TIP N 12 Tramite Documentario BPM-STD CARGA DE PLANTILLAS DOCUMENTALES

Transcripción

1 TIP N 12 Tramite Documentario BPM-STD CARGA DE PLANTILLAS DOCUMENTALES En el presente TIP, se indicará las pautas para el proceso Agregar Plantilla Documental, el mismo, que consiste en agregar o desagregar archivos en formato Word, con los estilos prediseñados. Cada plantilla responde a un tipo documental que se encuentra personalizado por el área o Dirección Ejecutiva. En este contenido usted apreciará: 1. Cómo agregar/desagregar una plantilla documental. 2. Cómo hacer la Consulta de la existencia de una plantilla documental. 3. Cómo actualizar una plantilla documental. 1. AGREGAR PLANTILLA DOCUMENTALES 1.1. Para Agregar una Plantilla Documental, haga clic desde el menú principal, siga la ruta: Nuevo Ingreso/General/Plantillas, tal como muestra la figura Usted, verá ahora la interfaz Ingreso de contenido para Plantillas, comience haciendo clic en el botón Examinar para elegir el archivo a cargar.

2 1.3. A continuación, usted apreciará el cuadro de dialogo del sistema, para que indique la nueva plantilla documental que desea ingresar, escoja el archivo y haga clic en el botón Abrir. Teniendo en cuenta que su archivo tenga el formato *.DOCX, que se encuentran en los productos de Microsoft Word 2007/2010. NOTA: No ingrese archivos diferentes al formato Word y considere evitar el uso de formatos con la extensión *.DOC; simplemente no van a ser reconocidos en el BPM-STD. Ejemplo Documento correcto a subir: plantilla_dcc.docx.

3 1.4. Para concluir con el ingreso, usted deberá seguir ingresando todos los campos que se encuentran en letras rojas o tienen un asterisco al costado izquierdo. Tales como, sub-tipo documental (mencione la opción plantilla), área remitente interna (indique de donde proviene), sub área remitente interna (mencione la sub-dirección que corresponde), plantilla tipo documental (diga de qué tipo de documento usted va a subir), plantilla sub tipo documental (mencione la opción plantilla) y grupo d seguridad (marque la opción reservado). Nota: Es importante completar especialmente los campos que se encuentra con las etiquetas en * ejm: *Grupo de seguridad *Sub tipo documental *Plantilla tipo documental Área remitente interna Plantilla sub tipo documental *Grupo de seguridad Sub area remitente interna Escoger de preferencia la opcion de la lista desplegable RESERVADO para proteger la informacion.

4 1.5. Despues de complertar los campos con las recomendaciones anteriores, lleve el cursor en el boton Ingresar y al hacer clic, habrá agregado la nueva plantilla documental y finalizado su actividad Posteriormente, usted observará una interfaz que avisa la confirmación de su ingreso. Además, sí desea volver a ingresar otra plantilla documental, no necesita ir desde el inicio, puede simplificar los pasos haciendo clic en el botón Ingresar un elemento de contenido similar. 2. Sí, hace clic en el botón que se señala, se genera un nuevo formulario para el ingreso de una nueva plantilla 1. Aquí muestra confirmación de Ingreso de plantilla Nota: Aquí termina el proceso de agregar plantilla documental

5 2. CONSULTA DE PLANTILLA DOCUMENTAL 2.1. Para la búsqueda de plantilla documental, haga clic en la ruta: Búsqueda/ General/Plantillas Se genera el interfaz Búsqueda de Metadatos, para buscar una plantilla documental existente, basta alternar las opciones entre la lista desplegable: área remitente interno, sub-área remitente interno, plantilla tipo documental y plantilla subtipo documental. Tal como se muestra en la figura A y B de abajo. 1. De a c/u en la lista desplegable, completarlos los campos.

6 2.3. Para iniciar la búsqueda haga clic en el botón Búsqueda

7 2.4. Otra forma de buscar plantillas documentales, es a través del menú principal. Desde ahí, busque todas las plantillas del sistema utilizando el *, como carácter comodín Sí, desea consultar todas las plantillas documentales que corresponde a una Dirección Ejecutiva (en este ejemplo usemos a la Dirección Loreto LOR) o Dirección General, usted puede escribir lo siguiente: 2.6. Como resultado de la Búsqueda, usted apreciará otra interfaz, en donde se enlistan las plantillas ingresadas.

8 2.8. Sí, se desea visualizar las propiedades de la plantilla documental, basta con dirigirse al Icono Seguidamente, apreciará la pantalla de abajo, con la información del contenido de la plantilla documental.

9 2.11. Usted, también podrá apreciar el contenido de la plantilla documental, para ello haga clic en el elemento híper-vinculado que se encuentra debajo del título, identificación de contenido de la tabla. Visualizará la estructura de la plantilla en el ambiente del Microsoft Word. 2 en el Nombre Haga clic en botón Abrir para visualizar el contenido de la plantilla.

10 2.10. Se visualiza la Plantilla Documental en hoja de texto Word. Nota: Aquí termina el proceso de Busqueda de plantilla

11 3. MODIFICAR PLANTILLA DOCUMENTAL 3.1. Para modificar una plantilla documental, haga clic al Icono seguido, mostrará un menú contextual con múltiples opciones, escoja la opción Recuperar Seguidamente, mostrará la confirmación de la recuperación, haga clic en el botón Ingresar para generar una nueva plantilla documental.

12 3.3. Se genera el siguiente formulario de ingreso de contenido donde se modificaran los datos según el requerimiento del usuario, De clic en el botón examinar para modificar el archivo actual. NOTA: El área de Secretaría Técnica, es la entidad autorizada de realizar la gestión de cambios Después de hacer clic en el botón Examinar, aparece un cuadro de dialogo que se encuentra en espera de que usted seleccione el archivo a cargar, una vez escogido, haga clic en botón Abrir, para finalizar esta parte. NOTA: Recordar las recomendaciones anteriores para subir una plantilla documental punto 1.3. Se busca la plantilla a ingresar

13 3.5. Luego de realizar lo indicado en el punto anterior, de clic en Ingresar Se genera la pantalla de la Confirmación de Ingreso para Plantilla Documental En caso se desea agregar otra Plantilla Documental, De clic en Ingresar un Elemento de contenido similar se genera una nueva pantalla de ingreso. 1. Aquí muestra confirmación de Ingreso de plantilla 2. : si se requiere ingresar una nueva plantilla documental Nota: Aquí termina el proceso de modificación de plantilla documental.

14 GLOSARIO PLANTILLA DIGITALES: Es un formato prediseñado el cual contiene estilos definidos estos son márgenes, Encabezado y pie de página, cierta información completaría.sirven para prevalecer los estilos y estructuras que demandan cada tipo documental. SUBTIPO DOCUMENTAL: Son las variedades de los tipos documentales en el sistema Ejm: memorándum, memorándum múltiple. GRUPO DE SERGURIDAD: Es una convención del sistema donde genera políticas a los usuarios y documentos. Estas se clasifican en tres tipos interno, Publico, reservado, seguro. IDENTIFICACIÓN DE CONTENIDO: Es el código que genera el UCM Para identificar un registro del objeto generado.