Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017

Transcripción

1 Atención al Ciudadano Entidad: Vigencia: Fecha de publicación Empresas Publicas Municipales de Sibaté SCA ESP Año 30-ene-17 Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción -Mapa de Riesgos de Corrupción Meta o producto Responsable Fecha programada /proceso 1 Política de Administración de Riesgos de Corrupción 1.1 Actualización del impacto de los riesgos de corrupción establecidos para la vigencia Mapa de Riesgos de Corrupción Actualizado Todos los Procesos 15 de septiembre de En cumplimiento del Artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 así como lo establecido en el documento ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO (Versión 2),se dio actualizacion al mapa antocorrupcion para la vigencia, este mapa de riesgos fue revisando en la revision por la direccion de la vigencia 2016 de acuerdo a la revision anual de los mapas de riesgo. En cumplimiento del Artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 así como lo establecido en el documento ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO (Versión 2),se dio actualizacion al mapa antocorrupcion para la vigencia, este mapa de riesgos fue revisando en la revision por la direccion de la vigencia 2016 de acuerdo a la revision anual de los mapas de riesgo. En cumplimiento del Artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 así como lo establecido en el documento ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO (Versión 2),se dio actualizacion al mapa antocorrupcion para la vigencia, este mapa de riesgos fue revisando en la revision por la direccion de la vigencia 2016 de acuerdo a la revision anual de los mapas de riesgo. / proceso 2 Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción /proceso 3 Consulta y divulgación 3.2 Publicar el mapa de riesgos de corrupción definitivo Divulgar el mapa de riesgos de corrupción definitivo Mapa de riesgos de corrupción publicado Mapa de riesgos de corrupción divulgado Gerencia General 30 de enero de Gerencia General 30 de Abril de SI 100 enero de en ña pagina web de la entidad En comité de Sostenibilidad Contable, fue divulgado a los lideres de procesos con riesgos de corrupcion, publicados en el mapa actualkizado en mes de septiembre, se evidencia esta socializacion en el acta No, 01 del pasado 27 de Abril del. SI 100 enero de en ña pagina web de la entidad En comité de Sostenibilidad Contable, fue divulgado a los lideres de procesos con riesgos de corrupcion, publicados en el mapa actualkizado en mes de septiembre, se evidencia esta socializacion en el acta No, 01 del pasado 27 de Abril del. SI 100 enero de en ña pagina web de la entidad En comité de Sostenibilidad Contable, fue divulgado a los lideres de procesos con riesgos de corrupcion, publicados en el mapa actualkizado en mes de septiembre, se evidencia esta socializacion en el acta No, 01 del pasado 27 de Abril del. /proceso 4 Monitoreo o revisión Monitorear y/o revisar el mapa de riesgos de Informe de resultados de monitoreo y Líderes de procesos con riesgos corrupción de la Empresa revisión de corrupción 30 de Octubre de la fecha programada es hasta el 30 de octubre, fecha que concuerda con el tiempo establecido para realizar la revision a los mapas de riesgo de la entidad, tiendo ne cuenta que la revision para el mapa de riesgo de corrupcuin se realiza en septiembre de la fecha programada es hasta el 30 de octubre, fecha que concuerda con el tiempo esyablecido para realizar la revision a los mapas de riesgo de la entidad, tiendo ne cuenta que la revision para el mapa de riesgo de corrupcion se realiza en septiembre de 2016, este sera objeto se segumiento y cumplimiento d ela actividad descrita para el tercer seguimiento. El 20 de cotubre como parte del monitoreop establecido en este plan, se realizo actualizacion del mapa de riesgos de acuerdo a la metodologia implementada para la gestion de riesgos por Empresas Publicas Municipales de Sibate durante la vigencia, se tablecieron valoracion antes y despues de los controles para mayor mitigacion de los riesgos. / proceso 5 Seguimiento 5.1 Realizar seguimiento a la efectividad de los controles establecidos para los riesgos de corrupción Informe de resultados Oficina de Control Interno 31 de Diciembre de Como indicador anual de la oficina de Control Interno evalua la efectividad de los contraoles se evaluara al finalizar la vigencia. Como indicador anual de la oficina de Control Interno evalua la efectividad de los contraoles se evaluara al finalizar la vigencia. De acuerdo a la nueva metodoligia implementada se realizo seguimiento en el Registro R ,que corresponde a la matriz de calculo de riesgos y este seguimiento se realizo el 30 de diciembre de.

