EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P. TÉRMINOS DE REFERENCIA INVITACIÓN PÚBLICA N OBJETO

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1 EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P. TÉRMINOS DE REFERENCIA INVITACIÓN PÚBLICA N OBJETO ADQUIRIR UNA SOLUCIÓN DE TARIFICACIÓN PARA EL SERVICIO IP CENTREX DE ETB DEBIDAMENTE INTERCONECTADA, INTEGRADA Y FUNCIONANDO CON LAS REDES Y SISTEMAS DE ETB, INCLUIDOS LOS SERVICIOS DE INSTALACIÓN, CONFIGURACIÓN, PRUEBAS, PUESTA EN OPERACIÓN, Y OPCIONALMENTE PARA CONTRATACIÓN El HARDWARE (SERVIDORES) REQUERIDO. BOGOTÁ D.C., MAYO DE

2 CAPITULO II 1 PRECISIONES A LAS CONDICIONES GENERALES Y CONDICIONES CONTRACTUALES 1.1 OBJETO La EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P. en adelante ETB, está interesada en recibir ofertas para adquirir una solución de tarificación para el servicio IP Centrex de ETB debidamente interconectada, integrada y funcionando con las redes y sistemas de ETB, incluidos los servicios de instalación, configuración, pruebas, puesta en operación, y opcionalmente para contratación el hardware (servidores) requerido, de conformidad con las condiciones previstas en el presente documento y en el Manual de Contratación de ETB vigente, el cual debe ser consultado en la página Web de ETB El contrato se ejecutará con base en órdenes de servicio cursados por ETB, quien no se obliga a solicitar un número determinado de estas ni se compromete con una cantidad mínima o máxima de servicios, pues éstos dependen de sus necesidades puntuales. El precio del contrato que llegare a celebrarse será a cupo y podrá o no agotarse. El oferente acepta ésta condición con la presentación de la oferta y en consecuencia, renuncia a intentar reclamación alguna con ocasión de ella, cualquiera fuere el resultado de la ejecución contractual. El alcance está contenido en el capítulo tercero del presente documento. No se acepta la presentación de ofertas parciales Los presentes términos de referencia no constituyen oferta mercantil. 1.2 INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS A ESTA INVITACIÓN La información contenida en este documento sustituye totalmente aquella que pudiere haberse suministrado con anterioridad a esta invitación. 1.3 PUBLICACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Los términos de referencia serán publicados en la página Web el 28 de mayo de Los términos de referencia no tendrán valor. 1.4 CRONOGRAMA DEL PROCESO El cronograma proyectado para el presente proceso de invitación es el siguiente, sin perjuicio de lo establecido en el numeral 1.18 de los presentes términos de referencia. 2

3 ACTUACIÓN FECHA Publicación de los términos de referencia. 28 de mayo de 2014 Plazo para solicitar aclaraciones a los términos de referencia Plazo para publicar las respuestas por ETB a las solicitudes recibidas Fecha y hora para la presentación de ofertas Plazo de evaluación de ofertas y solicitud de aclaraciones por parte de ETB Hasta el 03 de junio de 2014 Hasta el 05 de junio de de junio de 2014 a las 09 horas en los términos del artículo 829 del C.C Hasta el 27 de junio de 2014 Plazo de Negociación Hasta el 08 de julio de 2014 Adjudicación Hasta el 15 de julio de 2014 Elaboración y suscripción del contrato Hasta el 25 de julio de ACLARACIONES O MODIFICACIONES DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA. Podrá requerirse aclaraciones o modificaciones respecto del contenido de este documento, mediante solicitud escrita dirigida a la Gerencia de Abastecimiento de ETB, a la cuenta de correo electrónico carlos.leong0@etb.com.co dentro de los 3 días hábiles siguientes a la fecha de publicación de los términos de referencia en la página ETB publicará las respuestas a las solicitudes recibidas, en la página web dentro de los 2 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo previsto en el párrafo anterior. Las modificaciones a los términos de referencia se expedirán mediante Adenda y se publicarán en la página INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES Será requisito para celebrar el contrato que resulte de la presente invitación, la inscripción en la base de datos de proveedores de ETB. Los requisitos de inscripción se pueden consultar en la página Web El oferente que no esté inscrito como proveedor, deberá diligenciar el Formato Datos básicos proveedor Nacional o Datos básicos Proveedor Extranjero que se adjunta como Anexo No. 2 del presente capítulo. 3

4 Dentro de los 2 días siguientes a la comunicación de adjudicación, el adjudicatario que no esté inscrito, deberá allegar los documentos restantes que se requieran para su inscripción. De no cumplir con el presente requisito, ETB podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de oferta. En cualquier caso, todo cambio que se produzca respecto de la sociedad, con posterioridad a la presentación de los documentos entregados con la oferta, deberá ser reportado a la Gerencia de Abastecimiento de ETB, anexando los documentos que lo acrediten. 1.7 FORMULACIÓN DE LA PROPUESTA Podrán participar en el proceso de invitación las personas consideradas legalmente capaces, los consorcios y uniones temporales o cualquier forma de asociación legalmente válida bajo las leyes colombianas. a) El oferente persona natural, el representante legal o apoderado debidamente facultado de la sociedad oferente o el representante de la unión temporal, consorcio o asociación, según el caso, debe diligenciar el Anexo Nº 1 del presente capítulo, el cual debe suscribirse por el oferente o por quien actúe en nombre y representación debidamente facultado. b) La oferta deberá ser presentada en idioma castellano. En todo caso, todos los documentos y certificaciones emitidos en idioma diferente al castellano, deberán ser presentados en su idioma original y traducidos al castellano, con excepción de los manuales y documentación técnica, los cuales podrán ser presentados en inglés. c) Si el Oferente no da respuesta punto a punto a cada uno de los numerales de los términos de referencia, se entenderán por aceptados. Cuando un numeral exija suministro de información adicional o documentos, éstos se deberán anexar indicando la ubicación dentro de la oferta. d) El oferente deberá diligenciar la totalidad de los anexos que sean proporcionados por ETB. e) Presentada la Oferta no se permitirá el retiro de los documentos escritos o en medio digital aportados, o su posterior incorporación, salvo que hayan sido expresamente requeridos por ETB. Si hubiese enmendaduras, únicamente serán consideradas si vienen expresamente refrendadas. f) El Oferente deberá acreditar el cumplimiento y pago al día de requisitos legales en seguridad social, aportes parafiscales y salud ocupacional o equivalentes mediante certificación suscrita por el revisor fiscal o contador público, acompañada de la tarjeta profesional del mismo. No podrán participar en el proceso de invitación las personas jurídicas o naturales que directa o indirectamente haya participado en el diseño o estructuración del presente proceso bien sea directamente o a través de terceros. 4

