SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA INSTRUCTIVO ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS

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1 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA INSTRUCTIVO ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS /09/2016 VERSIÓN 01

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN Contexto de la Rendición de cuentas Marco Normativo Diagnóstico de la Rendición de Cuentas de la entidad Diseño de la estrategia de Rendición de Cuentas Objetivos de la estrategia de Rendición de Cuentas Acciones para la generación y divulgación de la información Acciones para promover el diálogo Acciones de incentivos Cronograma para la Rendición de Cuentas Evaluación y seguimiento... 14

3 INTRODUCCIÓN La Rendición de Cuentas constituye uno de los ejercicios más importantes para el desarrollo de los principios de Democracia Participativa y Soberanía Popular consagrados en la Constitución Política Colombiana, y es la expresión fundamental del derecho a controlar el poder público. El desarrollo jurisprudencial ha determinado que en una democracia participativa el derecho a acceder a la información constituye un instrumento indispensable para el ejercicio del derecho fundamental a participar en el control del poder político, de lo cual depende la efectividad del principio de responsabilidad política, así como la materialización del principio de publicidad que rige la función administrativa. En este sentido, la rendición de cuentas fortalece no sólo la transparencia del sector público, sino el concepto de responsabilidad y acceso a la información como requisitos básicos en una expresión del control social, en tanto éste último comprende acciones de petición de información y explicación, así como la evaluación de la gestión. El compromiso del SENA es generar espacios de interlocución, deliberación y comunicación, en los que se informe y explique a la ciudadanía los resultados de la gestión adelantada y someterse al control social, esto es, a la revisión pública y evaluación de la ciudadanía sobre nuestra gestión. Con este propósito, la estrategia de Rendición de Cuentas, busca promover comportamientos institucionales y ciudadanos, a partir de la interacción y promoción de iniciativas de petición de cuentas a la entidad, y su fin último: la búsqueda de la transparencia de la gestión de la administración pública.

4 1. Contexto de la Rendición de cuentas La Política de Rendición de Cuentas se orienta a consolidar una cultura de apertura de la información, transparencia y diálogo entre el Estado y los ciudadanos 1, facilitando la interacción y la participación de la ciudadanía en la toma de decisiones para mejorar la gestión de las entidades. La rendición de cuentas genera en la ciudadanía la posibilidad de estar informado desde la fuente principal de la gestión y los resultados de la entidad, lo que facilita el derecho de participación a través del control social. Fuente: MINTIC De conformidad con las orientaciones del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el proceso de rendición de cuentas hace parte de la política de Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano, por lo que la rendición de cuentas está incluida en el Plan de Acción Anual de la entidad y adicionalmente en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. 1 Documento CONPES 3654 de 2010

5 Fuente: Elaboración propia a partir del Modelo Integrado de Planeación y Gestión El proceso de Rendición de Cuentas fortalece la transparencia del sector público, así como el concepto de responsabilidad en los servidores públicos, mediante el logro de los siguientes objetivos: Mejorar los atributos de la información que se entrega a los ciudadanos, para lo cual la información que las entidades suministran debe ser comprensible, actualizada, oportuna, disponible y completa. Fomentar el diálogo y la retroalimentación entre las entidades del Estado y los ciudadanos, para lo cual las entidades deben no solo informar, sino también explicar y justificar la gestión pública. Promover comportamientos institucionales de rendición de cuentas de las entidades y petición de cuentas por parte de los ciudadanos a partir de la generación de buenas prácticas de Rendición de Cuentas en el sector público y la promoción de iniciativas ciudadanas de petición de cuentas a la Administración Pública. Para el desarrollo de los anteriores objetivos, la rendición de cuentas se fundamenta en tres elementos básicos:

6 1. Información de calidad y en lenguaje claro sobre los procesos y resultados de la gestión pública. 2. Diálogo para explicar, escuchar y retroalimentar la gestión. 3. Incentivos a los servidores públicos y a los ciudadanos. Elementos y actores del proceso de Rendición de Cuentas en Colombia Fuente: Manual Único de Rendición de Cuentas. DAFP/DNP Finalmente, es importante destacar que la versión 2015 de las Normas Técnicas 9001 y especifican el compromiso que la alta dirección debe demostrar con el Sistema de Gestión de Calidad asumiendo la responsabilidad y obligación de rendir cuentas con relación a la eficacia del sistema. De conformidad con lo expuesto, el presente documento, parte de la metodología planteada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, y fija la estrategia de Rendición de Cuentas del SENA, la cual se enmarca en los componentes de información, dialogo e incentivos para los servidores y ciudadanos, y busca construir una relación recíproca con diferentes actores sociales acerca de la gestión que realiza la entidad.