2 Atención al Ciudadano Componente 2: Estrategia Antitrámites COMPONENTE ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLE En acta No. 01 de reunion entre la gerencia y la el auxiliar administrativo de Identificación de tramites: verificar el 30 junio de inventario de tramites Gerencia General, Auxiliar administrativo PQR actividad para proxima ejecucion para reporte en siguiente informe En acta No. 01 de reunion entre la gerencia y la el auxiliar administrativo de PQR, se definieron los tramites quue llega a cabo la empresa y asu vez cuales deben ser revisados para posteriormente ajustarlos de acuerdo a las necesidades de la misma. La entidad identificaron 14 tramites a la fecha del seguimiento correspondiente. PQR, se definieron los tramites quue llega a cabo la empresa y asu vez cuales deben ser revisados para posteriormente ajustarlos de acuerdo a las necesidades de la misma. La entidad identificaron 14 tramites a la fecha del seguimiento correspondiente. RACIONALIZACIÓN DE TRAMITES Racionalización de Gerencia General, Subgerencia 31 de octubre de trámites identificados Técnica Operativa, Auxiliar (tiempo de ejecucion hasta para revisión administrativo PQR octubre) para reporte en siguiente informe Con el fin de realizar la racionalizacion, según acta No. 2, de reunion entre la gerencia, la subgerencia tecnica operativa y el auxiliar administrativo de PQR y con el fin de desarrollar esta actividad antes de su vencimiento, mediante esta acta se definen los criterios para los diferentes tramites de la entidad y asi lograr racionalizacion. Con el fin de realizar la racionalizacion, según acta No. 2, de reunion entre la gerencia, la subgerencia tecnica operativa y el auxiliar administrativo de PQR y con el fin de desarrollar esta actividad antes de su vencimiento, mediante esta acta se definen los criterios para los diferentes tramites de la entidad y asi lograr racionalizacion.

3 Atención al Ciudadano Componente 3: Rendición de cuentas Meta o producto Responsable Fecha programada Durante este periodo de evaluacion la entidad 1.1 Publicar, difundir y actualizar información importante sobre informes de gestión anuales, contratación, contrato de condiciones uniformes, resoluciones y actos administrativos, indicadores, resultados sobre la prestación de los servicios AAA. Informes y documentos publicados y actualizados en la página web de la entidad Gerencia General, Secretaria General, Subgerencia Técnica 31 de Diciembre de Operativa, Responsables de procesos y auxiliar administrativo (responsable de comunicaciones) Actividad en ejecucion Durante este periodo de evaluacion la entidad ha realizado publicaciones correspondientes a contratacion de la Vigencia 2016, contratacion mensual de la vigencia, informe de gestion de la vigencia 2016, informe ejcutivo de Control Interno, Indicadores de Gestion, etc. mediante la pagina Web Actividad en ejecucion 50% ha realizado publicaciones correspondientes a contratacion de la Vigencia 2016, contratacion mensual de la vigencia, informe de gestion de la vigencia 2016, informe ejcutivo de Control Interno, Indicadores de Gestion, etc. mediante la pagina Web, ademas se ha actualuzado la contratacion mensual realizada, se han publicado los informes de seguimiento de la Oficina de Control Interno y las ofertas publicas que ha Actividad en ejecucion 100% Durante este periodo de evaluacion la entidad ha realizado publicaciones correspondientes a contratacion de la Vigencia,informes, resoluciones y toda informacion importante que deba conocer la ciudadania etc. mediante la pagina Web. Información de calidad y en lenguaje comprensible realizado la entidad. Se han realizado 6 programas de television Se han realizado 6 programas de television 1.4 Elaboración programa