5 1.7.1 CAPACIDAD, EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL El oferente deberá tener en cuenta que tratándose de personas jurídicas nacionales y extranjeras oferentes o integrantes de un oferente (en el caso de propuestas conjuntas o en asociación) cada una de ellas deberá acreditar la existencia, objeto, capacidad y representación legal de la sociedad, razón por la cual, deberá adjuntar los documentos respectivos a la oferta en caso que éstos no obren actualizados dentro de la Base de Datos de Proveedores de ETB, y deberá acreditar que: a) Su objeto social le permite presentar la oferta y celebrar el Contrato. b) Su duración contada a partir de la fecha del recibo de ofertas del presente proceso de invitación, no es inferior al plazo de ejecución del contrato y 1 año más. Si fuere inferior, esa circunstancia se podrá subsanar dentro del plazo que ETB indique. c) Actúan a través de un representante legal o apoderado debidamente facultado para actuar en su nombre y representación y para comprometerlas en la presentación de la oferta, la celebración y ejecución del contrato. En caso que se encuentren limitaciones a las facultades del representante legal o apoderado de la persona jurídica para presentar la propuesta o para celebrar el contrato, se deberá anexar a la propuesta el acta donde conste la decisión del órgano social competente que autorice la presentación de la misma y la suscripción del contrato. Si conforme a la ley la ejecución de la actividad objeto de contratación a través del proceso de invitación demandare determinada habilitación legal, al momento de presentación de la propuesta se deberá contar con la misma Personas naturales, jurídicas y sucursales en Colombia de personas jurídicas extranjeras Las personas jurídicas colombianas, y las sucursales en Colombia de personas jurídicas extranjeras deberán adjuntar a la propuesta un certificado de existencia y representación legal, expedido por Cámara de Comercio dentro de los 30 días anteriores a la fecha de recibo de ofertas del proceso de invitación, en caso de prórroga del recibo de ofertas del presente proceso, se tendrá validez con respecto al certificado la primera fecha de recibo de ofertas. El oferente extranjero que no tenga constituida sucursal en Colombia deberá aportar los documentos mencionados debidamente legalizados (consularizados si aplica o apostillados) y traducidos oficialmente. El oferente extranjero para la ejecución del contrato requiere tener constituida una sucursal en Colombia de conformidad con el artículo 263 del Código de Comercio y las demás normas legales vigentes concordantes. Si al momento de presentar oferta, la sucursal está constituida, el oferente deberá acreditarla mediante un certificado actual expedido por la Cámara de Comercio donde se encuentra inscrita la sucursal y podrá presentar su oferta a través del apoderado de la sucursal. De no tener sucursal 5

6 establecida en Colombia, deberá manifestar en su oferta que en caso de resultar adjudicatario se obliga a acreditarla dentro de los 15 días siguientes a la comunicación de ETB de la adjudicación, adjuntando los soportes de dicha inscripción. Los oferentes personas naturales nacionales, deberán adjuntar fotocopia del documento de identificación ampliado al 150%, acompañado de la hoja de vida en donde se certifique experiencia relacionada y se adjunte fotocopia de tarjeta profesional en los casos donde aplique. En caso de resultar adjudicataria la sociedad extranjera a través de su sucursal en Colombia, se entenderá que el contrato se celebrará con la sociedad extranjera (persona jurídica) a través de su sucursal (establecimiento de comercio) Personas naturales extranjeras Para oferentes personas naturales extranjeras, deberán cumplir con todos los requisitos de migración de acuerdo con la legislación colombiana, y adjuntar fotocopia del documento de identificación del país de origen, pasaporte ampliados al 150%, acompañado de hoja de vida donde se certifique experiencia relacionada y se adjunte fotocopia de tarjeta profesional en los casos donde aplique, debidamente traducidos oficialmente al español y legalizados (consularizados o apostillados) de conformidad con la legislación vigente Ofertas Presentadas en asociación ETB acepta la presentación de ofertas en asociación, caso en el cual deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Presentar documento que indique: - Personas integrantes de la asociación - Tipo de Asociación - Obligaciones actividades a cargo de cada uno de los asociados en la ejecución del contrato, las cuales no podrán ser modificadas sin el consentimiento previo de ETB. - Porcentaje de participación el cual debe ser acorde con lo anterior. - Si las sociedades que integran la unión temporal o consorcio, facturan de manera independiente, acorde con el porcentaje de participación, o si por el contrario, se factura a través del consorcio o unión temporal, para lo cual el contratista deberá obtener el respectivo NIT. - Designación de la persona que, para todos los efectos representará a la asociación, con facultades amplias y suficientes para obligar a todos sus integrantes en la presentación y negociación de la oferta, suscripción y ejecución del contrato, así como judicial y extrajudicialmente. El representante designado deberá manifestar su aceptación. - La duración de la asociación conformada deberá ser mínimo por el lapso comprendido entre el recibo de ofertas del proceso de invitación y la liquidación del contrato. Lo anterior, sin perjuicio de que con posterioridad, 6

