Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción -Mapa de Riesgos de Corrupción

Transcripción

1 EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE ZIPAQUIRA "EAAAZ ESP" OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO INFORME AVANCE PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO, ART. 73 LEY 1474 CON CORTE A ABRIL 30 DE 2016 Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Subcomponente Actividades Meta o producto Responsable EAAAZ ESP. Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción -Mapa de Riesgos de Corrupción Fecha programada Avances Subcomponente /proceso 1 Política de Administración de Riesgos de Corrupción 1.1 Taller de capacitación de riesgos de corrupción. Mapa de riesgos de corrupción Jefe de planeación y desarrollo corporativo- Control Interno 31/03/2016 La Oficina asesora de Control Interno adelanto taller de riesgos de corrupción y delitos contrala administración Publica, del 26 al 28 de Enero de 2016 Subcomponente/proceso 2 Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción 2.1 Taller de elaboración de mapa de riesgos de corrupción Evidencias taller Jefe de planeación y desarrollo corporativo- Control Interno 31/03/2016 Los mapas de Riesgos de Corrupción por procesos, fueron elaborados en el marco de los talleres prácticos adelantados por la Oficina Asesora de Control Interno, los días 26, 27 y 28 de Enero del presente año. Subcomponente /proceso 3 Consulta y divulgación 3.1 Socialización del mapa de riesgos de corrupción Formato de asistencia y/o entregables Dueños y responsables de procesos, y jefe de calidad. 18/04/2016 El día 30 de Marzo, el mapa de riesgos de corrupción consolidado fue remitido para su publicación en la pagina web institucional, el día 31 de Marzo se envió por correo electrónico a los Subgerentes, Asesores, Jefes y Directores, solicitando su publicación, socialización y revisión. Subcomponente /proceso 4 Monitoreo o revisión 4.1 Taller de monitoreo y revisión Formato de asistencia y/o entregables Control interno. 18/10/2016 Taller programado para realizarse en el primer informe de seguimiento al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano Subcomponente/proceso 5 Seguimiento 5.1. Seguimiento al mapa de riesgos de corrupción. Registro de Seguimiento Dueños de procesos, Jefe de control interno y jefe de calidad. Cada 4 meses Se adelanto seguimiento por procesos a todos los riesgos identificados en el mapa de riesgos

2 Tipo de Racionalización Actividades Meta o producto Responsable Tecnológico 1.1 Administrativo 1.2 Disponer de mecanismos de seguimiento al estado del trámite/opa Beneficiar al usuario habitante de barrios distantes a la sede principal, minimizando los recorridos y desplazamiento Componente 2: RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES Implementación del pago en línea PSE Ampliación de puntos de atención Subgerencia Comercial Subgerencia Comercial Fecha programada Avances La Subgerencia Comercial, la Subgerencia Administrativa y Financiera informan que se vienen adelantando conversaciones con el Bancolombia y el Banco Colpatria, inicialmente a fin de revisar el costo -beneficio que este servicio generaría a los usuarios y a la EAAAZ ESP. La Subgerencia Comercial y la Subgerencia Administrativa y Financiera, indican que se esta haciendo seguimiento a los operadores bancarios a fin de verificar la efectividad del servicios; al mismo tiempo que esta en evaluación la vinculación de nuevos puntos. De igual forma, la Subgerencia Comercial, informa que Jefatura de Planeación y Desarrollo Corporativo esta revisando la posibilidad técnica y económica de ubicar un punto en el Barrio de la Esmeralda. Subcomponente Actividades Meta o producto Responsable Subcomponente Actualizar el plan de comunicaciones en lo relacionado con información al ciudadano. Componente 3: RENDICION DE CUENTAS Relación de necesidades de información de la ciudadanía. Gerente, Subgerentes, Asesores, Directores y Jefes. Fecha programada 15/04/2016 Avances La Jefe de Comunicaciones y Participación Ciudadana, informa que el Plan de Comunicaciones, en el ítem de comunicación Externa, contempla los mecanismos de comunicación e información a la comunidad en general.

