Manual Operativo del Sistema de Gestión de la Calidad Capítulo 3

Transcripción

1 MO GENERALIDADES Se describen en este Manual los Procesos identificados como básicos que constituyen la prestación de la totalidad de los Servicios brindados por La Terminal, que son prioritarios en este Sistema, dado que inciden directamente en la Gestión de la Calidad de los mismos y por consiguiente en la satisfacción de sus Clientes o Usuarios. MO IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE LOS PROCESOS MO ADMINISTRACIÓN DE LAS TERMINALES Puerto San Antonio Este, Río Negro Como Concesionaria del Puerto de San Antonio Este, LA TERMINAL tiene como objetivo y obligación principal la de la Administración, Explotación y Prestación de los Servicios Portuarios a los usuarios que los requieran en calidad de Uso Público y dentro del Marco Regulatorio del Concesionario del Puerto (Ley de la Provincia de Río Negro N 3.137/ 97). Esta prestación la realiza por sí misma con su propia infraestructura, logística y recursos humanos o bien mediante la Subcontratación de servicios portuarios conexos. Este Proceso General como Administradora del Puerto comprende básicamente las siguientes actividades: 1. La Gestión integral de la Administración Portuaria. 2. Dictado de las Reglamentaciones portuarias relativas a Higiene, Seguridad, Prevención de accidentes de trabajo y Prevención de la Contaminación de las aguas, para ser cumplidas por parte de los buques o de sus Agentes Marítimos, Subcontratistas, y usuarios del puerto en general. (ver PP 41). 3. Mantenimiento, en conjunto con las Gerencias, de Relaciones Institucionales con Entes y Organismos vinculados con la actividad: -Aduana, Prefectura Naval Argentina, Secretaría de Estado de Salud Pública, Secretaría de Estado de Transportes, Ente Regulador Portuario de la Provincia de Río Negro, Servicio de Hidrografía Naval, Agencias Marítimas, Despachantes de Aduana, etc. 4. Responsabilidad en el cumplimiento de las Normas Regulatorias establecidas por la Autoridad Marítima (REGINAVE, REGISEPORT, PLAN DE CONTINGENCIAS, ORDENANZAS MARITIMAS) y por los demás Organismos indicados precedentemente en 3). 5. Mantenimiento del archivo de la Documentación de la Planimetría del área portuaria. (ver PP 38). 6. Reparación y mantenimiento de la infraestructura e instalaciones portuarias. (ver IT 03). 7. Movimiento portuario de los buques, asignación de posición: giro o muelle (ver MO 2.1 ref. N 4013: reglamento operativo de uso de muelle de ultramar o ref. N 4014: reglamento operativo pontón flotante e IT 07). 8. Emisión del Pasavante o Declaración Jurada Uso de Puerto y Cargas de los buques y percepción de los derechos de uso de muelle. (ver PP 02). 9. Prestación a los buques de los Servicios de muelle : - Agua potable Energía eléctrica Grúas Guinches - Motoelevadoras, etc. (ver PP01). 10. Servicio de Lucha Contra Incendio y Emergencias. 11. Servicio de recolección de Residuos oleosos (hidrocarburos) de los buques. (ver Resolución 01/99-G.G. T.S.P.P.N.S.A.). 1 de 12

2 12. Subcontratación de Servicios Portuarios conexos: (ver PP 36 MC 4.1 y MC 4.2) 12.1 Mantenimiento del Balizamiento del Puerto y de su canal de acceso Amarradores Servicio de Practicaje Servicio de Lancha para embarco y desembarco de Prácticos Servicio de Lancha para transporte de personal y cargas Servicio de Remolcadores para maniobra de buques Servicio de Recolección de Residuos sólidos de los buques (basuras). 2 de 12

