el Asistente para búsquedas. Al utilizar el Asistente para búsquedas crearemos una lista desplegable que nos ayudará a rellenar los datos en los campos, de esta forma en vez de tener que escribir el código de la provincia en la que se encuentra la localidad, (códigos que ni siquiera nos sabremos de memoria, ya que son autonuméricos) tendremos una lista desplegable con los nombres de las provincias, por lo que solamente hay que seleccionar la provincia correspondiente. Tema 4: Crear la base de datos y las tablas 41

42 Abre una nueva tabla en vista diseño y crea los campos Código localidad y Localidad con el tipo de datos indicado en el diseño de la tabla. A continuación vamos a añadir el campo Código Provincia. Escribe el nombre del campo Código provincia en la tercera fila, y selecciona como tipo de datos Asistente para búsquedas: Nos aparecerá el asistente para búsqueda, en el primer paso deberemos de indicarle desde dónde va a coger los datos que se mostrarán en la lista desplegable. Las posibilidades son: desde un tabla o consulta de la base de datos o escribir los valores directamente. En este caso, como proviene de la relación con una tabla la opción sería la primera: marca Deseo que la columna de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta y pulsa [Siguiente >]: 42 Tema 4: Crear la base de datos y las tablas

43 A continuación marcamos la tabla desde la que vamos a coger los datos, que en este caso es PROVINCIA: Como ves en la parte inferior puedes ver las tablas, consultas o ambas, de forma que si fuera el caso, podríamos coger como origen de los datos una consulta previamente realizada. El siguiente paso es seleccionar los campos que se van a mostrar en la lista desplegable, aquí tenemos que selecciona el Código provincia (que es el que está relacionado con la tabla original) y Provincia, ya que será mucho más fácil para rellenar los datos ver el nombre de la provincia que se código. Selecciona el campo Código provincia de la columna izquierda y pulsa > para añadirlo a la columna derecha, repite la misma operación con el campo Provincia, por último pulsa Siguiente: Tema 4: Crear la base de datos y las tablas 43

44 La pantalla siguiente nos muestra cómo se verá la lista desplegable (si tuviéramos datos en la tabla Provincias, aparecerían aquí. A destacar en esta pantalla la opción Ocultar la columna clave (se recomienda), si activamos esta casilla, en la lista desplegable no se mostrará la el campo Código provincia, solamente Provincia. Asegúrate de que dicha casilla se encuentra activada y pulsa Siguiente: Por último deberíamos de indicar el nombre que se le va a dar a la columna (este nombre no es el nombre del campo, si no el título de la columna cuando estemos en la vista de datos. Ponle como nombre Provincia y pulsa Finalizar: 44 Tema 4: Crear la base de datos y las tablas

45 El asistente nos avisará de que debemos de guardar la tabla para que se puedan establecer las relaciones. Pulsa Sí para guardar la tabla: Guarda la tabla con el nombre Localidad. Usando el asistente para búsquedas, además de crear el campo, también hemos creado la relación existente entre las tablas Localidad y Provincia. Ejercicio: Crea la tabla Direcciones, teniendo en cuenta que el campo Código localidad, proviene de la relación 1:V existente entre la tabla Localidad y la tabla Direcciones. Utiliza el asistente para búsqueda. Campos con valores limitados Hay campos que solamente podrán tomar una serie de valores, como por ejemplo, el campo Tipo de dirección de la tabla Contactos/Direcciones, este campo contendrá los valores "Habitual", "Trabajo" y "Vacaciones" que son los tres tipos de direcciones que vamos a poder utilizar en nuestra base de datos. Para ahorrar trabajo a la hora cuando estemos rellenado los datos, vamos a crear una lista desplegable para dicho campo con los valores mencionados. Para volveremos a utilizar el asistente para búsquedas. Utilizaremos para la explicación el campo Tipo dirección de la tabla Contactos/Direcciones. Crea por lo tanto una nueva tabla en la vista diseño, añade los campos Código contacto y Código dirección (recuerda que son campos obtenidos de la relación, por lo que utiliza para crearlos el asistente para búsquedas. Tema 4: Crear la base de datos y las tablas 45

46 Una vez que hemos creado estos campos, vamos a crear el campo Tipo dirección, este podrá tomar tres valores posibles "Habitual", "Trabajo" y "Vacaciones". Pon el nombre del campo en el lugar correspondiente y como tipo de datos, utiliza el Asistente para búsqueda. Nos aparece la primera pantalla del asistente. En este caso, a diferencia del anterior, no vamos a coger los datos de una tabla o consulta, si no que los escribiremos nosotros. Selecciona por lo tanto la segunda opción Escribiré los valores que desee y pulsa Siguiente: 46 Tema 4: Crear la base de datos y las tablas

47 A continuación tenemos que indicar el número de columnas que va a tener la lista desplegable, además de incluir los valores que contendrá. Indica que nuestra lista desplegable tendrá 1 sola columna y en la parte inferior incluye los tres datos que va a contener (recuerda: "Habitual", "Vacaciones" y "Trabajo"), pulsa Siguiente: El último paso es indicar el título del campo (recuerda que no es lo mismo que el nombre del campo), Escribe "Tipo dirección" y pulsa Finalizar: Con esto ya tenemos creadas todas las tablas de nuestra base de datos. Relaciones entre Tablas Como ya hemos vimos cuando hicimos el diseño de nuestra base de datos, las tablas de nuestra base de datos están relacionadas entre sí. Recordemos brevemente los tipos de relaciones que nos podremos encontrar: Relación de uno a varios. Es la más frecuente. A un registro de la tabla DEPARTAMENTOS, le corresponden varios de la tabla EMPLEADOS. Pero a uno de la tabla EMPLEADOS sólo le corresponde un registro de DEPARTAMENTOS. Dicho de otra manera, un departamento puede Tema 4: Crear la base de datos y las tablas 47

48 contener varios empleados, pero un empleado sólo puede pertenecer a un departamento. Relación de varios a varios. Se puede dar ocasionalmente. Si tenemos una tabla LIBROS y una tabla AUTORES, un libro puede tener varios autores, y un autor puede escribir varios libros. Este caso se solucionará con la creación de una tabla intermedia, y simplificando la relación en dos relaciones de uno a varios. Relación de uno a uno. Esta relación no se da nunca, a no ser que la provoque el diseñador de la base de datos con el de dividir una tabla en dos. Estará indicada cuando parte de los campos que se manejan en una tabla, no tengan carácter permanente. Establecer Relaciones entre Tablas Al ser Microsoft Access una base de datos relacional, podremos utilizar datos de varias tablas para obtener la información que deseamos. El método que sigue Access para definir una relación entre dos tablas es asociar una clave principal situada en el lado uno de la relación, con un campo situado en el lado varios de la relación. A continuación vamos a realizar las relaciones necesarias en la base de datos Mi Agenda. Para crear, modificar o ver las relaciones existentes en una base de datos entramos al menú Herramientas y dentro de éste a la opción Relaciones, o bien utilizamos el botón de la barra de herramientas. De esta forma Access abre la ventana Relaciones y muestra las relaciones actuales. Si es la primera vez que entra en la opción, se abrirá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. (Figura Cuadro de diálogo agregar tabla) 48 Tema 4: Crear la base de datos y las tablas

49 En cualquier momento desde la ventana de relaciones podemos volver a mostrar el cuadro Mostrar tabla, para ello basta con pulsar el botón de la barra de herramientas. En la ventana Mostrar tabla, seleccionamos las tablas entre las cuales queremos establecer relaciones y pulsamos el botón [Agregar]. En nuestro caso añadimos todas las tablas, puesto que todas se encuentran relacionadas. En la ventana de relaciones, cada tabla se encuentra representada por una ventana independiente, en cuyo título aparece el nombre de la tabla y en el interior los campos de los cuales están compuestas las tablas. (Figura ventana Relaciones, con las dos tablas seleccionadas) Después de añadir las tablas, podemos comprobar cómo tres de ellas (PROVINCIAS, LOCALIDADES y DIRECCIONES) ya se encuentran relacionadas, esto es debido a que cuando hemos creado la tabla, hemos utilizado el asistente para campos relacionados. A continuación vamos a crear las relaciones que nos faltan: DIRECCIONES CONTACTOS/DIRECCIONES y CONTACTOS/DIRECCIONES CONTACTOS. Tema 4: Crear la base de datos y las tablas 49

50 Comenzaremos con la relación entre las tablas DIRECCIONES y CONTACTOS/DIRECCIONES: en la tabla principal (DIRECCIONES), marcamos el campo de relación (Cod_Contacto) y los arrastramos con el ratón hasta el campo correspondiente de la tabla relacionada (CONTACTOS/DIRECCIONES). Al soltar el botón aparecerá el cuadro de diálogo Relaciones: (Figura Cuadro de diálogo Relaciones) En este cuadro tiene la posibilidad de activar la comprobación de integridad referencial, de forma que Access impida la entrada de información incongruente. Este mecanismo impedirá en el caso de nuestra base de 50 Tema 4: Crear la base de datos y las tablas

51 datos que asignemos a un contacto (en la tabla CONTACTOS/DIRECCIONES) el código de una dirección que previamente no haya sido dada de alta en la tabla DIRECCIONES.EMPRESA; asimismo impedirá que se borre un registro de DIRECCIONES, si existe algún contacto asociado con el departamento a borrar. Si no selecciona la opción integridad referencial, el resto de opciones del cuadro no estarán disponibles. Una vez hemos terminado de realizar las especificaciones de la relación, pulsamos el botón [Crear]. (Figura Relación entre DEPARTAMENTOS y EMPLEADOS) Las relaciones 1 a Varios en las que se ha activado la integridad referencial aparecen con los índice 1 e en los extremos de la relación (fíjate en la relación que acabamos de realizar). Mientras que las relaciones 1 a Varios en las que no se activado la integridad referencial no presentan los índices (fíjate en las relaciones que se han creado con el asistente para campos relacionados). Ejercicio: Crea la relación existente entre las tablas DIRECCIONES y CONTACTOS/DIRECCIONES. Haz que tenga integridad referencial así como permitir las actualizaciones y borrados en cascada. Tema 4: Crear la base de datos y las tablas 51

52 Modificar relaciones Para modificar o eliminar una relación, tenemos que marcar la línea correspondiente y seleccionar la opción del menú, o activar un menú contextual mediante el botón derecho del ratón. De esta manera se nos abrirá de nuevo la ventana Modificar relaciones desde la cual podremos modificar las opciones de la misma. En nuestro caso vamos a modificar las relaciones que se han creado a través del asistente para campos relacionados, puesto que se crean sin la propiedad de integridad referencial. Comenzaremos por la relación entre PROVINCIAS y LOCALIDADES. Pulsamos sobre la relación quedándose seleccionada (podrás observar que la línea de la relación aparece más gruesa). A continuación pulsamos sobre el menú Relaciones - Modificar relación o bien volvemos a seleccionar sobre la relación pero utilizando el botón derecho del ratón, con lo que nos aparecerá el menú contextual, en el cual seleccionamos la opción Modificar relación: Nos aparece la ventana de Modificar relación, desde la cual podremos realizar las modificaciones necesarias. En este caso modificaremos la relación para que éste tenga integridad referencial. 52 Tema 4: Crear la base de datos y las tablas

