c. Primera Convocatoria año 2009 (segundo año de ejecución):13 de Mayo del 2010 al 30 de Junio del 2011.

Transcripción

1 INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS DE LOS FONDOS ASIGNADOS A TRAVÉS DE LA BECA DE APOYO A LA REALIZACIÓN DE LA TESIS DOCTORAL SEGUNDACONVOCATORIA AÑO (CASOS ESPECIALES); PRIMERA Y SEGUNDA CONVOCATORIA AÑO INTRODUCCIÓN En el marco del proceso de Modernización del Programa Becas, a partir del año 2005 se ha puesto al servicio de los Becarios de las Becas de Apoyo a la Realización de la Tesis Doctoral, un Sistema de Rendición de Cuentas a través de la Declaración de Gastos 1 vía internet. Su objetivo es facilitar el cumplimiento de todas las obligaciones relacionadas con la ejecución presupuestaria de su Beca. El Sistema permitirá una actualización permanente de los gastos efectuados durante cada etapa de ejecución, así como el registro del avance de éstos. A través del Sistema de Declaración de Gastos en Línea (SDGL), disponible en la siguiente URL: becas/, Ud. deberá declarar todos los gastos correspondientes a la ejecución presupuestaria de su beca, ingresando los documentos que avalan el uso de los recursos que usted está administrando. Recuerde que es de su exclusiva responsabilidad la certeza y completitud de la información registrada en el sistema. Para corroborar esto, CONICYT se reserva el derecho de solicitar a Ud. la documentación original declarada a través del SDGL. 2. PLAZOS PARA DECLARAR EN LINEA Período de la Declaración Anual de Gastos: La fecha de los gastos que se aceptarán en la rendición, considera los siguientes períodos, que depende del año de la beca: a. Convocatoria año 2008 (segundo año de ejecución): 14 de Noviembre del 2009 al 14 de Noviembre del b. Convocatoria año 2009 (primer año de ejecución):12 de Noviembre del 2009 al 28 de Diciembre del Plazo para registrar la Declaración Anual de Gastos en línea de los casos a y b: El periodo para realizar la rendición de cuentas en línea es entre el 04 de Abril y el 30 de Abril del 2011 hasta las hrs. c. Primera Convocatoria año 2009 (segundo año de ejecución):13 de Mayo del 2010 al 30 de Junio del Plazo para registrar la Declaración Anual de Gastos en línea: El periodo para realizar la rendición de cuentas en línea es entre el 03 de Mayo y el 30 de Junio del 2011 hasta las hrs. 1 Declaración de gastos se refiere a un informe financiero detallado y virtual de la totalidad o parcialidad de las operaciones financierasque efectúan los Beneficiarios o responsables de proyectos, subsidios o actividades, mientras que una Rendición de Cuentas correspondea un informe financiero detallado y físico de la totalidad o parcialidad de las operaciones financieras que efectúan los Beneficiarios oresponsables de proyectos, subsidios o actividades.