3 Diagrama MO Subcontratación Servicios Portuarios Agencia Marítima Anuncio arribo Buques TPN SAE Planes de carga Cliente Planificación de cargas Determinación de sitio y fecha atraque Proveedor con Sistema de Gestión de Calidad Certificado ISO 9001:2008 Servicios de Practicaje, Servicios de Lanchas, Amarres y Remolques, Recolección de Residuos Agencia Marítima Solicitud de Servicios NAUTICAL Remolque y asistencia maniobras amarre / desamarre Amarre / Desamarre Practicaje Embarque y desembarque de Prácticos Recolección de Residuos sólidos Cumplimiento de normas vigentes nominación del móvil Controles operativos y reglamentarios SGS PREFECTURA NAVAL Operación remolque / empuje nominación de embarcación Operación pasaje de cabos nominación de práctico embarque lancha prácticos traslado Desembarque / embarque nominación de embarcación Operación atraque /desatraque nominación del móvil Posicionamiento contendedor / carga residuos traslado Descarga de Residuos R E T R O A L I M E N T A C I Ó N Conformidad No Conformidad Acc. Correctivas Acc. Preventivas NO Reclamos SI Evaluación y Controles Patagonia Norte PP01: Actividades de Prestación de Servicios Portuarios PP 35: Control de tarifas y facturación PP 31: Evaluación de Proveedor. Revisión de contrato PP 33: No Conformidades IT 02: Facturación de los servicios PP 39: Envío Documentación a los clientes PP 37: Gestión de Cobranzas FACTURA + Encuesta Cliente Auditorias Internas Control de procesos Vouchers Revisión Conformidad Capitán de buque; Prácticos Objetivos Recursos Planificación 3 de 12

4 Terminal de Contenedores del Puerto de Bahía Blanca Como Concesionaria de la Terminal de Contenedores del Puerto de Bahía Blanca, para la operación de carga general, contenedores y graneles sólidos, tiene la obligación de prestar los servicios portuarios a los usuarios que los requieran en calidad de Uso Público y dentro del marco del Contrato de Concesión establecido por el Consorcio de Gestión del Puerto de Bahía Blanca, comprendiendo básicamente las siguientes actividades: 1. El dictado de reglamentaciones internas relativas a Higiene, Seguridad, Prevención de accidentes de trabajo y Prevención de la contaminación del medioambiente 2. Mantenimiento en conjunto con las Gerencias, de las relaciones institucionales con entes y organismos vinculados a la actividad: Aduana, Prefectura Naval Argentina, Secretarías de Estado, Consorcio de Gestión del Puerto de Bahía Blanca, Agencias Marítimas, Despachantes de Aduana, etc. 3. Responsabilidad en el cumplimiento de normas regulatorias establecidas por esos entes y organismos 4. Mantenimiento del archivo de la documentación de Planimetría del área portuaria. 5. Movimiento portuario de los buques, asignación de posición: giro o muelle. 6. Prestación de servicios 7. Servicio de Lucha contra incendio y emergencias MO MOVIMIENTO GENERAL DE CARGAS EN PUERTO Comprende la integridad de operaciones que se realizan en el interior de LA TERMINAL por medio de la Gerencia de Operaciones, empleando la infraestructura, logística y recursos humanos propios, desde el ingreso de las mercaderías por camión procedentes de su origen, hasta que las mismas terminan siendo embarcadas en el buque al que van destinadas; en muchos casos previo depósito temporario en sus frigoríficos, plazoletas, tinglados o depósitos. Este Proceso involucra las siguientes actividades básicas: (Ver Diagrama MO ) 1. Recepción de la documentación de la carga del camión. 2. Ingreso y carga de la información al Sistema Informático Centralizado de LA TERMINAL. 3. Corroboración de los Permisos Aduaneros con los Despachantes de Aduana intervinientes. 4. Operación ulterior interna dentro de LA TERMINAL. Admite dos operativas diferenciadas: 4.1Remisión Directa del camión a muelle o zona de transferencia, para el envío inmediato de su mercadería al buque. 4.2Remisión Indirecta del camión para el ingreso, almacenamiento y conservación de la mercadería en Depósito, ya sea de cargas secas o de cargas refrigeradas, Tinglado o Plazoleta. 5. Transferencia de las mercaderías de remisión indirecta (ver 4.2 anterior) provenientes de Depósitos, Tinglados o Plazoletas de LA TERMINAL, al muelle (costado de buque) por medio de camiones contratados al efecto. 6. Carga y estiba de la mercadería en el buque al que ha sido destinada, sea por vía directa o vía indirecta (ver puntos 4 y 5 precedentes). 4 de 12