53 Tema 5: Operaciones con las tablas La vista hoja de datos Vimos en la lección anterior como podíamos trabajar con las tablas en dos modos o vistas, la vista diseño y la vista hoja de datos. A continuación vamos a describir la vista hoja de datos. Para abrir una tabla en vista hoja de datos, solamente tendrán que hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el la ventana de base de datos, o bien seleccionar la tabla que vamos a abrir y pulsar el botón Abrir. Abre la tabla Provincias. Recuerda que para ver las tablas de la base de datos tienes previamente que pulsar sobre el botón Tablas de la ventana de base de datos. La vista hoja de datos de una tabla muestra los registros de la tabla seleccionada y un nuevo registro en vacío (el último marcado con un *) en el que podemos introducir nuevos registros. En nuestro caso solamente nos aparece este registro ya que no tenemos insertado ningún dato en la tabla: Tema 5: Operaciones con las tablas 53

54 Para describir mejor la vista hoja de datos vamos a suponer que ya tenemos una serie de datos en la tabla (no hace falta que los insertes ya que eso lo haremos en el siguiente apartado) El triangulo negro que aparece en el borde izquierdo de la hoja indica el registro en el que tenemos el cursor (registro activo). El asterisco en el último registro nos indica que es el final de la tabla, además ese último registro se nos presenta en blanco para que podamos utilizar para añadir registros. Las imágenes (Objetos OLE) no se muestran en este modo de vista. En la parte inferior podemos ver los botones de desplazamiento de registros, aquí nos indica el número del registro actual, además del número total de registros. También se incluyen los botones para ir al primer registro, registro anterior, último registro y añadir nuevo registro. Introducir Registros A continuación vamos a insertar los registros anteriores en la tabla. Coloca el cursor en la columna Provincia, y escribe el nombre de la primera provincia 54 Tema 5: Operaciones con las tablas

55 (Córdoba), la columna Código Provincia no hace falta que la rellenemos, ya que al ser autonumérica Access le asignará el código que le corresponda. Con la tecla [Tab] o [Intro] pasamos al siguiente campo, como no hay más campos, pasamos al registro siguiente. Escribe el nombre de la siguiente provincia, que en este caso será Málaga. Repite el proceso hasta completar todos los registros. Al final la tabla se nos quedará como se muestra a continuación: Cuando insertamos datos en la tabla no hace falta utilizar el botón de Guardar, ya que los campos se guardan automáticamente al pulsar [Tab] o [Intro]. El orden de introducción de los datos debe de ser de la tabla más independiente hasta la tabla más dependiente. Por ejemplo, antes de rellenar la tabla Localidad, tendremos que tener rellenada la tabla Provincia, ya que si no, no podremos relacionar las localidades con las provincias que les corresponden.. Ejercicio: Rellena las tablas de la base de datos con los siguientes datos: Tabla Localidades: Tema 5: Operaciones con las tablas 55

56 Tabla Direcciones: Tabla Contactos: Tabla Contactos/Direcciones: Desplazamiento entre registros Para desplazarnos entre registros tenemos las siguientes posibilidades: 56 Tema 5: Operaciones con las tablas

57 Botones de desplazamiento (en la parte inferior de la ventana de hoja de datos). Introducir el nº de registro deseado, en el cuadro de texto situado entre los botones de desplazamiento. Además disponemos las siguientes combinaciones de teclado para desplazarse por la tabla. [Tab] ó [Enter] Desplaza al siguiente campo. [Fin] Desplaza al último campo del registro activo. [Mayúsc] + [Tab] Desplaza al campo anterior. [Inicio] Desplaza al primer campo del registro activo. [Ctrl] + [ ] Desplaza al campo actual del último registro. [Ctrl] + [ ] Desplaza al campo actual del primer registro. [Ctrl] + [Inicio] Desplaza registro. [Ctrl] + [Fin] Desplaza al último campo del último registro. [F5] Desplaza directamente a un registro. al primer campo del primer Ordenar registros Access siempre nos va a mostrar los datos ordenados de mayor a menor según el campo clave. Sin embargo desde la vista hoja de datos podemos modificar esta ordenación, y realizar una nueva ordenación según nuestros intereses. Vamos a ordenar nuestros contactos por el Apellido, para ello abrimos la tabla que queremos ordenar, y seleccionamos el campo (pulsamos sobre el título del mismo) por el cual vamos a realizar la ordenación (en nuestro caso, pulsamos sobre Apellido_1): Para ordenar de forma ascendente pulsamos sobre el botón de la barra de herramientas, para ordenar de forma descendente pulsamos sobre el botón de la barra de herramientas. Tema 5: Operaciones con las tablas 57

58 También podemos ordenar utilizando el Registros - Ordenar. Modificar Registros Para modificar cualquier registro bastará con colocarnos en él registro y campo que queremos modificar y realizar el cambio. Los pasos son los siguientes 1. Nos situamos en el registro que deseamos modificar, para ello utilizamos el ratón o utilizamos las teclas de desplazamiento vistas en un apartado anterior. 2. Hacemos clic en el campo a modificar o nos desplazamos hasta él mediante la tecla [Tab] y pulsamos [F2]. 3. Cambiamos el contenido. 4. Abandonamos el registro. Eliminar registros Para eliminar un registro seguimos los siguientes pasos: 1. Hacemos clic en el selector del registro a eliminar, por ejemplo, si quisiéramos eliminar la provincia de "Cádiz", seleccionamos su selector de registro: 2. Pulsamos la tecla [Supr] o seleccionamos Edición - Eliminar. 3. Haga clic en el botón correspondiente para anular o confirmar la operación. 58 Tema 5: Operaciones con las tablas

59 Buscar un Dato Si deseamos localizar uno o más registros que posean un determinado valor en un campo, debemos realizar los siguientes pasos, vamos a suponer que queremos buscar dentro de la tabla Contactos, aquellas personas cuyo primer apellido sea "Perales": 1. Seleccionamos el campo por el cual buscar haciendo clic en su etiqueta. En este caso seleccionaríamos el campo Apellido Seleccionamos el menú Edición y dentro de este la opción Buscar: 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar. 4. Escribimos el texto a localizar en el cuadro de texto Buscar. 5. Especificamos la dirección y características de la búsqueda en los distintos botones de opción. 6. Hacemos clic en [Buscar siguiente] para localizar la primera y restantes coincidencias. Tema 5: Operaciones con las tablas 59

60 La hoja secundaria de datos Una de las novedades que presenta Access XP frente a versiones anterior, es la hoja secundaria de datos. Cuando abrimos una ventana en modo hoja de datos, podremos ver o modificar los datos relacionados de otra tabla. Por ejemplo, si abrimos la tabla PROVINCIAS, podremos ver aquellos registros de la tabla LOCALIDADES que se encuentran relacionados. Para ello bastará con pulsar sobre el botón [+] que se encuentra al comienzo de cada una de los registros, en este caso se abrirá una subtabla en la que nos aparecerán aquellos registros relacionados, en este caso aquellas localidades que pertenecen a la provincia seleccionada: La tabla secundaria no muestra los campos coincidentes. Si una tabla tiene varias relaciones 1 a varios con distintas tablas, pulsamos el botón [+] y seleccionamos la subtabla en el cuadro Insertar tabla secundaria de datos. Si nos fijamos, el botón [+] se ha modificado por el [-], en este botón debes pulsar para volver a cerrar la subtabla. Filtrar Registros Puede ser interesante que en ciertos momentos, la tabla a utilizar sólo visualice determinados registros, en concreto aquellos que cumplan uno ó más criterios de selección. Este proceso de filtrado facilitará las operaciones con los registros elegidos. Creación de un Filtro 1. En primer lugar abrimos la tabla a utilizar en el modo hoja de datos, elegimos el menú Registros y dentro de éste las opciones Filtro Filtro u orden avanzado. 2. En la ventana Filtro, arrastramos a la zona inferior el campo o campos necesarios para establecer el filtrado. 3. Escribimos los criterios de selección. Así para visualizar únicamente aquellos de nuestros contactos que hayan nacido antes del 1 de enero de 1970 en orden alfabético de apellidos, deberemos de realizar los siguientes pasos: 60 Tema 5: Operaciones con las tablas

61 1. Abrimos la tabla Contactos, y seleccionamos dentro del menú Registros la opción Filtro - Filtro u orden avanzado, de esta manera se nos abrirá la ventana Filtro. 2. Señalamos el campo Fecha de nacimiento y lo llevamos a la fila Campo. 3. Escribir cada condición en las casillas correspondientes de la fila Criterios. 4. Arrastrar a la fila Campo el campo Apellido_1. Tema 5: Operaciones con las tablas 61

62 5. En la línea Orden seleccionar la opción Ascendente o Descendente, dependiendo de cómo queramos que aparezca ordenado (en nuestro caso ejemplo vamos a indicarle Ascendente). Utilización del Filtro Una vez hemos creado el filtro, debemos para aplicarlo para ver los resultados. Para ello seleccionamos en el menú Filtro - Aplicar filtro u ordenar. En pantalla se nos mostrarán el resultado de aplicar el filtro creado sobre los datos de la tabla: 62 Tema 5: Operaciones con las tablas

63 Access mostrará el indicador FILT en la barra de estado para indicar la existencia de un filtro. (Figura Ventana resultado de la aplicación del filtro) Eliminar Filtro Seleccionamos dentro del menú Registros la opción ordenar o bien utilizando el botón Quitar filtro u de la barra de herramientas. Imprimir Tabla Para Imprimir Todos los Registros de la Tabla Seleccionamos la tabla y dentro del menú Archivo, pulsamos sobre la opción Imprimir, y dentro del cuadro de diálogo Imprimir haga clic en [Aceptar]. Para Imprimir Algunos Registros Abrimos la tabla a la cual pertenecen los registros que queremos imprimir. Seleccionamos los mismos. Una vez los tenemos pulsamos Archivo Imprimir, una vez hemos indicado las opciones de impresión, pulsamos sobre [Aceptar]. Tema 5: Operaciones con las tablas 63

