Manual de Uso para Proveedores de la aplicación de Registro de Facturación Electrónica (Versión 01). Número de registro IE201501

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1 Sistemas de Información Manual de Uso para Proveedores de la aplicación de Registro de Facturación Electrónica (Versión 01). Número de registro IE201501

2 Hoja de Control Título Manual de Uso para la aplicación de Registro de Facturación Electrónica RFE Código Versión 01 Fecha 12/01/2015 Registro de Cambios Versión Fecha Motivo del cambio 01 12/01/2015 Lista de Distribución Interna Papel/Digital Destinatario

3 ÍNDICE 1 Introducción Requerimiento de un certificado electrónico Requerimientos del PC desde el que se quiere acceder al sistema 4 2 Descripción general del sistema 6 3 Descripción detallada del sistema Acceso al sistema informático del Banco de España Acceso a la Oficina Virtual del Banco de España Seleccionar el Certificado Electrónico Bandeja de Entrada de Facturas Alta de factura desde fichero Consulta de facturas Tramitación de facturas Solicitud de anulación Imprimir factura Pestaña Avisos 22 MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ( I.E ] 3

4 1 Introducción La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, establece que todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública podrán expedir y remitir factura electrónica, así como que todos los que sean personas jurídicas estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda. El Banco de España ha desarrollado un sistema informático que posibilita la presentación por proveedores del Banco de España de facturas en formato electrónico, así como consulta del estado y solicitud de anulación de las presentadas anteriormente a través del Registro de Facturación Electrónica del Banco de España (RFE), según requiere esa ley. Podrá acceder a este sistema, en general, cualquier proveedor del Banco de España que, voluntariamente, desee presentar para su cobro una factura, o que desee consultar el estado o solicitar la anulación de una factura presentada anteriormente a través del Registro de Facturación Electrónica del Banco de España. También podrán acceder, en particular, aquellos proveedores del Banco de España que sean personas jurídicas y deban presentar al cobro una factura de importe superior a euros, dado que, necesariamente, deberán hacerlo a través del Registro de Facturación Electrónica del Banco de España. 1.1 Requerimiento de un certificado electrónico Para acceder al Registro de Facturación Electrónica del Banco de España, es necesario que los presentadores de facturas dispongan de un certificado electrónico emitido por Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) admitidos por el Banco de España. Los certificados aceptados pueden ser consultados en el apartado Otra información de interés de la web del Banco. El presentador debe estar dado de alta en el "Fichero de Proveedores del Banco de España". Si es la primera vez que factura al Banco de España, el presentador debe contactar previamente con el departamento o persona del Banco de España con el que ha mantenido la relación técnica, comercial o contractual para que le gestione su alta en el referido "Fichero de Proveedores del Banco de España". 1.2 Requerimientos del PC desde el que se quiere acceder al sistema El ordenador desde el que se acceda a este sistema debe tener los requerimientos de software siguientes: - Un Navegador de Internet que puede ser: - Internet Explorer 6 (o superior), sobre Microsoft Windows 2000/XP, Vista o Windows 7. - Mozilla/Firefox o Netscape 7.x (o superior), con Java Runtime Environment (JRE) 1.5 o superior. 4 MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA [I.E ]

5 - El software Adobe Reader, necesario para poder visualizar e imprimir la factura en formato PDF. MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ( I.E ] 5