5 Diagrama MO Movimiento Gral. de Cargas en Puerto CLIENTE (EXPORTADOR) Carga y traslado de Mercadería Transporte REMITO DE EMBARQUE O MANIFIESTO DE CARGA Terminal Patagonia Norte Oficina Operativa RECEPCIÓN DE CARGAS Listado de camiones a embarcar Ingreso datos de carga Sistema Informático OPERACIONES Transferencia Consolidación Depósito Frigorífico Tinglado Plazoleta BUQUE MO MOVIMIENTO DE CARGAS EN EL ÁREA PORTUARIA. CARGA DIRECTA. Como se indicó en MO , las mercaderías que ingresan por camión a LA TERMINAL, acceden finalmente al costado del buque por Vía directa. El proceso está constituido por las siguientes actividades principales:(ver Diagrama ) 1. Recepción de la documentación de la mercadería del camión a la Terminal a través de la Oficina Operativa (Receptora de Cargas) (ver ; (1)) con la presentación del Remito o Manifiesto de embarque correspondiente, Certificado de Calidad de origen y Certificado Sanitario. 2. Ingreso de la información y carga en el Sistema Informático Central. 5 de 12

6 3. Preparación de la documentación para su posterior retiro por los Despachantes de Aduana para que gestionen el inicio del trámite aduanero pertinente (aprobación aduanera para el ingreso de la mercadería del camión). 4. Envío a zona de transferencia para traspaso a sider o consolidación de contenedor. 5. Traslado a muelle. 6. Control de carga y embarque de la mercadería. MO MOVIMIENTO DE CARGAS EN EL ÁREA PORTUARIA. CARGA INDIRECTA. ACOPIO Y ALMACENAMIENTO DE MERCADERÍAS EN DEPÓSITO, FRIGORÍFICO, TINGLADO O PLAZOLETA. A - INGRESO DE LA MERCADERÍA 1. Recepción de la documentación de la mercadería del camión a la Terminal a través de la Oficina Operativa (Receptora de Cargas) con la presentación del Remito o Manifiesto de embarque correspondiente y Certificado de Calidad de origen. 2. Ingreso de la información y carga en el Sistema Informático Central. 3. Envío a zona de descarga para control de la mercadería previo ingreso a Depósito, Galpón, Tinglado, Frigorífico o Plazoleta. B - EGRESO DE LA MERCADERÍA 1. Emisión del nuevo Remito de Embarque. 2. Preparación de la documentación para su posterior retiro por los Despachantes de Aduana para que gestione el inicio del trámite aduanero pertinente. (Aprobación aduanera para el ingreso de la mercadería del camión). 3. Traslado de la mercadería a muelle o sala de consolidación de contenedores. 4. Control de carga y embarque de la mercadería. 6 de 12

7 Diagrama MO Movimiento de Cargas en el Área Portuaria REMITO DE EMBARQUE O MANIFIESTO DE CARGA OFICINA OPERATIVA Sistema Informático DESPACHANTE ADUANA NO Aprobación aduanera Contabilidad y gestión de permisos SI ADUANA Control Zona de transferencia o consolidación Aprobación embarque Traslado a Muelle Proceso de embarque MO EMBARQUE DE MERCADERÍAS DE EXPORTACIÓN Es el proceso operativo más importante que realiza LA TERMINAL y que consiste en la recepción de las mercaderías, que ingresan vía camión (no excluyente; puede ser por otras vías), tal como se describió en y en , para su embarque y exportación vía marítima. Como tal actúa a modo de Estación o núcleo de transferencia camión buque, proceso que comprende las siguientes principales actividades: (Ver Diagrama ) 1. Recepción de la información pre- embarque en la Oficina Operativa y confección de Programa de Carga (F.1026). Esta información tiene su origen en: 1.1 La proveniente del Cliente (Exportador, Cargador o Usuario) consistente en la clase, cantidad, tipo de embalaje y demás especificaciones de la mercadería que ha de ser embarcada; identificación del buque: nombre, características, fecha de arribo, etc. Eventualmente puede recibirse también en forma adicional un Plano de carga tentativo. 7 de 12

