Manual del Empleador. Activación de clave empresarial y Consulta de prestaciones económicas

Transcripción

1 Manual del Empleador Activación de clave empresarial y Consulta de prestaciones económicas

2 CONTENIDO ACTIVACIÓN DE CLAVE EMPRESARIAL CONSULTA WEB DE INCAPACIDADES 1. Acceso al portal empresarial. 2. Proceso de asignación de la clave empresarial 3. Reglamento de uso 4. Validaciones de seguridad 5. Alertas del sistema 6. Aprobación de su solicitud 7. Manejo seguro de su contraseña 8. Bloqueo de clave. 1. Acceso al portal empresarial. 2. Ingreso a la consulta de incapacidades 3. Criterios de búsqueda a. Consulta por cotizante b. Consulta general de incapacidades y licencias i. Criterios de búsqueda ii. iii. Rango de fechas y estado de incapacidad Incapacidades pagadas, liquidadas y sin reconocimiento. 4. Estados en el sistema de una incapacidad. a. Liquidada b. Pagada c. Sin reconocimiento

3 Activación clave empresarial 3

4 PRESENTACIÓN Apreciado empleador: Este material está diseñado para apoyar a su equipo de trabajo en el proceso de creación de la clave empresarial. Es un proceso sencillo que le permitirá acceder a la información completa y detallada sobre el estado de las incapacidades de sus trabajadores, el proceso y los pagos abonados a nombre de su empresa de manera segura y confiable.

5 1. Acceso al portal empresarial Cuando ingrese al sitio de la EPS en la red seleccione en el menú la opción de empleadores, luego escoja el allí consulta de prestaciones económicas; a través de esta opción en la página web los aportantes o empleadores podrán crear o usar su clave empresarial. 5

6 Si anteriormente ha utilizado esta opción usted ya tiene una clave asignada y podrá usarla. De lo contrario debe registrase para obtenerla. Ingrese su registro con las instrucciones que paso a paso va generando el aplicativo.

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8 2. Proceso de asignación de la clave empresarial Una vez ingrese al link para registrarse, será re direccionado al reglamento de uso del sitio web y activación de clave, léalo detenidamente. Al seleccionar la casilla de aceptación de condiciones y términos, usted acepta el reglamento y podrá continuar diligenciando del formulario para solicitar su clave. Al efectuar el registro verá esta pantalla.

9 3. Reglamento de uso Diligencie todos los campos requeridos. Tenga en cuenta que la información registrada debe ser real y confiable para la asignación de su clave empresarial como se ilustra en la figura. 9

10 Es importante tener en cuenta dentro de los datos generales de contacto registrar adecuadamente el correo electrónico, ya que es el principal canal de comunicación para dar respuesta a su solicitud de clave empresarial. Después de completar los campos, ingrese el texto de validación y haga clic al botón aceptar. NOTA: Recuerde que en caso de que este texto no sea legible, puede refrescar o cambiar los caracteres usando el ícono ubicado al lado derecho del texto de validación, con ello obtendrá un nuevo código.

11 4. Validaciones de seguridad Una vez tenga su clave empresarial e inicie sesión con su usuario, el sistema generará un mensaje para cambiar contraseña o recordar clave en caso que no se identifique el tipo de documento o número de identificación en la base de datos. Para los dos casos el portal le presentará las preguntas de seguridad ingresadas en la creación de la clave empresarial por primera vez. Con el fin de validar que el usuario pertenezca a la empresa que solicita cambio o recordación de la clave. 11

12 5. Alertas del sistema Si al solicitar la clave el tipo de documento y número de identificación ya existe en la base de datos de la EPS, aparecerá el mensaje en el sistema de que ya ha sido solicitada la clave. Como en todos los formularios web, hay campos que son obligatorios, en caso de que alguno se haya omitido al hacer su registro, el sistema le mostrará una alerta y no le permitirá continuar con la solicitud. La pantalla mostrará el siguiente mensaje en caso de requerir que alguno de los campos obligatorios deba completarse.

13 Si al momento de terminar su registro y guardar la información el sistema le indica con una alerta que la transacción no pudo ser completada, se debe a que el empleador no registra aún en la base de datos de la EPS. Ante ello uno de los encargados del proceso se comunicará con usted. 13

14 6. Aprobación de la solicitud Una vez diligenciada correctamente la solicitud de clave empresarial y el empleador ya se encuentre en la base de datos, usted visualizará el mensaje de solicitud exitosa indicando el número de solicitud. Además, la respuesta llegará al correo electrónico registrado.