de TV presentando los logros alcanzados por la Entidad Gerencia General. Auxiliar Capitulo por mes, presentado en el Programa mensual Administrativo (responsable de canal comunitario desde marzo de comunicaciones) Actividad en ejecucion 20% Se han realizado 2 programas de television (Marzo-Abril), los cuales resposan copias en la secretaria general como soporte del contrato No. 014 del 15 de Febrero del Actividad en ejecucion 70% (Marzo-Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto), los cuales resposan copias en la secretaria general como soporte del contrato No. 014 del 15 de Febrero del. Ademas de eso se encuentra dentro del plan de medio y la matriz de comunicaciones del proceso de Actividad en ejecucion 100% (Marzo-Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto), los cuales resposan copias en la secretaria general como soporte del contrato No. 014 del 15 de Febrero del. Ademas de eso se encuentra dentro del plan de medio y la matriz de comunicaciones del proceso de comunicaciones de la entidad. comunicaciones de la entidad. Diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones Socialización de la estructura y acciones de la Empresa con los vocales de control social semestral Gerencia General 30 Diciembre de actividad para proxima ejecucion para reporte en el siguiente informe actividad para proxima ejecucion para reporte en el siguiente informe actividad para proxima ejecucion para reporte en el siguiente informe pertenecientes a los comités de control social de los servicios públicos domiciliarios Dentro de la rendicion de cuentas la Gerencia Dentro de la rendicion de cuentas la Gerencia General previo al comienzo de rendir la General previo al comienzo de rendir la Incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición de cuentas Capacitación e información interna a los funcionarios y ciudadanos sobre la importancia de la rendición de cuentas. 1 capacitación Subgerencia Administrativa y Financiera y Auxiliar Administrativo RR.HH. 31 Mayo de actividad para proxima ejecucion para reporte en el siguiente informe informacion correspndciente a la vigencia 2016, expuso una breve capacitacion a la ciudadania asistente y al personal de la entidad sobre la rendicion de cuentas y su importancia, esto se realizo el 11 de mayo de acuerdo a la programacion y la invitacion para hecha por los vocales de control social y la entidad a los informacion correspndciente a la vigencia 2016, expuso una breve capacitacion a la ciudadania asistente y al personal de la entidad sobre la rendicion de cuentas y su importancia, esto se realizo el 11 de mayo de acuerdo a la programacion y la invitacion para hecha por los vocales de control social y la entidad a los representantes de las juntas y ciudadania en representantes de las juntas y ciudadania en general. general. La encuesta de satisfaccion al usuario realizada durante el mes de noviembre se puede encotnrar en el siguiente link Evaluación y retroalimentación a la gestión institucional 4.2 Evaluación del impacto en la ciudadanía sobre la información publicada por la Empresa Evaluar las capacitaciones a funcionarios y ciudadanos sobre la importancia de la rendición de cuentas Encuesta de impacto de medios Gerencia General Anual 1 evaluación realizada Auxiliar Administrativa (responsable de comunicaciones) 30 de diciembre de vigencia. Teniendo ne cuneta los resultados de la encuesta de satisfaccion de usuarios, con la pregunta orientada ak impacto de los medios de comunicación. vigencia. la pagina web de la entidad www. Epmsibate.com, en esta encuesta ademas de la satisfaccion de los usuarios se mide la persepcion que tiene la ciudadania frente a los medios de conunicacion e informativos con los que la entidad cuenta. vigencia.