8 1.2 La proveniente del Armador o Agente Marítimo del buque, con detalle de la ETA prevista. 1.3 Confección del Plano de Carga tentativo, que una vez aceptado por la oficialidad del buque se convierte en Plano de Carga (F.1015). 2. Planificación y operación de embarque por la Oficina Operativa. Involucra, entre otros conceptos: 2.1 La originada en el propio Sistema Informático Centralizado: - Listado de camiones en puerto - stocks de mercaderías obrantes en LA TERMINAL (en Depósito, Plazoleta, Frigorífico o Tinglado) y el Listado de Programa de Carga (F.1018) que se utiliza durante todo el proceso de carga y que refleja la evolución de lo programado entre lo llegado, lo que está abordo y lo que falta por cargar, así como el control de los cambios al programa original. Esta es una herramienta de trabajo de la que se dispone por sistema, se registra y se mantiene actualizada durante la carga del buque. 2.2 Distribución de las mercaderías por bodega del buque y coordinación de las manos de estiba necesarias. 2.3 Directrices sobre la Coordinación de los requerimientos necesarios para la operación a realizar al Capataz Mayor, Capataces de tierra y de a bordo, etc. 2.4 Requerimientos logísticos de puerto, necesarios para la transferencia de las mercaderías. 3. Control y registro de las cargas durante el embarque a través de la Oficina de Control de cargas (Subgerencia de Operaciones), mediante los controladores que cotejan al costado de buque y en cada turno de estiba los datos de los Remitos de embarques (F1029 / 1019) o manifiestos de carga (F1024), los encargados controladores que verifican la información asignando bodega espacio o contenedor por sistema a la mercadería, generando los Partes de carga (F.1041) y confeccionando los Recibos de a bordo (F.1028) de carácter provisorio hasta que sean conformados posteriormente por el buque (ver también PP 03 y PP 62). 4. Emisión del Certificado de Estiba (F.1032) confeccionado por la Oficina de Operativa al finalizar la operación de carga del buque dando conformidad del servicio prestado. 5. Control final de las cargas y emisión del lista final de carga (F. 1007), (ver también PP 62). 6. Confección y envío de la Lista Final de Carga al Cliente o Usuario (F.1008), como evidencia del cumplimiento del Servicio requerido a LA TERMINAL. 7. Emisión del Parte de Facturación dirigido al Área de Administración para su posterior Facturación al Cliente. 8. Archivo y registro de la totalidad de documentación en la Carpeta por Viaje del buque. 9. Conformidad del Listado de Chequeo (F.1043). 8 de 12

9 Diagrama MO Embarque de Mercaderías de Exportación MO DESCARGA DE MERCADERÍAS DE IMPORTACIÓN O REMOVIDO El proceso operativo que debe realizar LA TERMINAL al descargar mercaderías de un buque, independientemente que se trate de mercadería de importación o bien de movimientos de mercaderías en tránsito o de removido de frutos del país puesto que sólo difieren en el tratamiento aduanero que efectúan los Despachantes de Aduana, comprende las siguientes actividades principales, que tienen en gran medida similitud con las indicadas en : 1. Recepción de la información pre-descarga en la Gerencia Operativa. Esta información tiene su origen en: 1.1 La proveniente del Cliente (importador, Transportador, Armador del buque, Consignatario o Usuario) consistente en la clase, cantidad, tipo de envase y demás especificaciones de la mercadería que ha de ser descargada; 9 de 12

