Unidad III. Mapeo de información. información

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1 Unidad III Mapeo de información información

2 Do cumentación técnica Esquema conceptual: Unidad III Fragmentación Relevancia Etiquetado Definición Fundamentos Consistencia Gráficas integradas 1. Conceptos básicos Detalle accesible Jerarquía de fragmentos 3. Unidades de información y etiquetas 2. Principios del mapeo de información Concepto Elementos Organización Componentes Tamaño Reglas de formato 8. Tipografía UNIDAD III 48 Definición Clasificación Mapeo de información 4. Mapeo de información Espaciamiento Concepto Modificaciones usuales Componentes Medidas Características y ventajas Formato Proceso de información Interlineado Reglas tipográficas 6. Tipos de información y bloques clave Reglas de formato Estructura visible Mapas de procedimiento 7. Ilustraciones Mapas de proceso Mapas de estructura 5. Etiquetas de bloques Tipos Manejo de ilustraciones Dibujos de líneas Fotografías Mapas de concepto Mapas de principio Mapas de hecho Mapas de clasificación Tipo de etiquetas Reglas para etiquetar Etiquetas independientes del tema Etiquetas específicas del tema Etiquetas combinadas

3 Unida d I I I. Ma peo de información Semana 6 Presentación Hay situaciones en que la escritura tradicional o la literaria no satisface las necesidades que han aparecido con la revolución de información, por lo que ha surgido una nueva manera de organizar y presentar la información, basada en principios experimentales de la comunicación clara. A esta técnica se le ha llamado mapeo de información, uno de los elementos primordiales para realizar la documentación técnica. El mapeo se basa principalmente en principios, unidades, etiquetas, bloques, ilustraciones y elementos de tipografía. Objetivos específicos El alumno definirá los principios básicos del mapeo de información e identificará la importancia de cada uno de éstos en la documentación técnica. 49 Tema y subtemas II. III Mapeo de información III.1 Conceptos básicos III.2 Principios del mapeo de información

4 Do cumentación técnica III.1 Conceptos básicos Definición del mapeo de información Fundamentos del mapeo de información Características del mapeo de información El Mapeo de Información (mi) significa convertir el documento en un verdadero mapa, con fragmentos claros y señalamientos adecuados, de tal modo que el lector obtenga con facilidad el beneficio de su contenido. La metodología del Mapeo de Información está basada en más de veinte años de investigación sobre la forma en que la gente lee y entiende la información. El Mapeo de Información parte de determinar a quién va dirigido el documento y qué se desea lograr con él. Usa una terminología clara y sin ambigüedades. Va directamente al punto, es conciso. Cada fragmento de información muestra una sola idea, es decir, forma un bocado de información (information chunk). La notación que se usa está documentada y explicada al inicio del texto. El documento tiene la estructura de un árbol que se divide en ramas cada vez más pequeñas y detalladas. Esta estructura es inmediatamente visible por el arreglo del texto y el uso de la tipografía. 50 Al mapear información se construyen mapas con diferente nivel de detalle, de tal modo que pueden hacerse acercamientos según las necesidades del lector. Es decir, permite una lectura ejecutiva u operativa por la forma en que está presentado. III.2 Principios del mapeo de información Antecedentes del mapeo de información Creador del mapeo de información Los siete principios del mapeo de información La documentación técnica ha evolucionado a partir de 1930 de la siguiente forma: 1930: Documentación militar e información clasificada. 1940: Documentación de procesos de manufactura. 1950: Teorías administrativas. 1960: Documentación técnica de equipos de cómputo. 1970: Mapeo de Información - Universidad de Stanford. 1980: Certificaciones iso. 1990: Producción masiva de aplicaciones para computadoras personales. 2000: Documentos electrónicos. En 1974, Robert E. Horn, en la Universidad de Stanford, creó la técnica de Mapeo de Información tomando como base estudios psicológicos sobre la percepción y las ciencias cognoscitivas. El Mapeo de Información está basado en siete principios básicos de la comunicación. Estos principios (y las reglas para aplicarlos) aseguran un estilo de escritura