7 los integrantes del oferente conjunto estén llamados a responder por hechos u omisiones ocurridos dentro de la ejecución del contrato. b) En todo caso, los asociados responden en forma solidaria frente a ETB por la presentación de la oferta, la suscripción del contrato y su ejecución. c) De conformidad con el literal anterior y en atención al régimen jurídico de ETB, las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta presentada por la unión temporal o consorcio NO se aplicarán en proporción al porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del mismo como lo dispone la Ley 80 del 93 para Uniones Temporales y Consorcios (esta normatividad no rige para ETB); sino que por el contrario, se establece la solidaridad de los integrantes del consorcio o unión temporal sin excepción, como se explica a continuación: ETB no es parte del acuerdo de consorcio o unión temporal, y en consecuencia no contrae obligaciones respecto de las estipulaciones en él contenidas. Estas figuras son propias de la Ley 80 de 1993 ordenamiento al cual no está sometida la empresa, por cuanto por expresa disposición del artículo 55 de la Ley 1341 de 2009, en su calidad de proveedora de TIC sus actos y contratos, incluidos los relativos a su régimen laboral y las operaciones de crédito, cualquiera que sea su naturaleza, sin importar la composición de su capital, se regirán por las normas del derecho privado. En consecuencia, sin perjuicio de las estipulaciones que convengan los miembros del consorcio o unión temporal sobre la forma de asumir entre sí las sanciones en caso de incumplimiento del contrato que llegare a celebrarse, ETB no las aplica de acuerdo con la participación de cada uno de los asociados, pues incluso en este aspecto la responsabilidad es solidaria. d) Si alguno de los integrantes de la asociación no ha sido registrado como proveedor de ETB, deberá presentar los documentos de que trata el numeral 1.10 de inscripción de proveedores para su respectiva inscripción de forma previa a la suscripción del contrato. e) La garantía de seriedad de oferta debe ser tomada por todas y cada una de las personas que integran la asociación. 1.8 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA Para garantizar la seriedad de la oferta, es necesario constituir a favor de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P., una garantía de seriedad de oferta, expedida por Entidad Bancaria o Compañía de Seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, en favor de particulares por el equivalente al 20% del valor de su oferta antes de IVA. La garantía de seriedad deberá constituirse en la respectiva moneda de cotización (parte en dólares y parte en pesos, si aplica), y deberá acompañarse de las 7

8 condiciones generales del contrato de seguro a favor de particulares, así como del recibo o certificación de pago de prima. Estos documentos deberán presentarse en original y suscritos por el representante legal. La garantía deberá estar vigente por un periodo de 3 meses a partir de la fecha indicada para la presentación de ofertas. Cuando los plazos establecidos en el presente documento sean prorrogados, el oferente se obliga a ampliar la vigencia de la póliza hasta la fecha a la cual se desplaza la firma del contrato. Cuando la garantía no se acompañe a la oferta, no esté debidamente constituida o no se anexe el comprobante de pago de la prima, ETB requerirá al oferente para que subsane los documentos respectivos dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo de la comunicación en tal sentido. Si no se atiende el requerimiento, la oferta será descartada. 1.9 LUGAR, FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS Las ofertas se recibirán en la Gerencia de Abastecimiento de ETB, ubicada en la Cra. 7 Nº Piso 2 el 16 de junio de 2014 a las 09 horas en los términos del artículo 829 del Código de Comercio, para lo cual, la Gerencia de Abastecimiento, dejará constancia en la planilla en el orden de recibo de las ofertas. Con la presentación de la oferta, se entenderá la aceptación del oferente a las condiciones contenidas en los presentes términos de referencia, en el manual de contratación de ETB y en los demás documentos que forman parte de los mismos, como los anexos. La oferta deberá presentarse por escrito en sobre cerrado y/o sellado en original y una copia del mismo tenor, identificados bajo el título y número de la invitación, indicando si se trata de original o copia, a su vez cada sobre deberá contener 3 paquetes en forma separada con la información jurídica, económica y técnica. Las hojas deben estar foliadas en forma consecutiva tanto en el original como en las copias. La oferta se organizará mediante un índice que contenga una relación de todos los capítulos, formatos y anexos que lo conforman, señalando el número de página donde se localizan. Además, el oferente deberá incluir en el paquete correspondiente una copia en medio digital de la información técnica de la oferta en formato no re-escribible debidamente rotulado, así como una copia en medio digital de la información financiera. El documento en medio digital debe tener en su índice enlaces o hipervínculos que faciliten su revisión. En caso de contradicción entre la información contenida en la copia del medio digital y la copia física, prevalecerá la información de la copia física. Los 6 paquetes sellados y rotulados deberán contener en la parte superior la razón social y el NIT del oferente. En caso de presentarse ofertas en asociación deberá incluirse la razón social y el NIT de cada uno de los integrantes de dicha asociación. 8

9 ETB podrá entregar a un oferente información acerca de las demás ofertas presentadas, luego de surtida la etapa de negociación, salvo que de manera expresa se haya señalado en la oferta que se trata de información confidencial, que ésta tenga, de acuerdo con la legislación vigente, dicho carácter o que se haya entregado separada y debidamente marcada como tal. Una vez surtida la etapa de negociación, ETB podrá entregar a un oferente información acerca de las demás ofertas presentadas, salvo que de manera expresa se haya señalado en la oferta que se trata de información confidencial, que ésta tenga de acuerdo con la legislación vigente dicho carácter o que se haya entregado separada y debidamente marcada como tal. ETB sólo acepta la presentación de una oferta por cada oferente. En el caso que una misma persona presente más de una oferta, ya sea a título individual o como miembro de un consorcio o unión temporal, sólo será evaluada la oferta que se haya presentado en primer lugar dentro del término fijado en el presente documento, de acuerdo con el registro de recepción de ofertas EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS Durante la etapa de evaluación de las ofertas, ETB podrá solicitar al oferente vía correo electrónico, las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias, sin que haya lugar a que éste pueda modificar las condiciones de su oferta. El oferente deberá responder dentro los 2 días hábiles siguientes al recibo de la comunicación en tal sentido, vía correo electrónico dirigido a carlos.leong0@etb.com.co. Las respuestas a las aclaraciones deberán estar firmadas por el representante legal o apoderado debidamente acreditado (firma escaneada o firma digitalizada). ETB realizará el estudio de las ofertas dentro de los 8 días hábiles siguientes a su recibo. En los casos en que la oferta no esté acompañada de todos los documentos exigidos necesarios para la evaluación jurídica, técnica o financiera, o deba corregirse o aclararse alguno de los aportados, se requerirá por escrito al oferente para que en el plazo que se indique, lo allegue o corrija. Si no lo hiciere dentro del término establecido, la oferta será descartada. En ningún caso podrá el oferente mejorar la oferta PROPUESTAS ALTERNATIVAS ETB no acepta propuestas que impliquen alternativas jurídicas, técnicas, económicas o financieras a las establecidas en los presentes Términos de Referencia. La propuesta alternativa adicional a la propuesta básica no será objeto de consideración por ETB. 9

