Guía de apoyo al proceso de rendición de cuentas 1

Transcripción

1 INTRODUCCIÓN Guía de apoyo al proceso de rendición de cuentas 1 Esta guía pretende resumir los principales insumos disponibles para realizar los procesos de rendición pública de cuentas (RPC) en los municipios. Para esto, se toma como referencia la información de las principales normas relacionadas con este proceso así como los contenidos del manual único de rendición de cuentas del 2014 publicado por el departamento nacional de planeación de Colombia. Este texto incluye además una lista de chequeo de los pasos, acciones y componentes que los actores municipales deben tener presentes en el proceso de RPC según lo contemplado para Colombia en el tema de Rendición Publica de Cuentas (RPC), donde todo su contenido está basado en el Manual único de Rendición de Cuentas 2 publicado en el año 2014 y el cual se considera la guía metodológica para que los municipios, distritos y departamentos realicen el proceso. Esta guía se diseña a modo de pasos, los cuales pretenden trazar el camino hacia un proceso de Rendición ágil y eficaz. Flujograma Metodológico de la RPC en los municipios 1 Elaborado por: Nairoby Cárdenas Velásquez, docente Facultad de Enfermería, Universidad de Antioquia. Daniel F. Patiño, docente Facultad de Medicina, Universidad de Antioquia 2

2 PASO 1: Conformación del equipo de trabajo Como la Rendición publica no es un acto que compete a un solo actor municipal sino que con ello se pretende que cada una de las delegaciones publicas informe a la comunidad la ejecución de las acciones contempladas en sus planes de acción, se propone que la RPC sea un actuar articulado. PASO 2 Participación Personal sugerido SI NO Secretario de Salud Secretaria de Hacienda Gerencia de la ESE Coordinador de la estrategia de Atención Primaria en Salud El segundo paso está dado por el conocimiento del contexto legal para este proceso, por ello antes de iniciar con el diseño o la ejecución de la Rendición Publica de cuentas, le sugerimos que junto a su equipo de trabajo, revisen la siguiente normatividad vigente en Colombia para este proceso. Lista de chequeo normatividad vigente en Colombia Frente al proceso de RPC Norma Constitución Política de 1991 Ley 152 de 1994 Ley 489 de 1998 Ley 850 d 2003 Conpes 3654 de 2010 Ley 1474 de 2011 Aspecto en que contempla la RPC La RPC está contemplada de forma implícita, con el sistema de pesos y contrapesos entre las ramas del poder público Establecen obligaciones para la elaboración de informes para la presentación de avances y progreso de los planes de desarrollo En esta Ley se moderniza la Administración Pública y se constituyen incentivos a la gestión pública, se adopta el modelo de control interno y se mencionan mecanismos optativos para la rendición de cuentas como las audiencias públicas Esta trata sobre veedurías ciudadanas En el cual se establece que la Rendición de Cuentas es un proceso permanente y no un simple acto de publicidad o cumplimiento normativo Está orientada a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. El artículo relevante para la RPC es el 78 sobre la Democratización de la Administración Pública Lectura previa SI NO

3 Decreto 2482 de 2012 Resolución 1536 de 2015 Aporta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión Establece los aspectos generales sobre la planeación integral de salud incluyendo aquellos relacionados con los procesos de rendición de cuentas. Los artículos más relevantes para RPC son el 48,49 y 50. Paso 3 Con su equipo de trabajo revise los objetivos y las acciones que en Colombia se sugieren para alcanzar estos objetivos dentro del proceso de RPC, además tenga presenta las tres acciones trasversales diseñadas como eje del proceso de planeación y ejecución de los ejercicios de RPC en los territorios. Objetivos y acciones concretas para alcanzar un buen proceso de RPC Objetivo Mejorar la información que se entrega a los usuarios Fomentar el dialogo y la retroalimentación entre entidades del Estado y los ciudadanos Promover comportamientos institucionales de rendición de cuentas de las entidades y petición de cuentas por parte de los ciudadanos aumentar sustancialmente el número de ciudadanos y organizaciones que hacen parte de los ejercicios de rendición de cuentas. Acción concreta para alcanzarlo Entregar información clara, comprensible, actualizada, oportuna, disponible y completa Más que informar, es explicar y justificar la gestión pública Generar buenas prácticas de RPC en el sector público y promover iniciativas ciudadanas de petición de cuentas a la Administración Pública. Generar actividades en el marco de los elementos fundamentales del proceso: información, diálogo e incentivos Acciones trasversales 1. Información de calidad y en lenguaje claro sobre los procesos y resultados de la gestión pública. 2. Diálogo para explicar, escuchar y retroalimentar la gestión, en estas los servidores públicos dan explicaciones y justificaciones o responden las inquietudes de los ciudadanos 3. Incentivos a los servidores públicos y a los ciudadanos PASO 4 Con los objetivos claros y conociendo las estrategias o acciones que se proponen, inicie junto a su equipo de trabajo el diseño de la jornada de RPC, para ello es indispensable conocer los temas y contenidos que debe presentar a la comunidad. Es así como se debe dentro de la ejecución de la jornada evidenciar de forma detallada los contenidos generales y fundamentales frente a los aspectos y tema de interés para la comunidad, para ello debe revisar si pose información sobre estos, para este ejercicio sírvase del siguiente instrumento.