6 2 Descripción general del sistema Para poder acceder al sistema informático Registro Facturación Electrónica se deben realizar los pasos siguientes: Acceso a la Oficina Virtual del Banco de España Se puede acceder a través de la página web oficial del Banco de España, cuyo enlace es y seleccionar Oficina Virtual o bien se puede acceder a la Oficina Virtual del Banco de España directamente a través del enlace Selección de certificado Se debe seleccionar uno de los certificados instalados en el navegador y reconocido por el Banco de España. Acceso al Registro de Facturación Electrónica y funciones Una vez seleccionado el certificado por parte del presentador, el sistema comprueba que dicho certificado corresponde a un proveedor dado de alta en el "Fichero de Proveedores del Banco de España". Si está dado de alta, el sistema permite realizar las siguientes funciones: - Presentar facturas - Consultar facturas - Solicitar la anulación de facturas - Imprimir facturas Presentar facturas Si se elige la opción "Presentar facturas", debe incorporar fichero XML firmado en formato Facturae 3.2. Esta opción supone el envío electrónico de los datos de la factura al Banco de España, quedando constancia de la fecha y hora de recepción en el mismo, así como el número de registro que asigna el Banco de España a la factura. Consulta de facturas Eligiendo la opción "Consultar facturas", el proveedor puede consultar el estado en el que se encuentran las facturas presentadas por él, así como la fecha en la que alcanzaron dicho estado. Los estados posibles son: - Registrada (Recibida en el Banco de España). - Registrada en RCF (Contabilizada y dada de alta en el registro contable del Banco de España). - Obligación reconocida (Bienes o servicios recibidos son conformes: obligación de pago). - Rechazada (El sistema o el Banco de España ha rechazado la factura). - Solicitada la anulación (El proveedor ha solicitado al Banco de España la anulación de la factura). - Anulada (El sistema o el Banco de España ha atendido la solicitud de anular la factura). 6 MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA [I.E ]

7 - Pagada (El Banco de España ha cursado ya la orden de pago de la factura). Solicitar anulación de facturas Eligiendo la opción "Solicitar anulación de facturas", el proveedor puede seleccionar una factura y solicitar su anulación. Imprimir facturas Eligiendo la opción "Imprimir facturas", el proveedor puede seleccionar una factura y solicitar su impresión. En caso de duda sobre el procedimiento a seguir para facturar electrónicamente, contactar con el departamento o persona del Banco de España con el que haya mantenido la relación técnica, comercial o contractual. Para dudas o incidencias técnicas contactar con el Centro de Atención a Usuarios: Tfno.: (+34) cau@bde.es MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ( I.E ] 7

8 3 Descripción detallada del sistema En este apartado se describe, de manera más concreta, cada una de las funciones que ofrece el sistema. 3.1 Acceso al sistema informático del Banco de España. Para poder acceder al sistema informático Registro Facturación Electrónica se deben realizar los pasos siguientes: Acceso a la Oficina Virtual del Banco de España Se puede acceder a través de la página web oficial del Banco de España, cuyo enlace es y seleccionar Oficina Virtual. O bien se puede acceder a la Oficina Virtual del Banco de España directamente a través del enlace mostrándose la pantalla: 8 MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA [I.E ]

9 En esta pantalla se podrá seleccionar indistintamente la opción Ciudadanos, Empresas, Instituciones Financieras o Trámites y servicios y dentro de ésta la opción Registro de Facturación Electrónica del Banco de España Seleccionar el Certificado Electrónico. Al escoger esta opción, Registro Facturación Electrónica, el navegador Web solicita que se seleccione un certificado electrónico desde una ventana en la que se muestra una relación de todos los Certificados que se tengan instalados. MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ( I.E ] 9

10 Una vez seleccionado uno de ellos, y tras introducir el pin correspondiente, se procede a la autenticación con la aplicación, durante la cual se muestra el siguiente mensaje: En el caso de que se produzca alguna incidencia en la validación del certificado electrónico o de la consulta en los ficheros de registro de Proveedores y Clientes, se muestra una pantalla general de error o bien la pantalla: 10 MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA [I.E ]

11 Tras comprobar que es un certificado válido, y que el identificador del mismo está incluido en los ficheros de Proveedores y Clientes del Banco de España, se accede al portal del Registro de Facturación Electrónica. 3.2 Bandeja de Entrada de Facturas. Una vez completadas las comprobaciones anteriores, se muestra la ventana principal del sistema, desde la que se puede realizar toda la operativa disponible para el proveedor. MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ( I.E ] 11