10 1.12 CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA De acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratación de ETB, la oferta será rechazada en los siguientes casos: a) Cuando el oferente haya entregado extemporáneamente la oferta. b) Cuando el oferente o uno de sus integrantes se halle incurso en una de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y la Ley. Cuando la inhabilidad sobrevenga en un oferente, se entenderá que renuncia a participar en el proceso de selección y los derechos surgidos del mismo. c) Cuando el oferente no subsane los documentos dentro del plazo señalado para tal efecto. d) Cuando sólo se presente propuesta alternativa. e) Cuando la propuesta se presente sometida al cumplimiento de cualquier condición o modalidad para la adjudicación. f) Por la falta de veracidad de los documentos aportados en la oferta COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN Se entenderá aceptado por el oferente con la presentación de la oferta un compromiso anticorrupción que hará parte del Anexo 1, con base en las siguientes consideraciones: a) Que es interés del oferente apoyar la acción de ETB para fortalecer la transparencia en sus procesos de contratación y la responsabilidad de rendir cuentas. b) Que el oferente es consciente de que el aseguramiento de la transparencia en los procesos contractuales redunda no sólo en beneficio de ETB, sino de los propios participantes, en cuanto garantiza que la adjudicación del contrato se hará a la oferta que ofrezca las mejores condiciones. c) Que conoce a cabalidad el Manual de Contratación de ETB. d) Que como oferente estima conveniente la formulación de un pacto explícito en cuanto al acatamiento de las normas jurídicas y éticas que deben regir los procesos contractuales INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA El oferente asume toda responsabilidad por consultar y analizar los términos de referencia, las adendas y aclaraciones a los mismos. Los términos de referencia deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada. Los títulos utilizados en los términos de referencia sirven sólo para identificar textos y no afectarán la interpretación de los mismos. 10

11 Los plazos establecidos en los términos de referencia se entenderán como días hábiles, salvo indicación expresa en contrario. Para estos efectos el día sábado no se considera hábil. Todas las deducciones, errores y omisiones que realice o en que incurra el oferente con base en su propia información, interpretación, análisis o conclusiones respecto de los términos de referencia, son por su exclusiva cuenta. Por tanto, ETB no asume responsabilidad alguna por tal información, interpretación, análisis o conclusiones. Con la presentación de la oferta, se entiende que el oferente conoce la naturaleza del contrato que llegare a suscribirse, su objeto, costo y tiempo de ejecución, así mismo, que formuló su oferta de manera libre, seria, precisa y coherente NEGOCIACIÓN Con todos los oferentes cuya oferta haya resultado hábil, luego del estudio jurídico, económico y técnico, ETB podrá adelantar una etapa de negociación en forma presencial o no presencial, dentro de los 6 días hábiles siguientes al vencimiento de la etapa de evaluación de ofertas, con el propósito de obtener ventajas económicas o competitivas, plazo en el cual se estudiarán las contraofertas si a ello hubiere lugar, evento que será comunicado previamente a los oferentes participantes indicando el lugar, la fecha y la hora, así como las correcciones aritméticas realizadas a su oferta. A la negociación únicamente podrán asistir el representante legal del oferente o su apoderado debidamente facultado para adoptar decisiones y máximo 3 personas más. Las contraofertas deben ser entregadas en sobre cerrado, en la Gerencia de Abastecimiento, en medio impreso y digital [CD], diligenciando los mismos anexos financieros de la oferta inicial. No se admitirán contraofertas que contengan precios unitarios superiores a los ofertados inicialmente o en la contraoferta anterior, aún cuando el valor total de oferta fuere inferior. En caso de presentarse esta situación, ETB ajustará el precio unitario respectivo, con base en la oferta inicial ó contraoferta anterior y como producto de ello efectuará la corrección del precio total de la oferta. El líder del Equipo de Compras de la Gerencia de Abastecimiento dejará constancia de las contraofertas recibidas, con el nombre del oferente, fecha y hora de recibo y las remitirá para el estudio al Equipo de Estudios Económicos de la Gerencia de Valor de la Vicepresidencia Financiera. Si al finalizar la negociación, se presenta un empate en el mejor puntaje, se solicitará a los oferentes empatados una nueva contraoferta económica. 11