3 Subcomponente 1 Información de calidad y en lenguaje comprensible 1.1 Publicación permanente de información con el uso de medios de comunicación donde se refleje información de la EAAAZ ESP. Medios de comunicación efectivos, radio, prensa, TV y Página Web y redes sociales Gerente, Jefe de control interno y Jefe de comunicaciones 01/03/2016 La Jefe de Comunicaciones y Participación Ciudadana, informa que se realizó la migración de Facebook a fan page, adecuación de canecas peatonales; campañas publicitarias de promoción del uso eficiente y ahorro de agua. Toda actividad adelantada se consigna en la "Matriz Seguimiento Redes Sociales" 2.1 Establecer una oficina móvil para la atención Adecuación oficina móvil para la atención Gerente 01/03/2016 Se realizó adecuación de la Buseta de la EAAAZ ESP MEDIANTE LA Orden de Compra N 04 de 2016 y en el marco del nuevo plan Corporativo adquirido con Avantel, y un (1) Mi-Fi el cual es modem de suministro de internet para la buseta de la empresa en la cual se realizarán los conversatorios con la comunidad la EAAAZ en tu barrio con capacidad de (20) gigas. 2.2 Crear el espacio radial, escuchar y dar respuestas a las inquietudes a la comunidad. Grabación de sesiones radiales. Gerente 01/03/2016 A partir de enero, se ha venido realizando un programa semanal de una hora, en la emisora Catedral Estéreo y Armoniaz con el fin de acercarnos a la comunidad y contarles la gestión adelantada por la EAAAZ E.S.P, este programa está dirigido a la comunidad y fortalece la participación ciudadana.

4 Subcomponente 2 Diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones 2.3 "LA EAAAZ EN TU BARRIO "Encuentros con la comunidad. Evidencias visuales o físicas Gerente y Jefe de comunicaciones El Gerente General, Óscar Castillo Barrantes, ha liderado diferentes conversatorios con la comunidad denominados La EAAAZ en tu barrio esta iniciativa busca generar espacios de diálogo en los que se plantean las principales inquietudes y problemáticas que tienen los ciudadanos frente a la prestación de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo. A partir de estas jornadas, la Gerencia General y las diferentes subgerencias han adquirido una serie de compromisos con la comunidad, los cuales han venido siendo ejecutados en el menor tiempo posible. Estas actividades de dialogo social son organizadas y convocadas por la Oficina de Comunicaciones y Participación Ciudadana. 2.4 Realizar la rendición de cuentas a la comunidad en espacio publico. Evento de rendición de cuentas con los diferentes grupos de interés. Gerente y Jefe de comunicaciones 01/02/2017 La Oficina de Comunicaciones y Participación Ciudadana, informa que a demás de las actividades anteriormente informadas, la EAAAZ ESP, realizó por medio escrito y radial, la divulgación de los cien (100) días de Gestión. Subcomponente 3 Incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición de cuentas 3.1 Crear agenda ciudadana donde se consoliden los compromisos con la comunidad "comprometidos con la gente" Realizar seguimiento y consolidar permanentemente actividades que tiene que ver con la rendición de cuentas. Registro de visita y compromisos comunitarios Gerente y Jefe de comunicaciones 01/04/2016 La Oficina de Comunicaciones y Participación Ciudadana, informa que a demás de las actividades anteriormente informadas, la EAAAZ ESP, realizó por medio escrito y radial, la divulgación de los cien (100) días de Gestión. Subcomponente 4 Evaluación y retroalimentación 4.1 Avance de gestión e informe social Jefe de comunicaciones. 31/06/2016 y La Oficina de Comunicaciones y Participación Ciudadana, realiza el registro y seguimiento a la información suministrada a la comunidad por los diferentes medios de comunicación dispuestos por la EAAAZ ESP.

