Requerimientos de etiquetado con código de barras estándar

Transcripción

1 Requerimientos de etiquetado con código de barras estándar Proyecto ESPH Mayo 2016

2 Agenda Quien es GS1? Estándares GS1. Uso y registro del archivo de equivalencias, medidas. Proceso de Certificación. Cierre 2

3 GS Uno en el mundo 3

4 Quiénes somos? GS1 en el mundo Fundado en Bélgica en Más de 42 años de experiencia. Organización mundial: 112 oficinas en 150 países. Declarado por las Naciones Unidas como una ONG por su labor social. Países con organizaciones miembro GS1 Países representados en forma directa por Bruselas Desarrolla y administra los estándares mundiales para la cadena de abastecimiento. 4

5 Quiénes conforman GS Uno? 5

6 GS Uno en Costa Rica 6

7 Quiénes somos? GS Uno en Costa Rica Fundada en años de experiencia. Asociación empresarial privada sin fines de lucro. Declarada de interés público. Más de empresas afiliadas, de todo tipo de sector y productos. 90% Mipymes y 10% gran empresa. 7

8 Misión / 4 Objetivos 1. Administrar, difundir e implementar los estándares mundiales GS1. 2. Capacitar y asesorar a las empresas, para que estas mejoren la logística de su cadena de abastecimiento y demanda. 3. Automatizar sus procesos e implementar mejores prácticas logísticas. 4. Lograr reducir costos e incrementar la rentabilidad de sus negocios. 8

9 Objetivos del proyecto en la ESPH 2014 GS1 9

10 Objetivo del Proyecto de la ESPH Automatizar la operación del Almacén Central de la ESPH mediante la puesta en marcha de los estándares mundiales de GS1 para lograr una mejora en sus procesos y el nivel de servicio hacia las UEN s.

11 Introducción a los sistemas GS1

12 Estándares GS1 12

13 Generalidades código de barras

14 Qué es el GTIN? Identificación única y no ambigua de un producto representada mediante un símbolo compuesto por una serie de barras oscuras y espacios claros paralelos entre sí y de anchos variables

15 Código de Barras Es la única identificación estándar para productos, servicios y localizaciones, solamente GS1 puede asignarlas. Es un sistema lógico que garantiza la captura y el procesamiento de datos, evitando las ambiguedades. Son las identificaciones físicas estándares más ampliamente usadas en el mundo.

16 El Código de Barras Herramienta para captura automática de la información de un producto o servicio. 1) SÍMBOLO: Representación gráfica del Código ) CÓDIGO: Representación numérica.

17 Niveles de codificación

18 Nivel 1: Unidad de Consumo 1- Unidades de Consumo: artículo que utiliza el usuario final en su operación. Unidades de Consumo GTIN-13 GTIN-12 GTIN-8

19 Capacidad de productos V Prefijo de Oficina GS Uno Costa Rica Empresa Consecutivo de Producto Dígito Verificador 0-9 Brindado por GS Uno Costa Rica La asignación es responsabilidad de la empresa

20 Asignación del GTIN V productos V productos V productos Prefijo de Oficina GS Uno Costa Rica Empresa Consecutivo de Producto Dígito Verificador 0-9 Brindado por GS Uno Costa Rica La asignación es responsabilidad de la empresa La cantidad de códigos asignados depende de: Cantidad de Artículos Comerciales Variantes de estos Artículos Comerciales

21 Cálculo dígito de control ? = 63 RESULTADO DE LA SUMA : 63 DECENA SUPERIOR A LA SUMA : 70 DIGITO DE CONTROL :70-63 =

22 Estructura del código GTIN V Empresa Consecutivo de Producto Dígito Verificador 22

23 Estructura del código GTIN V Empresa Consecutivo de Producto Dígito Verificador 23

24 Cálculo dígito de control 24

25 Código UPC-A y UPC-E Los números de identificación de artículo GTIN-12 que comienzan con un Prefijo U.P.C. 0 pueden representarse en un pequeño símbolo de código de barras UPC-E. Siempre inicia con 0 y tiene 8 dígitos El Número de Artículo GTIN-12 se condensa en un símbolo de código de barras que consiste en 6 posiciones de caracteres de símbolo. Para el procesamiento de aplicación, el número de artículo debe ser transformado a su longitud total por medio del software lector de código de barras o por medio del software de aplicación