15 Si el usuario permanece inactivo por más de 20 minutos la aplicación se cerrará mostrando el siguiente mensaje: Si se presenta este caso, el usuario deberá iniciar sesión nuevamente. Todas las comunicaciones relacionadas con la clave se remitirán a la cuenta registrada desde el siguiente correo: serviciosemp@cafesalud.com.co 15

16 7. Manejo seguro de su contraseña Cambio de su contraseña: Al ser aprobada la solicitud de clave empresarial del sitio web, el usuario recibirá el link a través del correo electrónico registrado, donde se le sugiere realizar el cambio de clave por primera vez. El usuario accederá con su número de identificación y contraseña asignada por el sistema, como se muestra en la imagen. Al ingresar al inicio de sesión, el aplicativo valida que es la primera vez que se ingresa con la clave asignada y debe solicitar el cambio de clave automático.

17 Para cambios de contraseña posteriores, el empleador debe acceder a la pantalla de inicio y seleccionar el link de cambiar contraseña. Esta contraseña debe estar compuesta por mínimo 4 y máximo 8 caracteres que deben incluir 2 números. Cuando el cambio de contraseña finalice, el sistema le confirmará, que la transacción ha sido exitosa como se muestra en la figura 17

18 En el caso de olvidar su contraseña, ingrese a la opción Recordar clave. Automáticamente el sistema le enviará un correo con el proceso para recuperar su clave. El sistema automáticamente generará a través del correo electrónico de contacto, la recordación de su clave.

19 8. Bloqueo de clave Si el empleador desea realizar el bloqueo de su clave empresarial, debe solicitarlo al correo electrónico de la EPS anexando la información básica de la empresa y la justificación de dicha solicitud, con ello la EPS podrá proceder con el bloqueo de la clave y por lo tanto, no le permitirá acceder a los servicios en línea prestados por la EPS. De la misma manera, puede solicitar el desbloqueo de la clave, siguiendo los mismos pasos descritos en el punto anterior. Conforme a su solicitud, se enviará un correo de respuesta de bloqueo y desbloqueo de clave, informándole la realización del trámite. 19

20 Olvido de usuario y/o contraseña Cuando un usuario en la pantalla de inicio, registre tres veces consecutivas (en el mismo día) la clave de acceso errada, el sistema bloqueará la contraseña por seguridad. La pantalla le mostrará el siguiente mensaje.

21 Si esta situación se presenta se enviará al correo registrado un recordatorio de la clave de acceso asignada a la empresa. Si requiere soporte o información adicional por favor envíenos sus inquietudes al correo. serviciosemp@cafesalud.com.co 21

22 Consulta de prestaciones económicas en la página web

23 PRESENTACIÓN Apreciado Aportante: Nos complace presentar este material como una herramienta para que usted y sus colaboradores se familiaricen con la nueva consulta de incapacidades y licencias a través de la página web de la EPS. El documento esta diseñado para acompañarlos en el proceso de esta consulta y si lo desea podrá descargarlo para hacerlo parte de su material de apoyo en el proceso de las prestaciones económicas, según la definición del decreto 4023 de 2011.

24 1. Acceso al Portal Empresarial. Cuando ingrese al sitio de la EPS en la red seleccione en el menú la opción de empleadores, luego escoja el allí consulta de prestaciones económicas. Si anteriormente ha utilizado esta opción usted ya tiene una clave asignada y podrá usarla. De lo contrario debe registrase para obtenerla. Inicie su registro con las instrucciones que paso a paso va generando el aplicativo. Por favor remítase a creación de clave empresarial. en este mismo manual.

25 2. Ingreso a la Consulta de Incapacidades Una vez digitado el Nit o cédula del aportante, la aplicación muestra una lista desplegable con criterios de búsqueda. Podrá elegir entre las opciones: consultar por cotizante o en el caso de los aportantes, generar un listado de las incapacidades de sus afiliados por el Nit de la empresa. 3. Criterios de búsqueda. a. Por Cotizante: Al seleccionar Consulta de incapacidad / licencia por cotizante, el usuario debe ingresar el tipo de documento y el número de identificación del afiliado y dar clic en el botón consultar para ver la información del certificado de la(s) incapacidad(es) o licencias(s). 25

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27 La consulta muestra la información de las incapacidades o licencias que tenga registradas el afiliado en la EPS. Esta información es en línea, es decir, el empleador puede ver a través de la aplicación datos de los certificados que se han generado a través de las IPS de la red propia o se han transcrito ante la EPS. También podrá exportar la información visualizada a diferentes formatos, a través del menú desplegable que se verá así: 27