2 d. Segunda Convocatoria año 2009 (segundo año de ejecución): 1 de Diciembre del 2010 al 1 de Diciembre del Plazo para registrar la Declaración Anual de Gastos en línea: El periodo para realizar la rendición de cuentas en línea es entre el 01 de Noviembre y el 1 de Diciembre del 2011 hasta las hrs. Cronograma rendiciones Beca Apoyo a la Realización de Tesis Doctoral por año de Convocatoria: Fecha de Declaración en Línea y en Papel Gasto Comprometido (hasta) Modificación Presupuestaria (hasta) Reintegros (hasta) Concursos Etapa Fecha de Documentos Convocatoria 2008 (casos especiales**) /11/2009 al 14/11/ /04/2011 al 30/04/ Convocatoria 2009 (casos especiales **) /11/2009 al 28/12/ /04/2011 al 30/04/ era Convocatoria año /05/2010 al 30/06/ /05/2011 al 30/06/ da. Convocatoria año /12/2010 al 01/12/ /11/2011 al 1/12/ Nota: Los casos especiales (**) Corresponden aquellos becarios que se les realizaron transferencias en los meses de Enero y Febrero del año DESCRIPCIÓN DEL GASTO DE OPERACIÓN A RENDIR APROBADOS POR CONICYT Todo documento debe ser timbrado por el becario con la leyenda Declarado Apoyo Tesis Doctoral (incluir código de la beca), para lo cual cada persona destinará fondos del proyecto en la compra de un timbre con la leyenda especificada. Esto para dar fiel cumplimiento a la disposición de Contraloría General de la República contenida en Circular N 759/2003. Las facturas y boletas de honorarios incluidas en la rendición de cuentas deben indicar el código o nombre del proyecto en el detalle, esto con el fin de invalidar el documento y disminuir el riesgo de rendir en otro proyecto o programa de CONICYT, o bien, en otra Institución Pública. Los otros documentos utilizados en la rendición de cuentas (Boletas de Compraventa Nacional o Internacional, Invoices, Recibo Simple) también deben ser inhabilitados mediante el timbre cruzado con la leyenda especificada. Todo gasto documentado en moneda extranjera debe incluir el cálculo del tipo de cambio de acuerdo a valores entregados por el Banco Central de Chile ( ), a modo de referencia, debiendo adjuntar la tabla con monto utilizado. Ítem del Presupuesto Gastos de Operación Reactivos e Insumos de Laboratorio. Insumos Computacionales Menores. Adquisición de Libros y Revistas. Inscripciones a Congresos(nacionales e internacionales). Compra de Servicios Material de Oficina. Gastos Menores. Tipo de Documento Varios Para la prestación de servicios menores de terceros se aceptan boletas de honorarios (electrónica) o bien, boletas de prestación de servicios a terceros. Factura o factura electrónica, ambos documentos en primera copia original cliente. Invoice indicando tipo de cambio y fecha. Boleta de Compraventa Nacional. Boleta de Compraventa Descripción N Documento. $ Monto a rendir. Fecha. Descripción del gasto Código de la beca en detalle de facturas y boletas de honorarios. Invoices o Boletas de Compraventa Internacional deben adjuntar cálculo del tipo de cambio y tabla de valores.

3 Internacional, indicar el tipo de cambio empleado. Recibo del comité organizador del congreso, que se debe adjuntar como respaldo al recibo simple. Recibo simple de acuerdo a formato adjunto. Restricciones y Autorizaciones: Boleta de Compra venta: Nacional: monto máximo $ por cada boleta. Internacional: Monto máximo equivalente a $ por cada boleta. Recibo Simple: En el Ítem de gastos de operación, puede rendir con recibo simple gastos menores, por los cuales no es posible presentar boletas o facturas, hasta por un tope anual de $ En el caso de que usted tenga gastos en los ítems enumerados a continuación y para los cuales no fuera posible presentar los documentos autorizados, puede utilizar un recibo simple (siempre y cuando sea autorizado por el Programa Capital Humano Avanzado). A dicho recibo simple, deberá adjuntar todos los documentos y/o registros que avalen el gasto efectuado. Inscripción a Congreso Nacional del comité organizador del evento. Inscripción a Congreso Internacional del comité organizador del evento.. Viáticos: alojamiento y/o alimentación (se aceptarán gastos por viáticos sólo para trabajos de campo) Todos los gastos rendidos con recibo simple deben adjuntar fotocopia del RUT, en caso que corresponda. El total (sumatoria) de dichos gastos de operación (excluye viáticos) no pueden exceder los $ anuales y debe ser firmado sólo por el titular del proyecto (la disconformidad o falta de firma, de fotocopia simple del RUT y del documento original será sancionado con el rechazo del documento). Exclusiones: Viáticos y pasajes para asistir a congresos tanto nacionales como extranjeros (la beca de apoyo de tesis doctoral sólo financia las inscripciones a Congresos) Reparación o repuestos vehículos del becario o Unidad Ejecutora, así como el pago de permisos de circulación, seguros, revisión técnica, etc. (considerar otros como lavado de autos, cambios de aceite o de repuestos o accesorios menores, además de especificar que en caso de ocupar vehículo propio para actividades del proyecto, serán de su propia responsabilidad todos los accidentes que puedan ocurrir). Bienes de capital (compra de computadores, impresoras, microscopio, entre otros,la compra de partes para armar un computador completo también está prohibida). Cursos de idiomas u otros. Cargos bancarios como impuesto ley de cheque, gastos de mantención e intereses para cuentas corrientes propias (incluir las multas). Gastos en mobiliario, acondicionamiento de oficinas, reparaciones de muebles o infraestructura. Adquisición y cuentas por uso de teléfonos celulares y otros gastos básicos como luz, agua, teléfonos fijos, internet, T.V. cable, etc. Seguro de Viaje y Pago de Visa (incluir gastos extras por cambios de hora del vuelo, cambio de destino o pérdida de vuelo, estos serán de cargo del beneficiario; el pago de la Visa sólo será aceptado por el monto en que se incurre con relación al proyecto, en ningún caso por la totalidad de la cuenta y excluye multas e intereses). Overhead o gastos administrativos de Universidades u otras instituciones. Gastos de matrícula, inscripción o arancel de la universidad. Recibos con firmas disconformes o que no adjunten la fotocopia simple del RUT. Otros que CONICYT determine no proceden. 4. DOCUMENTOS PERMITIDOS 4.1. DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS Tipo de Documentos Boleta Honorarios (sólo para gastos por concepto de servicios específicos en ítem gastos de operación). Características Deben ser extendidas a nombre del Becario, con indicación del número y año de la Beca (código de la

