PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016 I. ANTECEDENTES - ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN

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1 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO I. ANTECEDENTES - ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN Des su creación, Oleoducto Central S.A. OCENSA ha sido una sociedad economía mixta segundo grado l orn nacional. No existe una norma legal que manera exhaustiva termine un régimen jurídico único aplicable a todos los aspectos las sociedas esta naturaleza. No obstante lo anterior, algunos apartes l estatuto anticorrupción contenido en la Ley y el Decreto son aplicabilidad para las sociedas economía mixta, y en virtud lo anterior, OCENSA sarrolló y publicó ntro l plazo terminado para el 2013 (30 abril), 2014 y 2015 (31 enero) el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano cada año. De conformidad con las actualizaciones incorporadas en el Decreto 124, Ocensa ha realizado la actualización l Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, tal como se indica en el presente documento, y lo ha publicado ntro l plazo terminado para el mismo (31 marzo ). El Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano OCENSA, se basa en la normatividad aplicable, los estándares la industria y las políticas internas la compañía. La visión OCENSA en los temas ética y cumplimiento se fundamenta en formar y forjar en los trabajadores, contratistas y más grupos interés, un perfil un ciudadano ético, convencido que actuar con transparencia es la mejor opción. II. REVISIÓN PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO REVISIÓN PLAN DE TRABAJO Ocensa elaboró y ejecutó un plan trabajo en ética y cumplimiento para 2015, incluyendo entre otros, las recomendaciones presentadas por la auditoria externa concluida a inicios 2015, tendiente a reforzar el programa ética y cumplimiento, cumpliendo satisfactoriamente con la meta propuesta. Dentro las principales actividas que se trabajaron se encuentran: a) Fortalecimiento la estructura ética y cumplimiento Se creó una red líres éticos a través la organización, signando en los procesos más críticos funcionarios con el rol apoyar en la intificación y administración riesgos ética y cumplimiento en sus respectivos procesos, y generando sesiones entrenamiento para estos funcionarios. Se realizaron capacitaciones en ética y cumplimiento con diferentes enfoques según roles: capacitaciones generales a todos los empleados y a contratistas y proveedores, y capacitaciones especificas a líres éticos y administradores contratos. 1 / 8

2 b) Evaluación riesgos Se inició la actualización mapas riesgos ética y cumplimiento por proceso bajo la metodología corporativa. En conjunto con los líres éticos se elaboraron planes trabajo para la revisión los controles por procesos. c) Refuerzo a los procesos Debida Diligencia Contrapartes Se revisaron y reforzaron los procedimientos segmentación contrapartes y bida diligencia, en especial frente a contratistas y proveedores. d) Procedimiento para la atención asuntos la línea ética y cumplimiento e) Monitoreo Se revisó y actualizó el proceso atención asuntos recibidos a través la línea ética y cumplimiento. En conjunto con los líres éticos se establecieron planes trabajo para la revisión controles en ética y cumplimiento por proceso. El área auditoria alantó el plan auditorías para 2015 por procesos con enfoque en ética y cumplimiento. f) Cumplimiento normativo Se revisaron y actualizaron procedimientos y documentos internos a la luz la normatividad vigente. III. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 1. PRIMER COMPONENTE: ESTRATEGIA DE GESTIÓN DEL RIESGO Ocensa utiliza el Manual Gestión Riesgo, la Política Gestión Riesgo y más documentos relacionados y finidos por la compañía para gestionar los Riesgos Ética y Cumplimiento, ntro los cuales se contemplan los riesgos corrupción. Componente 1: Estrategia Gestión l Riesgo Actividas Meta o producto Responsable Fecha programada 1 Política Administración Riesgos Actualización la política gestión riesgos. Actualización l estándar gestión riesgos. Política gestión riesgos actualizada Estándar Gestión Riesgos actualizado Jefe Riesgos Jefe Riesgos Esta actividad se cumplió en noviembre 2015 Esta actividad se cumplió en noviembre Actualización l proceso gestión riesgos. Proceso gestión riesgos. Jefe riesgos Esta actividad se cumplió en octubre / 8

3 2 Construcción l Mapa Riesgos Corrupción 2.1 Actualizar el mapa riesgos corrupción la entidad. Mapa con la actualización los riesgos corrupción. Jefe Riesgos y Profesion al Senior Ética y Cumplimi ento 31 Diciembre 3 Consulta y divulgación 3.1 Sesiones trabajo con los líres los procesos para la revisión y socialización l mapa riesgos corrupción, controles y acciones. Matrices y mapa con la actualización los riesgos corrupción por proceso. Jefe Riesgos y Lír Proceso Entre marzo y diciembre 4 Monitoreo y revisión 4.1 Sesiones con líres procesos y/o líres éticos para revisar el estado l monitoreo los riesgos corrupción y controles. Formatos monitoreo Jefe Riesgos y Lír Proceso Entre marzo y diciembre. 5 Seguimiento 5.1 Ejecución l Plan General Auditorias, que incorpora evaluaciones dirigidas a evaluar los controles internos dirigidos a mitigar los principales riesgos incluyendo los riesgos corrupción. Informe Auditoria Director Auditoria Interna Entre enero y diciembre según Plan Anual Auditoria. 2. SEGUNDO COMPONENTE: RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES En el, OCENSA continuará dando cumplimiento a la normatividad expedida por el Ministerio Minas y Energía, que regula la relación OCENSA con sus clientes, y la cual ha sido adoptada e incorporada expresamente en el Manual l Transportador OCENSA. La compañía durante el año seguirá dando cumplimiento a las normas que le sean aplicables, en especial aquellas que regulen la relación OCENSA con terceros. Entre y 2017 la compañía estará implementando una serie medidas tecnológicas que, entre otras cosas, agilizarán los procesos nominación y contabilidad volumétrica para los clientes la compañía. 3 / 8