12 En la zona superior derecha de la pantalla, puede encontrar otros iconos que permiten funciones de búsqueda y exportación de los datos visualizados en la pantalla, en cualquier momento de la tramitación. Son los siguientes: El primero de ellos habilita o deshabilita tres campo de filtros que permiten la búsqueda de las facturas por diversos criterios. En el primer filtro figura el campo por el que se desea filtrar, el segundo el valor exacto que debe tener el campo anterior y en el tercero debe seleccionar siempre el valor facturas. En la rejilla de resultados aparecerán todas las que cumplen con los criterios de búsqueda y éstas se podrán ordenar por diferentes columnas. Las opciones restantes (exportar a Excel, PDF, CSV o imprimir), hacen referencia a la tabla de las facturas que aparecen en la bandeja y no al contenido de una o varias facturas. En la parte superior izquierda se encuentran los iconos de acceso a las funcionalidades relacionadas con las facturas disponibles para el proveedor Estos elementos permiten iniciar la presentación de las facturas, consultar su detalle, tramitarlas, solicitar la anulación o imprimirlas en formato PDF. 12 MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA [I.E ]

13 3.2.1 Alta de factura desde fichero Cuando un proveedor desee presentar en el Banco una factura electrónica desde fichero, debe seleccionar, desde esta bandeja de entrada el icono (Arrancar proceso) correspondiente: y en la ventana que se abre, seleccionar la funcionalidad Alta de factura desde Fichero pulsando el icono de herramienta (Arrancar proceso) situado a continuación del nombre. Selección del fichero a tratar. Se muestra a continuación la ventana para seleccionar el fichero a incluir. MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ( I.E ] 13

14 Pulsando el botón Examinar se abre el explorador de Windows para escoger el fichero con formato facturae 3.2 que contenga la factura a presentar. Una vez seleccionado se muestra en la ventana el nombre del fichero. Si ha habido un error al escoger el fichero, se puede pulsar el botón Eliminar situado al lado del nombre del archivo. Entonces desaparece éste de la ventana y se puede volver a pulsar el botón de Examinar para seleccionar un nuevo fichero. Es importante señalar que este botón de Eliminar no supone la eliminación física del directorio en que estuviera el archivo, sino que simplemente se interrumpe su trámite en este sistema. Cuando se seleccione un fichero y se pulse el botón Continuar (Mensaje: A continuación procederemos a validar la factura, el proceso puede tardar unos minutos. Por favor pulse Aceptar para continuar) el sistema realiza las siguientes comprobaciones: - El fichero está en formato facturae 3.2, están informados los campos que en dicho formato se indican como obligatorios y tienen un valor válido aquellos campos que en el citado formato se indica que deben tener determinados valores. - Validación de la firma de la factura incluyendo la comprobación de que el fichero no ha sido modificado tras la firma. - el NIF del emisor está registrado en el registro oficial de proveedores y clientes del Banco de España - Validación contable de importes y tipos impositivos - El fichero contenga solo una factura (no se permitirán lotes de facturas) - Si la factura que se quiere registrar es un copia, ya sea de original, rectificativa o recapitulativa, se rechazará. El motivo del rechazo dependerá de si está registrada la factura original: - Si existe alguna factura que coincida, se informará al proveedor que ya existe la factura y el estado de la misma. - Si no existe factura alguna se informará al proveedor que está intentando dar de alta una copia de una factura cuyo original no ha sido registrada. - Si el número de factura, serie y período fiscal (Año de la fecha de expedición) coinciden con los de otra factura, esta será rechazada, siempre y cuando el estado de la factura ya registrada sea distinto de RECHAZADA o ANULADA. En el caso de detectarse algún error, éste se indica mediante el correspondiente mensaje. 14 MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA [I.E ]