64 Tema 6: Mantenimiento de Tablas Existe la posibilidad de que a pesar de haber diseñado la tabla tras un detallado estudio, se hallan cometido errores u omisiones que requieran una corrección. Este tipo de modificaciones han de ser realizadas en el modo de presentación de diseño. Añadir un Campo Para añadir un campo, abrimos en vista diseño la tabla en la cual vamos a realizar la operación. Nos situamos en la fila debajo de donde desea insertar el campo. Seleccionamos en el menú Insertar la opción Filas, o bien pulse sobre el botón de la barra de herramientas. De esta manera se nos insertará una fila en blanco por encima del campo que teníamos seleccionado, ya solamente nos faltará rellenar en dicha fila los datos del nombre, tipo y descripción del campo. Eliminar un Campo Abrimos en vista diseño la tabla que contiene el campo que queremos eliminar. Seleccionamos la fila correspondiente al campo que queremos eliminar, para ello pulsamos sobre la zona gris que hay al delante del nombre del campo Una vez seleccionado, podemos borrar el campo de una de las siguientes maneras: bien pulsamos la tecla [Supr] o pulsamos sobre el botón de la barra de herramientas o seleccionamos la opción Eliminar fila del menú Edición. Al eliminar un campo recuerde hacerlo también con todas las referencias al mismo en el resto de objetos de la base de datos ya que de lo contrario tales referencias provocarán mensajes de error. Máscara de entrada Hay ciertos campos en los cuales todos los registros van a tener el mismo formato (número de teléfono, DNI, código postal etc.). En estos casos Access permite indicar el patrón (formato) que van a seguir los mismos, es lo que se conoce como "máscara de entrada". La máscara de entrada también sirve para asegurar que los caracteres introducidos tengan el formato y el tipo requerido e incluso para proteger la información mientras ésta se está introduciendo. Para crear una máscara de entrada se puede escribir directamente sobre el campo Máscara de entrada de las propiedades del campo en la vista diseño de página, aunque Access también dispone de un asistente. 64 Tema 6: Mantenimiento de Tablas

65 Vamos a hacer una modificación en la tabla de Direcciones, añadiéndole una máscara de entrada al código postal, de esta manera nos aseguramos que siempre se vayan a insertar códigos postales con 5 dígitos. Para ello seguimos los siguientes pasos: Abrimos la tabla DIRECCIONES en vista diseño y seleccionamos el campo al que vamos a ponerle máscara de entrada, en nuestro caso seleccionamos Código_postal y nos colocamos en la propiedad Máscara de entrada. Pulsamos sobre el botón entrada. y se nos abrirá el asistente para máscara de Si la tabla no se ha guardado antes de iniciar el asistente para máscaras de entrada, nos pedirá que guardemos la tabla. Tema 6: Mantenimiento de Tablas 65

66 En el asistente nos aparecen creadas las máscaras de entrada más comunes (NIF, número de teléfono, código postal etc.). En nuestro caso, la máscara de entrada que queremos utilizar es la del código postal, solamente tendremos que seleccionarla de la lista y pulsar el botón [Finalizar]. De esta forma se ya se nos ha creado la máscara entrada para el código postal, si nos fijamos, en el campo Máscara de entrada, se ha escrito la máscara de entrada correspondiente al código postal. Esta máscara es "00000", los ceros indican dígitos obligatorios, por lo que de esta forma siempre obligamos a que los códigos postales insertados tengas 5 dígitos. En la siguiente tabla encontrarás los caracteres de máscara más usuales: Carácter Descripción 0 Dígito (0 a 9) obligatorio. Signos negativo y positivo no permitidos. 9 Dígito o espacio no obligatorio. Signos negativo y positivo no permitidos. # Dígito o espacio no obligatorios. Los espacios se muestran en blanco en el modo de edición. Los signos mas y menos están permitidos. L Letra (A-Z) obligatoria.? Letra (A-Z) no obligatoria A Letra o dígito obligatorio a Letra o dígito no obligatorio & Cualquier carácter o espacio obligatorio C Cualquier carácter o espacio no obligatorio..,:;-/ Decimales, separador de miles, fecha y hora. < Hace que todos los caracteres se vuelvan minúscula. 66 Tema 6: Mantenimiento de Tablas

67 > Hace que todos los caracteres se vuelvan mayúscula.! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. \ Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo como A). Por ejemplo, si se introduce un la máscara L/-0000 en un campo, sólo se permitirá incluir una letra seguida de guión y a continuación cuatro dígitos. Índices Un índice es un mecanismo que permite una localización más rápida de los registros. No obstante un uso desmesurado de índices pueden conllevar una ralentización de los procesos. Es por ello que tendrá que establecer un equilibrio entre el número de índices a crear y las ventajas que estos le reportarán. Crear Índice de un Solo Campo En el modo presentación de diseño seleccionamos el campo por el que indexar. Elija en el cuadro de propiedad Indexado el tipo deseado. Por ejemplo, supongamos que tenemos una tabla de EMPLEADOS, los registros están indexados por el campo NIF, ya que la mayoría de las búsquedas las realizaremos a través de ese campo. Para crear un índice en este campo, deberemos de irnos a la propiedad Indexado, e indicarle el valor correspondiente. Los valores que podemos ponerle son los siguientes: No: es el valor predeterminado, no crea índices o elimina si los tuviera creados. Sí (con duplicados): crea índices en el campo y permite la existencia de los valores repetidos en el campo. Sí (sin duplicados): crea índices en el campo y no permite la existencia de valores duplicados en el campo. En el ejemplo que estamos viendo (NIF en la tabla EMPLEADOS, éste sería el valor). Volvamos a nuestra base de datos de Agenda, lo normal en una agenda es que cuando vayamos a buscar a algún contacto lo busquemos por el apellido, por lo cual podríamos crear un índice al campo Apellido_1, haciendo más rápido la búsqueda. En este caso en el valor a poner en el campo Indexado es el "Si (con duplicados)", puesto que si podemos tener dos contactos en los que el Apellido_1 coincida. Tema 6: Mantenimiento de Tablas 67

68 Crear Índice de Múltiples Campos Dentro de la vista diseño de la tabla, entramos en el menú Ver y luego seleccionamos la opción Índices o bien pulsamos sobre el botón barra de herramientas: de la A continuación se nos abrirá la ventana Índices. Escribimos el nombre de índice, y el nombre y orden del primer campo. Los restantes campos del índice los colocamos en las filas inferiores, pero dejando vacía la columna correspondiente al nombre del índice. Access incluirá en el mismo índice todos los campos que aparecen entre dos nombres de índice. Para indexar la tabla EMPLEADOS por Fecha de alta en la empresa y por Apellidos introducimos los valores tal como se muestra a continuación: Eliminar un Índice Desde la ventana de Índices, eliminamos la fila en la que se encuentra (de forma similar a como eliminamos los campos de una tabla en la vista de diseño). 68 Tema 6: Mantenimiento de Tablas

69 Tema 7: Consultas Concepto de Consulta Las consultas son preguntas que podemos hacer a la base de datos, para obtener cierta información, sobre un determinado aspecto. Estas preguntas pueden ser almacenadas, lo que permite un uso posterior con obtención de resultados actualizados, sin necesidad de volver a plantear las condiciones de la pregunta. Access resuelve la consulta presentando una hoja de respuestas dinámicas, que no es sino una tabla temporal (desaparecen al cerrar la consulta), con un conjunto de registros de una o más tablas, que satisfacen las condiciones iniciales de la consulta. Tipos de Consulta Existen las siguientes clases de consultas Consultas de selección. Permiten seleccionar una serie de registros, de una o más tablas, que cumplen los criterios establecidos. Consultas de tabla de referencias cruzadas. Calculan totales de resumen agrupados por categorías. Consultas de acciones. Modifican la información. Son de varios tipos: De datos añadidos. Añaden registros a la tabla. De eliminación. Suprimen registros de las tablas. De creación de tabla. Crean una nueva tabla partiendo de otras. De actualización. Modifican determinados registros. Consultas de parámetro. Aumentan la flexibilidad de las otras, permitiendo introducir nuevos criterios cada vez que se ejecuta la consulta. Consultas SOL. Sólo pueden crearse escribiendo instrucciones en el modo presentación SQL. De unión. Relacionan campos de dos o más tablas. De paso a través de SQL. Envían comandos a bases de datos SQL. De definición de datos. Crean, modifican o suprimen tablas Microsoft Access mediante instrucciones SQL. Consultas de Selección A continuación vamos a realizar una consulta de selección, al igual que con la tablas podemos realizar consultas de selección utilizando bien un asistente o bien a través de la vista diseño. A continuación vamos a ver cómo realizar una consulta en vista de diseño. Para ello crearemos una consulta, que nos devuelva el NOMBRE, APELLIDOS, DIRECCÓN etc. de todos aquellos contactos que tengas direcciones en Fuengirola. Tema 7: Consultas 69

70 Para trabajar con consultas tenemos que colocarnos en la ficha de consultas de la ventana principal de la base de datos. Para crear una nueva consulta en la vista de diseño podemos hacerlo bien utilizando el acceso Crear una consulta en vista Diseño o utilizar el botón [Nuevo]. Si utilizamos el botón [Nuevo], nos aparecerá la siguiente ventana, desde la cual podemos indicar si vamos a utilizar la vista diseño o vamos a utilizar alguno de los asistentes para consultas que nos proporciona Access. En nuestro caso seleccionaremos la primera opción Vista diseño. A continuación se nos muestra la ventana de la vista diseño de las consultas. 70 Tema 7: Consultas

71 Toda consulta estará basada en 1 o varias tablas, que serán las tablas de las cuales vamos a obtener los datos que se mostrarán en la consulta. Al entrar en la vista diseño para crear una nueva consulta, lo primero que se nos pedirá será la tabla o tablas en la cuales queremos obtener los datos. En nuestro caso las tablas que necesitamos para nuestra consulta son CONTACTOS, DIRECCIONES y LOCALIDADES. Por lo tanto, pulsamos sobre la CONTACTOS y después en el botón [Agregar], lo mismo con el resto de tablas que vayamos a añadir a la consulta. Una vez hayamos añadido las tablas que necesitamos, pulsamos el botón [Cerrar]. La ventana de diseño de las consultas es la siguiente: En ella podemos diferenciar dos partes, en la parte de arriba tenemos la tabla o tablas en las cuales se basa la consulta. Todas las tablas en las cuales se basa la consulta deben de estar relacionadas unas con otras, si nos fijamos en la tablas que hemos añadido a nuestra consulta, observamos que no existe relación entre CONTACTOS y entre DIRECCIÓN, cosa que si ocurre entre DIRECCIONES y LOCALIDADES. De esta forma los resultados que nos mostraría la consulta no serían correctos, para solucionar el problema bastará con añadir la tabla intermedia CONTACTOS/DIRECCIONES. Para añadir una tabla en la vista diseño de una consulta, pulsamos el botón de la barra de herramientas. Éste vuelve a abrir la ventana Mostrar tabla, desde la cual podremos añadir la tabla a la vista diseño de la consulta. Tema 7: Consultas 71