4 Componente 2: Estrategia Racionalización # Nombre l trámite, proceso o procedimiento Tipo racionalizació n Acción específica racionalización Situación actual Descripción la mejora a realizar al trámite, proceso o procedimiento Beneficio al ciudadano y/o entidad Depenncia responsable Fecha realización Inicio dd/m m/aa Fin dd/m m/aa 1 Nominaciones Tecnológica Actualización la plataforma tecnológica para el envío nominaciones para transporte crudo. El usuario dispone un acceso web para el envío nominaciones al Oleoducto, en el cual se dispone la información básica para realizar la nominación, sin embargo no se muestra información adicional utilidad para el usuario. Se configurará una plataforma nominaciones que muestre al usuario información relevante sobre sus contratos transporte y/o cesiones capacidad que le permitan gestionar una mejor manera su capacidad en el oleoducto. Reducción tiempos Automatizaci ón trámites Gerente Dirección Estrategia Finanzas TI/ y 02/02 / 31/12 / 2 Contabilidad Volumétrica Tecnológica Habilitación una plataforma tecnológica para el manejo procesos contabilidad volumétrica y gestión inventarios crudo Los balances volumétricos y el libro inventarios crudo se gestionan mediante hojas cálculo. Mediante la implementación este software se reducirán los tiempos cálculo los balances volumétricos. Reducción tiempos Gerente TI/ Dirección Estrategia y Finanzas 02/02 / 30/01 / TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS OCENSA cuenta con diferentes herramientas para la rendición cuentas sobre su sempeño, abarcando aspectos económicos, sociales, ambientales y participación ciudadana Reporte sostenibilidad: OCENSA ha adoptado la metodología internacional G4 l Global Reporting Initiative (GRI) mediante la cual informa a sus grupos interés los resultados en las dimensiones social, económica y ambiental para el año inmediatamente anterior. Este proceso adicionalmente cuenta con una fase retroalimentación sobre los intereses y expectativas los grupos interés Encuentros comunitarios: Con el fin dar a conocer un balance la gestión, OCENSA sarrolla encuentros comunitarios que consisten en la interlocución entre gobiernos, ciudadanos y las organizaciones, brindando información clara y transparente sobre las actuaciones la compañía, y a su vez propiciando un escenario diálogo para escuchar las expectativas y solicitus las comunidas Democracia, Participación Ciudadana y Control : Dentro l marco la política relaciones con la comunidad, OCENSA alanta manera continua un programa Fortalecimiento Institucional que consiste en acciones orientadas a: (i) formación competencias ciudadanas para la comprensión l funcionamiento l Estado, (ii) capacitación técnica para 4 / 8

5 incorporar en la gestión local la participación ciudadana y el control social en la gestión l gobierno, (iii) fortalecimiento las organizaciones comunitarias y sociedad civil para la acuada gestión iniciativas ciudadanas en el sarrollo local, y (iv) aplicación mecanismos participación formal para el ejercicio l control social a la gestión pública. Componente 3: Estrategia Rendición Cuentas Actividas Meta o producto Responsable 1 Información calidad y en lenguaje comprensible 2 Dialogo doble vía con la ciudadanía y sus organizadores Preparación contenidos sobre los temas a informar en los encuentros comunitarios. Preparación y realización los encuentros comunitarios Guion aprobado Gerente Encuentros comunitarios realizados acuerdo calendario eventos. al Gerente Fecha programada 31 Agosto 30 Sept. 3 Incentivos para motivar la cultura la rendición y petición cuentas Evaluación y 4.1 retroalimentación a la gestión institucional Divulgación interna l proceso. Realización encuentros comunitarios. Publicación interna l resultado los encuentros. Encuentros comunitarios realizados acuerdo calendario eventos. al Gerente Gerente 31 Octubre 30 Sept. 3. CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO Ocensa cuenta con una oficina para la atención Peticiones, Quejas y Reclamos, Sugerencias (PQRS) que hace parte la Dirección Integral, cuya gestión está orientada principalmente a fortalecer el molo relacionamiento con los grupos interés la compañía y el mejoramiento continuo. Las PQRS puen ser presentadas ante la compañía por medio los siguientes canales: Verbalmente: toda persona pue presentar una PQRS personalmente o telefónicamente ante cualquier funcionario Ocensa, o través la línea telefónica (1) extensión 0642 y la línea emergencia Escrito: toda persona pue presentar una PQRS forma escrita a Ocensa: o Ante cualquier funcionario Ocensa. Todos los empleados Ocensa están en la obligación recibir las PQRS. o Por el correo electrónico: quejasyreclamos@ocensa.com.co 5 / 8

