RENDICIÓN DE CUENTAS FONDOS CONCURSABLES

Transcripción

1 RENDICIÓN DE CUENTAS FONDOS CONCURSABLES Programa P.A.I.S. Joven Instituto Nacional de la Juventud MARZO 2014

2 Qué es una rendición de cuentas? Es un informe obligatorio de actividades realizadas y gastos incurridos, para todas las organizaciones que han obtenido recursos públicos a partir del concurso Amover Chile Esta obligación abarca diferentes documentos que deben ser entregados mensualmente y al finalizar el proyecto financiado.

3 Por dónde comenzar? Un buen punto de partida es leer las Bases Administrativas que rigen al concurso AMOVER Chile 2014, donde encontrarán información relevante acerca de lo que se puede y no se puede hacer. Específicamente para el tema de las rendiciones, se sugiere leer los capítulos llamados: Capitulo VI: De los gastos y sus restricciones. Anexo Nº6: Indicaciones a las rendiciones de cuentas.

4 En que consiste la rendición de cuentas? Durante la ejecución del proyecto se debe elaborar y enviar a la Dirección Regional el Anexo Nº12: Informe de rendición mensual dentro de los 5 días hábiles de cada mes. En este informe, se constatará el estado de cumplimiento de los objetivos propuestos, posibles dificultades encontradas y gastos realizados en el mes. Enviar uno por cada mes de ejecución. Adjuntar Fotografías de la ejecución. No adjuntar Boletas ni Facturas (se guardan para la rendición al finalizar el proyecto). Recuerde que si durante la ejecución de su proyecto necesita realizar cambios respecto a la idea original presentada, deben enviar el Anexo Nº 11 Solicitud de Modificación, la que debe ser aprobada por INJUV, esta debe ser informada con anterioridad al Coordinador Regional para su evaluación.

5 En que consiste la rendición de cuentas? Al finalizar el proyecto, se debe realizar la rendición final del proyecto, la cual se compone de los siguientes anexos: Anexo Nº7 Informe de Ejecución Cuantitativo: Se detallará a continuación. Anexo Nº8 Informe de Ejecución Cualitativo: Describir los objetivos planteados y los resultados obtenidos de ellos, además de que actividades se realizaron para alcanzar los objetivos. Anexo Nº9 Listado de Beneficiarios Directos: reportar el número de beneficiarios del proyecto, con su nombre, RUT, correo electrónico y número telefónico.

6 Anexo Nº7: Informe de Ejecución Cuantitativo. En este informe, la organización da a conocer en qué y como gastó los dineros asignados por el concurso, el cual será revisado y validado por INJUV en Dirección Nacional. Este informe debe venir respaldado por Boletas y Facturas Originales de los gastos derivados de ejecutar el proyecto. Las facturas deben estar a Nombre de la Organización adjudicada y con el RUT respectivo. Además, tanto boletas como facturas deben ser de las fechas en que se ejecutó el proyecto.

7 Los gastos de clasifican en los siguientes ítems: I.- Boletas de Honorarios. II.-Bienes y Servicios. III.-Servicios de Publicidad y Difusión. IV.-Materiales de ejecución. V.-Inversión del Proyecto. VI.-Gastos de gestión. VII.-Gastos menores.

8 I. Honorarios Se usan solo en caso de pagos por servicios profesionales o Técnicos, que no implican el uso o explotación de bienes materiales en su prestación (rentas de segunda categoría). Ej: Profesionales de apoyo, Monitores de campamentos, Relatores o profesores, etc. Los montos destinados a este ítem No podrán superar el 30% del fondo adjudicado por la organización. A modo de ejemplo: Si el fondo adjudicado por la organización es de $ los gatos por este ítem no podrán superar los $ (incluida la retención de impuestos) Si se reciben boletas de honorarios por servicios o productos que debiesen ser facturables, igualmente se contabilizará en el ítem de boletas de honorarios, restando el cupo para dicho ítem (algunos ejemplos son los servicios alimentarios, servicios de diseño e impresión de material publicitario, etc.)

9 Boleta con Retención del 10% Se debe adjuntar formulario 29 del SII. Boletas de Honorarios deben venir a nombre de la organización ganadora del concurso y su RUT.

10 II. Bienes y Servicios de Consumo Corresponden a este ítem: Alimentación, Bebidas (no alcohólicas) y/o banqueterías, además de pasajes, fletes y bodegaje siempre y cuando lo requiera el proyecto. Solo deben ser rendidos con Factura o Boleta (se prefiere para una revisión optima presentar boletas que tengan el detalle de la compra). Los montos destinados a este ítem no podrán superar el 20% del fondo adjudicado por la organización. A modo de ejemplo: si el fondo adjudicado es de $ , los gastos por ítem de bienes y servicios no podrán superar los $

11 II. Bienes y Servicios de Consumo En caso de usar transportes que NO entreguen pasajes o comprobantes, se debe firmar la planilla de movilización presente en este mismo anexo (Colectivos). Nº Boleto / Pasaje/ Bencina Motivo Fecha Origen Destino Tipo de transporte Monto Nombre de beneficiario Firma $ 0 TOTAL $ 0 Acá también se ingresan los gastos por el concepto de banquetearías, compras de comida en supermercados, comidas en restaurantes, coffee breaks, etc. No se aceptan Vales por como documento para acreditar gastos (se aceptan boletas, facturas, pasajes). Esto es válido para todos los Ítems. Compras mayores a $ preferible enviar el detalle o factura. $ 0

12 III. Servicio de Publicidad y Difusión Los gastos realizados para adquirir materiales de difusión, como por ejemplo en medios de comunicación (TV-radio- Internet-Diarios), Afiches, Folletos y Pendones. Los montos destinados a este ítem No podrán superar el 20% del fondo adjudicado por la organización. A modo de ejemplo: Si el fondo adjudicado por la organización es de $ los gastos por este ítem no podrán superar los $ INJUV ESTA CAPACITADO PARA NO RECONOCER GASTOS POR SOBRE EL MÁXIMO ESTABLECIDO, EXIGIENDO LA REPOSICIÓN DE AQUELLOS DINEROS.