72 En la parte inferior de la vista diseño, en cada una de las columnas de la misma colocaremos un campo de los que queremos que aparezca en el resultado de la consulta. Para ello arrastraremos los campos correspondientes cada uno a una columna. Vamos a añadir los campos NOMBRE, APELLIDOS_1, APELLIDOS_2, DIRECCIÓN, TIPO_DIRECCIÓN, TELÉFONO y LOCALIDAD. Como habrás podido comprobar en las dos primeras filas se muestra el nombre del campo y la tabla a la que pertenece dicho campo. La tercera fila indica el orden en que queremos que se muestren los resultados, así, si queremos que los resultados se muestren ordenados por el primer apellido, deberemos indicar que en el orden es Ascendente (o descendente según se quiera) en la columna del campo APELLIDO_1 La siguiente fila, es la de Mostrar, desde ella podemos indicar si queremos que ese campo se muestre en los resultados de la columna o no. Por último la fila de Criterios, permite añadirle a los campos los criterios que deben de cumplir los registros para que se muestren en el resultado de la consulta. Para establecer una condición simple, introducimos el valor en la línea Criterios, debajo del campo a filtrar, si el campo es tipo texto y el valor contiene espacios en blanco, deberá delimitar el mismo entre comillas. En nuestro caso queremos solamente que se nos muestren los contactos que tienen direcciones en la localidad de "Fuengirola", por lo tanto deberemos de añadirle en el campo LOCALIDAD el criterio "Fuengirola": Cuando los registros deban cumplir varios criterios para ser seleccionados, escribirá las condiciones en la misma fila, debajo de los campos que corresponda. (Criterios "Y"). 72 Tema 7: Consultas

73 Cuando sea suficiente que se cumpla un criterio, de entre un grupo de ellos, se establecerán las condiciones en líneas diferentes. (Criterios "O"). En las condiciones se pueden incluir operadores de comparación del tipo <= (menor o igual que), <> (distinto que), etc. Una vez hemos creado nuestra consulta vamos a pasar a ver los resultados, para ello pulsamos el botón [Ejecutar consulta] ( ) de la barra de herramientas, o bien cambiamos la vista de la consulta a vista hoja de datos a través del botón vistas ( ). El resultado que se nos mostrará es el siguiente: Si queremos almacenar la consulta, de forma que podamos volver a ejecutarla en otro momento, pulsamos el botón guardar ( ) de la barra de herramientas, nos pedirá el nombre que le vamos a dar a la consulta: Te recomendamos que utilices para las consultas nombres lo más descriptivos posibles, de manera que sepamos qué hace cada consulta sin necesidad de ejecutarla. Tema 7: Consultas 73

74 Escribimos el nombre de la consulta, que la guardaremos como "Contactos de Fuengirola". Una vez escrito el nombre, pulsamos sobre el botón [Aceptar], de esta manera la consulta se nos quedará almacenada dentro de la ficha Consultas, para volverla a ejecutar solamente tenemos que hacer doble clic sobre ella. Vamos a realizar otro ejemplo. El siguiente esquema pertenece a una base de datos de empleados, como puedes observar en el esquema siguiente esta base de datos estará compuesta por dos tablas. La primera se es la tabla EMPLEADOS que contiene los siguientes campos: DNI, NOMBRE, APELLIDOS, FECHA ALTA, DIRECCION, LOCALIDAD, SUELDO e IRPF. La segunda tabla es la tabla DEPARTAMENTOS y contiene los siguientes campos: CODIGO, NOMBRE, RESPONSABLE, PRESUPUESTO. 74 Tema 7: Consultas

75 Ambas están relacionado mediante una relación 1 a V (un departamento puede tener asignados varios empleados, pero un empleado solamente pertenece a un departamento. El esquema de esta base de datos es el siguiente: Supongamos ahora que necesitamos ahora hacer una consulta en la cual necesitamos visualizar los apellidos, fecha de alta en la empresa y el sueldo de todas aquellas personas cuyo sueldo sea inferior a 1200 o superior a 1800, estando además ordenada por orden alfabético. En los siguientes puntos se describimos los pasos a dar para construir esta consulta. Desde la ficha Consultas, pulsamos sobre Crear una consulta en vista diseño. Añadimos ambas tablas necesarias a la consulta. A continuación arrastramos los campos APELLIDOS, FECHA ALTA y SUELDO a las respectivas casillas de la fila Campo. La ventana de consulta quedará como muestra la siguiente figura. Tema 7: Consultas 75

76 (Figura 4.2.Ventana Consulta de selección) Para especificar criterios de ordenación, hacemos clic en la línea Orden, en el desplegable correspondiente al campo de clasificación, eligiendo ascendente o descendente. En este caso hacemos clic en la línea Orden, en el desplegable correspondiente a APELLIDOS, y elegimos Ascendente. A continuación especificaremos en la columna correspondiente a SUELDO, las dos condiciones en filas diferentes, ya que se corresponden con un criterio "O". (Figura 4.3. Ventana Consulta, introducción de criterios) La consulta está finalizada y lista para su ejecución y/o grabación. Para ver los resultados de la misma, hará clic en el botón [Ejecutar consulta] ( ) (Figura 4.4. Resultado de la ejecución de la consulta Una vez que la consulta funciona, y extrae la información necesaria, pasamos a guardarla utilizando el botón [Guardar] ( 76 ). Tema 7: Consultas

77 Existen otras posibilidades de construcción de consultas debidas a cláusulas especiales como: EN: Permite especificar una lista de valores cualquiera de los cuales puede satisfacer la condición. Es equivalente a la utilización de varios criterios "O". Ejemplo: EN("Gerencia", "Marketing", "Desarrollo") COMO: Permite la creación de patrones de coincidencia, mediante caracteres especiales?,*,#,!. Ejemplo: COMO "[a-z][!a-z]*" buscará la coincidencia de cadenas de cualquier longitud, que comiencen por un carácter entre a y z, y cuyo segundo carácter no esté entre a y z. ENTRE: Determina si un valor numérico está comprendido entre un determinado rango de valores. Ejemplo: ENTRE 2 Y 10. Los valores de tipo fecha se deben encerrar entre símbolos #. Los campos que sean manejados por funciones, deberán estar entre corchetes. Para expresiones que manejen valores de tipo fecha, dispone entre otras de las siguientes funciones VALORFECHA(fecha texto) : Devuelve la fecha en forma de cadena de caracteres, introducida como argumento, en valor tipo fecha. Ejemplo: VALORFECHA("1 5-Jul-94") devuelve 15/07/94. AÑO(fecha): Devuelve año de la fecha dada como argumento. Ejemplo: AÑO([fecha nacimiento]) = MES(fecha): Devuelve mes de la fecha dada como argumento. PARCFECHA(intervalo;fecha): Devuelve número entero de intervalo que corresponde a la fecha. Ejemplo : PARCFECHA("t";# corresponde a esa fecha. 12/04/94#) devolverá 2, el trimestre Ejemplo: (de Consulta). Suponga que desea visualizar una lista de los empleados contratados entre los años 1980 y 1990 incluidos ambos. Los datos a Tema 7: Consultas 77

78 mostrar serán los apellidos, la fecha de nacimiento y el nombre del departamento en el cual trabajan. El procedimiento a seguir sería: Suponga que desea visualizar una lista de los empleados contratados entre los años 1980 y 1990 incluidos ambos. Los datos a mostrar serán los apellidos, la fecha de nacimiento y el nombre del departamento en el cual trabajan. El procedimiento a seguir sería: (Figura 4.5. Especificación de campos y criterios de la consulta) Arrastrar a la fila Campo los campos que intervienen en la consulta, APELLIDOS, FECHA ALTA, SUELDO y NOMBRE DEPARTAMENTO. Hay que tener en cuenta que aunque haya campos que no se vayan a visualizar tendremos que añadirlos a la consulta, pues pueden ser necesarios para la añadirle criterios de selección. En este caso si no queremos que el campo se muestre en el resultado tendremos que desactivar la casilla correspondiente en la fila Mostrar. También tenemos que tener en cuenta que el campo NOMBRE DEPARTAMENTO, pertenece a la tabla DEPARTAMENTOS, pero es utilizado en lugar de DEPARTAMENTO (tabla EMPLEADOS), porque este último contiene el código numérico de departamento, no su descripción literal. 78 Tema 7: Consultas

79 Escribimos los criterios de selección de forma que el valor que figure en el campo citado sea superior a la fecha e inferior a , lo que satisface la condición inicialmente planteada. Ejecutamos la consulta. (Figura 4.6. Resultado de la consulta) Consultas de Totales Se pueden realizar consultas en las que se obtengan valores estadísticos. Para ello hacemos clic en el botón [Sumatorio] ( dentro del menú Ver, la opción Totales. ) o seleccionamos Se visualizará una nueva línea debajo de los nombres de los campos, donde hará clic para especificar el tipo de operación a realizar en el campo. Existen las siguientes opciones: Suma. Totaliza los valores del campo. Promedio. Calcula la media aritmética de los valores. Min. Devuelve el valor más bajo de los existentes. Max. Devuelve el valor más alto de los existentes. Cuenta. Devuelve número de registros para los que el campo seleccionado no tiene valor nulo. Tema 7: Consultas 79

80 Primero. Devuelve el primer valor para ese campo. Ultimo. Devuelve el último valor para ese campo. Desvest. Calcula la desviación típica estadística de los valores del campo. Agrupar por. Agrupa los registros por el campo especificado. Muestra un único registro por cada valor distinto en el campo seleccionado. Ejemplo: (Consulta de totales). Suponga que desea visualizar para cada departamento, la suma de sueldos y el sueldo medio.(figura 4.7): (Figura 4.7. Consulta de Totales) Como la información a visualizar no la constituyen valores directos de los campos, sino un cálculo de los mismos (Campos calculados), escribiremos en la fila Campo, antes del nombre del campo, un literal seguido del símbolo":" que identifique el valor que se va a mostrar. Los pasos a seguir serán: En la fila Campo escribimos la etiqueta "Tot sueldos:" y el nombre del campo SUELDO. En la fila Total seleccionamos la operación Suma. Repetir los pasos anteriores con la etiqueta "Sueldo medio." y la operación Promedio. Arrastramos el campo NOMBRE DEPARTAMENTO a la fila Campo y seleccionamos la opción Agrupar por en la fila Total, de forma que los cálculos se realicen para cada departamento. 80 Tema 7: Consultas

81 Ejecutar la consulta. (Figura 4.8. Resultado de la consulta de totales) El aspecto de la hoja de respuestas puede ser mejorado utilizando las propiedades de la consulta. Para ello debemos realizar los siguientes pasos: Abrir la ventana de diseño de la consulta. Seleccionar el campo a modificar, para ello pulsamos sobre la parte superior del campo (el cursor se convierte en una flecha que apunta hacia abajo). Hacer clic en el botón [Propiedades] ( herramientas. Tema 7: Consultas ) de la barra de 81

82 En nuestro ejemplo seleccionaremos sucesivamente las dos columnas relativas al campo SUELDO, y elegiremos el formato Moneda en la ventana Propiedades. (Figura 4.9. Ventana Propiedades del campo.) A continuación volvemos a ejecutar la consulta: (Figura Resultado de la consulta modificada) Consultas con Expresiones En ciertas ocasiones necesitaremos información que no se encuentra directamente disponible en los campos, sino que se obtendrá mediante cálculos y transformaciones a partir de los mismos. Para introducir una nueva campo basado en una expresión, hacemos clic en la celda correspondiente a un nuevo campo, e introducimos la expresión que calculará el valor del nuevo campo. Ésta puede construirse con números, funciones, campos, etc. Ejemplo: Supongamos, siguiendo con el ejemplo previo, que en lugar de visualizar el sueldo medio por departamento, se desea saber el total de retenciones por IRPF para cada departamento. Marcamos la columna correspondiente a la etiqueta "Sueldo medio." y pulsamos la tecla [Supr]. 82 Tema 7: Consultas