4 Factura Boleta de Compraventa Recibo Simple beca), por el monto bruto sin deducción de impuesto (el pago de éstos, es de responsabilidad del contribuyente). Las boletas de Prestación de Servicios a Terceros emitida por la Institución Patrocinante debe adjuntar además el Comprobante de ingreso de fondos a la institución que emite. No se aceptan fotocopias aunque se encuentren legalizadas ante notario. Toda boleta de honorarios presentada en la rendición de cuentas debe contar con el timbre Declarado Apoyo Tesis Doctoral. Extendidas a nombre del Becario, indicando número y año de la Beca (código de la beca), por el monto bruto (incluyendo IVA), con timbre, fecha y firma de cancelación. Las adquisiciones a través de la Institución Patrocinante se acreditan con la factura original, más el comprobante de ingreso de fondos a la misma. No se aceptan fotocopias aunque se encuentren legalizadas ante notario. Toda factura presentada en la rendición de cuentas debe contar con el timbre Declarado Apoyo Tesis Doctoral. Deben contener en forma clara la fecha de emisión y el detalle de los bienes o servicios adquiridos. Se puede rendir con boleta nacionales, gastos hasta por un monto de $ e internacionales hasta por $ equivalentes. Por montos superiores, se debe presentar factura. En caso de internacionales indicar el tipo de cambio utilizado y su fecha. No se aceptan fotocopias aunque se encuentren legalizadas ante notario. Toda boleta presentada en la rendición de cuentas debe contar con el timbre Declarado Apoyo Tesis Doctoral. Para el caso de boletas de compraventa internacional o invoices adjuntar cálculo del tipo de cambio de acuerdo a tabla emitida, como referencia, por Banco Central de Chile. Documento formal, con números correlativos por ítem, indicando el código de la beca extendido a nombre del Becario, RUT, nombre y firma del beneficiario, motivo y monto del gasto. En el caso de las descripciones autorizadas con recibo simple en el ítem gastos operación debe disponer de los siguientes documentos de respaldo: recibo de congresos, proforma, comprobante de recibos internos de universidades o instituciones, fotocopia del cheque pagado o comprobante de pago de la tarjeta de crédito. Indicar tipo de cambio en caso de tratarse de compra en moneda extranjera. En el caso de viáticos (alojamiento y alimentación), deberá indicar nombre del becario, RUT, motivo y monto del gasto, además de firma del beneficiario y la fotocopia simple de su RUT. La no conformidad en las firmas será motivo de rechazo del gasto. Todo recibo presentado en la rendición de cuentas debe contar con el timbre Declarado Apoyo Tesis Doctoral FORMA DE REGISTRO Y ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS Los documentos deberán presentarse debidamente archivados en una carpeta, ordenados cronológicamente (pegados a una hoja en blanco), considerando el mismo orden de la rendición de cuentas en línea, de lo contrario serán devueltas sin aprobar. Todos los documentos deben ser timbrados con la leyenda Declarado Apoyo Tesis Doctoral, con el fin de cumplir con disposiciones de Contraloría General de la República y disminuir el riesgo de presentar el documento en otro programa de CONICYT u otro Servicio Público. En caso de no incluir timbraje en los documentos, la rendición de cuentas será rechazada y devuelta al becario.

