INVITACIÓN PÚBLICA TÉRMINOS DE REFERENCIA IP OBJETO

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1 TÉRMINOS DE REFERENCIA IP OBJETO SOPORTE Y MANTENIMIENTO DE SOFTWARE SERVICE DESK ARANDA INSTALADO EN LAS SEDES MANIZALES Y BOGOTA PEOPLE CONTACT S.A. 1

2 1. OBJETIVO PEOPLE CONTACT S.A. está interesada en recibir ofertas para el soporte y mantenimiento del software Aranda instalado en las ciudades de Manizales y Bogota. Estos requisitos en ningún momento se constituirán como oferta vinculante para PEOPLE CONTACT S.A., aclarando que no existirá ninguna obligación hacia los PROPONENTES que presenten cotizaciones. Los proponentes que participen en este proceso se obligan a mantener vigente su propuesta por el término de 90 días, siendo obligación de estos respetar los términos de la oferta en caso de que se les adjudique. 2. PROPUESTA TÉCNICA Se entenderá por propuesta técnica la aceptación de las condiciones de este documento y de los documentos que la componen, tales como especificaciones técnicas, formulario de cantidades y precios, y demás disposiciones que dicte PEOPLE CONTACT S.A. y/o quien lo represente como supervisor. Alcance Prestación del servicio de soporte, actualización y mantenimiento de la herramienta de Service Desk Aranda que se tiene en las instalaciones de PEOPLE CONTACT S.A de las sedes de Manizales y Bogotá Tipo de servicio El proveedor deberá brindar el servicio de soporte, actualización y mantenimiento del Aranda Software, que actualmente incluye: 6 Licencias de Aranda Service Desk Nombrada 19 Licencias de Aranda Service Desk Concurrente 1336 Licencias de Aranda Asset Management Bajo este concepto, el proveedor facilitará a PEOPLE CONTACT S.A. 1. Una copia, en un medio apropiado, de todas las actualizaciones y revisiones que el fabricante libere del software licenciado durante el período ofertado así como la instalación y configuración de las actualizaciones. 2. En caso de liberación de alguna actualización de versión de la herramienta el proveedor deberá brindar capacitación en dicha versión siempre y cuando sea implementada previa autorización del supervisor. Certificaciones El proveedor deberá acreditar ser agente autorizado en Colombia para brindar el Servicio de Soporte, Actualización y Mantenimiento de los productos de Aranda Software. En el 2

3 caso del servicio de soporte, el proveedor deberá presentar Carta del Fabricante o del Distribuidor Oficial que respalde este servicio. Servicios de valor agregado El proveedor deberá realizar además de los servicios objeto del contrato, una sesión de un (1) día de entrenamiento técnico en manejo y administración de Aranda Service Desk al personal definido por PEOPLE CONTACT S.A. en la ciudad de Bogotá. Resultado de la capacitación deberá entregar toda bibliografía (en formato físico o electrónico) considerada necesaria para utilizar el sistema, actualizada a la última versión y con la obligación permanente, durante la vigencia del servicio, de remitir toda modificación. Actividades de Soporte técnico y mantenimiento a) Ante un problema o incidente comunicado por PEOPLE CONTACT S.A. al proveedor, el tiempo de respuesta no deberá ser mayor a dos (02) horas luego de recibida la notificación, de lunes a viernes, solo día laborable y en horario de de 08:00 a 18:00 horas. Describir claramente el proceso, líneas de soporte, correos y los alcances de éste. b) Los servicios de soporte técnico de la solución deberán estar disponibles de lunes a viernes, solo día laborable y en horario de 08:00 a 18:00 horas, sin límite de horas por intervención, ni cantidad de intervenciones mensuales del personal del proveedor, dándose por atendido un problema cuando es solucionado en su totalidad. El proveedor deberá concluir con la solución del problema en un plazo no mayor a cuatro (04) horas y se proveerá información del estado del problema reportado. c) Para situaciones que se pueden calificar como críticas, el proveedor deberá generar un procedimiento alternativo para evitar el problema o una solución temporal de parche en espera de una solución definitiva. d) El personal técnico del proveedor, para solucionar un problema o incidente reportado calificado como crítico, deberá presentarse a las instalaciones de PEOPLE CONTACT S.A. salvo que previamente y por mutuo acuerdo entre el personal técnico de ambas partes, se convenga que dicho soporte sea telefónico. Cabe aclarar que la mayoría de los soportes que se realizan son vía remota y por lo tanto si dentro de la vigencia del contrato debe realizarse algún tipo de visita, debido a la gravedad del incidente PEOPLE CONTACT no asumirá los costos generados por dicha visita. e) El personal de soporte del proveedor deberá ser certificado con comprobada experiencia y solvencia para la solución de los problemas e incidentes que pudieran presentarse. f) Mantenimiento correctivo cada vez que se presente una falla o mal funcionamiento propio de la solución durante la vigencia del contrato. g) Apoyar las actividades internas que involucre la afectación del servicio de Aranda 3