12 1.16 ADJUDICACIÓN ETB podrá abstenerse de adjudicar si existen razones que así lo justifiquen. Si opta por la adjudicación, ésta se realizará dentro de los 5 días hábiles siguientes a la etapa de negociación o modificación de cestas de compras si a éstas hubo lugar, o de la de estudio de ofertas. La adjudicación se realizará al oferente que obtenga el mayor puntaje, sumados los aspectos técnicos y económicos. En el evento de empate, se solicitará a los oferentes empatados presentar una nueva contraoferta económica. La decisión sobre la adjudicación se publicará en la página dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo de la misma en la Gerencia de Abastecimiento ELABORACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El contrato deberá suscribirse dentro de los 8 días hábiles siguientes al recibo por el Sistema de Gestión Contractual de la comunicación de adjudicación en el equipo jurídico, plazo que se distribuirá así: (i) Para su elaboración: 4 días hábiles, (ii) Para firma por parte del apoderado de ETB, 2 días hábiles. (iii) Para su suscripción por parte del contratista, 2 días hábiles siguientes al recibo de la comunicación que le curse el Equipo de Compras Administrativas de la Gerencia Abastecimiento de ETB PRÓRROGAS Los plazos establecidos en el presente capítulo podrán ser prorrogados antes de su vencimiento por el tiempo que ETB considere conveniente. Para el cómputo de los mismos, el sábado se considera día no hábil CONDICIONES CONTRACTUALES Las condiciones generales de ejecución contractual serán entre otras las que se enuncian a continuación: Plazo de ejecución del contrato El plazo de ejecución del contrato es de 43 semanas, a partir de la orden escrita de inicio, o hasta agotar los recursos, lo primero que ocurra, previa aprobación de los certificados de seguro. Los plazos de las actividades detalladas señalan en el capítulo tercero del presente documento. 12

13 Garantía contractual El Contratista deberá amparar los siguientes riesgos: I. Cumplimiento: Por un valor asegurado equivalente al 20% del precio estimado del contrato antes de IVA, vigente desde la suscripción del contrato, hasta su liquidación. II. Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones Laborales: Por un valor asegurado equivalente al 5% del precio del contrato, antes de IVA, vigente durante la suscripción del mismo y 3 años más. III. Responsabilidad civil extracontractual: Por un valor asegurado equivalente al 15% del precio del contrato, antes de IVA, vigente desde la suscripción del contrato, hasta la terminación. Lo anterior sin perjuicio de las acciones que pueda iniciar ETB contra el CONTRATISTA por los daños que no se hallen cubiertos por este amparo y las que instauren los terceros contra ella. IV. Calidad y Correcto Funcionamiento: Por un valor asegurado del 20% del precio del licenciamiento, antes de IVA, vigente por dos (2) años. Se deberá constituir simultáneamente con el acta respectiva de recibo definitivo. Para la obtención de los primeros certificados de seguro, el CONTRATISTA deberá en virtud de la alianza suscrita entre ETB y MAPFRE, obtenerlos dentro de los 5 días hábiles siguientes a la entrega del contrato firmado, en la Unidad de Expedición del Asegurador y el Intermediario ubicada en la Carrera 7 No piso 2º, Área de Riesgos y Seguros, para lo cual deberá suministrar los documentos relacionados en el literal A del INSTRUCTIVO PARA LA EXPEDICIÓN DE GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO Y DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL. Dentro de los 2 días hábiles siguientes a la comunicación al contratista de la asignación del cupo de seguro, deberá remitir los documentos señalados en el numeral C del mencionado instructivo. Si ya tiene asignado el cupo, los certificados de seguro deberán solicitarse dentro de los 2 días hábiles siguientes a la entrega del contrato firmado. Las garantías deberán constituirse en la respectiva moneda de cotización (parte en dólares y parte en pesos) y acompañarse de las condiciones generales del contrato de seguro. Se deberán reponer los valores asegurados cuando éstos se vean afectados por razón de siniestros. Los certificados de seguro que llegaren a requerirse en caso de modificación del contrato, deberán obtenerse dentro de los 3 días hábiles siguientes al del respectivo acuerdo Multas Si hay retardo en el cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones, pagará el Contratista una multa equivalente al 1.5% del precio de la parte incumplida por cada 13

14 semana de atraso o proporcional por fracción, sin perjuicio de la aplicación de la cláusula penal pecuniaria. Se entiende por parte incumplida el valor de cada pedido. En todo caso, el valor total de las multas no excederá el 20% del valor total del contrato. ETB podrá descontar el valor de las multas de las sumas que le adeude al contratista por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en mora Cláusula penal pecuniaria En caso de incumplimiento total o definitivo de cualquiera de las obligaciones del contratista, se genera a su cargo el pago de una cláusula penal pecuniaria cuyo monto será del 20% del valor del contrato. La pena no exime al contratista del cumplimiento de la obligación principal, ni del pago de los perjuicios que superen el valor de este porcentaje en los términos del artículo 1594 del Código de Civil y demás normas concordantes. ETB podrá descontar el valor de la cláusula penal pecuniaria de las sumas que le adeude al contratista por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB le indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en mora Cumplimiento de requisitos legales en seguridad social, aportes parafiscales y salud ocupacional El contratista deberá dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con el pago de las obligaciones laborales y afiliación al Sistema de Seguridad Social: Administradora de Riesgos Laborales (ARL), Entidad Prestadora de Salud (EPS) y Administradora de Fondo de Pensiones (AFP) y aportes parafiscales en relación con el personal que ocupe para la ejecución del contrato, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas. Como requisito para el trámite de las actas de recibo que sean base para el pago el contratista deberá presentar ante el supervisor del contrato dentro de los primeros 15 días hábiles de cada mes, certificación de revisor fiscal o contador público, según el caso, en la que conste los pagos de las obligaciones laborales y los aportes a la ARL, EPS y AFL, parafiscales (ICBF, SENA, Cajas de Compensación) cuando a éstos haya lugar, o en su defecto, entregar al supervisor del contrato dentro del mismo plazo fotocopia de los formularios de afiliación y pago a las mencionadas entidades. 14