5 a la gestión institucional 4.2 Evaluar el cumplimiento de las acciones planeadas Informe de cumplimiento actividades de rendición de cuentas Jefe de comunicaciones. 31/12/2017 La Oficina de Comunicaciones y Participación Ciudadana, tiene pendiente esta evaluación. Subcomponente Actividades Meta o producto Responsable Subcomponente 1 Estructura administrativa y Direccionamiento estratégico Subcomponente 2 Fortalecimiento de los canales de atención Difundir el portafolio de servicios de la EAAAZ ESP a la ciudadanía. Establecer un punto de atención desconcentrado equidistante a la población. Componente 4: Servicio al Ciudadano Registros y evidencias de socialización Punto de atención implementado Jefe de planeación y desarrollo corporativo, Subgerencia comercial y jefe de comunicaciones Fecha programada 15/06/2016 Gerente 01/08/2016 Avances La Subgerencia Comercial y la Jefa de Comunicaciones, informan que se esta trabajando en cambios al portafolio de servicios, los cuales serán presentados y socializados, una vez finiquitados La Subgerencia Comercial, informa que Jefatura de Planeación y Desarrollo Corporativo esta revisando la posibilidad técnica y económica de ubicar un punto en el Barrio de la Esmeralda. Subcomponente 3 Talento humano 3.1 Desarrollar las competencias y habilidades para el servicio al ciudadano en los servidores públicos Registros de capacitación y socialización. Jefe de talento humano, Subgerencia comercial y Jefe de atención al usuario. 15/08/2016 Dentro del Plan de Capacitaciones se encuentra establecido lo relacionado a fortalecer las competencias de los funcionarios a través del SENA.

6 La Subgerencia Comercial para la atención de los PQR s cuenta con la Jefatura de Atención y Servicio al Usuario, encargada del registro y seguimiento a las solicitudes y quejas presentadas por los usuarios y/o comunidad en general. Subcomponente 4 Normativo y procedimental 4.1 Efectuar seguimiento a las PQR y a los derechos de petición. Relación PQR interpuestas. Subgerencia comercial, Jefe de atención al usuario y Jefe Oficina Jurídica. Constante La Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, indica que se viene realizando el registro y seguimiento a los derechos de petición radicandos ante la EAAAZ ESP, para los cuales solicita diligencia en la proyección de las respuestas, a fin de efectuar su revisión y ajuste cumpliendo con los plazos estipulados por la Ley. De igual forma informa que como estrategia de apoyo y articulación con la Subgerencia Comercial, ha facilitado a una funcionaria de su oficina, para que apoye esta subgerencia en lo concerniente al tramite de derechos de petición.

7 El Subgerente Comercial resalta los beneficios que ha traído la instalación del digiturno, quien ofrece datos estadísticos sobre la calificación registrada por cada usuario atendido en la sede administrativa. Subcomponente 5 Relacionamiento con el ciudadano 5.1 Medir la satisfacción del ciudadano respecto a la atención prestada en la sede Administrativa de la EAAAZ ESP. Medición de satisfacción. Jefe de calidad y técnico de calidad. Cierre de cada periodo de facturación La Jefatura del Sistema de Gestión de Calidad indica que para medir la satisfacción de todos los usuarios, se realiza anualmente una encuesta de satisfacción con una población muestral seleccionada de la bases de datos de la EAAAZ ESP, por lo tanto es importante aclarar que no se efectúa en cada periodo de facturación, por lo tanto la Oficina Asesora de Control Interno recomienda modificar y esclarecer esta actividad en el marco del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. 5.2 Implementar un sistema de turno para atención al ciudadano. Sistema implementado Subgerencia comercial, Jefe de atención al usuario. La Subgerencia Comercial informa los resultados de la implementación del digiturno y los beneficios que representan para la Empresa, se sugiere revisar la incorporación al Sistema de Gestión Integrado. Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información Subcomponente Actividades Meta o producto Responsable Fecha programada Avances