83 En la fila Campo escribimos "Retención." y a continuación la expresión que nos dará la cantidad retenida a cada empleado [SUELDO]*[IRPF]. Como habrás podido comprobar, en una expresión podemos hacer referencia a los campos de la tabla, para ello bastará con ponerlos entre corchetes. Por último en la fila Total, seleccionamos Suma. (Figura Consulta con expresiones) Ejecutar la consulta obteniendo el siguiente resultado: Consultas de Acción Permiten crear nuevas tablas o modificar la información contenida en las tablas ya existentes. El proceso general consiste en crear una consulta de selección que limite el ámbito de registros a utilizar y a continuación convertirla en consulta de acción. Access dispone de cuatro tipos de consultas de acción. De creación de tabla. Genera nueva tabla a partir de los datos contenidos en otra. De datos añadidos. Agrega nuevos registros a partir de la información generada en la consulta. Tema 7: Consultas 83

84 De eliminación. Suprime los registros de la tabla que coincidan con los de la respuesta de la consulta. De actualización. Modifican valores de los campos de los registros seleccionados. Actualización de Registros de una Tabla Este tipo de consultas resultan de gran utilidad porque permiten modificar los campos de un elevado número de registros mediante una operación común. Deberá crear una consulta de selección y comprobar que la ejecución de la misma devuelve únicamente los registros que se quieren modificar. Modifique la consulta, ACTUALIZACION. seleccionando el menú CONSULTA, Aparecerá la línea Actualizar a:. Haga clic en la posición Actualizar a: del campo a variar, e introduzca el nuevo valor. Ejecute la consulta. Ejemplo: (Consulta de Actualización). Se pretende incrementar en un 7%, el sueldo de los empleados del departamento de COMPRAS. Construiremos en primer lugar una consulta de selección donde se muestren los empleados afectados por este criterio, posteriormente transformaremos la consulta de selección a consulta de actualización. Arrastramos los campos APELLDOS y SUELDO (Tabla EMPLEADOS), y NOMBRE DEPARTAMENTO (Tabla DEPARTAMENTOS), a la fila Campo. En la columna correspondiente al campo NOMBRE DEPARTAMENTO, y en la fila Criterios, escribimos "COMPRAS". Ejecutamos la consulta y verificamos que los registros seleccionados son los correctos. Regresamos a la vista diseño de la consulta. Seleccionamos el menú Consultas - Actualización Al indicarle que la consulta es de actualización nos a aparece una nueva fila llamada Actualizar a, en la cual tendremos que escribir el nuevo valor que tendrá el campo o campos que vamos a actualizar. 84 Tema 7: Consultas

85 En éste vamos actualizar el campo sueldo, por lo tanto en la columna del sueldo y en la fila Actualizar a, escribimos la expresión cuyo valor sustituirá al sueldo actual, [SUELDO]*1,07. Hacemos clic en botón [Ejecutar] ( ): Pulsamos sobre el botón [Sí], quedando la tabla actualizada. Para realizar una comprobación de los cambios efectuados, transformamos la consulta en una de selección y la ejecutamos: Tema 7: Consultas 85

86 Tema 8: Formularios Concepto de Formulario Un formulario es una ventana que permite acceder y manejar los registros de las tablas de una forma más atractiva y eficaz. Se construyen a partir de una serie de elementos de diseño llamados controles. La ventana de formulario permitirá ubicar los campos, incorporar etiquetas, cuadros de texto, y realizar tareas que no sería posible llevar a cabo desde las tablas, como calcular totales, contener gráficos y otros formularios. Tipos de Formulario Access dispone de una utilidad llamada Asistente de formularios, que permite crear distintos tipos de formularios fácilmente. Existen varios tipos de formularios predefinidos. De columna simple. Muestra un sólo registro cada vez, la información se muestra en una columna, con cada campo en una línea. 86 Tema 8: Formularios

87 Tabular. Visualiza un registro en cada línea. Justificado solamente se muestra un registro cada vez, los campos aparecen en filas uno a continuación del otro, con el título en la parte superior. Hoja de datos: el formulario presenta el mismo aspecto que una tabla de datos: Tema 8: Formularios 87

88 Principal/Subformulario. Es un formulario que contiene otro, y muestra una relación del tipo uno o varios. Gráfico:. visualiza datos numéricos gráficamente. Tabla y Gráfico dinámicos: en el formulario se muestran los datos en forma de tabla o gráfico dinámico, similares a los que se pueden crear en Microsoft Excel (este tipo de formularios los veremos en niveles más avanzadas). Creación de Formulario Nos situado en la ficha de formularios, para ello hacemos clic en el botón correspondiente. Desde esta ficha podemos comenzar a realizar un formulario, bien utilizando los el botón [Nuevo] bien utilizando cualquiera de los dos enlaces Crear un formulario utilizando el asistente o Crear formulario en vista diseño. Al igual que sucede con el resto de objetos de la base de datos vistos hasta ahora (tablas y consultas), éstos se pueden crear bien utilizando un asistente o bien desde la vista de diseño. Para los formularios comenzaremos realizándolos utilizando el asistente, para luego modificar en la vista diseño las cosas que necesitemos. Si pulsamos sobre Crear un formulario utilizando el asistente, nos abrirá la primera pantalla del asistente mientras que si utilizando el botón [Nuevo] se nos mostrará el cuadro de diálogo Nuevo formulario. 88 Tema 8: Formularios

89 Desde el cuadro de diálogo Nuevo formulario, debemos elegir la tabla o consulta sobre la que vamos a crear el formulario, y también si vamos a crear éste desde la vista de diseño o utilizando un asistente: Asistente de Formularios En el primer paso del asistente para formulario debemos indicar la tabla o tablas de la que vamos a coger campos que se van mostrar en el formulario. En la parte izquierda de la pantalla se muestran los campos disponibles, y en la parte derecha de pantalla los campos que ya se han seleccionado para que se agreguen al formulario. Para añadir cualquier campo solamente tenemos que seleccionar el campo a agregar, y pulsar el botón [>] Si una vez hemos añadido un capo al formulario queremos eliminarlo bastará con pulsar el botón contrario [<]. Los botones [>>] y [<<] sirven para agregar y eliminar todos los campos al mismo tiempo. Tema 8: Formularios 89

90 Una vez hemos seleccionado los campos que se van a formulario, tenemos que pulsar en el botón [Siguiente >]. incluir en el En el siguiente tenemos que seleccionar el tipo de formulario que vamos a realizar: Una vez seleccionado el tipo de formulario que vamos a crear, pulsamos de nuevo [Siguiente >]. A continuación debemos indicar el estilo que presentará el formulario. Como puedes comprobar, existen ya una serie de estilos creados, basta con seleccionar el que vayan a presentar nuestros formularios (en la parte derecha, se nos mostrará una vista previa del estilo seleccionado). 90 Tema 8: Formularios

91 Una vez seleccionado el estilo pulsamos [Siguiente >]. En el último paso deberemos de seleccionar el título que tendrá el formulario, además de si queremos abrir el formulario para ver o introducir información o si lo queremos abrir en la vista diseño para modificarlo. Pulsamos [Finalizar] con lo cual ya tendremos el formulario terminado. Si hemos seleccionado la opción Abrir el formulario para ver o introducir infamación el formulario se nos mostrará en la vista formulario: Si hemos seleccionado la opción Modificar el diseño del formulario, el formulario se nos abrirá en la vista diseño: Tema 8: Formularios 91

92 Modos de presentación del formulario Existen cuatro modos de presentación o vistas. Vista diseño. Permite crear o modificar formularios pero no manejar los datos. Presentación formulario. Es el que permite utilizar los registros de la tabla. Agregar nuevos registros, modificar, eliminar etc. (Figura Presentación en modo Formulario) Presentación hoja de datos. Muestra los datos en forma similar a una hoja de cálculo. Permite además la inserción y modificación de datos, exceptuando imágenes, objetos OLE y otros elementos permitidos en el modo formulario. (Figura Presentación modo Hoja de datos) 92 Tema 8: Formularios

93 Presentación preliminar. Muestra la apariencia del formulario antes de ser impreso. Creación manual (Formulario en blanco) En este caso el usuario dispone de absoluta libertad para ubicar los campos en el formulario. Para comenzar a realizar un formulario en la vista de diseño, seleccionamos el botón [Nuevo] y dentro de la ventana Nuevo formulario, seleccionamos la opción Vista Diseño y la tabla o consulta en de la cual vamos a coger los datos que se mostrarán en el formulario. A continuación, nos aparecerá la ventana de diseño del formulario: En ella encontraremos los siguientes elementos: Para poder añadirle los campos que necesitemos tendremos que mostrar la lista de campos disponibles, ésta nos aparece en como una ventana dentro de la vista diseño del formulario, en el caso de que ésta no esté podemos activarla pulsando el botón de la barra de herramientas: Formulario en vista diseño Lista de campos: lista con los campos disponibles para añadirlos al formulario. Si no tenemos ésta ventana, podemos activarla pulsamos el botón de la barra de herramientas. Para añadir un campo al formulario lo arrastramos hasta la cuadrícula del formulario. Caja de herramientas. Es una barra que presenta botones para la selección y creación de controles. Supongamos que queremos crear un formulario para poder trabajar con los datos de los departamentos (crear nuevos departamentos, modificar sus datos, eliminar, consultar etc.). Puesto que es un formulario bastante sencillo sería más fácil crearlo utilizando el asistente, sin embargo, vamos a realizarlo a través de la vista de diseño. Tema 8: Formularios 93

94 Nos colocamos en la ficha de Formularios, dentro de ésta seleccionamos el botón [Nuevo] para crear un nuevo formulario. En la ventana Nuevo formulario, le indicamos que vamos a crear la un nuevo formulario desde la vista diseño, a continuación seleccionamos la tabla (o consulta en su caso) de la cual vamos a tomar los datos que se muestran en el formulario, en nuestro caso será DEPARTAMENTOS. Seleccionamos Vista diseño y pulsamos sobre [Aceptar]. Nos aparecerá la ventana diseño del formulario con éste en blanco. Para agregar cada uno de los campos, lo único que tendremos que hacer es ir seleccionándolos de la tabla Lista de campos, y arrastrándolos hasta la zona del formulario donde lo queramos poner. Una vez tengamos los campos en el formulario podemos mover éstos hasta otra localización dentro del mismos. Hay que tener en cuenta que un campo está compuesto por el cuadro donde se muestra el valor del mismo y por la etiqueta con el nombre. Cuando selecciono el cuadro de campo también se selecciona la etiqueta. Para moverlos bastará con colocar el cursor sobre el borde del cuadro (el cursor se trasforma en una mano abierta) y lo 94 Tema 8: Formularios