15 Acuerdo de buenas prácticas y responsabilidad corporativa El oferente deberá suscribir el Acuerdo de Buenas Prácticas y Responsabilidad Corporativa y presentarlo con la oferta, el cual hace parte del presente documento como Anexo No Terminación del contrato El contrato que llegue a suscribirse terminará por las causales legales o por las siguientes: (i) Por mutuo acuerdo. (ii) Unilateralmente por ETB, en cualquier tiempo, dando aviso al contratista con una antelación mínima de 30 días calendario, sin que por esto haya lugar a indemnización alguna. ETB pagará únicamente al Contratista las sumas correspondientes a las licencias, hardware y servicios suministrados o correspondientes a servicios en curso Exclusión de la relación laboral No se constituye vínculo laboral alguno entre ETB y el personal que el CONTRATISTA ocupe para el cumplimiento del objeto contractual. Este dispone de autonomía y libertad administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable por la vinculación del personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y riesgo, sin que ETB adquiera responsabilidad alguna por tales actos o contratos Cumplimiento de las normas sobre gestión ambiental En el caso que aplique por el objeto contratado, El CONTRATISTA deberá dar estricto cumplimiento a las normas legales vigentes sobre gestión ambiental. En virtud de lo anterior le corresponde, entre otras obligaciones, realizar las actividades relativas a identificar, analizar y evaluar peligros, a gestionar y controlar los riesgos, a mitigar, corregir o compensar los impactos y efectos ambientales que puedan afectar a las personas, propiedades o medio ambiente, y en caso que se requiera, obtener los permisos requeridos por las autoridades ambientales según la jurisdicción correspondiente a la zona de ejecución del contrato. Estas obligaciones se extienden a sus subcontratistas. ETB podrá verificar su cumplimiento durante la ejecución del contrato, para cuyo efecto el contratista le suministrará la información correspondiente Liquidación del Contrato El contrato se liquidará por las partes dentro de los 3 meses siguientes a su terminación Domicilio Para todos los efectos, el domicilio contractual será Bogotá D.C. 15

16 ANEXO 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE OFERTA Bogotá D.C., fecha Señores EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P Bogotá D.C. ASUNTO: INVITACIÓN PÚBLICA No. Respetados señores: En mi calidad de representante legal de (nombre del oferente o de cada una de las personas que integran cualquier forma de asociación), o, actuando en nombre propio, de conformidad con las condiciones establecidas en los documentos del proceso citado en el asunto, presento oferta, para En consecuencia, el (los) suscrito(s), declara (mos) que: (a) La presentación de la oferta constituye la aceptación de todos los documentos que hacen parte de la Invitación (Manual de Contratación de ETB, términos de referencia y las adendas que se emitieron respecto de los mismos), los cuales he (mos) leído y comprendido cuidadosa e íntegramente. (b) Garantizo (amos) la total correspondencia de la Oferta con el contenido de los mencionados documentos, sin salvedades, excepciones, alternativas, condicionamientos, ni modificación alguna. (c) Los siguientes documentos de mi oferta son de carácter reservado de acuerdo con las normas legales vigentes:. (relacionarlos) (d) Acepto (amos) que cualquier comunicación que se deba cursar durante el proceso, me (nos) sea(n) enviada a las direcciones de correo electrónico señaladas en la presente comunicación. Así mismo, acepto como realizada por mí cualquier comunicación proveniente de mi dirección electrónica con destino a ETB dentro del proceso. 16

17 Garantizo que la empresa que represento cuenta con todas las herramientas tecnológicas para asegurar y conservar el contenido de los documentos escritos, su autor, fecha, la circunstancia de no haber sido alterado, y su recibo por el destinatario. (e) En el evento en que la oferta resulte favorecida, me obligo a allegar, dentro de los dos 2 días hábiles siguientes a la comunicación de adjudicación, los documentos no aportados que se requieran para mi inscripción como proveedor de ETB. (En caso de no estar inscrito) o para la correspondiente actualización, y a suscribir la minuta del contrato, (o a recibir la comunicación de aceptación de la oferta conociendo que con ella se entiende celebrado el contrato) así como a presentar la documentación para la obtención de los certificados de seguro exigidos por parte de ETB dentro de los plazos establecidos. (f) Para todos los efectos relacionados con el desarrollo del presente proceso, a continuación me permito indicar la información completa, así como las direcciones electrónicas en la que recibiré cualquier notificación, comunicación o requerimientos sobre el particular: Nombre o Razón Social del oferente: [xxxxxxxx] Nombre del Representante: [xxxxxxxx] Nit o Cédula de Ciudadanía No xxxxxxxxx de xxxxxxxx Dirección Electrónica: [xxxxxxxx] Ciudad: [xxxxxxxx] Teléfono Fijo: [xxxxxxxx] Teléfono Celular: [xxxxxxxx] Datos del Contacto Nombre: [xxxxxxxx] Cédula de Ciudadanía No xxxxxxxxx de xxxxxxxx Dirección Electrónica: [xxxxxxxx] Ciudad: [xxxxxxxx] Teléfono Fijo: [xxxxxxxx] Teléfono Celular: [xxxxxxxx 17

18 Adicionalmente, bajo la gravedad de juramento declaro que: (i) (ii) Para los fines previstos en el artículo 27 de la Ley 1121 de 2006, ni el capital de la sociedad, ni los recursos que se utilizarán para la ejecución del contrato que llegare a suscribirse en virtud de la adjudicación de la oferta, provienen de actividades ilícitas. Ni la sociedad, ni los socios o accionistas, ni los representantes o administradores tienen relaciones comerciales o de parentesco con empleados de ETB. (En caso de tenerlas debe diligenciarse la siguiente información: Que la sociedad ó quien es (socio, accionista, representante o administrador) tiene (n) relación comercial con, quien es empleado de ETB y trabaja en (indicar área). Que quien es [socio, accionista, representante legal, miembro de Junta Directiva, etc.] tiene parentesco en grado de con, quien es empleado de ETB y trabaja en (indicar área). (iii) Únicamente para las invitaciones cuyo objeto sea la contratación de servicios de outsourcing: Ni los accionistas, ni los representantes legales han sido empleados de ETB que se hayan acogido a planes de retiro voluntario o hayan recibido indemnizaciones de la empresa por cualquier concepto. (iv) Ni la sociedad, los socios o accionistas, representantes o administradores se hallan incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la Constitución Política y en la Ley, para la presentación de la oferta y para la celebración y ejecución del contrato. Igualmente, acepto expresamente el compromiso Anticorrupción y me obligo para con ETB a: 1. Estructurar una propuesta seria, con información fidedigna y económicamente ajustadas a la realidad, que aseguren la ejecución del contrato en las condiciones de calidad y oportunidad exigidas en los términos de referencia. 18