5 Unida d I I I. Ma peo de información que satisface las necesidades tanto de los lectores como de los escritores. Dichos principios son: 1. Principio de fragmentación 2. Principio de relevancia 3. Principio de etiquetado 4. Principio de consistencia 5. Principio de gráficas integradas 6. Principio del detalle accesible 7. Principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas El principio de fragmentación El principio de fragmentación consiste en que los escritores deben organizar la información en unidades pequeñas y manejables. Una unidad de información manejable consiste en no más de nueve piezas de información (párrafos, ilustraciones, tablas, etc.), colocadas en forma conjunta. A esto se llama el límite de fragmentación. Las investigaciones psicológicas de George A. Miller 4 han demostrado que la gente puede procesar y recordar mejor hasta 7 más/menos 2 piezas o unidades de información a la vez (piénsese, por ejemplo, en los números telefónicos). Esto es entre 9 (7+2) y 5 (7 2) unidades de forma simultánea. Conforme la información aumenta en complejidad, el límite de fragmentación disminuye, es decir, si la información tiene un alto nivel de complejidad será necesario hacer menos fragmentos. Los escritores deben crear unidades de información que no excedan del límite de fragmentación. Este límite se aplica a todos los niveles de un documento. Al fragmentar la información, el escritor mejora la comprensión así como la velocidad para la búsqueda y acceso a la información. Dado que los lectores pueden retener mejor de 5 a 9 piezas de información en la memoria de corto plazo, comprenden más rápida y completamente el material que ha sido fragmentado. Cuando los lectores buscan en un documento una pieza específica de información, la encuentran más rápidamente cuando está fragmentada. La mente humana tiende, automáticamente, a agrupar los objetos en categorías. Un escritor debe asegurarse de que el lector agrupe las unidades como él lo hizo, a través del principio de fragmentación. Concepto de límite de fragmentación Fundamento del principio de fragmentación Justificación del principio de fragmentación 51 4 Miller, G. (1956). Psychological Review. Consultado en 01 de octubre de 2009 en user/smalin/miller.html

6 Do cumentación técnica Ejemplo del principio de fragmentación Por ejemplo: el director de una empresa dividió un manual que contenía veinticinco políticas en las siguientes tres categorías: Parte 1: Políticas Financieras Parte 2: Políticas de Seguridad Parte 3: Políticas de Organización El principio de relevancia Implicaciones del principio de relevancia El principio de relevancia consiste en que los escritores deben asegurarse de que toda la información contenida en un fragmento se refiera a una sola idea basada en su propósito o función para el lector. Para lograrlo se debe: 52 Ventajas del principio de relevancia Ejemplo del principio de relevancia Colocar juntas las ideas similares. Eliminar de cada fragmento las ideas que no tengan relación entre sí. Los escritores deben estar seguros de que los fragmentos se limiten a una sola clase de información. Todas las oraciones o diagramas de un fragmento deben pertenecer a un solo tema. Además, se debe eliminar la información irrelevante. Las palabras y frases de transición deben ir en otros fragmentos. El empleo del principio de relevancia ahorra tiempo y ayuda a comprender los contenidos. En un fragmento se incluye solamente información relevante para ahorrar tiempo durante la lectura inicial o cuando el lector busca sólo cierta información en particular. Si en un fragmento hay solamente información de una misma clase, los lectores no tienen que cambiar de velocidad o ritmo cuando están leyendo una unidad de información. Si se incluye información no relevante, los lectores tienen que imaginar por qué está ahí ese material extraño, qué hacer con él y a qué parte pertenece. Esto es un trabajo extra y reduce la velocidad del lector. Por ejemplo: cuando un equipo de escritores está desarrollando un manual de usuario para una computadora personal sería conveniente que utilizaran el principio de relevancia. Por lo que los escritores deben asegurarse de separar la información en cómo usar el sistema y en cómo funciona el sistema. Un escritor escribió el siguiente borrador: Diferencial por riesgo es un porcentaje sobre el salario por hora que se paga a un empleado cuando trabaja en condiciones peligrosas.