15 Si se produce un error no controlado en el proceso de incorporación al Registro General del Banco, se preguntará al proveedor si desea continuar más tarde o si desea invalidar la factura. En el primer caso se quedaría como borrador y, una vez subsanado el problema, se puede entrar a tramitar la factura desde el punto en que se quedó. Si se invalida, a todos los efectos es como si no se hubiera introducido en el sistema y puede proceder a su incorporación desde el principio. Si, por el contrario, no se ha detectado ningún error, se asigna al centro gestor recogido en los campos informados a tal fin en el fichero. Si no existe el centro gestor, se rechaza la factura indicando dicho motivo. Si todas las validaciones han sido satisfactorias (Mensaje: La factura ha sido creada correctamente con el identificador R2015nnnnnnnn. Pulse Aceptar para continuar), y a continuación se da de alta en el Registro General del Banco (Mensaje: Su factura ha sido registrado en el Banco de España con número de registro 2015/xxxx/xxxxxxxx. Por favor pulse Aceptar para continuar) y queda marcada con el estado Registrada en el BE. Seguidamente se genera el acuse de recibo en el registro y se incorpora a la documentación de la factura en este sistema (Mensaje: El acuse de su factura ha sido recibido correctamente y ha quedado registrado en la factura. Por favor, pulse Aceptar para continuar). En la ventana siguiente puede descargar el fichero en formato PDF. No obstante este acuse de recibo puede consultarlo y descargarlo en cualquier momento accediendo al detalle de la factura Puede consultarlo y descargarlo accediendo al detalle de la misma (pestaña de Registro de Factura). MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ( I.E ] 15

16 A continuación se informa de la finalización del alta y se solicita conformidad para proceder a su tramitación (Mensaje: Ha finalizado el alta de la factura Rnnnnnnnnnnnn. Por favor, pulse Aceptar para que la factura pase al proceso de tramitación). Tras informar de la correcta finalización del proceso de facturas, se debe pulsar en la pestaña de Facturas para volver a la Bandeja de Entrada. En caso de error durante el proceso de registro, aparecerá un mensaje indicándole que puede intentarlo más adelante, con lo que su factura quedaría en estado Borrador y podría ser tramitada más adelante, o por el contrario proceder a anular el proceso completamente y por ende, proceder al borrado de la factura del sistema. Esta última opción, le permitirá comenzar el proceso de alta desde fichero en cualquier momento posterior. 16 MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA [I.E ]

17 3.2.2 Consulta de facturas. Cuando el proveedor desee consultar una de las facturas que ha presentado o emitido, debe situarse en la bandeja de entrada y seleccionar la factura a consultar. A continuación debe hacer doble clic sobre la factura en cuestión o pulsar el botón Ver detalle. Los datos de la factura están agrupados en pestañas. Las primeras hacen referencia a la información general de la factura: - Datos generales, con el identificador dado por este sistema, el estado de tramitación de la factura y los centros gestor y tramitador a que ha sido asignada. - Datos del emisor, Datos del receptor y Datos generales de la factura obtenidos directamente del fichero XML. A continuación vienen las líneas de detalle: tras el literal aparece un número entre paréntesis que indica el número de líneas de detalle que figuran en la factura. Para consultarlas se debe pulsar el botón Detalles situado a continuación del literal, que abre una nueva ventana con la relación de líneas 1. 1 En general en cualquiera de estas pestañas que admita detalles, el número entre paréntesis indica el número de detalles o la ausencia de estos (0) y, para su consulta, se debe pulsar el botón Detalles de la pestaña correspondiente. MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ( I.E ] 17

18 Para ver cualquiera de ellas con más detalle, se debe pulsar doble clic y se abrirá una nueva ventana con todos los datos referentes a la línea seleccionada. A continuación se muestran un conjunto de pestañas con datos relativos a totales y a tipos específicos de facturas admitidos por facturae 3.2: Factura rectificativa, factura recapitulativa, subtotales por tipo de impuesto y porcentaje, totales, factoring, pagos, descuentos, cargos, subvenciones, anticipos, suplidos y retención global. Por último se muestran pestañas con datos relacionados con la tramitación y la documentación asociada a las facturas: 18 MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA [I.E ]