28 La consulta de las incapacidades se visualiza así en el aplicativo.

29 Una vez seleccionado el formato en el cual se quiere visualizar el reporte, el aportante debe dar clic en el ícono Export (Exportar, descargar) esta acción generará un archivo en el formato elegido por el usuario que está consultando el aplicativo. En la parte inferior de la pantalla encontrará el botón limpiar que le permitirá consultar nuevos afiliados y generar reportes. También le permite ver qué cantidad de incapacidades y licencias tiene el afiliado registradas en la EPS. De igual forma existe la opción de imprimir el certificado de incapacidad. 29

30 b. Consulta general de incapacidades y licencias i. Criterios de búsqueda Se puede generar el listado de las incapacidades de un empleador seleccionando la Consulta general de incapacidades/ licencias. El número del Nit debe ser ingresado sin el dígito de verificación.

31 II. Rango de fechas y estado de incapacidad Deberá definir un rango de fechas del mes anterior al cual está consultando, puesto que se trata de pagos ya efectuados. En los listados que despliega la consulta se podrán encontrar las incapacidades de los afiliados en diferentes estados definidos por el proceso de liquidación y pago. 31

32 III. Incapacidades pagadas, liquidadas y sin reconocimiento. Pagadas Las incapacidades serán listadas con una marca de color que le indicará si ya ha sido pagada o está en proceso de giro en la EPS. Las convenciones de color están en la parte inferior de la pantalla. Incapacidad en proceso de pago por tesorería. Incapacidad pagada mediante abono a su cuenta.

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34 Liquidadas La consulta le mostrará las incapacidades que están listas para ser cobradas a la EPS, y que pueden ser radicadas en el formato definido, tan pronto termine el mes. NOTA: El Número Autorizador es el dato más importante que usted debe suministrar al momento de radicar su formato solicitud de pago. Número Autorizador Activo para solicitud de pago mes vencido Autorizador podrá ser solicitado a partir del mes siguiente de su periodo

35 Sin reconocimiento Le mostrará una columna en la que se resumen los motivos de ley que generan el No pago por parte de la EPS. Motivo de negación por parámetros de ley 35

36 4. Estados en el sistema de una incapacidad. En los listados que despliega la consulta podrán encontrar las incapacidades de los afiliados en diferentes estados definidos por el proceso de liquidación y pago. Estado liquidada Permite visualizar las liquidaciones que tiene el aportante habilitadas para realizar la solicitud de pago ante la EPS según el proceso establecido por el decreto En los siguientes enlaces podrá ampliar la información sobre este proceso. Consulte en el Manual Empleador de esta página web. Consulte en el Manual Afiliado Independientede esta página web. Esta consulta la debe realizar con rango de fechas inferiores al mes actual que se esté consultado, es decir: Si consulta en el mes de abril de 2013 tendrá que seleccionar rango de fechas inferiores a este mes, como por ejemplo enero, febrero o marzo.

37 Al definir los rangos de fechas para los cuales está realizando la consulta en el sistema, se debe tener en cuenta la fecha de expedición de la incapacidad (es decir el día en que el profesional de la salud definió que iniciaba la incapacidad). Si la incapacidad fue expedida por una entidad que no está conectada en red con la EPS, el documento debe ser transcrito por la EPS, de este modo ingresará a nuestro sistema. Todas las incapacidades que queden en estado liquidada se podrán visualizar en la web EL PRIMER DÍA DEL MES SIGUIENTE. Ejemplo. Las incapacidades y licencias que se expidan o se transcriban en el mes de enero, se visualiza su liquidación a partir del 1 de febrero. Cuando se selecciona el estado liquidadas, la fecha inicial debe ser mayor o igual al 19 de enero de 2011, debido a la ley 1438 de 2011 art.28 prescripción al derecho de solicitar reembolso de prestaciones económicas. 37

38 Estado pagada Muestra la información de las incapacidades y licencias que se pagaron durante el rango de fechas consultado. La aplicación muestra la información de la(s) prestación(es) económica(s) que tengan registradas la aplicación en estado pagado de acuerdo a la fecha reportada en la columna Fecha de descuento/fecha de giro y de igual manera informa el modo de pago. Estado sin reconocimiento Muestra la información de las incapacidades y licencias que se han expedido o transcrito en el rango de fechas seleccionados por el usuario y que por motivos de aplicación de normas, decretos o leyes no tienen reconocimiento económico. En la columna del archivo marcada como Motivo de negación por parámetros de ley se encontrará la explicación y la norma que documenta la razón del no pago.

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