7 2. Marco Normativo Normatividad Constitución Política de 1991 Ley 152de 1994 Ley 489 de 1998 CONPES 3654 de 2010 Ley 1474 de 2011 Decreto 2482 de 2012 Observaciones Adoptó la democracia participativa contemplando el derecho ciudadano de vigilar la función pública y la obligación de los gobernantes de abrirse a la inspección pública y responder por sus actos Ley orgánica del Plan Nacional de Desarrollo Establece obligaciones de producción y presentación de información de la rama ejecutiva Organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional. Establece obligaciones de producción y presentación de información de la rama ejecutiva Lineamientos para consolidar la rendición de cuentas con el objeto de mejorar la transparencia del sector público y fortalecer la generación de información y los controles sobre la gestión de las entidades públicas. Normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Establece la obligatoriedad para todas las entidades de la Administración Pública, de rendir cuentas a la ciudadanía. Adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Incluye la estrategia de rendición de cuentas como uno de los componentes de la Política de Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Ley 1757 de 2015 Promoción y protección del derecho a la participación democrática. Establece que las entidades de la Administración Pública nacional y territorial, deberán elaborar anualmente una estrategia de Rendición de Cuentas. 3. Diagnóstico de la Rendición de Cuentas de la entidad. En cumplimiento de la normatividad ya mencionada, el SENA ha venido participando en la rendición de cuentas sectorial, bajo la tutela del Ministerio de Trabajo y según las directrices impartidas por esa entidad, como cabeza de sector administrativo de Trabajo. Para el efecto, anualmente el SENA elabora el informe de rendición de cuentas, el cual presenta un panorama de las acciones y/o proyectos que acercan la Entidad al desarrollo de

8 los compromisos y metas establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo, en el Plan Estratégico Sectorial y el Plan de Acción de la entidad durante la vigencia, de conformidad con el Decreto 2482 de 2012 por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, en el que se establece la política de desarrollo administrativo de Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano y el CONPES 3654 de 2010, en el que se define la Política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los ciudadanos. El documento relaciona los resultados obtenidos en los principales programas y proyectos, seguido de la exposición de las actividades más relevantes y significativas realizadas, la gestión presupuestal, las acciones focalizadas en torno a la transparencia, participación y servicio al ciudadano, así como las actividades de gestión del talento humano, la eficiencia administrativa, la estrategia de gobierno en línea y finalmente el avance en el modelo estándar de control interno MECI. El equipo humano, y los recursos tecnológicos con los que cuenta el SENA, le permite adelantar una serie de actividades que fortalecen el proceso de rendición de cuentas, en la medida que el Director de la entidad mantiene un contacto directo y diario con la comunidad, con sectores económicos, con organizaciones civiles y sociales a través de los diferentes programas y proyectos que adelanta el SENA en su quehacer institucional. De igual manera en las Regionales y Centros de Formación se adelantan un sinnúmero de actividades que dan cuenta de la Gestión que desarrollan, sin embargo no existe una articulación con la Dirección General de manera que se pueda evidenciar los ejercicios de Rendición de cuentas que permanentemente se adelantan en todo el país. Así las cosas, es importante destacar que la rendición de cuentas no termina o su único espacio no es la audiencia pública del sector, sino que la componen una serie de actividades que adelanta la entidad, y que deben organizarse dentro de la estrategia de rendición de cuentas que se plantea.