8 1.1 Directorio de información de servidores públicos. Directorio publicado en la pago web Jefe de Recursos Humanos, Jefe de sistemas y Jefe de Comunicaciones. 15/06/2016 Se evidencia la construcción y publicación del directorio en la pagina web Institucional, por parte de la Oficina de Comunicaciones y Participación Ciudadana, quien adelanta la diagramación de la información, con base en los datos suministrados por la oficina de Recursos Humanos. Subcomponente 1 Lineamientos de Transparencia Activa Por lo tanto se sugiere y aprueba vincular como responsable de esta actividad a la Oficina de Comunicaciones y Participación Ciudadana. 1.2 Publicación de Procesos y procedimientos ante la empresa en la pago web. Procesos y procedimientos actualizados Jefe de sistema de gestión de calidad- Jefe de sistemas. 15/06/2016 El Jefe de la Oficina de Gestión de Calidad, manifiesta que en la pagina web se ha publicado información relevante al Sistema de Gestión Integrado, pero recomienda realizar la evaluación de la pertinencia en la publicación de documentos que pueden ser considerados como privados, tales como manuales e instructivos. Subcomponente 2 Lineamientos de Transparencia Pasiva 2.1 Control y reporte de solicitudes de información Estadística de solicitudes Jefe de atención y servicio al usuario. La Subgerente Administrativa y Financiera, plantea que desde el Sistema de Gestión Integrado, se visualice la posibilidad de documentar un formato, registro o control tipo ventanilla única desde el puesto de recepción a fin de evidenciar las estadísticas de solicitudes efectuadas ante la EAAAZ ESP. Subcomponente Crear el registro o inventario de activos de información Acto administrativo Jefe de sistema de gestión de calidad- Jefe de sistemas, Técnico Archivo. Se vincula al Técnico de Archivo como corresponsable de esta actividad y se resalta desde la Oficina de Control Interno la

9 Subcomponente 3 Elaboración los Instrumentos de Gestión de la Información Subcomponente 4 Criterio diferencial de accesibilidad Esquema de publicación de la información Índice de información clasificada y reservada Diagnostico de accesibilidad a los espacios físicos de empresa para personas en condiciones de discapacidad. (ley 1346 de 2009) acto administrativo acto administrativo Documento de diagnostico. Jefe de sistema de gestión de calidad- Jefe de sistemas, Técnico Archivo. Jefe de sistema de gestión de calidad- Jefe de sistemas, Técnico Archivo. Técnico de proyectos, Oficina de planeación y desarrollo corporativo. desde la Oficina de Control Interno la importancia de adelantar y cumplir con estas obligaciones y las demás descritas en la Ley de Transparencia, siendo urgente determinar el funcionario que debe liderar este proceso. La Jefatura de Planeación y Desarrollo Corporativo, informa que sta revisando las instalaciones administrativas de la EAAAZ ESP a fin de expedir el respectivo diagnostico y proponer alternativas relacionadas con la atención a personas en condición de discapacidad. El Subgerente Técnico y Operativo, indica que hay alternativas diferentes a la instalación de un ascensor en el área de la Subgerencia Comercial, hecho que será evaluado por la Oficina de Planeación. Subcomponente 5 Monitoreo del Acceso a la Información Pública 5.1 Informe de solicitudes de acceso a la información. Reporte solicitudes. Jefe de sistema de gestión de calidad- Jefe de sistemas. Al igual que el numeral 2.1, la Subgerente Administrativa y Financiera, plantea que desde el Sistema de Gestión Integrado, se visualice la posibilidad de documentar un formato, registro o control tipo ventanilla única desde el puesto de recepción, a fin de evidenciar las estadísticas de solicitudes efectuadas ante la EAAAZ ESP. HECTOR MAURICIO MONTES PADILLA JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

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