7 Unida d I I I. Ma peo de información Cuando el personal de mantenimiento trabaja sobre un andamio, le pagamos un diferencial por riesgo. El escritor revisó el borrador y al aplicar el principio de relevancia, escribió la información en dos fragmentos: Diferencial por riesgo es un porcentaje sobre el salario por hora que se paga a un empleado cuando trabaja en condiciones peligrosas. Cuando el personal de mantenimiento trabaja sobre un andamio, le pagamos un diferencial por riesgo. En tus palabras, cuál es la diferencia entre el principio de fragmentación y el de relevancia? El principio de etiquetado El principio de etiquetado se refiere a que después de organizar las oraciones relacionadas en unidades manejables, los escritores deben poner una etiqueta a cada unidad de información. De tal forma que el etiquetado facilita la comprensión y el acceso a la información. 53 La investigación indica que la gente comprende y tiene acceso a la información más rápidamente si tiene una idea previa de lo que va a leer. Una etiqueta ofrece al lector un planteamiento previo de cada unidad de información. Es un avance en la organización mental del lector. La etiqueta sobresale del resto y permite buscar rápidamente la información. Los lectores pueden utilizar las etiquetas para encontrar con rapidez la información que necesitan. De acuerdo con el ejemplo anterior, el escritor creó dos fragmentos de información, uno para la definición y otro para el ejemplo. Si se aplica el principio de etiquetado quedaría así: Justificación del principio de etiquetado Ejemplo del principio de etiquetado Definición Diferencial por riesgo es un porcentaje sobre el salario por hora que se paga a un empleado cuando trabaja en condiciones peligrosas. Ejemplo Cuando el personal de mantenimiento trabaja sobre un andamio, le pagamos un diferencial por riesgo. El siguiente ejemplo describe gráficamente los títulos y etiquetas. El documento muestra algunas páginas de un manual, escritas con el método de mapeo de información.

8 Do cumentación técnica Cómo usar la tarifa de recolección y entrega Cuándo usar Propósito Diagrama Definición ProcedimientoEjemplo 5 Tarifas de entrega Política de apoyo al cliente Contraejemplo Tarifa de entrega Política 4 Introducción Justificado 3 Comentario Manual de recolección y entrega de carga 2 arérea 1 El principio de consistencia Ventajas del principio de consistencia Consiste en que los escritores deben usar palabras, etiquetas, formatos, organización y secuencias similares para temas semejantes. La consistencia ahorra tiempo a los lectores porque les permite: 54 Encontrar rápidamente la información que necesitan. Localizar la información semejante y evitar la ambigüedad. Concentrarse en el contenido y no en la forma. Evitar la variedad en los documentos técnicos Muchas técnicas tradicionales de redacción (y de capacitación) motivan a los escritores a utilizar la variedad para entretener al lector, es decir, el uso de sinónimos. Sin embargo, al escribir documentos técnicos y de negocios, la calidad se manifiesta en la capacidad del lector para usar el documento en la realización de su trabajo. Así, en este caso la variedad suele distraer y retardar, en vez de facilitar el trabajo. Este documento se ha escrito de acuerdo con los principios del mapeo de información. Se han utilizado las ideas guía como etiquetas de ciertos párrafos. La información se ha organizado de la misma manera en cada tema y subtema. Además, se ha redactado cada principio como un enunciado que explica lo que debe y no debe hacer el escritor técnico. Estos ejemplos ilustran la consistencia en los niveles de las palabras, en las etiquetas, en los formatos y en la organización. El principio de gráficas integradas Descripción del principio de gráficas integradas Los escritores deben usar diagramas, tablas, ilustraciones, como una parte integral del texto y no como un complemento que se agrega después de terminar de escribir. En un documento escrito con el método de mapeo de información, las gráficas mantienen la continuidad del texto, las gráficas son el texto.