9 4. Diseño de la estrategia de Rendición de Cuentas. Entendida la estrategia de Rendición de Cuentas como una expresión de control social que comprende acciones de petición de información, participación ciudadana y evaluación de la gestión, y cuya finalidad es la búsqueda de la transparencia de la gestión de la administración pública, se espera fomentar el diálogo y la retroalimentación con los grupos de interés para la entidad. Si bien el SENA ya ha adelantado algunas de las acciones de información y diálogo que se proponen, es necesario articularlas para un efectivo ejercicio de rendición de cuentas, y para integrar las actividades que desde las regionales y centros de formación se adelantan y que tienen la connotación de Rendición de Cuentas de la gestión que desarrollan. 4.1 Objetivos de la estrategia de Rendición de Cuentas Ampliar los temas y contenidos de la información que entrega el SENA a través de los diferentes canales que ha dispuesto para la atención del ciudadano incluyendo la rendición de cuentas relacionada con el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol. Articular y documentar los diferentes mecanismos de rendición de cuentas con herramientas tecnológicas que faciliten el acceso a los ciudadanos, y permitan la retroalimentación en la gestión. A partir de los canales de diálogo implementados, realizar un seguimiento efectivo a la participación que la ciudadanía realice a través de ellos, y que estos aportes se utilicen para enriquecer el proceso mismo de rendición de cuentas y la gestión institucional. Generar incentivos para funcionarios públicos del SENA y para los ciudadanos por su participación en el ejercicio de Rendición de Cuentas. 4.2 Acciones para la generación y divulgación de la información.

10 El elemento de información en la rendición de cuentas se refiere a la disponibilidad y difusión de datos, estadísticas o documentos, por parte de las entidades públicas, los cuales deben cumplir requisitos de calidad, disponibilidad para llegarle a todos los grupos poblacionales y de interés. Acciones Descripción Producto a entregar Responsable Socializar en redes las Realizar publicaciones Reporte de las Oficina de actividades que se permanentes en las actividades publicadas Comunicaciones realizan y lideran redes sociales twitter, en redes, con tanto la Dirección Facebook, Instagram, identificación del tipo de como las diferentes YouTube y google+, de actividad y métricas de dependencias del las actividades más seguimiento en redes SENA importantes que realiza el SENA. Informe de gestión y Consolidar el Informe de gestión y Dirección de de ejecución documento de gestión y ejecución presupuestal Planeación y presupuestal ejecución presupuestal Direccionamiento Corporativo Informe de gestión al Consolidar documento Informe de gestión al Dirección de Congreso de la en el cual se detalla la Congreso de la República Planeación y República gestión realizada por el SENA Direccionamiento Corporativo Actualización web página Actualizar de manera permanente la página web con el objeto de comunicar las novedades de la entidad de manera rápida, directa y oportuna Información actualizada de manera permanente y matriz de seguimiento de las novedades publicadas. Oficina de Comunicaciones Elaboración de 1. Contenidos o 1. Publicaciones en publicaciones de memorias de las ferias, canales virtuales: página eventos, ferias, microruedas de empleo, web, SENA COMUNICA microruedas de y eventos de gestión. periódico y SENA empleo e COMUNICA TV investigaciones realizadas por la 2. Publicación de 2. Revista SENNOVA entidad en la página investigaciones y/o web o cualquier otro medio. resultados de trabajos e investigaciones específicas adelantadas por el SENA Diseño de publicidad Realizar piezas Promos audiovisuales comunicativas para otorgados por la ANTV promocionar los servicios de la entidad. Datos abiertos Fomentar la Disponibilidad de datos Todas las 1. Oficina de Comunicaciones y Dependencia o Regional encargada del evento de gestión. 2. Dirección de Formación Profesional Oficina de Comunicaciones

11 transparencia por medio de la información y los datos puestos al alcance del ciudadano y las empresas. primarios, sin procesar, en formatos estándar, estructurados e interoperables que faciliten su acceso a la ciudadanía y entidades y permitan su reutilización. dependencias 4.3 Acciones para promover el diálogo El elemento de diálogo en la rendición de cuentas se refiere a aquellas prácticas en que las entidades públicas, después de entregar información, dan explicaciones y justificaciones o responden las inquietudes de los ciudadanos frente a sus acciones y decisiones en espacios (bien sea presenciales generales, segmentados o focalizados o virtuales por medio de nuevas tecnologías) donde se mantiene un contacto directo. Acciones Descripción Producto a entregar Responsable Audiencia Pública Evento público entre Audiencia Pública de Dirección de ciudadanos, Rendición de Cuentas. Planeación y organizaciones y Direccionamiento servidores públicos en Audiencias Públicas Corporativo. donde se evalúa la participativas Oficina de gestión de la entidad Comunicaciones Ferias de gestión y mesas sectoriales Emitir programa radial y de Televisión SENA COMUNICA Implementación de la participación ciudadana a través de medios tecnológicos El SENA realiza permanentemente ferias, y Mesas Sectoriales y regionales concebidas como un espacio de concertación con el sector productivo, gubernamental y académico. Compromiso del SENA, para generar un canal de comunicación directo con la ciudadanía a través del programa radial y de televisión SENA COMUNICA Realización de chat, foros virtuales, video streaming. Matriz de seguimiento con detalle de los eventos Emisiones publicadas en la página web de la entidad Matriz de seguimiento con detalle de los eventos realizados Dependencia o Regional encargada de la mesa sectorial o feria de gestión. Oficina de comunicaciones Oficina de comunicaciones. Dependencia o Regional encargada

12 del foro, chat o evento realizado 4.4. Acciones de incentivos Las acciones de incentivos se refieren a aquellas prácticas de las entidades públicas, tanto para servidores públicos como ciudadanos, que refuerzan el comportamiento de estos hacia el proceso de rendición de cuentas. Se trata de adelantar acciones que contribuyan a la interiorización de la cultura de rendición de cuentas en los servidores públicos y ciudadanos. Acciones Descripción Producto a entregar Responsable Capacitación servidores públicos Concurso de conocimiento de la entidad Participación y colaboración abierta a Corresponde a un espacio académico, de educación continua presencial o virtual, para reforzar patrones de transparencia y eficiencia administrativa en los servidores públicos, y de conocimiento de la gestión institucional para los ciudadanos Generar incentivos a los funcionarios mediante un concurso de conocimiento sobre la entidad. Convocar a la ciudadanía a proponer ideas y soluciones a temas concretos de la gestión pública para la rendición de cuentas por medio del uso de nuevas tecnologías. Plan Institucional de Capacitación. Resultados y participación en el concurso Resultados convocatorias Secretaría General Secretaría General Dirección de Planeación Oficina de Comunicaciones Aquellas actividades contempladas en las acciones de información y diálogo que se han venido desarrollando en la presente vigencia, deberán reportarse en el repositorio documental a más tardar el 30 de septiembre. A partir de esa fecha, las actividades deberán reportarse cada 2 meses, con el objeto de tener un consolidado del avance en las acciones de información, diálogo e incentivos que se implementen.

13 Las áreas responsables del desarrollo de las actividades serán también responsables de reportar en el aplicativo la información en los tiempos establecidos. 5. Cronograma para la Rendición de Cuentas Estrategia / Componente ACCIONES DE INFORMACIÓN ACCIONES DE DIÁLOGO ACCIONES DE INCENTIVOS Actividades Socializar en redes las actividades que se realizan y lideran tanto la Dirección y las diferentes dependencias del SENA, así como las Regionales y Centros de Formación. Consolidar el documento de gestión y ejecución presupuestal Actualizar de manera permanente la página web con el objeto de comunicar las novedades de la entidad de manera rápida, directa y oportuna Elaborar publicaciones de eventos, ferias, microruedas de empleo e investigaciones realizadas por la entidad en la página web o cualquier otro medio Diseñar publicidad Realizar Audiencia de Rendición de Cuentas Realizar Audiencia Pública participativa Realizar Ferias de gestión y mesas sectoriales Emitir programa radial y de Televisión SENA COMUNICA Realizar chat, foros virtuales, video streaming. Capacitar a servidores públicos Generar incentivos a los funcionarios mediante un concurso de conocimiento sobre la entidad Entregable Reporte de las actividades publicadas en redes, con identificación del tipo de actividad y métricas de seguimiento en redes Informe de gestión y ejecución presupuestal Información actualizada de manera permanente y matriz de seguimiento de las novedades publicadas 1. Contenidos o memorias de las ferias, microruedas de empleo, y eventos de gestión. 2. Revista SENNOVA Piezas comunicativas para promocionar los servicios de la entidad Audiencia Pública de Rendición de Cuentas Audiencia Pública Participativa Matriz de seguimiento con detalle de los eventos Emisiones publicadas en la página web de la entidad Matriz de seguimiento con detalle de los eventos realizados Plan Institucional de Capacitación. Concurso de conocimiento de la entidad Periodo de Ejecución Fecha Fecha Inicio Finalización 1/02/ /12/2016 1/12/ /12/2016 Área responsable Oficina de Comunicaciones Regionales y Centros de Formación Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo 1/02/ /12/2016 Oficina de Comunicaciones 1/02/ /12/ Oficina de Comunicaciones y Dependencia o Regional encargada del evento. 2. Dirección de Formación Profesional 1/02/ /12/2016 Oficina de Comunicaciones 1/11/ /12/ /08/ /09/2016 1/02/ /12/2016 Dirección de Planeación Oficina de Comunicaciones Dirección de Planeación Oficina de Comunicaciones Dependencia o Regional encargada de la mesa sectorial o feria. 1/02/ /12/2016 Oficina de Comunicaciones 1/02/ /12/2016 Oficina de Comunicaciones 1/02/ /12/2016 Secretaría General 1/07/ /11/2016 Secretaría General