26 Cómo asignar un código de unidad de consumo?

27 Asignación de código de producto REFERENCIA Pintura XYZ Pintura XYZ Color Amarillo Negro Tamaño ¼ Galón ¼ Galón CÓDIGO GS Pintura XYZ Rojo ¼ Galón Pintura XYZ Pintura XYZ Amarillo Negro ½ Galón 1 Galón

28 Principios de Asignación El código es para identificar, no es para clasificar. El código identifica un producto, NO el precio. Cualquier cambio en las características del producto como: color, sabor, tamaño, peso, marca, aroma, talla, presentación, etc., requiere un nuevo número de código de producto. 28

29 Cómo asignar un código de unidad de distribución?

30 Unidad de distribución- GTIN 14 ESTÁNDAR DE IDENTIFICACIÓN PARA LA UNIDAD DE DISTRIBUCIÓN QUE SEÑALA EL PRODUCTO Y LA CANTIDAD DE UNIDADES DE CONSUMO AGRUPADAS.

31 Estructura del código GTIN -14 Códigos para unidades de distribución GTIN-14 Controla la referencia del ítem y su respectiva unidad de empaque (cantidad). Cuando lo capturo, puedo saber cuantas unidades viajan en el cartón Mismo código de la unidad de consumo ya que en el corrugado sigue viajando el mismo producto

32 Generación del GTIN 14 Unidad de consumo GTIN Caja x 24 Unidades Taladro de percusión ½X 24 UNID GTIN

33 Ejemplo: Unidad de consumo unidades unidades unidades El indicador permite identificar distintas presentaciones de un mismo producto

34 Preguntas

35 Ventajas Cantidad de información GTIN-13 GS1-128 Data Matrix Aprovechamiento el espacio

36 GS1 DataMatrix Cuadrado Aplicaciones en automatización de trazabilidad en unidades de consumo Capacidad máxima 2335 caracteres alfanuméricos o 3116 numéricos. Puede tener 24 tamaños diferentes según la cantidad de información. Su dimensión puede ser menor a 1 cm2

37 Etiquetado para la unidad de distribución GS1 Datamatrix Descripción del artículo. GTIN del artículo. Número de la bodega de la UEN. Estado del articulo: Nuevo (N) o Usado (U). Fecha de vencimiento: yymmdd Número de orden de compra. Código interno del artículo usado por la ESPH. 37

38 Identificadores de Aplicación Identificador Aplicación Nombre Completo Formato Nombre de Datos 01 Número Mundial de Artículo Comercial N2+N14 GTIN 92 Número de bodega de la UEN N2+N4 Uso interno por la ESPH 93 Estado del producto: Nuevo (N) o Usado (U) N2+X1 Uso interno por la ESPH 17 Fecha de expiración (Año, Mes, Día) N2+N6 Utilizar hasta o fecha de vencimiento 400 Número de Orden de Compra del cliente N3+N10 Uso interno por la ESPH Los AIs son prefijos estándar que definen los campos de datos siguientes e indican su formato. Los datos a continuación del AI pueden ser caracteres alfabéticos y/o numéricos, de longitud fija o variable de hasta 30 caracteres.

39 Ejemplos de uso

40 Preguntas

41 Archivo de Equivalencias

42 Archivo de equivalencias ID Compañía Orden de Compra Codigo Interno Descripcion del Articulo GTIN GTIN Item Contenido Tipo Embalaje (C o D) Contenido Ancho (centimetros) Alto (centimetros) Profundidad (centimetros) CEMENTO DE SECADO RAPIDO C CEMENTO DE SECADO RAPIDO D CEMENTO DE SECADO RAPIDO D ID Compañía: corresponde siempre al digito número 1 y tiene una extensión única de un digito. Número de la orden de compra: corresponde al dato suministrado por el departamento de proveeduría de la ESPH. Código Interno: es el utilizado por la ESPH a lo interno y especificado en la orden de compra.

43 Archivo de equivalencias ID Compañía Orden de Compra Codigo Interno Descripcion del Articulo GTIN GTIN Item Contenido Tipo Embalaje (C o D) Contenido Ancho (centimetros) Alto (centimetros) Profundidad (centimetros) CEMENTO DE SECADO RAPIDO C CEMENTO DE SECADO RAPIDO D CEMENTO DE SECADO RAPIDO D Descripción general del artículo: Esta descripción debe de servir como guía para efectos de garantizar que la información registrada concuerda con lo solicitado en la orden de compra. GTIN: El registro del GTIN corresponde primeramente al GTIN 13 de la unidad de consumo y en las siguientes líneas al GTIN 14 de la unidad de distribución y serán tantos como unidades de distribución tenga el artículo entregado por el proveedor. GTIN Ítem Contenido: El GTIN del ítem contenido, hace referencia al GTIN que tiene ya sea la unidad de consumo o distribución, que se encuentra contenida dentro de una unidad de distribución.

