GESTION DE RECURSOS HUMANOS INFORME FINAL DE GESTIÓN PERIODO AL

Transcripción

1 GESTION DE RECURSOS HUMANOS INFORME FINAL DE GESTIÓN PERIODO AL El presente informe se realiza en cumplimiento de la Resolución de la Contraloría General de la República R-CO-61, publicada en La Gaceta del jueves 7 de julio de 2005 mediante la cual se emiten las Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el Informe Final de su gestión, según lo dispuesto en el inciso e) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno. PRESENTACIÓN Las competencias de la Gestión de Recursos Humanos se encuentran definidas en la resolución D.G de la Dirección General de Servicio Civil, estableciéndose como labor sustancial: Planear, organizar, dirigir y controlar los procesos de recursos humanos de la Institución, aplicar las políticas y normativa que en materia de administración de recursos humanos emita la Dirección General de Servicio Civil y otras entidades que por ley tengan competencia a fin, llevar a cabo el proceso de provisión de los recursos humanos de acuerdo con los planes estratégicos institucionales y la situación de plazas vacantes, realizar en coordinación con la Oficina de Servicio Civil los procesos de reclutamiento y selección, mantener actualizados los manuales que se utilizan en el desempeño de las actividades, asesorar y orientar a superiores, jefaturas de la institución y demás personal en materia de recursos humanos entre otras. A raíz de lo anterior, en el año 1999, se comenzó a gestar una propuesta para generar un modelo de desarrollo del Departamento de Recursos Humanos, la cual rigió a partir del 01 de febrero de 2000, conformándose tres subprocesos a saber: Dotación, Gestión (posteriormente cambió a Trámite, Registro y Control) y Desarrollo, este último asignado a mi persona. En el transcurso de cinco años y 11 meses me correspondió ejercer el cargo de Coordinadora del Subproceso de Desarrollo, período en el cual me correspondió dirigir, coordinar, supervisar y ejecutar todo lo relacionado con capacitación, Análisis ocupacional (reasignaciones), Investigaciones en el área de Recursos Humanos, organizar y controlar los contratos de estudios superiores y licencias para estudio de los funcionarios becados, tiempo en el cual estuve a cargo inicialmente de dos colaboradores, Informe Final de Gestión 01 febrero Enero

2 posteriormente y como resultado de algunos movimientos de personal, este Subproceso contó únicamente con los servicios profesionales de un servidor, además de la encargada. La conformación del Subproceso de Desarrollo permitió consolidar cada una de las actividades a este asignado, variando el rol que se venía ejerciendo, ampliándose y profesionalizando tanto el personal como los servicios brindados. Se han alcanzado logros importantes; no obstante, la administración de recursos humanos es muy dinámica por ello requiere de todo el apoyo institucional. En virtud de ello, y posterior a una reestructuración institucional se realizó el estudio de puestos, conllevando a elevar las clasificaciones de los puestos que durante 16 años no habían sufrido cambios salariales sustanciales. Asimismo, se profesionalizaron muchos funcionarios de diferentes áreas que coadyuvaron en el desarrollo de diferentes departamentos, elevándose de esta manera el nivel académico tan pobre que para los años 90 tenía esta Institución. Es importante mencionar que para el año 1994, la Sección de Capacitación estaba conformada por dos funcionarias, no obstante, a partir del 01 de febrero de 2000, se integró el Subproceso de Desarrollo por lo cual tuve el gran reto de asumirlo con tan solo 3 funcionarios (incluyéndome) y un sistema informático de Capacitación que nunca pudo utilizarse, por lo cual se aplicaron los controles manuales correspondientes que contribuyera a facilitar el trabajo. La dinámica de la Administración de los Recursos Humanos obligará a efectuar ajustes en los sistemas y procedimientos de trabajo, finalizando mi labor satisfecha y orgullosa, segura de haber brindado mi mayor esfuerzo y dedicación a esta Institución, ejerciendo mis funciones con la ética y profesionalismo que siempre me han caracterizado y sobre todo con mística en los momentos en que existió carencia de recursos materiales en la Gestión; además y no menos importante, el sentido de responsabilidad, honestidad, cumplimiento, puntualidad, disciplina, entre otros valores que me han sido inculcados y que en la ejecución de las labores asignadas siempre han estado presentes. Informe Final de Gestión 01 febrero Enero

3 RESULTADOS DE LA GESTIÓN En el transcurrir de cinco años y 11 meses, se impulsaron diferentes iniciativas con el propósito de avanzar en el desarrollo Institucional: a) Con el apoyo de la Universidad Nacional y este departamento, se creó para Migración la Carrera Diplomado en Servicio Público Migratorio, en el cual se graduaron aproximadamente 20 funcionarios de esta Institución, dicha carrera tenía una salida a Bachillerato en Administración, no obstante, solo alrededor de 7 funcionarios continuaron sus estudios a otro nivel. b) Posteriormente la Comisión de Becas aprobó planes de estudio para alrededor de 15 funcionarios en diferentes especialidades, en virtud del nivel académico tan bajo que tenían los servidores. c) La resolución DG , faculta a las Oficinas de Recursos Humanos a efectuar una serie de actividades relacionadas con la Administración de éstos, permitiendo la desconcentración y asumiendo nuevas responsabilidades y tareas que eran ejecutadas por las Oficinas de Servicio Civil (reconocimientos títulos capacitación, análisis ocupacional, mantenimiento manuales puestos, licencias y contratos para estudios). d) Con el fin de fortalecer las habilidades gerenciales de la Jefatura del Departamento de Migraciones, se trabajó en un plan piloto de mejoramiento de los procesos sustantivos en dicho Departamento, lo cual implicó una revisión de los procesos e implementación de nuevos procedimientos con el fin de obtener resultados más exitosos, dicha labor fue efectuada en coordinación con la Empresa Leñero y Asociados. Como resultado de dicho plan se consolidaron los subprocesos de trabajo, los valores departamentales, misión, visión y objetivos. e) A solicitud de la Dirección General se elaboró un estudio de funciones ejecutadas por el Departamento de Residencias, mediante el cual se recomendó: mejorar las condiciones ambientales, definir responsabilidades y roles de trabajo, adoptar un sistema de control de resultados, modernizar los procesos de trabajo, implementar un sistema de manipulación de expedientes, implementar un programa permanente de motivación, mejorar el clima organizacional entre otras. Informe Final de Gestión 01 febrero Enero

4 f) De conformidad con el informe de la Contraloría General de la República FOE-GU-8/2001 se realizaron los estudios de competencia del Recurso Humano del Área de Informática con el propósito de determinar las funciones y puestos faltantes, así como actualizar los perfiles y descripción de funciones para dicho personal, de igual manera se definieron los procesos de trabajo, y se empezó a trabajar en un plan continúo y permanente de capacitación en informática. g) Se elaboró la Propuesta de Modificación de Estructura Interna de la Gestión de Tecnología de Información, la cual fue aprobada por el entonces Director General, Licenciado Johnny Marín Artavia, quedando conformada por los siguientes Subprocesos: Desarrollo, Soporte Técnico, Certificaciones, Bases de Datos y Seguridad Física y Lógica. h) La Dirección General de Servicio Civil en coordinación con este Departamento procedieron a realizar el estudio técnico de asignación de puestos excluidos al Régimen del Servicio Civil, situación que normalizó alrededor de 40 puestos que no pertenecían a ningún régimen. i) En virtud de la existencia de puestos de Guardia Rural que efectuaban labores de Inspección, este Departamento procedió a realizar un estudio técnico que permitió clasificar dichos puestos a Inspector de Migración, y equipararlos salarialmente, dado que la categoría salarial del Guardia Rural era inferior a la de Inspector. j) Se efectuó el cálculo de las diferencias salariales de los puestos policiales cubierto por el Estatuto Policial versus otros cuerpos policiales, con el fin de mejorar el nivel salarial de los mismos, el cual se incorporó en el Presupuesto de la República para el ejercicio económico del 2007; siendo necesario para la aplicación de este incremento que se efectúen los ajustes una vez aprobado por la Autoridad Presupuestaria. k) Como parte de mi cargo formé parte de la Comisión de Reestructuración, conllevando que una vez aprobada la Propuesta, en coordinación con la Dirección General de Servicio Civil se elaborara el Manual Institucional de Puestos. Posteriormente se efectuó un estudio integral de puestos que permitió la ubicación por reestructuración y la mejora salarial. l) De conformidad con el decreto No 31999, se elaboró Manual de Evaluación del Desempeño y los respectivos formularios (nivel policial ejecutivo, policial operativo y policial especializado). Informe Final de Gestión 01 febrero Enero

5 m) Se elaboró el Manual de Evaluación del Desempeño de los Niveles Gerenciales de la Dirección General de Migración y Extranjería (Director General y Subdirector General). n) En los últimos 4 años se capacitaron a funcionarios en diferentes temas afines a la Dirección General de Migración, así como servidores de otras instituciones involucradas en el quehacer institucional. o) En el año 2006 se adiestró a 338 funcionarios tanto de esta Dirección como de otras instituciones que tendrán una participación fundamental en la aplicación de la nueva Ley. Estado de la autoevaluación del sistema de control interno institucional. Análisis de las guías para la autoevaluación general sobre el cumplimiento de algunas medidas mínimas de la Ley y normas generales de control interno: Este Subproceso ha cumplido con la autoevaluación del sistema de control interno, recientemente fue elaborado y remitido a la Comisión de Control Interno, dentro de las deficiencias detectadas se encuentran la falta de comunicación de los jerarcas institucionales, la inexistencia de un plan estratégico que oriente el accionar de la Institución y por ende departamental, no existen políticas ni lineamientos institucionales claros y falta su divulgación, no se involucra al personal en el proceso de planificación institucional, se debe redefinir prioritariamente la misión, visión, objetivos institucionales, valores, con el propósito de diseñar un sistema de evaluación integrado, no se conocen los indicadores para medir la gestión Institucional, falta de firma digital, entre otros. Como se desprende de los anterior las acciones para corregir este tipo debilidades de control interno, corresponden a los máximos jerarcas institucionales. Es necesario destacar que el Subproceso de Desarrollo elaboró un registro de control de la coletillas 180, correspondiente al pago de reasignaciones, con el fin de no exceder lo autorizado en el Presupuesto de la República, control en el cual se indica el número de informe funcionario, puesto, de clase actual, clase propuesta, Número resolución, fecha de resolución. De igual forma, se establecieron controles para las licencias de Estudios, Informe Final de Gestión 01 febrero Enero

6 Contratos de Estudios, Asignaciones de Puestos del Régimen de Servicio Civil así como de la Autoridad Presupuestaria y Cambios de Especialidad. Con respecto a la capacitación en la normativa de control interno, esta Gestión implementó la capacitación virtual para lo cual se dispuso una dirección electrónica que permitiera el acceso a nivel institucional, además se realizaron esfuerzos en conjunto con la Auditoría Interna para adiestrar a los funcionarios de la institución, lográndose capacitar alrededor de 40 servidores. Estado de los proyectos más relevantes de la Gestión de Recursos Humanos 1- El Presupuesto de la República para el ejercicio económico del 2007, contempla en la subpartida 180 la posibilidad de incrementar salarialmente los puestos de Inspector cubiertos por el Estatuto Policial, para ello es indispensable de previo a ejecutar cualquier pago elaborar el correspondiente informe técnico a la Autoridad Presupuestaria con el fin de contar con el respectivo refrendo. 2- Certificación de contenido económico de la Subpartida 180 reasignaciones, emitida por el Departamento de Presupuesto del Ministerio de Gobernación en la cual se contempla el presupuesto para el pago de reasignaciones de los siguientes funcionarios (solicitada mediante oficio GRH-SD ): Flor de Lys Espinoza Quesada, Gabriela Diaz Díaz, vacante 4055 (Sandra Chaves), Yamileth Mora Campos, vacante 4012, vacante , vacante , Ingrid Camacho Núñez, Mario Brenes Solano, Allan Araya Alvarado, José Pablo Beita Granados y vacante Posteriormente, una vez que se cuente con dicho documento se debe remitir a la señora Marlen Rodríguez Núñez, a la Dirección de Presupuesto del Ministerio de Hacienda y revisar en el sistema Integra los cambios que efectúa la señora Rodríguez para su aprobación 3- Aprobación del Plan Institucional de Capacitación por parte del Centro de Capacitación y Desarrollo de la Dirección General de Servicio Civil, remitido mediante oficio GRH-SD Una vez aprobado por Servicio Civil, se podrá iniciar la ejecución del mismo, para lo cual se cuenta con un presupuesto de (doce millones de colones), según oficio DAF , del 03 de octubre de 2006, emitido por la Licenciada Informe Final de Gestión 01 febrero Enero