4 Atención al Ciudadano Componente 4: Servicio al Ciudadano Meta o producto Responsable Fecha programada Se realizo ajuste al ciclo PHVA y de Estructura administrativa y Direccionamiento estratégico Proceso y procedimiento actualizado (si es Gerencia General, Auxiliar administrativo 1.1 Verificar, analizar y actualizar el proceso de PQR y atención al usuario 31 de Octubre de necesario) PQR (tiempo de ejecucion hasta octubre) Se realizo ajuste al ciclo PHVA y de acuerdo a la norma ISO 9001:2015, al proceso y procedimiento de PQR. La modifcain fue realizada con fecha del 31 de agosto con letra de cambio K. acuerdo a la norma ISO 9001:2015, al proceso y procedimiento de PQR. La modifcain fue realizada con fecha del 31 de agosto con letra de cambio K. La adecuacion y ampliacion de la La adecuacion y ampliacion de la Adecuación de los espacios físicos donde se ubica la atención y el servicio al ciudadano. Ampliación de la oficina de PQR Gerencia General 31 de Octubre de oficina de PQR comenzo desde la vigencia 2016, logrando cumplir en total la adecuacion de la oficina para los auxilaires administrativos, en este periodo de evaluacion el proceso culmina con la adecuacion de una sala de espera, con television coninformacion de la entidad y una La adecuacion y ampliacion de la oficina de PQR comenzo desde la vigencia 2016, logrando cumplir en total la adecuacion de la oficina para los auxilaires administrativos, en este periodo de evaluacion el proceso culmina con la adecuacion de una sala de espera, con television coninformacion de la entidad y una turnera para los usuarios. oficina de PQR comenzo desde la vigencia 2016, logrando cumplir en total la adecuacion de la oficina para los auxilaires administrativos, en este periodo de evaluacion el proceso culmina con la adecuacion de una sala de espera, con television coninformacion de la entidad y una turnera para los usuarios. turnera para los usuarios. Dentro de este seguimiento se pudo Fortalecimiento de los canales de atención determinar que la entidad no desarrollo la actividad correspondiente,dentro del plan de medios no fue considerada esta actividad y por lo tanto no se destinaron los recursos para lo 2.2 Mejoramiento de la interacción con los ciudadanos a través de las redes sociales Activación de cuentas de redes sociales Gerencia General 30 de diciembre de Se esta determinando a cargo de quien se atribuirian estas funciones. Se esta determinando a cargo de quien se atribuirian estas funciones. NO 0% mismo. La oficina de Control Interno recomienda, que teniendo en cuenta la participacion ciudadana y la facilidad que da el interactuar con los ciudadanos por medoo de las redes sociales, se aplique esta herramienta para la vigencia 2018 y se logre asi lograr mayor informacion y participacion ciudadana. Talento humano Funcionarios capacitados en atención al Realizar capacitación a funcionarios, que tienen contacto directo con Subgerencia Administrativa y Financiera y ciudadano 31 de Octubre de el usuario. Auxiliar administrativa RR.HH. Se realizo capacitacion de comunicación afectiva y efectiva a traves de la atencion al cliente, el 22 de Junio de se soporta de acuerdo al registro de solicitud de capacitacion, registro de asistencia y evaluacion de la capacitacion, esta capacitacin estuvo dirigida a todos los funcionarios del area adminsitrativa y area de el fontaneria. 3.2 Realizar campañas informativas sobre la responsabilidad de los Funcionarios frente a los derechos de los ciudadanos Sensibilización a funcionarios Subgerencia Administrativa y Financiera y Auxiliar administrativa RR.HH. 31 de Octubre de Normativo y procedimental Implementar y documentar un Manual de Atención al Usuario y PQR Manual de PQR Auxiliar administrativo PQR 31 de Octubre de Teniendo en cuenta que durante la vigencia se realizo actualizacion al Sistema Integrado de gestion en empresas Publicas Municipales de Sibate, el proceso de PQR, se modifico de acuerdo al ciclo PHVA, incluyendo en este orden rtodas las actividades realizadas dentro del procedimiento, por lo tanto no vio la encesidad de incorporar un Manual, teniendo en cuenta que el P10-01 Procedimiento de Atencion al Cliente describe cada una de las etapas y los insumos del mismo. Este procedimiento se actualizo con ultima fecha el 30 de Noviembre de. La encuesta de satisfaccion al usuario realizada durante el mes de noviembre se puede encotnrar en el siguiente link 5 Relacionamiento con el ciudadano 5.2 Medir la satisfacción del ciudadano, usuarios, clientes y/o grupos de interés Actualizar y aplicar encuesta de satisfacción Anual Auxiliar Administrativo PQR 31 de Octubre de La encuesta anual para medir la satisfaccion de los usuarios se viene realizando en el mes de octubre. La encuesta anual para medir la satisfaccion de los usuarios se viene realizando en el mes de octubre. /control-social/encuestas-desatisfaccion.htmlde la pagina web de la entidad www. Epmsibate.com, en esta encuesta ademas de la satisfaccion de los usuarios se mide la persepcion que tiene la ciudadania frente a los medios de conunicacion e informativos con los que la entidad cuenta.