6 o En la página web Durante el 2015 se validó el proceso atención a PQRS a la luz los principios rectores las Naciones Unidas con lo cual se están reforzando actividas tales como divulgación, validación, y evaluación. Componente 4: Atención al Ciudadano Actividas Meta o producto Responsable Fecha programada 1 Estructura Administrativa y Direccionamiento Estratégico Intificar buenas prácticas realizadas por OCENSA y proponer acciones mejora para los procesos OCENSA. Presentar informes trimestrales a la Alta Dirección. Informe buenas prácticas y recomendacion es Informes trimestrales Gerente Gerente 31 Diciembre Q1: 15 abril Q2 15 julio Q3: 15 octubre Q4 15 enero. 2 Fortalecimiento los canales atención 2.1 Actualización la página web Ocensa que facilitar el acceso por parte los grupos interés para presentar PQRS por este medio. Página Actualizada Gerente Comunicaciones 31 Diciembre 3 Talento Humano Reinducción a funcionarios Ocensa sobre la gestión PQRS. Inducción a nuevos empleados Ocensa sobre la gestión PQRS Acta asistencia a capacitaciones - 100% personal nuevo capacitado. - Acta asistencia a inducción. Gerente Gerente 31 Diciembre 31 Diciembre 4 Normativo y Procedimental Actualización el procedimiento gestión PQRS acuerdo a los Principios Rectores Naciones Unidas para empresa. Actualización la carta trato digno. Procedimiento actualizado Carta trato digno actualizada Gerente Gerente 31 Diciembre 30 Junio 6 / 8

7 5 Relacionamiento con el ciudadano 5.1 Evaluación l sistema PQRS con comunidas seleccionadas. Informe resultados la evaluación Gerente 31 Diciembre IV. QUINTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN Bajo lo establecido en la ley y creto , Ocensa realizará las siguientes actividas durante el. Componente 5: Transparencia y Acceso la Información Actividas Meta o producto Responsable 1 Lineamiento transparencia activa 2 Lineamiento transparencia pasiva 3 Elaboración instrumentos Gestion la Información Mantener la información pública la entidad, en la página web la compañía. Información publicada Gerente Estrategia y Asesoría Legal. Principio gratuidad: En Ocensa tanto la presentación PQRS como la reproducción la información solicitada, cuando ello aplique, es gratuita. Contenido y Oportunidad: Se da respuesta por escrito a las PQRS ya sea en físico o por correo electrónico y ntro los términos ley. Mantener publicado el Registro Activo Información y el esquema publicación información. Registro Activo Información esquema publicación publicado. y Gerente Estrategia y Asesoría Legal Indicador Mantener el 100% la información pública la entidad, en la página web. N/A N/A Mantener el 100% l registro activo información y esquema publicación publicado. Fecha programada Permanente N/A N/A Permanente 4 Criterio diferencial accesibilidad 4.1 Implementar medidas para accesibilidad a información pública. Medidas para accesibilidad a información pública implementadas. Gerente Estrategia y Asesoría Legal y Gerente TI Cumplir con el 100% las estrategias accesibilidad establecidas por la entidad para. Hasta el 31 diciembre. 5 Monitoreo l acceso a la información publica 5.1 Actualización trimestral l informe solicitus Informes trimestrales solicitus Gerente 4 actualizaciones al año. Cada meses tres 7 / 8

8 V. INICIATIVAS ADICIONALES La estrategia anticorrupción Ocensa para está enmarcada en la continuación l plan trabajo ética y cumplimiento la compañía, don se trabajará principalmente en las siguientes áreas: a) Fortalecimiento la estructura ética y cumplimiento: (i) Consolidando la cultura la legalidad y la transparencia a través campañas comunicación y capacitaciones a líres éticos, empleados y contratistas, (iii) Comunicando y reportando periódicamente a los niveles directivos los avances en el programa ética y cumplimiento y la gestión asuntos la línea ética y cumplimiento, (ii) Trabajando continuamente con los líres éticos, con un enfoque en tección y prevención riesgos ética y cumplimiento en los respectivos procesos, y monitoreando la implementación los planes trabajo en ética y cumplimiento por proceso establecidos en b) Continuar con la atención asuntos la línea ética y cumplimiento, con un enfoque en verificación nuncias como medio para intificar áreas mejora y controles a implementar. c) Continuar con la actualización los mapas riesgos por proceso, articulado con el trabajo los líres éticos. d) Ejecución l Plan Anual auditorías con enfoque en ética y cumplimiento. e) Revisión y actualización las herramientas tecnológicas para gestionar riesgos ética y cumplimiento. 8 / 8