19 - En la pestaña Documentación se puede obtener una descarga del archivo XML en la opción de documentos asociados a la firma de la factura, y, si hubiera sido el caso, de otros documentos incluidos en el propio XML. - En la pestaña Registro de la Factura es posible descargar nuevamente el PDF con el acuse de recibo generado en el registro de la factura. - Por último, en la pestaña de Históricos de la factura se muestra la relación de acciones realizadas sobre ella Tramitación de facturas. Esta opción sólo es aplicable a las facturas que están en estado Borrador y cuando se dan de alta facturas desde un fichero, este estado sólo se alcanza cuando ha habido alguna incidencia 2 durante el proceso de captura (fallo en el registro, caída del navegador, etc.). Seleccionando una de ellas y pulsando el botón correspondiente, se sitúa el sistema exactamente en el mismo punto en que se interrumpió el tratamiento de la factura. Las facturas que permanezcan más de siete días en estado Borrador serán eliminadas automáticamente del sistema Solicitud de anulación. Si el proveedor decide anular una factura electrónica que ha presentado al Banco, debe posicionarse en la bandeja de entrada, seleccionar una factura y pulsar el botón de anulación: 2 No se consideran incidencias los errores controlados referentes a problemas de firma o de formato del XML, ya que en este caso la factura no se guarda ni como borrador en el sistema. MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ( I.E ] 19

20 Se presenta a continuación una ventana para dar la conformidad a la solicitud de anulación. En ella, si no ha seleccionado una factura previamente, el sistema solicitará el identificador de la que desea anular, para proseguir con el proceso. Se rechazará automáticamente la solicitud cuando la factura ya esté anulada o pagada. Se podrá solicitar la anulación de una factura siempre que su estado sea Registrada, Registrada en RCF u Obligación reconocida. La solicitud se atenderá en función del estado de tramitación interna en que se encuentre la factura. El proveedor podrá consultar el estado de esta solicitud en el campo Estado anulación que podrá tener los valores No solicitada, solicitada, anulada o rechazada Imprimir factura. La función se arranca desde la bandeja de entrada pulsando el icono diseñado a tal fin en la parte superior izquierda 3 : Cuando se ha seleccionado una factura desde el panel de resultados, se muestra la ventana desde la que lanzar la descarga del PDF, en otro caso el sistema solicita el identificador de la factura a imprimir. Se mostrará un documento en formato PDF, que contendrá los datos informados por el proveedor, con un formato unificado para todos los proveedores. 3 No confundir con el mismo icono situado en la parte superior derecha, que sirve para imprimir en formato PDF el contenido de la bandeja de entrada. 20 MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA [I.E ]

21 MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ( I.E ] 21

22 3.3 Pestaña Avisos En esta pestaña se muestran los avisos que recibe el proveedor desde el sistema de facturación electrónica. Permite seleccionar avisos tanto por estados, leídos o no leídos como por archivados o no. Además se puede seleccionar un determinado rango de fechas para que se muestren solo los recibidos en ese rango. A continuación aparece una tabla con todos los avisos del proveedor, inicialmente ordenados por fecha de creación. La tabla se puede ordenar haciendo clic en el nombre de la columna por la que se desea se ordene. Al pulsar el botón Ver Aviso que se muestra en la última columna, se abre una ventana que muestra el contenido del aviso, además dispone de una opción para marcar el aviso como Archivado y dos botones Cerrar y Eliminar. Si se pulsa Cerrar se cierra la ventana del aviso y dependiendo de si estaba marcado o no el check Archivado se archiva o no el aviso. Si se pulsa eliminar se elimina el aviso físicamente. Cualquiera sea la acción realizada se cierra la ventana del aviso. Tras visualizar un aviso cuyo estado era no leído este pasará a ser leído. 22 MANUAL DE USO PARA EL REGISTRO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA [I.E ]

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