4 h) Incluir capacitación adicional cuando se generen actualizaciones del producto contratado, para revisar cambios de versión que puedan afectar el normal funcionamiento de la herramienta actualizada. Plan de Mantenimientos En caso de presentarse mantenimientos correctivos que impliquen un plan de trabajo, el proveedor debe anexar un plan de mantenimientos donde se especifiquen los siguientes ítems: Objetivo del mantenimiento Metodología utilizada Personal responsable del mantenimiento Herramientas a utilizar Recurso Humano Se debe contar con personal altamente calificado en el tema. El proveedor deberá contar como mínimo con una (01) persona certificada por el fabricante en soluciones similares a las ofrecidas, debiendo tener como mínimo un (01) año de experiencia Se deberán anexar las hojas de vida de los ingenieros a cargo y en caso que se realice algún cambio en la lista de los ingenieros, se deberá enviar la hoja de vida del nuevo personal. 3. PROPUESTA ECONÓMICA El proponente deberá discriminar en un cuadro detallado cantidad, valor unitario, valor total, IVA, de no discriminarse el IVA se entenderá incluido dentro del precio. 4. TÉRMINO DE EJECUCIÓN El término de ejecución del contrato será de doce (12) meses contados a partir de la legalización del contrato. Sin embargo, PEOPLE CONTACT S.A. se reserva el derecho a negociar otros términos de considerarlo pertinente 5. FORMA DE PAGO PEOPLE CONTACT S.A. cancelará el valor del contrato con pagos mensuales, previamente aprobados por el supervisor y dentro de los 30 días siguientes a la aprobación de la factura. 6. DOCUMENTOS SOPORTE QUE HABILITAN Se deben presentar los siguientes documentos: 4

5 CERTIFICADO DE CONTRALORÍA Acreditar certificado vigente de la Contraloría General en el que manifiesten que no es responsable fiscal. CERTIFICADO DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Aportar el certificado vigente de antecedentes disciplinarios sobre inhabilidades e incompatibilidades para contratar con el Estado expedido por la Procuraduría. REGISTRO EN CÁMARA DE COMERCIO Presentar el documento vigente que acredite su registro en Cámara de Comercio con expedición no superior a 30 días. En caso de que la cuantía de la propuesta presentada exija al representante legal de la sociedad autorización de la Junta, este deberá allegar certificado o acta que así lo acredite. El objeto social de la empresa que participe de esta invitación, deberá estar directamente ligado con el servicio que va a prestar. RUT Acreditar que se encuentra registrado en el Registro Único Tributario PAZ Y SALVO DE APORTES PARA FISCALES El Proponente que participe como persona jurídica deberá aportar certificado de estar a PAZ Y SALVO en los últimos seis (6) meses en el pago de parafiscales y sistema de seguridad social integral expedido por el revisor fiscal o quien haga sus veces. 7. PLAZO El proponente deberá enviar su propuesta impresa con todos los documentos solicitados, antes de Martes 13 de abril de 2010 a las 11:00 A.M., las cuales se recibirán en la calle 57 No. 24 a 07, dirigido a María Rocío García López, Directora de Compras y Presupuesto. Las propuestas entregadas después de la fecha y hora indicadas no se tendrán en cuenta. 8. ACTUALIZACIÓN DE LAS CONDICIONES DE LA INVITACIÓN Los términos y condiciones de la presente invitación podrán ser modificados hasta un día antes de la fecha en que se deben entregar las propuestas. En caso de presentarse 5