14 Convocar a la ciudadanía a proponer ideas y soluciones a temas concretos de la gestión pública para la rendición de cuentas Resultados convocatorias 1/07/ /10/2016 Dirección de Planeación Oficina de Comunicaciones EVALUACIÓN Realizar la evaluación de la estrategia de Rendición de cuentas Informe de la estrategia de Rendición de cuentas 1/12/ /12/2016 Dirección de Planeación La estrategia de rendición de cuentas incluye las diferentes actividades que desde las Regionales y Centros de Formación se realizan y que conllevan aspectos de rendición de cuentas. Teniendo en cuenta lo anterior, deberán reportar en el formato o plataforma que se adopte las actividades que en desarrollo de las acciones de información, diálogo o incentivos realicen en el transcurso de la vigencia. Cada una de las actividades que se desarrolle debe ser reportada por las áreas en el repositorio documental que para el efecto se implemente, el cual estará a cargo de la Dirección de Planeación con el soporte de la Oficina de Sistemas. Es responsabilidad de todos los servidores del SENA participar activamente en las acciones organizadas y lideradas por las dependencias de la Dirección General y deberá ser replicadas en las Regionales y Centros de Formación (Ej, El concurso conocimiento de la Entidad) así como reportar también estas evidencias. 6. Evaluación y seguimiento La entidad elaborará un informe con el resultado obtenido en las acciones de información, diálogo e incentivos, teniendo en cuenta sus logros y las dificultades y lo publicará en la página web para conocimiento de la ciudadanía en el mes de diciembre. A partir de la evaluación de las acciones del proceso de Rendición de Cuentas, se elaborará un plan de mejoramiento institucional el cual se registrará en la Plataforma CompromISO, en tanto uno de los propósitos de la rendición de cuentas es generar resultados visibles tanto

15 para la entidad como para los ciudadanos, por lo que la evaluación de las acciones se constituye en un insumo para retroalimentar la gestión y mejorarla. Para la realización del informe de evaluación, la entidad podrá apoyarse en el Formulario Único de Reporte y Avance de la Gestión, en el capítulo dedicado al proceso de Rendición de Cuentas. La evaluación incluirá los siguientes aspectos: 1. Temporalidad y periodicidad de las acciones. 2. Calidad de la información suministrada a partir de factores como pertinencia, funcionalidad, disponibilidad, confiabilidad, utilidad, relevancia, credibilidad, accesibilidad, oportunidad, entre otros. 3. Los contenidos de la información suministrada por la entidad en cada una de las acciones dados por las políticas de desarrollo administrativo del Modelo Integral de Planeación y Gestión. 4. Nivel de participación ciudadana. 5. Retroalimentación de la gestión verificando la utilización de las opiniones de los ciudadanos y sus propuestas en los planes de mejora institucional. La evaluación de las acciones de información, diálogo e incentivos será el insumo para la elaboración de la evaluación de la estrategia de Rendición de Cuentas en su conjunto, la cual será publicada en el mes de diciembre en la página web de la entidad, y se constituye en la última acción de la estrategia de Rendición de Cuentas.