44 Archivo de equivalencias ID Compañía Orden de Compra Codigo Interno Descripcion del Articulo GTIN GTIN Item Contenido Tipo Embalaje (C o D) Contenido Ancho (centimetros) Alto (centimetros) Profundidad (centimetros) CEMENTO DE SECADO RAPIDO C CEMENTO DE SECADO RAPIDO D CEMENTO DE SECADO RAPIDO D Tipo de Embalaje: identifica si la línea corresponde a una unidad de consumo o a una unidad de distribución. Contenido del empaque: corresponde a la cantidad de unidades de consumo o distribución que está conteniendo. Siempre en base al producto de la ESPH. Dimensiones de Alto, Ancho, Profundidad: son las dimensiones de la unidad de consumo y/o distribución en centímetros.

45 Archivo de equivalencias Nombre del Campo Formato del Campo Variable de Campo Longitud de Datos ID Compañía Texto Extensión Única 01 dígito Orden de Compra Numeral Extensión Variable 10 dígitos máximo Código Interno Numeral Extensión Única 12 dígitos Descripción del Articulo Texto Extensión Variable 50 dígitos máximo GTIN Texto Extensión Única 14 dígitos GTIN Ítem Contenido Texto Extensión Única 14 dígitos Tipo Embalaje (C o D) Texto Extensión Única 01 dígito Contenido Numeral Extensión Variable 05 dígitos máximo Ancho (centímetros) Numeral Extensión Variable 05 dígitos máximo Alto (centímetros) Numeral Extensión Variable 05 dígitos máximo Profundidad (centímetros) Numeral Extensión Variable 05 dígitos máximo 45

46 OC de la ESPH 46

47 Cómo se mide un producto?

48 Reglas para medición Antes de medir un producto hay que determinar cuál es la cara frontal, esta cara determina la orientación del producto para propósitos de su medición. Ésta no debe confundirse con la orientación o ubicación final que éste tendrá en el estante. Las medidas deben ser bajo el sistema métrico decimal. Todas las medidas deben redondearse. Los milímetros siempre se redondean a milímetros enteros. Por ejemplo 99,3 mm sería 100 mm. Para efectos de la ESPH se trabajará todo en centímetros. Determinación del frente de un producto Es el lado predefinido con mayor superficie utilizado por el fabricante para colocar su marca o una base natural.

49 Dimensiones

50 Reglas para medición

51 Preguntas

52 Siguientes pasos

53 Paso #1 Verifique si sus productos tienen Código de Barras Estándar Internacional Productos importados Productos nacionales Distribuidor 53

54 Diagrama General

55 Paso #2 Requisitos para afiliarse y obtener Código de Barras Dos (2) Contratos de afiliación. Dos (2) de solicitudes del servicio Código de Barras GTIN. Copia de la cédula de identidad del representante legal. Copia de la certificación de personería jurídica dada por el Registro Nacional con menos de 3 meses de emitida (Solo si es persona jurídica). Documentos financieros: Si su empresa tiene un año o más de operar: Copia de la declaración de impuesto sobre la renta R3 (formulario D-101) del último período fiscal. (Nota: Si la declaración no registra movimientos debe presentar una declaración jurada). Empresa sin operación o menos de un año: Copia de la inscripción a Tributación Directa y Declaración Jurada de los activos, personal y ventas proyectadas para el primer año de operación, este documento debe venir autenticado por un abogado (solamente se permite el machote facilitado por GS Uno). 55

56 Paso #3 Imprima sus Códigos de Barras Interno - Impresora - Ribbon - Etiquetas - Manual de especificaciones técnicas Proveedores externos - Etiquetas según el tipo de material - Datos requeridos en el GS1 Datamatrix - Manual especificaciones técnicas 56

57 Paso #4 Solicite la certificación de GS1 para entregar a la ESPH Certificación Proceso cuando se certifican un producto. Verificación Certificar para avalar nuevos tirajes de etiquetas Reimpresión En caso de extravío de documentación 57

58 Paso #5 Solicite la certificación de GS1 para entregar a la ESPH Copia de la orden de compra. Lista de los productos = Archivo de equivalencias Muestra de las etiquetas o empaques de los productos, impresos con los códigos de barras que desean registrar. 58

59 Preguntas

60 GRACIAS GS1 Costa Rica Tel.: