INSTITUTO NICARAGÜENSE DE CODIFICACIÓN EAN NICARAGUA

Transcripción

1 1 EAN NICARAGUA LOGÍSTICA Qué es una Unidad Logística? Una unidad logística es cualquier tipo de artículo que se debe transportar y/o almacenar, y que debe ser administrado a través de la Cadena de Abastecimiento. A diferencia de las unidades de consumo, la unidad logística ha sido creada para pasar por un punto de venta al detalle (POS). La codificación de unidades logísticas considera dos aspectos fundamentales. En primer lugar, la codificación de éstas con un código único llamado DUN-14, que es un número de 14 dígitos que identifica un embalaje con una agrupación estándar de productos y que es el mismo para todos los embalajes que contienen el mismo producto y en la misma cantidad. Normalmente se utiliza para embalajes. En segundo lugar, existe la necesidad de identificar a cada unidad logística en forma independiente, es decir, asignar a cada una de éstas un número único que permita realizar su rastreo y seguimiento en la Cadena de Abastecimiento. Para ello, se utiliza un número de identificación EAN estándar, conocido como SSCC o Serial Shipping Container Code. Esta aplicación es muy común en pallets. Cómo se codifica? 1. Código DUN-14: El código que identifica a la unidad logística es el DUN-14, cuya estructura está basada en la identificación primaria de un artículo (código EAN) y una variable logística (un dígito), que identifica el contenido de la unidad de expedición. Está formado por 14 dígitos. La variable logística puede tomar valores del 1 al 8, lo cual implica que cada unidad de consumo puede tener hasta 8 tipos de unidades logísticas, desde un corrugado hasta un pallet. La unidad logística se codifica a partir de la respectiva unidad de consumo, es decir, el producto que contiene en su interior, con el número DUN-14 y se representa usando la simbología ITF-14 (Interleaved Two of Five o Interlineado Dos de Cinco), de acuerdo al siguiente ejemplo:

2 2 2. SSCC o Serial Shipping Container Code: El SSCC o Serial Shipping Container Code es un estándar para identificar de manera individual las unidades logísticas -pallets, barriles, embalaje de madera, contenedores, entre otros- ya sean estándares o no, homogéneos o mixtos. Es un número no significativo de 18 dígitos que contiene elementos no clasificados. Puede ser usado por todas las partes de la Cadena de Abastecimiento como una "llave" para la información relevante mantenida en los archivos del computador. El SSCC se declara en el aviso de despacho o en la nota de envío y en todos los mensajes de transporte. Dígito de extensión: se utiliza para incrementar la capacidad del SSCC. Es asignado por la compañía que construye el SSCC. Prefijo de Compañía EAN*UCC: es asignado por EAN. Hace que el SSCC sea único a nivel mundial, independiente de dónde sea asignado. Lo anterior hace que el SSCC sea utilizable en sistemas abiertos, lo que significa que pueden ser leídos por cualquier sistema alrededor del mundo. Las compañías deben obtener un Prefijo de Compañía para generar un SSCC. Número seriado de referencia: es un número seriado para cada unidad logística, asignado por la compañía. Dígito de verificación: se calcula con los 17 números precedentes, de acuerdo al algoritmo estándar de EAN*UCC. Se utiliza para incrementar la integridad de los datos cuando se usa en forma manual, por ejemplo cuando no puede ser leído en el escáner. Código de Información Suplementaria El SSCC es uno de los Identificadores de Aplicación (AI) (Caer a preguntas frecuentes, qué son los Identificadores de Aplicación?) más utilizados y -necesariamente- requiere del uso del intercambio electrónico de datos entre las partes (el SSCC es sólo un número de serie que en sí no tiene información, ésta se encuentra en una base de datos). En ocasiones, lo anterior hace necesario que además de los códigos de identificación, aparezca simbolizada en barras cierta información variable (como número de lote, número de envío, fecha de caducidad y otros antecedentes). Dentro del Sistema EAN existe un estándar de simbolización de información variable llamado EAN-128, que permite a cualquier empresa el reconocimiento de datos de manera ordenada y estructurada. El estándar EAN*UCC hace uso de ciertas claves lógicas, conocidas como Identificadores de Aplicación (AI). Estos determinan el tipo de información que aparecerá a continuación de ello. De esta manera, una compañía puede reconocer la información variable codificada por otras empresas. El EAN-128 es el complemento perfecto para el DUN-14, ya que el primero brinda información variable de los productos o del envío, mientras que el segundo sólo identifica el tipo de unidad de expedición, ya que por sí mismo no tienen información adicional.

3 3 LA ETIQUETA La Etiqueta Logística EAN*UCC Es un estándar voluntario para la numeración y codificación (códigos de barras) de las unidades logísticas. Su propósito es proveer información clara y concisa acerca de las unidades logísticas. Esta herramienta puede servir para cualquier tipo de unidad logística que necesite ser transportada o rastreada en unidades individuales o grupales y que son parte de la misma transacción de transporte. Beneficios Uso de un estándar multi-industrial e intermodal. Permite una exacta captura de datos. Permite reducen costos y tiempo. Al ser una etiqueta de tamaño estándar, la información contenida es pública y tiene características de trazabilidad en conformidad con la serie de estándares de calidad ISO Facilita la entrega rápida de respuestas a las órdenes y requerimientos de los consumidores. Permite concretar la unión entre el flujo físico de bienes (escaneo de código de barras) y el flujo de información o intercambio electrónico de datos. Información contenida Identificación de unidad. Identificación del artículo (número de intercambio de la unidad EAN). Información adicional de manufactura (datos, archivo de lote). Número de consignación, número de localización. Información de orden. Representación de la información La información presentada sobre las etiquetas logísticas posee dos formas básicas: La información legible para el ser humano, que se compone de texto y gráficos. La información que lee la máquina, diseñada para la captura automática de datos (códigos de barras). Los códigos de barras (ver anexo de PREGUNTAS MÁS FRECUENTES), como símbolos que pueden ser leídos por máquinas, son un método seguro y eficiente para transportar datos estructurados. Estos, junto al texto legible por el ser humano, permiten un acceso general a la información básica en cualquier punto de la Cadena de Abastecimiento (Supply Chain). Ambas formas de presentar la información agregan valor a las etiquetas logísticas y deben co-existir sobre la misma etiqueta. La etiqueta logística EAN*UCC se estructura en tres secciones: La sección superior de la etiqueta contiene información con libre formato. La sección media contiene información de texto e interpretaciones de los códigos de barras que pueden ser leídas por el ser humano. La sección inferior incluye códigos de barras e información asociada.

4 4 Diseño de la etiqueta La distribución de la etiqueta logística respalda el proceso de la Cadena de Abastecimiento mediante la agrupación de tres secciones logísticas de información destinadas al proveedor, cliente y transportista. Cada sección de la etiqueta puede aplicarse en un punto diferente a tiempo y a medida que se conoce la pertinente información. Además, dentro de cada sección los códigos de barras son separados de la información del texto para facilitar los diferentes procesamientos realizados por las máquinas y el ser humano. El etiquetador u organización responsable de imprimir y aplicar la etiqueta determina su contenido, formato y dimensiones. El SSCC es el único elemento obligatorio para todas las etiquetas logísticas EAN*UCC. Cualquier otro tipo de información, si se la requiere, deberá cumplir con las Especificaciones Generales EAN*UCC. TRANSPORTE Aplicaciones EAN*UCC para el Transporte Hoy, ninguna organización de transporte puede concebir sus operaciones sin el desarrollo de herramientas de Tecnologías de Información. Estas se han transformado en el elemento fundamental para el monitoreo de bienes a través de la Cadena de Abastecimiento, y para proveer información rápida y confiable. Una estrategia basada en una logística inteligente y transparente provee al consumidor de un servicio continuo y responsable, y a los agentes de transporte de carga y proveedores de servicios de logística, de una ventaja competitiva. El uso de las tecnologías de rastreo minimiza el tiempo en que los consumidores pasan monitoreando el progreso de sus envíos a través de la red de transportes. En particular, el código de barras ayuda a mantener el rastreo de las consignas individuales, ya que captura los datos de movimiento del producto en los puntos de despacho o en las líneas de embalaje en bodegas y en los puntos de entrega. Esto, sumado al intercambio electrónico de datos (Electronic Data Interchange, o EDI) que posibilita el comercio electrónico entre empresas (business to business, B2B), permite a los proveedores de transporte saber en forma precisa cuándo han sido enviados los productos, cuándo están en trayecto y cuándo serán despachados. En otras palabras, toda la información necesaria desde la emisión de la orden, hasta el despacho y el pago. Las organizaciones de transporte pueden apoyar en forma eficiente el manejo de la administración de inventarios, el movimiento de productos, envío y despacho mediante el uso del sistema EAN*UCC. Las tecnologías usadas en este proceso incluyen el código de barras y el intercambio electrónico de datos, así como el sistema electrónico de rastreo operados a través de Internet. Estos están conectados a los proveedores de transportes en bases de datos centralizadas, y se han transformado en herramientas esenciales para los consumidores para tener actualizados sus envíos.

5 5 El sistema EAN*UCC reconoce tres esquemas de identificación para la logística y unidades de transporte: 1. Identificación única mundial de una unidad logística, SSCC (Application Identifier, AI 00). 2. Número de consignación, que pretende referenciar todas las unidades logísticas que son parte de una consignación asignada por un portador o agente de transporte, usando la estructura del portador o del agente de carga. 3. Identificación de los números de embarque con intención de referenciar todas las unidades logísticas que son parte de un embarque asignado por un exportador, usando la estructura de datos del exportador. Los siguientes elementos ayudan a apoyar la cadena de procesos logísticos: Pesos y medidas logísticas relacionadas a unidades logísticas particulares. Envío hacia (números locales). Envío para (números locales que indican la destinación final de un envío). Código de ruta, asignado por un portador que indica la ruta de transporte para un envío. PREGUNTAS MÁS FRECUENTES Cómo se representan los números de identificación EAN*UCC? Los números de identificación comercial de EAN*UCC están representados por un símbolo de código de barras, el que puede estar integrado dentro del embalaje o impreso en una etiqueta adhesiva. Los números de identificación EAN*UCC y otros estándares de datos son traducidos a un formato de código de barras y pueden ser capturados automáticamente por scanners. Estos transmiten los datos a los computadores para su posterior procesamiento. Cuáles son sus beneficios? Optimizar el control de inventarios y aumentar la productividad en el punto de pago, eliminando colas y disminuyendo el tiempo de espera. Mejorar el servicio al cliente. Disminuir los procesos de marcación de precios, eliminar errores de digitación y capturar datos de venta en forma rápida y segura. Identificar las principales áreas de mermas. Obtener información confiable para el manejo del negocio. Establecer un lenguaje común con proveedores a través del uso del estándar EAN*UCC aceptado a nivel mundial, incrementando la productividad de la relación comercial, lo que facilita la implementación de otras tecnologías y del intercambio electrónico de datos para realizar comercio electrónico entre empresas. Qué son los códigos de barras? Es la representación gráfica, mediante barras y espacios, de un conjunto de caracteres numéricos y alfanuméricos -GTIN, GLN, SSCC- que permite la captura automática de la información por intermedio de un lector óptico.

6 6 El sistema EAN*UCC es abierto, lo que significa que los códigos de barras pueden ser leídos en cualquier etapa de la cadena comercial y en cualquier país del mundo. Cabe señalar que los sistemas de codificación cerrados sólo pueden ser utilizados internamente en los establecimientos o en controles de procesos, pero no tienen ningún significado fuera de ese ámbito, por lo que no se consideran estándares. Qué es el EAN-128? El EAN-128 es un sistema de identificación creado para entornos no detallistas (bodegas), que permite conectar el flujo físico de mercancías con el de información, así como también facilitar la integración de los flujos de información entre las empresas (comercio electrónico). Es un estándar internacional desarrollado por EAN International y se utiliza en todo el mundo, por más de un millón de empresas. Ello garantiza que una unidad codificada aquí se pueda leer en todas partes y permita una interpretación no-ambigua. Es un sistema modular, capaz de adaptarse a las necesidades particulares de identificación de cualquier empresa. El EAN-128, además de identificar los productos y sus agrupaciones, permite representar información adicional inherente al producto (información logística), tal como número de lote, cantidad de unidades, fechas (como caducidad, producción, envasado), dimensiones comerciales y logísticas, envíos, números de serie, entre otras características. Asimismo, permite la identificación de localizaciones y puntos de entrega. Cuáles son sus beneficios? Incorporar sistemas automáticos de captura de datos para controlar los movimientos de las mercancías enviadas o recepcionadas. Permitir el diseño de aplicaciones para procesar datos automáticamente y automatizar almacenes. El receptor de la mercancía programará su sistema para leer aquella información del código de la unidad logística que determine más importante para su gestión. Automatizar las bodegas. Gracias a la captación de datos de código EAN-128 de la unidad logística mediante sistemas de radiofrecuencia de transmisión, el sistema sabe en qué lugar del almacén tiene que ubicar esa unidad en función de la información que ha leído. Un ejemplo de ello es que la lectura del código permite al sistema ubicar las unidades logísticas con mayor peso o con fechas de caducidad críticas en lugares preestablecidos del almacén de forma automática. Así se produce un control eficiente de la planificación de stocks. Realizar trazabilidad y seguimiento de los productos en toda la cadena, gracias al SSCC (código seriado de la unidad de envío) contenido en el código EAN-128 o también reconocido como el Identificador de Aplicación IA (00). La estructura del SSCC asegura que las unidades logísticas se identifican con un número único alrededor del mundo. Este permite recuperar información puntual de los movimientos y/o del contenido de la unidad de envío en cualquier punto de la cadena de suministro. Realizar comercio electrónico entre empresas en el punto de recepción donde toda la información relativa a la mercancía de la unidad de envío puede relacionarse a través de la lectura del SSCC. Codificar y simbolizar información referente al envío, lo cual facilita el intercambio de información en aquellos ambientes donde no se cuenta con la alternativa de acceder la información de intercambio electrónico de datos, como el Aviso de Despacho. Optimizar en el control de inventarios.

7 7 Obtener información confiable para el manejo del negocio. Establecer de lenguaje común con sus proveedores a través del código de barras, incrementando la productividad de la relación comercial, lo que facilita la implementación de otras tecnologías, como el intercambio electrónico de datos. Cómo se estructura? Se representa a través de los denominados Identificadores de Aplicación (IA), (Caer a preguntas frecuentes, qué son los Identificadores de Aplicación?) que permiten clasificar de una manera estándar toda la información mencionada. Los AI son prefijos numéricos creados para dar significado inequívoco de los elementos de datos estandarizados que se encuentran a continuación. Ejemplo:

8 8 Otro ejemplo de etiqueta SSCC: Qué son los Identificadores de Aplicación (AI)? Son códigos que identifican la información que se encuentra inmediatamente después, su significado y longitud. Para separarlos de la información propiamente tal, los AI se representan entre paréntesis (sólo en los números legibles al ojo humano que se escriben bajo el código de barras, en el código de barras no se ponen los paréntesis). Así, por ejemplo, el AI (01) indica que los 14 caracteres que vienen a continuación corresponden a un GTIN (Número Mundial de Artículo Comercial), el que identifica en forma inequívoca a los artículos comerciales, ya sean unidades base o embalaje. El (00) indica que la información que viene después corresponde al SSCC. Qué es ISO 9000? La norma ISO 9000 (direccionado a es un consenso internacional de buenas prácticas administrativas. Su propósito es asegurar que una organización cumpla una y otra vez los compromisos con sus clientes. Estas prácticas han sido expresadas como estándares de administración de calidad y son independientes del giro o tamaño de la organización. Cerca de empresas en más de 80 países las han adoptado. Cómo funciona la familia de estándares ISO 9000? ISO 9000 establece los requerimientos que debe cumplir todo sistema de calidad y ofrece la flexibilidad para que cada empresa implemente su propio sistema. Es una guía de lo que constituyen sistemas de calidad efectivos. Estos sistemas pueden ser auditados para dar a los clientes la seguridad de que cumplen con lo prometido.