RepublicofEcuador EDICTOFGOVERNMENT±

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1 RepublicofEcuador EDICTOFGOVERNMENT± Inordertopromotepubliceducationandpublicsafety,equaljusticeforal, abeterinformedcitizenry,theruleoflaw,worldtradeandworldpeace, thislegaldocumentisherebymadeavailableonanoncommercialbasis,asit istherightofalhumanstoknowandspeakthelawsthatgovernthem. NTE INEN 1322 (1985) (Spanish): Carpetas simples y de archivo. Terminología y formatos

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3 CDU: :651 FD Norma Técnica Ecuatoriana CARPETAS SIMPLES Y DE ARCHIVO. TERMINOLOGIA Y FORMATOS INEN OBJETO Instituto Ecuatoriano de Normalización, INEN Casilla Baquerizo Moreno E8-29 y Almagro Quito-Ecuador Prohibida la reproducción 1.1 Esta norma establece la terminología y formatos de las carpetas simples y de archivo empleadas para contener, proteger, transportar y archivar documentos en general. 2. ALCANCE 2.1 Esta norma comprende las carpetas destinadas a contener hojas de papel de tamaño A4, de acuerdo a las disposiciones de la Norma INEN TERMINOLOGIA 3.1 Carpeta. Una cubierta fabricada usualmente de cartulina lisa, gruesa y dura, con uno o varios dobleces, que puede tener un borde con lengueta, piezas de refuerzo, aletas o bolsas que se emplean para contener, proteger, transportar y archivar documentos. En la figura 1 se indican dibujos de los tipos más usuales. 3.2 Carpetas de archivo. Cualquier tipo de carpeta en la cual se ha introducido un dispositivo para sujetar hojas de papel. Puede o no tener aletas interiores. En la Fig. 2 se indican dibujos de los tipos más usuales. 3.3 Carpeta de ganchos. Una bolsa de archivo, diseñada para contener documentos, carpetas o carpetas de archivo, y equipada con ganchos para acoplamiento con rieles de suspensión en archivadores (ver Anexo A). 3.4 Carpeta de palanca. Una cubierta rígida con un mecanismo de sujeción operado mediante una palanca. 3.5 Carpeta de caja. Una carpeta en forma de caja que puede ser equipada con un sujetador de resorte u otro dispositivo mecánico para retener papeles. 3.6 Carpeta de traslado de documentos. Un portafolio en forma de caja rígida o flexible, para guardar papeles, carpetas o carpetas de archivo, cuando se trasladan para su almacenamiento. 4. FORMATOS 4.1. Los formatos comprendidos en esta norma son los que se indican a continuación (ver Fig. 1) Carpetas simples y de archivo (Continúa) -1-

4 Las carpetas simples y de archivo deben ser suficientemente grandes para contener y proteger los documentos de formato A4. Sus dimensiones deben ser: a) Largo X (máx.) 320 mm b) Ancho y (incluido lengueta o traslapo) (máx.) 240 mm Cuando se provee un traslapo o lengueta para propósito de referencia primaria, se recomienda que ésta sea de 12 mm de ancho aproximado. Cuando la lengüeta se proporciona solamente para propósitos secundarios de referencia, el ancho puede reducirse El ancho de las piezas de refuerzo no se ha especificado, ya que éstas se proveen de acuerdo a las recomendaciones del usuario. Sin embargo, no es conveniente que este ancho se extienda a más de 25 mm Los espesores de bolsa y lengueta en el tipo de portafolio (Fig.1 d) deben ser adecuados para guardar y proteger el contenido Carpetas de palanca Las carpetas de palanca deben ser suficientemente grandes para contener y proteger documentos de formato A4 en sus condiciones de uso. Sus dimensiones deben ser: a) Largo X (máx.) 320 mm b) Ancho Y (máx.) 280 mm El ancho de la pieza de refuerzo de las carpetas de palanca no debe sobrepasar de 82 mm Carpetas de caja. Las carpetas de caja deben ser suficientemente grandes para contener documentos sueltos del formato A4 y sus dimensiones deben ser las que se indican en y en Carpetas de caja con índice y frente de caída. Las dimensiones de carpetas de caja con índice y frente de caída deben ser: a) largo interior X (mín.) 320 mm b) largo exterior X 1 (máx.) 355 mm c) ancho interior Y (mín.) 265 mm d) ancho exterior Y 1 (máx.) 290 mm Carpetas de caja sin índice y con frente fijo. Las dimensiones de carpetas de caja sin índice y con frente fijo deben ser: a) largo interior X (min) 320 mm b) largo exterior X 1 (máx) 355 mm c) ancho interior Y (mín ) 255 mm d) ancho exterior Y 1 (máx.) 280 mm (Continua) -2-