6 cualquier modificación, se publicaran las respectivas adendas en la página Web 9. ACLARACIONES Cualquier aclaración relacionada con los términos o requisitos de la presente invitación, debe ser dirigida al correo electrónico 10. IMPUESTOS Los impuestos, tasas, derechos y contribuciones que se causen con ocasión de la celebración, ejecución, modificaciones, prorrogas, liquidación ó terminación del contrato derivado de la presente invitación, estarán a cargo y deberán ser cancelados por la parte que da origen a los mismos, respetando en todo caso lo establecido en las normas tributarias y demás normas concordantes de carácter obligatorio vigentes y aplicables a este Contrato. El impuesto de timbre que se pudiere generar por la celebración de este Contrato debe ser asumido a quien se le adjudique el contrato, igual que los valores que se generen en la adquisición de pólizas exigidas para la legalización del mismo. 11. SANCIONES El CONTRATISTA que resulte seleccionado deberá tener en cuenta que al momento de suscribir el contrato se debe sujetar al estricto cumplimiento del objeto contratado y acepta por lo tanto las sanciones que se incluirán en el mismo y que se relacionan a continuación. Cláusula Penal: Si el CONTRATISTA no cumple con el objeto del contrato dentro de los plazos y condiciones estipuladas, PEOPLE CONTACT S.A. podrá, sin perjuicio de los demás recursos que le otorga la ley mercantil, imponer una sanción del 20% del valor total del contrato como tasación anticipada pero no definitiva, que podrá ser descontada por PEOPLE CONTACT S.A. de cualquier otra que le adeude al contratista. El CONTRATISTA acepta así mismo que ante el incumplimiento, PEOPLE CONTACT S.A. podrá dar por terminada la relación contractual, sin perjuicio de las demás acciones legales tendientes a obtener el resarcimiento total de perjuicios, entre ellas la reclamación ante el Asegurador para la efectividad de las pólizas. Multa: En caso de incumplimiento del plazo inicialmente pactado, PEOPLE CONTACT S.A., queda facultada y así lo acepta el contratista, para imponer multas sucesivas por cada día de retraso en cuantías equivalentes al 0.4% del valor total del contrato, sin que pueda superar el 4% del valor del mismo, como tasación anticipada pero no definitiva de perjuicios, que podrá ser deducida por PEOPLE CONTACT S.A. de cualquier otra que le adeude al contratista, además de poder acudir a los demás mecanismos de apremio que la ley le otorga incluida la cláusula penal. 6

7 12. GARANTÍAS CONTRACTUALES. El Proponente que resulte seleccionado dentro de este proceso, deberá constituir las siguientes garantías al momento de suscribir el contrato: a) De Cumplimiento: Por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que contrae en virtud del mismo. Tendrá una vigencia igual al plazo de ejecución y (4) meses adicionales. b) De Calidad del servicio: Por un monto equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, incluido IVA, con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato. Manizales, Abril 05 de 2010 JOSE MANUEL CARDONA MARTINEZ GERENTE GENERAL PEOPLE CONTACT S.A. Elaboró: Maria Rocío García López Directora de Compras y Presupuesto Carlos Andrés González Ossa Secretario General 7

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