ASESORIA CONTABLE Y TRIBUTARIA INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES. Julio de 2014

Transcripción

1 ASESORIA CONTABLE Y TRIBUTARIA EMPRESA DEPARTAMENTAL PARA LA SALUD EDSA INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES Julio de 2014 Profesco Consultores y Auditores S.A CARLOS JULIO ARIAS MARIN Contador Público Titulado Representante Legal

2 INDICE - Introducción. - Objeto y Obligaciones Contractuales. - Informe de Actividades Apoyo al área financiera Apoyo al área administrativa Sistemas de Información Cumplimiento de las responsabilidades fiscales de la Entidad con los diferentes órganos de Control (Área Contable) - Recomendaciones de los procesos que conllevan a una mejoría continua (Recomendaciones de carácter General y Especifica).

3 INTRODUCCIÓN La información contable debe servir de instrumento para que los diferentes usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y optimización de los recursos públicos en procura de una gestión pública eficiente y transparente, para lo cual se revelara con razonabilidad la información que conforma los estados contables. Toda la información revelada en los Estados contables debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud, observando siempre la aplicación estricta de las normas existentes para el registro de los hechos o actividades públicas.

4 OBJETO Y OBLIGACIONES CONTRACTUALES El informe de actividades que a continuación se presenta, forma parte de la ejecución del contrato de prestación de servicios profesionales en la asesoría contable de EDSA durante el periodo comprendido entre el mes de Enero de la vigencia 2014 y hasta el 31 de Diciembre del mismo año, y del cual se desprenden las siguientes obligaciones: - Llevar la contabilidad de la Entidad. - Elaborar los respectivos informes contables que sean exigidos por los diferentes Entes de control. - Realizar la asesoría tributaria de EDSA ante las diferentes Entidades competentes. - Avalar con su firma los informes contables, financieros y tributarios. - Elaborar y presentar los informes que sean exigidos por la gerencia. - Cumplir y hacer cumplir las normas de carácter contable. - Realizar los registros contables y financieros de la Entidad en cada cierre mensual por intermedio de un empleado capacitado en contabilidad bajo su responsabilidad. - Apoyo administrativo y financiero a la Entidad y a la Gerencia.

5 ASPECTOS LEGALES 1. En cumplimiento a lo establecido en la Resolución 356 de Septiembre de 2007 Modificada y adicionada por las Resoluciones de la Contaduría General de la Nación 145, 146, 205, 557, 558 y 669 de 2008; 246, 315 y 501 de 2009; 193 de 2010 y acogiéndonos al Catalogo General de Cuentas, a los procedimientos y sus dinámicas y a los instructivos Contables adoptados mediante la presente resolución se desarrollaron las actividades previstas en el objeto contractual. 2. Artículos 383, 385 y 401 del E.T (Retención en la Fuente), 3. Decreto 115 de Decreto 111 de Ley 1607 de 2012 (Decretos 2364, 2714 y 2763 de 2012) 6. Decreto 862 de Régimen de contabilidad pública.

6 INFORME DE ACTIVIDADES REALIZADAS Este Informe comprende las actividades desarrolladas durante el mes de Julio del año en curso (2014). Apoyo al área financiera. Durante el mes de Julio se hace presencia en la Entidad con el grupo de trabajo a cargo de la Empresa Profesco S.A de forma semanal, brindando apoyo y asesoría permanente al área financiera y Administrativa de la Entidad por personal altamente capacitado en lo referente a la normatividad vigente, como son: - Resolución No. 356 de 2007 CGN y Resolución 357 de 2008 CGN. - Artículos 383, 385 y 401 del E.T (Retención en la Fuente) - Decreto 115 (Presupuesto). - Decreto 111 (Presupuesto). - Ley 1607 de Decreto 862. Se cumplió durante el mes de Julio con lo establecido en el plan de Contabilidad Pública con la dinámica de los grupos de la estructura contable de la Entidad como se ha venido realizando cada mes:

7 Procedimientos relativos a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales. Procedimientos para la depreciación y amortización de los activos y los intangibles con el método utilizado por la Entidad (Línea Recta). Procedimiento contable para el reconocimiento, provisión y amortización contable. Provisión para prestaciones sociales. Se provisionaron las prestaciones sociales correspondientes al porcentaje del mes de Junio de 2014 y Julio de Procedimiento contable relacionado con las formas de organización y ejecución del proceso contable. Conciliaciones Bancarias. Conciliaciones de los recaudos de Presupuesto Vs Contabilidad. Causación de las resoluciones correspondientes al mes de Junio y Julio de Procedimiento de Amortización de los hechos generadores que afectan el activo de la entidad como son los pagos y adquisición (Amortización) de los seguros. Se brindó apoyo en lo referente a la revisión y auditoria de la declaración de los derechos de explotación correspondiente al mes de Junio (recibidos en Julio), el cual hace parte del contrato de Concesión Llevando a cabo la trazabilidad del giro con los soportes de la DTSC.