19 2. Actuar en el proceso de contratación con estricto apego a las normas jurídicas y éticas propias de este tipo de procedimientos, y conforme a los principios de buena fe, transparencia y equidad. 3. Abstenerse de realizar u ofrecer, directa o indirectamente pagos de comisiones o dádivas, sobornos u otra forma de halago a trabajador alguno de ETB o de utilizar medios de presión con ocasión del proceso en el que participa; así mismo, a impedir que alguno de los trabajadores o agente comisionista independiente lo haga en su nombre. 4. Impartir instrucciones y adoptar todas las medidas necesarias para que todos sus trabajadores, agentes o cualquier otro representante, no incurran en conductas violatorias del presente pacto, exigiéndoles en todo momento el cumplimiento de las leyes colombianas y especialmente aquellas que rigen el proceso de selección y la relación contractual que podría derivarse del mismo, e imponer la obligación de no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago corrupto a los trabajadores de ETB, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que puedan influir en dichos trabajadores. 5. Cumplir con rigor las exigencias de ETB en el curso del proceso de selección y utilizar las oportunidades y mecanismos jurídicos que la Ley faculta para evitar cualquier forma de abuso del derecho. 6. No celebrar acuerdos ni incurrir en actos o conductas que tengan por objeto coludir en el proceso de selección. 7. No interferir en la etapa de evaluación de las propuestas para efectos de buscar la descalificación de sus competidores o influenciar o entorpecer el resultado del proceso. 8. Denunciar con la debida justificación y de manera inmediata ante las autoridades competentes, las Directivas de ETB, la Veeduría Distrital y los demás órganos de control, cualquier actuación irregular ejecutada pro trabajadores de ETB y/o los proponentes. Cordialmente, Representante Legal EN CASO DE PRESENTARSE OFERTA BAJO CUALQUIER FORMA DE ASOCIACIÓN LA DECLARACIÓN DEBE HACERSE RESPECTO DE TODAS LAS PERSONAS QUE LA INTEGRAN BIEN SEA POR EL REPRESENTANTE DE LA ASOCIACIÓN, O EN FORMA INDEPENDIENTE POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE CADA UNA DE ELLAS O POR CADA PERSONA NATURAL. 19

20 ANEXO 2 CAPITULO I FORMATO DATOS BÁSICOS PROVEEDOR NACIONAL [EN EL EVENTO EN QUE NO ESTÉ REGISTRADO COMO PROVEEDOR DE ETB] Fecha Día: Mes: Año: NIT. C. C. Razón Social o Nombre Clase de Proveedor Dirección (Diligenciar todos los espacios correspondientes) Diligenciar en el caso que le corresponda Extranjero Cl / Cra / Av / Diag / Trv Person a Natural Persona Jurídica. Funcionario ETB Ciudad País Código Postal Nombre Representante Legal Cargo Comunicación Persona de Contacto 1 Cargo en la empresa o profesión (Diligenciar todos los espacios correspondientes) Persona de Contacto 2 Cargo en la empresa o profesión Teléfono 1 Teléfono 2 Celular 1 Celular 2 Fax 1 Fax 2 Sistema de Gestión Tributarios (Diligenciar todos los espacios correspondientes) La empresa cuenta con un Sistema de Gestión? (Calidad, Ambiental, Seguridad, etc) Gran contribuyente N Resolución Régimen de IVA al cual pertenece Común Simplificado Ninguno SÍ NO T i p o d e C o n t r i b u y e n t e No Gran contribuyente Actividad Económica ICA N Clasificación de empresa Régimen Especial Cual? Pertenece o contrata a población vulnerable SÍ NO Indique cuál: Auto retenedor N Resolución Obligados a declarar Renta SÍ NO OBJETO SOCIAL DEL PROVEEDOR Datos para Pagos (Diligenciar todos los espacios correspondientes) Banco Cuenta Bancaria N Modalidad Cta. Bancaria Abierta con País del Banco Corriente Ahorros NIT CC Firma del Representante Legal Tipo Documento de Identidad N. Documento Identidad El proveedor se responsabiliza por la información diligenciada en este formato. La información remitida tendrá validez sólo si el formato está firmado por el Representante Legal. Adjuntar certificado de representación legal vigente no mayor a 30 días. NOTA: ES IMPORTANTE QUE TODOS LOS DATOS ESTÉN COMPLETAMENTE DILIGENCIADOS Y ESTÉN VERIFICADOS POR EL EQUIPO DE PLANEACIÓN DE COMPRAS Y GESTIÓN MAESTROS, DE LO CONTRARIO NO SERA POSIBLE LA INCLUSIÓN EN LA BASE DE DATOS DE PROVEEDORES. 1 Si el objeto del contrato es extenso, resumir la parte esencial del mismo o en caso contrario transcribirlo. 20