5 4.1.4 Carpetas de traslado de documentos. Las carpetas de traslado de documentos deben ser suficientemente grandes para contener tanto hojas sueltas de papel de tamaño apropiado, como también otras carpetas simples y de archivo Las dimensiones de las carpetas de traslado de documentos son las que se indican a continuación: a) largo interior X (mín.) 355 mm b) largo exterior X 1 (máx.) 360 mm c) ancho interior Y (mín.) 255 mm d) ancho exterior Y 1 (máx.) 265 mm En las carpetas de traslado de documentos, el ancho exterior del lomo no debe exceder 100 mm. 5. DISPOSITIVOS DE SUJECION DEL PAPEL 5.1 Los dispositivos para sujetar el papel, incluyendo agujeros en las tapas o a las de las carpetas, debe ser de tales dimensiones y posición que puedan aceptar hojas de papel perforadas de acuerdo con la Fig El eje que une los centros de los agujeros puede disponerse paralelo al borde corto o largo de las hojas o documentos, como lo requiera el usuario. (Continua) -3-

6 Fig. 2. Carpetas de archivo con dispositivos de sujección (Continua) -4-

7 Fig. 3. Dimensiones y posición de agujeros en hojas de papel Fig. 4. Carpetas de ganchos (Continua) -5-

8 ANEXO A DIMENSIONES DE CARPETAS DE GANCHOS A.1 Los cortas en los ganchos de las carpetas de ganchos deben dimensionarse de modo que se acoplen con los rieles de suspensión del gabinete de archivo. El ancho nominal entre los centros de estos rieles debe ser de 330 mm. A.2 El ancho total de los ganchos debe ser tal que sus extremos no dañen los elementos laterales verticales de la estructura del gabinete cuando se usen. El ancho mínimo interno del gabinete de archivo (medido entre los elementos laterales verticales de la estructura) debe ser de 362 mm. A.3 El punto más alto de la bolsa sobre la parte superior de la ranura que descansa en el riel de suspensión no debe exceder: a) En bolsas de borde superior recto, 8 mm b) En bolsas de lengueta, 24 mm (ver fig. 4) A.4 La parte más baja de la bolsa bajo la parte superior de la ranura que descansa en el riel de suspensión no debe exceder: a) En bolsas de borde superior recto, 254 mm b) En bolsas con lengueta, 238 mm (ver fig. 4). A.5 El ancho máximo de las carpetas de ganchos debe ser de 280 mm. (Continua) -6-

9 APENDICE Z Z.1 NORMAS A CONSULTAR INEN 72 Formatos de papeles. Series de formatos finales. Z.2 BASES DE ESTUDIO Recomendación ISO R 623. Paper and board. Sizes of folders and files. International Organization for Standardization. Ginebra, Norma Británica BS Specification for Folders and files. British Standards Institution. Londres,

10 Documento: NTE INEN 1322 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA TITULO: CARPETAS SIMPLES Y DE ARCHIVO. TERMINOLOGÍA Y FORMATOS Código: FD ORIGINAL: Fecha de iniciación del estudio: REVISIÓN: Fecha de aprobación anterior por Consejo Directivo Oficialización con el Carácter de por Acuerdo No. de publicado en el Registro Oficial No. de Fecha de iniciación del estudio: Fechas de consulta pública: de a Se tomaron encuenta todas las observaciones recibidas Subcomité Técnico: Fecha de iniciación: Fecha de aprobación: Integrantes del Subcomité Técnico: NOMBRES: INSTITUCIÓN REPRESENTADA: Otros trámites: 4 Esta norma sin ningún cambio en su contenido fue DESREGULARIZADA, pasando de OBLIGATORIA a VOLUNTARIA, según Resolución de Consejo Directivo de y oficializada mediante Acuerdo Ministerial No. 235 de publicado en el Registro Oficial No. 321 del El Consejo Directivo del INEN aprobó este proyecto de norma en sesión de Oficializada como: Obligatoria Por Acuerdo Ministerial No. 546 del Registro Oficial No. 260 (s) del

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