95 arrastramos hasta su nueva ubicación, en este caso moveremos tanto el cuadro de campo como la etiqueta. Si solamente queremos mover uno de ellos, tendremos que seleccionar sobre el cuadrado que aparece en la parte superior izquierda del objeto (el cursor se transforma en una mano apuntando con el dedo índice) A cada elemento que se añada al formulario, así como el propio formulario, tiene una hoja de propiedades, desde la cual podemos cambiar el comportamiento, formato, etc. del elemento seleccionado. Para ver las propiedades de un elemento, bastará con tenerlo seleccionado y pulsar sobre él con el botón derecho. Para acceder a las propiedades del formulario, pulsamos con el botón secundario del ratón en el cuadrado de de la esquina superior izquierda del mismo, y seleccionamos la opción Propiedades. Tema 8: Formularios 95

96 También podemos seleccionar el botón propiedades de la barra de herramientas. La ventana de propiedades presenta el siguiente aspecto. Dependiendo del objeto al que hayamos seleccionado, veremos unas propiedades u otras, por lo que puede variar el aspecto de la ventana. Entre las propiedades más interesantes podemos descatacar las siguientes: Vista predeterminada: aspecto que tendrá el documento al abrirlo por primera vez: Formulario simple: muestra en pantalla sólo un registro la primera vez. Formularios continuos: con esta opción podrá ver varios registros en pantalla a la vez. Hoja de datos: muestra el formulario en forma de filas y columnas como si se tratara de la presentación de una tabla y una consulta. Tabla dinámica: muestra una vista dinámicamente los datos para su análisis. 96 donde puede organizar Tema 8: Formularios

97 Gráfico dinámico: muestra una vista donde puede crear dinámicamente un gráfico. Permitir ediciones: se puede modificar los registros ya introducidos. Permitir eliminación: permite borrar registros Permitir agregar: permite añadir registros. Entrada de datos: sólo permite añadir registros. Los formularios siempre están basados en una consulta o en una tabla. Si una vez creado el formulario decidimos cambiar la tabla o la consulta a partir de la que ha creado, podemos hacerlo variando el contenido de la propiedad Origen del Registro del formulario, y selecciona otra tabla o consulta en la lista que aparecerá con las tablas y consultas disponibles en la base de datos. Para crear un formulario basado en los campos de distintas tablas. Primero debemos crear una consulta que los contenga y después se la indicamos en esta propiedad Introducción de Registros El modo más habitual de introducir datos nuevos se realiza en modo formulario. Para insertar un nuevo registro pulsamos sobre el botón [Añadir registro] ( ) de la parte inferior del formulario, o bien en el menú Registros la opción Entrada de datos. Aparecerá el formulario vacío que podremos ir completando campo a campo. Eliminación de Registros. En modo formulario, seleccionamos previamente el registro mediante el selector de registros: A continuación elegimos la opción Eliminar registro del menú Edición o pulsamos sobre el botón [Eliminar registro] ( herramientas. ) de la barra de Si estamos en el modo hoja de datos, hacemos clic en el/los registros a eliminar y pulse la tecla [Supr]. Creación de Formulario con Subformulario Podemos crear un formulario principal de una tabla y otro formulario secundario de otra tabla que tenga con la primera una relación uno a varios. En este caso, el formulario secundario es un subformulario. De esta manea podemos mostrar un registro y los registros relacionaos con él en un mismo formato. Tema 8: Formularios 97

98 Vamos a suponer que queremos mostrar los daos de un departamento, nombre, responsable etc. pero además queremos mostrar en el mismo formulario todos los empleados que pertenecen a dicho departamento. Por lo tanto crearemos un formulario que muestre los datos del departamento con un subformulario que muestre los empleados que pertenecen a dicho departamento. Vamos a hacer este formulario utilizando el asistente, para ello: Pulsamos en el botón [Nuevo], elegimos la tabla DEPARTAMENTO, y pulsamos [Aceptar], de esta manera llegaremos al primer paso del asistente para la creación de formularios. Seleccionamos los campos de la tabla DEPARTAMENTO que queremos añadir al formulario, a continuación añadiremos los campos de la tabla EMPLEADOS que queremos que se nos muestren en el formulario, para ello previamente, debemos cambiar la tabla, para ello desplegamos la tabla en el campo Tablas/Consultas y seleccionamos la tabla EMPLEADOS. A continuación, seleccionamos con el botón [>] los campos que queremos que se muestren en el subformulario. Una ve agregados pulsamos [Siguiente >]. Cuando cogemos los datos de varias tablas, el asistente para formularios incorpora un nuevo paso, en el cual deberemos indicarle cómo se va a van a mostrar los datos, puede ser de dos formas: Formulario con subformulario: se mostrarán los datos de ambas tablas en una misma ventana, creando un subformulario dentro del formulario. 98 Tema 8: Formularios

99 Formularios vinculados: tendremos dos formularios, el primero aparecerán los datos del DEPARTAMENTO, y nos aparecerá un botón desde el cual accederemos a otro formulario en el que se nos mostrará los datos de los empleados. Nosotros vamos a seleccionar la primera opción Formulario con Subformulario, y pulsamos [Siguiente >] para seguir con el asistente. En el siguiente paso, debemos de indicarle el formato del subformulario. El resto de pasos del asistente son similares a los que se explicaron con anterioridad. Tema 8: Formularios 99

100 Una vez finalizado el asistente se nos mostrará el formulario y subformulario siguientes: Como puedes observar, se muestra el formulario con los datos del departamento y en la parte inferior el subformulario con los datos de los empleados que pertenecen a dicho departamento. Si ya tuviéramos el formulario de DEPARTAMENTOS creado y quisiéramos añadirle un subformulario, realizaríamos los siguientes pasos: Creamos el subfomulario EMPLEADOS como si se trata de un formulario principal. Abrir el formulario principal (DEPARTAMENTOS) en modo diseño. 100 Tema 8: Formularios

101 Seleccionamos la caja de herramientas y hacemos clic en el botón [Control Subformulario]. Situamos el puntero dentro del formulario y arrastramos seleccionando el área donde queremos ubicar el subformulario. Al soltar nos aparece un asistente para subformularios. En el primer paso tendremos que indicar si vamos a utilizar un formulario ya existente o vamos a coger los datos de una tabla o consulta. Como ya tenemos el subformulario creado, seleccionamos Usar formulario existente, y a continuación el subformulario que vamos a utilizar, en este caso EMPLEADOS. Pulsamos [Siguiente]. El siguiente paso le tenemos que indicar cómo va a funcionar subformulario. Seleccionamos Elegir de una lista, y a continuación marcamos Mostrar EMPLEADOS para cada registro de DEPARTAMENTO usando CÓDIGO. Tema 8: Formularios 101

102 Seleccionamos éste porque el campo código es el que relaciona ambas tablas. Pulsamos [Siguiente >]: En el último paso tenemos que indicarle el nombre que va a tener el subformulario. Por último pulsamos [Finalizar]: De esta forma ya tendremos el formulario con subformulario creado. 102 Tema 8: Formularios

103 Tema 9: Informes Introducción Constituyen el método para presentar las informaciones procedentes de la base de datos sobre papel. Ejemplos de informes serían resúmenes de ventas, listados de clientes, etiquetas postales, etc. Los informes una vez diseñados, pueden ser grabados, y por tanto utilizados siempre que los necesite. Tipos de Informes Si utilizamos el Asistente de informes disponemos de los siguientes tipos: Columna simple. Muestra los campos de los distintos registros a lo largo de una columna. Grupo/totales. Los registros se muestran agrupados por algún campo común. Etiquetas postales. Genera listados de etiquetas postales. Tema 9: Informes 103

104 Resumen. Iguales a los de Grupos/totales, pero no incluyen las líneas de detalle. Tabular. Cada registro es situado en una fila. Creación de Informes Situados en la ventana de base de datos, hacemos clic en el botón Informes. Seleccionamos el botón [Nuevo], aparecerá el cuadro de diálogo Nuevo informe, donde elegiremos la tabla o consulta sobre la que vamos a crear el informe, y a continuación seleccionamos entre Informe en blanco (vista diseño) o asistente para informes. Al igual que ocurre con los formularios, resulta menos laborioso crear el informe mediante el Asistente, y después en caso necesario personalizarlo entrando en el modo Diseño. Seleccionamos Asistente para informes, y en la parte inferior seleccionamos la tabla o consulta sobre la que se va a basar el informe. Vamos a crear un informe en el que aparezcan el nombre de los departamentos y los datos (Nombre, Apellidos y DNI) de las personas que pertenecen a ese departamento. 104 Tema 9: Informes

105 Seleccionamos por lo tanto la tabla DEPARTAMENTOS y pulsamos [Aceptar]. En el siguiente paso tenemos que seleccionar los campos que se van a mostrar en el Informe, seleccionamos los campos correspondientes y pulsamos [>] para agregarlos. En este paso podemos cambiar la tabla en el campo Tablas/Consultas para coger campos de otras tablas (este paso es similar en el asistente para formularios). Seleccionamos los campos Nombre_departamento de la tabla DEPARTAMENTO, a continuación cogemos la tabla EMPLEADOS, y seleccionamos los campos Nombre, Apellidos y DNI. Una vez seleccionados los campos, pulsamos [Siguiente >]. En el siguiente paso debemos de seleccionar como se van a mostrar los datos, podemos hacerlo por Departamento, con lo cual aparecerá cada Tema 9: Informes 105

106 departamento una vez y a continuación los empleados que pertenecen a él. Si lo hacemos por Empleado, nos aparecerá un listado con todos los empleados. En nuestro caso seleccionamos la opción Por Departamento, y pulsamos [Siguiente >]. El siguiente paso tenemos que indicarle si queremos añadirle algún nivel de agrupamiento al informe. Esto nos permitirá crear grupos dentro del informe, de forma que los datos aparezcan organizados. Para agregar niveles de agrupamiento bastará con seleccionar el campo por el que vamos a agrupar y pulsamos el botón [>]. En la parte derecha de la ventana, podremos ver una vista previa de la organización que seguirá el informe. El botón [Opciones de agrupamiento] permite agregar otras opciones del nivel de agrupamiento, tales como intervalos, orden etc. En nuestro caso no crearemos ningún nivel de agrupamiento, por lo que pulsaremos [Siguiente >]. El siguiente paso del asistente, cosiste en indicarle el orden de los datos en el formulario. Hay que tener en cuenta que si se han incluido niveles de agrupamiento, el orden será para cada grupo que se forme. 106 Tema 9: Informes

107 Podemos incluir hasta por cuatro criterios, y dentro de cada uno de ellos indicarle el orden utilizando para ello los botones [Ascendente] o [Descendente]. Vamos a ordenar por apellidos, para ello, desplegamos la lista 1 de ordenación y le indicamos que vamos a ordenar por el campo APELLIDOS. Supongamos que vamos a añadir un segundo criterio de ordenación, en este caso, desplegamos la lista desplegable 2 y seleccionamos como segundo criterio de ordenación el campo NOMBRE. Pulsamos [Siguiente >]. Tema 9: Informes 107