4 Gestio n Cumplimiento de metas Presupuesto Lista de chequeo de Temas, aspectos y contenidos relevantes que la entidad debe comunicar y sobre los cuales debe rendir cuentas Tema Aspectos Contenidos generales Ejecución Presupuestal Estados Financieros Plan de Acción Programas y proyectos en ejecucio n Informes de Gestio n Presupuesto de ingresos y gastos (funcionamiento, inversión y servicio de la deuda) en ejercicio detallado de la vigencia (apropiaciones iniciales y finales, % de recursos ejecutados en ingresos y compromisos y obligaciones en gastos). Comparativo con respecto al mismo período del año anterior. Estados financieros de las últimas dos vigencias, con corte a diciembre del año respectivo. Objetivos, estrategias, proyectos, metas, responsables, planes generales de compras y distribucio n presupuestal de sus proyectos de inversio n. Plan operativo anual de inversiones o el instrumento donde se consignen los proyectos de inversio n o programas que se ejecuten en cada vigencia. Informe del grado de avance de las Poli ticas de Desarrollo Administrativo del modelo Integrado de Planeacio n y Gestio n: Gestio n misional y de gobierno. Transparencia, participacio n y servicio al ciudadano. Contenido fundamental % de recursos ejecutados (ingresos y gastos) a la fecha. Comparativo (agregado) con respecto al mismo período del año anterior. Mencio n de proyectos y programas en ejecucio n a la fecha y los proyectos y programas a ejecutar por la entidad durante el resto de la vigencia. % de avance en las metas dentro de los proyectos y programas en ejecucio n, a la fecha. Informacio n al instante de acciones de gestio n de la entidad. Aporte al cumplimiento en metas de gestio n y al desarrollo del Modelo Integrado de Planeacio n y Gestio n. Información sobre SI NO

5 Acciones de mejoramiento de la entidad Impactos de la Gestión Contratación Metas e Indicadores de Gestio n Informes de los entes de Control que vigilan a la entidad Procesos Contractuales Gestio n contractual Cambios en el sector o en la poblacio n beneficiaria Gestio n del Talento Humano. Eficiencia Administrativa. Gestio n Financiera. Metas e indicadores de gestio n y/o desempen o, de acuerdo con su planeacio n estrate gica. Relacio n de todas las entidades que vigilan y los mecanismos de control que existen al interior y al exterior para hacer un seguimiento efectivo sobre la gestio n de la misma. Relacio n y estado de los procesos de contratacio n. Nu mero y valor de los contratos terminados y en ejecucio n. a partir de la evaluaciones realizadas, informar sobre los cambios concretos que ha tenido la poblacio n o la ciudadaniá en el sector o en el territorio. % de avance metas, indicadores de gestio n y/o desempen o, de acuerdo con su planeacio n estrate gica, a la fecha. Concepto de los informes de los organismos que controlan la entidad. Plan de accio n de la entidad ante la calificacio n. Informacio n actualizada de los procesos de contratacio n. Informacio n actualizada de los contratos: objeto, monto y estado Informacio n sobre la mejora de la condicio n de bienestar general de los ciudadanos. Planes de mejora Informacio n sobre las acciones y la elaboracio n de planes de mejoramiento a partir de los mu ltiples requerimientos: informes de organismos de control, PQRS, jornadas de rendicio n de cuentas. Planes de mejoramiento de las entidades. Fuente: manual de RPC, pág. 17 PASO 5 Con el equipo de trabajo defina el cronograma y la población hacia la cual va a dirigir su actividad.