13 III. Servicio de Publicidad y Difusión En este Ítems se deben declarar compra o elaboración de medios de difusión, tales como: folletos, afiches, tarjetas, flayers, pasacalles, pendones, publicaciones en diarios, difusión radial, difusión televisiva, etc. Debe venir respaldado por boletas y/o facturas originales, sin excepciones. A este ítem no corresponden los gastos en merchandising. Estos son considerados gastos de Materiales de Ejecución, ya que se entiende como regalos a los beneficiarios directos o voluntarios. Ejemplo: Gorros, petos, poleras, etc.

14 IV. Materiales de Ejecución Se entiende por ello a los materiales necesarios para la ejecución del proyecto y que se consumen o acaban su vida útil con la ejecución del mismo. Todo el material que necesiten para identificar el proyecto tales como el merchandising, en publicidad y difusión, etc. deberán incorporar el logo del INJUV de manera visible. Contactar a Coordinador Regional para mayores instrucciones. Iniciativa financiada por el Instituto Nacional de la Juventud

15 IV. Materiales de Ejecución Entre ellos se puede mencionar: materiales de oficina, materiales de construcción, merchandasing, pilas, impresiones, arriendos, entradas a museos, medicamentos, fotocopias, textos, etc. Este Ítems NO tiene un tope máximo para realizar gastos, sólo deben estar sujetos al proyecto o declarados en la postulación.

16 V. Inversiones del proyecto. Gastos relacionados con la adquisición de equipamiento indispensable para ejecutar el proyecto. A diferencia del ítem anterior, los bienes comprados como inversión son aquellos que tendrán utilidad aún después de ejecutado el proyecto. Todo gasto de inversión debe declararse y especificar en el momento de efectuar la postulación del proyecto.

17 V. Inversiones del proyecto. Cuando no se declaran los gastos en INVERSIÓN, el INJUV está capacitado para no reconocer gastos en este Ítem. No se financiarán gastos en artículos electrónicos o computacionales que superen $ individualmente. A modo de ejemplo podemos menciona: si una organización quiere constituir un sede social, la inversión del proyecto pueden ser martillos, sierras eléctricas, etc., que serán destinados a constituir dicha sede y que quedarán para la organización y/o la comunidad social.

18 VI. Gastos de Gestión. Gastos incurridos con el objeto de gestionar la correcta ejecución del proyecto. Del total de dinero asignado, se puede gastar un máximo del 2% en este ítem. Se aceptan gastos como tarjetas de recarga telefónica, conexiones a internet, materiales de aseo, etc. Deben venir respaldado por boletas y/o facturas.

19 VII. Gastos Menores. Gastos incurridos con el objeto de gestionar la correcta Coordinación y Logística del proyecto. Del total de dinero asignado, se puede gastar un máximo del 5% en este ítem. Se aceptan gastos como Movilización, alimentación para el personal durante la actividad y artículos de oficina. Estos gastos podrán ser rendidos, sin justificación detallada, solamente declarando dichos gastos en la rendición sin adjuntar documentación (será responsabilidad de la organización adjudicada mantener la documentación de respaldo en caso de ser requerida).

20 Importante restricción, no se financia: Viáticos. Compra de celulares. Inmuebles. Vehículos. Cámaras digitales. Filmadoras. Tv Reproductores de imagen. Sonido. Bebidas alcohólicas. Servicios financieros. Seguros. Mantenimiento de máquinas, equipos o vehículos. Permisos de circulación. Patentes. Computadores. Estudios o investigaciones. Terrenos o propiedades. Prohibición de cobros No se podrá realizar en caso alguno, cobros a los beneficiarios directos o indirectos del proyecto adjudicado.

21 Sanciones por incumplimiento Si el Ejecutor utiliza la totalidad o parte de los recursos, para fines diferentes a los estipulados en el Convenio. Si no se respaldan los gastos efectuados con boletas, boletos y/o facturas originales. Si se comprueba que la documentación, información o antecedentes oficiales presentados por el Ejecutor no se ajustan a la realidad o hubieren sido falseados. Si el Ejecutor no efectúa las actividades o informes comprometidos en los plazos establecidos. (Esto es lo más común) Si el beneficiario no entrega el informe final conforme a lo establecido en las bases.

22 Saldo de Dinero En el caso de no hacer uso total del fondo, este deberá ser depositado en la Cta. Cte. Nº del Banco Estado a nombre de Instituto Nacional de la Juventud Rut Dicho comprobante de depósito debe ser adjuntado en la respectiva rendición de gastos.

23 Consideraciones Finales Finales No se contabilizan facturas o boletas mal emitidas, enmendadas o que no sean las originales. Esto incluye facturas a nombre distinto a la Organización o Titular del fondo, RUT no correspondiente a los mismos, IVA mal calculado. No se contabilizan ni revisan las facturas y boletas que sean aporte de la organización ni de terceros. Cualquier cambio en el proyecto, deberán solicitar autorización previa a la Dirección Regional correspondiente. Para compras en el extranjero, el valor en moneda extranjera será convertido en pesos chilenos con el tipo de cambio vigente al día de la compra y publicado en el Banco Central de Chile como Tipo de Cambio Observado y adjuntar INVOCE.

24 Consideraciones Finales En la rendición final, deben venir los medios de verificación, según proyecto de postulación. Anexo Nº 2 punto

25 Gracias.