108 En el próximo paso se elije la distribución a aplicar en el informe, así como la orientación del mismo (vertical u horizontal). En la parte izquierda de la ventana, se muestra una vista previa de la disposición seleccionada. Una vez indicadas las opciones adecuadas, pulsamos [Siguiente >]. En el siguiente paso indicamos, la apariencia del informe, al igual que en los pasos previos del asistente, se nos muestra una vista previa del estilo seleccionado. 108 Tema 9: Informes

109 En el último paso introducimos el título del mismo y salimos del asistente seleccionando Modificar el diseño del informe para cambiar algún aspecto del mismo, o Vista previa del informe para verlo antes de ser impreso. Pulsamos [Finalizar] para terminar con el asistente. Si deseamos hacer uso del informe en posteriores ocasiones, seleccionamos la opción Guardar del menú Archivo. Tema 9: Informes 109

110 Ejemplo: (Informe de Grupos/Totales). Supongamos que queremos un informe similar al anterior, con los empleados ordenados por departamento, pero que en vez del campo DNI aparezca el campo SUELDO, además al final de cada departamento realizaremos la suma de los sueldos de los empleados pertenecientes a dicho departamento. Vamos a introducir una variación, como tenemos que coger datos de dos tablas, en lugar de hacerlo como en el caso anterior, vamos a realizar primero una consulta, que contenga todas las tablas y campos que necesitemos y luego realizaremos los el informe basado en esa consulta. A continuación se enumeran los pasos para elaborar el informe. Diseñe una consulta de selección en la que se visualice el nombre del departamento, apellidos, nombre y sueldo de todos los empleados. La guardamos con el nombre de CONSULTA POR DEPARTAMENTOS. A continuación vamos a crear el informe. Para ello nos colocamos en la ficha de informes, y pulsamos el botón [Nuevo]. En el cuadro Nuevo informe seleccionamos la consulta CONSULTA POR DEPARTAMENTOS y Asistente para informes, y pulsamos [Aceptar]. 110 Tema 9: Informes

111 En el siguiente paso incluimos todos los campos de la consulta para que incluyan en el informe. Una vez seleccionado pulsamos [Aceptar]. En el siguiente paso le indicamos que debe de estar agrupado por el nombre del departamento. En este caso el asistente para la creación de informes, ya nos propone dicha ordenación. Pulsamos [Siguiente] para pasar al siguiente paso. A continuación, podemos indicarle si queremos que además se nos agrupe por otro campo. En este caso no es necesario pues ya tenemos la agrupación previamente realizada. Pulsamos [Siguiente]. Tema 9: Informes 111

112 En el siguiente paso le indicamos el orden en que queremos que se muestre el informe. En este paso tenemos un botón llamado [Opciones de resumen], este botón nos da acceso a la siguiente ventana: Desde esta ventana, le vamos a indicar las opciones de resumen para cada uno de los grupos que se van a formar, en este caso para cada uno de los DEPARTAMENTOS. Nos aparecen los campos con los cuales y las operaciones que podemos incluir en el resumen. En este caso como lo que queremos es que aparezcan la suma de los sueldos para cada departamento, marcamos la casilla Suma, en la fila del 112 Tema 9: Informes

113 campo SUELDO. Pulsamos [Aceptar], con lo cual volvemos a la ventana de ordenación. Pulsamos [Siguiente >] una vez indicados los criterios de ordenación. A continuación le indicamos la distribución y orientación que va a tener el informe, para continuar indicándole el estilo en el siguiente paso. Por último escribimos el título del informe y pulsamos [Finalizar]. La vista previa del informe es la siguiente: Como podemos observar al final de cada departamento nos aparece la suma de los sueldos de los empleados pertenecientes a él. Sin embargo nos aparece justo delante de la suma el texto: "Resumir por DEPARTAMENTO.NOMBRE = COMPRAS (2 registros de detalle)", para eliminar dicho texto que no queda bien en el informe, activamos la vista diseño del informe, para ello, seleccionamos el botón vistas de la barra de herramientas: Tema 9: Informes 113

114 La vista diseño del informe presenta el siguiente aspecto: Seleccionamos la etiqueta correspondiente y la eliminamos. El informe quedará como se muestra: Ejemplo: Informe de etiquetas. A continuación vamos a hacer un informe de etiquetas, supongamos que queremos mandar felicitaciones navideñas a nuestros contactos (recuperamos pues el ejercicio MI AGENDA), para ello vamos a crear etiquetas para todos nuestros contactos, como nuestros contactos puede tener varias direcciones solamente vamos a mandar a aquellas direcciones cuyo tipo sea HABITUAL. 114 Tema 9: Informes

115 En primer lugar y puesto que vamos a coger datos de varias tablas e incluso vamos a añadirle condiciones (solamente las direcciones que sean "Habituales"). Vamos a realizar la consulta que nos devuelva los datos que queremos que muestren en el informe. Este es el diseño de la misma: Guardamos la consulta con el nombre CONSULTA DIRECCIONES HABITUALES. Una vez creada la consulta, pasamos a crear el informe. Nos colocamos en la ficha de Informes y pulsamos [Nuevo]. En la pantalla Nuevo Informe, seleccionamos Asistente para etiquetas, en el cuadro inferior, seleccionamos la consulta de la que vamos a coger los datos de las etiquetas, en este caso será la etiqueta CONSULTA DIRECCIONES HABITUALES. Aceptamos la ventana Nuevo Informe, y a continuación comenzará el asistente para la creación de etiquetas. En el primer paso tendremos que indicarle la medida que va a tener nuestra etiqueta. Tema 9: Informes 115

116 El asistente ya nos proporciona una serie de medidas estándar, fabricantes y mostradas tanto en unidad de medida métrica o inglesa como en hojas sueltas u hojas continuas. Si ninguna de la medidas que nos ofrece el asistente se adapta a nuestras etiquetas podemos utilizar el botón [Personalizar] desde donde podremos configurar el tamaño de las etiquetas. La ventana que se nos presenta es la siguiente: 116 Tema 9: Informes

117 En esta ventana le indicamos la medida que vamos a utilizar (métrica o inglesa), así como el tipo de etiqueta (hojas sueltas o continua), a continuación pulsamos el botón [Nueva ] para crear una nueva etiqueta: En esta ventana debemos de indicar el nombre que le vamos a dar la nueva etiqueta (esto nos permitirá reutilizar la etiqueta creada en otra ocasión), además de darle las distintas dimensiones (alto y ancho de las etiquetas, márgenes, separación entre las etiquetas, etc.) una vez definidas todas las dimensiones pulsamos [Aceptar]. Vamos a suponer que las etiquetas que vamos a utilizar son el modelo de Avery, por lo que seleccionamos dicho modelo en la ventana correspondiente: Tema 9: Informes 117

118 Pulsamos [Siguiente >] para continuar con el asistente. En el siguiente paso vamos a indicar el tipo de letra, tamaño, color y resto propiedades del texto que va a aparecer en la etiqueta: Una vez seleccionadas las opciones adecuadas pulsamos en [Siguiente >] para continuar. A continuación vamos a indicar el contenido o datos que va a tener la etiqueta, para ello debemos seleccionar los datos que queremos que aparezcan en la mismo y agregarlos utilizando el botón [>]. Además de campos en la etiqueta podemos escribir cualquier texto que nos interese. 118 Tema 9: Informes

119 Una vez definido el contenido de la etiqueta, pulsamos [Siguiente >]. Ahora deberemos de indicar el campo o campos por lo que queremos ordenar. Para ello bastará con seleccionar el campo por el que queremos ordenar y pasarlo a la lista Ordenar por, utilizando el botón [>]. Por último deberemos de seleccionar el nombre que le vamos a dar al informe. De esta manera el informe se nos quedará almacenado para posteriormente reutilizarlo. Pulsamos [Finalizar] para terminar con el asistente. Tema 9: Informes 119

120 A continuación se nos presentará el listado de etiquetas: Impresión de un Informe Desde la ventana principal seleccionamos el informe que queremos imprimir. Pulsamos sobre el menú Archivo - Imprimir. Se mostrará el cuadro de diálogo Imprimir, donde podrá especificar una serie de opciones. Impresora. Aparece la impresora predeterminada. Para cambiarla elija otra desde la lista del campo nombre. Intervalo de impresión. Permite determinar las páginas a imprimir. Copias. Establece la calidad y velocidad de la impresión. 120 Tema 9: Informes

121 Imprimir a un archivo. Permite almacenar la salida impresora si en ese momento no se dispone de impresora. Más tarde podremos imprimirlo copiándolo en el puerto de la impresora del ordenador. Tema 9: Informes 121

122 Tema 10: Macros Concepto de Macro Una macro es un conjunto de acciones que determinamos, y que Microsoft Access ejecuta automáticamente cuando usted lo indica. El propósito más general de una macro es evitar las tareas repetitivas, consiguiendo una mayor rapidez y seguridad en los procesos que realice. Así por ejemplo, si cuando abrimos la base de datos EMPRESA, siempre trabaja con los formularios asociados a las tablas EMPLEADOS y DEPARTAMENTOS, podemos ejecutar una macro que realice la apertura de ellos. Creación de una Macro Una vez tenemos abierta la base de datos, nos vamos a la ficha Macros, a continuación seleccionamos el botón [Nuevo]: Aparece la ventana de la macro, con los elementos necesarios para diseñarla. Hacemos clic en la primera celda de la lista de acciones. Se mostrará un cuadro desplegable con una lista de más de 40 acciones distintas. (Abrir formularios, aplicar filtros, agregar menús, etc.) Elegimos la acción deseada y si es necesario, especificamos en la sección Argumentos de acción, los datos necesarios para la correcta ejecución de la acción seleccionada. Cada acción presenta distintos argumentos, dependiendo del objeto y las posibilidades de la misma. 122 Tema 10: Macros

123 Suponga que la macro que vamos a crear, minimiza la ventana de la base de datos abierta, abre un formulario relacionado con la tabla DEPARTAMENTOS, y maximiza la ventana de éste. La macro sería como se muestra: Ejecución de una Macro Existen varias posibilidades: Seleccionamos la macro y al hacer clic en el botón [Ejecutar] de la ventana de la base de datos. Estando en la ventana de diseño de la macro, hacemos clic en el botón de la barra de herramientas. Mediante la opción de menú Ejecutar - Ejecutar en la ventana diseño de la macro. Tema 10: Macros 123

124 Tras ejecutar la macro, el formulario DEPARTAMENTO es abierto y maximizado, como se muestra a continuación: Acciones Se presenta a continuación una lista de las acciones que pueden elegirse para construir la macro. Acción Descripción AbrirConsulta Abre el objeto indicado. AbrirFormulario Abre el objeto indicado. AbrirInforme Abre el objeto indicado. AbrirMódulo Abre el objeto indicado. AbrirTabla Abre el objeto indicado. AgregarMenú Añade un menú desplegable a una barra de menús personalizada. AplicarFiltro Aplica el filtro indicado al objeto activo. Bip Emite un pitido. BuscarRegistro Busca el primer registro que cumple las condiciones establecidas. BuscarSiguiente Busca el siguiente registro condiciones establecidas. CambiarNombre Asigna un nuevo nombre al objeto seleccionado CancelarEvento Cancela el evento que arranco la macro actual Acción Descripción Cerrar Cierra la ventana que se indica. CopiarObjeto Copia el objeto seleccionado. 124 que cumple las Tema 10: Macros