5 Una vez que la declaración de gastos es aprobada, las carpetas con los documentos serán devueltas a los becarios, los cuales deberán conservar por un plazo de 5 años, en caso de posteriores auditorías o revisiones de rendiciones de cuenta que CONICYT o la Contraloría General de la República podrían realizar. Las compras efectuadas en el extranjero se declaran con la respectiva boleta o factura original (Invoice) más una tabla que indique la tasa de cambio utilizada. No se aceptan documentos enmendados ni fotocopias simples o legalizadas. Si el Becario usa su propio vehículo para las actividades del proyecto lo hace bajo su responsabilidad. En este caso, la Beca sólo acepta el pago y rendición de gastos de bencina y peajes. Los gastos de desaduanaje, así como cualquier otro asociado al flete nacional o internacional deben ser conservados junto con la factura de importación correspondiente. El Programa Formación de Capital Humano Avanzado o el Departamento de Administración y Finanzas de CONICYT, podrán solicitar en cualquier momento las rendiciones de cuenta en documentos originales y contrastar con lo declarado en línea por el becario, de acuerdo a un sistema de control implementado para tal efecto. Todo gasto que sea considerado contrario a este Instructivo de Rendición de Cuentas será rechazado y el beneficiario deberá reintegrar los fondos a CONICYT. CONICYT puede rechazar gastos que considere no proceden y que no se encuentren especificados en el detalle anterior. Los motivos pueden ser, entre otros: documentos fuera de fecha de convenio (antes o después), presentación inadecuada (documentos rotos, enmendados, sin claridad en los datos informados), exageración del gasto (por ejemplo la compra de algún insumo muy por sobre el valor de mercado), gastos muy alejados de la idea original del proyecto (muchos gastos en bencina cuando en un principio el proyecto no consideraba tanta movilidad), falta de transparencia en los gastos, proveedores no habilitados por RUT en SII, etc. CONICYT además puede rechazar gastos y exigir el reintegro parcial o total de los fondos transferidos en caso de comprobar que no se cumplieron con los compromisos académicos contraídos. 5. RESPECTO DE LOS GASTOS DEL PROYECTO: a. Gastos Comprometidos: Sólo en casos excepcionales se podrá solicitar rendir fuera del período de ejecución, recursos correspondientes a actividades específicas que han debido ser postergadas por razones justificadas y previamente autorizadas por el Programa de Formación de Capital Humano Avanzado. Esta autorización debe ser incluida en la rendición de cuentas. Gastos Comprometido año (Casos Especiales):Toda solicitud de Gastos Comprometidos, debe enviarse por carta a la Srta. Natalia Gallardo, ejecutiva a cargo de la Unidad de Atención y Seguimiento de Becarios del Programa de Formación de Capital Humano Avanzado de CONICYT. Con el objeto de evaluar adecuadamente las solicitudes respectivas, se ha determinado el 30 de Abril del 2011 como plazo máximo para presentar solicitudes de Gastos Comprometidos (Dirección: Oficina de Partes de CONICYT: Bernarda Morín N 551, Providencia, Santiago). Gastos Comprometidos año Convocatoria: Toda solicitud de Gastos Comprometidos, debe enviarse por carta a la Srta. Natalia Gallardo, ejecutiva a cargo de la Unidad de Atención y Seguimiento de Becarios del Programa de Formación de Capital Humano Avanzado de CONICYT. Con el objeto de evaluar adecuadamente las solicitudes respectivas, se ha determinado el 15 de junio del 2011 como plazo máximo para presentar solicitudes de Gastos Comprometidos (Dirección: Oficina de Partes de CONICYT: Bernarda Morín N 551, Providencia, Santiago). Gastos Comprometidos año Convocatoria:Toda solicitud de Gastos Comprometidos, debe enviarse por carta a la Srta. Natalia Gallardo, ejecutiva a cargo de la Unidad de Atención y Seguimiento de Becarios del Programa de Formación de Capital Humano Avanzado de CONICYT. Con el objeto de evaluar adecuadamente las solicitudes respectivas, se ha determinado el 15 de Noviembre del 2011 como plazo máximo para presentar solicitudes de Gastos Comprometidos (Dirección: Oficina de Partes de CONICYT: Bernarda Morín N 551, Providencia, Santiago). b. Fondos no Utilizados: Deberán reintegrarse a CONICYT, realizando una transferencia para lo cual se adjuntan los datos de la cuenta corriente. Reintegros año (Casos Especiales): Plazo máximo para efectuar el reintegro de recursos a CONICYT el 15 de Abril del Los gastos rendidos y declarados por los becarios que, siendo sometidos a revisión hayan sido rechazados, también deben ser reintegrados a CONICYT, por lo que es obligación del becario esperar la confirmación final por parte del Programa para la aprobación y cierre financiero del proyecto.