10 identificación del buque: nombre, características, fecha de arribo, etc. Eventualmente puede recibirse también en forma adicional un Plano de la carga que transporta el buque y ha de ser descargada. 1.2 La proveniente directamente del Armador o Agente Marítimo del buque, con detalle de su ETA prevista. 2. Planificación de la operación de descarga por parte de la Oficina Operativa que involucra entre otros conceptos: 2.1 Tomar en cuenta los datos del Plano de carga del buque y coordinación de las manos de estiba necesarias. Directivas de la operativa a realizar al Capataz Mayor, Capataces de tierra y de abordo, etc. Requerimientos logísticos de puerto, necesarios para la descarga. 2.2 De acuerdo con las instrucciones recibidas del Cliente, transferencia de la mercadería desde la bodega a camiones, las que podrán tener el siguiente tratamiento: A) Destino directo al Cliente B) Acopio y almacenamiento previo en Depósito, Galpón, Tinglado o Plazoleta, para su posterior remisión a plaza. 3. Control y registro de las mercaderías durante su descarga. Se realiza a través de la Oficina de Control (Subgerencia de Operaciones), mediante los Controladores de Tally y Papeleros que cotejan en cada turno de estiba los datos de los Tallys con los Partes de descarga. 4. Emisión de la documentación final confeccionado por la Oficina Operativa al finalizar la operación de descarga del buque 5. Comunicación al Cliente o Usuario, como evidencia del cumplimiento del Servicio requerido a LA TERMINAL. 6. Emisión del Parte de Facturación dirigido al Área de Administración para su posterior Facturación al Cliente. 7. Archivo y registro de la totalidad de documentación en la Carpeta por Viaje del buque. MO ATENCION AL EXPORTADOR Y USUARIOS A TRAVÉS DEL SISTEMA INFORMÁTICO La terminal dispone de aplicaciones informáticas utilizadas como apoyo logístico por las distintas áreas que intervienen en forma directa en los procesos de embarque. Estas aplicaciones surgieron como una necesidad de estandarizar la administración de información y reportes dentro de la operatoria de la Terminal, y sus premisas fueron la de reemplazar trabajos administrativos rutinarios que se efectuaban en forma manual, eliminando las tareas repetitivas, minimizando los errores por validación de datos y puntos de control, emisión de distintos reportes con un formato estándar y destinados tanto dentro de la terminal como para sus usuarios. Referencia general de la utilización de herramientas informáticas ver PP de 12

11 Las aplicaciones informáticas vigentes son: Sistema de Carga de Buques Ref. PP 61 Sistema de Muelle Ref. PP 62 Sistema de Transporte Ref. PP 63 Sistema de Estadísticas Ref. PP 64 Sistema de Finales de Carga por Romaneo Ref. PP 65 Sistema de Terceros Ref. PP 66 Sistema de Contenedores refrigerados Ref. PP 67 Diagrama MO Red Sistema Informático MO PROCESO DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CARGAS PARA SU TRANSPORTE ENTRE EL LUGAR DE ORIGEN Y LAS TERMINALES. LA TERMINAL brinda adicionalmente con carácter diario a aquellos Clientes y Usuarios que lo requieran, el Servicio de coordinación de transporte terrestre (Ver PP 63), mejorando de esta forma el flujo de abastecimiento en las cargas de los buques. El mismo involucra las siguientes actividades principales: 1. Determinación de las necesidades del Cliente o Usuario: Ésta comprende la solicitud del número de camiones que aquél requiere, de acuerdo con las diferentes necesidades y modalidades que plantea. 2. Determinación del stock o flota de camiones disponibles en LA TERMINAL para satisfacer al Cliente: Al respecto, LA TERMINAL dispone en forma permanente de una flota de camiones, con la cual realiza o genera la distribución de las cargas y que puede proporcionarle al Cliente a su solicitud, tal como se indicó precedentemente en (1). 3. Asignación de los camiones necesarios, tanto sea para operaciones de carga directa a buque como de su carga indirecta. 11 de 12

12 4. Proporcionarle al Cliente una Relación o listado detallado de los camiones que así contrate y facilitarle su control, para los usos internos que el mismo requiera. 5. Confección en forma mensual de un Listado interno de dichos servicios para su posterior Facturación. 6. Comunicación al Cliente o Usuario, como evidencia del cumplimiento del Servicio requerido a LA TERMINAL. 12 de 12