125 DesplegarTamaño Modifica tamaño o situación del objeto activo. DetenerMacro Detiene la ejecución de la macro activa. DetenerTodasMacros Detiene la ejecución de todas las macros activas. Eco Activa o inhibe la pantalla durante la ejecución de una macro. EjecutarAplicación Ejecuta una aplicación externa a Access. EjecutarCódigo Ejecuta código escrito en Access Basic. EjecutarElementoMenú Ejecuta el comando de menú correspondiente. EjecutarMacro Ejecutar la macro que se indica. EliminarObjeto Elimina el objeto de base de datos indicado. EnviarObjeto Incluye el objeto actual en un mensaje de correo electrónico. EstablecerAdvertencias Activa o inhibe los mensajes de advertencia del sistema. EstablecerValor Asigna valor a un campo, propiedad. IraControl Desplaza el enfoque al campo, control o control indicado. IraPágina Mueve el enfoque del formulario a una página determinada. IraRegistro Activa el registro indicado en la tabla, formulario u hoja de respuestas. Maximizar Maximiza la ventana activa. Minimizar Minimiza la ventana activa. MostrarTodoslosRegistro Elimina cualquier filtro establecido. s NuevaConsulta Actualiza el objeto activo consultando el origen del mismo. Acción Descripción RepintarObjeto Actualiza la pantalla para el objeto que se indique. Restaurar Restaura una ventna a su tamaño. Salir Sale de Microsft Access. SeleccionarObjeto Selecciona el objeto especificado. TransferirBasesDatos Importa o exporta datos entre Access y otro SGDB. TransferirHojaCálculo Importa o esporta datos entre Access y una hoja de cálculo. Tema 10: Macros 125

126 Tema 11: Importar y Exportar Además de Microsoft Access, existen otros sistemas de bases de datos muy difundidos en el área de los PC's, como DBASE, Paradox y bases de datos SQL. Resulta por ello interesante poder intercambiar archivos con los programas citados previamente, sin tener que realizar complejas operaciones de transformación. Importar y Vincular Archivos de FoxPro o de dbase Puede importar o vincular archivos.dbf en los formatos de FoxPro 2.0 ó 2.5, dbase III y dbase IV. Utilizando tablas vinculadas, podemos examinar y editar los datos externos al tiempo que mantenemos el acceso a la tabla desde FoxPro o dbase. Es decir los archivos externos no se convierten al formato de Access. Al utilizar tablas importadas, los datos se transforman al formato de Access, incrementando la eficacia de las operaciones y permitiendo modificaciones en la estructura de las tablas. Para importar o vincular un archivo de FoxPro o de dbase: Lo primero que debemos abrir es la base a la que vamos a importar o vincular una o varias tablas. Seleccionamos el menú Archivo - Obtener datos externos - Importar o Vincular tablas (dependiendo de la operación que vayamos a realizar). 126 Tema 11: Importar y Exportar

127 En el cuadro Tipo de Archivo, seleccionamos FoxPro 2.5, FoxPro 2.0, dbase III o dbase IV. Después seleccionamos el archivo.dbf que desee y luego elija el botón [Importar] o el botón [Vincular]. Si va a importar, Microsoft Access creará una tabla con el nombre del archivo seleccionado e importará los datos del archivo.dbf. Si va a vincular, Microsoft Access mostrará un cuadro de diálogo en el que puede asociar los archivos de índice de FoxPro o dbase. Seleccionamos de uno en uno los archivos de índice de Foxpro (.IDX o CDX) o de dbase (.NDX o MDX), eligiendo el botón SELECCIONAR para cada uno de ellos. A continuación, elija el botón CERRAR. En el cuadro de diálogo Seleccionar identificador de registro único, seleccionamos un índice que identifique de forma única cada registro. Este índice no puede contener valores duplicados, pues de lo contrario Microsoft Access no podrá actualizar correctamente los datos en las consultas con combinaciones. Microsoft Access agregará un icono de tabla vinculada a la lista de tablas que aparece en la ventana de la base de datos. Este icono representa el vínculo con el archivo de FoxPro o dbase. Si desea importar o vincular otro archivo de FoxPro o dbase, repita los pasos indicados y cuando termine la operación, elija el botón CERRAR. Si vincula un archivo.dbf y un índice asociado (.IDX, CDX,.NDX o MDX), Microsoft Access necesitará el archivo de índice para abrir la tabla vinculada. Si elimina o mueve los archivos de índice de FoxPro o dbase, o el archivo de información (.INF) creado por Microsoft Access, no podrá abrir la tabla vinculada. Puede importar de los siguientes formatos y aplicaciones: Microsoft Access (bases de datos diferentes de la que está abierta) dbase III, dbase IV y DBASE V (archivos.dbf) Tema 11: Importar y Exportar 127

128 Microsoft Excel hojas de cálculo realizados con Excel Exchange: Archivos creados con Microsoft Exchange. HTML: archivos Lotus ó 1-2-3/W (archivos.wks,.wki y.wk3) Outlook: archivos de contactos creados con Microsoft Outlook. Paradox (archivos.db, versiones 3.x ó 4.x) Documentos de texto (valores organizados de forma que cada campo tiene una anchura determinada) XML: Archivos de tipo XML. ODBC: bases de datos creadas con controladores ODBC Exportar Archivos Copia de datos de una tabla de Microsoft Access a un archivo de texto, hoja de cálculo o tabla de base de datos; también copia un objeto de la base de datos abierta a otra base de datos de Microsoft Access. 128 Tema 11: Importar y Exportar

129 Seleccionamos el objeto a exportar. Seleccionamos el menú Archivo y la opción Exportar Seleccionamos el tipo de archivo o base de datos al que desea exportar. Puede exportar datos a los siguientes formatos y aplicaciones: Access dbase III, dbase IV y dbase V Microsoft Excel 3, 4, 5, 6, 97 y 2002 HTML Lotus 1, 2, 3 (Archivos con formatos *.wj2, *.wk1, *.wk3) Paradox (versiones 3, 4, 5, 7, 8) Archivos de texto Microsoft Archive Server Pages Microsoft IIS (1, 2) Rich Text Format Tema 11: Importar y Exportar 129

130 Microsoft WordMerge Documentos *.XML ODBC DataBase 130 Tema 11: Importar y Exportar

131 Índice Alfabético A Abrir...60, 81, 100, 122, 127 Acción...83, 122, 124, 125 acciones...69, 122, 124 Actualización...69, 84 Actualizar...84, 85, 127 agregar...48, 122 Agrupar por...80 Año...77 Asistente...38, 86, 89, 103, 104, 109 B Barra de Estado...63 Barra de Herramientas Barra de menús Base de Datos...5, 37, 48, 64, 69, 103, 125 Buscar...59 C clases...69 cláusulas...77 Clave principal...48 Columna simple...86, 103 COMO...77 condición...39, 61, 72, 77, 79 condiciones...39, 69, 72, 73, 76, 124 Consulta...69, 77, 83, 84, 104 Crear...26, 39, 67, 68, 83, 84, 86, 92, 104, 123 criterio...76, 84 criterios...60, 61, 69, 72, 76, 77, 78, 79, 84 Cuenta...79 D dbase decimales...37, 38 Desplazamiento...57 Índice Alfabético 131

132 Desvest...80 diseño...64, 81, 84, 86, 92, 104, 109, 123 E ejecutar...5, 79, 81, 82, 83, 84, 85, 123, 124, 125 ejemplo...5, 39, 50, 77, 80, 82, 84, 110, 114, 122 Eliminar...52, 58, 63, 64, 68, 97 EN...77 ENTER...57 ENTRE...77 Etiqueta...59, 80, 82 Etiquetas...86, 103, 114, 120 Excel Exportar Expresión...38, 82, 83, 85 Expresiones...77, 82, 83 F F F fecha...38, 39, 68, 75, 77, 78, 79 Filtrar...60, 72 Filtro...39, 60, 63, 124, 125 FIN...57 Formato...5, 38, 82, 126 Formulario...86, 88, 92, 93, 97, 100, 123, 124, 125 G Gráfico...88 Guardar I Importar Impresión Imprimir...63, 120, 121 Indexado...39 Índice...39, 67, 68, 127, 131 Índices...67 Informe...104, 110, 114, Índice Alfabético

133 Insertar...64 L Lotus M Macro...13, 122, 123, 124, 125 máscara de entrada...38 Max...79 Memo...39 MES...77 Min...79 Modificar...5, 52, 58, 81, 83, 84, 92, 109 Moneda...38, 82 mostrar...78, 80 N Nueva...69, 79, 83 Nuevo...82, 84, 104, 110, 124 Número...38, 67, 77, 79, 84 O ODBC OLE...92 Orden...5, 60, 62, 68 P Paradox parámetro...69 PARCFECHA...77 preliminar...93, 109 Primero...80 Promedio...79, 80 Propiedades...81, 82 R Referencias cruzadas...69 registro...29, 37, 39, 47, 51, 57, 80, 86, 87, 97, 104, 124, 125, 127 Regla de validación...38, 39 Relación...47, 48, 51, 52, 88 Relaciones...5, 39, 47, 48, 52 Índice Alfabético 133

134 requisitos...5 Resumen...69, 104 S selección...60, 69, 70, 76, 79, 83, 84, 85, 93, 110 SGDB...5, 125 Siguiente...57, 75, 91, 124 SQL...69, 126 Subformulario...88, 97, 101 suma...39, 79, 80 SUPR...58, 64 T TAB...57, 58 Tabla...29, 50, 63, 78, 83, 84, 104, 123, 125 Tabular...87, 104 Tamaño...37, 125 Texto...36, 37, 39, 57, 59, 72, 77, 86, 128 tipo de campo...36 Título...38, 109 total...80, 82 totales...69, 79, 80, 81, 86, 103, 110 U Ultimo...80 uno a uno...48 uno a varios...47, 48 V Valor predeterminado...38 VALORFECHA...77 varios a varios...48 Vincular Índice Alfabético

135 Créditos del Manual El presente manual ha sido realizado por el Departamento de Formación de la Empresa Provincial de Informática, de la Excma. Diputación de Córdoba y fue terminado y preparado para su distribución el día 3 de noviembre de Para obtener una copia, puede dirigirse al propio departamento de Formación de Eprinsa (Telef.: ), solicitarlo por correo electrónico a la dirección [email protected]. Los usuarios también tienen a su disposición en la Intranet ( apartado FAQ, una base de datos con las preguntas y respuestas que habitualmente se resuelven en el departamento. de Formación de Eprinsa. Créditos del Manual 135