21 ANEXO No. 3 ACUERDO DE BUENAS PRÁCTICAS Y RESPONSABILIDAD CORPORATIVA Para ETB, la responsabilidad social es un compromiso que asumimos más allá de lo legal mediante la gestión ética y transparente con nuestros Grupos de Interés y la búsqueda permanente del equilibrio económico, social y ambiental, que contribuya a aumentar el valor de la compañía. Mediante este acuerdo buscamos atender las expectativas de nuestros contratistas 1 en cuanto al fortalecimiento los mecanismos de transparencia, comportamiento ético y rendición de cuentas, así como la promoción de la adopción de prácticas de RS en la cadena de valor, obtenidas del Diálogo para Construir la empresa que anhelamos 2011, según el cual el 71% de nuestros contratistas, considera que ETB es una Empresa Socialmente Responsable 2. Lo anterior, dentro del marco del cumplimiento de los 10 principios del Pacto Mundial y teniendo en cuenta que nuestro compromiso con nuestros contratistas en Responsabilidad Social es asegurar relaciones transparentes. LA RESPONSABILIDAD CORPORATIVA Y LAS BUENAS PRÁCTICAS Las PARTES, dando alcance al vínculo contractual existente entre ellas (en adelante EL CONTRATO), han acordado suscribir el presente acuerdo de buenas prácticas y responsabilidad corporativa que se regirá en particular por los siguientes términos y condiciones: 1. En el marco de su estrategia de sostenibilidad ETB ha establecido compromisos en materia económica, social y ambiental que se desarrollan mediante la implementación de políticas, procesos y programas enfocados a potencializar las relaciones con sus grupos de interés. Por esta razón, ETB insta al PROVEEDOR, a suministrar información sobre la incorporación de la RESPONSABILIDAD CORPORATIVA en la gestión de su empresa. 2. Al momento de ser requerido, el PROVEEDOR deberá suministrar a ETB información sobre sus prácticas en Responsabilidad Corporativa, materializadas en programas y/o actividades desarrolladas en torno a las siguientes materias: 1 Entendidos para efectos de este acuerdo como: personas naturales o jurídicas que tienen un contrato de suministro de bienes y/o servicios con ETB así como personas naturales que tienen relación laboral con contratistas de ETB y que prestan sus servicios de manera principal en las instalaciones de ETB. 2 Resultado del Diálogo para Construir la empresa que anhelamos

22 a. Promoción del respeto de los Derechos Humanos en la empresa. b. Buenas prácticas laborales en salud ocupacional, seguridad industrial y ergonomía. c. Cumplimiento de la normatividad ambiental y respeto por el Medio Ambiente. d. Transparencia y ética corporativa. 3. Dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 16 de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción- Las Partes manifiestan y aseguran que frente a la suscripción y desarrollo del Contrato, no hubo y no habrá ninguna solicitud, promesa, ofrecimiento o cobranza indebida con el fin de obtener algún tipo de beneficio para ninguna de las PARTES, ni para terceros, que sea o no con el fin de influenciar la actuación de un funcionario público o privado. 4. Las PARTES declaran y garantizan que ningún favorecimiento, dinero o cualquier otro objeto de valor fue o será pagado, ofrecido, donado o prometido directa o indirectamente a cualquier Autoridad Pública 3 con el fin de : a. Ejercer influencia indebida sobre cualquier Autoridad pública, en su capacidad oficial, societaria o comercial; para que realice o deje de realizar cualquier acto infringiendo o no sus atribuciones legales o para afectar o influenciar cualquier acto o decisión de su responsabilidad b. Obtener cualquier ventaja indebida o contraria al interés público 5. El PROVEEDOR será sujeto a auditorías y visitas de verificación del cumplimiento de las prácticas en RESPONSABILIDAD CORPORATIVA informadas en cumplimento de este Acuerdo, por parte del SUPERVISOR del contrato o quién ETB designe. 6. El incumplimiento de cualquiera de las prácticas establecidas en este Acuerdo podrá ocasionar la inmediata terminación del vínculo contractual existente, por la parte cumplida. 3 Autoridad Pública: Se entiende por Autoridad Pública toda persona (natural o jurídica) que desempeñe cargo, empleo o función pública o aquella que trabaje para una fundación, empresa pública, sociedad de economía mixta o empresa industrial y comercial del estado, o aquellas que aún de manera transitoria o sin remuneración, trabajen para una empresa prestadora de servicios públicos o en la ejecución de actividades de la administración pública; partido político, representante de partido o cualquier candidato a cargo público; persona (natural o jurídica) que actúe en nombre de una entidad pública o con función pública; persona (natural o jurídica) que desempeñe cargo, empleo o función en cualquier organización pública internacional. 22

23 El presente Acuerdo lo suscriben las PARTES en dos ejemplares de igual contenido y valor, en la ciudad de Bogotá D.C., a los Por ETB: Por HUGO ESLAVA ELJAIEK Vicepresidente de Infraestructura Apoderado Nombre: Represente Legal o Apoderado 23

24 2 CONDICIONES FINANCIERAS CAPITULO II En atención a que el contrato se va a ejecutar mediante la administración de un cupo de recursos económicos, las siguientes serán las precisiones a las condiciones financieras generales aplicables para contratar los bienes y servicios requeridos en el capítulo técnico de los presentes términos de referencia. 2.1 PRECIOS ETB solicita que los bienes y servicios que hacen parte de la presente contratación sean cotizados bajo el sistema de precios fijos netos, de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el presente documento. Serán por cuenta del proveedor y se considerarán incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas y contribuciones de cualquier orden, vigentes a la fecha de suscripción del contrato. Si durante su ejecución los impuestos aumentan o se crean nuevos, serán asumidos por quien corresponda de acuerdo con la Ley; si disminuyen o se suprimen se pagará sobre lo efectivamente causado. 2.2 VALOR DE LA OFERTA Para la presentación de la propuesta el oferente deberá diligenciar en su totalidad los siguientes anexos financieros: ANEXO 1 Valor Estimado de Oferta - Bienes Importados ANEXO 2 Valor Estimado de Oferta -Bienes Nacionales ANEXO 3 Valor Estimado de Oferta - Licenciamiento ANEXO 4 Valor Estimado de Oferta - Servicios Para diligenciar los anexos económicos se deben tener en cuenta lo estipulado en la capitulo técnico numeral , las instrucciones incluidas en los anexos y las siguientes notas. NOTA 1: Los oferentes deberán diligenciar en su totalidad los anexos financieros. La omisión de alguno de los anexos dará lugar a la descalificación de la oferta. NOTA 2: Todos los anexos deberán ser suministrados en medio digitales (Archivo Excel) e impresos. En el evento en que exista discrepancia entre la información contenida en la oferta escrita y la presentada en medio digital, prevalecerá la información presentada en forma escrita. NOTA 3: En los Anexos 1 y 3 el oferente deberá escoger la moneda de cotización en la casilla señalada. Si no define la moneda de cotización su oferta será descartada. NOTA 4: Los precios en los anexos 2 y 4 deberán ser cotizados en Pesos Colombianos $COP. 24