5 Atención al Ciudadano Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información Meta o producto Responsable Fecha programada Lineamientos de Transparencia Activa 1.2 Seguir instructivo para cargue de información en la pagina web Instructivo Control Interno, Auxiliar administrativa (encargada de comunicaciones), Gerencia General 31 de octubre de Lineamientos de Transparencia Pasiva Revisar el Procedimiento de correspondencia para el mejoramiento de la gestión y seguimiento procedimiento revisado y actualizado Gerencia General, Secretaria General 30 de octubre de El procedimiento de Recepcion, radicacion y tramite de correspondencia interna y externa se creo con edicion del dia 30 de septiembre de, con el codigo P 09-03, haciendo parte integral del proceso de Gestuion documental. Elaboración de los Instrumentos de Revisar y realizar diagnósticos a las Tablas de Retención Documental - TRD actuales. TRD actualizadas (responsable de archivo) 30 de noviembre de 50% Se dio inicio con la capacitacion al personal sobre el archivo y A la fecha del seguimiento, se esta realizando verificacion y revision de las tablas de retencion documental propuestas por el asesor para cada una de las areas, una vez sean aprobadas por cada dueño de proceso y la alta direccion se realizara la resilucion de aprobacion e implemntacion de las mismas. Por medio de la resolucion 050 de septiembre de se actualizaron y adoptaron las tablas de retencion documental para Empresas Publicas Municipales de Sibate, asi mismo por medio de la resolucion 051 de spetiembre de se adoptaron las tablas de valoracion documental Gestión de la Información 3.2 Revisar y actualizar el registro de activos de información 1 registro de activos de información actualizado (responsable de archivo) actualizacion de la tablas de retencion documental. 30 de noviembre de Anualmente se realiza la actualizacion del registro de actuvos de informacion de acerudo a la transferencia de docuemtos que realizan las areas de la entidad, sin embargo es importante mencionar que cada area cuenta con su registro de activos de informacio actualizado. Fue delineado en mla Criterio diferencial de accesibilidad* Implementar lineamientos de accesibilidad a espacios físicos para población adulta mayor y en situación de discapacidad Implementación de espacios Auxiliar administrativa (encargada de comunicaciones) 30 de octubre de parte exterior de la entidad el ingreso para poblacion adulta mayor y en situacion Fue delineado en mla parte exterior de la entidad el ingreso para poblacion adulta mayor y en situacion de discapacidad. Fue delineado en mla parte exterior de la entidad el ingreso para poblacion adulta mayor y en situacion de discapacidad. de discapacidad. 5 Monitoreo del Acceso a la Información Pública 5.1 Generar informe de solicitudes de acceso a la información informe Auxiliar administrativa PQR, 30 de noviembre de Durante el ningn ciudadano hizo solicitud para accedder a la informacion, por lo tanto no se genera informe si no constancia asrgumentando que no hubo lugar a ninguna solicitud.