9 Unida d I I I. Ma peo de información La investigación indica que aproximadamente el 50% de los adultos aprenden mejor si se apoya de ilustraciones u otros elementos gráficos en lugar de palabras. Si las gráficas como diagramas, ilustraciones y tablas representan una parte integral del texto, los lectores no tienen que recorrer todo el documento para encontrar lo que necesitan. Cuando un tema necesita un tipo de diagrama o tabla específicos, el escritor contará con un modelo de gráfica para solucionar el problema. Estas gráficas pueden ayudar a los escritores a estructurar y organizar sus documentos. Por ejemplo: en la redacción tradicional, suelen aparecer en un párrafo dos o más enunciados de la forma Si... Entonces... como se muestra a continuación: Justificación del principio de gráficas integradas Aplicación del principio de gráficas integradas Ejemplo del principio de gráficas integradas Ofrecemos crédito a clientes establecidos que han girado, en el pasado, órdenes con nosotros. Si una orden es por doscientos cincuenta pesos ($250) o menos, esperamos el pago inmediato de la orden porque el costo de papelería es demasiado alto para justificar que el crédito se otorgue. En órdenes de doscientos sesenta ($260) a cinco mil pesos ($5000), otorgue el crédito si no hay pagos vencidos. Las órdenes por más de cinco mil pesos deben ser remitidas a un supervisor. A continuación se presenta la misma información con gráficas integradas. En este caso, una tabla que llamamos Tabla de decisión. Si las órdenes son... y... Entonces... $ o menos _ rechace la solicitud $ a $ no hay pagos vencidos autorice el crédito más de $ _ remítala al supervisor 55 Un documento técnico puede estar compuesto sólo de gráficas? El principio del detalle accesible Los escritores deben escribir utilizando un nivel de detalle que permita que la información que el lector necesita sea accesible y que el documento sea útil para todo tipo de lectores. En otras palabras, poner lo que el lector necesita donde lo necesita. Se deben incluir visiones generales, resúmenes, descripciones, diagramas y ejemplos claramente etiquetados para presentar toda la información abstracta. Y también se deben colocar siempre los diagramas y ejemplos cerca del texto que ilustran. El procesador humano de información, el cerebro, trabaja mejor cuando los principios abstractos, conceptos y procedimientos se apoyan y explican con ejemplos concretos. Descripción del principio del detalle accesible Justificación del principio del detalle accesible

10 Do cumentación técnica En seguida se presenta parte de un procedimiento sin diagramas ni ejemplos. Tal como está puede ser útil solamente para personas con experiencia en el uso de Word XP o más reciente. Paso Procedimiento Pasos para modificar el estilo Normal en Word XP 1 Seleccione Formato Estilos y formato. 2 Elija el estilo Normal. 3 Con la flecha del lado derecho elija Modificar y haga los cambios necesarios A continuación se presenta el ejemplo del mismo procedimiento escrito con más detalle para personas con poca experiencia en el uso del programa. Paso Procedimiento 1 Seleccione Formato Estilos y formato. Diagrama: 56 2 Elija el estilo Normal del lado derecho de la pantalla. Diagrama: 3 Con la flecha del lado derecho elija Modificar y haga los cambios necesarios Diagrama:

11 Unida d I I I. Ma peo de información El principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas Los escritores deben agrupar los fragmentos relevantes de información en forma jerárquica y poner una etiqueta a cada uno de los grupos más grandes. A medida que el número de elementos en un grupo crece más allá del límite de fragmentación, los lectores volverán a tener dificultad para comprender y recordar la información. La investigación indica que la gente comprende y recuerda mejor cantidades grandes de información si están organizadas en grupos relacionados, que contengan de 7 más/menos 2 elementos en cada uno. Los lectores también leen y encuentran más rápidamente la información si además cada elemento está etiquetado. Por ejemplo un escritor creó un procedimiento para dar mantenimiento a la unidad de procesamiento central (cpu) de una mini computadora. Al momento de completar el procedimiento, el técnico de servicio tenía que seguir 25 pasos. El diagrama es el siguiente: Descripción del principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas Justificación del principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas Ejemplo del principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas El escritor se dio cuenta de que el material excedía del límite de fragmentación y que sería difícil para los lectores entender la información. Por ello, buscó relaciones entre los pasos, los reagrupó en unidades separadas dentro de diferentes procedimientos y etiquetó cada uno de ellos para que los lectores pudieran encontrar la información específica. El escritor combinó unidades individuales de información para aplicar los principios de fragmentación y relevancia y creó la siguiente unidad en orden jerárquico, en seguida etiquetó cada una de las nuevas unidades. Acceso a la unidad Quitar tarjeta Quitar disco Otro ejemplo sucedió cuando un escritor creó algunos fragmentos acerca de la ausencia por maternidad. Después organizó los fragmentos de acuerdo con el principio de la jerarquía en dos grupos que se referían a las etapas previa y Otro ejemplo del principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas

12 Do cumentación técnica posterior a la ausencia por maternidad. Aplicando el principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas resultó lo siguiente: Qué hacer antes de la ausencia por maternidad Qué hacer después de la ausencia por maternidad Investigaciones recientes indican que a mayor tamaño de cada fragmento, la mente puede manejar menos fragmentos a la vez. Así pues, si el material con el que se está trabajando es complejo, abstracto o detallado, se puede separar hasta cinco fragmentos en dos grupos. En cuántos grupos se recomienda organizar la información? 58

13 Unida d I I I. Ma peo de información Reactivos de autoevaluación Instrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero. 1. El mapeo de información consiste en organizar la información en fragmentos claros y señalamientos adecuados. 2. El mapeo de información se basa en estudios acerca de lo que lee y escribe la gente. 3. En el mapeo de información cada fragmento muestra una sola idea y es posible seleccionar el nivel de detalle que se desarrollará. 4. Son 7 los principios en los que se basa el mapeo de información. 5. El principio de fragmentación consiste en organizar la información en unidades pequeñas y manejables. 6. El principio de relevancia consiste en que cada fragmento de información debe contener varias de las ideas centrales del texto. 7. En el principio de etiquetado se establece que no deben etiquetarse las unidades de información ya que el lector podría confundirse. 8. El principio de consistencia detalla que se deben usar palabras, etiquetas, formatos, organización y secuencias similares para temas diferentes. 9. El principio de gráficas integradas indica que los escritores deben usar diagramas, tablas, ilustraciones, etc., como una parte integral del texto y no como un complemento que se agrega después de terminar de escribir. 10. El principio del detalle accesible afirma que los escritores deben escribir utilizando un nivel de detalle que haga que la información que el lector necesita sea accesible y que el documento sea útil para todo tipo de lectores. 11. El principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas hace referencia a que los escritores deben agrupar los fragmentos relevantes de información en forma jerárquica y poner una etiqueta a cada uno de los grupos más grandes. 59

14 Do cumentación técnica Glosario Certificaciones iso: Resultado que se obtiene cuando una organización cumple con las normas de tipo iso (Organización Internacional de Normalización) para su gestión de calidad. Relevancia: Que tiene importancia para algo. Cualidad o condición de relevante, importancia, significación. Consistencia: Propiedad de lo que es duradero, estable o sólido. Unión y relación adecuada de todas las partes que forman un todo. Fuentes de información González, M. (2005). Documentación. México: UNID. 60

15 Unida d I I I. Ma peo de información Panel de verificación Instrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero. 1. El mapeo de información consiste en organizar la información en fragmentos claros y señalamientos adecuados. V 2. El mapeo de información se basa en estudios acerca de lo que lee y escribe la gente. F 3. En el mapeo de información cada fragmento muestra una sola idea y es posible seleccionar el nivel de detalle que se desarrollará. V 4. Son 7 los principios en los que se basa el mapeo de información. V 5. El principio de fragmentación consiste en organizar la información en unidades pequeñas y manejables. 6. El principio de relevancia consiste en que cada fragmento de información debe contener varias de las ideas centrales del texto. 7. En el principio de etiquetado se establece que no deben etiquetarse las unidades de información ya que el lector podría confundirse. 8. El principio de consistencia detalla que se deben usar palabras, etiquetas, formatos, organización y secuencias similares para temas diferentes. 9. El principio de gráficas integradas indica que los escritores deben usar diagramas, tablas, ilustraciones, etc., como una parte integral del texto y no como un complemento que se agrega después de terminar de escribir. 10. El principio del detalle accesible afirma que los escritores deben escribir utilizando un nivel de detalle que haga que la información que el lector necesita sea accesible y que el documento sea útil para todo tipo de lectores. 11. El principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas hace referencia a que los escritores deben agrupar los fragmentos relevantes de información en forma jerárquica y poner una etiqueta a cada uno de los grupos más grandes. V F F F V V V 61