7 Roxana Chaves Orozco, Directora Administrativa, distribuidos para cursos Informática ( comprometidos del 2006, saldo para 2007) y para el resto de capacitación La Contraloría General de la República mediante informe FOE-GU- 8/2001, recomendó un plan continuo y permanente para el área de informática, razón por la cual se debe de continuar con lo solicitado por dicho ente fiscalizador. 5- Elaborar las Ordenes de inicio cursos de Informática que fueron declarados infructuosos en el 2006 y los incluidos en el PIC, por cuanto al momento de recibir el oficio indicado en el punto 2, no se había elaborado la Detección de Necesidades de Capacitación (Expediente de Contratación). 6- El Licenciado Willliam Fuentes Zumbado, ha sido el enlace entre la Escuela Nacional de Policía y esta Gestión en lo relacionado con la elaboración del Programa del Curso Básico Policial, razón por la cual se debe dar el respectivo seguimiento (GRH-SD del 16 de agosto de 2006). 7- Mediante Oficio DRH-SD del 15 de junio 2004 se remitió al Departamento Legal borrador de convenio de cooperación entre la Universidad de Costa Rica y esta Dirección, con el fin de agilizar el proceso de contratación de cursos de capacitación, con entes de derecho público. Asimismo se remitió oficio GRH-SD dirigido a la Licenciada Xinia Sossa Siles, Subdirectora General, por medio del cual se remitió copia del oficio dirigido a la Asesoría Jurídica. 8- El 21 de noviembre de 2006 se remitió oficio GRH-SD , mediante el cual se adjuntó cuadro con los nombres de los cursos, participante y el programa presentado, quedando pendientes otros que han sido materialmente imposible obtenerlos. 9- Efectuar el estudio de Clasificación del puesto ocupado en propiedad por el señor René Ramírez Víquez, pendiente por cuanto el funcionario presentó RECURSO DE APELACION POR EL TRASLADO contra Resolución D.JUR GDA y mediante resolución DMG se resuelve sin lugar y confirma en todos sus extremos la Resolución DJUR GDA y se ordena suspender el pago del Riesgo Policial. Asimismo está pendiente de Informe Final de Gestión 01 febrero Enero

8 resolver por parte del Tribunal de Servicio Civil el caso de Rodrigo Rojas Sánchez, para la suspensión del riesgo policial y estudio del puesto. 10- El señor Allen Calderon Esquivel, tiene pendiente de entregar certificación o título del grado de Máster en Políticas de migraciones Internacionales (Expediente convocatoria Maestría Políticas Migraciones Internacionales). 11- Se remitió al Licenciado Johnny Marín Artavia oficio GRH- SD del 24 de octubre de 2006 solicitando información sobre el procedimiento o acciones que ejecutó la Asesoría en relación con el caso de William Guadamuz Centeno quien renunció y tenía deuda pendiente con la Institución, sin embargo, a la fecha no se ha recibido respuesta sobre el tema 12- Informe GRH , Rogelio Arias Fonseca, modificar de conformidad con el oficio OSCSP , suscrito por el Máster Javier Abarca Meléndez, coordinador Oficina Servicio Civil Seguridad Pública. 13- Aprobación por parte de la Dirección General de Servicio Civil de la propuesta de Vías de Carrera Administrativa. 14- Coordinar Capacitación relacionada con Control Interno con la Comisión asignada para tal efecto, de conformidad con oficio suscrito por el Licenciado Mario Zamora, Director General y recibido el 21 de diciembre de Informe Final de Gestión 01 febrero Enero