8 Se realizaron las conciliaciones Bancarias correspondientes al mes de Junio de 2014 de las cuentas del efectivo (Caja, Cuentas Corrientes y de Ahorros). Elaborando sus respectivos papeles de trabajo (Notas Bancarias y Registros bancarios). Se revisaron los consecutivos de las resoluciones (Junio y Julio), así mismo se causaron en la contabilidad conforme al listado que elabora el Sr. Juan Pablo (Supervisor Administrativo). Se apoyó a la alta gerencia en las revisiones del contrato de concesión Se concilio durante el mes de Julio lo correspondiente a los Hechos financieros que hacen parte del: Recaudos Egresos Vs Presupuesto Ingresos Vs Presupuesto Pasivos En el mes de Julio de 2014 se revisó y se concilio con el área de presupuesto el movimiento de ingresos y giros presupuestales con los registros contables.

9 Durante este mes se le dio cumplimiento al objeto del contrato en lo que corresponde al fortalecimiento de los procesos del área financiera, como también llevar a cabo un mejoramiento continuo en lo que respecta a la efectividad de los informes para los diferentes Entes de control, dentro de estos procesos se vienen enmarcando actividades que se deben desarrollar de manera mensual y son: o El Apoyo en los procedimientos contables y presupuestales (Actividad Mensual) con las personas directamente implicadas en el proceso financiero durante el mes de Julio, como son: Conciliaciones Contables (Trabajo Conjunto con la Secretaria Tesorera) Conciliaciones Presupuestales (Trabajo Conjunto Con el Supervisor) Registros Contables (Personal del área financiera) Aplicabilidad del Régimen de Contabilidad Publica Apoyo conjunto con el proveedor del software en lo que respecta al manejo del Software Integrado (Presupuesto-Contabilidad- Tesorería y Nomina) Se realizó el proceso de auditoría y trazabilidad de tipo de registro contable dentro del sistema integrado financiero que opera en la Entidad (SIAF), correspondiente al mes de Junio y Julio de 2014 (Actividad permanente).

10 - Así mismo la revisión de los de los Derechos de Explotación y administración del mes de Junio los cuales son recepcionados en EDSA durante los primeros días del mes de Julio de Revisión de los Descuentos por retenciones en la fuente, por: Salarios, Honorarios, Compras, Servicios y Retención de Iva. - Revisión y clasificación correcta de los terceros o NIT a nivel contable (Actividad mensual). - Revisión de los Recibos de caja con sus respectivas consignaciones (Actividad Permanente). Apoyo en la elaboración y revisión de la Nómina (2 Quincenas del Mes de Julio de 2014) con sus respectivos descuentos de los aportes a seguridad social y los parafiscales.

11 En cumplimiento a los diferentes requerimientos exigidos por los diferentes órganos e instancias de vigilancia y a los diferentes requerimientos de información que se debía presentar en el mes de Juio de 2014, se brindó apoyo a la alta gerencia en la elaboración de los informes que se presentaron a: - Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales En lo que respecta a la elaboración y presentación de la retención en la fuente del mes de Junio de Se llevó a cabo el proceso de revisión de los mínimos contractuales en el formato establecido por el área financiera para el control de los giros que Susuerte S.A realiza a la DTSC (Actividad Mensual), Se revisaron y firmaron los formularios de estampillas presentados a la unidad de Rentas Departamentales correspondientes a la contratación y descuentos del mes de Junio y Julio de 2014.