6 Reintegros año º Convocatoria:Plazo máximo para efectuar el reintegro de recursos a CONICYT el 15 de Junio del Los gastos rendidos y declarados por los becarios que, siendo sometidos a revisión hayan sido rechazados, también deben ser reintegrados a CONICYT, por lo que es obligación del becario esperar la confirmación final por parte del Programa para la aprobación y cierre financiero del proyecto. Reintegros año º Convocatoria: Plazo máximo para efectuar el reintegro de recursos a CONICYT el 15 de Noviembre del Los gastos rendidos y declarados por los becarios que, siendo sometidos a revisión hayan sido rechazados, también deben ser reintegrados a CONICYT, por lo que es obligación del becario esperar la confirmación final por parte del Programa para la aprobación y cierre financiero del proyecto. El becario debe enviar el comprobante en que se realiza la transferencia de fondos por a la Srta. Natalia Gallardo, ngallardo@conicyt.cl, con copia al Sr. Julio Villalobos Galdamesjvillalobos@conicyt.cl. c. Modificaciones presupuestarias: Se aceptarán modificaciones a la distribución del presupuesto presentado por el/la becario/a en su oportunidad, Modificación Presupuestaria año (Casos Especiales): Hasta el de 15 de Abril del 2011, para lo cual deberán mandar carta a la Srta. Natalia Gallardo, Ejecutiva a cargo del Programa de Apoyo a la Realización de la Tesis Doctoral, Programa de Formación de Capital Humano Avanzado (Dirección: Oficina de Partes de CONICYT: Bernarda Morín N 551, Providencia, Santiago). Modificación Presupuestaria año º Convocatoria: Hasta el de 15 de Junio del 2011, para lo cual deberán mandar carta a la Srta. Natalia Gallardo, Ejecutiva a cargo del Programa de Apoyo a la Realización de la Tesis Doctoral, Programa de Formación de Capital Humano Avanzado (Dirección: Oficina de Partes de CONICYT: Bernarda Morín N 551, Providencia, Santiago). Modificación Presupuestaria año º Convocatoria: Hasta el de 15 de Noviembre del 2011, para lo cual deberán mandar carta a la Srta. Natalia Gallardo, Ejecutiva a cargo del Programa de Apoyo a la Realización de la Tesis Doctoral, Programa de Formación de Capital Humano Avanzado (Dirección: Oficina de Partes de CONICYT: Bernarda Morín N 551, Providencia, Santiago). Estas modificaciones serán aceptadas siempre y cuando no pongan en riesgo el objetivo principal planteado en un comienzo del proyecto. Nota: Todas las indicaciones incluidas en este instructivo se apegan completamente a las normas establecidas por Contraloría General de la República respecto de la correcta presentación de rendiciones de cuentas en Servicios Públicos, de acuerdo a Circular N 759 del año 2003 y a las Normas Internas implementadas por CONICYT para fiscalizar el correcto uso de los recursos públicos transferidos. d. El sistema de declaración en línea estará habilitado desde el primer día de inicio de la rendición (no antes), lo cual implica que no podrá acceder antes de esa fecha.

7 ANTECEDENTES DE LA CUENTA CORRIENTE DE CONICYT PARA EL REINTEGRO DE FONDOS: INSTITUCION ( TITULAR CUENTA CORRIENTE ) COMISION NACIONAL DE INVESTIGACION CIENTIFICA Y TECNOLOGICA ( CONICYT ) BANCO BANCOESTADO DIRECCION AVENIDA DEL LIBERTADOR BERNARDO O' HIGGINS Nº1111 CIUDAD SANTIAGO PAIS CHILE TELEFONO - FAX SWIFT BECH CLRM Nº DE LA CUENTA CORRIENTE RUT de CONICYT MONEDA PESOS Indicar motivo de la transferencia y nombre del depositante El becario debe enviar el comprobante en que se realiza la transferencia de fondos por al Srta.Natalia Gallardo ngallardo@conicyt.cl, con copia al Sr. Julio Villalobos Galdames jvillalobos@conicyt.cl Nota: Todas las indicaciones incluidas en el instructivo se apegan completamente a las normas establecidas por la Contraloría General de la República respecto de la correcta presentación de rendiciones de cuenta en Servicios Públicos, de acuerdo a Circular N 759 del año 2003.

8 RECIBO SIMPLE N... Viático Nacional Viaje Vehículo Particular Viático Extranjero Otros (especificar) Nombre del Becario(a): Código Beca: Nombre Beneficiario(a): Rut /Nº Pasaporte: Monto de Recursos: $ Nota: indicar N de días y monto diario y total Motivo: Fechas: Nota: En caso de asistencia a congreso nacional o internacional o visita de su colaborador extranjero debe indicar el período de la estadía. Destino: Firma Beneficiario Fecha