6 PASO 6 Finalmente, antes de poner en escena su acto de rendición publica de cuentas, verifique según esta última lista de cheque o toda la información que presentará. Lista de chequeo de los pasos, acciones y componentes que debe tener el proceso de RPC. Pasos Acciones Componentes Cumple Si No Análisis del estado de la rendición de cuentas de la entidad Diagnostico RPC en la entidad Este se debe hacer a partir de la elaboración de un balance de debilidades y fortalezas internas sobre las acciones de Rendición de Cuentas efectuadas en el año inmediatamente anterior. Este proceso tiene siempre presente la composición del indicador del avance del proceso de RPC Balance de debilidades y fortalezas de los mecanismos utilizados por cada elemento de la rendición de cuentas: información, diálogo e incentivos Descripción crítica cualitativa de dichos mecanismos frente a los resultados esperados Dar cuenta de los actores, donde se deben describir tanto los actores en su origen como en la relación que ellos sostienen con la entidad. Caracterización de los ciudadanos en grupos de interés Identificar objetivos y alcance Identificar variables y niveles de desagregación Es la acción mediante la cual se definen las características que diferencian un actor de otro reconociendo la diversidad Priorizar variables Identificar mecanismos para recolectar información Establecer grupos con características similares y analizar la información

7 Necesidades de información Capacidad operativa y disponibilidad de recursos Inventario y compilación de la información de la entidad Mecanismo de consulta sobre expectativas de información de los ciudadanos Valoración de la información por parte de la entidad Identificación información faltante por parte de la entidad Inventario de recursos: físicos, financieros y humanos Identificación de recursos faltantes Identificación de acciones de otras políticas sujetas a asociación con RPC Identificación de nuevas acciones a ejecutar Definición del objetivo de la estrategia y la selección de un conjunto de acciones Definición del objetivo Un objetivo claro permite determinar los efectos esperados y la manera de hacerles seguimiento a partir de indicadores puntuales Selección de acciones para divulgar la información Documental: Establecer e implementar una estrategia de comunicación a través de medios y mecanismos que faciliten el acceso de diversas poblaciones utilizando simultáneamente medios presenciales Preparación e identificación de la información Se refiere a la disponibilidad y difusión de datos, estadísticas o documentos, por parte de las Elaboración del documento, texto escrito o pieza comunicativa con los lineamientos de lenguaje claro Difusión o publicación del documento, texto o pieza comunicativa.

8 entidades públicas, los cuales deben cumplir requisitos de calidad, disponibilidad para llegarle a todos los grupos poblacionales y de interés. La información y la comunicación son procesos complementarios: la información debe ofrecerse a toda la población en general; la comunicación tiene unas poblaciones objetivo, por lo general usuarios o beneficiarios de servicios y grupos poblacionales o de interés conformados Selección de acciones para promover el dialogo El diálogo en la RPC se refiere a aquellas prácticas en que las entidades públicas, después de entregar información, dan explicaciones y justificaciones o responden las inquietudes de los ciudadanos frente a sus acciones y decisiones en espacios. La metodología de diálogo puede ser acompañada con el uso de mecanismos participativos apoyados por el uso de Tecnologías de la Información, tales como: chat, foros Ejemplos: informes de gestión o ejecución presupuestal, actualización electrónica, publicaciones, publicidad, comunicados de prensa, redes sociales, comunicación masiva, carteleras o avisos informativos, Convocar ampliamente a los grupos de interés identificados a los eventos y reuniones de RPC Las entidades públicas están obligadas a invitar a las veedurías ciudadanas Convocar con un plazo prudencial, se aconseja 15 días calendario como mínimo de antelación Para toda acción de diálogo es imprescindible suministrar información previamente a los ciudadanos convocados Los ejemplos de estos espacios de dialogo pueden ser: foro, ferias, audiencias públicas, grupo focal, reunión zonal, mesa de trabajo temática, encuentros regionales, asambleas comunitarias, observatorios ciudadanos, consejos o espacios formales de participación ciudadana, espacios a través de TIC

9 virtuales, video streaming, redes sociales, aplicaciones móviles. Selección de acciones de incentivos Se refieren a aquellas prácticas de las entidades públicas, tanto para servidores públicos como ciudadanos, que refuerzan el comportamiento de estos hacia el proceso de rendición de cuentas tales como premios o sanciones Cronograma para la rendición de cuentas Son acciones que deben ser mecanismos coordinados Capacitaciones a servidores públicos Encuestas y difusión de resultados Funcionario colaborador Participación y colaboración abierta Concurso de conocimientos de la entidad. Realizar cronograma que ayudará a realizar su seguimiento y control Implementación de las acciones programadas Ejecutar cada una de las acciones que se consignan en el cronograma Evaluación interna externa y Las actividades de evaluación debe realizarse a los procesos de RPC y monitoreo haciendo énfasis en Evaluación de cada acción Evaluación estratégica en conjunto Como herramienta de evaluación y seguimiento del proceso de rendición de cuentas de las entidades, se introdujo en el Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión el cual a partir de 70 preguntas del FURAG, las cuales son relacionadas con RPC sirven para que el Comité Técnico de Apoyo de la política elaboré un índice de RPC que es el instrumento de seguimiento del tema en las entidades territoriales. Informe de RPC general Con la información de estas preguntas y con los resultados de todas las acciones se elabora el documento de evaluación del proceso.