12 Lo anteriormente expuesto se ha llevado a cabo teniendo en cuenta las actividades financieras de: - Identificación. - Clasificación. - Registro. - Elaboración de los Estados Contables y demás informes. - Análisis e Interpretación y comunicación de la Información Financiera. - Cuadros y graficas comparativas - Proyecciones conforme a lo estipulado en el contrato de concesión

13 Sistemas de Información. Se llevó a cabo la revisión y análisis del proceso contable del sistema integrado, con el fin de corroborar que todos los registros estén en debida forma asentados y con la totalidad de códigos y valores. (Actividad Mensual). Con base en lo anteriormente expuesto se han llevado a cabo las correcciones del caso en los registros del sistema para el mes de Junio. Es de anotar y de carácter especial que el compromiso que existe desde la asesoría financiera en lo que respecta a las mejoras del sistema integrado y a las gestiones que se puedan hacer para llevar a cabo el apoyo en este proceso de la Entidad y en lo que respecta al manejo de los módulos que hacen parte del sistema como un trabajo permanente con el proveedor del software y la alta gerencia para los avances y mejoras que se puedan dar en los sistemas de información de la Entidad.

14 Informes a los Diferentes Órganos de Control. Administración de Impuestos y Adunas Nacionales En el mes de Julio de 2014 se presenta a la Administración de Impuestos la Retención en la Fuente del mes de Junio de 2014, en los términos y vencimientos establecidos por el Ente de control y fiscalización (DIAN). Esta actividad se desarrolla revisando todos los descuentos que hacen parte de las cuentas efectivamente pagadas en dicho mes, además verificadas con los auxiliares del sistema contable. Con base en este proceso, se anexan a la cuenta de pago el auxiliar con los descuentos causados y efectivamente pagados, luego de este proceso se procede al cargue de información en la plataforma de la DIAN para ser validados y presentados en forma virtual.

15 Dirección territorial de Salud de Caldas. Se hace trazabilidad y seguimiento con las transferencias por concepto de los derechos de explotación que el concesionario realiza cada mes a la DTSC, proceso que se llevó a cabo con su respectiva elaboración, validación del formato de seguimiento y revisado de manera pormenorizada con el apoyo de nuestra asesoría. Contraloría Departamental de Caldas Se viene cumpliendo de manera mensual, con la presentación de los formatos establecidos por el Ente de control en la plataforma del SIA, de manera mensual, bimensual y trimestral como lo ordena y establece la contraloría general de caldas, Como son: - Servicio de la deuda. - Fiducias - Contratación - Circular No. 017

16 Contaduría General de la Nación Se revisó el Libro Mayor y Balance con corte a de 2014 con el fin de presentar el CGN contable a la Contaduría General de la Nación. Es de anotar y de carácter especial que se hizo el cargue y validación de la información financiera con corte a Junio 30 de 2014 en la plataforma chip en cumplimiento de lo requerido por el Ente de Control. Apoyo al Área Administrativa. Respuesta a los oficios: - Respuesta a Circulares de la Contraloría Departamental de Caldas - Oficios dirigidos a Susuerte S.A Además de lo anterior y a solicitud de la Gerente de EDSA se brindo apoyo en: - Revisión permanente de los requerimientos a los diferentes órganos de control. - Apoyo en los procesos de revisión mensual a los derechos de explotación que reporta el concesionario Susuerte S.A. - Presentación del informe de auditoría al Concesionario Susuerte S.A, los días 26 y 27 de Junio.

17 - Apoyo en respuesta dada a la Secretaria de Hacienda Departamental (Proyecciones de ingresos de EDSA para el marco fiscal de mediano plazo de la Gobernación de Caldas) RECOMENDACIONES GENERALES Conforme a los procedimientos y políticas contables y presupuestales de la Entidad se debe revisar el tema de la responsabilidad de firmar los CDP y los Recibos de Caja, si es de la persona que opera el presupuesto o por el contrario le corresponde a la Secretaria tesorera, ya que se vienen presentando falencias de este tipo. NOTA. 1. Es de suma importancia que en el área de tesorería anexen las consignaciones a los recibos de caja; ya que dentro de la revisión llevada a cabo al cierre financiero con corte a Junio 30 de 2014 se evidenciaron varios recibos de caja sin las consignaciones respetivas; teniendo que verificar con los listados suministrados por la Entidad financiera y los mismos estractos Bancarios

18 generando esto traumatismos y falta de eficacia en el momento de producir informes del sistema contable. Es de anotar que los certificados de cargues de información se remitieron vía web a los correos de la gerencia y la secretaria tesorera. ANEXOS 1. Anexos Retención en la Fuente 2. Cuadro revisión y control Mensual (Contrato de Concesión ). 3. Informe definitivo de la segunda auditoría al concesionario Susuerte S.A En espera de haber obrado de conformidad, Cordialmente, Original Firmado CARLOS JULIO ARIAS MARIN Asesor Contable